Viborg Kommune Januar 2015

Viborg Kommune Januar 2015

Indhold Baggrund... 3 Formål... 3 Facility Management enheden i Viborg Kommune... 3 Facility Management enhedens funktioner... 3 Ejendomme & Energi... 3 Rådhusbetjente og drift af bilpark til rådhusets medarbejdere... 3 Rådhuskantine... 3 Rådhusrengøring... 4 Øvrig drift af rådhus... 4 Kontraktstyringsenhed for rengøring uden for rådhuset... 4 Samspil og rationale... 4 Administrative opgaver for samtlige funktioner og samspil på tværs... 4 Rådhuskantine og rådhusrengøring... 5 Rådhusrengøring og kontraktstyringsenhed for rengøring... 5 Rådhuskantine og rådhusbetjente... 5 Rådhusbetjente og Ejendomme & Energi... 5 Bilpark til tjenestekørsel for rådhusets ansatte... 5 Kommende udvikling... 5 2

Baggrund Økonomiudvalget besluttede på sit møde den 28. august 2013 at etablere en Facility Management enhed i forvaltningen for Teknik & Miljø med ikrafttræden fra årsskiftet 2013-2014. Økonomiudvalget understregede vigtigheden af, at fokusere på opnåelse af det størst mulige rationale, og besluttede, at Økonomiudvalget et år efter etablering af Facility Management-enheden skal have forelagt en evaluering af Facility Management enheden. Formål Formålet med etableringen af Facility Management enheden er at sikre fælles løsning af de nævnte opgaver med henblik på en effektivisering og en styrkelse af opgavevaretagelsen. Facility Management enheden i Viborg Kommune Facility Management enheden blev etableret 1. januar 2014 og samler visse typer af interne funktioner, der understøtter organisationens kerneydelser. Enheden rummer rådhuskantinen, rådhusbetjentene, rådhusrengøringen, øvrig drift af rådhus, Ejendomme og Energi, kontraktstyringsenheden for rengøring uden for rådhuset samt drift af bilpark til tjenestekørsel for rådhusets medarbejdere. De interne funktioner, der løses i regi af Facility Management enheden, beskrives først kort nedenfor, hvorefter samspillet beskrives. Økonomisk er der ikke i det første år opnået et væsentligt rationale. Det skal hertil nævnes, at størstedelen af rationalet ved oprettelsen af en FM-enhed traditionelt ligger i at samle ejendomsvedligeholdelse og ejendomsadministrationen, hvilket i Viborg Kommune skete i 2011. Der er dog sparet et afdelingsleder-niveau, jf. afsnittet rådhuskantine og rådhusrengøring nedenfor. Denne besparelse samt de besparelser, som den løbende effektivisering giver, skal bruges til kommende reparationer/udskiftninger af dyre maskiner, som eksempelvis kantinens industriopvaskemaskine, idet der ikke er afsat midler hertil i budgetterne. Facility Management enhedens funktioner Ejendomme & Energi Med etableringen af afdelingen Ejendomme & Energi pr. 1. januar 2011 og samling af ejendomsvedligeholdelse og ejendomsadministrationen m.v. blev et helt centralt element i en FM-enhed etableret. Det er som tidligere nævnt her størstedelen af rationalet ved oprettelsen af en FM-enhed traditionelt ligger. Ejendomme & Energi s funktion er at varetage vedligeholdelse og servicering af kommunale ejendomme, herunder energirådgivning og bygherrerådgivning samt ejendomsadministration. Det kan bemærkes, at det administrative ejerskab af bygningerne stadig ligger decentralt i Viborg Kommune. Rådhusbetjente og drift af bilpark til rådhusets medarbejdere Rådhusbetjentene står for den daglige drift af rådhuset, bl.a. reparationer, affaldshåndtering, overvågning og afprøvning af tekniske anlæg, sikkerhed, fejlalarmer, tilkald ved alarmkald/overfald, opfølgning på brandøvelser, administration af rådhusets bilpark samt postomdeling. Rådhuskantine Rådhuskantinen servicerer i forhold til mødeforplejning og forplejning til større arrangementer samt er kantine for rådhusets ansatte. 3

Rådhusrengøring Rengøringen internt på rådhuset varetages af kommunens egen rengøringsenhed, der i 2011 vandt udbuddet af rengøringen i rådhuset. Kontrakten løb frem til 31. oktober 2014, men er via optionen forlænget til 31. oktober 2015. Optionen giver mulighed for forlængelse 1 år yderligere, dvs. til 31. oktober 2016. Øvrig drift af rådhus De administrative funktioner i rådhusdrift er primært forbundet med: Rådhusets driftsøkonomi, herunder varebestilling og betaling af regninger Håndtering af forespørgsler, ønsker og forslag eksempelvis vedrørende brugen af mødelokaler eller atriet i rådhuset Vedligeholdelse af information til alle rådhusets medarbejdere på Rådhus-intra Ajourføring og opfølgning på den samlede APV for rådhuset Koordinering af besøg fra Arbejdstilsynet Kontraktstyringsenhed for rengøring uden for rådhuset Kontraktstyringsenheden forestår den overordnede styring og kontrol i forhold til de eksterne leverandører på rengøringsområdet. Da den eksterne leverandør i november 2014 helt stoppede rengøringen, blev alle institutioner anmodet om at beslutte om de ville hjemtage rengøringsopgaven eller om de ville fortsætte i et fælles udbud. I alt valgte 125 ud af 178 institutioner at gå med i et nyt fælles udbud. I den midlertidige periode, der er, indtil det nye udbud er gennemført, bruges 2 rengøringsleverandører. Den midlertidige rengøring foregår frem til den 31. juli 2015. Samspil og rationale Etableringen af Facility Management enheden har skabt en helhedsorientering med en samling af det ledelses- og budgetmæssige ansvar og der er opnået synergi ved de tætte bånd mellem rådhuskantinen, rådhusrengøringen, rådhusbetjentfunktionen, Ejendomme & Energis funktioner og de administrative funktioner, der knytter sig til rådhusdriften herunder økonomi, håndtering af ønsker, forslag og kommentarer til husets drift, samarbejde med eksterne leverandører og håndtering af praktiske problemer, der opstår i hverdagen. I de følgende afsnit beskrives eksempler på synergieffekter og rationaler. Administrative opgaver for samtlige funktioner og samspil på tværs Facility Managements samlede ekspertise bruges f.eks. i forbindelse med indretningsforslag til rokader på de enkelte etager. Eller som følgende eksempel viser i forbindelse med udfordringer, som ændringer i lovgivning kan give i forhold til fysiske forhold. En kommende lovændring betyder, at Viborg Kommune skal afholde mindst tre gange så mange borgersamtaler med A-dagpengemodtagere. På landsplan er der stillet mulighed og teknik til rådighed for ledige til at kunne selvbooke møder med deres sagsbehandlere. De ledige pålægges selv at booke samtalerne inden for lovgivningsrammer og vil blive sanktioneret af a-kassen ved manglende bookning. En af de udfordringer, som dette har givet anledning til, er pladsmangel. Det er ikke med den nuværende belægning af samtalerummene muligt at reservere ledig mødefacilitet til de mange selvbookede samtaler. For at løse dette problem er Facility Management enheden blevet inddraget, og de forskellige muligheder for afholdelse af borgersamtalerne er undersøgt med FM enhedens samlede ekspertise, bl.a. i forhold til placering, lys, rengøring, støj og brandsikkerhed. Ligeledes er der i gangsat et projekt, som har til formål at undersøge mulighederne for at øge udbuddet af mødefaciliteter på rådhuset. En undersøgelse, der på samme vis som ovenfor beskrevet, benytter Facility Management enhedens samlede ekspertise, herunder at kantineleder og rådhusbetjente er medansvarlige for at finde de mest optimale løsninger i forhold til at hente og bringe forplejning til og fra mødefaciliteterne. 4

Når der skal afholdes større arrangementer sker der en koordinering internt i Facility Management enheden imellem administrationen, rådhusbetjentene, kantinen og rådhusrengøringen. Det drejer sig bl.a. om hvorvidt lokalet er ledigt, adgang til rådhuset efter lukketid, mad og ekstra rengøring. I arbejdet med det fysiske arbejdsmiljø på rådhuset, der i vid udstrækning vedrører bygningsmæssige forhold eksempelvis kulde, træk, lysforhold mv., samt forplejning og rengøring, inddrages Facility Management enhedens ekspertise ofte. Det er primært rådhusbetjentene, rådhuskantinen, rådhusrengøringen og den øvrige rådhusdrift, der er ansvarlig for håndtering af en stor del af punkterne i den samlede APV-handlingsplan for rådhuset. Endeligt skal det nævnes, at der på tværs af funktionerne/afdelingerne sker en budget- og opgavestyring med henblik på at øge kvalitet og effektivitet. Rådhuskantine og rådhusrengøring Budgetansvar og ledelse af rådhusrengøringen blev i foråret 2014 lagt ind under kantinelederen. Der er dermed en afdelingsleder mindre i ledelsesniveauet og snitfladerne mellem kantine og rengøringsfunktionerne er gjort mere fleksible. Rådhusrengøring og kontraktstyringsenhed for rengøring Rådhusrengøringen og Kontraktstyreenheden for rengøring har bl.a. faglig sparring med hinanden, eksempelvis har planlægning af undervisning af rådhusrengøring været drøftet. Ligeledes er der sket en sparring omkring kvalitetsstandarder og arbejdsrutiner. Rådhuskantine og rådhusbetjente Rådhusbetjentene og kantinemedarbejderne samarbejder eksempelvis om at kunne tilbyde forplejning til møder, som afholdes uden for rådhuset (kantinen står for maden, Rådhusbetjentene for udbringning). Endvidere sker der samarbejder i ferieperioder, eksempelvis ved at rådhusbetjentene står for affaldstømning og mindre oprydning i kantinen. Rådhusbetjente og Ejendomme & Energi Ejendomme og Energi har en stor ekspertise i bygningsmæssige opgaver, som bl.a. rådhusbetjentene og rådhusadministrationen gør brug af. Det drejer sig eksempelvis om, skader på bygning eller installationer samt i drøftelsen af bygningsmæssige problemstillinger, indhentning af tilbud, rekvirering af håndværkere, indgåelse af servicekontrakter mv. Endvidere benyttes Ejendomme og Energis ekspertise i forhold til forhandling med underleverandører og kompetencer til overvågning og styring af tekniske anlæg. Bilpark til tjenestekørsel for rådhusets ansatte Som en del af budgettet for 2014-2017 blev det besluttet at gennemføre en besparelse som følge af at konvertere kørsel i medarbejdernes egne biler til kørsel i tjenestebiler. På den baggrund er der indkøbt mikrobiler, så der nu er en fælles bilpark på i alt 10 biler, der skal bruges af medarbejderne på rådhuset. Driften og vedligeholdelsen af bilerne varetages af Facility Management, hvilket bl.a. indebærer et samarbejde mellem rådhusbetjente og administrative funktioner. Kommende udvikling I Facility Management enheden er der konstant fokus på udvikling, trivsel, effektivitet og kvalitet. Der arbejdes p.t. bl.a. med to større lean projekter: 5

Arbejdsgange i Facility Management, herunder kantinens servicering til mødelokaler (pakning af rulleborde med mad og service til mødelokaler samt oprydning efterfølgende). Målet med projektet: servicering til mødelokaler, er at spare tid (bl.a. optimere pakning og transport), at øge kvaliteten (bl.a. undgå at skulle køre efter det samme flere gange) og at øge arbejdsglæden blandt kantinens medarbejdere (bl.a. organisere oprydningen, så affald mv. er samlet). Formålet er også at skabe en forandrings- og kulturproces, der kan understøtte et vedvarende fokus på effektivisering samtidig med at trivsel og et godt arbejdsmiljø fastholdes. Effektive møder, herunder effektiv udnyttelse af mødelokaler i Rådhuset. Målet er at opnå en mere effektiv udnyttelse af mødelokalerne, herunder eventuel udvidelse af nuværende mødefaciliteter/loungeområder, samtidig med at der arbejdes på at holde færre, kortere og mere effektive møder. Endvidere vil et kommende fokuspunkt være om materiel udnyttes optimalt. Kan der skabes et endnu større overblik over, hvilket materiel Viborg Kommune ejer (f.eks. på skoler, svømmehaller, institutioner osv.), hvorved vi kan låne mere af hinanden (eksempelvis en lift, lydanlæg eller en scene) i stedet for at købe ude i byen. Det skal afslutningsvis nævnes, at kendetegnet for den kommende udvikling af Facility Management enheden vil være: Synergi, løbende forbedringer & effektiviseringer 6