Spørgsmål & svar notat Programudvikling af Satspuljeprojektet mental sundhed og unge - genudbud

Dato 30. oktober 2013 TRM Sags nr. 2013083548 TRM@dkma.dk / 4488 9344 Spørgsmål & svar notat Programudvikling af Satspuljeprojektet mental sundhed og unge - genudbud Nærværende notat indeholder en anonymiseret fortegnelse over samtlige spørgsmål stillet og svar givet i forbindelse med nærværende udbud. Spørgsmål 1 til 8 er en samlet forespørgsel sendt til Sundhedsstyrelsen. I forespørgslen henvises også til et Bilag 1 og 2, som er gengivet sidst i nærværende notat. Bemærk at disse bilag er indsendt af spørger, og at Sundhedsstyrelsen ikke garanterer for deres indhold. 1 Det fremgår af reglerne omtalt på Udbudsportalen, at en udbudsgiver har ret til at ændre i udbudsgrundlaget, såfremt det viser sig eksempelvis mindre fejl af følgende karakter: Behov for indsættelse af oplysninger, som blev glemt i først omgang. Rettelse af enkelte oplysninger, der er forkerte eller upræcise. Ændring af tidsfrister Rettelse af meningsforstyrrende fejl. Udbudsgiver kan gennemføre mindre ændringer på to måder enten gennem rettelser i et udbud eller gennem genudbud. Hvilken fremgangsmåde, man vælger, er ikke afgørende. Afgørende er det imidlertid, at der ikke må ske væsentlige ændringer, der kan have indvirkning på konkurrencen mellem tilbudsgivere, eller som kan føre til forskelsbehandling. Sundhedsstyrelsen valgte i første omgang at foretage mindre justeringer i tilbuds Tilbudsgiver skal være opmærksom på at der er tale om et nationalt udbud efter Tilbudslovens regler, hvilket adskiller sig væsentligt fra Udbudsdirektivets regler. Det oprindelige udbud blev helt konkret annulleret fordi en medarbejder i Sundhedsstyrelsen fejlagtigt kom til at fremsende nogle slides til en tilbudsgiver, og først efterfølgende offentliggjorde dem på Udbud.dk. Dette var en overtrædelse af samtidighedsprincippet, som i første omgang blev forsøgt afhjulpet ved at forlænge tilbudsfristen. Men efter nærlæsning af retspraksis på området, erkendte Sundhedsstyrelsen at fejlen var så væsentlig at udbuddet måtte gå om. Bilag 7 Dokumentationssamling, indeholder både de omtalte slides og det tidligere udbuds Spørgsmål & svar notat. Nærværende genudbud er altså primært blevet iværksat for at nulstille samtidigheden i oplysningerne som tilgår tilbudsgiverne. Ved samme lejlighed har

grundlaget og samtidig at udskyde af fristen for aflevering af tilbud. I anden omgang valgte Sundhedsstyrelsen at annullere udbuddet og annoncere et genudbud med en tidsfrist på 13 dage for fremsendelse af tilbud. Det er Sundhedsstyrelsen fuldt berettiget til, når opgaven er udbudt med en forkert beskrivelse af ydelsen. Så kan udbyder lave et genudbud med meget kort frist for tilbudsgivning. SPØRGSMÅL 1: Mener Sundhedsstyrelsen af de foretagne ændringer i genudbuddet kun vedrører indsættelse af glemte oplysninger, rettelse af upræcise/forkerte oplysninger, ændring af tidsfrister, rettelse af meningsforstyrrende fejl, eller lignende? det nye udbudsmateriale også fået inkorporeret nogle af de svar, som var indeholdt i det tidligere spørgsmål & svar notat. Rent formelt er nærværende udbud at betragtes som et nyt udbud uafhængigt af det tidligere. For nærværende udbud, er der derfor, juridisk set, ikke tale om ændringer til det annullerede udbud, men om et helt nyt udbud, hvor Sundhedsstyrelsen har haft fuld adgang til at formulere dette som Sundhedsstyrelsen ønskede. 2 Tilbudsgiverne kunne den 25.10.2013 opdage, at det oprindelige udbud ikke længere var at finde på udbudsportalen, men at der den dag fire dage før den oprindelige tidsfrist 29.10.2013 var et genudbud af mental sundhed og unge på udbudsportalen. SPØRGSMÅL 2 Hvornår og på hvilken måde har Sundhedsstyrelsen meddelt potentielle tilbudsgivere en annullation af det oprindelige tilbud? Det fremgik af udbudsmaterialet fra det annullerede udbud (og ligeså i nærværende udbudsmateriale) at tilbudsgiverne skulle holde øje med udbuddets side på Udbud.dk. Udbud.dk tilbyder endda at tilbudsgivere kan registrere sig og få notifikation om opdateringer i udbud af interesse for dem. Det er tilbudsgivernes eget ansvar at holde sig orienteret om opdateringer vedr. udbud. Sundhedsstyrelsen skal også igen gøre opmærksom på at der er tale om et nationalt udbud efter Tilbudsloven, hvorfor tidsfristerne for EU udbud er irrelevante i denne sammenhæng. 3 Principielt har udbyder lov til på et hvilket som helst tidspunkt at annullere et udbud og at annoncere et nyt udbud med en Sundhedsstyrelsen fastholder tilbudsfristen. 2

minimustidsfrist på 52 dage, som det fremgår af udbudsdirektivet. Men det har Sundhedsstyrelsen ikke gjort. I stedet har man valgt at annoncere et genudbud med en tidsfrist på 13 dage, hvilket betyder, at genudbuddet ikke er et reelt nyt udbud, men alene har til formål at få gennemført nogle ændringer i det oprindelige tilbud. Det skal i denne forbindelse bemærkes, at der for nationale udbud efter Tilbudsloven ikke er noget krav om en bestemt tidsfrist. Sundhedsstyrelsen valgte at foretage ændringerne i form af et genudbud og at annoncere dette genudbud på udbudsportalen senere end 6 dage før tidsfristen for det oprindelige udbud. Det vil sige, at man med genudbuddet forsøgte at lave ændringer, selvom man var afskåret fra et gøre det jf. bestemmelserne i bilag 1 om ændringer i udbudsgrundlaget: Det betyder også, at udbyder fra dette tidspunkt [6 uger før tidsfrist] vil være afskåret fra at foretage ændringer i udbudsmaterialet. SPØRGSMÅL 3 Vil Sundhedsstyrelsen fastholde 8.11.2013 som tilbudsfrist for genudbuddet? 4 Vi har gennemgået indholdet i genudbuddet meget grundigt og sammenlignet det med det oprindelige udbud. Bortset fra nogle småting er der tale om følgende ændringer: 1. Sundhedsstyrelsen fastholder i det ændrede genudbud ikke kravet om, at programmet skal bygge på internationale, evidensbaserede programmer. Det er nu tilstrækkeligt, hvis man lader sig inspirere af de internationale, evidensbaserede programmer. 2. Sundhedsstyrelsen fjerner følgegrup Ad 1) Dette blev allerede berørt under det annullerede udbud, se Bilag 7, spørgsmål/svar nr. 24 og 28. Det fremgår af de svar der henvises til i Bilag 7, at spørgers fortolkning af hvordan kravet oprindeligt skulle forstås, under igen omstandigheder har kunnet lægges til grund efter udgivelsen af svar nr. 24 ifm. det annullerede udbud. Det faktum at Kravspecifikationen til nærværende udbud er blevet tilføjet formuleringer ifm. kravet, reflekterer kun de svar nr. 24 og 28 som allerede var givet hhv. d. 27/9 og 3/10. 3

pens medbestemmelse ved godkendelse af det endelige programdesign, idet det slås fast, at følgegruppemedlemmerne ikke har nogen beslutningskompetence. Dette forhold har ikke i sig selv nogen betydning for selve tilbudsgivningen, men kun for Sundhedsstyrelsens organisation af godkendelsesproceduren, men det er selvfølgelig interessant, hvad der er det konkrete motiv til indførelsen af denne ændring. 3. Sundhedsstyrelsen tilføjer krav om, at tilbudsgiver skal indsamle viden om nationale, praktiske erfaringer og at disse skal indgå i den tilbudte løsning. Det er der ikke noget nyt i, da det samme er sagt i det oprindelige tilbud: Ved udviklingen af programmet skal tilbudsgiver tage udgangspunkt i et eller flere internationale, evidensbaserede programmer og nationale erfaringer med mental sundhedsfremme og forebyggelse af mentale helbredsproblemer. Der kan med andre ord kun være én årsag til annullation af det oprindelige tilbud: Fjernelse af krav om, at løsningforslag skal basere sig på internationale evidensbaserede programmer (herefter kaldt kravet ) Vi kan ikke se det saglige i at fjerne kravet, idet Kravet specifikt fremgår jo af satspuljeaftalen, som udbuddet er en udmøntning af: Programmet baseres på etablerede, internationale programmer til fremme af mental sundhed og forebyggelse af depression og angst blandt børn og unge. Iflg. Klagenævnet for Udbud skal der være en saglig begrundelse for at annullere Og igen skal det understreges, at eftersom der er tale om genudbud, så har Sundhedsstyrelsen under alle omstændigheder haft ret til at foretage en sådan ændring som spørger fejlagtigt påstår er begået. Ad 2) Der er tale om en præcisering af den måde det hele tiden var tænkt at håndtere følgegruppen på, samt en mindre ændring som konsekvens af den nye tidsplan. Se også Bilag 7, spørgsmål/svar nr. 23. Sundhedsstyrelsen kan ikke fremlægge bevis for sagligheden af en ændring som ikke har fundet sted. Og igen skal det understreges, at tidsplanerne for det annullerede udbud og den overordnede satspulje, juridisk set er, er irrelevante i forhold til tilbudsfristen for nærværende udbud. 4

et udbud, og det er op til udbyderen at kunne bevise dette. Det kræver således en særdeles god begrundelse fra Sundhedsstyrelsens side at fjerne kravet få dage før tidsfristen for tilbudsgivning i et projekt, som har været ca.1 år undervejs. SPØRGSMÅL 4: Vil Sundhedsstyrelsen fremlægge bevis for (og ikke blot forklaring af) den saglige begrundelse for fjernelse af kravet? Som tilbudsgiver til udbuddet fra Sundhedsstyrelsen har vi selvfølgelig anvendt alle nødvendige ressourcer på gennem 2 måneders intensivt arbejde at skabe de organisatoriske og aftalemæssige rammer for at kunne tilbyde en leverance baseret på ét eller flere internationale, evidensbaserede programmer. Desuden har Sundhedsstyrelsen så sent som ved besvarelsen af spørgsmål 32 for nogle få dage siden sagt: Det ønskes, at tilbudsgivers bud på et program skal basere sig på de evidensbaserede internationale programmer, men at de i dette satspuljeprojekt skal tilpasses og afprøves i en dansk sammenhæng, målrettet erhvervs og produktionsskoler. 5 SPØRGSMÅL 5: Hvad er der sket inden for godt en uge, som bevirker, at Sundhedsstyrelsen har ændret sin opfattelse af kravene til en løsningsbeskrivelse og derved fjernet kravet? I flg. udbudsdirektivet må et udbud kun annulleres, såfremt ligebehandlingsprincippet er opfyldt. Med kravet i det oprindelige udbud ville Sundhedsstyrelsen forvente at modtage acceptable løsningsforslag fra tilbudsgivere, som havde eller kunne få retmæssig adgang til at anvende Jf. ovenstående svar nr. 3, har Sundhedsstyrelsen netop ikke ændret sin opfattelse af, eller fjernet, nogen af de omtalte krav. De blev præciseret under det annullerede udbud, men betydningen har hele tiden været den samme, hvilket også burde have stået klart for spørgeren allerede i forbindelse med det annullerede udbud. Det er Sundhedsstyrelsens klare opfattelse at ligebehandlingsprincippet er overholdt for nærværende udbud. 5

og versionere internationale, evidensbaserede programmer i en dansk kontekst. Med fjernelsen af kravet inviterer man med kort varsel andre tilbudsgivere ind samt ændrer forudsætningerne for de tilbud, der allerede længe har været under udarbejdelse. Dette er i modstrid med ligebehandlingsprincippet og har indvirkning på konkurrenceforholdet mellem tilbudsgiverne. 6 SPØRGSMÅL 6: Er Sundhedsstyrelsen bekendt med, at man ved at fjerne kravet i genudbuddet vil invitere andre tilbudsgivere ind, og er det et ønske hos Sundhedsstyrelsen? Endvidere må et udbud kun annulleres, så længe annullationen ikke har et usagligt formål. Udbudsportalen nævner et væsentligt eksempel på usaglighed: Et usagligt formål kan fx være, hvis annullationen bygger på et ønske om at indgå kontrakt med en anden tilbudsgiver end den, der står til at vinde. 7 SPØRGSMÅL 7: Ønskede Sundhedsstyrelsen at forhindre, at visse relevante/ønskede tilbudsgivere ikke kunne komme i betragtning, hvis man ikke fjernede kravet? Dette fører til det afsluttende spørgsmål: 8 SPØRGSMÅL 8: Vil Sundhedsstyrelsen ændre kravformuleringen i det nuværende udbud tilbage til den oprindelige kravformulering, så det meget klart fremgår, at den ønskede opgaveløsning skal (som det fremgår af satspuljeaftalens ordlyd) basere sig på internationale, evidensbaserede programmer og at de internationale, evidensprogrammer ikke kun skal anvendes som inspiration? Kravet er jf. nærværende svar nr. 4 og 5 ikke blevet fjernet. Ift. annulleringen af det tidligere udbud, så henviser Sundhedsstyrelsen til svar nr. 1, hvor det fremgik at der var sket en væsentlig procedurefejl. Den eneste saglige måde af afhjælpe denne fejl på var netop at annullere udbuddet og genudbyde det. Derfor var annulleringen utvivlsomt saglig. Nej. Sundhedsstyrelsen var udelukkende interesseret i at afhjælpe en fejl, som ellers, med rette, kunne have resulteret i en klagesag. Nej. 6

9 Forefindes der en oversigt over hvilke ændringer, der er foretaget i udbudsmaterialet i forhold til den version af udbudsmaterialet, der blev ændret d. 16. oktober 2013? Se Bilag 2A Kravspecifikation sammenlignet med tidligere udbud. Grøn understregning indikerer tilføjelser. Sorte trekanter indikerer sletninger, hvad der er blevet slettet kan ses ved at holde musen over trekanten. 9 Har genudbuddet nogen betydning i forhold til Psykiatrifondens eller Anna Paldams habilitet? Nej. Sundhedsstyrelsen fastholder sin vurdering om at der ikke foreligger inhabilitet. 7

Bilag 1: Om ændringer i udbudsgrundlag Dette bilag er baseret på indhold fra vejledning på Udbudsportalen (http://www.udbudsportalen.dk/vejledninger/udbud---trin-for-trin/trin-1- Planlagning/Trin-3-Udbudsrunde/Andringer-i-udbudsgrundlaget/) Ændringer i udbudsgrundlaget Det er op til udbyder at sørge for at tjekke, at den offentliggjorte bekendtgørelse indeholder de korrekte oplysninger. Efter offentliggørelsen kan der dog opstå behov for ændringer mv. i det offentliggjorte materiale. Opdager man eventuelle fejl i bekendtgørelsen, skal ændringerne sendes til Publikationskontoret på en særlig standardformular Bekendtgørelse om supplerende oplysninger, uafsluttet procedure eller berigtigelse. Formularen findes på SIMAP s hjemmeside. Får man brug for at rette i det udsendte udbudsmateriale, kan man ved et begrænset udbud nøjes med at sende rettelserne til de tilbudsgivere, der har rekvireret materialet. Ved et offentligt udbud hvor man evt. ikke har en oversigt over de tilbudsgivere, der har rekvireret udbudsmaterialet (fx hvis materialet har været frit tilgængeligt på kommunens hjemmeside), bør ændringerne meddeles det sted, hvor tilbudsgiverne kunne downloade udbudsmaterialet. Det er ikke usædvanligt, at der opstår behov for at justere i oplysningerne i udbudsbekendtgørelsen eller -materialet. Det kan for eksempel være fordi; Der skal indsættes supplerende oplysninger, som blev glemt i først omgang. Der skal rettes i enkelte oplysninger, der måske viser sig at være forkerte eller upræcise. De offentliggjorte tidsfrister skal ændres. Teksten skal rettes, fordi der er opstået meningsforstyrrende fejl i opsætningen. Udbyder skal være opmærksom på, at man kun må lave mindre rettelser i udbudsbekendtgørelsen og udbudsmaterialet. Der må ikke ske væsentlige ændringer, der kan have indvirkning på konkurrencen mellem tilbudsgivere, eller som kan føre til forskelsbehandling (Vores understregning). For eksempel kan ændring af tildelingskriterium eller underkriterier være en væsentlig ændring. Det er fordi, at det tildelingskriterium eller de underkriterier, man én gang har skrevet, kan have afholdt potentielle tilbudsgivere fra at byde på opgaven. Ændrer man kriterierne under den igangsatte udbudsproces, vil de tilbudsgivere, der har afholdt sig fra at afgive tilbud, have kortere tid til at udarbejde deres tilbud, hvilket kan stille dem dårligere i konkurrencen. En eventuel forskelsbehandling kan dog i nogle tilfælde overkommes ved, at man udskyder fristen for tilbudsafgivelse, så nye tilbudsgivere kan nå det. 8

Som udbyder skal man desuden være opmærksom på, at tilbudsgiverne skal have tilsendt supplerende oplysninger mv. til udbudsmaterialet senest seks dage før tilbudsfrist. Det betyder også, at udbyder fra dette tidspunkt, vil være afskåret fra at foretage ændringer i udbudsmaterialet (vores understregning). Det vil altid være en konkret vurdering, om et udbud skal berigtiges eller annulleres. Generelt kan man sige, at hvis kommunen ønsker at udbyde opgaven i den form, den allerede er udbudt, skal man vælge en berigtigelse. Er der derimod tale om, at opgaven er udbudt med en forkert beskrivelse af ydelsen, vil det være mest korrekt at annullere og genudbyde opgaven med den rigtige beskrivelse. Er der tale om et udbud, der er behæftet med væsentlige fejl og mangler, harudbyder dog pligt til at annullere det. 9

Bilag 2: Opgørelse over forskelle i indhold mellem oprindeligt udbud og genudbud Ændringer er med fed skrift Lokalitet i oprindeligt 22.08.2013 25.10.2013 udbud Side 2, linje 11 Side 2, linje 12 Side 2, linje 18 Side 2, linje 22 Side 2, efter linje 29 Side 3, linje 6 Internationalt anvendes en række evidensbaserede programmer til fremme af metal sundhed og forebyggelse af angst og depression blandt børn og unge i skolemiljøer Det ønskes, at Tilbudsgivers bud på et program skal basere sig på de evidensbaserede internationale programmer, men i dette satspuljeprojektskal tilpasses og afprøves i en dansk sammenhæng, målrettet erhvervs- og produktionsskoler Der forventes, at uddeles midler til 5 10 kommuner, som skal indgå et samarbejde med en produktions- eller erhvervsskole i den pågældende kommune. Sundhedsstyrelsen har ikke fastlagt hvilket program, der skal afprøves. På kort sigt er formålet at få tilpasset, udviklet, sammensat og afprøvet international(e) program (mer) om fremme af mental sundhed og forebyg- Internationalt anvendes en række evidensbaserede programmer til fremme af metal sundhed og forebyggelse af angst og depression blandt udsatte og sårbare grupper Det ønskes, at Tilbudsgivers bud på et program skal bygge på eller lade sig inspirere af evidensbaserede internationale programmer, men i dette satspuljeprojektskal tilpasses og afprøves i en dansk sammenhæng, målrettet erhvervs- og produktionsskoler Der forventes, at uddeles midler til 5 10 kommuner, som skal indgå et samarbejde med en eller flere produktions- eller erhvervsskole i den pågældende kommune. Sundhedsstyrelsen har bevidst ikke fastlagt hvilket program, der skal afprøves. Hvis tilbudsgiver ønsker af tilpasse et evidensbaseret internationalt program til en dansk kontekst, som de ikke har licens til, skal tilbudsgiver skitsere de økonomiske udgifter i forbindelse med erhvervelse af dette program og hvem, der forventes at stå for betalingen af programmet. På kort sigt er formålet at få tilpasset, udviklet, sammensat og afprøvet international(e) program (mer) og nationale praktiske erfaringer med fremme af mental 10

Side 3, linje 8 Side 3, linje 30 Side 3, linje 31 Side 4, efter linje 10 Side 4, efter linje 12 Side 4, linje 21 gelse af angst og depression i en dansk kontekst. Formålet er at opnå erfaringer og viden om internationale programmers potentiale indenfor området. Sundhedsstyrelsen står for koordineringen mellem programudvikling, implementering og evaluering. Sundhedsstyrelsen godkender det endelige programdesign i samarbejde med statspuljeprojektets følgegruppe, der består af relevante interessenter på området; forskere, praktikere, organisationer og faglige selskaber. Ved udvikling af programmet skal tilbudsgiver tage udgangspunkt i et eller flere internationale, evidensbaserede programmer og nationale erfarin- sundhed og forebyggelse af angst og depression i en dansk kontekst. Formålet er at opnå erfaringer og viden om internationale programmers potentiale indenfor området og indsamle viden om nationale, praktiske erfaringer. Sundhedsstyrelsen skal godkende det endelige programdesign og står for koordineringen mellem programudvikling, implementering og evaluering. (Udgår) Sundhedsstyrelsen indhenter særskilt tilbud på proceskonsulenten uafhængigt at nærværende udbud. Tilbudsgiver kan ikke også varetage rollen som proceskonsulent. Desuden er der nedsat enfølgegruppe bestående af relevanteinteressenter på området (forskere, praktikere, organisationer og faglige selskaber). Følgegruppen har til opgave at drøfte projektets udvikling og rådgive sundhedsstyrelsen. Følgegruppemedlemmerne har ingen beslutningskompetence. Ved udvikling af programmet skal tilbudsgiver tage udgangspunkt i, lade sig inspirere af eller inddrage elementer af et eller flere internationale, evidensbase- 11

Side 4, linje 24 Side 5, linje 16 Side 5, linje 18 Side 5, efter linje 20 Side 5, linje 25 Side 5, linje 28 ger med mental sundhedsfremme og forebyggelse af mentale helbredsproblemer. Det forventes, at tilbudsgiver i sit tilbud gør rede for sine valg vedrørende udvælgelse af program(mer), den til grund liggende evidens og mulighed for implementering i en dansk kontekst. Deltager i et indledende møde med Sundhedsstyrelsen onsdag den 13. november 2013 med henblik på en fælles, detaljeret gennemgang og videreudvikling af det vindende program Deltager på et følgegruppemøde onsdag den 18. november 2013 fra 13 15, hvor programudvikler skal præsentere det planlagte program for satspuljeprojektets følgegruppe til kommentering Gennemfører en pilottest af det udviklede program i løbet af foråret 2014 forinden programmet implementeres på produktionsog erhvervsskoler i de udvalgte kommuner En tidsplan for opgavens løsning skal fremgå med afsæt i den overordnede tidsplan under punkt 4 rede programmer og nationale erfaringer med mental sundhedsfremme og forebyggelse af mentale helbredsproblemer Det forventes, at tilbudsgiver i sit tilbud gør rede for sine valg vedrørende udvælgelse og inspiration af program(mer), den til grund liggende evidens og mulighed for implementering i en dansk kontekst. (Udgår) Deltager på et følgegruppemøde mandag den 18. november 2013 fra 13.00 15.00. På mødet skal programudvikler præsentere det planlagte program for satspuljeprojektets følgegruppe med henblik på kommentering og evt. justeringer af programmet og kontrakten Deltager i møder med Sundhedsstyrelsen med henblik på fælles, detaljeret gennemgang og videreudvikling af det vindende program Gennemfører en pilottest af det udviklede program i løbet af foråret 2014.(Resten udgår) Udformer en tidsplan for opgavens løsning med afsæt i den overordnede tidsplan under punkt 4 12

Side 7, linje 9 Side 7, efter linje 9 Side 7, linje 11 Side 7, linje 15 13. november 2013 Indledende møde om projektet 18. november 2013 Følgegruppemøde præsentation af programmet for satspuljeprojektet Implementering på deltagende skoler: Undervisning, uddannelse af relevant personale på skolen og i kommunen, igangsætning af evt. kurser, informations- og opstartsmøder samt netværksmøder (Udgår) 15. november 2013 Meddelelse om tildeling til udvalgte tilbudsgiver og afslagsmails udsendes 18. november 2013 13.00 15.00 Følgegruppemøde tilbudsgiver præsenterer sit program for følgegruppen og Sundhedsstyrelsens projektmedarbejdere Implementering i udvalgte kommuner og på deltagende skoler. (Resten udgår) 13