Rettelser med rød skrift (seneste rettelser pr. 15.8.2012) Annoncering af koncessionsaftaler på udlejning af kano og kajakker langs Gudenåen Tidsplan 24. maj 2012 Annoncering af koncessionsaftalen 4. juni 2012 Frist for spørgsmål til spørgemødet 8. juni 2012 Spørgemøde 1. august 2012, kl. 12.00 Frist for afgivelse af spørgsmål 15. august 2012 Offentliggørelse af spørgsmål og svar 7. september 2012, kl. 12.00 Frist for afgivelse af tilbud Uge 41-42 Uge 43-44 1. januar 2013 Ikrafttræden Meddelelse om tildeling af koncessioner Underskrivning af koncessionskontrakter 1
1. Indledning...3 2. Annonceringsmateriale...4 3. Baggrundsoplysninger...5 4. Kontraktform, optioner og længde...5 5. Beskrivelse af opgaven og tildelingen...5 5.2 De to delaftaler...8 6. Annonceringsprocessen...9 6.1. Spørgemøde...9 6.2. Spørgsmål og svar...9 6.3. Rettelser/ændringer... 10 6.4. Udarbejdelse af tilbud... 10 6.5. Aflevering af tilbud... 11 6.6. Meddelelse om tildeling af koncessionsaftale... 12 6.7. Offentliggørelse... 12 7. Vurdering af tilbud... 12 7.1. Konditionsmæssighed... 12 7.2. Tilbudsgivers egnethed/ mindstekrav... 12 7.3. Tildelingskriterier... 13 7.4. Forhandling... 13 8. Udbyders forbehold... 13 Bilag 1: Tro og love-erklæring Bilag 2: Mindstekrav Bilag 3: Tilbudsskema(Delaftale I) Bilag 4: Tilbudsskema (Delaftale II) Bilag 5: Koncessionsaftale Bilag 6: Kort Bilag 7: Adresseoversigt Bilag 8: Regler for udlejningsvirksomhed af fartøjer på Gudenåsystemet 2
1. Indledning Annoncering af koncessionsaftaler på udlejning af kano og kajakker langs Gudenåen. Der udbydes i alt 962 koncessionsaftaler (én koncession svarer til en ét koncessionsmærkat). 1 Koncessionsaftalen vil gennemføres i overensstemmelse med de EU-retlige principper som eksempelvis ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincippet. Nærværende koncessionsaftale er underlagt Regler for udlejningsvirksomhed af fartøjer på Gudenåsystemet (se bilag 8), der har forrang ved eventuelle uoverensstemmelser mellem koncessionsmaterialet og regelsættet. Koncessionsaftalerne er inddelt i to delaftaler: Delaftale I: For tilbudsgivere, der afgiver tilbud på mindst 25 koncessioner i alt. 2 Delaftale II: For tilbudsgivere, der afgiver tilbud højest 24 koncessioner i alt. 3 Begge delaftaler omfatter kun langturssejlads, ikke timesejlads. Langturssejlads defineres som sejlads, der ikke er omfattet af definitionen på timesejlads. Udnyttelsen af langturskoncessionerne må dog omfatte timesejlads i overensstemmelse med definitionerne af timesejlads jf. Regler for udlejningsvirksomhed af fartøjer på Gudenåsystemet 9, stk. 2. Definitionen af timesejlads er: På strækningen Tørring Tangeværket defineres timesejlads, som sejlads med start og stop samme sted, samme dag. På søerne Vestbirksøerne, Skanderborg Sø, Mossø, Gudensø, Knudsø, Vessø, Ravnsø, Birksø, Julsø, Borre Sø, Brassø og Silkeborg Langsø er det dog tilladt at starte og stoppe forskellige steder inden for samme kommune, samme dag. På strækningen Tangeværket Randers defineres timesejlads som sejlads med start og stop i samme kommune, samme dag. Det er politisk vedtaget, at kommunerne og Gudenåkomitéens sekretariats arbejde i forbindelse med administration af sejladsbekendtgørelsens bestemmelser skal medfinansieres af Gudenåens brugere. Der er derfor fastsat en pris på kr. 300,00 pr. koncession pr. år. 4 1 Gudenåkomitéen vil fremsende koncessionsmærkater, som skal placeres på udlejningsfartøjerne, til alle som vinder koncessioner. Koncessionsmærkaterne vil angive på hvilken strækningen fartøjet har tilladelse til at starte. Fartøjsudlejeren har mulighed for at sætte flere koncessionsmærkater på samme fartøj, hvis samme fartøj ønskes anvendt til isætning på flere strækninger. Der vil der altid være tilladelse til at sejle fra det sydligste isætningssted og helt til Randers på samme tur, men hvis samme fartøj ønskes isat på forskellige strækninger, kan det være relevant med flere koncessionsmærkater. Gudenåkomitéen vil fremsende kontrakter til alle som vinder koncessioner. Kontrakterne skal udfyldes ved hver udlejning af fartøj og lejer skal medbringe en kopi af kontrakten på turen. Kontrakten vil angive på hvilken strækningen fartøjet har tilladelse til at starte. Der vil der altid være tilladelse til at sejle fra det sydligste isætningssted og helt til Randers på samme tur. 2 I alt dvs. sammenlagt på alle strækninger. 3 Afgiver en tilbudsgiver f.eks. tilbud på 10 koncessioner på strækning I og 20 koncessioner på strækning II, hører tilbuddet under delaftale I, da der afgives tilbud på 25 koncessioner eller mere i alt. Har tilbudsgiveren derimod f.eks. afgivet tilbud på 10 koncessioner på strækning I og 10 koncessioner på strækning II, vil tilbuddet høre under delaftale II. 4 Se betalingsvilkårene i koncessionsaftalens 6 (bilag 5). 3
Der ønskes en jævn fordeling af koncessionerne langs Gudenåen, hvorfor fordelingen sker efter nogle fastsatte delstrækninger tilknyttet et antal koncessioner. Den nærmere fordeling af koncessionerne findes i punkt 5 Beskrivelse af opgaven og tildelingen. Opgaven er annonceret på www.gudenaakomiteen.dk samt henvisning fra de syv kommuners hjemmesider. Følgende kommuner (repræsenteret ved Gudenåkomitéen) udbyder koncessionerne: Hedensted Horsens Skanderborg Silkeborg Favrskov Viborg og Randers Kommuner Alle henvendelser vedrørende annonceringen skal rettes skriftligt til følgende kontaktperson: Thomas K. Krægpøth tkk@silkeborg.dk Henvendelser skal sendes elektronisk med følgende emnefelt: [navn] + Koncessionsaftaler på udlejning af kano og kajakker langs Gudenåen 2. Annonceringsmateriale Det samlede annonceringsmateriale består af: 1) Annonceringsmateriale (hoveddokumentet) 2) Bilag til annonceringsmateriale Bilag 1: Tro og love-erklæring (udfyldes af alle) Bilag 2: Mindstekrav (udfyldes af alle) Bilag 3: Tilbudsskema(kun Delaftale I) Bilag 4: Tilbudsskema (kun Delaftale II) Bilag 5: Koncessionsaftale (skal ikke udfyldes af tilbudsgiver) Bilag 6: Kort (udfyldes af alle) Bilag 7: Adresseoversigt (udfyldes af alle) Bilag 8: Regler for udlejningsvirksomhed af fartøjer på Gudenåsystemet 4
3. Baggrundsoplysninger Kommunerne langs Gudenåen ønsker at konkurrenceudsætte rettighederne til at udleje kano og kajakker, for at åbne muligheden for nye forretningsdrivende samt udnytte potentialet for forretning endnu bedre. Gudenåkomitéen, der er et samarbejde mellem de 7 kommuner, der ligger langs Gudenåen, har påtaget sig denne opgave. Gudenåkomitéen rådgiver alle kommunerne i oplandet til Gudenåen og Randers Fjord om natur- og miljøbeskyttelse og rekreativ anvendelse af Gudenåens vandsystem. Koncessionsaftalen gennemføres i medfør af bekendtgørelse nr. 111 af 26. januar 2007 om ikke-erhvervsmæssig sejlads og anden færdsel på Gudenåen med sidevandløb og søer fra Tørring og Randers nævnte vilkår for tilladelsesordninger for udlejningsvirksomhed. Et tilbud i uoverensstemmelse med bekendtgørelsen vil blive afvist. Vilkårene i koncessionsaftalen erstatter tidligere grundlag for udstedelse af tilladelse til udlejningsvirksomhed udstedt af Hedensted, Horsens, Skanderborg, Silkeborg, Favrskov, Viborg og Randers Kommuner. 4. Kontraktform, optioner og længde Koncessionsaftalen gælder for en 4-årig periode, uden mulighed for forlængelse. Påregnet aftalestart er d. 01.01.2013 og løber indtil d. 31.12.2016. Da det er en koncession, omfatter koncessionskontrakten ikke betaling fra udbyder til vindende tilbudsgivere. Tilbudsgiverne vinder retten til at udføre udlejningsvirksomhed af kano og kajakker langs Gudenåen. 5. Beskrivelse af opgaven og tildelingen Fordelingen af de udbudte koncessioner er underlagt nogle begrænsninger, da udbyder ønsker en jævn fordeling langs Gudenåen. Gudenåen er som tidligere nævnt inddelt i fire strækninger, der kan afgives tilbud på - separat pr. strækning. 5 Hver strækning har en begrænsning for, hvor mange koncessioner én tilbudsgiver maksimalt kan få tildelt på strækningen. Ydermere vil hver strækning have et antal koncessioner, der er reserveret til tilbud på delaftale II. Såfremt der ikke afgives tilbud på alle koncessionerne i delaftale II, vil disse overgå til puljen til delaftale I, dog uden at ændre det maksimale antal koncessioner pr. koncessionshaver. 5 Bemærk, at såfremt der afgives tilbud på flere strækninger, skal tilbudsskemaet udfyldes pr. strækning. 5
Inddelingen ser således ud: Fordelingsoversigt Strækning I: Tørring Kloster Mølle Strækning II: Mossø Sejs snævringen Strækning III: Brassø Tangeværket (før dæmningen) Koncessioner i alt: 260 230 332 140 Max antal koncessioner pr. koncessionshaver: (i alt max. 300) 155 120 230 75 Max antal koncessioner reserveret til delaftale II: 0 35 50 25 Strækning IV: Tangeværket (efter dæmningen) - Randers Eksempel: På strækning III udbydes der i alt 332 koncessioner. Én koncessionshaver kan maksimalt få tildelt 230 koncessioner på strækningen. Delaftale II har reserveret 50 af de 332 koncessioner på strækningen. Såfremt der kun afgives tilbud på 40 af de 50 koncessioner reserveret til delaftale II, vil den samlede pulje på delaftale I udgøre 292 6 koncessioner på strækningen. Det bemærkes, at der IKKE må være isætning mellem Ans og Tangeværket (før dæmningen). Strækningen Tørring-Kloster Mølle er yderligere begrænset af et maksimalt antal starttilladelser om året. Disse starttilladelser vil blive tildelt i forhold til antallet af koncessionshavers koncessioner, således at det maksimale antal starttilladelser udregnes som 12 gange antal koncessioner. Strækningen mellem Bredstenbro og Voervadsbro (der er en del af strækning I) er begrænset til 20 koncessioner, som er det maksimale antal koncessioner der tildeles. Der er 325 starttilladelser tilknyttet koncessionerne på strækningen mellem Bredstenbro og Voervadsbro, hvilke fordeles med 16 ¼ pr. koncession. 7 Starttilladelserne på strækningen Bredstenbro Voervadsbro er yderligere begrænset i forhold til tid, hvorfor der maksimalt må afholdes 225 starter før uge 32 og 100 starter efter uge 32. Starttilladelserne fordeles forholdsmæssigt mellem koncessionerne på strækningen. Selve tildelingen af koncessionerne vil foretages således, at alle tilbud på hver strækning rangeres som nummer et, to, tre osv. på hhv. delaftale I og II afhængig af hvor mange, der afgiver tilbud på strækningen. Det bedste tilbud vil herefter få tildelt det ønskede antal koncessioner. Hefter vil det anden bedste tilbud få tildelt sit ønskede antal koncessioner osv. indtil der ikke er flere koncessioner på strækningen. I tilfælde af pointlighed mellem to eller flere tilbudsgivere, vil der ske en ligelig fordeling af koncessioner mellem disse (i forhold til antallet af ansøgte koncessioner). 8 En tilbudsgiver må maksimalt ansøge om 300 koncessioner i alt. 6 332-40 = 292 7 Rundes ned til nærmeste hele tal. Det endelige antal starttilladelser på strækningen må selv fordeles af koncessionshaveren i forhold til koncessionerne. 8 Rundet ned til nærmeste hele lige tal. 6
Eksempel på fordeling på strækning III baseret på fiktive tilbud: Tilbudsgiver A, B, C og D afgiver tilbud på delaftale I. Tilbudsgiver X og Y har hver afgivet tilbud på 10 koncessioner på delaftale II. Tilbudsgiver X og Y vil få tildelt 10 koncessioner hver, hvorefter der er 312 9 koncessioner tilbage til delaftale I. Tilbudsgiver A og B har hver afgivet tilbud på 150 koncessioner, mens tilbudsgiver C og D hver ønsker 100 koncessioner. Efter en fiktiv tilbudsvurdering af tilbuddene, placeres de således: 10 1) Tilbudsgiver A 2) Tilbudsgiver C 3) Tilbudsgiver B 4) Tilbudsgiver D Fordelingen af koncessioner vil herefter se således ud: 1) Tilbudsgiver A = 150 koncessioner 2) Tilbudsgiver C = 100 koncessioner 3) Tilbudsgiver B = 82 koncessioner (332 150 100 = 82) 4) Tilbudsgiver D = 0 koncessioner Tilbudsgiverne kan yderligere angive et antal koncessioner, som de minimum ønsker. 11 I relation til ovenstående eksempel ville det se således ud, såfremt Tilbudsgiver B stadig har ønsket 150 koncessioner, men har angivet en nedre grænse på 90 koncessioner samt, at Tilbudsgiver D ikke har angivet en nedre grænse. 12 Tilbudsgiver B vil spørges om vedkommende er interesseret i, at få tildelt 82 koncessioner selvom det angivne minimum er højere. Det medfører, at Tilbudsgiver B kan vælge mellem, at modtage de 82 koncessioner eller afslå dem alle, hvorefter de går videre til Tilbudsgiver D. Eksempel fortsat: Fordelingen af koncessioner vil herefter se således ud såfremt Tilbudsgiver B afslår de 82 koncessioner: 5) Tilbudsgiver A = 150 koncessioner 6) Tilbudsgiver C = 100 koncessioner 7) Tilbudsgiver B = 0 koncessioner (da Tilbudsgiver B afslår de 82 koncessioner) 8) Tilbudsgiver D = 82 koncessioner Eksempel fortsat: Fordelingen af koncessioner vil herefter se således ud såfremt Tilbudsgiver B IKKE afslår de 82 koncessioner: 9) Tilbudsgiver A = 150 koncessioner 10) Tilbudsgiver C = 100 koncessioner 11) Tilbudsgiver B = 82 koncessioner (da Tilbudsgiver B accepter de 82 koncessioner) 12) Tilbudsgiver D = 0 koncessioner 9 332 10-10 = 312 10 Tilbudsgiver A har fået den bedste bedømmelse, Tilbudsgiver C den næstbedste osv. 11 F.eks. hvis tilbudsgiver mener, at vedkommendes forretning er indrettet således, at et antal koncessioner under en given grænse ikke kan forsvares forretningsmæssigt. 12 Såfremt Tilbudsgiver D også har en nedre grænse, vil de blive spurgt efter samme fremgangsmåde som ved Tilbudsgiver B, hvis denne takker nej. 7
I tilfælde af overskydende koncessioner på én eller flere strækninger, er der i visse situationer mulighed for, at de flyttes over til andre strækningers puljer: 13 Overskydende på Strækning I: Koncessionerne udgår helt Overskydende på Strækning II: Koncessionerne overgår til Strækning III (dog maksimalt 35 koncessioner. Resten udgår helt). Overskydende på Strækning III: Koncessionerne overgår til Strækning II (dog maksimalt 35 koncessioner. Resten udgår helt). Overskydende på Strækning IV: Koncessionerne overgår ligeligt fordelt 14 til Strækning II og III (dog maksimalt 35 koncessioner til hver strækning. Resten udgår helt). Der kan maksimalt overgå 70 koncessioner til hhv. Strækning II og III, hvorfor eventuelle yderligere overskydende koncessioner udgår helt. 5.2 De to delaftaler Delaftale I: Delaftale I er for koncessionshavere, der ønsker 25 eller flere koncessioner i alt. Det samlede antal udbudte koncessioner afhænger af afgivne tilbud på delaftale II. Udlejere må ikke på noget tidspunkt udleje flere kanoer/kajakker til langturssejlads, end det antal der er givet koncession til. Endvidere er det specielt for strækningen Tørring Kloster Mølle kun tilladt, at sejle i grupper på maksimalt 15 fartøjer pr. koncessionshaver pr. isætningssted, hvis man fra sejladsens start opdeles i enheder på maksimalt 5 fartøjer med passende tidsafstand. Fra Tørring må der maksimalt starte 110 kanoer/kajakker pr. dag. 15 Opfylder kravene for isætningspladser. Der vil blive givet tilladelse til at starte fra det godkendte isætningssted og sejle til Randers. Der må også gerne sejles til optagningsplads opstrøms isætningsstedet. Der må ikke startes opstrøms virksomhedens sydligste isætningssted Vedrørende Tørring Teltplads (Bredgade 67, 7160 Tørring) bemærkes, at pladsen er et offentligt isætningssted, men med begrænset kapacitet. Derfor gøres opmærksom på, at Hedensted Kommune, som ejer pladsen, ikke er indstillet på at godkende brug af teltpladsen som isætningssted for enkeltvirksomhed med over 1200 starttilladelser. Koncessionshaver må kun starte sejladser på den strækning hvor de(n) aktuelle koncession(er) er blevet tildelt. 16 13 Flyttede koncessioner omhandler kun Delaftale I, hvorfor strækningernes angivne maksimale antal koncessioner på Delaftale II ikke kan øges. 14 Ulige antal overskydning koncessioner rundes ned til nærmeste lige tal. 15 Vil evalueres efter hver sæson, hvorfor eventuelle reguleringer først vil overvejes såfremt det konstateres, at grænsen på de 110 starter pr. dag udgør et problem. Der kan f.eks. reguleres på samlet antal starter pr. koncessionshaver, specifikke dage eller lignende. Koncessionshavere skal derfor som udgangspunkt ikke agere i forhold til de 110 starter pr. dag, men skal blot være opmærksom på, at der eventuelt vil pålægges regulering på et senere tidspunkt. Bestemmelsen er indført ved tidligere koncessionstilladelser, hvor det potentielt maksimale antal fartøjer var væsentligt større. Overholdelse er hidtil sket ved kollegial koordinering mellem startende virksomheder. Bestemmelsen opretholdes ved starter for årene 2013-2016 med uændret forudsætning om efterlevelse ved kollegial koordinering blandt de startende virksomheder på strækningen. Udviklingen vil blive fulgt ved hjælp af statistik fra sejladsindberetningerne, herunder med mulighed for regulering, hvis max. tallet overskrides. 8
Optagning må kun ske på pladser koncessionshaver har adgang til (dvs. intet krav om ejerskab) og som er godkendt. Delaftale II: Delaftale II er for koncessionshavere, der ønsker højest 24 koncessioner i alt. Det bemærkes at mindstekravene (se bilag 2) til tilbud på delaftale II er lempeligere end for delaftale I, da baggrunden for delaftale II er, at udbyder også ønsker tilbud fra mindre virksomheder. Ud af hver stræknings pulje af koncessioner, er et antal reserveret til delaftale II. Det angivne antal er det maksimale antal koncessioner, der kan tildeles til tilbudsgivere på delaftale II, men ikke et udtryk for et minimumantal. Opfylder kravene for isætningspladser. Der kan ikke afgives tilbud på strækningen mellem Bredstenbro og Voervadsbro under Delaftale II. Koncessionshaver må kun starte sejladser på den strækning hvor de(n) aktuelle koncession(er) er blevet tildelt. 17 Optagning må kun ske på pladser koncessionshaver har adgang til (dvs. intet krav om ejerskab) og som er godkendt. 6. Annonceringsprocessen 6.1. Spørgemøde Der afholdes spørgemøde den 8.6.2012. Spørgemødet afholdes i Byrådssalen, Torvegade 7, 8450 Hammel, kl. 13.00. Tilmelding til spørgemødet samt eventuelle spørgsmål skal ske skriftligt til Maibritt Langfeldt Sørensen (e-mail: mbso@favrskov.dk) senest d. 4.6.2012, kl. 12.00. Selve spørgsmålene skal yderligere fremsendes til Thomas K. Krægpøth (tkk@silkeborg.dk). Svar på spørgsmål, som bliver stillet i forbindelse med spørgemødet vil blive offentliggjort på Gudenåkomitéens hjemmeside. Efter offentliggørelsen af svarene, der vil ske hurtigst muligt efter spørgemødet, vil interesserede have en tidsfrist på 2 arbejdsdage til at påberåbe sig uenig eller efterspørge uddybning af et eller flere af svarene. Kontaktes udbyder ikke inden denne tidsfrist, anses det som en accept af de offentliggjorte svar. 6.2. Spørgsmål og svar Spørgsmål til annonceringsmaterialet herunder anmodning om yderligere oplysninger skal stilles skriftligt via e-mail til kontaktpersonen, jf. punkt 1. Mundtlige spørgsmål besvares ikke, da det herved ikke kan sikres, at alle interesserede kan få adgang til samme information. 16 Har en koncessionshaver f.eks. fået 50 koncessioner på både Strækning II og III, må koncessionshaveren kun anvende 50 koncessioner på Strækning II og må ikke flytte nogen af koncessionerne fra Strækning III over til Strækning II. 17 Se ovenstående fodnote. 9
Eventuelle spørgsmål skal være kontaktpersonen i hænde senest d. 1.8.2012, kl. 12.00. Spørgsmål, som modtages senere, vil kun blive besvaret, hvis kommunen har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort anonymt på Gudenåkomitéens hjemmeside senest d. 15.8.2012. 6.3. Rettelser/ændringer Hvis udbyder finder det nødvendigt at foretage rettelser/ændringer eller supplere oplysningerne i annonceringsmaterialet, vil ændringerne fremgå i en opdateret version af annonceringsmaterialet, der offentliggøres på Gudenåkomitéens hjemmeside. Der vil som udgangspunkt ikke foretages ændringer efter den 15.8.2012. og senest 6 dage før tilbudsfrist. 6.4. Udarbejdelse af tilbud Sprog og tilbudspriser Tilbud skal afgives skriftligt på dansk. Tilbuddets udformning En tilbudsgiver (juridisk person) kan ikke afgive tilbud på både Delaftale I og II, da det er det samlede antal ønskede koncessioner (over/under 25 koncessioner), der bestemmer hvilken delaftale tilbuddet hører under. En tilbudsgiver kan godt afgivet tilbud på flere strækninger, både hvad angår Delaftale I og II. Tilbudsskemaet (bilag 3 eller 4) skal udfyldes pr. strækning. Hvis en tilbudsgiver f.eks. ønsker at afgive tilbud på strækning 2 og 3, skal tilbudsgiver udfylde to tilbudsskemaer ét for hver strækning. I forhold til bilag 6, skal tilbudsgiver angive hvorhenne forretning (f.eks. isætnings-, vaske- og opbevaringssteder) placeres såfremt tilbudsgiver tildeles koncessioner. Udover angivelsen i bilag 6, skal bilag 7 også udfyldes således udbyder ikke er i tvivl om, hvor tilbudsgivers aktivitet foregår. Tilbuddet skal vedlægges alle relevante oplysninger, som er nødvendige for en fuldstændig bedømmelse af tilbuddet og i den forbindelse fastlæggelse af ydelsens omfang. Hvis tilbudsgiver er et konsortium, skal det tydeligt fremgå, hvad der skal indgå i tilbudsvurderingen. Bilagene må hverken ændres i sin udformning (dvs. slette eller tilføje linjer). Tilbudsskemaet (bilag 3 og 4) er dog ikke begrænset af rammerne, hvorfor de gerne må udvides såfremt det findes nødvendigt. 18 Det er yderligere tilladt, at vedlægge besvarelsen af events i tilbudsskemaerne separat som et ekstra bilag. 18 Der må dog stadig ikke slettes eller flyttes rammer osv. 10
Identifikation af tilbudsgiver mv. I tilbuddet skal fremgå tilbudsgivers navn, adresse og CVR-nummer samt navn, telefonnummer og e-mail-adresse på en kontaktperson. Desuden skal der fremgå oplysning om eventuelle samarbejdspartnere med tilsvarende angivelse af navn, adresse og CVR-nummer. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som udbyder med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og eventuel kontrakt. Forbehold og forudsætninger Ordregiver accepterer ikke nogen former for forbehold, hvorfor tilbud indeholdende forbehold regnes for ukonditionsmæssige. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i annonceringsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål. Der accepteres ikke alternative tilbud. Tilbudsgiverens omkostninger Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med annonceringen er udbyder uvedkommende og kan ikke kræves refunderet af udbyder. Der ydes således ikke betaling for deltagelse i annonceringen. Fortrolighed og ejendomsret Det offentliggjorte annonceringsmateriale og de heri indeholdte informationer er Gudenåkomitéens ejendom og skal behandles fortroligt. Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge uden Gudenåkomitéens forudgående skriftlige samtykke. Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale og rådgivere mv., er forpligtet til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i forbindelse med annonceringen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiveren. Vedståelsesfrist/acceptfrist Tilbudsgiverne er forpligtet til at vedstå deres tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristen. 6.5. Aflevering af tilbud Udbyder skal have modtaget tilbuddet senest d. 7.9.2012, kl. 12.00. Tilbuddet skal afleveres som post eller ved personlig aflevering til: 11
Silkeborg Kommune Indkøb Lokale C330 Rådhuset Søvej 1 8600 Silkeborg Att: Thomas K. Krægpøth Rådhusets åbningstid kan ses på kommunens hjemmeside: www.silkeborgkommune.dk. Tilbuddet skal afleveres i en lukket kuvert i 2 eksemplarer samt et eksemplar på USB-stik. 19 Filerne i det elektroniske eksemplar skal ligge i én samlet mappe, dvs. må ikke inddeles i undermapper, og filernes indhold skal kunne identificeres ud fra filernes navn. Tilbuddet skal være mærket: Må kun åbnes af Indkøb annoncering af koncessionsaftaler på udlejning af kano og kajakker langs Gudenåen. Tilbudsgiver har ret til en kvittering ved personlig aflevering. Ønskes dette, bedes tilbudsgiver medbringe en kvittering, som er klar til underskrift, ved aflevering af tilbud. Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 6.6. Meddelelse om tildeling af koncessionsaftale Samtlige tilbudsgivere vil hurtigst muligt og samtidig blive orienteret om resultatet af tilbudsvurderingen. Orienteringen vil ske pr. e-mail. Endelig og bindende aftale anses ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af alle parter. 6.7. Offentliggørelse Meddelelse om tildeling af koncessionsaftalerne vil blive offentliggjort på Gudenåkomitéens hjemmeside samt elektronisk til tilbudsgiverne. 7. Vurdering af tilbud 7.1. Konditionsmæssighed Forinden tilbudsbedømmelsen vil det blive konstateret, om tilbuddene er konditionsmæssige, herunder om alle ønskede oplysninger og bilag indgår i tilbuddet, at tilbuddet er modtaget rettidigt, og at der ikke er taget forbehold. 7.2. Tilbudsgivers egnethed/ mindstekrav Udbyder har opstillet nogle krav for så vidt angår tilbudsgivers forhold, også kaldet udvælgelseskriterier, der skal sørge for, at tilbudsgiver er egnet. Er disse krav ikke opfyldt, vil tilbudsgivernes tilbud ikke indgå i den videre tilbudsvurdering. 19 I forhold til det elektroniske eksemplar skal tilbudsskemaet som minimum findes i en udgave, der ikke er PDF-format. Det er derfor tilladt, at der også vedhæftes en udgave af tilbudsskemaet i PDF-format. 12
Kommunen accepterer ikke tilbud fra tilbudsgivere, som: 1) Har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige som overstiger 50.000 kr. Der henvises til tro og love-erklæringen i bilag 1. 2) Ikke har en positiv egenkapital i det seneste regnskabsår eller kan stille en bankgaranti på minimum kr. 50.000,00. (skal bekræftes i bilag 2). 3) Ikke kan dokumentere alle nødvendige tilladelser m.v., der er kræves for at realisere sit tilbud. Ydermere er der en liste med mindstekrav (se bilag 2), som tilbudsgiver tillige skal opfylde. Disse krav vedrører blandt andet tilbudsgivers fysiske faciliteter og pligter, der skal opfyldes såfremt tilbudsgiver tildeles koncessioner. 7.3. Tildelingskriterier Findes en tilbudsgiver egnet og opfylder mindstekravene, vil tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Tilbudsvurderingen sker på grundlag af nedenstående underkriterier og dertilhørende vægtning. Delaftale I Delaftale II Kvalitet 70 % Kvalitet 40 % Hjemmeside 10 % Hjemmeside 10 % Events 20 % Events 50 % Delkriterierne og disses indbyrdes hierarki fremgår af tilbudsskemaerne. Se de specifikke tilbudsskemaer for delaftale I og II i henholdsvis i bilag 3 og 4. I disse bilag vil det også være nærmere beskrevet hvorledes der afgives point for de delkriterier, der er tilknyttet ovenstående underkriterier. Se punkt 5 beskrivelse af opgaven og tildelingen for hvorledes koncessionerne bliver tildelt efter tilbudsvurderingen. 7.4. Forhandling Tilbudsgivere vil blive spurgt om de er interesserede i at modtage et givent antal koncessioner, såfremt dette antal er lavere end deres ønskede minimum antal koncessioner (se eksempel i punkt 5). Herved får tilbudsgiver lov til, at fravige sit opgjorte minimum antal koncessioner og vælge at modtage, hvad der kan tilbydes af resterende koncessioner. Afslår tilbudsgiver, at modtage de resterende koncessioner, tilbydes de til næste tilbudsgiver i placeringen efter tilbudsvurderingen. 8. Udbyders forbehold Udbyder tager forbehold for politiske beslutninger, som kan ændre grundlaget for annonceringen væsentligt. Der vil i så fald kunne ske hel eller delvis annullering af annonceringen. 13
I forhold til kortet i bilag 6, tages der forbehold for, at de markerede strækninger ikke er definitive. Her tænkes hovedsageligt på situationer, hvor tilløb kan vise sig ikke-tilgængelige for udlejningssejlads. 9. Sanktionering Koncessionshavere kan pålægges sanktioner, såfremt et eller flere elementer ikke overholdes i aftaleperioden. Se mere herom i koncessionsaftalens 14-15 (bilag 5) hvori det fremgår, at sanktionen kan være fra bøde til fratagelse af koncessioner. Eventuelle fratagne koncessioner vil som udgangspunkt først blive udbudt ved næste udbudsrunde. Vurderes omfanget af ubenyttede koncessioner tilstrækkeligt stort, vil Gudenåkomitéen dog genudbyde disse. 14