Aalborg Universitet Landinspektøruddannelsen 7. semester, Gruppe 5 September 2002-Januar 2003
Aalborg Universitet Landinspektøruddannelsen Institut for Samfundsudvikling og Planlægning Fibigerstræde 11 9220 Aalborg Øst Tlf. 96358080 Titel: InternetGIS til boligsøgning Tema: Geografiske InformationsSystemer Projektperiode: 1. september 2002-10. januar 2003 Projektgruppe: L7-05 Gruppemedlemmer: Henrik Plenge Jensen Jane Holmgaard Line Andkjær Martin Møller Sørensen Hovedvejleder: Mette Arleth Bivejleder: Marketa Potuckova Oplagstal: 7 Sidetal: 133 Synopsis: Denne rapport omhandler udviklingen af et internetbaseret Geografisk InformationsSystem til AKU- Aalborg. Der tages udgangspunkt i udarbejdelsen af GIS-funktioner, som servicerer boligsøgende i Aalborg. Ved hjælp af systemet skal det være muligt at søge på kollegie- og ungdomsboliger udfra kriterier for boligen og afstande til væsentlige faciliteter i Aalborg. De boliger, som opfylder søgekriterierne, visualiseres efterfølgende på kort. Der er i projektet taget udgangspunkt i AKU-Aalborg som organisation, hvorudfra det er analyseret, hvilke problemer systemet skal aflaste. Herefter analyseres hvordan systemet skal fungere og designes med henblik på implementering på den allerede eksisterende hjemmeside. Under udviklingen af systemet er der taget udgangspunkt i Objektorienteret Analyse og Design som metode til systemkonstruktion. Konklusionen besvarer den opstillede problemformulering, og diskutere væsentlige forhold der har gjort sig gældende i forbindelse med udviklingen af GIS-systemet. Til sidst følger en perspektivering, som bl.a. undersøger, hvorledes GIS-systemet kan videreudvikles. Bilag: 8 Appendiks: 1 Afleveringsdato: 10. januar 2003
Forord Denne rapport er udarbejdet af projektgruppe 5 på Landinspektøruddannelsens 7. semester i perioden fra 1. september 2002-10. januar 2003 under temaet Geografiske InformationsSystemer. Figurer og tabeller nummereres fortløbende under hvert kapitel, og figurer uden kildehenvisninger er udarbejdet af projektgruppen selv, mens kilder angivet ved bearbejdede figurer refererer til referencegrundlaget. Kildehenvisninger foretages ved hjælp af Harvard-metoden, hvilket vil sige [Forfatterens efternavn, udgivelsesår, sidetal]. Kilder, der henviser til én sætning, angives i sætningen indenfor punktummet. Kilder, der henviser til et enkelt afsnit, angives efter punktummet i afsnittets sidste sætning. Kilder, der henviser til flere afsnit, står to linier efter sidste afsnit. Sidst i rapporten findes litteraturlisten, hvor litteraturen angives i alfabetisk rækkefølge i tre underkategorier, faglitteratur, love og internetadresser. Endvidere findes der også sidst i rapporten bilag samt appendiks, som indeholder uddybende forklaringer til rapporten. I bilag 2 findes en ordliste, som forklarer enkelte ord anvendt i rapporten. Disse ord er i rapporten markeret med et tal, som henviser til forklaringen i ordlisten. I forbindelse med udarbejdelsen af rapporten vil projektgruppen gerne rette en tak til Eigil Johansen fra AKU-Aalborg. Eigil Johansen har ved interview været behjælpelig med diverse oplysninger om AKU-Aalborg. Datasættet indeholdende georeferencer samt kort fra Kort & Matrikelstyrelsen, copyright Kort & Matrikelstyrelsen G 24-98, benyttes i overensstemmelse med gældende institutaftale. Henrik Plenge Jensen Jane Holmgaard Line Andkjær Martin Møller Sørensen
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 1 2 Projektets opbygning... 3 2.1 Projektets hovedelementer... 3 3 Initierende problemstilling... 7 4 Indledende analyse... 9 4.1 Beskrivelse af AKU... 9 4.1.1 Tilhørsforhold og organisation... 10 4.1.2 Medarbejderne og deres arbejdsopgaver... 12 4.2 Problemer og ønsker i AKU... 14 4.2.1 Søgning efter kollegie- og ungdomsboliger i Aalborg... 14 4.2.2 Opskrivning til bolig... 15 4.2.3 Genansøgning til bolig... 16 4.2.4 Boligtilbud... 16 4.2.5 Flytning fra bolig... 17 4.2.6 Øvrige problemer og ønsker... 17 4.3 Opsamling på indledende analyse... 18 5 Problemformulering...21 5.1 Opfølgning på initierende problem... 21 5.2 Den endelige problemformulering... 21 6 Metodevalg... 23 6.1 Metoder til systemkonstruktion... 23 6.1.1 Struktureret Analyse... 23 6.1.2 Objektorienteret Analyse og Design... 25 6.2 Valg af metode... 27 7 Systemvalg...29 7.1 Forstå situationen... 30 7.1.1 Beskrivelse af rige billeder... 30 7.2 Dyrk nye ideer... 33 7.2.1 Forbilleder... 33 7.2.2 Metaforer... 38 7.3 Definer alternative systemer... 40
7.3.1 Resultat af systemvalget... 40 7.3.2 Systemdefinition... 43 7.3.3 BATOFF-kriteriet... 44 7.3.4 Sammenfatning... 45 8 Analyse af problemområde...47 8.1 Klasser... 48 8.1.1 Objekter... 48 8.1.2 Klasser... 48 8.1.3 Hændelser... 49 8.2 Struktur... 50 8.3 Adfærd... 51 8.4 Opsamling på analyse af problemområde... 53 9 Analyse af anvendelsesområde...55 9.1 Brug... 56 9.1.1 Aktørtabel... 56 9.1.2 Strukturer mellem brugsmønstre og aktører... 61 9.2 Funktioner... 62 9.2.1 Identificering af funktioner... 62 9.2.2 Funktionsliste... 63 9.2.3 Detaljering af komplekse funktioner... 65 9.2.4 Vurdering af funktionslisten... 65 9.3 Grænseflader... 66 9.3.1 Brugergrænseflader... 66 9.3.2 Brugergrænsefladens bestanddele... 67 9.3.3 Systemgrænseflade... 73 9.4 Kravspecifikation... 74 9.4.1 Funktionelle krav... 74 9.4.2 Visuelle krav... 74 9.4.3 Brugsmæssige krav... 75 10 Design af arkitektur...77 10.1 Kriterier... 78 10.2 Den tekniske platform... 80 10.3 Komponentarkitektur... 80 10.3.1 Identificering af komponenter... 80 10.3.2 Klient-server arkitektur... 81 10.3.3 Komponentdiagram for AKU-systemet... 83 11 Design af komponenter...85 11.1 Design af database... 85 11.1.2 Databasetyper... 86 11.1.3 AKU-systemets database... 88
11.2 Design af brugergrænseflade... 89 11.2.1 Grafisk design af de enkelte vinduer... 90 11.3 Design af funktionskomponent... 92 11.3.1 Opdateringsfunktioner... 93 11.3.2 Aflæsningsfunktioner... 94 11.3.3 Beregningsfunktioner... 95 11.3.4 Mangler ved AKU-systemet... 100 11.3.5 Flowdiagram over opbygningen af AKU-systemet... 101 11.3.6 Implementering af AKU-system på internettet... 101 12 Datagrundlag... 103 12.1 Valg af data... 103 12.1.1 Boliger... 104 12.1.2 Uddannelsessteder... 104 12.1.3 Dagligvarebutikker... 106 12.1.4 Fritidsaktiviteter... 107 12.1.5 Georeferencer... 108 12.1.6 Kortgrundlag... 109 12.2 Ajourføring... 110 12.2.1 Boliger... 111 12.2.2 Uddannelsessteder... 111 12.2.3 Dagligvarebutikker... 111 12.2.4 Fritidsaktiviteter... 111 12.2.5 Georeferencer... 112 12.2.6 Kortgrundlag... 112 12.3 Lovgivningsmæssige aspekter... 112 12.3.1 GEOvisions bykort... 112 12.3.2 Telefon-nøglen... 112 13 Implementering af AKU-systemet i organisationen... 115 13.1 Organisatoriske ændringer... 115 13.2 Uddannelsesbehov... 116 13.3 Implementeringsmetoder... 116 13.4 Økonomiske spørgsmål... 116 14 Konklusion... 119 15 Perspektivering... 123 15.1 Yderligere funktionalitet... 123 15.1.1 Ideer på baggrund af interviewet... 123 15.1.2 Projektgruppens ideer til yderligere funktionalitet... 124 15.2 Økonomiske spørgsmål... 124 15.3 Metodens vægt i projektet... 125 15.4 Øvrige perspektiver... 125
Kildekritik... 127 Interview... 127 Faglitteratur... 127 Internettet... 128 Litteraturliste... 131 Appendiks A: Objektorienteret Analyse og Design Bilag 1: Interview med Eigil Johansen 2: Ordliste 3: Startside 4: Søgeresultat 5: Resultatvindue 6: Informationsvindue 7: Flowdiagram 8: CD med diverse scripts mv.
1 Indledning Indledning Temaet for Landinspektøruddannelsens 7. semester er Geografiske InformationsSystemer - også kaldet GIS. Det er ikke muligt at finde en kort og præcis definition af GIS i litteraturen, idet GIS er en kompleks størrelse, som har utallige anvendelsesmuligheder indenfor mange forskellige faggrupper. Afhængig af om det er en bruger, dataindsamler, systemudvikler etc., som anvender GIS, spænder opfattelsen af dette vidt. Den overordnede opfattelse er dog, at GIS er en metode til at knytte kortdata sammen med stedfæstede registerdata og således præsentere og analysere registerdata ved hjælp af kort. Oprindelsen af geografiske informationssystemer kan føres tilbage til begyndelsen af 1960 erne, hvor de første forsøg med grafisk databehandling blev udført i USA og Canada. I Danmark blev GIS først for alvor en realitet i slutningen af 1970 erne, da naturgasselskaberne skulle bruge kort til projektering af naturgasledninger samt til efterfølgende vedligeholdelse af disse. GIS havde på dette tidspunkt netop været anvendt til dette formål andre steder i verden med stor succes, hvilket blev startskuddet til fremstillingen af digitale kort i Danmark, og dermed fremstillingen af det grafiske grundlag for geografiske informationssystemer i Danmark. Mens opmærksomheden i 1980 erne var rettet mod dataindsamling og udvikling af stand-aloneløsninger 1, blev blikket med etableringen af internettet i midten af 1990 erne rettet mod dataformidling og udvikling af systemer, som hele verden kunne have adgang til. [Balstrøm m.fl., 1994, p. 1-7], [Balstrøm m.fl., 1999, p. 1] Fordelene ved GIS er for det første, at det er et effektivt værktøj til hurtigt at organisere store mængder af data og derefter analysere disse. For det andet er det med GIS muligt hele tiden at præsentere de nyeste data, idet ajourføring af register- og kortdata sker løbende. Det er derfor ikke underligt, at GIS i dag finder stor anvendelse indenfor både den private og offentlige sektor til markedsanalyser, administration, formidling etc. Som eksempel på GIS anvendt til markedsanalyser kan nævnes Stockmann-gruppen A/S, som ved hjælp af GIS analyserer sig frem til, hvor det er mest hensigtsmæssigt at placere nye butikker. Et eksempel på GIS anvendt til administration ses hos Danmarks JordbrugsForskning, som i forbindelse med støtteordninger til landbruget anvender GIS til at kontrollere, om landmændene har opgivet det korrekte areal, således at landmændene kun får den støtte, de er berettiget til. Til sidst kan GIS anvendt til formidling eksemplificeres ved, at amter og kommuner distribuerer henholdsvis regionplaner og kommuneplaner på nettet til almindelig borgerinformation. Blandt andet har Aalborg Kommune i samarbejde med COWI, Informi GIS og SAS Institute udviklet Det aktive Aalborgkort. Her kan borgeren indtaste sin adresse, matrikelnummer eller andre stedbestemte oplysninger, og dermed få vist kommuneplanrammer for netop dette geografiske sted. [www.stockmann.dk], [www.detaktiveaalborgkort.dk], [Pedersen, 2002] Ifølge Studieordningen er formålet med projektarbejdet på landinspektøruddannelsens 7. semester: at give de studerende en indgående viden om de teorier og metoder, der anvendes i forbin- 1
InternetGIS til boligsøgning delse med udvikling, etablering og drift af edb-baserede informationssystemer indeholdende stedfæstede data om såvel fysiske som administrative og retlige forhold. Formuleringen i Studievejledningen giver mulighed for at arbejde indenfor en stor spændvidde; fra at orientere projektet mod at løse et konkret problem til alternativt at tage sigte på at opnå indsigt i de metoder og teknikker, der benyttes til udvikling og anvendelse af GIS. Mulighederne for at arbejde med GIS på Landinspektøruddannelsens 7. semester er altså mangfoldige. Projektgruppen har valgt at arbejde med et konkret problem, der omhandler GIS via internettet. [Studievejledningen, 2002, p. 5-7] Projektgruppen har endvidere ønsket at arbejde med en teknisk tilgang til GIS-temaet, hvorfor projektet vil omhandle konstruktion af en GIS-applikation 2. Herunder finder projektgruppen det, i forlængelse af den overordnede opfattelse af GIS, relevant at udforme sin egen definition af GIS. Definitionen lyder som følgende: GIS er en kombination af hardware og software, som gør det muligt at indsamle, lagre, bearbejde, forespørge på, analysere og visualisere geografisk data. 2
2 Projektets opbygning Projektets opbygning Dette kapitel har til formål at formidle, hvorledes den overordnede projektstruktur ser ud. Først vil en generel model for projektopbygning blive præsenteret, hvorefter modellen for netop dette projekt vil blive illustreret. Til sidst vil den overordnede projektstruktur fremgå. 2.1 Projektets hovedelementer I det problemorienterede projektarbejde er det problemløsning, der er sat fokus på. Da ikke alle problemer kan løses på samme måde, er det selve problemet bag et projekt - altså problemformuleringen, der bliver af afgørende betydning for, hvilke elementer der skal inddrages i et projekt. Det er ikke muligt at sige nøjagtigt, hvilke elementer der konkret bør indgå i projektarbejdet, men det er dog muligt at pege på fire hovedelementer, der bør indgå. Disse fire hovedelementer er illustreret på figur 2.1. Problemformulering Teori Empiri Konklusion Figur 2.1: Videnskabsprocessens hovedelementer og arbejdsgang. [Andersen, 1997, p. 30] Problemformulering: Teori: Empiri: Konklusion: En kort fremstilling af hvilket problem der gennem projektarbejdet ønskes en løsning på. Denne kan fremstå på to måder. Enten via konkrete spørgsmål eller via fremsættelse af påstande, der skal besvares gennem projektet. En fastsat model, som anvendes til at belyse et emne, hvorefter et fornuftigt resultat fremkommer. En teori løser altså et problem. Her foregår dataindsamling og -bearbejdning med det formål at opnå større kendskab til virkeligheden. Leder ofte frem til den teori, der skal anvendes. Svaret på problemformuleringens spørgsmål, som skal afspejle den erkendelse og nye viden, som er opnået gennem arbejdet med projektet. 3
InternetGIS til boligsøgning Pilene i figuren henviser til forskellige former for analyser, der foretages i projektarbejdet for at knytte de fire hovedelementer sammen. [Andersen, 2002, p. 29-35] Rækkefølgen af elementerne vil afhænge af det projekt, der er under udarbejdning. Endvidere er projektarbejdet en iterativ proces, og derfor vil de enkelte elementer ofte gå igen flere gange, da ny viden kan medføre inddragelse af nye teorier. Projektgruppen har i dette projekt valgt at arbejde med GIS på internettet, jf. 1 Indledning, hvilket nærmere betegnet omfatter udviklingen af en GIS-applikation, som kan håndteres via internettet. Forløbet i dette projekt er illustreret i figur 2.2. 4a Problemformulering 1 3 Teori 4b Empiri 2 Konklusion 5 Figur 2.2: Projektets opbygning. Nummereringen vil blive forklaret i det følgende: 1: Som nævnt i indledningen har projektgruppen som udgangspunkt for projektet valgt at arbejde med en konkret problemstilling, nemlig GIS via internettet. På baggrund af denne problemstilling opstilles først en løs problemstilling - det initierende problem. 2: I den indledende analyse foretages forskellige empiriske undersøgelser, hvorved der opnås kendskab til problemfeltet. 3: De empiriske undersøgelser danner tilsammen grundlag for udarbejdelsen af den endelige problemformulering, der indkredser, beskriver, afgrænser og præciserer problemet. 4
Projektets opbygning 4a: Løsningen af problemet medfører inddragelse af specifikke teorier, herunder inddragelse af en metode til systemkonstruktion. Hvilken metode, der vælges til systemkonstruktion, beskrives senere i kapitel 6 Valg af metode. 4b: Løsningen af problemet kræver endvidere inddragelse af yderligere empiriske undersøgelser, således at problemformuleringen kan besvares. 5: Afslutningsvis udarbejdes en konklusion, hvori erkendelse samt den nye viden, der er opnået gennem projektarbejdet, afspejles. Hvis nye problemområder eventuelt opstår, kan processen foretages igen. På baggrund af ovenstående punkter er projektets overordnede opbygning blevet udledt. Opbygningen ses af figur 2.3. Initierende problemstilling Indledende analyse Problemformulering Systemkonstruktion Konklusion Figur 2.3: Projektets opbygning. 5
6 InternetGIS til boligsøgning
3 Initierende problemstilling Initierende problemstilling Udgangspunktet for projektet er en situation, som stort set alle unge mennesker før eller siden vil komme til at opleve; nemlig boligsøgning. Ofte er det i forbindelse med optagelsen på et studie, at unge flytter hjemmefra, hvilket i studiestartsperioderne medfører et stort pres på boligmarkedet i de større byer i Danmark. Der er i denne periode stor efterspørgsel på de bedste og billigste boliger, og det kan godt være svært at overskue for en ung boligsøgende fra København, der søger bolig i Aalborg. Det er derfor oplagt at anvende internettet som værktøj til boligsøgning. I Aalborg er Anvisning af Kollegie- og Ungdomsboliger (AKU) den centrale formidler af de fleste kollegieog ungdomsboliger i Aalborg Kommune. Det er via AKU s hjemmeside muligt at ansøge om kollegie- og ungdomsboliger, hvilket mange unge boligsøgende benytter sig af. I resten af rapporten omtales Aalborg Kommune blot som Aalborg. Projektgruppens medlemmer har alle været i den situation at skulle søge en bolig og har i denne forbindelse anvendt AKU s hjemmeside til boligsøgning. Idet ingen af projektgruppens medlemmer på boligsøgningstidspunktet har haft et indgående kendskab til Aalborg, har projektgruppens medlemmer oplevet det som en mangel ved hjemmesiden, at det ikke er muligt at se, hvor de forskellige boliger er placeret i Aalborg. Yderligere er det ikke muligt at se, hvor de enkelte boliger er placeret i forhold til de faciliteter Aalborg tilbyder som f.eks. uddannelsessteder. Med de teknologiske muligheder, der findes i dag, undrer det derfor projektgruppen, at AKU ikke tilbyder denne service til de boligsøgende. Den initierende problemstilling lyder derfor som følger: Hvorfor er det ikke muligt via AKU s hjemmeside at se, hvor de enkelte kollegie- og ungdomsboliger er placeret i Aalborg, og hvorfor er det ikke muligt at se disse boliger i forhold til de faciliteter, Aalborg yderligere tilbyder? Med henblik på at klarlægge ovenstående problemstilling, har projektgruppen kontaktet AKU. Projektgruppen har for at fastslå, at problemet er reelt, fundet det hensigtsmæssigt at belyse, hvordan AKU som organisation er opbygget med hensyn til bl.a. medarbejdere og arbejdsprocesser. 7
8 InternetGIS til boligsøgning
4 Indledende analyse Indledende analyse Formålet med dette kapitel er at belyse AKU som organisation. Det gøres for at kunne besvare den initierende problemstilling. En empirisk metode til hurtigt at indsamle information om AKU er ved hjælp af et interview. Et interview er en kvalitativ metode til vidensindsamling, hvilket betyder, at dataindsamleren får en hurtig tilgang til de ønskede data i modsætning til kvantitative metoder til vidensindsamling, som f.eks. kan være spørgeskemaundersøgelser. Projektgruppen har derfor kontaktet AKU, hvilket har ført til et interview med den daglige leder af AKU, Eigil Johansen. Ulempen ved interviewmetoder er, at den, for at give et repræsentativt billede af organisationen, vil kræve, at hovedparten af medarbejderne interviewes. Indholdet af interviewet vedrører imidlertid arbejdsgangene og den daglige ledelse af AKU, hvorfor ét interview er tilstrækkeligt for at opnå et repræsentativt billede af AKU s organisation. Inden interviewet blev udført, blev der forberedt nogle overordnede spørgsmål, som interviewet tog udgangspunkt i. Projektgruppen har endvidere undersøgt AKU s hjemmeside samt undersøgt institutionens vedtægter, hvilke også begge er kvalitative metoder. På baggrund af ovenstående datakilder har projektgruppen foretaget en indledende analyse af AKU. Dermed har projektgruppen fået indblik i, hvordan organisationen AKU fungerer i dens daglige virke. Det overordnede indhold af den indledende analyse fremgår af figur 4.1. Indledende analyse Beskrivelse af AKU Først vil AKU som organisation blive gennemgået med hensyn til tilhørsforhold og organisation, efterfulgt af en beskrivelse af medarbejdernes arbejdsopgaver. Herefter vil de problemer, der findes i AKU, samt de ønsker til forbedringer, som AKU selv har, blive ridset op. Interviewet kan læses i bilag 1. 4.1 Beskrivelse af AKU Ifølge AKU s vedtægter er AKU: Problemer og ønsker i AKU Problemformulering Figur 4.1: Indhold af indledende analyse. Den indledende analyse vil danne baggrund for problemformuleringen....en forening, der varetager samarbejdet mellem de almene boligorganisationer, selvejende ungdomsboliginstitutioner og Aalborg Kommune om fælles anvisning af ungdomsboliger. AKU står først og fremmest for formidlingen af statsstøttede kollegie- og ungdomsboliger. Disse er forbeholdt studerende. Derudover formidler AKU også private boliger, hvilket kommer ikke-studerende til gode. AKU er et godt udgangspunkt for tilflyttere, der ikke kender byen, men kan også benyttes af lokale unge på 9
InternetGIS til boligsøgning jagt efter deres første bolig. Boligerne, der formidles, er både værelser og lejligheder, hvilket gør udbuddet meget varieret. AKU blev oprettet den 1. maj 2000 og erstattede IFAK (Indstillingsudvalget For Aalborgs Kollegier), der kun formidlede kollegieboliger [www.auc.dk]. 4.1.1 Tilhørsforhold og organisation AKU s tilhørsforhold ses af figur 4.2. AKU fungerer som en selvejende forening, hvis aktiviteter hovedsagelig finansieres af foreningens medlemmer. Medlemmerne er først og fremmest de almene boligorganisationer og selvejende ungdomsboliginstitutioner, som har offentligt støttede ungdomsboliger. Derudover kan også private bygherrer og organisationer, som ikke har offentligt støttede ungdomsboliger, være medlemmer. Aalborg Kommune Selvejende ungdomsboliginstitutioner Social- og sundhedsforvaltningen AKU Almene boligorganisationer Ungdomsvejledningen Figur 4.2: AKU s tilhørsforhold. Private bygherrer og organisationer AKU har tætte relationer til Aalborg Kommune, idet det i sin tid var en byrådsbeslutning, der bevirkede, at formidlingen og fordelingen af boliger skulle foregå på baggrund af en fælles opskrivning. Relationerne kommer bl.a. til udtryk i samarbejdet med Ungdomsvejledningen og Social- og sundhedsforvaltningen. Førstnævnte lægger lokaler til og dækker kopieringsudgifter, mens sidstnævnte finansierer formidlingen af de private boliger, da denne formidling ikke kun er til gavn for unge studerende, men også for forvaltningens klienter. Har AKU underskud på budgettet, dækker Aalborg Kommune underskuddet. Figur 4.3 viser, hvordan AKU er organiseret. Øverste myndighed i AKU er repræsentantskabet, som mødes en gang hvert halve år. Repræsentantskabet er bl.a. ansvarlig for valg af AKU s bestyrelse samt godkendelse af regnskab og budgetter. Desuden diskuteres fælles problemer for kollegie- og ungdomsboligerne. 10 Repræsentantskabet vælges for to år ad gangen og sammensættes ifølge vedtægterne af: To repræsentanter fra hver almen boligorganisation (en fra bestyrelsen og en fra beboerrådet). To repræsentanter fra hver selvejende ungdomsboliginstitution (en fra bestyrelsen og en fra beboerrådet). Fire repræsentanter fra de studerende.
Indledende analyse Repræsentantskabet bestående af 62 medlemmer vælger Formand: Markus Sørensen Bestyrelsen bestående af ni medlemmer ansætter Administrationen bestående af fire medarbejdere Kontorleder: Eigil Johansen Figur 4.3: AKU s organisation. To repræsentanter fra Aalborg Kommune. En repræsentant fra tilsynet med det støttede boligbyggeri (alene observatørstatus). AKU s bestyrelse står for den overordnede ledelse og drift af AKU. Foruden budgetlægning og regnskabsaflæggelse udstikker bestyrelsen rammerne for den daglige drift. Dette omfatter bl.a. fastlæggelse af de fælles anvisningskriterier og behandling af dispensationsansøgninger. Bestyrelsen, der bliver valgt for to år ad gangen, mødes en gang om måneden og består af: Tre repræsentanter fra de almene boligorganisationer. Tre repræsentanter fra de selvejende ungdomsboliginstitutioner. To repræsentanter for de studerende. En repræsentant fra Aalborg Kommune. Formanden for bestyrelsen er ligeledes formand for repræsentantskabet. I øjeblikket hedder formanden Markus Sørensen. I kraft af formandsskabet står han for en overvejende del af forhandlingerne og kontakten udadtil. Ved afstemninger i både repræsentantskab og bestyrelse har han dog som alle andre kun en stemme. Det vil sige, at der for begge organers vedkommende er tale om kollegiale forhold, hvor alle er lige. Den daglige drift varetages af en administration ansat af bestyrelsen. Administrationens hovedopgave er at anvise kollegie- og ungdomsboliger efter de anvisningskriterier, der er opstillet af bestyrelsen. Foruden kontorlederen Eigil Johansen er der ansat tre kontorassistenter. Arbejdsopgaverne fordeles ligeligt mellem de fire medarbejdere. Dog tager Eigil Johansen sig af de ansøgninger til boliger, som indeholder dispensations- 11
12 InternetGIS til boligsøgning spørgsmål samt administrationen af hjemmesiden. Administrationen af hjemmesiden begrænser sig, efter Eigil Johansens eget udsagn, til det mest nødvendige, og kræver ikke særlige IT-kundskaber. 4.1.2 Medarbejderne og deres arbejdsopgaver Som tidligere nævnt varetages den daglige administration af AKU af fire medarbejdere, som alle er uddannede kontorassistenter. Til daglig bestrider medarbejderne i grove træk den samme stilling, som primært indebærer rådgivning af boligsøgende og nuværende beboere samt ajourføring af diverse oplysninger. Arbejdsopgaverne træder bedst i karakter ved en gennemgang af et typisk sagsforløb. Et sådant fremgår af figur 4.4. Søgning efter kollegie- og ungdomsboliger i Aalborg For en boligsøgende i Aalborg uden forudgående kendskab til byen og boligmarkedet, er AKU et godt udgangspunkt for boligsøgning. Blandt andet henviser Aalborg Kommune på deres hjemmeside til AKU s hjemmeside. Figur 4.5 viser startvinduet på AKU s hjemmeside. Hjemmesiden servicerer både internetbrugere uden forudgående kendskab til AKU men indeholder også funktioner, som udelukkende kan benyttes af ansøgere, der er skrevet op til en bolig. En førstegangsbesøgende på hjemmesiden læser formodentlig som det første startvinduet. Her rådes den boligsøgende til at udfylde en ansøgning og derefter væbne sig med tålmodighed, idet det kan tage lang tid, inden den ansøgte bolig bliver ledig. På ansøgningen skal der udover diverse personlige oplysninger anføres hvilke boliger, vedkommende ønsker at blive skrevet op til. Derfor er der også på hjemmesiden en oversigt over alle boliger samt en beskrivelse af de forskellige kollegie- og ungdomsboliger. Oversigten siger dog ikke noget om boligernes geografiske placering udover bydelsnavnet, hvilket lader en boligsøgende uden forudgående kendskab til byen sidde tilbage med spørgsmål. Disse kan blandt andet omhandle boligens placering i forhold til andre ting af interesse, som f.eks. uddannelsessteder. Derudover kan en boligsøgende være i tvivl om ventetid, og hvad vedkommende skal Søgning efter kollegie- og ungdomsbolig i Aalborg Opskrivning til bolig Genansøgning til bolig Boligtilbud Flytning fra bolig Figur 4.4: En ansøgers sagsforløb over en årrække. stille op, hvis ikke der er en bolig ledig inden studiestart. AKU s medarbejdere er vant til at svare på disse spørgsmål og tager sig god tid til at hjælpe den enkelte boligsøgende. Somme tider nøjes de med at henvise til hjemmesiden, idet den indeholder et uddybende svar, og således spares der tid. Opskrivning til bolig Ansøgningsskemaer til boliger kan rekvireres på kontoret, men det er også muligt at ansøge via hjemmesiden. Ansøgningsskemaet udfyldes med de oplysninger, der er nødvendige, og sendes til AKU, hvorefter den boligsøgende modtager en bekræftelse på modtagelsen via e-mail eller brev. Hos AKU er det medarbejdernes opgave at taste den boligsøgende ind i AKU s ansøgerkartotek, EG-bolig. Kartoteket omfatter
Indledende analyse Figur 4.5: Startvinduet på AKU s hjemmeside. udelukkende ansøgere, hvilket vil sige, at ansøgeren bliver slettet, så snart denne accepterer et boligtilbud. Det er dog muligt at ansøge om en anden bolig, selvom ansøgeren i forvejen er bosiddende i en af de boliger, der administreres af AKU. I forbindelse med indtastningen af ansøgere placeres de ud fra de opgivne oplysninger i bestemte grupper af boligsøgende. Placeringen foretages i overensstemmelse med de anvisningskriterier, bestyrelsen har udarbejdet og vedtaget. Gruppen er bestemmende for placeringen på ventelisten. Som eksempel kan nævnes, at udenamtsansøgere, hvilket vil sige ansøgere fra andre amter end Nordjyllands Amt, får en bedre placering på ventelisten end indenamtsansøgere. Ligeledes kan andre personlige oplysninger, som f.eks. psykiske problemer eller fysiske handicaps, være bestemmende for, i hvilken gruppe en ansøger bliver placeret. Genansøgning til bolig Hvert halve år skal alle ansøgere sørge for at genansøge, idet det for AKU er væsentligt at vide, om ansøgerne stadig er interesserede i at få tildelt en bolig. AKU minder om genansøgningen på hjemmesiden, og udsender breve, ifald der ikke er blevet genansøgt. Når ansøgeren ikke at genansøge inden for tidsfristen, slettes denne fra kartoteket. 13
14 InternetGIS til boligsøgning Boligtilbud Efterhånden som tiden går, forbedres en ansøgers placering på ventelisten, og med tiden vil denne få det første boligtilbud. Det er muligt at afslå fire gange, inden en ansøger igen placeres bagerst i køen til en bolig. AKU s medarbejdere sørger for, at de rette ansøgere får tilbuddet og sørger også for, at en ansøger, som har afslået et boligtilbud fire gange, ryger bagest i køen. Så længe ansøgeren er bosiddende i en af de boliger, AKU administrerer, skal ansøgeren kunne dokumentere, at vedkommende er studerende. Dette gøres ved at indsende en kopi af ens studiekort en gang om året, hvorefter medarbejderne ajourfører oplysningerne. Flytning fra bolig Er ansøgeren ikke længere interesseret i at bo i den tildelte bolig, skal opsigelsen indleveres i underskreven tilstand på AKU s kontor. Medarbejderne hos AKU tager herefter kontakt til de involverede parter som f.eks. boligorganisationen og boligstøttekontoret. Er alt i orden meldes boligen klar, og der tages kontakt til de øverste på ventelisten. Alternativ løsning på boligproblemet På AKU s kontor er der mulighed for at kigge i nogle mapper indeholdende boligformidling af forskellige private værelser og lejligheder. Mapperne ajourføres af medarbejderne, der modtager boligopslagene per telefon eller direkte på kontoret. Ydermere skal de sørge for, at hvert boligopslag kun afgives to gange per dag for at forhindre for mange opkald hos den private udlejer. AKU s medarbejdere gør ved udleveringen af mapperne opmærksom på, at selvom de private boligopslag findes i mapper hos AKU, er det ikke ensbetydende med kvalitet og overkommelige priser. 4.2 Problemer og ønsker i AKU Formålet med dette afsnit er at finde frem til de problemer og ønsker, som eksisterer i AKU. Disse problemer og ønsker er fremkommet gennem interviewet med Eigil Johansen. Analysen skal klarlægge de områder, hvor formidlingen af kollegie- og ungdomsboliger i AKU kan forbedres. Efter at have betragtet AKUs hjemmeside er det muligt at påpege mangler ved denne. Disse mangler samt andre problemer er gennem interviewet med Eigil Johansen blevet uddybet. Det viser sig, at det ikke kun er hjemmesiden, som trænger til at blive fornyet. Selve administrationen lider under manglende midler til at lette det daglige arbejde. Dette har resulteret i, at der gennem interviewet også er blevet påpeget mange ønsker fra administrationens side. Disse mangler og ønsker vil blive gennemgået kronologisk som i foregående afsnit, fra en person begynder at lede efter en bolig i Aalborg, til denne person fraflytter sin lejlighed, jf. figur 4.4. Desuden gennemgås de øvrige problemer og ønsker, som ikke falder indenfor de kategorier, figuren indeholder. 4.2.1 Søgning efter kollegie- og ungdomsboliger i Aalborg Hos AKU bliver det meste af tiden i sommermånederne brugt på at besvare telefonopkald fra unge rundt
Indledende analyse om i Danmark. Disse omfattende telefonopkald omhandler bl.a. placeringen af kollegie- og ungdomsboligerne i Aalborg, jf. 4.1.2 Medarbejderne og deres arbejdsopgaver. Dette problem kan eventuelt afhjælpes, hvis der på hjemmesiden indlægges et kort, hvor boligernes placeringer er indtegnet. Yderligere ser Eigil Johansen det også som en stor fordel, at der på kortet er indtegnet uddannelsessteder, da dette for nogle af de boligsøgende spiller en rolle i valget af bolig. Ligeledes vil links til boligorganisationerne også være en fordel, da de unge herved har mulighed for at blive skrevet op til en almennyttig bolig andre steder end hos AKU. Herved kan presset hos AKU muligvis mindskes. Generelt efterspørger Eigil Johansen en bedre hjemmeside, som servicerer de boligsøgende optimalt, således at der vil være mulighed for at få besvaret mere eller mindre alle spørgsmål ved hjælp af hjemmesiden. 4.2.2 Opskrivning til bolig Når en ansøgning modtages hos AKU, kontrolleres den opgivne folkeregisteradresse kun i de tilfælde, hvor en medarbejder har mistanke om forfalskning af den opgivne adresse. Årsagen, til at der bliver løjet om folkeregisteradressen, er, at en ansøger har mulighed for at kommer højere op på ventelisten, hvis der opgives en såkaldt udenamtsadresse i stedet for en indenamtsadresse. Det er meget få sager, der bliver kontrolleret. Det vil derfor være en stor fordel, hvis der kan udarbejdes et system, hvor hver eneste nye ansøgning bliver tjekket med hensyn til folkeregisteradressen. Denne kontrol kan være en onlineforbindelse fra AKU til folkeregistret. Undertiden hænder det, at nogle søger på lejligheder, de ikke er berettiget til. Som et eksempel på dette kan nævnes par, der søger på etværelses lejligheder. Dette er ikke tilladt, men som systemet er i dag, sker der først en kontrol i forbindelse med, at et boligtilbud sendes ud. Et par kan altså have stået som ansøgere til en etværelses lejlighed i et halvt år, men først når dette par står øverst på ansøgerlisten, og boligen skal udlejes foretager medarbejderne på AKU en kontrol. Nogle gange er der så travlt i administrationen, at disse ting bliver gjort for hurtigt, hvorved en bolig tilbydes til personer, som ikke må bo i lejligheden. Disse tilfælde kan undgås, hvis der allerede ved indtastningen af ansøgere foretages en kontrol af, om ansøgerne overhovedet har lov til at bo i den lejlighed, de søger på. En anden mulighed er, at det f.eks. ved paransøgninger ikke skal være muligt at indtaste nummeret på en etværelses lejlighed. Som tingene foregår i dag, er det under indtastningen af en ansøger, at medarbejderne manuelt skal indplacere disse personer det rigtige sted på ventelisten. Dette gøres ved at placere ansøgeren i en bestemt gruppe. Her bør det være muligt at udarbejde et programmel, der automatisk indplacerer en ansøger på ventelisten i den rigtige gruppe. Langt de fleste af kriterierne og ansøgningerne kan vurderes objektivt, og på denne måde vil menneskelige fejl kunne undgås. I forbindelse med dette påpeger Eigil Johansen selv et problem, da det i dag ikke er muligt at bede systemet undersøge, om en eventuel ansøger allerede eksisterer i boligkartoteket. Det vil sige, at når en ny ansøger indtastes, undersøges det ikke, om vedkommende i forvejen er bosiddende i en af de boliger, AKU administrerer. Hvis ansøgeren er dette, skal vedkommende 15
InternetGIS til boligsøgning placeres i øverste gruppe på ventelisten. Som det foregår i dag, skal en ansøger selv sørge for at sende et opgraderingsbrev med. En løsning på dette kan være et programmel, der ved en ny ansøgerindtastning automatisk starter en undersøgelse af, om personen allerede er at finde i AKUs boligkartotek. Et andet problem i denne sammenhæng, som også kan løses med udarbejdelsen af et programmel er, at indenamtsansøgere først efter et halvt år på ventelisten har optjent anciennitet nok til at rykke op i den gruppe, hvor udenamtsansøgere starter. I øjeblikket foregår den proces således, at en medarbejder f.eks. den 1. november udprinter en liste med alle ansøgere, og herefter lokaliserer dem, der har søgt før den 1. maj. Herefter foregår en manuel oprykning af disse ansøgere til en bedre gruppe. Denne proces bør ske automatisk. Meget af den tid personalet på AKU bruger på at tale i telefon skyldes også, at det på nuværende tidspunkt ikke er muligt at se på hjemmesiden, hvad en placering som f.eks. nummer 25 til en bolig vil sige. Derfor ringer mange og spørger, hvad denne placering betyder. Eigil Johansen mener, dette kan løses ved under hver boligtype at lave vejledende ventelistetider. Der kan eventuelt stå, at en ny ansøger skal påregne, at der går halvandet år inden en bestemt bolig kan tilbydes. 4.2.3 Genansøgning til bolig Hvert halvår skal en ansøger lave en genansøgning, hvilket vil sige, at der skal gøres opmærksom på, at vedkommende stadig er interesseret i den ansøgte bolig. For at dette kan lade sig gøre i praksis, starter Eigil Johansen med på hjemmesiden at gøre opmærksom på, at det nu er tid til at genansøge. Hvis en ansøger så ikke har genansøgt indenfor en bestemt tidsfrist, udsender AKU et brev til ansøgeren om, at vedkommende skal huske at lave denne genansøgning. Mange af AKU s ansøgere tjekker ikke hjemmesiden og med ca. 2.000 ansøgere, bliver det til et temmelig stort beløb i porto. Ved at ansøgerne giver AKU lov til at anvende en e-mailadresse til at minde om, at denne genansøgning skal afleveres, kan AKU spare ressourcer. Dette arbejdes der i øjeblikket på fra bestyrelsens side. En anden ulempe for AKU er, at folk ikke melder adresseændring, hvilket bevirker, at AKU f.eks. sidste gang, de sendte genansøgninger ud, fik ca. 500 breve retur, idet folk ikke længere bor på den opgivne adresse. Dette anses som et fuldstændigt unødvendigt spild af ressourcer. 4.2.4 Boligtilbud I teorien har en ansøger mulighed for at takke nej til boligtilbud fire gange, men efter den fjerde gang bliver ansøgeren rykket bagerst i ansøgerkøen. I praksis fungerer det dog sådan, at det er en medarbejder, der sidder og finder ud af, hvem et boligtilbud skal sendes ud til. Under hver enkelt ansøgers historik er det muligt at se, hvor mange gange der er blevet takket nej til et boligtilbud. Hvis medarbejderen har travlt, er det ikke altid, at denne kontrol foregår grundigt, hvorfor der nogle gange bliver sendt boligtilbud ud til ansøgere, der allerede har takket nej til en bolig fire gange. Allerede når ansøgeren takker nej fjerde gang, bør vedkommende placeres bagerst i ansøgerkøen, og denne proces bør kunne foregå automatisk. 16
Indledende analyse Eigil Johansen ser det som en fordel, hvis det kan lade sig gøre at sende et boligtilbud ud via e-mail, men det forudsætter, at AKU af de boligsøgende får lov til at afvikle tilbudsgivningen på denne måde. Der er heller ikke internt i organisationen endnu givet grønt lys for denne fremgangsmåde. En anden mulighed, der på nuværende tidspunkt ligger lige for er, at der automatisk udprintes boligtilbud til de næste i køen, når en bolig bliver ledig. I dag skal medarbejderne selv finde de personer, som står øverst på ventelisten, hvorefter der printes boligtilbud ud til de otte, som står øverst. Efterfølgende sendes boligtilbuddet med posten. I dag er det på hjemmesiden muligt at finde boliger, som skal udlejes med det samme. Dette kan skyldes, at en ansøger, der har sagt ja til en bolig, er hoppet fra i sidste øjeblik, og boligen derfor allerede står klar til indflytning. En sådan bolig følger ikke de normale udlejningskriterier, da disse er for langsommelige. Det vil altså sige, at boligen således kan blive udlejet til en person, som ligger langt nede på ventelisten. Årsagen til, at AKU vælger denne løsning i forbindelse med disse boliger, er, at processen med at sende breve endnu engang til de personer, som står øverst på ventelisten er for langsom. Boligen skal simpelthen lejes ud hurtigst muligt, da boligforeningerne ellers mister penge, hvis lejlighederne står tomme. Ved at gå ind på hjemmesiden er det muligt at få information om sådanne lejligheder. Et ønske fra administrationens side er, at disse boliger i stedet skal tilbydes til ansøgere, der har takket ja til at få tilbud om en sådan lejlighed via e-mail. På denne måde vil en bolig komme ud til flest mulige interesserede på en billig og hurtig måde. 4.2.5 Flytning fra bolig I forbindelse med fraflytning skal den studerende udprinte en opsigelse fra hjemmesiden og herefter i underskrevet tilstand aflevere den hos AKU. Et ønske er i stedet, at dette kan foregå elektronisk, hvis den elektroniske underskrift bliver opfundet. Herved vil en opsigelse kunne sendes med e-mail og derved lette processen for vedkommende, der opsiger en lejlighed. 4.2.6 Øvrige problemer og ønsker Det største problem for AKU er, som mange andre steder, at organisationen har et meget stramt budget. Alene en ting som ekstra portoudgifter kan medføre underskud. Derfor er det muligt at sige, at grunden til, at hjemmesiden ikke er bedre, er, at der ikke er penge til at få udarbejdet den ønskede hjemmeside. Da ingen af medarbejderne selv er gode nok til at programmere, skal en ny hjemmeside altså købes andetsteds. EG-bolig, der håndterer hele udlejningssystemet, er lavet til at indeholde medlemskartoteker. Det vil sige, at enhver ny ansøger får et medlemsnummer. Jo lavere medlemsnummer den boligsøgende har, jo bedre er vedkommende stillet. Hos AKU arbejdes der ikke med medlemsnumre, men med ansøgernumre, hvilket besværliggør processerne en smule. Med et ansøgernummer er det ikke givet, at et lavt nummer er bedre end et højt nummer. Her er det også afgørende, om den boligsøgende er indenamtsansøger eller udenamtsansøger, om vedkommende er fysisk eller psykisk handicappet etc. Da EG-bolig ikke er designet til at håndtere ansøgernumre, medfører dette som før nævnt, at medarbejderne hos AKU selv skal indplacere 17
InternetGIS til boligsøgning ansøgerne på ventelisten. Et modul til hjemmesiden, som kan håndtere ansøgernumre, vil altså være en god ide. Et generelt problem er som tidligere nævnt, at AKU ikke har særlig mange penge. Som nævnt gennem hele dette afsnit kan forskellige e-maillister muligvis afhjælpe dette problem. Her skal det tilføjes, at der fra bestyrelsens side arbejdes på dette. Blandt andet undersøges i øjeblikket de juridiske omstændigheder. Slutteligt kan det nævnes, at den private boligformidling med fremlejeboliger og private lejeboliger bedre formidles til de studerende, hvis de lægges ind på hjemmesiden. En mulig teknisk løsning på dette problem kan være, at udlejeren selv udfylder en blanket, der ligger på hjemmesiden. Herefter bliver blanketten automatisk lagt ind på hjemmesiden. Blanketterne kan eventuelt blive opdateret hver uge for at undgå, at boliger, der ikke længere er ledige, stadig tilbydes. Siden skal altså fungere som udlejernes eget forum. AKU kan således ikke stilles til ansvar for noget. Et problem i denne forbindelse kan være, at de studerende tror, at AKU anbefaler disse lejligheder. Dette er ikke tilfældet, da medarbejderne på AKU ikke har ressourcer til at tage ud og se på hver eneste lejlighed. Derfor skal der stå på hjemmesiden, at det er på lejernes eget ansvar, og det ikke vides i hvilken stand, de private udlejningsboliger befinder sig i. En sådan teknisk løsning forudsætter, at de private udlejere har adgang til og er i stand til at bruge internettet. 4.3 Opsamling på indledende analyse AKU har ansvaret for den fælles anvisning af kollegie- og ungdomsboliger i Aalborg Kommune og drives først og fremmest af medlemmerne, der hovedsagelig består af de almene boligorganisationer samt selvejende ungdomsboliginstitutioner. Derudover bidrager Aalborg Kommune gennem enkelte af dens afdelinger til driften af AKU. AKU består som organisation af et repræsentantskab, en bestyrelse og en administration. Repræsentantskabet, hvor alle medlemmer er repræsenteret, er øverste myndighed. Denne vælger bestyrelsen, som bl.a. har til opgave at ansætte administrationen. Administrationen udgøres af fire kontormedarbejdere, hvis daglige gøremål er alsidige, men alle peger i retning af at rådgive hovedsagelig unge boligsøgende og anvise dem en bolig. Efter en gennemgang af problemer og ønsker i AKU er det muligt at kategorisere disse ud fra hvilken måde, de kan løses eller opfyldes på. Databasesystem Hovedparten af problemerne skyldes, at AKU ikke råder over et veludviklet databasesystem. Ved hjælp af automatiske forespørgsler og procedurer kan et sådant system løse en lang række af problemerne og arbejdsopgaverne. Med udgangspunkt i sagsforløbet drejer det sig om: Automatisk kontrol af oprindelig ansøgeradresse ved indtastning. 18
Indledende analyse Automatisk kontrol af legalitet af ansøgning om en bolig, som f.eks. ikke par i etværelses lejlighed. Automatisk kategorisering af ansøger og indplacering på venteliste. Automatisk kontrol af om ansøger i forvejen er bosiddende i AKU s lejligheder. Automatisk oprykning af indenamtsansøgere til udenamtsansøgere efter et halvt år. Automatisk udprintning af boligtilbud. Automatisk nedrykning af ansøgere efter fjerde afslag på boligtilbud. Et nyt EDB-modul til hjemmesiden, som kan håndtere ansøgernumre. Anvende e-mail Hvorfor ikke benytte sig af, at det er gratis at sende elektronisk post, for på den måde at spare på portoudgifter, papir og kopiering. Løsningsforslaget er på tale i bestyrelsen og vil efterfølgende kræve en accept fra den enkelte ansøger. E-mailen vil kunne afløse brevet på flere områder. Specielt i forbindelse med: Genansøgning til bolig. Udsendelse af boligtilbud, hvad enten de gives på baggrund af venteliste eller akut behov for udlejning. Online-forbindelse til register I to tilfælde vil en direkte online-forbindelse fra databasesystemet til folkeregistret kunne løse problemer hos AKU: Automatisk kontrol af oprindelig ansøgeradresse for på den måde at afsløre eventuelt snyderi. Automatisk opdatering af ansøgeradresser, så fejlforsendelser undgås. Elektronisk underskrift Ved at benytte sig af den elektroniske underskrift vil AKU i fremtiden være i stand til at ordne følgende opgaver over internettet: Afgivelse og accept af boligtilbud. Flytning fra bolig. Alternativt kan AKU overveje at anvende et system svarende til EG-bolig, hvor en person logger sig på med en personlig adgangskode og dermed kommer ind på en personlig side. Her vil det være muligt for AKU at afgive et boligtilbud til den boligsøgende, og det vil være muligt for den boligsøgende at acceptere et boligtilbud samt at opsige sin bolig. 19
InternetGIS til boligsøgning Bedre hjemmeside Ved at forbedre den nuværende hjemmeside ved hjælp af yderligere oplysninger og applikationer kan telefonbelastningen og dermed arbejdsbyrden hos AKU reduceres væsentligt. Hjemmesiden kan indeholde følgende: Vejledende oplysninger omkring ventetider på den enkelte bolig, hvilket kan spare medarbejderne for gang på gang at skulle vurdere ventetiden og samtidig gøre den boligsøgende opmærksom på, hvor svingende ventetiderne kan være. Spørgsmål angående boligernes placering i forhold til eksempelvis uddannelsessted kan besvares på hjemmesiden ved hjælp af et kort eller en applikation, der tager forbehold for den enkelte boligsøgendes oplysninger og situation. Som bekendt udgør disse en stor del af telefonbelastningen. Udviklingen af en applikation, som betjener de private udlejere, der har adgang til og kan benytte sig af internettet, vil aflaste medarbejderne med hensyn til telefonopkald, indtastning af oplysninger og servicering af boligsøgende på udkig efter en privat bolig. Løsningsforslagene er alle et spørgsmål om enten tid, penge, kvalifikationer eller velvilje i organisationen. De fleste af dem er en kombination, hvor penge eller tid indgår som afgørende faktorer. 20
5 Problemformulering Problemformulering Formålet med dette kapitel er at gøre rede for den endelige problemformulering, som danner udgangspunkt for den resterende del af projektet. Først vil der dog blive samlet op på det initierende problem. Herpå følger en afgrænsning af problemområdet i forhold til GIS og de tidsmæssige ressourcer. Afgrænsningen munder ud i den endelige problemformulering, der præciserer udgangspunktet for systemkonstruktionen. 5.1 Opfølgning på initierende problem Den indledende analyse har redegjort for AKU s organisation samt arbejdsopgaver og har klarlagt en række problemer og ønsker i AKU. Det er nu på baggrund af denne analyse muligt at følge op på den initierende problemstilling. Udgangspunktet for projektgruppens undren er i henhold til den initierende problemstilling, at det ikke er muligt at se kollegie- og ungdomsboligernes placering i Aalborg på AKU s hjemmeside. Det er ikke via hjemmesiden muligt at få vist et kort eller på anden måde få oplysninger om boligernes beliggenhed i forhold til andre steder af interesse. Af analysen fremgår det, at der hos AKU ikke har været de tilstrækkelige midler til at udvikle en ny hjemmeside, så den nuværende hjemmeside bygger primært på IFAK s gamle hjemmeside. De manglende midler har medført, at AKU s hjemmeside på flere områder er mangelfuld. Dette resulterer i problemer med omfattende telefoniske henvendelser specielt vedrørende boligernes placering, hvor medarbejderne må besvare de samme spørgsmål igen og igen. Den initierende problemstilling har endvidere vist, at AKU har mange problemer i forbindelse med den daglige drift af AKU. For eksempel vil en automatisering af flere forskellige arbejdsgange være ressourcebesparende for AKU. Disse problemstillinger er dog ikke GIS-relaterede, hvorfor projektgruppen ikke vil beskæftige sig med dem. Udfra resultatet af den indledende analyse, er det altså problemstillingen vedrørende en bedre hjemmeside, projektgruppen ønsker at beskæftige sig med. 5.2 Den endelige problemformulering Udviklingen af en helt ny hjemmeside til AKU vil kræve omfattende tidsmæssige ressourcer. En del af elementerne, herunder selve udarbejdelsen af hjemmesiden, omfatter ren programmering og har ikke direkte noget med GIS at gøre. Afgrænsningen sker således, at der lægges vægt på udviklingen herunder programmeringen af en GIS-applikation, som skal kunne håndtere visualisering af f.eks. boliger og uddannelsessteder udfra brugerbestemte afstandskriterier. Yderligere vil spørgsmål omkring opdatering af applikationen blive behandlet med henblik på, at AKU efter implementeringen af GIS-applikationen selv skal stå for vedligeholdelsen af denne. I det omfang det vil være relevant at inddrage dele af andre emner, vil dette ske løbende i projektet. Det gælder f. eks. i forbindelse med spørgsmål om datakvalitet. 21