Deltagere: Til stede Afbud Lars Bjørnstrup Formand x Mitzi Hansen MH Næst forkvinde x Poul Petersen PP Bestyrelsesmedlem x Arne Strandet Larsen ASL Suppleant x Jan Christensen JC Suppleant x Susanne Larsen SL Suppleant x Mikkel Selander Driftsleder x Lars Larsen Ejendomsmester x Sendes til: Deltagere samt øvrige AB-medlemmer. (Referat og regnskaber m.v. sendes i papirudgave til AB-medlemmer) Administration og varmemester. Øvrige afdelinger i BAB. Dagsorden: 1. Valg af ordstyrer 2. Godkendelse af referat 3. Tilbagemelding fra administration, inspektør og varmemester 4. Økonomi 5. Perioderegnskab 6. Orientering fra formanden 7. De enkelte lejemål (LUKKET PUNKT, OFFENTLIGGØRES IKKE) 8. Øvrige aktiviteter herunder projekter 9. Eventuelt 10. Næste møde Pkt. Emne Dato Akt. 1 Valg af ordstyrer 13.08 blev valgt Alle 2 Referat 13.08 Referat nr. 06.12 godkendt Alle 3 Tilbagemelding Hække 13.08 gennemgår liste med manglende hækklipning mod offentlig areal og kontakter beboere via brev Vaskerier 13.08 Den besluttede hovedrengøringer af vaske- og tørrerummene er igangsat men ikke udført, kontakter firmaet Havebede 13.08 Pris fra gartner på renovering af bede efter Bo og Franks forslag andrager ca. 50.000 pr. have. Indsættes i DV-plan for 2014 11.06 har møde med gartner for prissætning af Bo og Franks forslag til genplantning Efter mødet 13.08 er endnu ikke malet, maler kontaktes nu 11.06 Afspærringsblokkene i gavl af blok 17 bedes renset og 1
Badeværelser Legepladser malet 13.08 har ikke direkte undersøgt priser på renovering af badeværelser, men oplistet erfaringspriser fra andre renoveringsopgaver. disse bedes fremlagt til orientering for bestyrelsen 11.06 bedes undersøge priser på renovering af badeværelser med nedtagning af fliser, op pudsning, vådrumssikring samt opsætning af nye fliser, VVS og evt. ophugning af gulv og lægning af nyt 13.08 Reparation af sandkasser og udskiftning af sand er påbegyndt, nyt tag til legetog er bestilt. 11.06 Intet nyt 14.05 Foto serie er sendt til Kompan med køb af løsdele 16.04 Afdækning er nu kommet og monteres nu Samt toget skal renoveres via køb af løsdele hos Kompan 12.03 Bolte til tag er nu kommet, men stadig mangler afdækning af bolthoveder og møtrikker 13.02 Er endnu ikke færdiggjort 09.01 Skal færdiggøres nu 12.12 Alt udført på nær tag på tog der skal have nye bolte 14.11 Alle pladser er færdige i løbet af uge 46 10.10 Fejlretning efter rapport igangsat. Der er fundet flere mapper med tidligere rapporter, gennemgår dem. 12.09 Bemærkninger i inspektionen udbedres nu. Der søges efter tidligere godkendelser samt kommunens ibrugtagningstilladelse 15.08 Legepladsinspektør Gerd Olsen har gennemgået legepladserne, der er fundet fejl på legeplads 3 der tidligere har været godkendt, og leverandør Kompan bedes forklare hvordan det kan forekomme samt rette op på problemet uden udgift for afdelingen / Kældertrapper 13.08 Tidsplan for renovering af øvrige trapper til kældre er modtaget, gennemgang den 21.08 af udførte trapper, stor farveforskel på de pudsede flader. 11.06 Arbejdet er igangsat i blok 10 hvorefter der er fortsat i blok 18 og 9 samt i blok 5. Efterfølgende udvælges de trapper der i værst tilstand med 7 stk. pr. år for at alle trapper kan udføres over en 5 årig periode. Fejl i pudsen på trappen i blok 10 udbedres. Gelænder i vestgavl af blok 10 er beskadiget. Den entreprenør der har forvoldt skaden skal udbedre / 2
den ved opretning, men hvis galvaniseringen har taget skade skal denne fornys. 14.05 De værste skal tages først og vi forventer en tidsplan over hele forløbet over de næste par år. 16.04 7 trapper laves i 2012 disse skal vi have en plan for og vi skal have en plan for resten af forløbet på 5 år planen klar til næste møde 12.03 Efter afhold licitation er HRH-murer billigst, og bedes udfærdige kontraktgrundlag og tidsplan for alle 5 etaper 13.02 Udbud er udsendt med besigtigelse uge 8 og licitation den 7. marts 09.01 Udbud udsendes ultimo januar til 3 bydende 12.12 oplyser i mail af 9.12.2011 at der spørges endnu en entreprenør så der i alt er 4 bydende, men tidligere beslutning på, at den der i det første bud var dyrest ikke spørges og ny kan så byde. Ved underhåndsbud må der højst være 3 bydende. Udbud sendes ud ultimo januar 2012 med pris medio februar 2012 14.11 Skal opdeles i Aktiver (afrensning, oppustning, osv. ) Derefter i udbud 10.10 Udbudsmateriale er endnu ikke udsendt. Adm. skal oplyse tidspunkt for udsendelse 12.09 Udbudsmateriale er endnu ikke udsendt. I gl. fyrkælder opsættes ekstra afstivning i nederste kælder som anført i rapport fra Holmsgaard. 15.08 Der udsendes nyt udbudsmateriale baseret på tidligere udsendte, men med en 5 årig horisont. Mekanisk ventilation 13.08 Samme / 11.06 Brøndby kommune har givet dispensation på at der monteres fælles aftræk uden genvinding fra / badeværelser og der udarbejdes materiale til udbud i uge 36 med licitation i uge 38. Der regnes med udførelse i uger 40 til 44. Der startes med 7 blokkene hvor ventilationen er dårligst. 14.05 Afventer svar fra Mikkel som stadig venter på Kommunen med at de vender tilbage 16.04 Afventer stadig Brøndby kommune, de 8 uger er gået til næste møde så vi forventer svar fra Kommune til dette møde 12.03 Afventer stadig Brøndby kommune 13.02 Afventer stadig svar fra Brøndby kommune, Esbensen Rådgivning bedes rykke kommunen 09.01 Udbud afventer svar fra Brøndby Kommune om der skal 3
Kloaksystem udføres varmegenvinding ved etablering af mekanisk ventilation 12.12 Tidsplan for udbud bedes oplyst 14.11 Udbydes på en 5 år periode samlede. Udbydes til 3 firma og et får arbejdet 10.10 Udbudsmateriale er endnu ikke udsendt. Adm. skal oplyse tidspunkt for udsendelse 12.09 Udbudsmaterialer er endnu ikke udsendt 15.08 Der udarbejdes udbudsmateriale på etablering af mekanisk ventilation fra alle lejemål pr. blok. der skal udbydes med en 5. årig horisont. 13.08 undersøger om monterede højvandslukkere er VAgodkendte. i Blok 14 og 18 mangler højvandslukkere i vaske- og tørrerum. Det kan vise sig nødvendigt at afmonteres vaskemaskine for montering af højvandslukkere. / Kloak ved blok 14 er sunket, rep er igangsat 11.06 Brøndby kommune har ingen indvending mod at der monteres højvandslukkere i afløb, og der er udført prøvemontering i blok 5. Det er opgjort til i alt 91 afløb i lejemål og kældre samt i trappeskakte Der udvælges afløb i de værst ramte blokke til udførelse i 2012 til en max. pris af 250.000 incl. moms Dette skal være incl. afløb i de berørte blokkes trappeskakte. 14.05 Højvandslukning 2500,- pr. stk. + moms Vi laver en prøvemontering Ca. 60 skal monteres til en ca. pris 300.000 + moms hvordan vil det se ud på vores buget???? / 16.04 Vi skal have fortaget de sidste svar fra de lejer som ikke har fået svar fra. De gulvafløb som er i de gl. bøjlerum samt vaskerier skal have højvande-lukning Husk at spørge kommunen omkring lukningen 4
12.03 Der er 64 gulvafløb boilerrum, tidligere skralderum samt i lejemål. skal foreslå hvilke der kan lukkers i rum uden tappested samt pris på samme. Beboere der endnu ikke har meddelt om de har gulvafløb kontaktes med brev om besigtigelse. Kloaktegning af blok 3 og 14 udleveret. 13.02 Tegning med kloakafløb i boliger revideres og udvides med afløb i fællesrum samt i nye og gamle boilerrum. 09.01 Efter opgørelse af svarskemaer har 27 oplyst at de har gulvafløb i lejemål og heraf har 18 haft opstigende vand. sender tegning medplaceringer til og bestyrelen. undersøger via rådgiver på hvilken måde et gulvafløb kan lukkes, enten med højvandslukkere eller ved permanent lukning. 12.12 Spørgeskemaer er returneret, 50% af husstandende har svaret, oplysninger indtegnes på oversigtsplan og viderebehandles 14.11 Holmsgaard, Michael Evt. Højtvands lukning i afløb inde i boligen Registrering af afløb inde i boligen og derefter beslutte hvor mange der skal lukkes og hvilken der kan blive. Tilstoppede afløb i lyskasser. Hvordan kan man reparer dette?? 4 Økonomi Budget 13.08 Det fremsendte budget for 2013 kan ikke godkendes, Adm må redegøre for de ændringer der er foretaget, bl.a. konto 101, 113.2, 122.1, 126. På baggrund af dette må Adm forelægge budget og forklare dette for beboerne på mødet den 18.09, ligesom Adm bedes deltage på næste afdelingsmøde den 10.09. Beløb til kollektiv råderet bedes forklaret, idet der ikke er igangsat nogen aktiviteter på dette område. 11.06 Der rykkes for budget 2013 således at dette kan behandles på møde den 13.08 5 Perioderegnskab / / / Konto nr. 115 13.08 Ingen bemærkning Konto nr. 116 13.08 Ingen bemærkning DV plan 13.08 Udskiftning af traktor flyttes fra 2019 til 2013. 6 Orientering fra formanden 5
13.08 MH orienterede kort om organisationsbestyrelsens diskussion om fordelingsnøgle i forbindelser med anskaffelse af nyt materiel (traktor til afd. 2). MH 8 Øvrige aktiviteter og projekter Energi Vinduer / Døre 13.08 TS og PP har arbejdet med sagen, beregninger på huslejeniveau for de enkelte boligtyper omdelt, TS skal efter ferie godkende de opstillede beregninger. Der fremstilles PowerPoint udgave af disse til forelæggelse på ekstraordinært beboermøde. 11.06 Der er ikke modtages nye beregninger fra Teit Svanholm, der rykkes kraftigt 14.05 Teil laver et nyt buget forslag ud fra en 10 års renovering plan, men sammenhold ud fra en 30 års plan ved nye vinduer 16.04 Regentskab gives til Teit og Poul tager en snak med Teit 12.03 Der er modtaget forslag og pris på genopretning af vinduer fra maler, dog mangler er forslag vedligeholdelsesintervaller ligesom pris bedes opdelt i udvendig- og indvendig behandling og separat pris på gitre bedes oplyst. Snedker har endnu ikke kommet med forslag til genopretning samt restlevetid, snedker opfordres til at komme med forslag inden 2 uger 13.02 Der har den 25. januar været møde med maler og snedker for deres vurdering af vinduer og døres tilstand. Kommer med forslag og pris på udbedring og vedligeholdelsesinterval som anført i referat fra 09.01 Der lægges op til et evt. ekstra beboermøde ultimo maj med orientering om tilstanden, pris og kommende vedligeholdelsesinterval. 09.01 kontakter snedker og maler for gennemgang af vinduer og døres vedligeholdelsestilstand samt mekaniske funktion. PP deltager i gennemgangen. Med hensyn til helhedsplan afhænger det af mulighederne for efterfølgende tilskudsmuligheder fra Brøndby Kommune og Landsbyggefonden. / PP TS /PP / PP Alle Det er afdelingsbestyrelsens vurdering at der var forskellig opfattelse af tilskudsmulighederne. Flere beboere mente at såfremt der blev udarbejdet en 6
helhedsplan kunne der opnås store tilskud. Dette blev afvist af administrationen bl.a. med henvisning til at vinduesudskiftninger alt overvejende er driftsarbejder. Administrationen bedes uddybe deres erfaringer med tilskud til vinduesudskiftninger. Der skal udarbejdes økonomiske konsekvenser for oprettende vedligeholdelsesarbejder på følgende punkter: Fuld malerbehandling (lukket glat overflade i farve hvid) af alle vinduer og døre opdelt således: o Udvendig behandling til og med fals for anslag. o Indvendig malerbehandling til fals for anslag. Snedkeropretning opdelt således: o Generel opretning af alle vinduer og døre. o Udskiftning af nedbrudte trædele. o Eftersyn og udskiftning af defekte beslag, greb m.v. Restlevetiden bedes vurderet således: o Uden genoprettende vedligehold. o Efter genoprettende vedligehold. Vedligeholdelsesintervaller bedes oplyst på: o Malerbehandling Nordside Sydside o Generelle snedkereftersyn / genopretning. 12.12 Forslag til udskiftning af vinduer/døre forkastet på beboermøde. 22 stemmer for udskiftning, 42 stemmer imod og 2 ugyldige stemmer. Det videre forløb blev diskuteret, og det blev besluttet, at 42 stemmer imod, svarende til 21 ud af 96 lejemål ikke er repræsentativ, hvorfor der skal udarbejdes redegørelse for henholdsvis helhedsplan med tilstandsvurdering og konsekvensen ved ikke at udskifte vinduer/døre. Der ønskes en kvalitetsvurdering af eksisterende vinduer/døre med priser på opretning. Der lægges op til et orienterende beboermøde når alle oplysninger er modtaget 14.11 Gennem gik kort forløbet til vores beboer møde tirsdag d. 15.11 10.10 orienterede kort på beboermøde om ekstraordinært møde den 15. november på Ungdomsgården. PP kontakter Susanne for reservation. 12.09 Efter beboermødet planlægges indkaldelse til // Alle /P PP ekstraordinært beboermøde, sandsynligvis i november 15.08 Ikke behandlet Alle 20.06 PJ orienterede om forundersøgelsesrapporten. PJ/ 7
TS gennemgik de vejledende finansieringsforslag som var udarbejdet til energivinduer/døre orientere om dette i beretningen på kommende beboermøde 09.05 Esbensen afleverer i henhold til aftale forundersøgelse fredag den 13.05 04.04 Kontrakt med Esbensen er underskrevet den 30.03.11 14.03 Efter korrespondancer på mail mellem Adm og er det besluttet, at forundersøgelsen kun skal omfatte vinduesprojektet, og at tilstandsrapport og digitalisering kan komme på tale såfremt det besluttes at vinduesprojektet skal gennemføres efter beboerbeslutning. Derudover skal der laves termofotografering og PCB undersøgelse., 14.02 Det bedes undersøgt om der er PCB i fuger på værende vinduer Udkast til entreprisekontrakt med Rådgivningsfirma Esbensen diskuteret. Vedrørende udfærdigelse af tilstandsrapport skal R oplyse hvad det har af betydning for ansøgning om kapitaltilskud og hvor lang tilbagebetalingstiden vil være. Ligeledes er et ikke nødvendigt med digitalisering af tegninger. 10.01 På grund af sygdom hos rådgiver er der ikke kommet noget resultat at forundersøgelsen endnu. PJ fra firma Esbensen bedes undersøge fuger i værende vinduer for PCB indhold 13.12 orienterede om møde med Peter Juhl fra Espensen om energifremmende foranstaltninger samt forslag til nye vinduestyper. Lars skal fremsende forslag til rådgiveraftale til. ønskede forslag i år, da der er afsat midler i DVplanen til dette, men pga. sygdom kan dette ikke nås og der kan blive tale om et a conto beløb efter et anslået rådgivningsbeløb / TS Adm Adm / R 9 Eventuelt 14.11 Gennem gik kort forløbet til vores beboermøde tirsdag d. 15.11 08.10 Esbensen Rådgivning kommer d. 18/11 hjemme hos kl. 15.00 for orientering om mulig besparelse ved udskiftning til energivenlige vinduer og døre. Vi anbefaler at Mikkel fra Adm. deltager i dette møde 11.10 Undersøgelse af muligheder for reduceret energiforbrug ved udskiftning af vinduer- døre, undersøger hos et relevant firma. Alle 8
13.08 Beboermøde afholdes på Kilden den 18.09, adm. f.eks. Teit Svanholm, bedes deltage for fremlæggelse af budget samt som dirigent og referent. Der er tidligere brugt diktafon og dette foreslås også til dette møde. Adm /alle Afdelingens 60 års jubilæum: SL og Rie (TS46) arbejder med forslag til afholdelse i august måned. Det har ikke været muligt at få noget igangsat hvorfor der ikke holdes noget jubilæumsarrangement. 10 Næste møde 13.08 Næste møde er den 10.09 Alle Poul Petersen Referent Lars Bjørnstrup Formand 9