Lean til eksamen gør Lean arbejdet bedre? Sygedagpengeafdelingen i Pilotjobcenter Helsingør. Vores formål med at bruge Lean Med projektet ønskede vi at: Afprøve hvordan Lean kan anvendes i en kommunal administrativ kontekst indenfor et forholdsvis tungt lovreguleret område. Skabe luft i hverdagen til øget vidensdeling samt mere tid til borgersamtaler og udviklingsprojekter. Give medarbejderne øget medindflydelse på egen hverdag, arbejdsglæde samt kompetencer i forhold til Lean tankegangen og de vigtigste værktøjer.
Vores Lean organisation Projektledelse Styregruppe Projektgruppe Væksthus for Ledelse: sparring, koordinering samt undervisning Styregruppe med repræsentanter fra projektgruppe, direktion, medarbejdere, lokal ledelse og centraladministration Projektgruppe med deltagelse af lokal leder og medarbejder Medarbejdere 20 energiske medarbejdere. Det er dem, der driver værket! Lean er måske ikke direkte tilpasset en borgerrettet og administrativ organisation med lovbegrænsninger. Men ved at gennemgå arbejdsgange og fjerne spild og bunker, er det både en fordel for organisationen og for borgernes retssikkerhed
Resultater opnået indtil nu I forhold til borgere eller kunder - service i den leverede ydelse Hurtigere gennemløbstid af sager gennem bedre flow og færre bunker. Vores styringsreol (first in, first out) giver overskuelighed ift. rettidighed og sagsoverlevering Der er frigivet ressourcer, så vi har fået nedbragt antallet af sager over 52 uger. Reviderede standardbreve med fokus på borgerrettet formidling af ret og pligt. Mere smidig brug af IT og kalender i forbindelse med planlægning af borgersamtaler.
I forhold til medarbejdere - arbejdsmiljø og trivsel Kaizen sikrer at medarbejdere kan komme til orde og deres ideer bliver taget alvorligt og afprøvet. Månedlige videndelingsmøder til faglig sparring og tema-seminarer, eksempelvis lægeoplysninger og (bedre) brug af IT. I forhold til kvalitet - høj og ensartet kvalitet Mere luft til faglig revision og kvalitetssikring, eksempelvis i forhold til ankesager. Standardisering af de mest brugte arbejdsgange reducerer risiko for fejl og letter oplæring af nye medarbejdere. Eksempelvis er vi i gang med at lave en manual over alle processer i afdelingen
I forhold til organisationen - effektivitet Dette er første skridt nu følger resten af forvaltningen så vi får flow hele vejen igennem værdikæden. Vores arbejde med lægeoplysninger kan bruges af resten af organisationen. En del forbedringer har involveret andre forvaltninger, så alles arbejde er blevet lettet betydeligt ved at skabe hurtigere arbejdsgange Projektet har inspireret til at indføre Lean i resten af forvaltningen når flere får gang i Kaizen-tavler giver det anledning til synergi af ideer og metode. Effektivisering i Fællesskab er et eksempel til resten af kommunen på, at Lean kan anvendes med succes selv på et område med hardcore sagsbehandling og en høj grad af lovregulering.
Læringspunkter Hvad har virket særligt godt? Grundig introduktion til formål, rammer og principper, herunder brug af konkrete, illustrative eksempler som 5S og Lean spil. (billede fra spilledag) Go-to-Gemba (vidensdeling) Lean som intro-metode for nye medarbejdere Kaizen og mini-blitz En mini-blitz kan gennemføres på en formiddag til at gennemføre mange små forbedringer og opfølgning... Hvad har vi haft svært ved? Afsætte tid til VSM i begyndelsen af projektet vi fik ikke rigtig hold på redesign, med konkrete aftaler ved seminarets afslutning. Der blev draget nogle for hurtige konklusioner og vi fik ikke samlet hurtigt nok op, hvilket skabte en lidt dårlig stemning.
Følge op på vores fede værdistrøm og bruge den kortlagte værdistrøm aktivt i Kaizen til nye forbedringer. Opfølgning på handleplaner ift. deadlines og standarder. Dét med at få alle med ikke alle medarbejdere var trygge ved Leantankegangen. Hvad vil vi i særlig grad anbefale andre kommuner, der skal i gang? Begynd i det små med én afdeling (evt. flere, hvis arbejdsgangene hænger logisk sammen) til at tjene som godt eksempel. Meld klart ud: Lean handler ikke om at spare hoveder. Det er der andre organisationsværktøjer der er bedre til. Lean handler først og fremmest om løbende forbedring på medarbejdernes egne præmisser. Igangsæt Kaizen tidligt i processen. Ikke noget med A og B-hold alle skal med! Sæt evt. tempoet ned i forandringsprocessen for ikke at tabe nogen undervejs. Lean light : Brug kun de elementer i Lean, som giver mening i Jeres organisation.