Instruks for tjenesteplanlægning, gennemførelse, registrering samt kontrol 1. Formål Denne instruks skal sikre, at institutionens daglige virke planlægges og afvikles i overensstemmelse med Kriminalforsorgens vision, værdi, strategier og overordnede temaer. Instruksen skal endvidere sikre en optimal ressourceanvendelse samt at planlagte og foretagne dispositioner er i overensstemmelse med gældende love, overenskomster, arbejdsmiljøbestemmelser samt andre aftaler og regler, der er gældende for statslige myndigheder. Instruksen skal endelig danne grundlag for et korrekt lønregnskab. 2. Generelt Instruksen gælder for personale organiseret under Fængselsforbundet og er baseret på gældende overenskomster, Finansministeriets cirkulære af 27. juni 2008 om arbejdstid for tjenestemænd i staten, arbejdsmiljølovens bestemmelser om hviletid mv., Direktoratet for Kriminalforsorgens instruks for tjenesteplanlægning, gældende regnskabsinstruks samt Direktoratets Vejledende bestemmelser af 29. maj 2012. Instruksen træder i kraft den xx Procesdiagrammer for fremsættelse af ønsker, tjenestetidsplanlægning, gennemførelse samt opfølgning og kontrol, samt instruks til personalet fremgår af bilag 1-4. 3. Ønsker om tjeneste/fri Alle medarbejdere skal senest den sidste ugedag i måned 1 indtaste egne ønsker om tjeneste/fri for måned 3 (eksempelvis den sidste ugedag i januar for marts måned). Medarbejderen skal ved tilrettelæggelsen af sine ønsker tage højde for alle kendte aktiviteter, meddelt ferie, aftaler, kurser mv. samt sørge for at normperiodens timer kan overholdes. Medarbejdere kan fremsætte ønsker, der ligger længere ude i fremtiden, men er så forpligtet til løbende at opdatere ændringer til ønskerne. Medarbejdere indtaster ønskerne i VAT Ønskeliste jf. bilag 5.
Ferieønsker i hovedferieperioden (fra den 1. maj til den 30. september) skal være afgivet senest den 1. januar i perioden forud for ferieåret. Ønsker for afvikling af restferie skal være afgivet senest den 1. august i ferieåret. Ønsker for afvikling af resterende særlige feriedage skal være afgivet senest den 1. januar i ferieåret, idet medarbejderne ellers må påregne at blive pålagt at afvikle de særlige feriefridage. Blanket til disse formål er vedlagt som bilag 6. Tjenestelisteførerne 1 låser Ønskeplanen for måned 3, den første dag i måned 2 (eksempelvis den første dag i februar for marts). Herefter er det ikke længere muligt for den enkelte medarbejder at fremsætte ønsker. 4. Vurdering af bemandingsbehov Ledende personale fremsender oplysning om alle på forhånd kendte aktiviteter til tjenestelisten snarest muligt, efter de er godkendt (kurser, på forhånd planlagte større visitationer, flytning af medarbejdere m.m.). Skema til anvendelse herved fremgår af bilag 8, der skal udfyldes med samtlige oplysninger hver måned. Den ansvarlige for tjenestelisten 2 foretager på baggrund heraf en vurdering af bemandingsbehovet på de enkelte afdelinger, samt træffer afgørelse om eventuel omfordeling af personalet på institutionen med henblik på at sikre den mest ressourceoptimale udnyttelse af personalet. 5. Udarbejdelse af tjenesteplaner Tjenestelistefører 1 3 udarbejder derefter tjenesteplaner for en del af personalet og tjenestelistefører 2 for den anden del af personalet på baggrund af fremsatte ønsker. Hvis det skønnes foreneligt med driften kan arbejdsfordelingen mellem tjenestelisteførerne tilrettelægges således, at tjenestelistefører 1 udarbejder tjenesteplanen for hele personalet og tjenestelistefører 2 alene udfører kontrol med tjenestelistefører 1 s arbejde, jf. bilag 8. Tjenestelisteførerne udarbejder tjenesteplanen i overensstemmelse med gældende aftaler og regler om arbejdsmiljø (mængde, hviletid, fridøgn og natarbejde), opfølgning fra tidligere planer, meddelt ferie, afdelingernes m.fl. vurderede bemandingsbehov, behovet for disponible poster mv. Tjenesteplanerne skal være udarbejdet senest den 10. i måned 2. 1 Se tillæg 2 Se tillæg 3 Se tillæg 2
6. Godkendelse og låsning af tjenesteplaner Tjenestelistefører 1 og 2 kontrollerer hinandens udkast til tjenesteplan under anvendelse af bilag 8, se dog punkt 5. Den samlede tjenesteplan forelægges derefter for den ansvarlige for tjenestelisten 4 til godkendelse. Den ansvarlige for tjenestelistens godkendelse registreres med dato og underskrift. Herefter låses planen og offentliggøres den 15. i måned 2. 7. Retningslinjer for ændringer og godkendelse i planen efter låsning Medarbejderes ønsker om ændringer skal godkendes af den pågældendes nærmeste leder, for fængselsbetjente normalt af souschefen for respektive afdeling, der videresender de godkendte ønsker til den ansvarlige for tjenestelisten. Medarbejdere skal anvende bilag 9. Tjenestelisteførerne ajourfører tjenesteplanen i overensstemmelse hermed. Tjenestelisten afleverer dagligt senest kl. 1800 postbesættelsesblad for den følgende dag til den centrale funktion. Ved akut opstået sygdom melder medarbejderen sig syg til den centrale funktion, der registrerer dette på postbesættelsesbladet. Den centrale funktion udfylder og sender straks bilag 10 til tjenesteførerne ved sygemeldinger, samtidigt gives besked om sygemeldingen til den relevante afdelingsleder. Alle andre ændringer til postbesættelsen påføres tillige postbesættelsesbladet. Postbesættelsesbladet godkendes dagligt af lederen af den centrale funktion (hvis en sådan er udpeget) og sendes til tjenesteførerne, når natholdet er mødt ind. Alle ændringer skal registreres med angivelse af hvem og hvornår ændringen er godkendt. I alle tilfælde udfyldes bilag 10, der skal sendes til tjenestelisteførerne. 8. Retningslinjer for registreringer og godkendelse af tid Alle tidsregistreringer skal foretages i VAT/Interflex og godkendes af den ansvarlige for tjenestelisten. Dobbeltregistrering må ikke finde sted. Alle medarbejdere har ansvaret for at deres VAT-registreringer stemmer overens med den afviklede tjenesteplan. Såfremt medarbejderen finder fejl udfyldes bilag 9, der sendes til nærmeste leder til videre foranstaltning. 9. Månedlig kontrol af de afviklede tjenesteplaner Den ansvarlige for tjenestelisten skal i perioden fra den 1. til den 9. hver måned efter, at planen er afviklet (måned 4), gennemføre kontrol med registreringen for de enkelte medarbejdere. Der skal foreligge skriftlig dokumentation for kontrollen med eventuelle bemærkninger. Ud over en kontrol for fejl og mangler skal opfølgningen også indeholde en vurdering af muligheden for optimering af fremtidige tjenesteplaner. Den økonomiske ansvarlige kontrollerer løbende de afviklede og godkendte tjenesteplaner. 4 Se tillæg 3
Førtastebilag forelægges Den økonomiske ansvarlige til godkendelse senest den 9. i hver måned, jf. regnskabsinstruksen. 10. IT- understøttelse Al tjenesteplanlægning samt tidsregistrering vedrørende personalet skal ske i VAT/Interflex. Det kræver at personalet ved tjenestelisten, lederen af tjenestelisten og afdelingsledelserne har et indgående kendskab til dette system. Det er personalechefens ansvar, at de relevante medarbejdere har dette kendskab og at der løbende sker en kompetenceudvikling i takt med de ændringer, der måtte ske på området. 11. Bilag 1. Procesdiagram for tjenestetidsplanlægning, gennemførelse samt kontrol 2. Procesdiagram for tjenestetidsplanlægning, gennemførelse samt kontrol med ansvarsfordeling 3. Procesdiagram for godkendelse og kontrol af ændringer til den låste tjenesteplan 4. Instrukser til det involverede personale 5. Vejledning i VAT Ønskeliste 6. Ønsker for hovedferie, restferie og særlige feriedage 7. Indrapportering vedrørende bemanding 8. Tjekliste til kontrol og godkendelse af tjenesteplaner 9. Anmodning om ændring til tjenesteplanen (Medarbejder) 10. Anmodning om ændring til tjenesteplanen (Vagtmesterkontor) 12. Tillæg Funktionsforklaring 4
Bilag 1 Procesdiagram for tjenestetidsplanlægning, gennemførelse samt kontrol Låsning og frigivelse til SLS af den i måned 3 afviklede plan foretages mellem den 5. og 9. i måned 4 Senest den sidste dag i måned 1, sendes oplysningsskema om kommende aktiviteter til Tjenestelisten Medarbejderen har afgivet ønsker i VAT/Interflex sidste dag i måned 1. Godkendelse af førtastebilag Ønskeplanen låses den 1. i måned 2 Kontrol af den afviklede tjenesteplan vedrørende måned 3 foretages fra den 1. til den 9. i måned 4 Vurdering af bemandingsbehovet foretages første dag i måned 2 Ændringer og godkendelser i tjenesteplanen foretages løbende fra den 1. til den sidste dag i måned 3 Udarbejdelse af tjenesteplaner fra 1. til den 10. i måned 2 Tjenesteplanen træder i kraft den 1. i måned 3 Godkendelse og låsning af tjenesteplanen den 15. i måned 2 5
Bilag 2 Procesdiagram for tjenestetidsplanlægning, gennemførelse samt kontrol med ansvarsfordeling Uddannelseskoordinatoren, afdelingslederne, chefen for sikkerhedsafdelingen og beskæftigelseslederen mv. Den ansvarlige for tjenestelisten Medarbejderen Låsning og frigivelse til SLS af den i måned 3 afviklede plan foretages mellem den 5. og 9. i måned 4, jf. punkt 9 Senest den sidste dag i måned 1, sendes oplysningsskema om kommende aktiviteter til Tjenestelisten, jf. punkt 4 Medarbejderen har afgivet ønsker i VAT/Interflex sidste dag i måned 1, jf. punkt 3. Den økonomiske ansvarlige Godkendelse af førtastebilag, jf. regnskabsinstruksen Ønskeplanen låses den 1. i måned 2, jf. punkt 3 Tjenestelistefører 1 eller 2 Den ansvarlige for tjenestelisten Kontrol af den afviklede tjenesteplan vedrørende måned 3 foretages fra den 1. til den 9. i måned 4, jf. punkt 9 og procesdiagram til ændringer til tjenesteplanen Vurdering af bemandingsbehovet foretages første dag i måned 2, jf. punkt 4 Den ansvarlige for tjenestelisten Ændringer og godkendelser i tjenesteplanen foretages løbende fra den 1. til den sidste dag i måned 3, jf. 7 Udarbejdelse af tjenesteplaner fra 1. til den 10. i måned 2, jf. punkt 5 Tjenesteplanen træder i kraft den 1. i måned 3 Godkendelse og låsning af tjenesteplanen den 15. i måned 2, jf. punkt 6 Tjenestelistefører 1 og 2 Den ansvarlige for tjenestelisten 6
Bilag 3 - Procesdiagram for godkendelse og kontrol af ændringer til den låste tjenesteplan Modtager anmodning om ændring fra medarbejder Foretager kontrol af det oplyste Sender godkendte anmodning om ændring af tjenesteplanen til den ansvarlige for tjenestelisten Den ansvarlige for tjenestelisten Hvis den ansvarlige for tjenestelisten er enig i ændringen sendes anmodningen til tjenestelistefører 1 eller 2 Hvis den ansvarlige for tjenestelisten er uenig sendes anmodning retur med afslag Foretager kontrol af grundlaget for ændringen Foretager rettelsen i VAT/Interflex Underskriver og daterer blanketten Returnerer blanketten til den ansvarlige for tjenestelisten Den ansvarlige for tjenestelisten Foretager kontrol i VAT/Interflex af at tjenestelisteførerne har foretaget rettelsen korrekt Underskriver på blanketten Blanketten arkiveres Foretager løbende kontrol af, om der efterfølgende er foretaget ikke godkendte rettelser Afrapportering til den økonomiske ansvarlige Afdelingsleder, souschef eller den centrale funktion Tjenestelistefører 1 eller 2 Den ansvarlige for tjenestelisten 7
Bilag 4 Instrukser til det involverede personale 8
INSTRUKS TIL MEDARBEJDER INSTRUKS TIL TJENESTELISTEFØRERNE INSTRUKS TIL DEN ANSVARLIGE FOR TJENESTELISTEN INSTRUKS TIL DEN CENTRALE FUNKTION INSTRUKS TIL AFDELINGSLEDERE/ SOUSCHEFER Skal afgive sine ønsker i VAT senest den sidste dag i måneden. Skal sørge for, at alle kendte aktiviteter indbygges i ønskerne. Dette gælder ferie, kurser m.v. Kan ønske flere måneder forud i VAT, men er selv ansvarlig for at senere tilkomne aktiviteter opdateres i ønskemodulet. Skal senest 1. januar ansøge om hovedferie jf. bilag 7 Skal senest 1. august ansøge om restferie, jf. bilag 7 Skal senest 1. januar ansøge om resterende særlige feriedage, jf. bilag 7 Er ved sygdom forpligtiget til at meddele den centrale funktion dette så hurtigt som muligt. Skal ved ønske om ændringer til tjenesteplanen rette henvendelse via blanket til nærmeste leder for godkendelse., jf. bilag 10 Har ansvaret for at VATregistreringer stemmer overens med den afviklede tjenesteplan, og skal ved fejl udfylde bilag 10, der sendes til nærmeste leder. Skal låse medarbejdernes ønskeplan den 1. hver måned. Skal udarbejde tjenesteplan i perioden 1. til 10. i hver måned. Skal krydskontrollere hinandens arbejde i forbindelse med tjenesteplanlægning. Skal dagligt sende posteringsblad et vedrørende den efterfølgende dag til den centrale funktion senest kl. 18. Skal foretage daglige ændringer i tjenesteplanen efter den ansvarlige for tjenestelistens anvisning. Skal udfærdige fængslets hovedferieliste. Skal udfærdige fængslets restferieliste. Skal på baggrund af indrapporteringen vedrørende bemanding fra den 1. til den 10. i hver måned vurdere bemandingsbehovet. Skal udregne det eksakte personalebehov for afdelingerne. Skal i perioden fra d. 1. til 9. i måneden godkende den enkelte medarbejders afviklede tjenesteplan. Skal forelægge førtastebilag for den økonomiske ansvarlige til godkendelse Skal frigive medarbejdernes afviklede tjenesteplaner til SLS senest d. 9 i hver måned. Skal udskrive statusrapport for afviklede tjenesteplaner til den økonomiske ansvarlige senest d. 10 i hver måned. Skal godkende og låse den endelige tjenesteplan senest d. 15. i hver måned. Skal løbende godkende ændringer i tjenesteplanen. Skal foretage kontrol i VAT/Interflex af at tjenestelisteføreren har foretaget rettelsen korrekt. Skal foretage løbende kontrol af, om der efterfølgende er foretaget ikke godkendte rettelser. Har ansvaret for planlægningen af ferieafviklingen på fængslet. Skal foretage løbende afrapportering til den økonomiske ansvarlige. Skal dagligt sende posteringsbladet retur tjenestelisteførerne. Skal informere tjenesteførerne om sygemeldinger straks. Skal udfærdige blanket om anmodning af ændring og fremsende denne til den ansvarlige for tjenestelisten, når der foretages dispositioner, som kræver ændring af medarbejderens tjenesteplan, jf. bilag 11 Den centrale funktion indkalder personale til afløsning for sygdom, når tjenestelisteførerne ikke er på tjeneste. Skal senest den sidste dag i hver måned fremsende indrapporteringen vedrørende bemanding til den ansvarlige for tjenestelisten, jf. bilag 8. Skal så snart en aktivitet eller en ændring til en kendt aktivitet er kendt, oplyse den ansvarlige for tjenestelisten herom. Skal løbende fremsende blanketter med ønsker om ændringer fra medarbejdere til den ansvarlige for tjenestelisten, jf. bilag 10. Bilag 5 - Vejledning i VAT Ønskeliste 9
VEJLEDNING I ØNSKELISTE I VAT / INTERFLEX Eller: Log på din VAT som normalt. Tryk i venstre side på PEP. Vælg månedsplan. Månedsplanen giver et samlet overblik over alle medarbejdere i din afdeling. Det er her du ønsker dine vagter, og samtidig ser hvad de andre har ønsket. Log på din VAT som normalt. Tryk i venstre side på PEP. Vælg min ønskevagt. Min ønskevagt giver dig mulighed for kun at se din egen linie. Det er her du ønsker dine vagter, uden du kan se hvad de andre har ønsket. Herefter kan du ved hjælp af pilene tilbage og næste vælge hvilken måned du ønsker at arbejde i. Find herefter afdeling og tryk sortering. Er du i månedsplan skal du finde dit navn. Ellers skal du finde din aktuelle afdeling. Tryk på den aktuelle dato start evt. med d. 1. (feltet markeres med rød kant) Ønsk enten ved brug af en fast knap (genvejstast) eller vælg vagt hvis dit ønske ikke er ikke er at finde på de faste knapper. 10
Hvis du vælger vagt, kommer der en boks op og du skal klikke på pilen ud for dagsprogrammet. Her finder du den tjeneste du ønsker. Vær opmærksom på at bruge den rigtige kode, da der er dobbeltvagt hverdage og weekend og så fremdeles. Hvis man ønsker at møde kl. 06 er det også her man gør det. HUSK AT GEMME når du har valgt din vagt. Herefter kan du kontrollere dit valg ved at sætte markøren på vagten du har ønsket der kommer en boks op hvor det er muligt at se tiden på vagten. Det er også muligt at ønske max. 3 dage med rødt. Det foregår ved at man trykker på knappen ønske T. Herefter 0-dag. Der fremkommer en lille grøn markering i bunden af boksen hvilket indikerer en vigtig fridag. Inden du ønsker vigtig fri skal du være sikker, for det er ikke muligt at rette i dem bagefter. (det kan kun tjenestelisten) Du kan til en hver tid skifte mellem månedsplan og min ønske plan alt efter hvor du finder det mest hensigtsmæssigt at ønske. Du kan selv ændre dine ønsker frem til den sidste dag i måneden. Det er muligt at ønske lige så mange måneder frem i tiden som man har lyst til. Tjenestelisten vil blive offentliggjort senest d. 15. i efterfølgende måned. Bilag 6- Ønsker for hovedferie, restferie og særlige feriedage Vedrørende hovedferie: 11
Du skal i perioden fra 1. december til 1. januar forud for ferieåret have afgivet ønske om hovedferie. Hvis du ikke har ønsket ferie inden fristen udløber, bliver ferien sat tilfældigt ud til afholdelse, hvor der er plads til det i tjenesteplanen inden for hovedferiens periode. Vedrørende restferie: Du skal ønske restferie senest 1. august. Hvis du ikke har ønsket ferie inden fristen udløber, bliver ferien sat tilfældigt ud til afholdelse, hvor der er plads til det i tjenesteplanen inden for ferieåret. Vedrørende særlige feriedage: Du skal have afgivet ønske afvikling af resterende særlige feriefridage senest 1. januar i ferieafviklingsåret. Hvis du ikke har ønsket dette inden fristen udløber, bliver disse sat tilfældigt ud til afholdelse, hvor der er plads til det i tjenesteplanen inden for ferieåret. Når nedenstående er udfyldt, skal du sende det i en mail til nærmeste leder, der efter godkendelse videresender blanketten til den ansvarlige for tjenestelisten via Outlook. NAVN Angiv navn FERIETYPE Vælg Ferietype. SKOLESØGENDE BØRN (JA/NEJ) Vælg AFDELING Indsæt afdelingsnavn TILHØRER GRUPPE Vælg gruppenummer FØRSTE PRIORITET Bemærk! Ved hovedferie skal der ønskes 3 uger (to uger sammenhængende + en uge) Bemærk! Ved restferie skal der ønskes 2 ugers ferie (en uge før den 31. december + en uge efter nytår) Jeg ønsker to ugers ferie fra [Klik og angiv dato] til og med [Klik og angiv dato]. Jeg ønsker én uges ferie fra [Klik og angiv dato] til og med [Klik og angiv dato]. Jeg ønsker én uges ferie fra [Klik og angiv dato] til og med [Klik og angiv dato]. Jeg ønsker at afholde mine særlige feriedage som på følgende dage: [Klik og angiv dato], [Klik og angiv dato], [Klik og angiv dato], [Klik og angiv dato], [Klik og angiv dato] ANDEN PRIORITET Bemærk! Ved hovedferie skal der ønskes 3 uger (to uger sammenhængende + en uge) Bemærk! Ved restferie skal der ønskes 2 ugers ferie (en uge før den 31. december + en uge efter nytår) Jeg ønsker to ugers ferie fra [Klik og angiv dato] til og med [Klik og angiv dato]. Jeg ønsker én uges ferie fra [Klik og angiv dato] til og med [Klik og angiv dato]. Jeg ønsker én uges ferie fra [Klik og angiv dato] til og med [Klik og angiv dato]. Jeg ønsker at afholde mine særlige feriedage som på følgende dage: [Klik og angiv dato], [Klik og angiv dato], [Klik og angiv dato], [Klik og angiv dato], [Klik og angiv dato] Bilag 7 - Indrapportering vedr. bemanding Instrukser til udfyldning af nedenstående: 12
1) Samtlige felter SKAL udfyldes. 2) Aktuel information og data om fremtidige kendte aktiviteter indføres i skemaet. 3) Eksisterer der ikke aktuelt data, skrives 0 i det pågældende felt. 4) Indrapportering SKAL ske senest sidste dag i måneden. 5) Indrapporteringen skal ske per mail til den ansvarlige for tjenestelisten postkasse via Outlook. FREMTIDIGE KENDTE AKTIVITETER UDFYLD MED AFDELING/MEDARBEJDER NAVN, DATO FOR START OG SLUT PÅ AKTIVITET/FRAVÆR Aftale med medarbejdere om vigtige fridage Sygdom Langtidssyg Afsked Barsel Fritaget for tjeneste Skånepost Skoleophold Kurser Møder Supervision Ledsaget udgang Transport Andet AFDELING DATO LEDER (NAVN) 13
Bilag 8 Tjekliste til kontrol og godkendelse af tjenesteplaner Nedenstående tjekliste skal udfyldes d. 10. i hver måned af Tjenestelisteførerne. Det må under ingen omstændigheder være den samme tjenestelistefører, der både udarbejder tjenesteplanen og foretager kontrol og godkendelse af tjenesteplanen. Tjeklisten arkiveres som bilag hos Tjenestelisten. AFDELING Indsæt afdelingsnavn INSTRUKSER 1. Max. XX dobbeltvagter om måneden 2. Max. XX nattevagter med mindre, der forlægger en helbredsattest 3. Vigtige fridage 4. Kurser bl.a. konflikthåndtering 5. Personalemøder 6. Sagsbehandlingsmøder 7. Supervision 8. Ferie jf. sommerferielisten 9. Alle skal være skrevet ud til 1 T-dag (minus juni-juli-august) 10. Alle skal være skrevet ud til 1 H-dag (minus juni-juli-august) 11. Lange skoleophold - prøveansatte 12. VFU - prøveansatte 13. Udlån til andre fængsler 14. Indlån fra andre fængsler 15. Barsel 16. Langtidssygdom 17. Fritaget for tjeneste 18. Besøg 19. Ledsaget udgang 20. Transporter 21. Øvrige kendte aktiviteter 22. Særlige ydelser (tillæg efter ½ år) TJENESTELISTE- FØRER 1 ( ) TJENESTELISTE- FØRER 2 ( ) Tjenesteplanen er udarbejdet af: Tjenesteplanen er kontrolleret af (tjenestelistefører): Tjenesteplanen er godkendt af (Den ansvarlige for tjenestelisten): 14
Bilag 9 Anmodning om ændring til tjenesteplanen (Medarbejder) Blanketten skal udfyldes elektronisk og sendes via mail til nærmeste leder, der efter godkendelse videresender blanketten til Den ansvarlige for tjenestelisten NAVN Angiv navn AFDELING Indsæt afdelingsnavn Tjenestelisten anmodes om at tilføre følgende ændring til tjenesteplanen Bemærk! - Der kan MAKSIMALT byttes 2 vagter pr. medarbejder pr. mdr. - En privat bytning kan først gennemføres, når man har modtaget en mail indeholdende tilsagn om godkendelse fra tjenesteliste kontoret senest den dag, hvor bytningen skal finde sted. - Den, som tager vagten får timerne og tillæggene for vagten. Vær opmærksom på at normen skal overholdes med +/- 16 timer for begge parter. Jeg ønsker at bytte tjeneste på [indsæt postnr. her] i afdeling [indsæt afdeling] den [klik og angiv dato] med [Klik her og indsæt navn på den medarbejder, du ønsker at bytte med], der har [indsæt postnr. her] i afdeling [indsæt afdeling] den [klik og angiv dato]. Anmodningen er indsendt d. 05-04-2016. Jeg ønsker afspadsering (periode) den Klik og angiv en dato til den Klik og angiv en dato Jeg ønsker afspadsering (enkelt dag/timer) den Klik og angiv en dato i Vælg antal timer og Vælg antal minutter VAT fejlregistreringer: Andet (angiv ønske): Godkendt af (nærmeste leder): Tjenesteplanen ændret af (Tjenestelistefører 1 eller 2): Returneret til leder af tjenestelisten dato: Kontrolleret i VAT/Interflex af (Den ansvarlige for tjenestelisten): Udtaget til stikprøvekontrol den: Bemærkninger: 15
Bilag 10 Anmodning om ændring til tjenesteplanen (Den centrale funktion) Blanketten skal udfyldes elektronisk. Blanketten via Outlook til den ansvarlige for tjenestelisten. NAVN Angiv navn Tjenestelisten anmodes om at tilføre følgende ændring til tjenesteplanen Sygemelding for medarbejder Angiv navn fra den Klik her for at angive en dato. til den Klik her for at angive en dato. Raskmelding for medarbejder Angiv navn fra den Klik her for at angive en dato. Jeg har den 05-04-2016 godkendt, at medarbejder Angiv navn har udført overarbejde på [indsæt postnr. her] i [indsæt afdeling] fra kl. til kl.. Udførlig begrundelse er påført posteringsbladet. Jeg har den 05-04-2016 godkendt, at medarbejder Angiv navn har afviklet afspadsering fra på [indsæt postnr. her] i [indsæt afdeling] fra kl. til kl.. Jeg har 05-04-2016 indkaldt medarbejder Angiv navn til ekstratjeneste på [indsæt postnr. her] i [indsæt afdeling] fra kl. til kl.. Udførlig begrundelse er påført posteringsbladet. Andet (angiv disposition og udførlig begrundelse) Set af (Den ansvarlige for tjenestelisten): Tjenesteplanen ændret af (Tjenestelistefører 1 eller 2): Returneret til den ansvarlige for tjenestelisten dato: Kontrolleret i VAT/Interflex af (Den ansvarlige for tjenestelisten): Udtaget til stikprøvekontrol den: Bemærkninger: 16
12. Tillæg - Funktionsforklaring Den økonomiske ansvarlige Funktionen ligger typisk hos økonomichefen på et fængsel og hos arrestforvareren inden for arresthussektoren. Den centrale funktion Funktionen bør så vidt muligt placeres hos en leder (afdelingsleder eller overvagtmester) og kan begrænses til en del af den pågældende tjeneste. Den ansvarlige for tjenestelisten Funktionen skal placeres hos en leder (afdelingsleder eller overvagtmester) og kan begrænses til en del af den pågældendes tjeneste. Funktionen må i intet tilfælde besættes med en af tjenestelisteførerne. Tjenestelistefører 1 og 2 Funktionen placeres typisk hos fængselsbetjente, men kan placeres hos civilt personale. Funktionen må i intet tilfælde besættes med den ansvarlige for tjenestelisten 17