Rådsmøde den 9/5 2007 kl. 19:00 i Centerbygningen Rådsmedlemmer til stede: Anders M Madsen Stefan Elmsted Jensen Mark Anderson Jakob Becker Kirkegaard Birte Martin Rådsmedlemmer ikke til stede: Sidsel Marie Andersen Anne-Sofie A. Hansen (AMM) 20E (SEJ) 19D (MA) 14D (JBK) 14A (BM) 18A (SA) 19B (ASH) 19E Beboere til stede: Kenneth 11D Centerleder Morten 19A Referat Relevant for / 1. Valg af referent og dirigent Referent: AMM Dirigent: JBK 2. Godkendelse af referat fra sidste møde Referatet er godkendt med følgende præcisering. Diskussionen vedr. PTFs fremtid er stadig i gang i PTFs bestyrelse samt de enkelte kollegieråd. Det skal dog bemærkes, at en ændring i håndteringen af telefonsystemet ikke vil få betydning for den enkelte bruger. Det har ikke på noget tidspunkt været på tale, at nedlægge telefonsystemet men blot PTF som ledende organ for systemet. 1
3. Opfølgning på punkter fra sidste møde Brugererklæringer for brug af netværk Rådet har gennemgået brugererklæringen og tilføjet diverse. Brugererklæring udsendes i nærmeste fremtid og skal returneres i underskrevet stand til centerleder. I tilfælde af at denne ikke returneres vil beboeren blive logget af kollegiets net. Der er i april blevet afholdt et møde mellem PKS og de enkelte kollegier vedr. procedurer for håndtering af brugererklæring. der ved at de på nuværende tidspunkt ikke har underskrevet en brugererklæring, bedes henvende sig til Centerleder Morten Pedersen i 19A. Der der ikke har underskrevet en brugererklæring, vil blive kontaktet af netgrp i den nærmeste fremtid. Tegninger over kollegiet Der er undersøgt hvad det vil koste at indskanne tegningerne over kollegiet således de bedre kan opbevares og sikres for eftertiden. Umiddelbart kan det blive meget dyrt men sagen undersøges nærmere. Endvidere arbejdes der på en løsning med opbevaring af dokumenterne ved PKS. Det vil koste i omegnen af 10.000 kr. at indskanne tegningerne. Der vil på næste budget for 08/09 blive afsat penge til indskanning. tegninger opbevares fremover på PKS s kontor. Hus 4 TV signal i hus 4. Der har været en tekniker fra Fascom på kollegiet for at undersøge problemet. Sagen er løst. 2
4. Nyt fra/til inspektøren,jbk Bjørneklo Inspektørerne opfordrer kollegiet til at fjerne det resterende affald ved hus 20, så der kan sprøjtes for bjørneklo. AMM Statur på logbog Inspektørerne er blevet forespurgt om deres holdning til brugen af logbogen i centerbygningen. Inspektørerne præciserer at logbogen ikke er en bestillingsseddel, hvor der kan bestilles nye pærer og andre småting til udbringning. Der oprettes en kolonne i logbogen hvor insp. har mulighed for at skrive et kort svar til de enkelte punkter i bogen. Hul i tag i centerbygning og resulterende fugt i studierum Hullet skulle være nødtørftigt udbedret, men oprydning og regøring af studierum mangler. Dette kan gøres på kollegiehavedagen. Videre reparation af taget vil ske når vejret bliver bedre. Der er endnu ikke sket noget i sagen. Vasketidsreservationssystem BM undersøger systemets funktionalitet, pålidelighed og infomaterialet vedr. systemet og vender tilbage til Rådet. Der undersøges ligeledes om systemet indebærer at man låser evt. reserverede maskiner hele tiden ud. Der er endnu ikke sket noget i sagen. BM Brandlåger Disse bliver repareret hurtigst muligt således alle kan lukke. JBK følger op med inspektørerne Bolte er indkøbt og monteres inden længe. Låger til rækkerne Rådet slår fast, at bommene der afskærer indgang til alle rækker, under ingen omstændigheder må åbnes, så der kan køre biler i rækkerne. Kollegiet har et meget skrøbeligt kloaksystem der ikke kan tåle belastningen fra køretøjer. Vandskade i centerbygningens kælder Der afventer svar fra PKS om forsikringssagen. AMM følger op i sagen. AMM 3
5. Nyt fra centerlederen Konto 25 Centerleder fremviser til hvert rådsmøde et budget over konto 25. Konto 25 Administreres nu via netbank i Den Danske bank. Der overføres 5000 kr. til kontoen. Der kan så løbende blive fyldt op når det kræves. Centerlederens Åbningstider Mandag kl. 18:00 19:00 Tirsdag kl. 7:30 8:30 Torsdag kl. 19:00 20:00 Teltudlejning Det blev af række 7 forespurgt om det koster noget at leje partyteltet. I henhold til beboerrådsmødet den 8/6 2006 koster det 50 kr. at leje det og der skal lægges et depositum på 500 kr. Se eventuelt referatet fra juni 2006 på www.tkol.dk. 4
6. Nyt fra diverse udvalg og kontakter Netgruppen Server i kopirummet Installeres snarest, når de nødvendige netværksstik i serverrummet er etableret. SEJ Spam Som løsning på problemet med spam undersøger rådet to løsningsmuligheder: Jakob 19E har tilbudt at lave en brugerguide til overførsel af mail fra webmailen til egen computer ved brug af gratis-programmet Mozilla Thunderbird der har indbygget spamfilter som Jakob 19E har gode erfaringer med. SEJ undersøger muligheden for at lukke fra udefrakommende mail der sendes til ens tkxxxx@tkol.dk mail, men ikke til ens alias. Vedhæftninger i mails Af og til navngiver mailsystemet vedhæftede filer med untitled. Netgruppen kan ikke se den direkte årsag hertil. Dog er problemet tilstede og irriterende. Dog er problemet selvfølgeligt af lav prioritet. Der er ikke sket noget i de ovenstående sager siden sidste møde. Tlf system Der er rettet forespørgsel om hvorvidt der evt. kan udsendes en advarselsmail når ens telefonsaldo nærmer sig nul. Dette vil ikke blive muligt før der bliver installeret log in -mulighed på hjemmesiden. Polyteknisk telefoniforening Den foreslåede nedlæggelse af telefoniforeningen og overgang til administration under PKS er indtil videre udskudt da VKR kollegiet har stemt imod. Derfor skal det til genafstemning. Rådet anbefaler stadigt en nedlæggelse da det vil medføre en formindskelse af administrationsudgifter. Ligeledes stemmer vi imod en nedlæggelse af telefonsystemet da de bruges i vidt omfang af kollegiets beboere. Gentages på næste møde da der arbejdes på vedtægter.. Der arbejdes stadig i PTF for at finde en god løsning for telefonsystemets fremtid. AMM Aktivitetsforening Aktivitetsforeningen arbejder på højtryk for at tilfredsstille kollegianernes behov for fysisk arbejde. Læs alt om Aktivitetsforeningen på www.tkol.dk under fanen udvalg. 5
Miljøudvalg MA Der er blevet afholdt et opstartsmøde mellem PKS, Trørød Kollegiet og firmaet Techem. Techem er umiddelbart valgt som installatør. AMM tager kontakt til PKS vedr. finansieringsform. Installation af målere påbegynder pr. 1/8 2007. Ved installation af vandmålere er det nødvendigt at lukke for vandet i en eller to dage pr. række. Det vil blive varslet inden specifik måling træder i kraft. 7. Gennemgang af rækkemødereferater Række 5 Række 5 søger 200 kr. til rækkehavedag. Pengene er bevilget. Række 6 Række 6 søger 200 kr. til rækkehavedag. Pengene er bevilget. Række 7 Række 7 søger 200 kr. til rækkehavedag. Pengene er bevilget. Række 7 forespørger en skovl i cykelskurene. Der vil blive stillet et par skovle op i inspektørskuret. 8. Ansøgninger konto 25 Der bevilges følgende beløb 200 kr. til havedag i række 7 200 kr. til havedag i række 5 6
9. Inspektørordning Det blev af en beboer til det ordinære beboermøde i april 2007, forespurgt om der er en fordel i at have en deltidsansat pedel, der kan varetage inspektørordningen. Spørgsmålet er tidligere blevet diskuteret på et beboerrådsmøde, hvor konklusionen var, at fordelene ved den nuværende inspektørordning er større end ved den foreslåede alternative løsning. På beboerrådsmødet som dette referat behandler, blev punktet igen diskuteret, men det flyttede ikke umiddelbart på rådets holdning. Hvis der er beboere, der mener, at der kan være en fordel ved en alternativ løsning er de velkomne til at undersøge sagen nærmere og fremlægge et decideret projektforslag for rådet og kollegiet, der både omhandler arbejdsopgaver, tidsplan og økonomisk overslag. 10. Punkter til næste rækkemødedagsorden Netgruppen søger medlemmer, der har kendskab til styring af Linux-baseret servere. Husk at følge med på hjemmesiden www.tkol.dk, hvor alle arrangementer vil blive annonceret. Bemærk: Det er muligt at få RSS-feeds for nyheder. På den måde er du altid opdateret på, hvad der sker på dit kollegium. Barkflis der ligger ved hegnet til containergården er ikke til fri afbenyttelse. Flisen skal anvendes til legepladserne. Ønsker du at anvende flis ligger der rester på parkeringspladserne foran række 7 og 8 der kan anvendes. 11. Næste Møde Næste møde afholdes den 6. juni kl. 19:00. Kage: BM Kaffe og the: SA Referent: ASH Dirigent: AMM 7
12. Eventuelt, Grønærten I forbindelse med renovering af Grønærten fylder stillads lige lovligt meget ved inspektørskuret. Desuden har Grønærten en palle rundstokke stående på parkeringspladsen som bør fjernes. AMM tager kontakt til firmaet og børnehaven og finder en løsning på problemet AMM Barkflis der ligger ved hegnet til containergården er ikke til fri afbenyttelse. Flisen skal anvendes til legepladserne. Ønsker du at anvende flis ligger der rester på parkeringspladserne foran række 7 og 8 der kan anvendes. Dette referat er sendt til: Beboerne på Trørød Kollegiet (alle@tkol.dk) PKS (gl@pks.nu ) Inspektørerne (inspektor@tkol.dk) 8