IKT-strategi 2010-2014 Prioriterede fokuspunkter Politisk godkendt august 2010 www.ballerup.dk
IKT-strategi - Indhold Disposition: 1. Tidsplan for beslutningsproces 2. Eksterne og interne påvirkninger 3. Situationen i dag 4. IKT-strategiens opbygning 5. Politiske IKT-strategiske satsninger 6. Administrative IKT-strategiske satsninger 2
IKT-strategiplan 2010-2014 Tidsplan for beslutningsproces Dato Forum Indstillingstype Frist for indstilling 26. Februar 2010 Digitaliseringsstrategigruppen (DSG) Drøftelse 7. april KMB-IT Drøftelse 29. April DSG Drøftelse 3. maj chefmøde Drøftelse 28. april 5. maj KMB-IT Drøftelse 28. april 17. maj Direktionsmøde (punktet ikke behandlet) 20. maj DSG Drøftelse og planlægning af proces for behandling 7. juni Chefmøde Evt. behandling på chefmøde Udkast udsendes til chefer t.o. 12. maj 17. maj 3. Juni 27. maj 11. juni Direktionsmøde 7. Juni 21. juni KMB-temamøde Drøftelse (IKT-strategi indgår sammen med e2012 og Borgerservicestrategi som bilag) 24. august Økonomiudvalget Godkendelse 30. august KMB Godkendelse 3
IKT-strategi 2010-2014 eksterne og interne påvirkninger Eksterne og interne drivere på IKT-området Pres på kommunerne fra regeringen til effektiviseringer Fælleskommunal Digitaliseringsstrategi og fællesoffentlige initiativer (e2012, Dokumentboks, digital borgerbetjening, mv.) Ballerup Kommune IKT strategi 2010-2014 Teknologiske megatrends Ballerup Kommunes strategiske pejlemærker og handleplaner Fagspecifikke digitaliseringsstrategier i Ballerup Kommune (fx Borgerservicestrategi) Store økonomiske udfordringer 4
Situationen i dag - generaliseret I forhold til Borgerne Borgernes adgang til information og deltagelse er god Ballerup Kommune har rigtig mange data, som borgere og virksomheder kan få større nytte af NemID vil gøre det lettere at bruge digital signatur Borgerne møder ikke en enkelt, gennemskuelig og genkendelig medbetjeningsdialog og der er for få selvbetjeningsløsninger, bortset fra bibliotekstjenesten Brugen af sikker kommunikation mellem borger og kommune er ikke let at anvende Digital signatur er p.t. ikke særligt udbredt Der er stadig portal konkurrence, f.eks. Skat, Sundhed.dk 5
Situationen i dag - generaliseret Internt - Ballerup Kommune Ønske om mere fleksibel og driftsstabil it-arbejdsplads Høj grad af it-understøttelse generelt i administrationen - det kunne være bedre i den direkte serviceproduktion, f.eks. sundhedsplejen Ønske om bedre sammenstilling af it-systemer for sagsbehandlere, som bruger mange forskellige systemer Fælles proces- og it-forståelse hos ledere og medarbejdere kan med fordel øges for bedre udnyttelse af eksisterende it IT infrastrukturanalyse (aug. 2009) viser gode muligheder for optimering af infrastrukturen Stigende afhængigheder på tværs af kommunale enheder og mellem myndigheder det øger presset på bedre sammenhænge i it-anvendelse og it-systemer, f.eks. tandplejen Der mangler fælles offentlige standarder.de er på vej, men det varer mange år før de er implementeret 6
Situationen i dag - generaliseret Hvordan er vi nået hertil? Første kommune i Danmark med egen edb afdeling Stor egen udvikling i 1980 erne Høj sikkerhed, veludbygget infrastruktur, moderne driftscenter IT strategier nu på 3. generation Klar flerleverandørstrategi Stor kreativitet i organisationen uden tæt kobling til it afdelingen Antagelser, som ikke længere holder stik Ballerup Kommune går forrest i it innovation og anvendelse (2001-strategien) It fremmer videndeling (2007-10 strategien) It er et værktøj It er noget it folk tager sig af Digital borgerservice giver automatisk besparelser og borgerne anvender selvbetjeningsløsningerne It medfører automatisk effektivitet It derhjemme er det samme som virksomhedens it 7
IKT-strategiens opbygning Fælles offentlig, forretningsstyret og effektiv Se de 9 strategiske satsninger: 3 politiske og 6 administrative De to strategiske spor Strategiske satsninger Øget tilgængelighed fri af tid, sted og hardware Se mål i plancherne Målsætninger Se midler i plancherne Initiativer / Midler 8
Strategikort - IKT-strategi politiske IKT-strategiske satsninger Strategisk spor Fælles offentlig, forretningsstyret og effektiv Strategisk spor Øget tilgængelighed fri af tid, sted og hardware Borgere/ kunder Bæredygtig og fleksibel it Offentlige data i spil Tilvejebringelse af it Processer Sammenhæng i videnssystemet Optimering af processer og datasammenhænge Sammenhæng i kommunikation IKT arkitektur Læring, organisation og økonomi Finansiering af it Organisering af it og komptenceudvikling
Strategisk satsning bæredygtig og fleksibel it Bæredygtig og fleksibel it Vision: Uafhængighed af tid, sted og udstyr Ved at standardisere it-arbejdspladsen og alene gøre programmer og informationer tilgængelige fra netværk og servere, dvs. ikke på den enkelte it-arbejdsplads: reducerer vi energiforbruget og sikrer større bæredygtighed gør vi det muligt for borgeren som bruger (f.eks. skoleelev) at tilgå relevante ressourcer via eget udstyr samt sikrer at vores systemer har en god web-grænseflade mod borgerne muliggør vi større mobilitet og fleksibilitet i hverdagen i og med at man ikke er afhængig af én bestemt fysisk it-arbejdsplads og man enkelt kan tilgå programmer og informationer fra en hvilken som helst it-arbejdsplads 10
Strategisk satsning bæredygtig og fleksibel it Bæredygtig og fleksibel it Mål Større mobilitet i hverdagen it skal være tilgængelig der hvor medarbejderen møder borgeren, og ikke kun fra én fast fysisk it-arbejdsplads elever kan anvende eget udstyr it skal være tilgængelig for borgerne Energibesparende (grøn it) Middel Virtualisering programmel og sikkerhed afkobles fra pc og afvikles på netværk og servere; minimum installation på maskinen Brug af Cloud computing som driftsform i det omfang det bliver muligt for offentlige virksomheder Tilgængeligt WWW i Ballerup kommunes bygninger Anskaffelse af it med web-borgergrænseflade (jf. tema 2) 11
Strategisk satsning bæredygtig og fleksibel it Bæredygtig og fleksibel it Det betyder at: Væk fra programmer på pc en Væk fra Ballerup Kommune specifikt hardware Kun én arbejdsplads pr. medarbejder Muligt at få adgang fra egen privat pc Reduktion af energiforbruget og CO2-belastningen reduktionen i energiforbrug ved en målrettet virtualisering vil andrage ca. 1.1 mio. kr. på årsbasis Lettere installation og administration Billigere pc-indkøb 30% af arbejdspladserne er tynde klienter Øget krav til driftsstabilitet øget krav til andet mobilt udstyr end pc en (pda, smartphones) 12
Strategisk satsning Offentlige data i spil Offentlige data i spil Vision: Ved at stille offentlige data til rådighed for borgere og virksomheder muliggør vi aktiv inddragelse af borgere og virksomheder i udformning og sammensætning af offentlige tjenester styrker vi demokrati, brugerindflydelse og gennemsigtighed med tilgængelige data bliver offentlige myndigheder mere transparente over for borgere, virksomheder og organisationer skaber vi en platform for innovation af nye løsninger virksomheder kan konkurrere på tjenester der bygger på offentlige data (fx korttjenester) 13
Strategisk satsning Offentlige data i spil Offentlige data i spil Mål: Det skal være lettere at deltage aktivt i nærdemokratiet. Det gælder både planlægning, beslutninger der skal i høring og politiske møder Informationer skal være til rådighed for borgerne så de kan anvendes i mange forskellige kanaler, jf. kommunikationsstrategien via de nye sociale teknologier Alle data sæt skal, i det omfang det er muligt, kunne fremsøges med stedet som nøgle, da det er det mest logiske for borgeren Borgerens adgang til egen sag Middel: Vi anvender de fællesoffentlige stedfæstelser Vi presser på for at tekster fra Borger.dk kan genbruges Vi stiller krav til de offentlige myndigheder, der leverer data til os 14
Strategisk satsning Offentlige data i spil Offentlige data i spil Det betyder at: Alle data sæt i Ballerup Kommune skal stedfæstes, i det omfang det er muligt Vi systematiserer vore tekster, så de kan anvendes i mange forskellige kanaler Vi arbejder målrettet på at tilvejebringe sammenhæng og gennemsigtighed i datagrundlag og understøtte validitet og kvalitet af data 15
Strategisk satsning Offentlige data i spil Offentlige data i spil Eksempler på anvendelsesmuligheder: Deling af oplevelser i nærområde - fra borger til borger fx Planlægning af løberuter ved hjælp af detaljerede geografiske kort Borgers indberetning af huller i vejen, graffiti, bjørneklo, rottebekæmpelse, m.m. til kommunen se fx Ballerup Kommune Digitale informationer i det fysiske lokalområde (skoletjeneste, lokalmuseum, mv.) Køges skoler gennem 200 år Historien om Frederiksberg - alle kan være med til at udvikle tidslinjen Sundhedsprofiler koblet med geografisk information se fx Region Hovedstaden Sundhedsprofil 2008 16
Strategisk satsning Offentlige data i spil Offentlige data i spil Eksempler på anvendelsesmuligheder (fortsat): Elektronisk energiberegner (http:// HusetsWeb) et værktøj til at spare på energien til glæde for økonomi og CO2-udledning Folkets ting (http://folketsting.dk) Folkets Ting er demokrati som hjemmeside. På Folkets Ting kan du følge med i de love og betænkninger der debatteres i Folketinget. Du kan også se hvad politikerne laver på Borgen. Bedst af alt giver Folkets Ting dig mulighed for at tale igen: Du kan kommentere paragraffer i lovtekster, du kan skrive hvad du mener om politikernes taler og du kan stemme for eller imod lovene. Inddragelse af borgerne i de demokratiske beslutningsprocesser 23.04.2010: Spareplan i Odder Kommune debatteres på nettet: 246 besvarelser i det elektroniske borgerpanel og 408 indlæg i OdderNettets debatforum 17
Strategisk satsning Tilvejebringelse af it Tilvejebringelse af it Vision: It-anskaffelser gennemføres med fokus på kerneopgaverne (de kommunale velfærdsydelser) Mere brugervenlige intuitive it-løsninger It-løsninger af bedst mulig kvalitet til bedst mulig pris It-løsninger muliggør samarbejde og kommunikation på tværs Større uafhængighed af leverandører 18
Strategisk satsning Tilvejebringelse af it Tilvejebringelse af it Mål: Ballerup kommune indgår i videst muligt omfang i (forpligtende) samarbejde om anskaffelse og udvikling af it for at opnå bedst mulig kvalitet og pris Konkurrenceudsættelse og flerleverandørstrategi It indtænkes it som en integreret del af produktionen af enhver kommunal kerneopgave (velfærdsydelse) for at opnå høj effektivitet Middel: Vi samarbejder om anskaffelse og kravspecificerer i fællesskaber hvor overhovedet muligt KOMBIT, KL, tværkommunalt, sammen med regionen Vi køber ind over SKI, statsaftale eller i fællesskaber Ballerup kommune anvender de fællesoffentlige komponenter 19 fx Borger.dk, nemlogin, DokumentBoks
Strategisk satsning Tilvejebringelse af it Tilvejebringelse af it Det betyder at: Vi udvikler aldrig alene Vores it-løsninger er veldokumenterede Vi følger vedtagne, åbne standarder (følg eller forklar) Vi køber Open source alle steder, hvor det er muligt (følg eller forklar) Vi ser it som en investering i udvikling og effektivisering frem for en driftsomkostning Vi indtænker borgervinklen i alle nye it-anskaffelse og sikrer at vores systemer har en god web-grænseflade mod borgerne 20
Strategikort - IKT-strategi administrative IKT-strategiske satsninger Strategisk spor Fælles offentlig, forretningsstyret og effektiv Strategisk spor Øget tilgængelighed fri af tid, sted og hardware Borgere/ kunder Bæredygtig og fleksibel it Offentlige data i spil Tilvejebringelse af it Processer Sammenhæng i videnssystemet Optimering af processer og datasammenhænge Sammenhæng i kommunikation IKT arkitektur Læring, organisation og økonomi Finansiering af it Organisering af it og komptenceudvikling
Strategisk satsning Sammenhæng i videnssystemet Sammenhæng i videnssystemet Mål: forenklet fremfinding, administration, arkivering og aflevering til offentligt arkiv større gennemsigtighed og overblik Klar arbejdsdeling mellem arkiver, tekstopbevaring og dokumentationscontainere til specifikke formål Arkiver Tekstopbevaring Dokumentationscontainer edoc KMD-onDemand KMD-journal Care (ældre) EkJ (sociale inst.) Byggesagsarkiv Brandarkiv, Tegningsarkiv m.fl CMS systemerne: Arena (bib) Intranote (Giraf) SiteCore (ballerups hjemmesider) Skoleintra D4 kvalitetssystem Informationssikkerhed Billedopbevaring Kommuneplan? 22
Strategisk satsning Sammenhæng i videnssystemet Sammenhæng i videnssystemet Middel: Strategi for produktion af viden (og nyheder) og publicering mellem informationssystemerne/portaler/osv. Klar informationsstruktur både for borgerne og internt, som bygger på metadata-kataloger skabt og vedligeholdt af eksterne leverandører. AL information og dokumentation, der kan geokodes, skal vurderes med henblik på at dette gennemføres. Søgeværktøjer der er effektive og let anvendelige 23
Strategisk satsning Optimering af processer og data-sammenhænge Optimering af processer og data-sammenhænge MÅL: Højere effektivitet i serviceproduktion og administration gennem optimering af arbejdsprocesser og øget sammenhæng af data Øget automatisering af processer, herunder selvbetjeningsløsninger Middel: Et antal væsentlige processer gennemgås og optimeres hvert år med henblik på systematisk forbedring af it-system/datasammenhænge Arbejdsmarkedsområdet fokus på dokumenthåndtering (journalskrivning, ondemand, DokumentBoks) Alle bestillingerne på Edoc snitflader skal vurderes og sættes i produktion Ny og bedre procesunderstøttelse til politikerarbejdspladser Etablering af elektronisk kommunikationen mellem hospital, kommune og almen praksis 24
Strategisk satsning Sammenhæng i kommunikation Sammenhæng i kommunikation MÅL: Mere effektiv borger- og kollegabetjening Sikre større træfsikkerhed og mindste spild Mindske behov for fysisk møde Sammensmeltning af kommunikationsveje Middel: At samanvende eksisterende kommunikationsværktøjer (mail, ip-telefoni,mobiltelefoni, video, voicemail, web 2.0 osv ) i en konvergens Unified Communication Én fælles telefonbog med forskellige views (internt/eksternt) og gode søge faciliteter og gode beskrivelser af tilhørsforhold i organisationen, opgaveområde og kompetencer Fotos på alle personer som kommunikationsstøtte Renovering af mail og telefon instruktioner mere ensartet/standardiseret anvendelse 25
Strategisk satsning IKT arkitektur IKT arkitektur MÅL: Ledelsesmæssig inddragelse væk fra søjleopdelt forretningsforståelse når vi drøfter IKT Understøtte de forretningsmæssige mål om øget fleksibilitet Understøtte de forretningsmæssige mål om sammenhængende sagsbehandlerarbejdsplads og borgertilgang Understøtte de forretningsmæssige mål om borgers adgang til egen sag 26
Strategisk satsning IKT arkitektur IKT arkitektur Middel: Vi benytter FORM som strukturerende princip og fælles sprog mellem forretningens opgave og it-løsning Vi anvender referencearkitektur i det omfang de er udviklet eller bidrager til den fællesoffentlig udvikling Vi bidrager til den fællesoffentlige udvikling af standarder Vi forpligter os til at stille krav til vores leverandørers udviklingsplaner med henblik på anvendelse af de fællesoffentlige standarder Digitaliseringsstrategigruppen (chefgruppen) tager ansvar for den samlede forretningsmæssige arkitektur IT-C tager ansvar for tekniske valg i tæt sammenhæng til de fælles offentlige anbefalinger og initiativer IT-C har ansvar for kommunens overordnede it-arkitektur og alle kommunens it-anskaffelser skal sendes til høring i IT-C 27
Strategisk satsning Organisering af IKT og kompetenceudvikling Organisering af IKT og kompetenceudvikling MÅL: Der tilvejebringes en revitaliseret tværgående IT-organisering i Ballerup Kommune, der samlet set håndterer: IT ledelsesmæssige beslutninger på relevante niveauer Porteføljestyring i forhold til projekter IT koordination i forhold til fælles tekniske og kommercielle krav ved anskaffelser mv. IT koordination i forhold til aftalestyring (økonomi, vedligeholdelse og ændringshåndtering) IT sikres medtænkt i al forretningsudvikling (IT-C i samarbejde med afdelingerne) IT funktionen leverer sammenhængende transparent service til hele kommunen IT drift og support skal være konkurrencedygtig på it markedet, når de organiseres in house. Det sikres at informationssikkerhed følger nationale standarder 28
Strategisk satsning Organisering af IKT og kompetenceudvikling Organisering af IKT og kompetenceudvikling Middel: IT-Centrets processer synkroniseres med ITIL (international best practice for IT service management) Chefgruppen tager ansvar for at it altid inddrages i forretnings-udvikling - for tiden organiseret i DSG (projektoverblik) - se også arkitektur D2 Systemejerskab og systemadministration på alle systemer? Ansvaret for at lave strategier for det decentrale område ligger hos de enkelte afdelingschefer Der udvikles fortsat værktøjer til skabelse af et overblik for afdelingerne (forbrugsoversigt, systemoversigt). It service udstilles (IT portalen, varekatalog) Der udvikles sourcingstrategi på alle it områder (systemer, konsulentbistand, drift, support osv.) Leverandør aftale styring Der er i strategiperioden fokus på support organisering Fokus på den nødvendige kompetenceudvikling 29
Strategisk satsning Finansiering af IKT Finansiering af IKT MÅL: Bedre sammenhænge skabes mellem budgetprocessen og ikt investeringerne Ingen investering uden godkendt business case Prioriteringsmekanisme for afvejningen af fælles tværgående behov i forhold til specifikke behov Middel: Årshjulet skal indeholde ikt-investering og planlægning Tættere/synlig sammenhæng mellem afdelingernes økonomi og it investering/drift Plads til fælleskommunale investeringer Driftsmæssige konsekvenser af it investeringer skal være klarlagte 30