Oprettelse af Nyansat (ikke ansat hos HE Vest i forvejen) Ny medarbejder (ansat hos HE Vest i forvejen) Når du skal oprette en ny medarbejder i lønsystemet, skal du åbne SD Personaleweb. 1. Tryk på menupunktet Medarbejderdata og vælg underpunktet Ny medarbejder. 2. Indtast Ansættelsesdato for ny medarbejder og Angiv CPR-nummer på medarbejderen der skal ansættes. Tryk herefter på Næste.
3. Hvis personen i forvejen er ansat hos HE Vest eller på en anden institution i Region Midtjylland kommer nedenstående skærmbillede frem. Hvis personen ikke har været ansat hos HE Vest eller Region Midtjylland tidligere, går du videre til pkt. 4. Der vælges altid et eksisterende ansættelsesforhold hvis der er mulighed for det - Vælg ALTID punkt 1, hvis den ansatte kommer direkte fra en anden stilling i Region Midtjylland: 1 - Hvis der fremkommer et ansættelsesforhold her, hvor status er i løn, er det et ansættelsesforhold fra Region Midtjylland, som kan flyttes ved at klikke på det, så det bliver blåt-markeret. Tryk herefter på Næste. Når du flytter et ansættelsesforhold overføres feriesaldi m.m. automatisk fra ansættelse et andet sted i Region Midtjylland, når den ansatte kommer direkte fra en stilling i Region Midtjylland (Regionen er en ansættelsesmyndighed og optjent ferie og opsigelsesvarsel videreføres). 2 Hvis der fremkommer et ansættelsesforhold her, er det et ansættelsesforhold fra HE Vest, som kan overtages ved at klikke på det, så det bliver blåt-markeret (f.eks. hvis den ansatte kommer fra Medicinsk afdeling til Kirurgisk Afdeling). Tryk herefter på Næste. Når du overtager et ansættelsesforhold overføres feriesaldi m.m. automatisk. OBS: Hvis den nuværende arbejdstid er 0,00 timer, er dette en timelønnet medarbejder. Denne ansættelse må ikke ændres til en månedslønsansættelse. Hvis den nuværende afdeling er ESPL, ESOS, ISPL, ISOS, TSOS, JOBT, PL, PL1, PL2, F2, F3 må denne ansættelse ikke ændres. I disse tilfælde skal der oprettes et nyt ansættelsesforhold. Undgå derfor at markere det nuværende ansættelsesforhold, så denne er gråt-markeret Tryk Næste - Gå videre til pkt. 4. 2 1 TIP: Hvis du holder musen over teksten i kolonnen Inst., vises hele navnet på institutionen.
4. Medarbejderen er nu søgt frem i CPR registreret. Du kan her vælge at indtaste kontaktoplysninger vedr. a. Arbejde - Telefon b. Arbejde - Mobil c. Arbejde - E-mail d. Privat - Telefon e. Privat - Mobil f. Privat - E-mail 5. Klik på næste, og du bliver bedt om at tage stilling til medarbejderens ansættelse: Vælg Ansættelsesform enten månedslønnet eller timelønnet (er udfyldt hvis du har genbrugt et tjenestenummer). Arbejdstid Udfyld gennemsnitlig arbejdstid pr. uge. Præsterede timer udfyldes ikke. Afdeling Vælg det afsnit som den ansatte skal oprettes på. Stilling Udfyld stillingskategori. Ophør for ansættelse udfyldes hvis ansættelsen er tidsbegrænset Jubilæumsdato udfyldes ikke 6. Tryk på Næste.
De markerede felter er must-felter, disse skal udfyldes 7. Herefter ser du en oversigt over din indberetning. Hvis du er tilfreds, skal du klikke på Opret medarbejder. Personaleweb bekræfter herefter oprettelsen. Medarbejder er nu oprettet i lønsystemet og kan søges frem i Tjenestetid fra dagen efter.
8. Vælg nu Ret medarbejder, for at gå til medarbejderens Personalesag, og danne indstillingsskema Personaleweb viser nu medarbejderens personalesag. 9. For at danne indstillingsskema, skal du vælge Skriv brev. 10. Skriv samme startdato som ansættelsesdatoen. Tryk på OK.
11. Vælg skabelonen Indstillingsskema Når du har valgt indstillingsskemaet, bliver du spurgt om løntrin eller beløb er i 01.01.2006- niveau?: 01.01.2006-niveau = Sundhedskartellet (f.eks. sygeplejerske, ergo- og fysioterapeut, ernæringsassistent) 31.03.2000-niveau = KTO (f.eks. lægesekretær, portør, servicemedarbejder, håndværker, akademiker, læge) Tryk videre Indstillingsskemaet åbnes i Word: Du skal svare Ja til at opdatere feltkoder. Vær opmærksom på, at du skal spørges om denne opdatering, inden du starter med at udfylde brevet. Hvis ikke du bliver spurgt, skal du kontakte HR, da dit brev i dette tilfælde ikke vil blive gemt. Du kan altid kontrollere om systemet fungerer som det skal, ved at se at medarbejderens navn automatisk er flettet ind i brevet: Udfyld skemaet, og tryk på knappen Gem dokument.
Dokumentet er nu journaliseret i den ansattes personalesag, og der bliver automatisk sendt besked om ansættelsen til HR. HR kan nu gå videre med sagsbehandlingen. Du har nu allerede mulighed for at gå i gang med vagtplanlægning i Tjenestetid.