Digitaliseringsplan 2016 - frigivelse af anlægsmidler Business cases 1 20
Indholdsfortegnelse Digital kommunikation selvbetjeningsplatform og webplatform...3 Optimeret telefoniplatform...6 Selvbetjening og digital administration inden for arbejdsmarkedsområdet...9 Rehabilitering og recovery...11 Forløbsafvikler til læringsplatform og pc er...13 Understøttelse af koordinering af indsats i børnesager...15 Digitale redskaber til dagtilbud...17 Mobilløsning til planlægning og styring - FGV...19 2 20
Digital kommunikation selvbetjeningsplatform og webplatform Business case Projektets formål Formålet med indsatsen er at skabe bedre kvalitet i eksisterende selvbetjeningsløsninger, digitalisere arbejdsgange knyttet til selvbetjening og opnå driftsbesparelser ved omlægning af hjemmeside og intranet til Open Source-løsninger. Projekt Digital kommunikation består af tre hovedelementer: 1. Oprydning i selvbetjeningsløsninger og forbedring af selvbetjeningsløsninger rettet mod særligt virksomheder ved brug af kommunens aftale med Virk.dk 2. Udvikling af ny selvbetjeningsplatform, hvor kommunen kan bygge egne løsninger. 3. Ny billigere webplatform. Tilsammen bidrager dette til bedre kvalitet i kommunens digitale kommunikation, besparelser på arbejdsgange og systemudgifter til hjemmeside, intranet og selvbetjeningsløsninger. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering x Forudsætninger og usikkerheder Effektiviseringen ved selvbetjeningsløsningen forudsætter, at der sker en oprydning af indkøbte selvbetjeningsløsninger til færre eller billigere selvbetjeningsløsninger. Projektet skal indhente oplysninger om nuværende løsninger og at selvbetjeningsløsningerne kan samles/overføres til billigere løsninger. Samtidigt er det en forudsætning for effektiviseringen, at der kan ske en succesfuld tilpasning af arbejdsgange, der udnytter mulighederne i selvbetjeningsløsningerne. For den nye selvbetjeningsplatform arbejdes med, at udviklingen af platformen kan ske med samarbejdspartnere. Frederiksberg Kommune skal dele omkostninger og bruge ekstern ekspertise i udviklingen af en ny selvbetjeningsplatform. Forvaltningen er i dialog med relevante partnere herunder særligt KL om at samle ressourcerne og udvikle i fællesskab. For omlægningen til ny webplatform til hjemmeside og intranet er den vigtigste forudsætning, at der kan tages open Source-løsning i brug i 2017, der ikke har væsentlige varige driftsomkostninger tilknyttet. Dermed kan licensomkostninger, der i dag betales til leverandører, reduceres. Der eksisterer i dag flere tværkommunale samarbejder om Open Source løsninger til hjemmesider og intranet. Fordelen ved disse fællesskaber er delte omkostninger til udvikling samt ingen licensudgifter til webplatformen Gevinstopgørelse Indsatserne Oprydning i selvbetjeningsløsninger, brug af virk.dk til selvbetjeningsløsninger til virksomheder og ny selvbetjeningsplatform giver sammen en årlig økonomisk gevinst på 0,15 mio. kr. Oprydningen i selvbetjeningsløsningerne vil primært give en økonomisk gevinst i form af sparede omkostninger til forskellige systemer. Der vil dog også være potentiale for gevinster 3 20
for mere effektive arbejdsgange, når uhensigtsmæssige systemer tages ud af brug, og der vil blive færre forskellige systemer. Det er veldokumenteret, at virksomheder møder selvbetjeningsløsninger, der kunne have bedre brugervenlighed. Indsatsen vil give mulighed for, at Frederiksberg Kommune via selvbetjeningsplatformen virk.dk kan tilpasse og udvikle selvbetjeningsløsninger rettet mod virksomheder til lokale forhold og kunne løfte kvaliteten af og effektivisere selvbetjeningsløsningerne. Ny selvbetjeningsplatform En ny platform vil gøre kommunen i stand til at bygge egne løsninger på områder, hvor der for eksempel i dag eksisterer blanketter, der ikke kan sendes retur digitalt, er dyre løsninger eller er løsninger, der ikke er integreret til bagvedliggende systemer. En foranalyse afdækker, hvor en selvbetjeningsplatform bedst kan bruges på tværs af kommunen. Herudfra vælges min. 4 selvbetjeningsløsninger som pilotprojekter. Derudover bidrager projektet til, at kommunen efterlever de vedtagne arkitekturprincipper, hvis hovedprincipper er, at vi skal genanvende data og udvikling af snitflader til andre systemer samt hjemtage data til brug på tværs i organisationen. Ny webplatform Den nye platform vil realisere økonomiske gevinster på 0,4 mio. kr. årligt fremadrettet gennem færre omkostninger til licenser. Effektiviseringer knyttet til projektet fordeles på følgende vis: Effektivisering - årligt Fordeling af effektivisering Sparede systemomkostninger - webside 200.000 kr. It-afdelingen Sparede systemomkostninger - intranet 200.000 kr. It-afdelingen Sparede omkostninger til systemudgifter og/eller optimering af arbejdsgange som følge af, at egen selvbetjeningsplatform vil kunne udgøre et billigere alternativ til nye selvbetjeningsløsninger, muliggøre selvbetjeningsløsninger, hvor der i dag ikke er løsninger samt erstatte eksisterende selvbetjeningsløsninger, som vurderes som for dyre og dårlige 150.000 kr. BUO: 30.000 kr. BMO: 30.000 kr. SEO: 45.000 kr. SSA: 45.000 kr. Tabel 1: Kvalitative gevinster Gevinsterne ved indsatserne har størst effekt fra 2017, hvor oprydning i selvbetjening, virksomhedsrettede selvbetjeningsløsninger og ny webplatform vil være etableret. Ny selvbetjeningsplatform vil give lettelser for personalet fra 2018 og frem. 2016 2017 2018 2019 Kvalitetsløft til brugerne 0 2 2 2 Kvalitetssikring 1 2 2 2 Lettelser for personalet 0 1 2 2-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel 4 20
Tabel 2: Investeringer og effektiviseringer De nævnte investeringer samt forventede effektiviseringer fremgår af nedenstående tabel. 1.000 kr. (2016 pl) (-)=budgetforbedring 2016 2017 2018 2019 Anlægsinvesteringer i alt, heraf: 300 1.000 Projektledelse 150 300 Systemafskaffelse og teknisk implementering 150 700 Effektiviseringer i alt, heraf 0-550 -550-550 - Selvbetjeningsløsninger -150-150 -150 - webplatform -400-400 -400 Driftsudgifter 100 Netto-effektiviseringer i alt 1 100-550 -550-550 Total 400 450-550 -550 Akkumuleret total (tilbagebetaling) 2 400 850 300-250 1 Effektiviseringer i alt fratrukket driftsudgifter 2 Investeringer i alt fratrukket effektiviseringer i alt og derefter lagt til eller fratrukket forrige års akkumuleret total. Negativt fortegn betyder at investeringen hentes af lavere udgifter. 5 20
Optimeret telefoniplatform Business case Projektets formål Formålet med projektet Optimeret telefoniplatform er at anskaffe og implementere en fremtidssikret telefoniløsning for hele kommunen, som afløser for den eksisterende fastnettelefoni. Projektet ligger i forlængelse af analyseprojektet Analyse af optimeret telefoni fra Digitaliseringsplan 2015. Telefonisystemet har gennem en årrække kørt stort set uændret. I den mellemliggende periode er der sket en markant teknologisk udvikling på telefoniområdet, som ikke afspejles i den eksisterende løsning. Serviceaftalens udløb i 2017 er således et velvalgt tidspunkt til at anskaffe en ny og teknologisk fremtidssikret telefoniplatform baseret på Unified Communication (UC). Analyserne fra Digitaliseringsplan 2015 viser: UC-løsningerne er generelt tilstrækkeligt modne til at understøtte kommunens kritiske arbejdsprocesser og skitserede telefonibehov, herunder også for kontaktcentrene (omstillinger i BorgerServiceCentret, Jobcentret, Hjemmeplejen mv.). Ny kontaktcenterplatform kan anskaffes gennem EU-udbud for at sikre tilbud fra flere relevante leverandører end det er muligt under SKI-aftale. Leverandører af UC-baserede telefoniløsninger er bredt repræsenteret i markedet, hvilket giver sikkerhed for support, vedligehold og videreudvikling. Kommunens nuværende UC-løsning Skype for Business, der er installeret på alle pc er som del af standard MicroSoft-pakken, kan med fordel benyttes som ny telefoniplatform med relevante licensmæssige udvidelser. Skype for Business tilgodeser bedst kommunens behov og er økonomisk mest fordelagtigt. Anskaffelsen sker under kommunens eksisterende SKI-rammeaftale. En lang række kommuner, ministerier og styrelser samt private virksomheder er allerede overgået til at bruge Skype for Business som telefoniplatform eller har fremskredne planer herom, Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder For at realisere ovennævnte gevinster skal kommunen forberede, anskaffe og implementere Skype for business og kontaktcenterløsning inden for projektperioden. Herunder skal det sikres, at overgangen fra den gamle til den nye telefoniplatform kan ske etapevis og dermed kontrolleret. Endvidere forudsætter en succesfuld implementering at der etableres en tværgående projektorganisation på tværs af områderne til styring, forberedelse og gennemførsel af anskaffelse og teknisk og organisatorisk implementering af den nye telefoniløsning i hele kommunen. Der er et stort element af organisatorisk implementering i projektet. Dels på grund af dets omfattende karakter (projektet omfatter al fastnettelefoni såvel rådhuset som institutioner, herunder også omstillingsfunktionalitet i Borgerservice, SSA etc. Dels da den enkelte bruger har langt mere funktionalitet til rådighed end med en almindelig fastnettelefon, hvorfor den enkelte afdeling/enhed vil skulle tage stilling til, hvordan man fremover vil modtage og fordele opkald samt optimere sine arbejdsgange og praksis med de nye muligheder. 6 20
Gevinstopgørelse Den samlede driftseffektivisering udgør 912.000 kr. om året i sparede systemomkostninger og gevinster til administration og oprettelse/flytninger af telefoner. Udover at fungere som telefoniplatform kan Skype for Business understøtte, at flere personer afholder videomøder og konferencer med samarbejdspartnere, borgere og kollegaer, deler skærm for at samarbejde om dokumenter, laver træningsseancer for borgere, udvikler uddannelsesprogrammer, udvider digitale samarbejdsmuligheder med sygehuse mv. For områderne og medarbejderne imødekommer ny telefoniplatform: En øget og fleksibel decentral administration af en række telefoniopgaver. En bedre sammenhæng mellem fastnettelefoni og de mobile telefoner end det kan lade sig gøre på den nuværende telefoniplatform. Færre interne ressourcer, når en bruger f. eks. flytter plads eller skifter nummer, fordi kabler og numre ikke længere skal flyttes manuelt. Tilvejebringe en moderne telefon-platform, der vil kunne understøtte tværgående samarbejde og både kendte og endnu ukendte fremtidige behov hos borgere og ansatte. Tabel 1: Kvalitative gevinster Telefoniplatformen etableres i løbet af 2017 som udrulninger på hhv. rådhus og institutioner, hvilket vil give de første kvalitetsløft til ansatte og borgere. Disse forstærkes ved brug i 2018. 2016 2017 2018 2019 Kvalitetsløft til brugerne 1 2 3 Kvalitetssikring 0 2 2 Lettelser for personalet 1 2 3-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Tabel 2: Investeringer og effektiviseringer Der er en investering på 2.4 mio. kr. i 2016 og 2 mio. kr. i 2017 til udskiftning til ny telefoniplatform. Det omfatter anskaffelse samt teknisk og organisatorisk implementering af den samlede løsning i hele kommunen. Efterfølgende er der en driftseffektivisering på i alt 912.000 kr. om året fordelt på: Sparede systemomkostninger (effektivisering i Digitaliseringplan/Budget 2015) Sparede systemomkostninger (effektivisering Digitaliseringplan/Budget 2016) Gevinster i forhold til administration af telefoni i Effektivisering Fordeling af effektiviseringen 400.000 It-afdelingen 89.300 It-afdelingen 250.000 It- afdelingen 7 20
Gevinster hos afdelinger og institutioner sparede udgifter til flytninger oprettelser I alt effektivisering i Digitaliseringsplan 2016 Effektivisering Fordeling af effektiviseringen 172.700 Fordelt på afdelinger og institutioner, som sommeren 2015 ikke var fuldt ud overgået til mobiltelefoni, men i stedet anvendte fastnettelefoni 512.000 Tabel 3: Investeringer og effektiviseringer De nævnte investeringer samt forventede effektiviseringer fremgår af nedenstående tabel. 1.000 kr. (2016 pl) (-)=budgetforbedring 2016 2017 2018 2019 Anlægsinvesteringer i alt, heraf: 2.400 2.000 Projektledelse 500 500 Systemanskaffelse og teknisk implementering 1.900 1500 2.400 4.400 3.888 3.376 Effektiviseringer i alt, heraf -512-512 - lønsumsreduktion -250-250 - Systemreduktion -262-262 Driftsudgifter 0 0 Netto-effektiviseringer i alt 3-512 -512 Total 2.400 2.000-512 -512 Akkumuleret total (tilbagebetaling) 4 Reelt er tilbagebetalingstiden væsentligt hurtigere med den allerede taget effektivisering på 400.000 kr. fra Digitaliseringsplan 2015, som var baseret på analyseprojektet. 3 Effektiviseringer i alt fratrukket driftsudgifter 4 Investeringer i alt fratrukket effektiviseringer i alt og derefter lagt til eller fratrukket forrige års akkumuleret total. Negativt fortegn betyder at investeringen hentes af lavere udgifter. 8 20
Selvbetjening og digital administration inden for arbejdsmarkedsområdet Business case Projektets formål Arbejdsmarkedsområdet har et fortsat fokus på selvbetjeningsløsninger, der understøtter kommunen i at have en af landets mest effektive ydelsescentre og samtidig sikrer borgere og virksomheder nem og hurtig digital adgang til kommunen døgnet rundt. Arbejdsmarkedsområdet implementerer i 2016 følgende selvbetjeningsløsninger: Ansøgning om personlige tillæg og kontanthjælp. Projekterne introducerer selvbetjeningsløsninger, der bl.a. giver borgerne mulighed for at ansøge digitalt og vedhæfte relevant dokumentation. Ligeledes giver eksempelvis selvbetjeningsløsningen mulighed for en forhåndsafgørelse på baggrund af de indtastede oplysninger. Løsningen forventes at komme i drift primo 2016. Opfyldelse af lovkrav X Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder Personlig tillæg og kontanthjælp er ydelser, der primært er relevante for udsatte og ældre borgergrupper. Disse borgergrupper har for manges vedkommende ikke de nødvendige digitale forudsætninger for at anvende selvbetjeningsløsningerne eller generelt adgang til itudstyr. Erfaringsmæssigt betyder dette et større og tidskrævende pres på arbejdsmarkedsområdets medarbejdere i forhold til fysisk og telefonisk vejledning. Gevinstopgørelse Relevante investeringer anvendes til at sikre indkøb og implementering af de nødvendige digitale systemer, således at de kan tilgås af borgere og forvaltning. Tabel 1: Kvalitative gevinster De kvalitative gevinster ved indkøb af de digitale systemer vurderes bl.a. at være: - Bedre borgerbetjening gennem adgang til selvbetjeningsløsningerne døgnet rundt - Fortsat fokus på at borgerne i højere grad aktiverer egne ressourcer - Nye selvbetjeningsløsninger kan give mulighed for straksafklaring 2016 2017 2018 2019 Kvalitetsløft til brugerne 0 1 1 1 Kvalitetssikring 0 1 1 1 Lettelser for personalet 0 1 1 1-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel 9 20
Tabel 2: Investeringer og effektiviseringer Den angivne effektivisering beror på en forventning om, at der vil være en mindre besparelse, når flere fra de omfattede borgergrupper på sigt anvender mere effektive og omkostningsbesparende digitale henvendelseskanaler. 1.000 kr. (2016 pl) (-)=budgetforbedring 2016 2017 2018 2019 Anlægsinvesteringer i alt, heraf: -Systemanskaffelse og teknisk implementering 100 100 75 50 0-50 Effektiviseringer i alt, heraf -25-25 -50-50 - lønsumsreduktion -25-25 -50-50 Driftsudgifter 0 0 0 0 Netto-effektiviseringer i alt 5-25 -25-50 -50 Total 75-25 -50-50 Akkumuleret total (tilbagebetaling) 6 5 Effektiviseringer i alt fratrukket driftsudgifter 6 Investeringer i alt fratrukket effektiviseringer i alt og derefter lagt til eller fratrukket forrige års akkumuleret total. Negativt fortegn betyder at investeringen hentes af lavere udgifter. 10 20
Rehabilitering og recovery Business case Projektets formål Et centralt fokusområde er rehabilitering og recovery understøttet af velfærdsteknologi. Eksempelvis forberedes der igangsætning af videokommunikationsprojekt på socialområdet for borgere omfattet af støtte- og kontaktpersons-ordningen. Ligeledes planlægges der både i nationalt og lokalt regi telesundhedsløsninger på sundheds- og omsorgsområdet. Formålet er at styrke arbejdet med forebyggelse, behandling og rehabilitering ved at kunne tilbyde borgerne et mere fleksibelt og individuelt forløb, hvor deres egne ressourcer i højere grad bliver sat i spil. De centrale velfærdsteknologiske spor, som der vil blive arbejdet med i 2016-2017 er på Sundheds- og omsorgsområdet: Telesundhed og videokommunikation Digitalt understøttet hverdagsrehabilitering og genoptræning Elektroniske medicindispensere Bedre brug af hjælpemidler Socialområdet: Virtuel bostøtte Social it Opfyldelse af lovkrav x Kvalitetsløft x Effektivisering x Forudsætninger og usikkerheder Udover kvalitetsløft kan det være begrænset, hvor store ressourcemæssige effekter der kan hentes på de velfærdteknologiske løsninger, der er udviklet på nuværende tidspunkt. Der er herudover en hel del strategiske og tekniske forudsætninger, der skal være i orden for at kunne udrulle i større målestok. Gevinstopgørelse Investeringen gennemføres med henblik på at sikre indkøb og implementering af relevante digitale systemer. Tabel 1: Kvalitative gevinster De nærmere kvalitative gevinster afhænger af område og det enkelte digitale system, men kan generelt sammenfattes i følgende overskrifter - Kvalitets- og serviceløft i kerneindsatser - Understøttelse af borgernes selvhjulpenhed, aktive deltagelse og mestring af eget liv - Fleksible og individuelt tilrettelagte kerneindsatser - Øget tryghed 11 20
Fælles for de digitale systemer er således, at de fokuserer på forskellige aspekter af borgernes rehabilitering eller recovery 2016 2017 2018 2019 Kvalitetsløft til brugerne 0 1 2 3 Kvalitetssikring 0 1 2 2 Lettelser for personalet 0 1 1 1-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Tabel 2: Investeringer og effektiviseringer Den angivne effektivisering er baseret på en forventning om, at de digitale systemers effekter kan understøtte borgernes recovery og rehabilitering. 1.000 kr. (2016 pl) (-)=budgetforbedring 2016 2017 2018 2019 Anlægsinvesteringer i alt, heraf: 500 1.000 -Projektledelse 250 500 -Systemafskaffelse og teknisk implementering 250 500 Effektiviseringer i alt, heraf -100-200 -500-700 -lønsumsreduktion -100-200 -500-700 Driftsudgifter 100 100 100 100 Netto-effektiviseringer i alt 7 0-100 -400-600 Total 500 900-400 -600 Akkumuleret total (tilbagebetaling) 8 500 1.400 1.000 400 7 Effektiviseringer i alt fratrukket driftsudgifter 8 Investeringer i alt fratrukket effektiviseringer i alt og derefter lagt til eller fratrukket forrige års akkumuleret total. Negativt fortegn betyder at investeringen hentes af lavere udgifter. 12 20
Forløbsafvikler til læringsplatform og pc er (Tidligere Øget digitalisering inden for Undervisningsudvalget ) Business case Projektets formål IT og digitale værktøjer udgør en stadig større og mere naturlig del af børn og unges hverdagsliv. Ganske som der efterhånden er flere muligheder for digital understøttelse af videndeling og koordinering på tværs af de faggrupper som arbejder med børn og unge. Konkret arbejdes der med følgende projekt med henblik på at opnå en yderligere digitalisering: Brugerportalsinitiativet Som et led i at gøre folkeskolen mere digital, indgik regeringen og KL en aftale i 2014 om at realisere en fælles brugerportal for folkeskolen. Brugerportalen skal bringe den digitale folkeskole et stort skridt videre ved at etablere tidssvarende platforme, som kan understøtte kommunikation, læring og trivsel i folkeskolen og understøtte målene i folkeskolereformen, og dermed give folkeskolen et fagligt løft. Målsætningen er at alle kommuner frem mod skolestart 2016/2017 har påbegyndt en udbredelse af de digitale løsninger og sikret udbredelse til alle skoler ved udgangen af 2017. Brugerportalsinitiativet indebærer, at brugerne får en samlet digital indgang til skolen. I den forbindelse handler initiativet om, at alle kommuner anskaffer to hovedplatforme til skolerne: samarbejdsportalen og læringsportalen. Status for samarbejdsplatformen: Status er at Frederiksberg Kommune valgte at tilslutte sig det fælleskommunale samarbejde om at anskaffe en fælles platform for både skole- og dagtilbud, som kommer til at erstatte forældreintra i 2018 og børneintra i 2019. Det tilstræbes, at samarbejdsplatformen bliver en landsdækkende løsning, hvor alle væsentlige informationer om barnets trivsel og læring samles på tværs af lærer-, klasse og evt. skift af folkeskole. Oprindeligt er anlægsbevilling knyttet til denne, men da samarbejdsplatformen endnu ikke er klar fra fællesoffentligt side, søges der ikke bevilling til denne Status for læringsplatformen:. Status for læringsplatformen er at Office 365 er implementeret og implementeringen af MinUddannelse er i fuld gang. For at få fuld udnyttelse af læringsplatformen skal der tilkøbes en forløbsafvikler. Det vurderes nærmere hvilket system der skal tilkøbes. Midlerne ønskes derfor til tilretning og udvidelse af den nuværende læringsplatform mhp. at kvalitetsudvikle anvendelsen og effektivisere arbejdsgangene i forbindelse med planlægning, forløbsafvikling og videndeling af fagforløb. Desuden anvendes der midler 13 20
til en udvidelse af antallet af computere mhp. at arbejde mere intensivt med it-baserede undervisningsforløb. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder Det forudsætter at forløbsafvikler modulet til Frederiksbergs nuværende læringsplatform lever op til understøtter de generelle krav til læringsplatforme som KL har udarbejdet. Gevinstopgørelse Frigøre mere tid til faktisk at arbejde digitalt, både hos eleverne og lærerne, samt mindske lærernes forberedelsestid til timer der involverer digitale forløb. Tabel 1: Kvalitative gevinster 2016 2017 2018 2019 Kvalitetsløft til brugerne 3 3 3 3 Kvalitetssikring 1 2 3 3 Lettelser for personalet 1 2 3 3-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Tabel 2: Investeringer og effektiviseringer 1.000 kr. (2016 pl) (-)=budgetforbedring 2016 2017 2018 2019 Investeringer i alt, heraf: 400 900 Systemanskaffelser og teknisk implementering 400 900 400 1.300 1000 0 Driftsudgifter 0 0 0 0 Effektiviseringer i alt, heraf: -300-1000 Lønsum -300-1000 Total 400 900-300 -1000 Akkumuleret total (tilbagebetaling) 9 9 Investeringer i alt fratrukket effektiviseringer i alt og derefter lagt til eller fratrukket forrige års akkumuleret total. Negativt fortegn betyder at investeringen hentes af lavere udgifter. 14 20
Understøttelse af koordinering af indsats i børnesager (En del af Øget digitalisering inden for Børneudvalget) Business case Projektets formål Familieafdeling, fællesrådgivning, skoler og dagtilbud bruger meget tid på at koordinere indsatsen i børnesager, fordi der er så mange parter, der skal kommunikere med hinanden - bl.a. skolelærere, sagsbehandlere, PPR og forældre. I den forbindelse ender en sagsbehandler hurtigt med at have en meget koordinerende rolle, hvor der kræves store ressourcer for at sikre et passende informationsniveau blandt alle parter. Det vil derfor blive undersøgt om processen vil kunne blive forbedret med et enkelt kommunikationsværktøj, hvor man hurtigt og sikkert kan udveksle oplysninger, og hvor forældrene på enkelt vis kan give samtykke til en dialog og de parter der er med i dialogen. Formålet med projektet er, at undersøge muligheden for en bedre sammenhængende og mere effektiv indsats i børnesager med mange parter, ved at etablere et effektivt kommunikationsværktøj til brug mellem de mange parter. Den potentielle gevinst er, at man derved kan gennemføre kortere og mere effektive sammenhængende indsatser på tværs af ressourcer, ved at have en god og vedholdende koordinering via dialogværktøjet. Kommunikationsværktøjet skal derfor skabe mulighed for, at relevante personer hurtigt kan reagere på de situationer, der pludselig kan opstå i et forløb med et barn. Derved kan parterne agere mere proaktivt i forhold til indsatsen med barnet. Ligeledes bør værktøjet skabe mulighed for en mere naturlig dialog, hvor man stadig kan drøfte personfølsomme sager, uden at det skal kommunikeres gennem digitalpost, som er en tungere kommunikationsvej. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder: Det kræver vedholdende organisatorisk implementering for at værktøjet kan forankres, og gevinster hentes. Tabel 1: Kvalitative gevinster De kvalitative gevinster er: Bedre, lettere og hurtigere kommunikation mellem parterne Lettere indhentning og styring af samtykke fra forældre eller pårørende Mulighed for mere effektive og koncentrerede indsatser Der forventes at være en indkøringsperiode, hvorfor gevinsten forventes at være 0 i indeværende år. Herefter forventes der en gradvis stigning af gevinst, eftersom værktøjet tages mere i brug, og bliver en integreret del af sagsbehandlernes arbejde. 15 20
2016 2017 2018 2019 Kvalitetsløft til brugerne 0 2 2 3 Kvalitetssikring 0 2 2 3 Lettelser for personalet 0 2 2 3-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Tabel 2: Investeringer og effektiviseringer Der skal afsættes midler til anskaffelse af produkt og understøttelse af implementering i organisationen. 1.000 kr. (2016 pl) (-)=budgetforbedring 2016 2017 2018 2019 Investeringer i alt, heraf 312 Systemanskaffelse og teknisk implementering 312 312 312 240 0 Driftsudgifter 0 0 0 0 Effektiviseringer i alt, heraf: -72-240 Lønsum -72-240 Total 312-72 -240 Akkumuleret total (tilbagebetaling) 10 10 Investeringer i alt fratrukket effektiviseringer i alt og derefter lagt til eller fratrukket forrige års akkumuleret total. Negativt fortegn betyder at investeringen hentes af lavere udgifter. 16 20
Digitale redskaber til dagtilbud (En del af Øget digitalisering inden for Børneudvalget) Business case Projektets formål I forlængelse af pilotprojekt om anvendelse af digitale redskaber i dagtilbud og etablering af trådløst netværk i institutionerne, skal næste skridt tages i forhold til at styrke det digitale pædagogiske arbejde, og øge kvaliteten i læringsprocessen. Derfor skal der indkøbes digitale redskaber til dagtilbudsområdet, og pædagogernes kompetencer i anvendelse af digitale redskaber i en pædagogisk sammenhæng skal styrkes. Der skal indkøbes udstyr til de enkelte stuer ude på institutionerne, samt digitale redskaber til udlån på dagtilbudsafdelingens digitek. Digiteket er dagtilbudsafdelingens bibliotek for digitale redskaber, hvor pædagogerne samtidig kan hente inspiration og vejledning til brug af redskaberne i deres pædagogiske arbejde. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder At trådløst netværk er implementeret, og at rette digitale redskaber identificeret, og at pædagogernes kompetencer i anvendelse af digitale redskaber i en pædagogisk sammenhæng sideløbende bliver styrket. Gevinstopgørelse Øget kvalitet i at understøtte læringsprocesser hos børnene Øge trivslen blandt børnene fordi anvendelse af digitale redskaber giver mulighed for nye samskabelses former, og understøtter motivation og evne til egen produktion Give knap så ressource stærke børn de samme digitale kompetencer som deres jævnaldrende Bedre kommunikation mellem pædagoger og forældre, og nye måder at dokumentere børnenes hverdag og aktiviteter på og dele dem med forældrene Tabel 1: Kvalitative gevinster 2016 2017 2018 2019 Kvalitetsløft til brugerne 1 1 2 2 Kvalitetssikring 0 0 0 0 Lettelser for personalet 1 1 1 1-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel 17 20
Tabel 2: Investeringer og effektiviseringer Der afsættes 988 t.kr. til indkøb af digitale redskaber 1.000 kr. (2016 pl) (-)=budgetforbedring 2016 2017 2018 2019 Investeringer i alt, heraf: 88 900 Systemanskaffelse og teknisk implementering 88 900 88 988 760 0 Effektiviseringer i alt, heraf: -228-760 Lønsum -228-760 Total 88 900-228 -760 Akkumuleret total (tilbagebetaling) 11 11 Investeringer i alt fratrukket effektiviseringer i alt og derefter lagt til eller fratrukket forrige års akkumuleret total. Negativt fortegn betyder at investeringen hentes af lavere udgifter. 18 20
Mobilløsning til planlægning og styring - FGV Business case Projektets formål Projektet indeholder udvikling af et planlægningsværktøj til styring af opgaver, tid, ressourcer m.v. inden for grøn pleje, renholdelse og renovation i FGV. Projektet skal sikre registreringer af fejl og mangler i byrummet via en App på smartphone. App en registrerer ressourcer, tid, maskiner og dokumentation af opgaver og fortages af medarbejderen i marken direkte på smartphone. Målgruppen er i projektet således kun tænkt til medarbejderne, som får en bedre opgaveallokering og administrationen, som får en bedre tilbagemelding på ressourcer brugt på opgaven for en bedre økonomiopfølgning. I praksis indebærer projektet at, de mobile medarbejdere vha. mobilopgave styring kan registrere vejskader og andet vedligehold med smartphones. En registrering angives med GPS position og type og kan yderligere ledsages af billede, uddybende tekst og prioritering. Registreringen kan med det samme ses i systemet på kontoret og kan straks overflyttes til systemets opgavepulje og allokeres til et team. Teamet får besked uden forsinkelse, hvor det end befinder sig. Alle data, billeder, mm. registreres og gemmes automatisk. Disse data er med til automatisk at dokumentere for udførte opgaver og kommunens resurseforbrug. På kontoret kan personalet hele tiden på pc erne se et positionskort for alle opgaver og teams med angivelse af status. I bilerne får medarbejderne beskeder med tekst, position og billeder, og teamet navigeres til næste opgave med GPS navigation. Opfyldelse af lovkrav Kvalitetsløft X Effektivisering X Forudsætninger og usikkerheder Løsningen forudsætter dels en investering i mobilenheder til alle medarbejdere, dels en sammenhæng til det økonomisystem, som FGV anvender, da løsningen forudsætter en tæt kobling mellem opgavestyring og fakturering. Pt. anvender FGV Navision, som økonomisystem. Ved et eventuelt skifte til koncernløsningen, vil projektet kunne forudsætte midler for at få mobilløsningen i drift. Udgifterne har hidtil ikke kunnet estimeres, da der pga. koncernudbuddet har været for mange ubekendte faktorer. 19 20
Gevinstopgørelse Registreringerne giver flere muligheder for at ressourcestyre og der vil ikke længere være behov for at have flere pc ere til mandskabet, da al deres tidsregistrering foregår via Smartphone i realtid, fremadrettet. Tabel 1: Kvalitative gevinster 2016 2017 2018 2019 Kvalitetsløft til brugerne 0 0 0 0 Kvalitetssikring 0 1 1 1 Lettelser for personalet 0 1 1 1-1 = negativ effekt, 0 = neutral effekt, 1 = lille fordel, 2 = middel fordel og 3 = stor fordel Tabel 2: Investeringer og effektiviseringer Løsningen forudsætter en investering i mobilenheder til alle medarbejdere samt en løbende udgift til drift af it-systemet. 1.000 kr. (2016 pl) (-)=budgetforbedring 2016 2017 2018 2019 Investeringer i alt, heraf: 300 Investering i mobilenheder til 300 alle medarbejdere Effektiviseringer i alt, heraf -250-250 -250 - lønsumsreduktion -250-250 -250 Driftsudgifter 50 50 50 Netto-effektiviseringer i alt 12-200 -200-200 Total 300-200 -200-200 Akkumuleret total (tilbagebetaling) 13 12 Effektiviseringer i alt fratrukket driftsudgifter 13 Investeringer i alt fratrukket effektiviseringer i alt og derefter lagt til eller fratrukket forrige års akkumuleret total. Negativt fortegn betyder at investeringen hentes af lavere udgifter. 20 20