Acadrenr. 15/ Udbudsbetingelser. i forbindelse med offentligt EU-udbud af. Brystproteser til 112 visiterede Borgere i Helsingør Kommune

Transkript

1 Brystproteser til 112 visiterede Borgere i Helsingør Kommune Acadrenr. 15/27563 Udbudsbetingelser i forbindelse med offentligt EU-udbud af Brystproteser til 112 visiterede Borgere i Helsingør Kommune

2 1 ORDREGIVENDE MYNDIGHED INDLEDNING KORT BESKRIVELSE AF YDELSEN TILBUDSGIVERS EGNETHED/ UDVÆLGELSESPROCESSEN UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE TILBUDSGIVERS FORHOLD KONTAKT INDTIL TILBUDSAFGIVELSE KRAV TIL TILBUD TILDELING KRAV KATEGORISERING ØVRIGE FORHOLD FORTROLIGHED TJEK LISTE FORELØBIG TIDSPLAN

3 Brystproteser til 112 visiterede Borgere i Helsingør Kommune Acadrenr. 15/ ORDREGIVENDE MYNDIGHED Helsingør Kommune, Stengade 59, 3000 Helsingør Hjemmeside: Helsingør Kommune har ca indbyggere og er beliggende i Nordsjælland. Helsingør Kommune består af 11 centre og langt over 100 institutioner skoler, daginstitutioner, klubber, idrætsanlæg, kulturinstitutioner, plejehjem. Kontaktperson: Mercell al dialog/kontakt foregår via Mercell i forbindelse med selve gennemførelsen af udbuddet, se videre pkt INDLEDNING Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europa- Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004). Udbudsbetingelserne (dette dokument) fastsætter hovedsagligt retningslinjerne for udarbejdelsen af tilbuddet. Her beskrives bl.a. kriterierne for tildeling af aftalen, forhold vedrørende minimumskrav og forbehold, frist for indgivelse af tilbud, formkravene til tilbuddenes udformning m.v. Det er derfor vigtigt, at Tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse betingelser inden udarbejdelsen af tilbuddet. I nærværende udbudsbetingelser vil de af Helsingør Kommune opstillede krav i udbudsbekendtgørelsen til Tilbudsgiveres egnethed blive gentaget, punkt. 8 nedenfor. I det følgende forklares kort hvordan Tilbudsgiver skal forholde sig til det modtagne materiale, herunder til aftalen og bilag. Såfremt der mod forventning måtte være uoverensstemmelse mellem udbudsbetingelserne og de øvrige dele af udbudsmaterialet, har de øvrige dele af udbudsmaterialet forrang. 3. KORT BESKRIVELSE AF YDELSEN 3.1 Formål og omfang Formålet med udbuddet er af få dækket behovet for køb og levering af brystproteser og hertil forbundne konsulentydelser, herunder afprøvning og rådgivning, til Borgere i Helsingør Kommune med bevilling efter Servicelovens 112. Kommunen bevilliger det bedst egnede og billigste produkt, jf. Hjælpemiddelbekendtgørelsen.

4 Det bemærkes, at der i henhold til Servicelovens 112 er frit hjælpemiddelvalg, hvilket medfører, at Borgere frit kan vælge anden Leverandør end den, Kommunen har indgået aftale med. Benyttes det frie hjælpemiddelvalg kan Borgeren maksimalt få bevilget tilskud, svarende til det beløb, som Kommunen vil kunne anskaffe det pågældende hjælpemiddel til i henhold til den rammeaftale, som vil blive indgået på baggrund af dette udbud. Reglerne om det frie hjælpemiddelvalg tillader ligeledes, at Borgeren til enhver tid har mulighed for at vælge et dyrere produkt end det, Kommunen bevilger som værende det bedst egnede og billigste. En eventuel prisforskel skal da afregnes direkte mellem Borger og Tilbudsgiver, uden yderligere omkostninger for Kommunen. Ordregiver vil efter nærværende udbuds afslutning, i forbindelse med udstedelse af bevillinger, informere Borgeren om indgået samhandelsaftale med vindende Tilbudsgiver, om det frie hjælpemiddelvalg samt om konsekvenserne ved valg af anden leverandør end Ordregivers aftaleleverandør. Formålet med nærværende Rammeaftale samt tilhørende bilag (herefter samlet benævnt Rammeaftalen) er således at sikre, at Kommunen kan tilbyde Borgerne et konkurrenceudsat produkt i forbindelse med bevillingen af det bedst egnede og billigste produkt til den enkelte Borger. Udbuddet omfatter ikke lingeri, badetøj eller øvrig beklædning til Borgere med brystproteser. Udbuddet består af en enkelt rammeaftale på brystproteser og hertil forbundne konsulentydelser, herunder afprøvning og rådgivning. Der vil blive valgt én vindende Tilbudsgiver. Det bør bemærkes, at denne kan tildeles et konsortium. 3.2 Forbrug Det oplyste forbrug inden for de enkelte produktkategorier i Bilag 2. Tilbudsliste, er udregnet på baggrund af forbrug for okt sept Ordregiver forventer at det samlede forbrug på årsbasis udgør ca danske kroner ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for Ordregiver. Ordregiver forpligter sig således ikke til en mindsteomsætning, idet behovet vil være afhængigt af de til enhver tid udstedte bevillinger til Borgere i henhold til Servicelovens Lokalefaciliteter for Borgerbetjening Konsultation af Borgeren skal som udgangspunkt ske på Tilbudsgivers forretningsadresse(r). Ordregiver stiller derfor om, at Tilbudsgivers forretningsadresse er placeret inden for et afgrænset geografisk område se Bilag 1. Kravspecifikation, krav id. Nr. 2., hvor der fremgår følgende: Tilbudsgiver skal have etableret lokalefaciliteter i Kommunens nærområde umiddelbart efter rammeaftaleindgåelsen der menes herved, at tilbudsgiver skal stille lokalefaciliteter til rådighed, som kan nås med bil på maksimalt 45 minutter og maksimalt 60 minutter med offentlig transport fra Helsingør station. 4

5 Dog kan der undtagelsesvist og i særlige tilfælde - være behov for konsultation til afprøvning og rådgivning af én eller flere Borger(e) i dennes/disses eget hjem (herunder f.eks. på et plejehjem). Derfor skal Tilbudsgiver afgive en tillægspris for hjemmebesøg jf. Bilag 1 Kravspecifikation, krav id.nr Aftaleperiode og option på forlængelse Rammeaftalen forventes at træde i kraft den og udløber den med 2 optioner på at kunne forlænge rammeaftalen i henholdsvis 1 x 12 måneder på uændrede vilkår. Dvs. at aftalen, hvis begge optionerne udnyttes, vil udløbe den Ved udløbet af den oprindelige aftaleperiode ophører aftalen uden yderligere varsel. 4. TILBUDSGIVERS EGNETHED/ UDVÆLGELSESPROCESSEN Helsingør Kommune vil på baggrund af nedenstående dokumentation foretage en egnethedsbedømmelse af hver enkelt Tilbudsgiver, og såfremt den efterspurgte dokumentation mangler, kan Helsingør Kommune være forpligtet til at se bort fra tilbuddet. 4.1 Personlige forhold Tilbuddet skal indeholde følgende dokumenter, som dokumentation for Tilbudsgivers personlige forhold: Underskrevet tro- og loveerklæring om, at Tilbudsgiver ikke opfylder nogle af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og stk. 2, jf. skema a Underskrevet tro- og loveerklæring om, at Tilbudsgiver ikke har forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr , jf. skema b 4.2 Teknisk kapacitet, jf. skema c Tilbuddet skal indeholde følgende dokumentation for Tilbudsgivers tekniske egnethed: Referenceliste med referencer for tilsvarende ydelser som den udbudte, jf. beskrivelsen i pkt. 3, for de seneste 3 år. Oplysningerne skal angives ved udfyldelse af skema c. Reference skal som minimum indeholde oplysninger om, at Tilbudsgiver har håndteret en tilsvarende kontrakttype i henhold til Servicelovens 112, med levering af tilsvarende produkter direkte til Borgere, bevilget i henhold til Serviceloven. OBS Tilbudsgivers skal senest i forbindelse med aftaleindgåelse dokumentere, at Tilbudsgiver har erhvervet forsikringsmæssig dækning af sit produkt-, person- og erhvervsansvar i et af Finanstilsynet anerkendt forsikringsselskab dækkende tingsskade på minimum kr. 5 mio. kr. og dækkende personskade på minimum kr. 10 mio. kr. pr. skadebegivenhed. Leverandøren ansvar er dog ikke begrænset hertil og Tilbudsgivers eventuelle selvrisiko må ikke overstige DDK pr. skade. 5

6 4.3 Økonomisk og finansiel kapacitet i form af nøgletal, jf. skema d Tilbuddets skema d skal indeholde dokumentation for Tilbudsgivers økonomiske og finansielle egnethed. Nøgletal i udfyldt stand for de seneste 3 disponible regnskabsår. Har en Tilbudsgiver eksisteret i mindre end 3 år, skal nøgletal oplyses for samtlige af Tilbudsgivers tilgængelige regnskabsår. Tilbudsgiver skal senest i forbindelse med aftaleunderskrivelse, på forlangende, fremsende seneste godkendte regnskab til Kommunen til verifikation af de opgivne oplysninger. For så vidt angår det seneste årsregnskab må der ikke være indeholdt et forbehold for forsat drift. For virksomheder, der ikke er underlagt kravet om revisionspligt i henhold til årsregnskabslovens, kan der alternativt fremsendes en revisorattesteret erklæring om virksomhedens økonomiske formåen, der ikke indeholder forbehold for forsat drift. 4.4 Konsortiedannelse, jf. skema e Tilbudsgivere kan vælge at indgå i et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave overfor Ordregiver. Såfremt der er tale om et konsortium skal personen, der underskriver tilbuddet, have fuldmagt fra de andre deltagere i konsortiet. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige Tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som Helsingør Kommune med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og eventuel aftale. Se yderligere oplysninger vedr. konsortier på Konkurrencestyrelsens hjemmeside: Henvisning til andres ressourcer, jf. skema f En Tilbudsgiver kan basere sig på den økonomiske/finansielle/tekniske formåen hos en anden/andre virksomhed(er), som agtes benyttet i forbindelse med den konkrete opgave. Dette gælder uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem virksomhederne. I så fald skal virksomheden udover ovennævnte for egen kapacitet og personlige forhold godtgøre over for Helsingør Kommune, at virksomheden virkelig råder over de nødvendige ressourcer, f.eks. ved at fremlægge erklæring for de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende, jf. skema f støtteerklæring. 5. UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbetingelser 6

7 Skema a. Tro og love erklæring vedr. udbudsdirektivets bestemmelser (art. 45) Skema b. Tro og love erklæring vedr. gæld til det offentlige. Skema c. Referenceliste Skema d. Nøgletals skema (økonomisk kapacitet) Skema e. Erklæring om konsortiedannelse. Såfremt ansøger er et konsortium udfyldes dette skema Skema f. Støtteerklæring Rammeaftale udkast Bilag 1: Kravspecifikation (del heraf udfyldes af Tilbudsgiver) Bilag 2: Tilbudsliste (udfyldes af Tilbudsgiver) Bilag 3: Andre tildelingskriterier end pris Evalueringsparametre (udfyldes af Tilbudsgiver) Bilag 4: Oversigt over kontaktpersoner i aftaleperioden (suppleres af Tilbudsgiver) Bilag 5: Leverandør erklæring om tavshedspligt - IT-sikkerhedsaftale med ekstern part (udfyldes ved evt. aftaleindgåelse) Bilag 6: Helsingør Kommunes arbejdsklausuler 5.1 Aftalen og tilhørende bilag Bilag og eventuelle skemaer skal udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst og vil udgøre en del af tilbuddet samt indgå i den efterfølgende aftale. Tilbudsgiver er ansvarlig for at sikre, at dokumenterne er besvaret korrekt, idet manglende besvarelse vil kunne medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt, og Helsingør Kommune kan være forpligtet til at se bort fra tilbuddet. Tilbuddet vil dermed ikke indgå i tilbudsevalueringen. I aftalen er anført de aftalemæssige vilkår, som gælder for udførelsen af aftalen, herunder bl.a. betaling, tidsfrister, misligholdelse og ansvar. Når aftalen indgås, vil den blive suppleret med de af Tilbudsgiver afgivne oplysninger, herunder tilbudspriser. Der kan ikke tages forbehold for aftalen, hvorfor Tilbudsgiver skal tage højde for aftalens vilkår i forbindelse med sin tilbudsafgivning. 6. TILBUDSGIVERS FORHOLD Personen, der underskriver og afgiver tilbud, skal være tegningsberettiget til at forpligte Tilbudsgiver. Såfremt der er tale om et konsortie skal personen, der underskriver tilbuddet, have fuldmagt fra de andre deltagere i konsortiet. Hvis tilbuddet afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige Tilbudsgivere, skal de i konsortiet deltagende juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover 7

8 angives en fælles befuldmægtiget, som Helsingør Kommune med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Deltagere i konsortiet hæfter solidarisk for tilbuddet og eventuel aftale. 7. KONTAKT INDTIL TILBUDSAFGIVELSE Udbuddet gennemføres via Mercell; Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til support.dk@mercell.com eller på telefon: Udbudsmaterialet og samtlige efterfølgende supplerende oplysninger, herunder eventuelle rettelsesblade, vil være tilgængelige i Mercell. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal stilles under fanen "Kommunikation". Svar fra Helsingør Kommune kan ses under fanen Kommunikation / "Ekstra Info" efter, at Helsingør Kommune har publiceret svar. Alle spørgsmål, der fremsendes senest den 09. februar 2016 kl , kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes Tilbudsgiver straks gøre opmærksom herpå, således at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller aftale. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for Tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen skal dog ikke opfattes som invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. Alle dokumenter i tilbuddet skal uploades og sendes igennem Mercell Sourcing Service inden tidsfristen udløber. 8. KRAV TIL TILBUD 8.1 Formkrav Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på engelsk. De uploadede dokumenter skal kunne læses i Microsoft Office 2010/ og seneste version af Acrobat Reader, der kører på styresystemet Windows 7 eller senere versioner. 8

9 8.2 Tilbudsfrist Tilbud kan kun afsendes digitalt via Mercell, og skal - for at være afgivet rettidigt - være modtaget/uploadet senest den: Mandag den 22. Februar 2016 kl Upload af alt materiale skal være afsluttet inden dette tidspunkt. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt, og tilbud modtaget på andre måder end elektronisk gennem Mercell Danmark A/S, vil være at betragte som ikke rettidigt indkommet, og tilbuddet vil derfor blive afvist som ukonditionsmæssigt. Tilbuddet skal opfylde samtlige minimumskrav i det samlede udbudsmateriale, samtidig med at alle forhold og krav i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 8.3 Serviceattest Den vindende Tilbudsgiver skal inden underskrift kunne præsentere Helsingør Kommune for en serviceattest, der er yngre end 6 måneder i forhold til aftaletildelingstidspunktet. Helsingør Kommune gør opmærksom på, at der kan være sagsbehandlingstid på op til 14 dage, hos Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i forhold til at få udfærdiget en serviceattest. 8.4 Vedståelse Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud indtil, endelig aftale er underskrevet dog maksimum 3 måneder at regne fra tilbudsfristens udløb. 8.5 Alternative bud, antal tilbud og/eller deltilbud Tilbudsgiveren kan i overensstemmelse med udbudsbekendtgørelsen ikke afgive alternative tilbud. Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud. 8.6 Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmateriale og tilbud har karakter af forbehold. Helsingør Kommune er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. 9

10 Helsingør Kommune er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af Helsingør Kommune kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. En eventuel kapitalisering af forbehold indregnes i Tilbudsgivers samlede tilbud før prissammenligning. Minimumskrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for minimumskrav afvises som ukonditionsmæssigt. Der kan ikke tages forbehold for aftalen, hvorfor Tilbudsgiver skal tage højde for aftalens vilkår i forbindelse med sin tilbudsafgivning. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Grundet de mulige konsekvenser ved at tage forbehold opfordres Tilbudsgiver til tidligst muligt at søge eventuelle uklarheder mv. opklaret i udbudsprocessen ved at stille spørgsmål. 9. TILDELING 9.1 Pointskala Pointtildelingen vil ske i forhold til nedenstående pointmodel: Point Beskrivelse 8,00-10,00 Tildeles tilbud, som skønnes at opfylde underkriteriet i meget høj grad. 6,00-7,99 Tildeles tilbud, som skønnes at opfylde underkriteriet i høj grad. 4,00-5,99 Tildeles tilbud, som skønnes at opfylde underkriteriet i middel grad. 2,00-3,99 Tildeles tilbud, som skønnes at opfylde underkriteriet i ringe grad. 0,00-1,99 Tildeles tilbud, som skønnes at opfylde underkriteriet i meget ringe grad. 9.2 Tildelingskriteriet Tildeling af aftalen vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på nedenstående under- og delkriterier med den for hvert underkriterium og delkriterier anførte vægt/procentsats. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud identificeres ud fra de samlede point, der er opnået, efter at pointene er vægtet i overensstemmelse med den angivne vægtning, jf. skemaet nedenfor. Tilbuddet med den højeste samlede score er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Opnås to eller flere tilbud samme score, vil tilbuddet med det laveste vederlag for hele aftaleperioden være det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 10

11 Evaluering af tilbud foretages efter nedenstående tildelingskriterier: Prioritet Underkriterier Delkriterier Vægt Total vægtning 1 Pris 50 % 2 Service 2a. Tilbudsgivers 35 % tilbudte medarbejderes faglige kvalifikationer i relation til servicering af Borgere 2b. Mødet med 35 % 30 % Borgeren (herunder tid) 2c. Forretningslokale(r) 30 % og faciliteter (herunder prøverum mm.) 3 Sortimentsbredde 3a. Sortimentsbredde 60 % indenfor forskellige produkttyper og fabrikater af 20 % brystproteser 3b. Bredde af 40 % supplerende sortiment Delkriterierne under service og sortimentsbredde evalueres på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse og dokumentation i Bilag 3. Andre tildelingskriterier end pris - evalueringsparametre Ad. Underkriteriet: Pris vægtes 50 % Tilbudssummen beregnes ud fra Helsingør Kommunes historiske forbrug, som fremgår af Bilag 2. Tilbudslisten. De tilbudte priser skal indeholde alle nødvendige ydelser for opgavens udførelse i overensstemmelse med betingelserne og kravene i dette udbudsmateriale. Beskrivelse af beregning af den tekniske evalueringspris Tilbudsgivers tilbudspris på hver enkelt position multipliceres med den respektive positions estimerede årlige forbrug i stk. (kolonne E). Denne beregning foretages på hver position under den respektive produktkategori. 11

12 Tilbudsgivers delsum for den enkelte produktkategori findes ved at lægge samtlige positioners tilbudspris pr. stk. (kolonne J) sammen. Denne procedure foretages for hver af de tre produktkategorier og de tre produktkategoriers delsumme lægges sammen til en totalsum, som udgør Tilbudsgivers samlede tekniske evalueringspris. I beregningen af pris indgår et tilbudt produkts pris ved 1 stk. på en position/varelinje i en kolonne. Såfremt en Tilbudsgiver ikke har afgivet et tilbud på den konkrete position/varelinje vil denne medregnes til den højeste pris afgivet blandt de øvrige Tilbudsgivere (se beskrivelse i fane 1. Instruktion i bilag 2. Tilbudsliste). Ad. Underkriteriet: Service vægtes 30 % (jf. Bilag 3. Andre tildelingskriterier end pris) Delkriterie 2a: Tilbudsgivers tilbudte medarbejderes faglige kvalifikationer i relation til servicering af Borgere jf. Bilag 3 vægtes 35 % af 30 %. Ordregiver vil vægte det positivt, at de af Tilbudsgivers medarbejdere (= tilbudte medarbejdere ), som skal servicere Borgere og Ordregiver, har solide faglige kompetencer til at betjene og rådgive denne gruppe. Ordregiver vil derudover vægte det positivt, at Tilbudsgiver vedligeholder og udvikler de faglige kompetencer i sin organisation. Delkriterie 2b: Mødet med Borgeren (herunder tid) jf. Bilag 3, vægtes 35 % af 30 %. Ordregiver vil vægte det positivt at Tilbudsgiver i sin tilgang til mødet med Borgeren, tager særligt hensyn til, at Borgeren kan være psykisk sårbar. Delkriterie 2c: Forretningslokale(r) og faciliteter (herunder prøverum mm.) jf. Bilag 3, vægtes 30 % af 30 %. Ordregiver vil vægte det positivt at beliggenheden af Tilbudsgivers forretningslokale(r) og dertilhørende faciliteters er let tilgængelige, samt at disse er lyse, indbydende, kundevenlige og at Borgeren kan føler sig velkommen, afslappet og tryg i disse rammer. Helsingør Kommunes vurdering af Tilbudsgivers tilbud ift. underkriteriet Service foretages på baggrund af Tilbudsgivers forståelse og beskrivelser samt Tilbudsgivers fremsendte billeddokumentation i Bilag 3, hvilket vil blive lagt til grund for den pågældende Tilbudsgivers tilbud. Kommunerne forbeholder sig i relation til evalueringen af Service, ret til evt. at besigtige forretningslokaler, prøverums faciliteter mm.. Ad. Underkriteriet: Sortimentsbredde vægtes 20 % (jf. Bilag 3. Andre tildelingskriterier end pris) 12

13 Delkriterie 3a: Sortimentsbredde indenfor forskellige produkttyper og fabrikater af brystproteser jf. Bilag 3 vægtes 60 % af 20 %. Ordregiver vil vægte det positivt, at Tilbudsgiver ved konsultationer, herunder afprøvning og rådgivning, kan tilbyde Borgeren mulighed for at afprøve et så bredt sortiment indenfor alle produktkategorier af brystproteser som muligt, dvs. at Tilbudsgiver på dennes adresse har dette sortiment repræsenteret ved "brystproteseprøvemodeller" som Borgeren kan afprøve, så der derved kan tages højde for Borgernes forskelligheder og behov. Delkriterium 3b: Bredde af supplerende sortiment jf. Bilag 3 vægtes 40 % af 20 %. Ordregiver vil vægte det positivt, at Tilbudsgiver ved konsultationer, herunder afprøvning, rådgivning og udlevering af brystproteser, kan tilbyde et så bredt som muligt supplerende sortiment, som ikke er indeholdt i bevillingen. Dvs. indenfor supplerende produktkategorier som BH er, badetøj og lignende, samt ydelser/produkter der relaterer sig til det at være brystopereret (herunder f.eks. parykker, hovedbeklædning, kompressionshjælpemidler mm.). Så der derved kan tages højde for Borgerenes forskelligheder og behov. Helsingør Kommunes vurdering af Tilbudsgivers tilbud ift. underkriteriet Sortimentsbredde foretages på baggrund af Tilbudsgivers forståelse og beskrivelser i Bilag 3, samt en vurdering af produktbredden af det sortiment som Tilbudsgiver har budt ind med i Bilag 2. Tilbudslisten, hvilket vil blive lagt til grund for den pågældende Tilbudsgivers tilbud. I relation til vurdering af Sortimentsbredde og i forbindelse med evaluering af de tilbudte produkter vil Kommunen forbeholde sig ret til at anmode om vareprøver og datablade jf. pkt KRAV KATEGORISERING Helsingør Kommunes krav til Tilbudsgiver i kravspecifikationen er klassificeret i én kategorier som følger: M = Minimumskrav Alle beskrivelser/krav, er i bilaget identificeret med et unikt identifikationsnummer, benævnt Krav-id, og en Kravtype, hvoraf det fremgår, at der er tale om et minimumskrav (M) Helsingør Kommunes krav formuleret som minimumskrav (M) skal opfyldes af Tilbudsgiver og skal indgå i tilbuddet. Tilbudsgiver kan således ikke i sit tilbud fravige det i minimumskravet anførte. Tilbud, der ikke opfylder alle minimumskrav, vil blive afvist. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række minimumskrav. Et minimumskrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold overfor krav, som er gjort til minimumskrav. 13

14 I det følgende er angivet hvorvidt dokumenter i udbudsmaterialet er minimumskrav, eller om Tilbudsgiveren kan tage forbehold. OBS. Det forudsættes at Tilbudsgiver ved fremsendelse af tilbud accepterer de anførte minimumskrav i Bilag 1. Kravspecifikation Udkast til Rammeaftalen: Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold vedrørende bestemmelser i aftalen, der således er at betragte som et minimuskrav. Bilag: I hvert bilag er det direkte angivet, hvorvidt et bilag, eller dele heraf, er minimumskrav, som Tilbudsgiver ikke kan tage forbehold over for. I bilagene er der indsat vejledende tekst. Vejledende tekst er kursiveret ikke nummereret generel tekst til Tilbudsgivers orientering, herunder om hvorledes Tilbudsgiver forudsættes at arbejde med sit tilbud samt om, hvad Tilbudsgiveren med egne ord bør beskrive i tilbuddet. Dette illustreres med følgende eksempel: Reference skal som minimum indeholde oplysninger om, at Tilbudsgiver har håndteret en tilsvarende kontrakttype i henhold til Servicelovens 112, med levering af tilsvarende produkter direkte til Borgere, bevilget i henhold til Serviceloven. Visse bilag skal udfyldes af Tilbudsgiver. Tilbudsgivers udfyldelse/supplering af bilagene betragtes ikke som forbehold, når dette sker i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af nærværende udbudsbetingelser og de enkelte bilag. 11. ØVRIGE FORHOLD Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud er Helsingør Kommune uvedkommende Særligt vedr. vareprøver ift. vurdering af kvaliteten af produkterne Såfremt Helsingør Kommune ikke umiddelbart kan vurdere om et givent tilbudt produkt lever op til kravene, kan der være behov for datablade/vareprøver, hvorefter Kommunen vil fremsende en forespørgsel herom. Dette skal være uden omkostning for udbyder. Der skal derfor ikke fremsendes vareprøver og/eller datablade ved tilbudsafgivelsen. Eventuelle usikkerheder om et tilbudt produkt vil som udgangspunkt, men ikke udelukkende, først søges afklaret med datablade, hvorfor indhentning af vareprøver hovedsageligt kun vil blive nødvendige i tilfælde, hvor datablade ikke kan levere den nødvendige information til vurdering af produktet. 14

15 Tilbudsgiver skal fremsende datablade elektronisk (pr. mail) ved Kommunens forespørgsel og bærer selv alle omkostninger forbundet hermed. Udbyder skal have databladene i hænde senest 2 arbejdsdag efter forespørgslen er fremsendt. Tilbudsgiver skal stille vareprøver til rådighed (på det af Kommunen angivne leveringsted) ved forespørgsel og bærer selv alle omkostninger forbundet hermed. Vareprøverne skal være udbyder i hænde senest 3 dage efter anmodningen om vareprøver er fremsendt. Vareprøver skal stemme overens med det tilbudte. Hver vareprøve skal være identificerbar med angivelse af tilbudslistens positions- og eventuelt variantnummer, samt producentens og Tilbudsgivers varenummer og varenavn. Såfremt flere vareprøver er sammenlignelige, er det kun nødvendigt at stille ét produkt til rådighed. Hvorvidt dette er tilfældet vurderes af Helsingør Kommune. 12. FORTROLIGHED 12.1 Fortrolighed omkring tilbudsmateriale Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet, herunder indkomne tilbud, er omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Helsingør Kommune vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i Tilbudsgivers tilbud, som angår Tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Helsingør Kommune vil dog berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen Helsingør Kommunes tavshedspligt Helsingør Kommune er omfattet af de lovpligtige regler om fortrolighed i forvaltningen. Helsingør Kommune vil indskærpe, overfor eventuelle eksterne rådgivere og andre eksterne, der måtte udføre opgaver for Helsingør Kommune under udbuddet, at behandle oplysninger fortroligt Tilbudsgivers fortrolighed Tilbudsgiver skal tilsvarende sikre fuld fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som Tilbudsgiver modtager under udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. Tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underleverandører ligeledes påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. 15

16 13. TJEK LISTE Tjeklisten er ment som en hjælp til, at Tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af Tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er Tilbudsgiverens ansvar at afgive et konditionsmæssigt tilbud. Har Tilbudsgiveren i sit tilbud husket: Underskrevet tro- og loveerklæring om, at Tilbudsgiver ikke opfylder nogle af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og stk. 2, jf. punkt 4.1, skema a Underskrevet tro- og loveerklæring om, at Tilbudsgiver ikke har forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr , jf. punkt 4.1, skema b Vedlagte referencer jf. punkt 4.2, skema c Vedlagt nøgletal for 3 år, jf. punkt 4.3, skema d Eventuelt konsortium ansøgning, jf. punkt 4.4, skema e, hvis dette er relevant for tilbudsgiver Eventuelt Støtteerklæring, jf. punkt 4.5, skema f, hvis dette er relevant for tilbudsgiver Alle bilag i udfyldt/færdiggjort stand i den udstrækning Tilbudsgiver har skullet udfylde/færdiggøre bilagene jf. punkt 4. Opmærksom på forbehold, jf. punkt 8.6 Tilbudsmaterialet udarbejdet i elektronisk form som angivet i punkt 8.2 Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt

17 14. FORELØBIG TIDSPLAN Aktivitet Datoer Materialet sendes i høring hos markedet d Frist for at komme med kommentarer og spørgsmål til høringsmaterialet d Afsendelse af udbudsbekendtgørelsen d Frist for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet d kl (Sidste frist for besvarelse af spørgsmål) d Tilbudsfrist d kl Forventet tildeling af aftale d Stand still udløb d Aftaleindgåelse d Forventet aftale opstart d