Boligorganisationen Domea Rødekro Referat fra organisationsbestyrelsesmøde mandag den 28. september 2015 på Røde Kro, Vestergade 2, 6230 Rødekro 1 Godkendelse af dagsorden... 2 2 Godkendelse af referat... 2 3 Ny forretningsføre aftale orientering samt underskrift... 2 4 Driftsspørgsmål... 2 4.1 Ændring af vedtægter vedrørende valg til repræsentantskabet... 2 4.2 Ekstraordinært repræsentantskabsmøde... 3 4.3 Hvordan skal nedsættelserne af honorar til Domea.dk fordeles til afdelingerne... 3 4.4 Orientering omkring opstart af Servicecenter Syd, Haderslev... 3 4.5 Nyt fra Cimbria Parken... 3 4.6 Nyt fra Rise Parken et års gennemsyn + retssag med HE vand... 4 4.7 Orientering omkring fejl i afdeling 3814, parcelhuse i Byskoven... 4 4.8 Omkring opstart af nyhedsbrev... 4 4.9 Fra livstil messen i Rødekro... 4 4.10 Rabatkort til beboerne... 4 5 Eventuelt... 5 Deltagere fra bestyrelsen: Svend Overgaard, formand Poul Bløcher, næstformand Kaj Ringsted, medlem Erik Steen Boe, medlem Pia Henriksen, medlem Kurt Lunderskov, medlem Afbud fra: Anthony Barlow, medlem Øvrige deltagere: Martin Andreasen, Servicecenter Syd Erik Lønne Gottfredsen, Domea.dk Udsendt den 6. oktober 2015
1 Godkendelse af dagsorden Referat: Bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 28. maj 2015. Referat: Referatet blev godkendt og underskrevet. 3 Ny forretningsføre aftale orientering samt underskrift Etableringen af servicecentre har betydet, at snitfladen og opgavefordelingen mellem boligorganisationerne og Domea.dk er forandret, og at en række medarbejdere i dag er juridisk ansat i boligorganisationerne i stedet for i Domea.dk. På den baggrund har Domea.dk udarbejdet et nyt ydelseskatalog for boligorganisationer, som indgår i et servicecenter. Med udarbejdelse af de nye ydelseskataloger er Domea.dk gået bort fra at tilbyde forskellige modeller for den såkaldte basisadministration. Hvor der tidligere var mulighed for at vælge mellem en grundpakke, en udvidet ydelsespakke og to forskellige tilvalgspakker, så er der fremover kun én model for basisadministrationen. Til gengæld indfører Domea.dk fra 1. januar 2016 en ny differentieret prisstruktur, som indebærer, at administrationsbidraget fremover er relativt lavere jo større afdelingerne er. Referat: Martin Andreasen gennemgik forretningsføreraftalen, det tilhørende bilag med priser samt oplyste om principperne i ydelseskataloget. Bestyrelsen godkendte aftalen og underskrev den samt det tilhørende bilag. 4 Driftsspørgsmål 4.1 Ændring af vedtægter vedrørende valg til repræsentantskabet Da der er sammenlagt 5 afdelinger i boligselskabet i 2015, vil der også være færre deltagere til repræsentantskabsmøderne fremover består repræsentantskabet af medlemmer valgt fra 2 boligafdelinger samt organisationsbestyrelsen, i alt 2 x 4* + 7 = 15 medlemmer. *) Det 5. medlem udløses først ved afdelinger over 300 boliger. Referat: Bestyrelsen drøftede om antallet var passende og besluttede at fortsætte med de nuværende vedtægters bestemmelser om valgt til repræsentantskabet indtil videre. Side 2 af 5
Med hensyn til hvilken måde repræsentanterne skulle vælges, bør det være op til afdelingsmøderne om disse udpeges af afdelingsbestyrelserne eller vælges direkte på afdelingsmøderne. Svend Overgaard opfordrede til at tænke på andre personer, end de der i forvejen var valgt til afdelingsbestyrelserne, for at få nye personer ind. 4.2 Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Skal der holdes ekstraordinært repræsentantskabsmøde inden de ordinære afdelingsmøder? Referat: Med ovenstående beslutning bortfalder behovet for et ekstra repræsentantskabsmøde. 4.3 Hvordan skal nedsættelserne af honorar til Domea.dk fordeles til afdelingerne Aftalen mellem Domea.dk og Domea Rødekro er ikke mellem afdelingerne og Domea.dk men mellem organisationen og Domea.dk- det ønskes drøftet hvordan økonomien i hovedselskabet kunne forbedres, da der har været underskud siden regnskabsåret 2011-12 bl.a. på fælles markedsføringsudgifter. Referat: I bestyrelsen var der enighed om at de nye honorarer var aftalt som individuelle for den enkelte afdeling, dvs. det er afdelingerne der har besparelsen ved nedsættelse af honoraret til Domea.dk. Med hensyn til forbedring af økonomien blev en forhøjelse af bidraget til arbejdskapitalen drøftet, ligesom at lade afdelingerne betale for markedsføringsudgifterne efter antallet af boliger var en mulighed. Det blev besluttet at Erik Lønne Gottfredsen og Martin Andreasen skulle sende et oplæg ud til afstemning pr. mail. 4.4 Orientering omkring opstart af Servicecenter Syd, Haderslev Hvordan er det gået siden opstarten af Servicecenter Syd den 1. juli 2015? Referat: Martin Andreasen kunne oplyse, at opstarten var gået godt, men at der ikke kom så mange opkald som forventet fra beboerne. Bestyrelsen mente at den lokale service fra ejendomsfunktionærerne ikke var blevet forringet, selv om der stadig var telefonpasning lokalt, det var jo en beslutning som var taget af bestyrelsen. Martin kunne også oplyse, at mestrene blev påvirket på månedlige mestermøder til lave mere praktisk arbejde og overlade administrative opgaver til servicecenteret. 4.5 Nyt fra Cimbria Parken Referat: Svend Overgaard udleverede brochurer og priser for boligerne. Han oplyste, at butiksarealet voldte lidt problemer, da det ikke var afklaret hvem der skulle overtage dette areal. Flere butikskæder havde været inde i billedet, men der var ikke skrevet bindende aftaler endnu. Ovenstående betyder, at licitationen for byggeriet ændres fra fag- eller hovedentreprise Side 3 af 5
til udbud i totalentreprise med ingeniørfirmaet Cowi som bygherrerådgiver, da licitation og indsendelse af skema B til kommunen skal ske inden der er gået 9 måneder fra skema A er godkendt. Det forventes, at der kan holdes indflytning i november 2017. 4.6 Nyt fra Rise Parken et års gennemsyn + retssag med HE vand Referat: Svend Overgaard oplyste at de sidste håndværkere havde meldt de sidste reparationer efter 1 års eftersynet færdige. Vedrørende sagen med HE Vand, var firmaet ikke mødt ved de sidste retsmøder, det kan måske betyde at firmaet opgiver sagen. 4.7 Orientering omkring fejl i afdeling 3814, parcelhuse i Byskoven Referat: Svend Overgaard oplyste, at Jan Storgaard, Domea.dks byggeafdeling havde overtaget at få fejl ved revner i murværk, fejl i overgang fra sokkel til murkværk m.v. (udført af Håndværkerne, Als) inden 31.12.2015 ellers skal det anmeldes til Byggeskadefonden. 4.8 Omkring opstart af nyhedsbrev Svend Overgaard oplyste: Det er muligt at tilmelde sig et nyhedsbrev fra Domea Rødekro på boligselskabets hjemmeside: https://www.domea.dk/organisationer/domea-roedekro/sider/default.aspx eller ved at Google Domea Rødekro. Der er hidtil udsendt et par nyhedsbreve der er dog behov for at finde en redaktør til dette arbejde. Referat: 4.9 Fra livstil messen i Rødekro Boligselskabet har haft en stand på messen den 19.-20. september Referat: Svend Overgaard oplyste at der havde været 10-12.000 besøgende på messen og at placeringen af boligselskabets stand havde været ideel, da stort set alle skulle forbi standen, når de kom ind af indgangen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede at boligselskabet skulle deltage igen i 2016. 4.10 Rabatkort til beboerne Som vi fortalte i vores elektroniske nyhedsbrev før sommerferien, kan Domea.dk tilbyde alle beboere et personligt rabatkort gennem et nyt samarbejde, som vores indkøbsfunktion har etableret med firmaet PersonaleZonen. Rabatten kan altså komme til at omfatte samtlige 60.000 beboere, som bor i en ejendom, der administreres af Domea.dk. Rabatkortet giver rabatter i 150 butikker i hele landet. Yderligere rabatter i ca. 300 lokale butikker vil blive tilføjet i løbet af 1-1½ år. Side 4 af 5
Udgifterne til rabatkortet betaler Domea.dk. Vi synes beboerne fortjener en ekstra god service, og derfor vil Domea.dk betale udgifterne til kortet, men vi sender ikke kortet til beboerne uden at spørge jer først. Referat: Bestyrelsen besluttede at beboerne skulle tilbydes rabatkortet, kortet skal dog ikke være med lokalt logo. 5 Eventuelt Martin Andreasen oplyste at Aabenraa Kommune har Strategi for almene studieboliger og familieboliger i høring frem til 7. oktober materialet sendes pr. mail til bestyrelsens medlemmer, således de evt. kan afgive høringssvar. Side 5 af 5