Rettelser/tilføjelser samt skriftlige spørgsmål og svar til udbudsmaterialet

Rettelser/tilføjelser samt skriftlige spørgsmål og svar til udbudsmaterialet Rettelser/tilføjelser til udbudsmaterialet Frederiksberg Kommune har følgende rettelser/tilføjelser til udbudsmaterialet: Rettelse/tilføjelse 1: På baggrund af spørgemøderne vedrørende nærværende udbud samt udbuddet på Løn og Personale, er det bragt til Frederiksberg Kommunes opmærksomhed, at optionen vedrørende hosting har den uhensigtsmæssighed, at formuleringen implicit bevirker, at kommunen som udgangspunkt selv skal hoste løsningen. Dette var ikke tiltænkt, men blot at undersøge hvorvidt der evt. var en priseffekt at hente. Derfor foretages følgende ændring til udbudsmaterialet: Kravene TK.14.1 TK.14.12 ændres fra optionelle til almindelige krav. Hermed udbydes altså en hos leverandøren hostet systemløsning. Hosting udgår desuden af bilag 7 optioner Hosting prisfastsættes fortsat i bilag 12 (nu punkt 5.1 og 5.2). Ændringen vil tildelingsmæssigt have den effekt, at hosting nu indgår under delkriterie 1.a (hovedydelse 70 pct.) til pris. Skulle der være yderligere udfordringer forbundet med materialet i forhold hertil, bedes disse indsendt via. Mercell, hvorefter Frederiksberg Kommune vil tage stilling til dem enkeltvis. Rettelse/tilføjelse 2: Rettelse/tilføjelse 3: Rettelse/tilføjelse 4:

Skriftlige spørgsmål og svar Kommunen har modtaget nedenstående skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet og udarbejdet følgende svar på dem: Nr. Spørgsmål Svar Svardato 1 I Udbudsbetingelserne afsnit 2, angives der et underbilag 3.1 - leverandørens uddybende besvarelse. Dette dokument er ikke uploaded til Mercell service. Er det et dokument som Frederiksberg vil uploade eller er det et som Leverandøren selv skal sørge for at oprette? Ordregiver uploader underbilag 3.1, som indgår i den samlede bilagssamling 4/11-2015 2 Det fremgår af udbudsbetingelsernes punkt 12, at der ikke kan tages forhold til grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Udbyder bedes i den forbindelse oplyse, om der er dele af kontrakten samt kontraktparadigmerne, der opfattes som grundlæggende elementer, som der ikke kan tages forbehold overfor, og i bekræftende fald meddele, hvilke elementer i dokumenterne, der i så fald er tale om. Forbehold mod mindstekrav vil være at betragte som forbehold mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Ved forbehold mod andre dele af materialet, herunder krav i kontrakten og kontraktparadigmerne, vil det bero på ordregivers konkrete vurdering, om der er tale om forbehold mod grundlæggende elementer, herunder ud fra indholdet og konsekvensen af det givne forbehold. Der gøres opmærksom på, at ordregiver i begrænset omfang kan ændre udbudsmaterialet som følge af spørgsmål under udbudsprocessen. Hvis der er elementer i udbudsmaterialet, som tilbudsgiver finder uklare, uhensigtsmæssige eller uacceptable, opfordres tilbudsgiver til at spørge til muligheden for en ændring, jf. udbudsbetingelsernes punkt 5. 13.11.2015 3 Spørgsmål: Ang. Kravspec'en TK 9.2: Adgang til det tilbudte system forudsætter at brugeren har adgang til kommunens intranet. To-faktor login forventes således at foregå når brugere med fjernadgang tildeles adgang til kommunens intranet. Kan FK oplyse om kommunens opkobling via fjernadgang til intranettet er krypteret og anvender to-faktor login? Med udgangspunkt i at brugsscenariet er at medarbejdere skal logge på Løn og HR /Økonomisystemet udenfor Frederiksberg Kommunes netværk og adgang til systemet gives via IDM (2017). Godkendte scenarier: - Hvis adgangen sker fra en privat PC via 2-faktor login til en webflade (systemet). - Hvis adgangen sker fra en FK PC fra et eksternt netværk via 2-faktor login på VPN til vores netværk. Ikke godkendte scenarier: - Hvis adgangen sker fra en privat PC via 2-faktor login på VPN til vores netværk. 13.11.2015 Med andre ord vil det ikke være acceptabelt at vores interne netværk (VPN) tilgås fra en privat PC for at tilgå systemet. 4 Ang. Kravspec'en TK 11.1 & DE 13.1 Vedr. TK 11.1: Kravet skal ses som et 13.11.2015 2

Kan udbyder oplyse, om der er indgået en aftale om udfasning af nuværende økonomi- og debitoroplysninger indeholdende klare ansvarsfordelinger, som muliggør opfyldelse af disse krav (TK 11.1 & DE 13.1) samt evt. tidsfrister (Bilag 1) og i fald om der dels foreligger beskrivelser af data, der muliggør konvertering til et kommende system og dels om der kan ydes konsulentbistand såfremt det anses for nødvendigt? generelt forretningskrav der fortæller ønsket ansvarsfordelingen mellem Kunde og Leverandør i forbindelse med datakonvertering. På de enkelte funktionsområder ligger kun ikke optionelle konverteringskrav under debitor (herunder DE 13.1), og vi antager at det er derfor der spørges til disse i sammenhæng (altså foreligger der ikke nogen aftale om udfasning af nuværende økonomi- og debitoroplysninger). I bilag 1 har Frederiksberg Kommune sat en overordnet tidsramme for konverteringsplan samt prøve- og faktisk konvertering, men tilbudsgiver forventes at give en mere præcis definition af aktiviteter og tidsplan i den forbindelse. Vedr. 13.1 Beskrivelser af data: For aktive og inaktive debitorer menes stamdata for debitorer med tilhørende restance/krav (DE 1.13, DE 1.14). Hvis tilbudsgiver har behov for uddybende beskrivelse heraf, bedes behovet for detaljeringsgrad indsendes til Mercell. Opkrævningen i Frederiksberg Kommune vil om nødvendigt stå til rådighed i afklaringsfasen i forhold til at definere og fastlægge de kriterier, der skal ligge til grund for konverteringen. 5 Vedr. Bilag 3 - Kravspecifikation - Faneblad "Tværgående krav" Leverandøren er stødt på at krav TK 3.2 Mangler drop-downliste i kolonne G og H. Ligeledes passer drop-down listerne ikke i kolonne G og H fra krav TK.4 og fremadrettet. Vil Frederiksberg Kommune venligst sende en opdateret udgave af Bilag 3? 6 Vil Udbyder give et eksempel på Punchin? Ordregiver uploader ny version af bilag 3 13.11.2015 (svar) Punch-in refererer til situationer, hvor en leverandør, som kommunen har aftale med, får begrænset adgang til at vedligeholde sit eget varekatalog indenfor rammerne af e-handelssystemet. 13.11.2015 7 Vil udbyder give en vejledning til Svar er identisk med svar på spg. 5 Kravsopfyldelse hhv Grad & Type for TK 3 - TK 12 inkl? Spørgsmål stillet ved informations- og spørgemøde den 13/11-2015 1 Bilag 3 - Excel skema Hvorledes ønsker Ordregiver løsningskomponent illustreret eller beskrevet? Løsningskomponent skal besvares med hvilket system det konkrete krav løses med (f.eks. KMD Opus, ØSindsigt, Prisme2009, Prisme2015 o.s.v. Det vil sige navnet på det system 3

2 Bilag 3 Kravspecifikation, fanen Vejledning (Fælles): Række 24-32 Kravfokus: Kan Ordregiver oplyse, hvorledes disse fokusområder medtages i vurderingen, da det ikke fremgår af tildelingskriterierne? Kan Ordregiver endvidere oplyse, hvad kravfokus bruges til? hvori kravet opfyldes, så Frederiksberg Kommune har en klarhed om antallet af systemer i den samlede tilbudte løsning. Kravfokus er beregnet til at give begge parter mulighed for bedre at forstå hvad kravet fokusmæssigt omhandler. Således forventes det, at forståelsesmæssige problemer kan mindskes. Kravfokus er ikke en parameter i vurderingen af tildelingskriterierne. 3 Bilag 3 Kravspecifikation, fanen Økonomi I Række 254 ØK.21.3.33 KMD KMF: Kravtype = K Kravfokus = TE Det fremgår ikke af kolonne G: Kravtype, hvilken Kravtype det er. Kan Ordregiver oplyse hvilken Kravtype dette krav har? 4 Bilag 14 Prøver, afsnit 2.2 Beskrivelse af afklaringsproces og udarbejdelse af test cases Er det korrekt at de første 5 linier vedr. Infokrav er i rød tekst? Og kan det oplyses hvilket pkt. der henvises til? 5 Bilag 3 Kravspecifikation, Fanen Vejledning, Kravfokus: I række 24 Kravfokus er angivet: Angiver kravets fokus, og er informativt. Et krav kan kun have ét primært fokusområde, jf. nedenstående 8 fokusområder. Fokusområder fremgår alene af bilag 3 - Kravspecifikation og gælder ikke Generelle Krav. Linje 1-4 bør være sorte, men linje 5 anviser leverandøren til at indsætte beskrivelse af det ovenstående. Der henvises til punkt 2.1 Da bilag 3 ikke indeholder fokustypen generelle krav (GE), er denne formulering slettet. Jf. svar på spg. 2, har kravfokus ikke direkte betydning for evalueringen. Kan Ordregiver oplyse hvordan kravfokus indgår i tilbudsevalueringen? 6 Bilag 3 Kravspecifikation, Fanen Vejledning, Kravfokus: I række 24 Kravfokus er angivet: Der er ikke krav af fokustypen generelle i bilag 3, hvorfor de ikke kan fremsøges her. Jf. udbudsbetingelserne, indeholder øvrige bilag en række krav til 4

Angiver kravets fokus, og er informativt. Et krav kan kun have ét primært fokusområde, jf. nedenstående 8 fokusområder. Fokusområder fremgår alene af bilag 3 - Kravspecifikation og gælder ikke Generelle Krav. tilbudsgivers besvarelse der kan anses som generelle. De kan således have betydning for evalueringen af besvarelsen her. Kan Ordregiver oplyse om der er Generelle krav i materialet, og hvorledes disse fremsøges? 7 Bilag 4 Dokumentation 4.3 Øvrig relevant dokumentation Tilbudsgiver opfordres til udover besvarelse af ovenstående - at angive yderligere relevant, nødvendig dokumentation i afsnit 4.4 herunder. 4.4 Tilbudsgivers kravbesvarelse [udfyldes af Tilbudsgiver] Her beskriver Tilbudsgiver løsningen af kravene til dokumentation mere detaljeret, eventuelt suppleret med tabeller, figurer, diagrammer efter behov. Tilbudsgiver bør redegøre for alle nødvendige aktiviteter i forbindelse med udarbejdelse af dokumentationen og at der er en overensstemmelse mellem aktiviteterne heri og prissætningen af de enkelte leverancekomponenter i henhold til bilag 12 (Vederlag og Betalingsplan). Der bør også fremgå ansvarsfordeling mellem Tilbudsgiver og Frederiksberg Kommune på de enkelte aktiviteter. Tilbudsgiver bedes synliggøre Frederiksberg Kommunes mulighed for deltagelse i udarbejdelsen af forskellige dokumenttyper. Tilbudsgiver bedes redegøre for procedurerne for vedligeholdelse af den dokumentation, som finder anvendelse efter overdragelsen af den samlede Leverance. Kan Ordregiver oplyse om det er dokumentationen, der skal vedlægges tilbuddet eller om det er processen for at tilvejebringe dokumentationen i implementeringsperioden, der skal beskrives i tilbuddet? 8 Bilag 3 Excel skema Ønsker Ordregiver løsningskomponent angivet ved besvarelsen af kravet med JA? Hvorledes påvirker det tilbudsevalueringen? Det er processen for tilvejebringelsen af dokumentation der skal beskrives ved tilbudsgivning. Herunder de i afsnit 4.4 oplistede krav til besvarelse, der skal belyse processen sammenholdt med tidsplanen i bilag 1. Løsningskomponent skal besvares med hvilket system det konkrete krav løses med (f.eks. KMD Opus, ØSindsigt, Prisme2009, Prisme2015 o.s.v.) Det vil sige navnet på det 5

9 Hvorledes skal Tilbudsgiver forstå Kravopfyldelse Type S1? Der ønskes en uddybende forklaring? 10 Kan Ordregiver uddybe det forhold at kontraktperioden er kortere end perioden for Support- og vedligeholdelsesaftalen? 11 Hvorledes skal sammenhængen mellem de to udbud, henholdsvis økonomi samt løn- og personalesystem, ses? 12 Bilag 6 - Servicemål Hvilke krav stiller Ordregiver? Hvad forventes der af Tilbudsgiver og hvad vægter positivt? system hvori kravet opfyldes, så Frederiksberg Kommune har en klarhed om antallet af systemer i den samlede tilbudte løsning. Antallet af løsningskomponenter påvirker ikke tilbudsevalueringen direkte, men manglende besvarelse heraf vil ikke blive vurderet positivt. Omkring standardfunktionaltet fra producent skal forstås at kravet opfyldes fuldstændig standard i det system som producenten har udviklet oprindeligt. Så det er Microsoft, SAP, ØS-indsigt, Oracle m.v. Kommunens nuværende løsning Prisme2009 er at forstå som en brancheløsning, hvor flere af kravene kan være opfyldt S1 og andre som S2 eller S3. Dette er en fejl. Drift, Vedligehold og Supportaftale skal periodemæssigt følge kontrakten. Rettet bilag 5 uploades til Mercell. Internt i Frederiksberg Kommune ser vi stadig på det som én Koncernløsning, evt. bestående af to systemløsninger (som i dag). Der vil bl.a. via samarbejdsorganisation være fokus på at skabe et fælles udviklingsforum på tværs af de to løsninger. Frederiksberg Kommune har i bilaget præudfyldt et basisniveau for de servicemål/krav der forventes af tilbudsgiver. Dog nævnes det også, at det vil vægtes positivt, såfremt disse servicemål kan hæves. Vedr. afsnit 8, hvor tilbudsgiver bliver bedt om at udfylde en mere detaljeret besvarelse, er listen en forventning om besvarelsens samlede indhold dog kan der ses bort fra pinden dataload der skulle have været udgået. Altså kan de dele der allerede er dækket i bilagets oplæg betragtes som besvaret når tilbudsgiver har bekræftet eller ændret det angivne serviceniveau. Frederiksberg Kommune opfordre dog stadig til, at tilbudsgiver laver eventuelle tilføjelser/uddybninger eller lignende i afsnit 8, samt giver et bud på øvrige punkter. Vedr. brugertilfredshed: Det forventes, at der med jævne mellemrum gennemføres 6

13 Slutbrugeruddannelse Hvor mange skal uddannes til Train the Trainer og superbrugere? 14 Bilag 10 Samarbejdsorganisation Hvor skal tilbudsgiver udfylde besvarelse af partnerskab? 15 Underbilag ØK-F Hvad skal der integreres til? brugertilfredshedsundersøgelser hos kommunens brugere. Dertil kunne det være interessant at høre, hvorledes leverandøren binder disse kvalitative data til serviceniveau. Vedr. Referencemåling: Når løsningen er i drift, og brugsdata vokser i størrelse, har Frederiksberg Kommune en forventning om, at man servicemæssigt forholder sig til de referencemålinger der blev foretaget ved svartidsprøver des lige. Altså en synliggørelse af, hvordan leverandøren forholder sig til disse referenceniveauer. Frederiksberg Kommune forventer at antallet af superbrugere tilbudsgives på baggrund af det i bilag 12 angivne antal. Som baseline for tilbudsgivning bør der omfangsmæssigt tiltænkes en superbrugerorganisation på Økonomi 30 personer, Debitor 10 personer og e- handel/indkøb 30 personer. En superbruger, kan dog godt være superbruger på flere områder. Vedr. Train the Trainer, vil 10-12 personer være det forventede omfang hvis Frederiksberg Kommune selv skal forestå hele undervisningen af slutbrugere, mens det ved delt undervisning bør kunne foretages af 6-7 personer fra Frederiksberg. Det er dog vigtigt for Frederiksberg Kommune at understrege, at optionen på undervisning af slutbrugere lægger op til at leverandøren kan bruge sin erfaring i besvarelsen, til at tilrettelægge et fornuftigt undervisningsforløb. Tilbudsgiver tiltænkes at komme med oplæg til partnerskabsaftale og øvrige dele af samarbejdsorganisationen i afsnit 10.6.3.1 Bilag ØK-F indeholder kommunens nuværende styringsprincipper for det økonomiske ledelsestilsyn. Derfor indeholder nuværende principper også systemnavne på de nuværende leverandører. Tilbudsgiver bør derfor se bort fra nævnte systemer, og i stedet tænke kommende løn- og personaleløsning frem for Silkeborg Data. 7

16 Tilbudsgiver mener at TK 10.2 er modstridende med bilag 2.3? Frederiksberg Kommune ønsker at præciserer krav 10.2, så der ikke længere er modstrid med underbilag 2.3. Desuden ændres kravstypen fra K til IK. Ny kravsformulering bliver derfor: Kopiering af produktionsdata til testmiljøet Der bør være mulighed for, at replikere dele af eller et fuldt produktionsdatasæt til testmiljø, dog uden at konflikte med de i underbilag 2.3 anførte regler herfor. Leverandøren bedes redegøre for mulighederne. 17 I bilag 11 angivet det, at der skal svares med blåt, mens det i øvrige bilag er rødt. Hvilken farve vil Frederiksberg Kommune have besvaret bilaget med? Følgende formulering fremgår af bilag 11, afsnit 11.1.2: Leverandøren bedes indsætte al besvarelse med blå tekst. Alt sort tekst skal bibeholdes i bilaget. Dette er en fejl, og leverandøren bedes besvarer med rød skrift. 18 SAPA krav henvisning virker ikke Link fra krav TK.2.1: https://sharekomm.kombit.dk/p024/delte%20do kumenter/forms/integrationsvilkr.a spx 25/11-2015 Hertil kan henvises til Ydelsesindex: https://sharekomm.kombit.dk/p024/delte%20do kumenter/underbilag%202l%20- %20Vilk%C3%A5r%20for%20integ ration%20til%20st%c3%b8ttesyste met%20ydelsesindeks%20version %202.0.pdf 19 Bilag 14- Prøver Punkthenvisningen virker ikke? 8 TK.4.11 CVR Oplysninger Systemet skal have integration til CVR-data. Disse skal hentes via den fælles kommunale serviceplatform. MK TK 2.1 IN Der er umiddelbart intet problem i den version der ligger på o:drevet kommunen oprindeligt uploadede. Dog uploades bilaget igen (også i PDF version) Frederiksberg Kommune ønsker fortsat at bruge Serviceplatformen, som også er omkostningsfrit for Frederiksberg Kommune, hvorfor kravet fastholdes. Dette kan yderligere begrundes ved, at Frederiksberg 8

Vil Udbyder korrigere dette mindstekrav til: Systemet skal have integration til CVR-data. Spørgsmålet stilles, idet vi kan præsentere Udbyder for en omkostningsfri integration direkte til Erhvers- & Selskabsstyrelsens CVR-oplysninger. På denne måde kan Udbyder undgå betaling til 3. part. 9 Vedr. Bilag 3 kravspecifikationen, kolonne J (løsningsbeskrivelse) Frederiksberg Kommune har angivet at udfyldelse af feltet løsningsbeskrivelse (kolonne J) kun er obligatorisk for følgende: IK-krav samt K-krav hvor der er svaret D for delvis opfyldt. Frederiksberg Kommunen bedes oplyse om de dermed ikke ønsker at Leverandørerne udfylder kolonne J Løsningsbeskrivelse for K-krav hvor der er svaret J svarende til fuldt opfyldt? 10 DE. 2.7 Oplysninger til påligning: Systemet bør kunne vise hvilken bank, bankafdeling og telefonnummer som påligningen er sendt til. Vil Frederiksberg uddybe og evt. give eksempler om der fx menes påligninger der er opkrævet via BS-Aftale? Kommune har erfaringer med, at ikke alle leverandører tilbyder integration til CVR-data omkostningsfrit. Det er korrekt, men vi vil gerne gøre opmærksom på, at det ikke vil trække ned i bedømmelsen at tilbudsgiver udfylder løsningsbeskrivelsen. I oversigtsbilledet bør det være muligt at se, hvordan påligningen bliver opkrævet eksempelvis via PBS, Digital post eller elektronisk indbetalingskort m.m. Ved elektronisk indbetalingskort, bør det også være muligt at kunne se bankens navn og registreringsnummer. 25/11-2015 25/11-2015 9