Bestyrelsesmøde torsdag den 16.9. 2015 kl 19 i Klubhuset. Bestyrelsen : Bente Meunier Thomas Schmidt Claus Svenningsen Flemming Laursen Niels Martin Larsen Flemming Larsen Per Kolberg Rikke Helstrup 2.suppleant vacant Referat : Referent : Referat udkast sendes senest 19.9. Referat udsendes senest den 21.9. Afbud : Rikke, Claus 1. Godkendelse af referat fra sidste møde og godkendelse af dagsorden for mødet Godkendt 2. Ny hjemmeside 30 min Bestyrelsen bliver præsenteret for ny hjemmesideplatform, opbygning af hjemmesiden og arbejdet med at flytte/redigere tekster. Orientering og drøftelse af indhold, hvem der lægger på hjemmesiden osv. Deadline for at gå i luften er datoen for generalforsamling. Lars Bo og Hans Havgaard deltager i punktet kl 19 ved Flemming (Larsen) Lars Bo og Hans Haugaard lavede en fin fremlæggelse vedr. status på ny hjemmeside: Bestyrelsen kigger på den til næste møde (mail med link sendt til bestyrelsen) Tag stilling til og overvej følgende: Hvad skal der være på forsiden? (lav evt. en tegning med forsidens elementer) Er kategorierne i toppen gode? Rækkefølgen? Hvordan skal kalenderen vises? (en samlet? en for ungdommen? flere forskellige, der kan vises enkeltvis eller samlet? Holdninger til billeder. Hvordan skal det gøres? max. 5-10 pr. aktivitet? Link til anden tjeneste? Hvem uploader til hjemmesiden? Hvordan sikres høj kvalitet? Der laves en timeline for opbygningen af hjemmesiden. Gældende fra 1/11 til ca. 1 år efter release. Deadline for release: Generalforsamlingen. 3. Ændring i bestyrelsen 10 min Rasmus M Jørgensen er udtrådt af bestyrelsen den 6.9., da han er flyttet til Dubai. Per Kolberg indtræder i bestyrelsen, og der er så en vacant suppleantpost frem til generalforsamlingen Drøftelse og fordeling af de opgaver, Rasmus har haft. Status: Der blev orienteret om ungdomstrænersituationen.
Marc er trådt til og er pt. ungdomstræner i samarbejde med Mads og med Niels, Mathias og Mathilde Wolff som hjælpetrænere Der mangler medlemmer til ungdomsudvalget. Pt. er det kun Tina, der sidder i udvalget. Bente holder møde med ungdomstrænere og er lige nu bestyrelsens kontaktperson til børn- og ungearbejdet. Der skal også holdes et forældremøde.og der er brug for medlemmer/forældre til arbejdet med de unge. Klubtøj: Der mangler en fra bestyrelsen til at arrangere dette. Bente ringer til Jette og får en status. GO-PRO Kamera: Flemming Laursen køber et. 4. Nyt fra kasserer 15 min Kasserer fremlægger budgetopfølgning fordelt på udvalg og giver en samlet status på økonomien. Orientering om arbejdet med automatisk opkrævning af kontingent m.v. Materiale udsendes forud for mødet ved Thomas Thomas orienterede om status på budget. Det ser fint ud. Der er udvist stor ansvarlighed fra udvalgenes side i forhold til budgetterne. Tak. Budgetterne holder fint. Der er kommet flere sponsorindtægter og flere indtægter fra roarrangementer end forventet. Super. Der arbejdes fortsat på automatisk betaling af kontingent. Bestyrelsen er opmærksom på, at der er ungdomsroere, der ikke har betalt endnu. Thomas og Laursen følger op på dette. 5. Godkendelse af handleplan til realisering af Vision og Strategi 5 min Ud fra drøftelserne på sidste møde er der lavet en færdig formuler handleplan delt op i hvad bestyrelsen skal gøre, hvad udvalgenes fokus er i den kommende tid, og hvad medlemmerne kan gøre. Det er meningen, at handleplanen gælder for 2015-16 og om et år laves en ny handleplan med nye og andre punkter fra Visionen. Skriftlig handleplan vedlagt som bilag ved Flemming (Larsen) Fin opsætning af punkter. Overskueligt. Bente laver indledende tekst. Larsen udsender det sammen med nyhedsmail. 6. Spørgeskemaundersøgelse til medlemmerne 15 min Sidste år fik en rimelig god svarprocent og ud over Tordenskjolds soldater var der også en del, der meldte sig til at tage del i løsning af opgaver i klubben. Vi besluttede på sidste møde at gentage undersøgelsen i år Vil du hjælpe og gerne målrettet de opgaver, hvor vi mangler hjælp. Der tages stilling til indhold og tidsplan. Forslag til skema er vedlagt dagsordenen Ved Flemming (Larsen) og Per Kort snak vedr. strukturen og spørgsmålstyperne. Beslutning: Per laver et oplæg til spørgsmål. Flemming Larsen laver det tekniske. Udsendes midt i oktober deadline for besvarelse midt i november 7. Afholdte og kommende aktiviteter 20 min
- Evaluering af omskolingskurserne i år fungerede godt ca. 20 der deltog - Aflysning af redninger, svømmeprøve og implentering af sikkerhedsbestemmelser den 23.8. - hvordan skaber vi interesse for at deltage? ØV Vigtigt med sikkerheden. Skal det med på medlemsmødet? Hvad kan vi gøre for at medlemmerne holder deres redninger vedlige? - Evaluering af klubmesterskaber 29.8. Klubmesterskabet skal nytænkes og gøres mere attraktiv til næste år. Forslag om at kalde den Klubbens dag, hvor der er mulighed for at lave andet end konkurrencer. F.eks. en rotur, praktisk arbejde, lege på plænen m.m. Aktivitetsudvalget arrangerer de ydre rammer for dagen og idrætsudvalget tager sig af konkurrencedelen. De 2 udvalg snakker sammen. - Handicap afsluttet den 9.9. Det dårlige vejr har betydet færre deltagere. Ca. 15 deltagere pr. gang. Gert Møller vandt. Tillykke. - Evaluering af Naturens Dag 13.9. Super dag. Mange besøgende. Gitte og Dorthe har gjort et super stykke arbejde. Bestyrelsen takker. Niels Martin har noteret ideer til forbedringer af arrangementet. - Standerstrygning den 24.10. Festudvalget har holdt møde. Der er styr på det. Aktivitetsudvalget er i gang med program. - Medlemsmødet den 8.11. - fastlæggelse af emner til mødet. Forslag til emner: Oplæg om Visioner og planer for Marinaen Handleplan for vision og strategi.- og medlemernes ejerskab til klubben Snak om de nye sikkerhedsbestemmelser. Aktivitetsudvalget står for det praktiske Bente, Niels Martin og Larsen arrangerer dagen. 8. Nyt fra udvalgene 15 min Instruktørudvalg ved Bente førstehjælpskursus er ved at bliver arrangeret Børn og Unge udvalg ved Bente Malene har informeret vedr. ungdomsarbejdet via mail til bestyrelsen. Der afholdes møde den 23/9 kl. 20 i klubben. Bente deltager fra bestyrelsen Aktivitetsudvalg ved Niels Martin Forslag til kalender udsendt til bestyrelsen. Vi snakker om det næste gang. Idrætsudvalg ved Claus - herunder resultater VM marathon for masters, Kurt blev nr. 2. Tillykke. Claus blev nr. 11. Tillykke. / Hus og Materieludvalg ved Per Overvejelser vedr. gummibåden. Skal den sælges? Fliser til broen. Vi venter til klargøringsdagen
Traileren: Der skal laves nogle poser, der kan bruges til beskyttelse mellem kajakkerne. Per leder efter nogen, der kan sy. Vejledning vedr. brug af traileren følger senere. Kajakreparationsudvalg ved Flemming (Laursen) Laursen samler udvalget, så der bliver gjort klar til rep. sæsonen. Der mangler ejere til nogen af kajakkerne Laursen følger op på det. Der bruges ca. 30.000,- til indkøb af 2 stk. coastliner. Informationsudvalg ved Flemming (Larsen) Flemming snakker med Steen vedr. Sildenyt. Hvad er status. Svagstrømmen ved Bente Svagstrømmen har gjort et stort stykke arbejde med at arrangere eksterne arrangementer. Tusind tak for indsatsen. 9. Orientering og diverse sager - 5 min - Bente deltager i arbejdet med kortlægning ifm Naturpark Lillebælt. Samarbejder med DKF om det. - emner til Nyhedsmails. 10. Eventuelt Næste møde den 6.10. Datoer for bestyrelsesmøder herefter 3.11. 1.12. 12.1. 16.2. Kommende punkter: - Implementering af sikkerhedsbestemmelser - Årlig status børneattester - Informationsmøde og byggeudvalg - Revision af ordensregler - Kalender for 2016 HUSK AT! Larsen Ref. af bestyrelsesmøde fra sidste gang. Og denne gang lægges på hjemmesiden. Snakker med Steen vedr. Sildenyt. Udsender nyhedsmail Laver spørgeskema. Laursen: Bente: Thomas Per Køber go pro kamera køber 2 stk. coastliner værdi ca. 30.000,- følger op på dem, der ikke har betalt og kajakker uden ejere Sælger den mest slidte coastliner Ringer til Jette vedr. klubtøj Foreløbig tovholder for Ungdomsudvalget følger op på dem, der ikke har betalt Laver forslag til spørgeskema Finder personer, der kan sy beskyttelsesposer til traileren. Niels Martin Snakker med idrætsudvalget vedr. klubbens dag (klubmesterskabet) Claus ALLE Snakker med aktivitetsudvalget vedr. klubbens dag (klubmesterskabet) Kalender udleveret til bestyrelsen. Kig på det til næste gang. Er der noget, der skal ændres. Kigger på ny hjemmeside. Se pkt. 1.
Emner til nyhedsmail: Ref. fra denne gang. Handleplan og Visioner 2015 Standerstrygs dato Medlemsmødet sæt kryds i kalenderen. Forslag til emner