WORKSHOP FOR LEDERE OG ANDRE MØDEANSVARLIGE IHERNING KOMMUNE Hvordan omsætter du god ledelse til god mødeledelse? 1
OM UDVIKLINGSKONSULENTERNE Internationalt arbejdende konsulentvirksomhed igennem 21 år. Kontor i Århus og København 18 konsulenter og 2 administrative medarbejdere Vi arbejder ud fra et organisationspsykologisk grundlag, og vores kernekompetence er at levere ydelser, der integrerer: 1) strategi- og forretningsudvikling, 2) leder- og organisationsudvikling, og 3) personlig vækst. Pia Stevn Chefkonsulent, CMC Pia er erfaren konsulent og har selv 19 års ledelseserfaring. Pias kernekompetencer vedrører bl.a. lederudvikling, organisationsudvikling, forretningsudvikling og strategi, innovation/vækst samt individuel rådgivning og coaching af ledere. Pia er Master i læreprocesser og ICF certificeret coach. 2
PROGRAM FOR DAGEN 08.30 Formål og program Præsentation, forventninger og bidrag. 09.00 Hvad går galt bud på alternativer Hvad går galt og hvad koster det? Undersøgelse af hinandens møder 10.30 Udvikling og styrkelse af dine møder Faciliteringsværktøjer: Metoder til opstart, afslutning, involvering, kvalificering af beslutninger, idégenerering, implementering og kommunikation af mødeoutput Myterog kærlig kant i mødeledelse: Styring af dialogen, håndtering af forskellige deltagertyper, visualisering og konkretisering. Anvende uenigheder og følelser til konstruktive bidrag 12.00 Frokost Fernisering inspirationer fra idévæg 12.45 Praktisktræning af mødeledelse og følgeskab med feedback (2hold 2 omgange) 15.00 Opsummering og deling af erfaringer 2x2: Hvad vil du forbedre, og hvordan skal det lykkes? 15.30 Tak for i dag, held og lykke med projekterne!
Lederskab og følgeskab i møder It takestwoto tango 1. Skriv på en grøn postit hvilket møde, du vil arbejde på at forbedre under/ efter workshop 2. Skriv på 2-3 gule postit, hvilke møder du også gerne vil have forbedret 3. Præsenter dig selv og din grønne postit
5 MØDELEDELSE I ET NYERE PERSPEKTIV KILDE: IB RAVN. FACILITERING LEDELSE AF MØDER, DER SKABER VÆRDI OG MENING Mødeleder Formål: Styre mødet igennem en dagsorden fra ende til anden Sikre behandling af alle punkter, opsummering og beslutninger Sikre alle formaliteter før, under og efter Styre talerlisten Fokus på Indhold, disciplin og styring. God ro og orden. Metoder Give ordet til den næste på talerlisten... og konkludere Bordet rundt. Gennemfører mødet trods dårlig stemning Vi går ikke for tæt på hinanden deltagerne skal ikke udlevere deres svagheder Mødefacilitator Formål Gøre det let for en gruppe at nå sit mål. At facilitere en gruppes energi og kommunikation på en sådan måde, at deres udbytte bliver langt større, end hvis de var overladt til sig selv. Skal give mening og værdi for deltagere, kunder og virksomhed Fokus på Indhold og form. Læring, videndeling, relationer og stemning. Involvering og energi. Opbygge tætte relationer, god stemning tillid, respekt, åbenhed og anerkendelse Metoder Kraftfulde spørgsmål, kreative dialoger, fælles idegenerering, udfordrende scenarier, refleksion, summe, stopper op når processen ikke virker, bruger uenigheder og følelser konstruktivt
MØDEDELTAGERS OPGAVE OG ANSVAR - I ET NYERE PERSPEKTIV 6 1. At forberede sig 2. At kende/sikre klart formål, forventet output og programmets relevans for løsning af egne opgaver/bidrag til andres 3. At bidrage aktivt og konstruktivt til mødets værdi - interessenters værditilvækst 4. At bidrage til godt samarbejde og god kommunikation 5. At overholde spilleregler 6. At bidrage konstruktivt med ideer, nyskabelser, kvalificerede beslutninger og resultater 7. At bidrage til klar forventningsafstemning og udførelse af beslutninger?
HVAD GÅR GALT, OG HVAD KOSTER DET Hvad koster det? Manglende dagsorden Forkert tid og sted Forkerte deltagere ift. formål og indhold Manglende forberedelse For meget knalden dagsorden af for lidt intervention/proces/metode og innovation Tidsplanen ryger start og slut Ingen pause mellem møder før og efter For meget udenomssnak For mange afbrydelser Afstemme, hvad der blev besluttet og aftalt, eller hvad der er uenighed om Intet referat eller to-do Dagsorden blev ikke fulgt, nået eller omprioriteret Ingen opfølgning på beslutninger 7
MOTIVERENDE OG MENINGSFULDE MØDER
UNDERSØGELSE AF HINANDENS MØDER 2x2: Undersøg hvilke 2-3 principper, din kollega har for god ledelse. Principper, der skal afspejle sig i hans/hendes forberedelse, gennemførelse og opfølgning på møder? Undersøg hvilke værditab, der har størst betydning for din kollega og dennes ansvarsområde? 9
UDVIKLING OG STYRKELSE AF DINE MØDE 1. Mødetyper 2. Opstart 3. Afslutning 4. Myter og kærlig kant 5. Processer og intervention 10
Mødetyper Mødetype Formål Eksempler Involveringsmøde Idégenereringsmøde Skabe begejstring, motivation, interesse, fælles fodslag og accept Få så mange ideer som muligt i fællesskab Kick-off Informationsmøder Dialogmøder Brainstorming Udviklingsmøder Problemløsnings-møde Beslutningsmøde At finde løsninger/løsningen på et givent problem At træffe beslutninger på baggrund af fremsendt/fremlagt materiale Krisemøder Planlægningsmøder Styregruppe -møder Opfølgningsmøder Studienævnsmøder
HVAD ER VI HER FOR B O P? Formål med mødet Metode (fx) Beslutte Orientere Diskussion frem mod en beslutning Afstemning Ledelsesmæssig beslutning Bevidst valg af beslutningsmetode Envejs, evt. spørgsmål til forståelse og anvendelsen af informationen Processe Diskussion Idéudveksle Undersøge Osv
13 MØDETS FORBEREDELSE Dagsorden med formål og forventet output sendes ud på forhånd Inviter eventuelt en gæst til at bidrage eller give feedback på mødet Din forberedelse: ABCD procesmodel Deltagere bedes forberede sig, f.eks. læse referat hvad er implementeret siden sidst 5 min oplæg til kvalificering af et punkt løsningsforslag til vanskelig problematik med forslag fra interessenter et sparringspunkt??
MØDELEDELSE FRA A TIL D (PROCESMODEL) A) OPGAVEN(hvad skal vi arbejde med?) Evnen til at tydeliggøre opgaven, motivere og engagere. Fx spørge ind til og sikre fælles forståelse og accept af opgaven give/efterspørge konkrete eksempler vise sit eget engagement i opgaven skære opgaven til om nødvendigt B) RAMME OG METODER(hvordan gør vi?) Evnen til at vælge de bedste rammer og metoder til formålet og styre efter det. Fx lave en struktur for processen: hvad, hvornår, hvor længe, osv. klargøre roller: hvem gør hvad vælge involverende arbejdsmetoder A B D C D) MÅLET(Vi gjorde det!): Evnen til at gøre målet klart og sikre, at gruppen når det. Fx skabe en fælles forståelse for mål og produktkrav - fra starten holde gruppen fast på målet ift. tidsrammen opsamle, konkludere og perspektivere mens tid er sikre energi og opbakning til, at det aftalte bliver gjort! C) PROCESSEN(hvordan samarbejder vi?) Evnen til at have fingeren på pulsen i gruppen og hos den enkelte. Fx løbende undersøge, hvordan processen forløber & evt. kan forbedres give opbakning til nogle og holde andre tilbage genforhandle opgaven og rammen, når der er brug for det
MØDETS START Komme tilstede Formål med mødet Forventet output Prioritering af punkter og forventet output af mødet afstemmes: Løsninger, beslutninger, ideer og planer Træk væsentlige spilleregler op for mødet. F.eks. overholdelse af mødetid, mobil, pc, sluttidspunkt og dialog om punkterne. Sig, hvad du har brug for og forventer af deltagerne for at skabe mest mulig værdi i mødet Bryd vanen. F.eks. Stående møde på halv tid! Start til tiden! Inviter en gæst/interessent til at overvære mødet og give jer feedback? 15
16 MØDETS AFSLUTNING OG OPFØLGNING 1. Beslutninger. Opsummere, hvilke beslutninger og aftaler, der er truffet på mødet 2. Beslutningers implementering. Hvordan, hvem, hvornår - handleplan 3. Opfølgning. Delmål, status, hvornår og hvordan 4. Nye ideer. Opsummering af hvilke nye ideer, læring, videndeling, der er kommet frem på mødet 5. Værditilvækst. Et par mødedeltagere opsummerer, hvilket værditilvækst mødet har givet dem. 6. Intern ledelseskommunikation. Hvad skal kommunikeres fra mødet? 7. Næste møde. Hvem forbereder hvad til næste møde? 8. Referat hvad, hvornår, hvem 9. Mødets evaluering. Din bedste oplevelse på mødet i dag, dit vigtigste forslag til forbedring af mødet 10. Forbedringer i. Hvilken forbedring implementerer vi på næste møde?
17 MYTER. 1. Man afbryder ikke. Hvad med den, der tager ordet og beholder det? 2. Den, der ønsker at tage ordet, markerer og får ordet efter tur. Hvad med de introverte, der aldrig når at komme med deres guld, fordi det ligger lige på tungespidsen af de ekstroverte? 3. Vi respekterer, at tung information dræber vores møder, fordi vi ikke gider læse det, der sendes rundt. Hvad nu, hvis vi kunne bruge den tid til fornyende løsningsforslag og beslutninger, der skaber fremdrift. 4. Vi ændrer ikke dagsordenen. Hvad nu, hvis et teammedlem har brug for sparring på et tema her og nu?
18 OG KÆRLIG KANT - DISKUSSIONEN TILBAGE PÅ SPORET KILDE: IB RAVN Anerkende Dit emne er interessant Tydeliggøre forskelle.. Venligt gøre opmærksom på det tema, vi drøfter.. jeg tror, du er ved at tage fat på et andet emne - Invitere tilbage er der noget du vil sige om det første emne Parkere hvis nye emner fortjener at blive drøftet senere, parkeres de, og det aftales, hvornår de tages op Omdirigere vurderer facilitator, emnet er irrelevant, kan dirigering være i orden.. Jeg tror vi tager fat på mødetemaet igen Afvise som sagt er x tema ikke noget vi drøfter her. Tilbage til dagsordenen.
19 PROCESSER OG METODER - MERE VÆRDI AF DELTAGERNES POTENTIALE Eksempler på metoder og processer, der fremmer involvering, idegenerering og kvalitet 1. Runder: Dit bedste bud, din værste bekymring, vigtigst på mødet for dig byg på det, de andre har sagt.. 2. Det gode spørgsmål fra hvad synes I til powerspørgsmål. 3. Individuel refleksion: Overvej dit bedste bud skriv stikord 4. Summe 2x2: Hvad skal der til for at implementere. Hvad er dit bedste bud Hvilke reaktioner, kan vi forvente fra 5. Timeout 3 min: 2x2 stiller hver de 2 vigtigste spørgsmål til temaet 6. Idégenerering. Hver deltager skriver en ide på en post-it, lægger ind på bordet og læser højt. Sidemanden lader sig inspirere og kommer med næste ide. Fortsættes indtil alle er tømt for ideer. 7. Omvendt brainstorm. Find så mange problemer, svagheder som muligt. Alle ideer, der sikrer fortsatte problemer på sagen. 8. Tavs affinity. Fælles idegenerering med kort, kategorisering og prioritering uden at tale sammen. Prioritering af ideer kategoriseres f.eks i: Svær at gennemføre, Let at gennemføre, Lille effekt, Stor effekt 9. Den gode historie. Fortæl, hvordan det er lykkedes at... og meget mere. Se litteraturliste
DYNAMIKKER I GRUPPERS IDEGENERERING, BESLUTNINGSPROCESSER OSV Fra Sam Kaner (1996): Facilitators guide 20
VISUALISERING I MØDET
Håndtere uenigheder og følelser ledelse Agenda 1 roller mål resultater følgerskab Agenda 2 konkurrence kamp vrede jeg tænker mit! beskyttelse lederen kender svaret lederen er uduelig usikkerhed
OVERVEJELSER I INTERVENTIONEN 1) Få øje på tema 2) Vurder dets betydning (godt, skidt, uvigtigt i forhold til gruppens opgaveløsning og udvikling) 3) Nu eller senere? (timing) 4) Indirekte eller direkte 1) Personligt 2) Interpersonelt 3) Teamniveau 5) Intensitet 1) Åbent spørgsmål 2) Observation + åbent spørgsmål 3) Egen tanke/ følelse + åbent spørgsmål 4) Fortolkning + åbent spørgsmål/forslag Brug jeg -udsagn Hjælpsom og undersøgende ikke angribende eller provokerende 25
KONSTRUKTIV ANVENDELSE AF FØLELSER I LEDELSE Balancen imellem: 1. Strategisk overstyring af følelser i ledelse, f.eks. Jeg viser aldrig min vrede, heller ikke når en medarbejder gang på gang bryder vores aftaler! 2. Strategisk understyring af følelser ledelse, f.eks. Jeg siger hvad der passer mig også selvom jeg sårer andre, skader forretningen, er illoyal overfor min leder! 26
OPGAVE FØR FROKOST 1. Individuelt: Hvad vil du forbedre i dine møder (2-3 postit)? 2. 3x3: Sparring 3. Postits sættes på idévæg Frokost og fernisering: 12.00 12.45 27
FROKOST
Evaluering af mødet OPGAVE 1: LØSE OPGAVEN & PRODUCERE RESULTATER Hvordan lykkedes vi med at løse opgaven? Hvilke resultater har vi produceret? Hvad er kvaliteten i det, vi har produceret Hvad lærer vi, som kan være med til at forbedre vores møder fremover? OPGAVE 2: REFLEKTERE OVER PROCESSEN OG GRUPPENS SAMARBEJDE Hvordan har vi arbejdet sammen om opgaven? Hvordan har kommunikationen været? Hvordan har følgeskabet fungeret? Hvordan har lederskabet fungeret? Har alle fået bidraget med det bedste de kan?
TURBO FEEDBACK 1 2 minutter til individuel forberedelse: 1. Feedback til mødelederen: To plusser og en kradser fra alle i gruppen på evnen til at lede gruppens arbejdsproces: gøre opgaven klar og meningsfuld; sætte rammen og vælge arbejdsmetoder; håndtere processen og sikre, at gruppen nåede målet, evnen til at få de bedste ud af den enkelte og gruppen, skabe god stemning og samarbejde 2. Feedback til deltagerne: To plusser og en kradser. Mødelederen giver feedback til gruppen på deres følgeskab i at nå mål, få det bedste ud af proces og samarbejde 3. Hvad vil vi 1) fortsætte med og 2) gøre anderledes på næste møde?
TURBO FEEDBACK 2 Fra: A) Indholdet: lederens evne til at tydeliggøre opgaven for gruppens deltagere og deltage selv 1 2 4 5 B) Metoden: - lederens evne til at vælge metoder og udnytte alle ressourcerne i gruppen, samt delegere og koordinere 1 2 4 5 C) Processen: - lederens evne til at balancere / styre arbejdet og disponere tiden 1 2 4 5 D) Produktet: - lederens evne til at hjælpe gruppen med at nå et resultat af høj kvalitet / nå i mål med arbejdet 1 2 4 5 Alle følgere vurdere kvaliteten af deres eget følgerskab: Mit eget følgeskab - min evne til aktivt og konstruktivt at deltage i arbejdet og opgaveløsningen 1 2 4 5
OPSUMMERING OG DELING AF ERFARINGER 2x2: 1. Hvad vil du forbedre? 2. Hvordan skal det lykkes? 32
UDPLUK AF LITTERATUR Bjerring, Pia Halkie m.fl. (2008). Anerkendende procesøvelser. Dansk psykologisk forlag Edmondson, A. C., & Smith, Vd. M. (2006). Too Hot To Handle? How to Manage Relationship Conflict. California Management Review, 49(1). Gray, D., Brown, S., & Macanufo, J. (2010). Gamestorming: A Playbook for Innovators, Rulebreakers, and Changemakers (1. udg.). O Reilly Media. Høier, Mille Obel m.fl. Kreativ procesledelse (2011). Nye veje til bedre praksis. Dansk psykologisk forlag Ravn, I. (2011): Facilitering: Ledelse af møder der skaber værdi og mening. København: Hans Reitzels Forlag