Organisationsbestyrelsesmøde den 3. marts 2014, kl. 16.45 Lundtoftegårdsvej 29, st. tv.

Organisationsbestyrelsesmøde den 3. marts 2014, kl. 16.45 Lundtoftegårdsvej 29, st. tv. Til stede Kaj Eliasen, Hanne Lentz-Nielsen, Jane Østergaard, Michael Damgaard Møller, Finn Christensen, Frank Starck-Sabroe og Robin Prudholm Afbud fra Fra administrationen Flemming Hjorth, Ninna Auvinen, Marianne Vittrup og Pia Søndergaard (fra revisionen) Indholdsfortegnelse Selskabet:... 3 1. Protokol... 3 2. Revisionsprotokol... 3 3. Bestyrelsesforhold... 4 Sager til beslutning:... 5 4. Selskabets og afdelingernes regnskaber... 5 5. Selskabets driftsbudget... 7 6. Bestyrelsens beretning... 7 7. Forvaltningsrevision... 8 8. Fortunen LAR status... 9 9. Fortunen Øst LED-lamper i Hallerne ansøgning... 10 10. Fortunen/Fortunen Øst individuelle moderniseringer status... 10 11. Projekt Vidensby og eventuelt nybyggeri... 11 12. Reklamefinansieret brochure tilbud... 12 13. Informationer fra ejendomskontoret - forslag... 13 14. Vedtægter for ændringsforslag... 13 15. Eventuel opstilling af kandidat til kredsbestyrelsen... 14 16. Valg til KAB s repræsentantskab... 14 17. Bestyrelseshonorar 2013/2014... 15 18. Offentliggørelse af referater... 16 Sager til orientering... 17 19. Styringsdialog med kommunen... 17 1/23

20. Fortunen - energirenoveringsprojekt... 17 21. Fortunen/Carlshøj berigtigelse af tinglysning... 18 22. Fortunen/Fortunen Øst m.fl. fjernvarme... 19 23. Fortunen Øst elevatorprojekt... 20 24. Orientering om beboerklagenævnssager... 20 25. Ejendomsvurdering og betydning for huslejen... 21 26. Oprettelse af lokale bankkonti til afdelingsbestyrelser... 22 27. Mødedatoer 2014... 22 28. Eventuelt... 23 Bilag 2: Revisionsprotokol... 3 Bilag 2.1: Protokollat vedrørende ansvarsforhold og revisionens udførelse og omfang... 3 Bilag 4: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2012/2013... 7 Bilag 5: Selskabets driftsbudget 2014/2015... 7 Bilag 5.1: Arbejdsbudget... 7 Bilag 6: Udkast til årsberetning... 7 Bilag 7: Forvaltningsrevision... 8 Bilag 7.1: Læsevejledning... 8 Bilag 7.2: Udlejningstal... 8 Bilag 12: Tilbud... 12 Bilag 14: Beskrivelse af vedtægtsændringer... 14 Bilag 19: Referat fra Dialogmødet... 17 Bilag 20: Oversigt over beboerklagenævnssager... 20 2/23

Selskabet: 1. Protokol Formanden indledte med at byde velkommen særligt til de nye medlemmer af bestyrelsen, Robin Prudholm og Frank Starck-Sabroe, og til den nye driftschef for, Ninna Auvinen. Referaterne fra organisationsbestyrelsens sidste møde den 3. oktober 2013 er fremsendt til organisationsbestyrelsen. Der er ikke i den forløbne periode fremkommet bemærkninger til referatet, hvorfor dette fremlægges til organisationsbestyrelsens godkendelse, hvorefter det med formandens underskrift vil blive indsat i protokollen. - at organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet. 2. Revisionsprotokol Selskabets revisionsprotokol fremlægges til organisationsbestyrelsens underskrift. En udskrift bilag 2 af revisionsfirmaet Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskabs indførelse i protokollen vedrørende regnskabet samt en udskrift af protokollat vedrørende ansvarsforhold og revisionens udførelse og omfang bilag 2.1 er forud for mødet tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer. Bilag 2: Revisionsprotokol Bilag 2.1: Protokollat vedrørende ansvarsforhold og revisionens udførelse og omfang - at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollerne til efterretning og underskriver disse. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollerne til efterretning, som derefter blev underskrevet. 3/23

3. Bestyrelsesforhold Organisationsbestyrelsens sammensætning er for nærværende: Afdeling Fortunen: Kaj Eliasen (2015) Jane Østergaard (2014) Afdeling Fortunen Øst: Michael D. Møller (2015) Hanne Lentz-Nielsen (2015) Øvrige afdelinger: Finn Christensen (2014) Udpeget af kommunalbestyrelsen: Robin Prudholm (31.12. 2017) Vakant Suppleanter: Niels Sørensen Hans Lauridsen Bente Svensson Hanne E. Engelbrecht er udpeget af kommunalbestyrelsen som stedfortræder for Robin Prudholm. Organisationsbestyrelsens afgangsorden er anført i parentes. - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Suppleant for Robin Prudholm er Hanne E. Engelbrecht. Frank Starck-Sabroe var udpeget af Lyngby-Taarbæk Kommune inden mødedatoen og deltog på mødet. Stig Løjborg Nielsen er suppleant. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4/23

Sager til beslutning: 4. Selskabets og afdelingernes regnskaber Forud for mødet er tilsendt som bilag 4 et hæfte, som indeholder selskabets og afdelingernes driftsregnskaber for tiden 1.9.2012 til 31.8.2013 med status pr. sidstnævnte dato. Regnskaberne er enkeltvis opstillet som tidligere, således at en sammenligning med budgettallene for regnskabsperioden og for efterfølgende periode er mulig, ligesom det også er muligt at sammenligne resultatopgørelsen for den netop forudgående regnskabsperiode. Regnskabsafdelingens noter til de enkelte regnskabsposter indgår i regnskabsmateriale både for selskabet og afdelingerne. Regnskaberne udviser følgende: Selskabets regnskab Driftsregnskabet for tiden 1.9.2012 til 31.8.2013 balancerer med 9.936.137 kr. og slutter med et underskud på 24.025 kr., som overføres til arbejdskapitalen. Status balancerer med 41.293.177 kr., og dispositionsfonden udgør inklusive renter, ydelser fra udamortiserede lån og efter fradrag af indbetalinger til Landsbyggefonden samt indskud i Landsbyggefonden overført fra byggefonden 11.818.000 kr. Den disponible likvide del udgør 5.588.097 kr. (inkl. de lån der er bevilget), hvilket svarer til 5.480 kr. pr. lejemålsenhed. Selskabets arbejdskapital udgør 4.022.469 kr. pr. 31.8.2013, hvoraf 81.873 kr. er til fri disposition. Fortunen Driftsregnskabet for tiden 1.9.2012 til 31.8.2013 balancerer med 32.960.071 kr. og slutter med et underskud på 1.240.819 kr., der overføres til konto for opsamlet resultat (407). Status balancerer med 109.772.375 kr. Carlshøj Børneinstitution Driftsregnskabet for tiden 1.9.2012 til 31.8.2013 balancerer med 1.025.831 kr. og slutter med et overskud på 4.516 kr., der overføres til konto for opsamlet resultat (407). Status balancerer med 8.481.858 kr. 5/23

Fortunen Øst Driftsregnskabet for tiden 1.9.2012 til 31.8.2013 balancerer med 22.896.706 kr. og slutter med et overskud på 447.492 kr., hvoraf de 387.354 kr. overføres til konto for opsamlet resultat (407) og de resterende 60.138 kr. overføres til afvikling af underfinansiering. Status balancerer med 135.696.747 kr. Toftebæksgård Driftsregnskabet for tiden 1.9.2012 til 31.8.2013 balancerer med 1.451.854 kr. og slutter med et overskud på 23.378 kr., der overføres til konto for opsamlet resultat (407). Status balancerer med 16.545.763 kr. Hjortholm Driftsregnskabet for tiden 1.9.2012 til 31.8.2013 balancerer med 1.047.388 kr. og slutter med et overskud på 36.136 kr., der overføres til konto for opsamlet resultat (407). Status balancerer 11.727.066 kr. Emil Pipers Have Driftsregnskabet for tiden 1.9.2012 til 31.8.2013 balancerer med 2.172.650 kr. og slutter med et overskud på 24.467 kr., der overføres til konto for opsamlet resultat (407). Status balancerer med 27.894.322 kr. Skolebakken Driftsregnskabet for tiden 1.9.2012 til 31.8.2013 balancerer med 2.122.869 kr. og slutter med et underskud på 23.195 kr., der overføres til konto for opsamlet resultat (407), og afskrives over 3 år. Status balancerer med 30.207.141 kr. Carl Lunds Vænge Driftsregnskabet for tiden 1.9.2012 til 31.8.2013 balancerer med 2.729.434 kr. og slutter med et overskud på 362.993 kr., der afskrives på egenfinansiering af sag 1005 (udskiftning af tag). Status balancerer med 32.719.732 kr. Baunehøj Driftsregnskabet for tiden 1.9.2012 til 31.8.2013 balancerer med 13.051.716 kr. og slutter med et overskud på 3.370.246 kr., hvoraf 352.986 kr. anvendes til afvikling af underfinansiering af sag 0050 (Baunehøj fase I), og 3.017.260 kr. overføres til henlæggelse til disposition (406). 6/23

Status balancerer med 200.060.916 kr. Bilag 4: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2012/2013 - at organisationsbestyrelsen godkender selskabets og afdelingernes regnskaber. Der er ingen forbehold for nogen af regnskaberne i revisionsprotokollen. Fortunens underskud skyldes primært, at renteindtægterne har været væsentligt lavere, end realkreditten spåede ved budgetlægningen. Oveni dette er byggelånsrenterne for varmesagen, som trak ud, endt i det pågældende regnskabsår. Organisationsbestyrelsen godkendte selskabets og afdelingernes regnskaber. 5. Selskabets driftsbudget Selskabets driftsbudget pr. 1.9.2014, bilag 5, balancerer med 9.314.000 kr. efter hensættelse af en budgetreserve på 52.000 kr. Bilag 5: Selskabets driftsbudget 2014/2015 Bilag 5.1: Arbejdsbudget - at organisationsbestyrelsen godkender budgettet, således at dette kan blive forelagt på det efterfølgende repræsentantskabsmøde. Organisationsbestyrelsen godkendte budgettet. 6. Bestyrelsens beretning Udkast til årsberetning vedlægges til organisationsbestyrelsens behandling med henblik på godkendelse af den endelige årsberetning inklusiv eventuelle rettelser/tilføjelser. Bilag 6: Udkast til årsberetning 7/23

- at organisationsbestyrelsen godkender udkast til årsberetning inklusiv eventuelle rettelser/tilføjelser til fremlæggelse på det ordinære repræsentantskabsmøde den 3. marts 2014. Organisationsbestyrelsen godkendte beretningen til fremlæggelse på repræsentantskabsmødet. 7. Forvaltningsrevision KAB har udviklet et nyt redskab til brug for gennemførelse af den lovpligtige forvaltningsrevision. Redskabet, Nøgletal for forvaltningsrevision, er en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. Nøgletal for forvaltningsrevision og organisationsbestyrelsens efterfølgende sagsbehandling udgør på denne måde boligorganisationens forvaltningsrevision. Udlejningstal er uddybet i bilag 7.2. Forvaltningsrevisionen og en læsevejledning er vedlagt som henholdsvis bilag 7 og bilag 7.1. Bilag 7: Forvaltningsrevision Bilag 7.1: Læsevejledning Bilag 7.2: Udlejningstal - at organisationsbestyrelsen drøfter og godkender forvaltningsrevisionen. Organisationsbestyrelsen godkendte forvaltningsrevisionen og satte følgende mål: Huslejeudviklingen skal fortsat ligge tæt på de sammenlignelige gennemsnit. Fortunens totale udgifter pr. kvadratmeter skal nærme sig gennemsnittet for sammenlignelige byggerier i KAB-statistikken. 8/23

8. Fortunen LAR status De nødvendige godkendelser for finansieringen er på plads, og Peter Friche Madsen, KAB, er udpeget som projektleder. Der er afholdt et møde med afdelingens miljøgruppe, Lyngby-Taarbæk Forsyning og Lyngby-Taarbæk Kommune, med AUC som facilitator, hvor foreløbige forventninger til projektet og processen er drøftet. Fortunens miljøgruppe, som har arbejdet med forberedelserne til projektet, vil gerne fortsætte som følgegruppe til projektet. I gruppen sidder: Kaj Eliasen, formand for afdelingsbestyrelsen Meta Dam, medlem af afdelingsbestyrelsen Marianne Sørensen, beboer Erland Jart, beboer Poul Edstrand, beboer I gruppen tænkes yderligere følgende at være tilknyttet gruppen som repræsentanter for drift og administration: Flemming Hjort, afdelingsleder, Vakant, driftschef, KAB Marianne Vittrup, forretningsfører, KAB Lyngby-Taarbæk Forsyning har lige før nytår indsendt ansøgning om myndighedsgodkendelse af Forsyningens projekt i området, som er en forudsætning for LAR-projektet. Ansøgning om myndighedsgodkendelse af Fortunens projekt forventes indsendt i løbet af foråret 2014, når beboernes forventninger og ønsker er nærmere afklaret. AUC har som del af et forskningsprojekt tilbudt at være sparringspartner omkring beboerinddragelsen i projektet. - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og nedsætter en følgegruppe bestående af den nuværende miljøgruppe i Fortunen og ovennævnte repræsentanter for drift og administration. Der er indkaldt til møde den 27. marts 2014. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede, at den nuværende miljøgruppe i Fortunen og de nævnte repræsentanter for drift og administration fungerer som følgegruppe. 9/23

9. Fortunen Øst LED-lamper i Hallerne ansøgning Hallerne i Fortunen Øst, som bruges meget især til aktiviteter for børn og unge, trænger til nye lamper. De nuværende er dyre i drift, og mange af dem er i stykker. Fortunen Øst har modtaget et tilbud på udskiftning af alle lamperne i Hallerne med LEDlamper. Det totale beløb for udskiftningen inkl. moms m.v. er 325.000 kr. LED-lamperne forventes at give en årlig besparelse på ca. 30.000 kr. Afdelingsbestyrelsen ansøger organisationsbestyrelsen om et lån på kr. 325.000 fra dispositionsfonden. Lånet kan for eksempel afdrages med 30.000 kr. pr. år svarende til den forventede årlige driftsbesparelse. - at organisationsbestyrelsen tager stilling til ansøgningen fra Fortunen Øst om et lån fra dispositionsfonden til udskiftning af alle lamper i Hallerne til LED-lamper samt til afdragsvilkårene. Organisationsbestyrelsen godkendte et lån fra dispositionsfonden på 325.000 kr. med en årlig tilbagebetaling på 30.000 kr. 10. Fortunen/Fortunen Øst individuelle moderniseringer status Der er stor interesse for de individuelle moderniseringer. I Fortunen er der ved en opgørelse primo januar 2014 givet accept på 11 køkkener og 4 badeværelser. 3 køkkener og 1 badeværelser er udskiftet i forbindelse med flytning. Der er yderligere sendt 1 tilbud på køkken og 5 på badeværelser. Accepter og tilbud beløber sig ialt til 2 mio. kr. I Fortunen Øst er der givet accept på 17 køkkener og 4 badeværelser, som ialt beløber sig til 1,9 mio. kr. I gennemgangen af sagerne er det desværre opdaget, at der ved igangsættelsen ikke er søgt om godkendelse af lejeforhøjelsen i kommunen. Dette er nu sat i værk. Nye tilladelser afventer den kommunale behandling. 10/23

Afdelingernes likviditet er stadig forsvarlig. Hvis der kommer væsentligt flere ønsker om modernisering, vil det dog være tilrådeligt at finansiere moderniseringerne med lån, så afdelingerne ikke kommer i likviditetsproblemer. Det foreslås at sætte en grænse for egenfinansieringen på 2,5 mio. kr. pr. afdeling. Godkendelserne af de individuelle moderniseringer sættes således i bero, hvis grænsen på 2,5 mio. kr. nås. Der iværksættes herefter ansøgning til Lyngby-Taarbæk Kommune om godkendelse af låneoptagelse og kommunal garanti for låneoptagelsen, inden yderligere individuelle moderniseringer tillades. Det indstilles. - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og beslutter en grænse for egenfinansiering på 2,5 mio. kr. pr. afdeling, samt at organisationsbestyrelsen godkender, at Lyngby-Taarbæk Kommune ansøges om godkendelse af låneoptagelse og kommunal garantistillelse, for maks. 7,5 mio. kr. pr. afdeling, når grænsen på de 2,5 mio. kr. nås. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte, at moderniseringerne sættes i bero, hvis de når et samlet beløb på 2,5 mio. kr. i en afdeling, samt at der i givet fald fremsendes ansøgning til Lyngby-Taarbæk Kommune om godkendelse af låneoptagelse og kommunal garantistillelse for maks. 7,5 mio. kr. pr. afdeling, så moderniseringerne derefter finansieres af lån. De individuelle moderniseringer er efter mødet blevet godkendt af kommunalbestyrelsen i Lyngby-Taarbæk Kommune. 11. Projekt Vidensby og eventuelt nybyggeri Kaj Eliasen præsenterede s skitse til nybyggeri på workshop med kommunalbestyrelsen og de andre boligorganisationer på Rådhuset den 9. oktober 2013. Medlemmer af kommunalbestyrelsen var åbne for en fortsat dialog og gjorde opmærksom på, at det i forbindelse med det dengang netop indgåede budgetforlig var aftalt, at kommunen ønsker flere almene boliger. Dette tænkes også sammen med, at kommunen har lovet at stille et større antal boliger til rådighed for studerende og forskere på DTU. Kommunen ser det dog som en fordel, hvis hjemfaldsspørgsmålet løses, inden nybyggeri igangsættes. er pr. 1. januar 2014 indmeldt i Lyngby-Taarbæk Vidensby i henhold til beslutningen på organisationsbestyrelsesmødet den 3. oktober 2013. Formanden og forretningsføreren er meldt ind som foreløbige kontaktpersoner. Efter et møde med den administrerende direktør for foreningen den 23. januar 2013 for nærmere introduktion til, hvordan boligorganisationen kan indgå i foreningen, vurderer kontaktpersonerne, at det kan være 11/23

gavnligt for boligorganisationen at deltage i to af vidensbyens netværk. Det drejer sig om netværk for byudvikling og handel, hvor der også vil være mulighed for en dialog med forskellige parter om mulighederne for fortætning, samt netværket for klima og grøn teknologi. Der er p.t. brugt ca. 120.000 kr. til udarbejdelse af ideoplæg, som blev besluttet på ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 21. maj 2013. Ved en nærmere dialog kan der blive behov for at udbygge eller revidere skitseforslaget. Det vurderes, at en viderebearbejdning af skitseprojektet vil kunne foretages for ca. 80.000 kr. - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og udpeger 2 kontaktpersoner til foreningen, samt at organisationsbestyrelsen bevilger, at der anvendes yderligere maks. 80.000 kr. fra dispositionsfonden til viderebearbejdning af det udarbejdede skitseforslag. Kaj Eliasen og Marianne Vittrup blev udpeget som kontaktpersoner. Organisationsbestyrelsen bevilgede yderligere 80.000 kr. til disposition for eventuelt behov for yderligere projektering. 12. Reklamefinansieret brochure tilbud Boligorganisationen har modtaget et tilbud om at få udarbejdet en brochure. Brochuren er som udgangspunkt uden beregning for boligorganisationen, idet leverandøren tager kontakt til lokale håndværkere m.v. for reklamer. Brochuren udarbejdes i samarbejde med boligorganisationen og kan indeholde tekster om selve boligorganisationen, beskrivelser og billeder af afdelingerne. Tilbuddet er vedlagt som bilag 12. Eksempler på brochurer udarbejdet for andre boligorganisationer medbringes på mødet. Bilag 12: Tilbud - at organisationsbestyrelsen tager stilling til tilbuddet om at få lavet en brochure finansieret af reklamer fra lokale leverandører m.v. Organisationsbestyrelsen besluttede at takke nej til tilbuddet. 12/23

13. Informationer fra ejendomskontoret - forslag Ejendomskontoret ønsker at forbedre informationen til beboerne om opgaver i fællesarealerne, så beboerne altid kan kende status for en opgave, og hvornår den kan forventes udført. Ejendomskontoret påtænker at lave et felt på ejendomskontorets hjemmeside, www.kabbolig-lyngby.dk. Målet er, at alle opgaver, som foregår udenfor lejemålene, vil blive slået op på siden. Opgaverne vil blive inddelt i forskellige faser: opgaven er oprettet, opgaven er besigtiget, og enten blevet lavet med det samme, eller der er blevet rekvireret en ekstern håndværker for at løse det givne problem. Når det er muligt, skrives også den forventede reparationstid. Sidst og ikke mindst vil ejendomskontoret gå ind og lukke opgaven, når den er udført. Denne oplysning vil så stå i en uges tid, og derefter vil den komme over i en virtuel arkivmappe under løste opgaver. Som eksempel kan nævnes: Vaskemaskine nr. 12 går i stykker. Ejendomskontoret opretter en opgave, som straks herefter lægges på hjemmesiden, og dermed straks er synlig for andre. Derved kan man vide sig sikker på, at der er taget hånd om problemet, og man kan følge hele processen, hvis man har lyst. Ejendomskontoret vil gerne kunne yde denne service fra 1. april 2014 og mener at kunne løse opgaven uden ekstraomkostninger ved en tidsbesparelse pga. besvarelse af et forventet færre antal henvendelser samt omlægning af de nuværende arbejdsgange. - at organisationsbestyrelsen tager stilling til, om information om opgaver i fællesarealerne på ejendomskontorets hjemmeside ønskes inkluderet i ejendomskontorets service. Organisationsbestyrelsen besluttede, at information om opgaver i fællesarealerne på ejendomskontorets hjemmeside bør være en del af ejendomskontorets service. 14. Vedtægter for ændringsforslag På foranledning af, at det har været nødvendigt at udsætte nærværende møde og det efterfølgende repræsentantskabsmøde på grund af afbud, foreslås vedtægterne ændret, således at bestyrelsen kan være beslutningsdygtig med færre fremmødte end i de eksisterende vedtægter. Det foreslås at ændre paragrafferne 4, 10, og 12, så organisationsbestyrelsen kommer til at bestå af maksimalt 7 medlemmer, og så bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere 3 medlemmer er til stede, mod nu 4. 13/23

Vedtægtsændringerne er beskrevet i bilag 14. Bilag 14: Beskrivelse af vedtægtsændringer - at organisationsbestyrelsen indstiller vedtægtsændringerne, som de er formuleret i bilag 14, til vedtagelse på det efterfølgende repræsentantskabsmøde. Organisationsbestyrelsen indstillede vedtægtsændringerne til vedtagelse. 15. Eventuel opstilling af kandidat til kredsbestyrelsen Der er valg af kredsrepræsentanter i Boligselskabernes Landsforening i 2014. For 9. kreds, som hører under, foregår valget på valgmøde onsdag den 2. april 2014, hvor de kredsdelegerede har adgang. Valgbare som kredsrepræsentanter samt formand og næstformand for kredsen er bestyrelsesmedlemmer, repræsentantskabsmedlemmer, afdelingsbestyrelsesmedlemmer og ansatte i boligorganisationen. Eventuelle kandidater skal være indstillet af boligorganisationen. - at organisationsbestyrelsen tager stilling til, om en eller flere kandidater skal indstilles til kredsbestyrelsen i 9. kreds op til valgmødet den 2. april 2014. Organisationsbestyrelsen bemyndigede formandskabet til at spørge de kredsdelegerede og indstille, hvis en eller flere er interesserede. 16. Valg til KAB s repræsentantskab Repræsentantskabet i besluttede på ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 13. oktober 2010, at organisationsbestyrelsen vælger medlemmer til KAB s repræsentantskab. 14/23

Ifølge KAB s vedtægter har alle de administrerede boligorganisationer 2 medlemmer. Hertil kommer 1 medlem for hver påbegyndt 500 lejemål udover de første 1.000 lejemål. For Lyngby Boligselskab medfører det, at der skal vælges 2 medlemmer til KAB s repræsentantskab. I den forløbne periode har Hanne Lentz-Nielsen og Kaj Eliasen været valgt til KAB s repræsentantskab, og Jane Østergaard har været suppleant. Der er en plads vakant som suppleant. - at organisationsbestyrelsen vælger 2 medlemmer til KAB s repræsentantskab samt 2 suppleanter. Kaj Eliasen og Hanne Lentz-Nielsen blev valgt som medlemmer. Jane Østergaard og Michael Damgaard Møller blev valgt som suppleanter. 17. Bestyrelseshonorar 2013/2014 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at organisationsbestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse dvs. fra den 1. september 2013. Reguleringsindekset for september 2013 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 74,92 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 44,94 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2013. Reguleringen vil medføre en ændring af det samlede årshonorar fra 47.967 kr. til ca. 48.747 kr. Bestyrelsen har på organisationsbestyrelsesmødet den 31. januar 2013 besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles således, at formanden modtager 12.187 kr., næstformanden 6.093 kr. og de øvrige medlemmer 6.093 kr. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til organisationsbestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af organisationsbestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. 15/23

- at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. Organisationsbestyrelsen godkendte reguleringen. 18. Offentliggørelse af referater Formanden har ønsket en drøftelse af organisationens praksis angående offentliggørelse af referater fra de beboerdemokratiske organer. s vedtægter (herefter LBV) fastlægger, i overensstemmelse med normalvedtægterne for almene boliger (herefter NV) reglerne for, hvordan/hvornår referater af de enkelte kompetente organer skal offentliggøres. Vedtægterne indebærer, at: Referater af repræsentantskabsmøder skal gøres tilgængelige for boligorganisationens lejere senest 6 uger efter mødets afholdelse (LBV 9 stk. 2; NV 11 stk. 2) Referater af organisationsbestyrelsesmøder skal gøres tilgængelige for boligorganisationens lejere senest 4 uger efter mødets afholdelse (LBV 12 stk. 4; NV 14 stk. 4) Referater af afdelingsmøder skal gøres tilgængelige for afdelingens lejere senest 4 uger efter mødets afholdelse (LBV 15 stk. 5; NV 17 stk. 5) Referater af afdelingsbestyrelsens møder skal gøres tilgængelige for afdelingens lejere senest 4 uger efter mødets afholdelse (LBV 17 stk. 5; NV 19 stk. 4) Referaterne fra organisationsbestyrelsens og repræsentantskabets møder lægges som fast procedure på KAB s hjemmeside og er offentligt tilgængelige her igennem. - at organisationsbestyrelsen drøfter, hvordan det sikres, at alle referater gøres tilgængelige for beboerne indenfor de fastsatte tidsgrænser. Alle referaterne fra afdelingsmøder og afdelingsbestyrelsesmøder lægges nu på afdelingernes hjemmeside i Fortunen og Fortunen Øst. I Toftebæksgård omdeles referaterne fra afdelingsmøderne, og referaterne fra afdelingsbestyrelsesmøder kan ses hos formanden. 16/23

Organisationsbestyrelsen bemærkede, at det er svært at finde referaterne på KAB s nye hjemmeside og opfordrer til, at de bliver lettere tilgængelige. Sager til orientering 19. Styringsdialog med kommunen Der blev afholdt styringsdialogmøde med Lyngby-Taarbæk Kommune den 11. december 2013. For deltog Kaj Eliasen, Hanne Lentz-Nielsen og Marianne Vittrup. Mødet forløb i en god og konstruktiv atmosfære. Referat fra dialogmødet mellem og Lyngby-Taarbæk Kommune er vedlagt som bilag 19. Bilag 19: Referat fra Dialogmødet - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 20. Fortunen - energirenoveringsprojekt Fortunen modtog ultimo 2013 tilsagn fra Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter om tilskud til energihandleplan. Som start på projektet er den lovpligtige energimærkegennemgang for Fortunen blevet fremrykket, så den er under udarbejdelse pt. KAB s energikonsulenter vil på baggrund af resultaterne fra energimærket foretage yderligere undersøgelser, som skal føre til den endelige energihandleplan. En tidsplan forventes at foreligge snart. - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Energimærkerapporten for etagehusene i Fortunen er kommet. KAB s energi- og varmekonsulenter deltog på afdelingsbestyrelsesmøde den 13. marts 2014 med fremlæggelse af 17/23

konklusionerne fra Energimærkerapporten og aftale om det videre forløb med energihandleplanen. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Fortunen/Carlshøj berigtigelse af tinglysning Det fremgår af skødet og tingbogen for Carlshøj Børneinstitution, at det er Fortunen, der er den matrikulære ejer af afdelingen. Det skyldes, at der aldrig er sket en formel overdragelse af matr.nr 10y Kgs. Lyngby, Kgs. Lyngby fra afdeling Fortunen til afdeling Carlshøj Børneinstitution. Juraområdet har derfor kontaktet advokatfirmaet Advodan ved advokat Hans Christian Færch med henblik på berigtigelse af tingbogen. Advodan har oprettet og prøvetinglyst skøde vedrørende overdragelsen. Da der ikke findes dokumentation for købsprisen, er den angivet til den offentlige ejendomsvurdering. Det har ikke betydning, da der ikke skal betales tinglysningsafgift af overdragelsen, idet overdragelsen sker inden for samme boligselskab. Der skal alene betales en tinglysningsafgift på 1.660 kr. I tingbogen er adkomsten registreret til afdeling Fortunens tidligere cvr. nr. 28776888. Dette er ophørt den 31.12.2008, da almene afdelinger ikke længere er en selvstændig juridisk enhed efter Højesterets afgørelse i 2008 (2008.1983H). Da den enkelte afdeling skal identificeres gennem en kombination af boligselskabets navn og cvr.nr. samt afdelingens navn, er det nødvendigt med en adkomstændring, således at adkomsten bliver registreret til cvr.nr. 23994615 afdeling Fortunen. Advodan arbejder i øjeblikket på adkomstændringen, hvorefter de kan tinglyse endeligt skøde i overensstemmelse med prøvetinglysningen. - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18/23

22. Fortunen/Fortunen Øst m.fl. fjernvarme Et eksternt rådgivningsfirma er pt. igang med at lave forundersøgelser for at fastlægge, hvilke konsekvenser og ændrede forhold, etableringen af fjernvarme vil betyde for de enkelte afdelinger. I Fortunen betyder fjernvarmen intet rent teknisk for rækkehusene, da de allerede har de decentrale varmecentraler. For etagehusene vil der heller ikke ske større forandring, udover at man derved vil få en stor tom (drifts) bygning/den gamle varmecentral. I Fortunen Øst laves en teknisk kortlægning for at sikre, at fjernvarmen vil kunne fungere optimalt med det nuværende varmesystem, som består af dels et to-strenget varmesystem i kældrene, dels et et-strenget system i lejemålene, samt nogle lidt varmesvage radiatorer m.v. Lokalemæssigt vil dette betyde et tomt kælderlokale under ejendomskontoret/afdelingsbestyrelsens mødelokale. har herudover modtaget tilbud på fjernvarme til Emil Pipers Have og Toftebæksgård, hvor fjernvarmen også forventes at komme frem i 2015. Aftalen med E-On er opsagt fra og med 1. februar 2014. HNG leverer nu al gas. E-On har efter Finansstyrelsens afgørelse i efteråret tilbagebetalt i alt 790.000 kr. til Fortunen og 6,1 mio. kr. til Fortunen Øst, som skal indgå i varmeregnskaberne. Tvisten med E-On er dog ikke afsluttet. Der pågår stadig en dialog, så om dette er de endelige beløb vides endnu ikke. KAB undersøger pt, hvordan de tilbagebetalte midler indregnes korrekt i varmeregnskaberne, og hvilke sagsomkostninger mv., som skal dækkes. - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. E-On har været nødt til at sætte deres priser ned i 2014. KAB s energi- og varmekonsulenter er i gang med at beregne, om det kan betale sig for de mindre afdelinger at konvertere til fjernvarme. Det er vurderingen, at investeringen vil kunne svare sig i Emil Pipers Have, mens der er mere tvivl om Toftebæksgård. Vestforbrænding har nu meldt ud, at rækkehusene vil få tilbud om at blive koblet på senere - formentlig i løbet af 2018. Tilbuddet indebærer, at Vestforbrænding betaler tilkobling og konvertering. 19/23

Det er endnu ikke afgjort, hvordan tilbagebetalingen af midler skal foregå. KAB arbejder videre og vender tilbage. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og bemyndigede formandskabet til i samarbejde med afdelingsbestyrelsen og forretningsføreren at tage beslutning om konvertering i Toftebæksgård. 23. Fortunen Øst elevatorprojekt Den første af 2 prøve-elevatorer er installeret. I første omgang blev det dog med midlertidlig beklædning, da leveringstiden på materialerne var længere, end Schindler havde forventet. Installationen blev også forsinket, desværre hen over julen. Schindler havde blandt andet svært ved at overholde tidsplanen, fordi man havde problemer med at få plads nok til de nye lameldøre mv. Der er holdt et møde med firmaet, hvor forventningerne til de kommende installationer er afstemt. Driftspersonalet har taget et par vellykkede prøveture i den ny-renoverede elevator, og er meget tilfredse. Elevatoren kører meget glat, jævnt og lydsvagt, og de nye lameldøre er både pladsbesparende og virker meget driftsstabile. - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 24. Orientering om beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges oversigt, bilag 20, over verserende og afsluttede beboerklagenævnssager i for perioden 2011-2014. Bilag 20: Oversigt over beboerklagenævnssager - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20/23

Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 25. Ejendomsvurdering og betydning for huslejen Rigsrevisionen fremlagde i august 2013 en beretning, der viste, at SKAT i tre ud af fire tilfælde fastsætter forkerte ejendomsvurderinger. I forlængelse heraf har der den seneste tid i medierne været en række historier om forkerte ejendomsvurderinger. KAB har også deltaget i debatten med omtale af SKATs fejlagtige ejendomsvurderinger og den almene sektors betaling af grundskyld (ejendomsskat). KAB har både i de landsdækkende aviser, TV2 og DR påpeget tilfældighederne i systemet og kommunikeret, at almene lejere også bærer en væsentlig del af de samlede ejendomsskattebetalinger. KAB har igennem årene haft en fastlagt procedure for håndtering af SKATs vurderinger og eventuel påklage af vurderinger. KAB vil også fremover være opmærksom på, at ejendomsskatten fastsættes korrekt. Hvis man er privat husejer, betaler man ejendomsværdiskat og grundskyld (ejendomsskat). Når man er lejer i en almen bolig, betaler man kun grundskyld, men det er alligevel store beløb, der er tale om. I KAB-fællesskabet udgør udgiften til grundskyld i gennemsnit ca. 70 kr./m² pr. år. Den gennemsnitlige leje er i 2013 på 913 kr./m², så grundskylden svarer i gennemsnit til ca. 8 % af huslejen. Det betyder, at hvis man betaler en årlig leje på 55.000 kr. for en 60 m² lejlighed, er de ca. 4.400 kr. grundskyld. Der er store forskelle fra kommune til kommune, så selvom gennemsnittet er 8 % af huslejen, kan grundskylden svinge fra 0,5 % til 24 % af huslejen. I ca. 10 år har KAB rejst sager mod SKAT og haft held til at få nedsat grundværdien og dermed den stigning i grundskylden, som SKATs vurderinger udløser. Til at føre sagerne har KAB indgået et samarbejde med rådgivningsfirmaet Rafn & Søn, der foreløbig har rejst 180 sager. Heraf er 110 sager indtil videre endt med en tilbagebetaling på 25 mio. kr. Herudover har KAB indgået et samarbejde med advokatfirmaet Kirk Larsen & Ascanius samt Property Consult. Som følge af SKATs fejlagtige ejendomsvurderinger har regeringen besluttet, at der skal etableres et nyt ejendomsvurderingssystem fra 2015. Dette vil ske på baggrund af anbefalinger, som et udvalg af uafhængige eksperter skal fremlægge senest den 1. juni 2014. - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 21/23

Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 26. Oprettelse af lokale bankkonti til afdelingsbestyrelser Som følge af nye lovgivningsmæssige krav vedr. bankdrift er der kommet nye regler for oprettelse af lokale konti til afdelingsbestyrelser. Konti til afdelingsbestyrelser kan ikke længere opføres som en privat konto (eksempelvis formandens), men skal være en konto oprettet af boligorganisationen på boligorganisationens CVR-nummer. Tidligere var det således, at afdelingsbestyrelserne kunne oprette foreningskonti i banken uden egentlig skattemæssig dokumentation, men nu kan konti udelukkende oprettes med tilknytning til et CVR-nummer. På baggrund af dette er det nu desværre blevet en mere kompliceret opgave at oprette en lokal konto til eksempelvis en afdelings formand. KAB hjælper derfor boligorganisationen og afdelingen med at oprette og ændre konti. Hvordan får man oprettet en lokal konto? Ønsker afdelingsbestyrelsen at få oprettet en lokal konto, kan afdelingen rette henvendelse til afdelingens forvaltningsområde i KAB. - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 27. Mødedatoer 2014 Organisationsbestyrelsesmøder: Onsdag den 1. oktober 2014, kl. 16.15 Repræsentantskabsmøde: Torsdag den 30. januar 2014, kl. 19.00 22/23

Afdelingsmøder: Hjortholm den 5. maj 2014, kl. 14.00 flyttet fra den 9. april 2014 Emil Pibers Have den 5. maj 2014, kl. 16.00 flyttet fra den 9. april 2014 Carl Lunds Vænge den 23. april 2014, kl. 14.00 Toftebæksgård den 23. april 2014, kl. 19.00 Fortunen Øst den 28. april 2014, kl. 19.00 Fortunen den 29. april 2014, kl. 19.00 Skolebakken den 30. april 2014, kl. 13.00 Baunehøj den 30. april 2014, kl. 15.30 Organisationsbestyrelsen ønskede, at mødetidspunktet for organisationsbestyrelsesmødet ændres til kl. 16.30. 28. Eventuelt Ingen punkter. 23/23