Kommissorium for styregruppe Struktur for arbejde med studiemiljøundersøgelse på SDU Syddansk Universitet HR-service, Arbejdsmiljøkontoret, revideret november på baggrund af beslutning i styregruppen oktober 205
Indhold Struktur for gennemførsel af studiemiljøundersøgelse... 2 Styregruppens kommissorium... 2 Styregruppens sammensætning... 3 Tilrettelæggelse... 4 S ide
Struktur for gennemførsel af studiemiljøundersøgelse Lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø fastsætter retten til et godt undervisningsmiljø som en elementær og grundlæggende rettighed for studerende. Jf. undervisningsmiljøloven skal der gennemføres en undervisningsmiljøvurdering, som kan betragtes som de studerendes APV. Det er et lovkrav, at undersøgelsen skal gennemføres minimum hvert tredje år. Direktionen har vedtaget, at på SDU skal undersøgelsen gennemføres hvert andet år. Studiemiljøundersøgelsen 2 på SDU er forankret i Hovedarbejdsmiljøudvalget, da loven betragtes som en tillempet arbejdsmiljølov for de studerende og sidestilles med arbejdet ved ansattes APV. Hovedarbejdsmiljøudvalget tilsluttede sig på sit møde i marts 204, 3 at der nedsættes en styregruppe til at stå i spidsen for studiemiljøundersøgelse på SDU. Udvalget lagde også vægt på, at undersøgelsen gennemføres i samarbejde med Studieservice, Analyse, og at Arbejdsmiljøkontoret qua sin sekretariatsfunktion for udvalget fortsat driver projektledelsen Styregruppens kommissorium Styregruppen skal kvalitetssikre; ) undersøgelsens udformning i forhold til rammer og indhold samt 2) implementering af tværgående topprioriteter og opfølgning på universitetsniveau. Styregruppens arbejde er bredt defineret ved at skulle monitorere indenfor ovenstående rammer til at løse følgende opgaver bedst muligt: - Drøfte og godkende projektplan, herunder tids- og handlingsplan. - Drøfte emner som metode, spørgeramme, markedsføring og opfølgning på undersøgelsen. - Drøfte udformning af rapport, herunder indhold og tematikker som ønskes belyst. - Drøfte og indstille tværgående initiativer på SDU, som kan forbedre studie- og undervisningsmiljøet for flertallet af de studerende til Uddannelsesrådet. - Som afslutning på studiemiljøundersøgelsen foretages en evaluering, hvor styregruppen ser på om der er sket målopfyldelse og om processen har fungeret efter hensigten. Nedenstående tabel præciserer styregruppens afsluttende evaluering. Styregruppens afsluttende evaluering Formål Formålet med Styregruppens Evaluering er at vurdere, om SMU er egnet, tilstrækkelig og hensigtsmæssig i sin opbygning, samt at evaluere efterlevelsesgraden af SMU bl.a. på baggrund af arbejdets organisering, undersøgelsens svarprocent, arbejdet med tværgående og lokale initiativer i handlingsplaner m.v. Indhold Mål Referatet fra Styregruppens evaluering skal beskrive: I hvilken udstrækning mål opfyldes. I hvilken udstrækning undervisningsmiljøloven overholdes. Fremdriften i SDUs løbende generelle forbedring af kortlægningsprocessen ved studiemiljøundersøgelse Om SMU struktur fortsat er hensigtsmæssigt og praktisk i forhold til: o Gældende organisering på SDU o Gældende og forventelige aktiviteter i SDU o Ny viden og information. o Interessenters krav og forventninger. Referatet skal indeholde konklusioner og anbefalinger til korrigerende handlinger. På baggrund af referatet og evt. supplerende undersøgelser initierer Hovedarbejdsmiljøudvalget eventuelle korrektioner i arbejdet med studie- og undervisningsmiljø. Undervisningsmiljøloven trådte i kraft den. august 200. 2 Forkortes SMU 3 Referat fra Hovedarbejdsmiljøudvalgsmøde den 0. marts 204 2 S ide
Tabel : Oversigt over Styregruppens Gennemgang ved opfølgning. Styregruppens sammensætning Styregruppens sammensætning skal sikre, at undersøgelsen er bredt funderet og omfatter alle forhold på et uddannelsessted, som de studerende og ledelsen finder af betydning, herunder lever op til undervisningsmiljøloven som fastslår at undervisningsmiljørepræsentanter eller andre studerende skal inddrages i gennemførelsen af undervisningsmiljøvurderingen 4. Der nedsættes en styregruppe med tre repræsentanter fra og valgt af Hovedarbejdsmiljøudvalget; en ledelsesrepræsentant, en medarbejderrepræsentant samt en studenterobservatør. Derudover indstiller de to studenterobservatører, i samarbejde med studenterorganisation, endnu en studerende til at deltage i styregruppen. Uddannelsesrådet indstiller to medlemmer, hvoraf den ene er medarbejderrepræsenteret ved det Studieadministrativ Koordineringsgruppe Uddannelseskvalitet (SAK - KVAL), og den anden er ledelsesrepræsentant ved Uddannelsesrådet. Projektgruppen deltager med to repræsentanter. Projektgruppen er udførende og har taletid på styregruppemøderne. Projektgruppen fungerer ligeledes som sekretariat for styregruppen (se figur ). Direktionen Hovedarbejdsmiljøudvalget Uddannelsesrådet 3 Studenterorganisation Uddannelsesrådet SAK KVAL Styregruppe Bestående af i formand + 7 repræsentanter Studieservice, Analyse Projektgruppe Arbejdsmiljøkontoret - Sekretariat for Styregruppen - Projektledelse - Formidling/Kommunikation Studieservice - Metode - Databehandling 2 HR-service, Arbejdsmiljøkontoret 4 Lov om elevers og studerendes undervisningsmiljølov Figur : Overordnet struktur for styregruppen 3 S ide
Som figur illustrerer orienteres hhv. Uddannelsesrådet samt Hovedarbejdsmiljøudvalget om styregruppens arbejde. Hovedarbejdsmiljøudvalgets formand udpeger formanden for styregruppen blandt de indstillede ledelsesrepræsentanter i styregruppen. Tilrettelæggelse Styregruppen mødes i undersøgelsesperiode efter behov og afhængigt af den givne proces og udfordringer i forløbet. Efter hvert møde udfærdiges et referat, der udsendes til medlemmerne snarest muligt og senest uge efter mødets afholdelse. Mødereferat udarbejdes af sekretariatet og sendes til kommentering og endelig godkendelse blandt styregruppens medlemmer. Styregruppeformanden varetager ordstyreposten under møderne. I løbet af projektperioden kan projektgruppen tage kontakt til styregruppens medlemmer pr. mail og projektgruppen kan ad hoc mødes med styregruppens formand og studenterrepræsentanterne samt andre ressourcepersoner fra SDU. Styregruppen rapporter direkte til Hovedarbejdsmiljøudvalget. Drøftelser hvor Uddannelsesrådets mening vurderes at have en væsentlig betydning for kvaliteten af undersøgelsen og handlingsplan rapporteres der hertil. Det er formandens ansvar at videreformidle til Uddannelsesrådet og Hovedarbejdsmiljøudvalget. Formanden kan uddelegere videreformidlingen til medlemmer af styregruppen. De studerende koordinerer deres deltagelse med de øvrige undervisningsmiljørepræsentanter i arbejdsmiljøorganisationen. I de tilfælde hvor Hovedarbejdsmiljøudvalget og Uddannelsesrådet bedes tage stilling til problemstillinger sker dette via indstilling. 4 S ide