Arbejdsmiljøhåndbogen Håndbog i arbejdsmiljøledelse i Arbejdsskadestyrelsen Arbejdsskadestyrelsen 2011 Version 3.0 12. marts 2012

Arbejdsmiljøhåndbogen Håndbog i arbejdsmiljøledelse i Arbejdsskadestyrelsen Arbejdsskadestyrelsen 2011 Version 3.0 12. marts 2012

Ændringer i versioner af Arbejdsmiljøhåndbogen Ændringer og revisioner af Arbejdsmiljøhåndbogen indføres i nedenstående skema med en beskrivelse af ændringen og initialerne på den person, der er ansvarlig for ændringen. Kapitel nr. Afsnit nr. Beskrivelse af ændring Indført af Kap. 1 Kap. 2 Kap. 3 Kap. 4 Kap. 5 Kap. 6 Kap. 7 Kap. 8 Kap. 9 Kap. 10 Kap. 11 2

Forord Arbejdsmiljøhåndbogen og værdierne i arbejdsmiljøarbejdet Da Arbejdsskadestyrelsens fysiske ramme blev renoveret og moderniseret i 2005 til 2007, var et af de bagvedliggende ønsker at forbedre arbejdsmiljøet med henblik på, at Arbejdsskadestyrelsen skulle arbejdsmiljøcertificeres. Det er blandt andet denne tanke som certificeringsarbejdet, nærværende Arbejdsmiljøhåndbog og omorganiseringen af samarbejds- og arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdsskadestyrelsen, kan ses som en udløber af. Certificeringsarbejdet er foregået med øje for Arbejdsskadestyrelsens vision om at være den bedste arbejdsplads for den enkelte medarbejder, og er igangsat ud fra et ønske om at gøre arbejdsmiljøet til et overordnet strategisk fokusområde i styrelsen. Omorganiseringen er sket for at understøtte dette og for at øge medarbejderinddragelsen, effektiviteten og gennemsigtigheden i arbejdet med sikkerhed, sundhed, rummelighed og trivsel. Denne arbejdsmiljøhåndbog er udarbejdet som en del af certificeringsarbejdet, og den kan både ses som et resultat af indsatsen og som et instrument, der udstikker rammerne for det videre arbejde med at sikre et godt arbejdsmiljø i Arbejdsskadestyrelsen. Håndbogen beskriver, hvordan Arbejdsskadestyrelsens arbejdsmiljøledelsessystem er opbygget, hvilke foranstaltninger der skal træffes og hvilke procedurer, der skal følges. Arbejdsmiljøhåndbogen er udarbejdet af den daglige arbejdsmiljøleder i samarbejde med Arbejdsskadestyrelsens Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisation SAMO. Håndbogen bliver løbende opdateret af den daglige arbejdsmiljøleder, og alle ændringer i håndbogen drøftes løbende i medarbejderindflydelsesorganet - MIO-ASK. Det er vigtigt, at ledelsen i de enkelte team og centre sørger for en god og fyldestgørende information til alle medarbejdere om de procedurer, der er beskrevet her i håndbogen. Udover denne arbejdsmiljøhåndbog findes der på Arbejdsskadestyrelsens intranet (BM-net) en personalehåndbog, som indeholder personalepolitik mv., og der er oprettet en selvstændig intranetside om Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen og dens arbejde således, at medarbejderne selv kan opsøge den nyeste information. Anne Lind Madsen Direktør i Arbejdsskadestyrelsen Formand for MIO-ASK 3

Indhold Ændringer i versioner af Arbejdsmiljøhåndbogen...2 Forord Arbejdsmiljøhåndbogen og værdierne i arbejdsmiljøarbejdet...3 Indhold...4 Kapiteloversigt...6 1. Arbejdsskadestyrelsens arbejdsmiljøledelsessystem og Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisation - SAMO...7 1.1 Arbejdsmiljøledelsessystemet i Arbejdsskadestyrelsen...7 1.1.1 Arbejdsmiljøledelsessystemets gyldighedsområde...7 1.2 Ansvaret for arbejdsmiljøet i Arbejdsskadestyrelsen...7 1.2.1 Ledelsens ansvar...7 1.2.2 Medarbejdernes ansvar...8 1.2.3 Arbejdsskadestyrelsens Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisation - SAMOs ansvar...8 1.2.4 Arbejdsmiljørepræsentanterne...10 1.2.5 Tillidsrepræsentanterne...10 1.2.6 Den daglige arbejdsmiljøleder...10 1.2.7 Arbejdsmiljøkontaktpersonerne...11 1.2.8 Netværksgruppe for teameksperter...11 2. Arbejdsmiljøpolitik...13 2.1 Målsætning...13 2.2 Ansvar...14 2.3 Mål og handleplan...14 3. Planlægning...15 3.1 Den årlige planlægning af arbejdsmiljøet...15 3.1.1 Krav...15 3.1.2 Hvad skal man være opmærksom på i planlægningen?...15 3.1.3 Ansvar...15 3.2 Inddragelse af arbejdsmiljøet ved indkøb af tekniske hjælpemidler og farlige stoffer...16 3.3 Information om arbejdsmiljøet i Arbejdsskadestyrelsen...16 3.3.1 Ansvar...16 3.3.2 Intern kommunikation om arbejdsmiljøet...17 3.3.3 Ekstern kommunikation om arbejdsmiljøet...17 3.3.4 Information til eksterne arbejdsgivere om arbejdsmiljøforhold...17 4. Lov- og myndighedskrav...19 5. Introduktion, instruktion og uddannelse...20 5.1 Introduktion og instruktion...20 5.1.1 Modtagelse af nye medarbejdere...20 5.1.2 Introduktion og instruktion...20 5.1.3 Central oplæring...20 5.2 Uddannelse...21 5.2.1 Uddannelse og kompetenceudvikling...21 5.2.2 Medarbejderudviklingssamtale - MUS...21 5.2.3 Medarbejderudviklingssamtale LUS...22 5.2.4 Den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse...22 6. Overvågning og vurdering af arbejdsmiljøet...23 6.1 BM Puls...23 4

6.2 Arbejdsmiljøgennemgang AMG...24 6.3 Undersøgelse og anmeldelse af arbejdsulykker og nærved-ulykker...25 6.3.1 Anmeldelse, registrering og undersøgelse...25 6.4 Interne audit...26 6.5 Lovpligtige eftersyn...26 6.6 Løbende identifikation af mulige arbejdsmiljøforbedringer...26 6.7 Gennemførelse af APV-handlingsplan...27 7. Afvigelser, ideer, korrigerende og forebyggende handlinger...28 7.1 Afvigelser...28 7.2 Ideer til forbedringer af arbejdsmiljøledelsessystemet...28 7.3 Korrigerende og forebyggende handlinger...28 8. Arbejdet med rummelighed og sundhedsfremme...29 8.1 Arbejdet med rummelighed...29 8.1.1 Krav...29 8.1.2 Ansvar...29 8.1.3 Fastholdelse...29 8.2 Arbejdet med sundhedsfremme...30 8.2.1 Krav...30 8.2.2 Arbejdsskadestyrelsens sundhedsmål...30 8.2.3 Ansvar...31 8.2.4 Sundhedstiltag...31 9. Ledelsens gennemgang af arbejdsmiljøledelsessystemet...33 10. Beredskab i situationer, hvor der er risiko for tilskadekomst...34 11. Inddragelse af medarbejderne i kvalitetssikringen af arbejdsmiljøarbejdet...35 12. Dokumentation for Arbejdsskadestyrelsens arbejdsmiljøarbejde...36 12.1 Ændringer i Arbejdsmiljøhåndbogens bilag...37 5

Kapiteloversigt 1. Arbejdsskadestyrelsens arbejdsmiljøledelsessystem og Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisation SAMO Kapitlet har til formål kort at introducere Arbejdsskadestyrelsens arbejdsmiljøledelsessystem og give en fyldestgørende beskrivelse af styrelsens Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisation. Derved tydeliggøres ansvars- og arbejdsfordelingen. 2. Arbejdsmiljøpolitik Kapitlet præsenterer Arbejdsskadestyrelsens arbejdsmiljøpolitik. 3. Planlægning Kapitlet beskriver, hvordan man i Arbejdsskadestyrelsens Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisation planlægger arbejdsmiljøarbejdet. 4. Lov- og myndighedskrav Kapitlet præsenterer den lovgivning, der er relevant for arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdsskadestyrelsen. 5. Introduktion, instruktion og uddannelse Kapitlet beskriver rammerne for uddannelse, oplæring og instruktion ved nyansættelser og ved væsentlige ændringer af medarbejdernes arbejdsopgaver. 6. Overvågning af arbejdsmiljøet Kapitlet beskriver, hvordan arbejdsmiljøet i Arbejdsskadestyrelsen overvåges og vurderes blandt andet gennem BM Puls, Arbejdsmiljøgennemgangen (AMG) og de lovpligtige eftersyn. 7. Afvigelser, ideer, korrigerende og forbyggende handlinger Kapitlet beskriver, hvilke forholdsregler der skal følges, hvis der konstateres afvigelser fra de procedurer, der er beskrevet her i Arbejdsmiljøhåndbogen. 8. Arbejdet med rummelighed og sundhedsfremme Kapitlet beskriver Arbejdsskadestyrelsens arbejde med rummelighed og sundhedsfremme. 9. Ledelsens gennemgang af arbejdsmiljøledelsessystemet Kapitlet beskriver, hvordan Arbejdsskadestyrelsens ledelse evaluerer arbejdsmiljøindsatsen. 10. Beredskab i situationer, hvor der er risiko for tilskadekomst Kapitlet beskriver, hvordan der skal reageres i forhold til kritiske hændelser og evakuering. Derudover beskriver kapitlet ansvaret for vedligeholdelse og kontrol af beredskabet. 11. Inddragelse af medarbejderne i kvalitetssikring af arbejdsmiljøet Kapitlet dokumenterer, at medarbejderrepræsentanterne har godkendt procedurerne i denne arbejdsmiljøhåndbog i samarbejde med ledelsen. 12. Dokumentation for Arbejdsskadestyrelsens arbejde med arbejdsmiljø Kapitlet giver en oversigt over de bilag, der er vedlagt arbejdsmiljøhåndbogen med vedtagelsesdato og rettelser. 6

1. Arbejdsskadestyrelsens arbejdsmiljøledelsessystem og Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisation - SAMO 1.1 Arbejdsmiljøledelsessystemet i Arbejdsskadestyrelsen Arbejdsmiljøledelsessystemet i Arbejdsskadestyrelsen er opbygget ud fra kravene i Arbejdsministeriets bekendtgørelse nr. 923 af 21. oktober 2001 om arbejdsmiljøcertifikat opnået gennem certificering af virksomheders arbejdsmiljøledelsessystem. Arbejdsmiljøledelsessystemet skal sikre at indsatsen på arbejdsmiljøområdet fortsat forbedres. Arbejdsmiljøledelsessystemet er bygget op over følgende elementer: 1. Arbejdsskadestyrelsens arbejdsmiljøledelsessystem og Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisation 2. Arbejdsmiljøpolitik 3. Planlægning 4. Lov- og myndighedskrav 5. Introduktion, instruktion og uddannelse 6. Overvågning af arbejdsmiljøet 7. Afvigelser, ideer, korrigerende og forbyggende handlinger 8. Arbejdet med rummelighed og sundhedsfremme 9. Ledelsens gennemgang af arbejdsmiljøledelsessystemet 10. Inddragelse af medarbejderne i kvalitetssikring af arbejdsmiljøet 11. Beredskab i situationer, hvor der er risiko for tilskadekomst 12. Dokumentation for Arbejdsskadestyrelsens arbejde med arbejdsmiljø De enkelte elementer er beskrevet i de følgende kapitler. 1.1.1 Arbejdsmiljøledelsessystemets gyldighedsområde Arbejdsskadestyrelsens arbejdsmiljøledelsessystem, som det er beskrevet og dokumenteret i nærværende arbejdsmiljøhåndbog, dækker de medarbejdere, der har arbejdsplads på Skt. Kjelds Plads og de lægefaglige konsulenter, der er tilknyttet styrelsen. Arbejdsmiljøledelsessystemet gælder ikke for de medarbejdere, der har arbejdsplads på Grønland og som arbejder under styrelsens grønlandske bevilling. 1.2 Ansvaret for arbejdsmiljøet i Arbejdsskadestyrelsen Direktøren i Arbejdsskadestyrelsen har det overordnede ansvar for, at der er et godt arbejdsmiljø i Arbejdsskadestyrelsen i samspil med Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen - SAMO. 1.2.1 Ledelsens ansvar Det er Arbejdsskadestyrelsens ledelse, der har ansvaret for, at arbejdsmiljøpolitikken bliver overholdt, og at der er et godt arbejdsmiljø i Arbejdsskadestyrelsen. Dette skal ske i samarbejde med MIO-ASK. 7

Lederne indgår som en aktiv del af arbejdet med arbejdsmiljø. Ledelsen har en central rolle i den fælles bestræbelse på at skabe, fastholde og udvikle det daglige fokus på arbejdsmiljøet. Lederne har ansvar for at: 1. Varetage de opgaver og funktioner, som de til enhver tid gældende regler i arbejdsmiljøloven pålægger ledelsen. 2. Varetage og deltage i aktiviteter, der beskytter de ansatte og forebygger risici. 3. Informere medarbejderne om alle væsentlige forhold, der har indflydelse på medarbejdernes arbejdsmiljø. 4. Videreformidle arbejdsmiljøproblemer til Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen. 5. Implementere arbejdsmiljømæssige initiativer fra Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen i den daglige ledelse. 6. Støtte op om Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationens arbejde og skabe rum til at arbejdsmiljørepræsentanterne kan udføre deres arbejde. 1.2.2 Medarbejdernes ansvar Den enkelte medarbejder har ansvaret for at overholde sikkerhedsbestemmelser og procedurer, rapportere om eventuelle afvigelser fra disse, efterleve arbejdsmiljøpolitikken og generelt udvise omtanke for at forebygge uheld og reducere sundhedsrisici. Det forventes også, at den enkelte medarbejder bidrager til at forbedre trivselen og arbejdsmiljøet for sig selv og sine kollegaer. Medarbejderne har ansvar for at: 1. Efterleve arbejdsmiljøpolitikken. 2. Overholde sikkerhedsbestemmelser og procedurer. 3. Medvirke til at forbedre trivslen og det psykiske arbejdsmiljø. 4. Være opmærksomme på deres egen arbejdsplads. 5. Stille spørgsmål, hvis der opstår tvivl. 1.2.3 Arbejdsskadestyrelsens Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisation - SAMOs ansvar Samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgene i Arbejdsskadestyrelsen er lagt sammen i Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen SAMO. Det er sket for at styrke samarbejdet mellem ledelsen og medarbejderne, øge medarbejderindflydelsen, sikre gennemsigtigheden og styrke arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdsskadestyrelsen Den nye sammenlagte organisation skaber en effektiv, beslutningsdygtig og smidig struktur for samarbejdet og betyder en opprioritering af arbejdsmiljøarbejdet, da dette er blevet til et overordnet strategisk fokusområde på linje med andre emner på samarbejdsorganisationens dagsorden. Den sammenlagte organisation betyder større sammenhæng i planlægningen og koordineringen af arbejdsmiljøarbejdet og sammenhæng i samarbejdet om arbejdspladsens udvikling, målsætning, personalepolitik og kompetenceudvikling. Det er en organisering i to niveauer med et overordnet strategisk organ MIO-ASK og én underliggende arbejdsmiljøgruppe med fokus på hhv. det fysiske arbejdsmiljø og det psykiske arbejdsmiljø. Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationens struktur ser således ud: 8

Arbejdsskadestyrelsens Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisation - SAMO MIO-ASK Direktør (formand) Vicedirektør Chefen for ledelsessekretariatet Tillidsrepræsentant TUD 2 Tillidsrepræsentanter AC Tillidsrepræsentant HK Tillidsrepræsentant TAT Tillidsrepræsentant Speciallæger i Staten Arbejdsmiljørepræsentant AC og Speciallæger i Staten Arbejdsmiljørepræsentant HK Arbejdsmiljørepræsentant TAT Arbejdsmiljørepræsentant TUD Den daglige arbejdsmiljøleder HR-Partneren fra Beskæftigelsesministeriets HR-Center Arbejdsmiljøgruppen Arbejdsmiljørepræsentant AC og Speciallæger i Staten Arbejdsmiljørepræsentant HK Arbejdsmiljørepræsentant TAT Arbejdsmiljørepræsentant TUD Repræsentant for Trykkeriet/Betjentstuen Repræsentant for Ledelsessekretariatet Repræsentant for ledelsen Den daglige arbejdsmiljøleder Teamekspert XX Trykkeriet/Betjentstuen Teamekspert XX Trivselsvejlederen Netværk for teameksperter Arbejdsmiljøkontaktperson XX Arbejdsmiljøkontaktperson XX Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen varetager de opgaver og funktioner, som følger af den til enhver tid gældende aftale om samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner samt de til enhver tid gældende regler om sikkerheds- og sundhedsarbejde i arbejdsmiljøloven. Der er indgået en lokalaftale om sammenlægningen af samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgene i Arbejdsskadestyrelsen og oprettelsen af Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen, som er vedlagt som bilag 1.1. Der er også udarbejdet en forretningsorden for MIO-ASK, som er vedlagt som bilag 1.2. 9

1.2.4 Arbejdsmiljørepræsentanterne Der vælges en arbejdsmiljørepræsentant for hver personalegruppe (AC, HK, TAT, TUD). De vælges for en periode på to år, og de skal bidrage til og sikre medarbejderindflydelsen i arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdsskadestyrelsen. Arbejdsmiljørepræsentanterne er valgt til at varetage de overordnede opgaver med at planlægge og koordinere arbejdsmiljøarbejdet. Arbejdsmiljørepræsentanterne har til opgave at: 1. Varetage de opgaver og funktioner, som de til enhver tid gældende regler i arbejdsmiljøloven pålægger arbejdsmiljørepræsentanterne. 2. Varetage medarbejdernes interesser, når det gælder arbejdsmiljøforhold. 3. Bidrage til og deltage i arbejdet i arbejdsmiljøgrupperne og MIO-ASK. 4. Varetage de overordnede opgaver med at planlægge og koordinere arbejdsmiljøet. 5. Bidrage og deltage ved den halvårlige arbejdsmiljøgennemgang i Arbejdsskadestyrelsen. 6. Bidrage og deltage ved den årlige planlægning af arbejdsmiljøarbejdet. 1.2.5 Tillidsrepræsentanterne Tillidsrepræsentanterne indgår i MIO-ASK og dermed også arbejdsmiljøarbejdet, da det er et sammenlagt organ. Tillidsrepræsentanterne har til opgave at: 1. Varetage de opgaver og funktioner, som følger af den til enhver tid gældende aftale om samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner. 2. Varetage medarbejdernes interesser, når det gælder samarbejde. 3. Bidrage til og deltage i det overordnede arbejde med arbejdsmiljøet i MIO-ASK. 1.2.6 Den daglige arbejdsmiljøleder Den daglige arbejdsmiljøleder indgår som et vigtigt element i både det daglige arbejdsmiljøarbejde og det overordnede strategiske arbejde med arbejdsmiljø. Den daglige arbejdsmiljøleder fungerer som vertikalt bindeled i hele Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen og bidrager med sin arbejdsmiljømæssige ekspertise i forhold til MIO-ASK og den fysiske og psykiske arbejdsmiljøgruppe. Den daglige arbejdsmiljøleder udpeges af arbejdsgiversiden efter høring i MIO-ASK. Den daglige arbejdsmiljøleder har til opgave at: 1. Varetage og deltage i aktiviteter, der beskytter de ansatte og forebygger risici. 2. Være ledelsens og MIO-ASKs repræsentant i det daglige arbejdsmiljøarbejde. 3. Være koordinator og projektleder ved det fremadrettede arbejdsmiljøarbejde i Arbejdsskadestyrelsen og formidle arbejdsmiljørelaterede opgaver til de relevante personer. 4. Sikre, at der arbejdes med Arbejdsskadestyrelsens arbejdsmiljøpolitik og arbejdsmiljøhåndbog herunder, at disse overholdes og løbende opdateres. 5. Holde sig opdateret om den gældende arbejdsmiljølovgivning og formidle væsentlige ændringer i den til MIO-ASK og resten af Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen. 6. Sikre, at der løbende informeres om Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationens arbejde på BM-net, og at en oversigt over Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationens medlemmer, specielt arbejdsmiljø- og tillidsrepræsentanter, forefindes på BM-net. 10

7. Sørge for, at der vælges arbejdsmiljørepræsentanter, og at disse har gennemført arbejdsmiljøuddannelsen senest tre måneder efter indtrædelsen. 8. Deltage i planlægningen og udarbejdelsen af Arbejdsskadestyrelsens arbejdsmiljøgennemgang, arbejdspladsvurdering, sygefraværsstatistik og ulykkesstatistik. 9. Kontrollere, at der gives effektiv oplæring og instruktion af de ansatte, der er tilpasset deres behov. 10. Deltage i undersøgelsen af arbejdsulykker og erhvervssygdomme og tilløb hertil samt stå for anmeldelsen af disse. 11. Virke som kontaktpunkt for de ansatte i forhold til Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen. 12. Stå for implementering af ny lovgivning på arbejdsmiljøområdet i Arbejdsskadestyrelsen 13. Det er ikke den daglige arbejdsmiljøleders opgave at være problemløser i alle situationer, hvor der opstår arbejdsmiljøproblemer, men derimod at orientere arbejdsmiljøgruppen herom. 1.2.7 Arbejdsmiljøkontaktpersonerne Arbejdsmiljøkontaktpersonerne bidrager med information om arbejdsmiljøforholdene lokalt og orienterer om arbejdsmiljøproblemer. Arbejdsmiljøkontaktpersonerne er nøglepersoner i arbejdet med den halvårlige arbejdsmiljøgennemgang (AMG). Arbejdsmiljøkontaktpersonerne er med til at finde løsninger på de problemer, der umiddelbart kan løses ved arbejdsmiljøgennemgangen eller kan løses med hjælp fra intern service. Arbejdsmiljøkontaktpersonerne har til opgave at: 1. Orientere den daglige arbejdsmiljøleder og arbejdsmiljøgruppen løbende om arbejdsmiljøproblemer i de enkelte teams og centre. 2. Bidrage til identifikationen og kortlægningen af arbejdsmiljøforholdene ved arbejdsmiljøgennemgangen. 3. Bidrage til beskrivelsen og vurderingen af arbejdsmiljøproblemerne ved arbejdsmiljøgennemgangen. 4. Bidrage til prioriteringen og opstillingen af en handlingsplan ved arbejdsmiljøgennemgangen. 5. Bidrage til gennemførelsen af og opfølgningen på handlingsplanen ved arbejdsmiljøgennemgangen. 1.2.8 Netværksgruppe for teameksperter I Arbejdsskadestyrelsen er der oprettet en netværksgruppe for teameksperterne (TE) med fokus på trivsel. I TE-netværket indgår Arbejdsskadestyrelsens trivselsvejleder og teameksperterne fra de enkelte teams og centre. Trivselsvejlederen Trivselsvejlederen varetager opgaver af forebyggende karakter. Eksempelvis arbejder trivselsvejlederen med at styrke kommunikations- og samarbejdsevnerne i de enkelte team således, at problemstillinger af mindre karakter ikke udvikler sig til egentlige konflikter. Derudover kan trivselsvejlederen mægle egentlige konflikter, hvis de konfliktende parter ønsker det. 11

Teameksperterne Teameksperterne arbejder ligesom arbejdsmiljøkontaktpersonerne lokalt i de enkelte teams og centre. Deres rolle er at sørge for, at nærvær og trivsel bliver prioriteret og er et indsatsområde. Deres primære opgave er at have fokus på hele teamets trivsel, og derfor varetager de som udgangspunkt hele teamets interesser. Det kan være en opgave for teameksperterne at fodre arbejdsmiljøgruppen med viden om den aktuelle trivsel i Arbejdsskadestyrelsen. En rollebeskrivelse for teameksperterne er vedlagt som bilag 1.5. 12

2. Arbejdsmiljøpolitik Arbejdsskadestyrelsens arbejdsmiljøpolitik skal ses i sammenhæng med styrelsens andre politikker inden for områderne sikkerhed, sundhed, rummelighed og trivsel. 2.1 Målsætning Det er et mål for Arbejdsskadestyrelsen, at der arbejdes for et godt og udviklende arbejdsmiljø, hvor medarbejderne er sikret gode vilkår i deres daglige arbejde. Derfor er det Arbejdsskadestyrelsens vision, gennem arbejdet med arbejdsmiljøet, målrettet at sørge for de nødvendige vilkår for at arbejdspladsen fungerer, samt at medvirke til et sikkert og sundt arbejdsmiljø der tager ansvar for væsentlige arbejdsmiljøproblemer, og samtidig sikrer den enkelte medarbejder en indflydelse på sit omgivende miljø. Det betyder, at Arbejdsskadestyrelsen vil: Prioritere arbejdsmiljøet højt og derved forpligte sig til målrettet at arbejde med indsatsen for et bedre arbejdsmiljø. Søge aktivt at forebygge alle arbejdsulykker og arbejdsbetingede lidelser. Benytte arbejdsmiljøcertificering som et system til at styre indsatsen for et godt og udviklende arbejdsmiljø. Motivere medarbejderne til at søge medindflydelse og tage medansvar for eget og for kollegaernes arbejdsmiljø. Forpligte sig til at overholde relevante lovkrav på arbejdsmiljøområdet og andre krav, der vedrører arbejdsmiljøet i Arbejdsskadestyrelsen. Dette forudsætter en indsats på følgende arbejdsmiljøområder: Sikkerhed Styrelsen skal sikre, at alt personale er uddannet og trænet til at varetage deres arbejdsopgave på en sikker og forsvarlig måde. Styrelsen skal sørge for, at styrelsens tekniske hjælpemidler har den nødvendige godkendelse og tilhørende instruktioner. Styrelsen skal udarbejdes retningslinjer for fremmed personale, der arbejder på styrelsens område. Arbejdsmiljøorganisationen skal to gange årligt gennemføre en lovpligtig gennemgang af arbejdsmiljøet. Den enkelte arbejdsplads skal vurderes gennem udfærdigelsen af en arbejdspladsvurdering (APV) hvert andet år. APVen vil dog blive genvurderet ved ny certificering, væsentlige ændringer i arbejdet samt etablering af nye arbejdspladser. Sundhedsfremme Styrelsen skal arbejde med initiativer, der forholder sig til den enkelte medarbejders liv på arbejdet, så medarbejderen får et godt liv på og med sit arbejde. Det drejer sig om initiativer, der forebygger sygefravær og nedslidning, men også initiativer der motiverer medarbejderne til en sund levevis. 13

Rummelighed Styrelsen skal bidrage til et rummeligt arbejdsmarked. Det skal dels ske ved at arbejde for at fastholde egne medarbejdere. De skal have mulighed for jobrotation, og der skal støttes op om de ønsker, de eventuelt kunne have. Dels skal det ske ved at arbejde for at integrere kommende medarbejdere, der ellers er i fare for at blive udstødt fra arbejdsmarkedet. Trivsel Styrelsen skal sørge for, at medarbejderne er sikret trygge rammer på arbejdspladsen således, at medarbejderne hverken bliver udsat for mobning eller anden chikane. Styrelsen skal sørge for, at arbejdsdagen foregår i en god helhed, der sikrer det sociale velbefindende hos den enkelte, og som sikrer optimale vilkår for samarbejdet i teamene og centrene, hvor den enkelte er sikret gensidig interesse og anerkendelse. 2.2 Ansvar Alle ansatte i Arbejdsskadestyrelsen ledere som medarbejdere har en central rolle i den fælles bestræbelse på at skabe, fastholde og udvikle det daglige fokus på arbejdsmiljøet. Uden dette fælles fokus vil indsatsen for at skabe og udvikle et bedre arbejdsmiljø ikke være mulig. For Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen betyder det: At den sørger for at udarbejde en fælles arbejdsmiljøpolitik, og at den sørger for, at alle de skriftlige retningslinjer og instruktioner, der er nødvendige i forhold til en fornuftig og kompetent arbejdsmiljøindsats, foreligger. Det betyder, at Arbejdsmiljøorganisationen er ansvarlig for at planlægge og lede den daglige arbejdsmiljøindsats, herunder at indføre initiativer der forebygger arbejdsulykker, nærved-ulykker og erhvervssygdomme. Arbejdsmiljøorganisationen er ligeledes ansvarlig for, at styrelsens arbejdsmiljøforhold gennemgås to gange årligt, og at arbejdsmiljøet lever op de til enhver tid gældende lovkrav. For ledelsen betyder det: At arbejdsmiljøhensyn er tænkt ind i alle ledelsesmæssige dispositioner. Det indebærer, at lederne har gjort sig klart, at der påhviler dem et særligt ansvar, og at de dermed er klar over hvilke muligheder, det skaber. Ledelsen er derfor ansvarlig for, at arbejdsforholdene er arbejdsmæssigt fuldt forsvarlige, og at alle medarbejderne er instrueret i, hvordan arbejdet skal udføres korrekt. For medarbejderne betyder det: At de skal medvirke til at forbedre deres eget og kollegaernes arbejdsmiljø. Det forventes, at medarbejderne er opmærksomme på deres egen arbejdsplads, og at de er opmærksomme på, om de har modtaget den nødvendige instruktion eller uddannelse. Medarbejderne opfordres til at stille spørgsmål, hvis der opstår tvivl. Medarbejderne har pligt til at følge de anvisninger, der foreligger, og medarbejderne har pligt til at oplyse, hvis de bliver opmærksom på fejl eller mangler. 2.3 Mål og handleplan En gang om året vedtager MIO-ASK konkrete mål for det næste års arbejdsmiljøarbejde og en tilhørende handleplan. 14

3. Planlægning 3.1 Den årlige planlægning af arbejdsmiljøet 3.1.1 Krav Som en del af sit arbejde skal Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen afholde et møde en gang årligt, hvor årets fremadrettede arbejdsmiljøaktiviteter planlægges. I planlægningen skal det besluttes: Hvordan Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen fremadrettet skal samarbejde med de ansatte. Hvad samarbejdet skal omhandle i det kommende år. Hvordan samarbejdet skal foregå. Hvordan strukturen for samarbejdet skal være. Derudover skal det besluttes, hvordan der skal samarbejdes om sikkerhed, sundhed, rummelighed og trivsel. Der skal opstilles mål for de enkelte områder, og det skal besluttes, hvordan man vil opnå målene i det kommende år. Den årlige planlægning skal også sikre, at der udarbejdes en plan over årets aktiviteter. 3.1.2 Hvad skal man være opmærksom på i planlægningen? I forbindelse med planlægningen skal Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen være opmærksom på, om der i det kommende år vil forekomme væsentlige ændringer på arbejdspladsen. Det kan være ændringer i arbejdets organisering, ombygninger, udvidelser og anskaffelser af tekniske hjælpemidler. I planlægningen skal inddrages væsentlige arbejdsmiljøproblemer, der fremadrettet skal tages hånd om. Planlægningen sker med udgangspunkt i udkastet til arbejdsmiljøredegørelsen, der er blevet udarbejdet inden arbejdsmiljøplanlægningen. Derudover tager planlægningen sit udgangspunkt i redskabet Planlægning arbejdsmiljøaktiviteter, der er vedlagt i bilag 3.1. 3.1.3 Ansvar Den daglige arbejdsmiljøleder har ansvaret for at indkalde til det årlige planlægningsmøde i Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen. Den daglige arbejdsmiljøleder har også ansvaret for at forberede baggrundsmaterialet til det årlige planlægningsmøde i form af udkastet til den årlige arbejdsmiljøredegørelse og udkastet til planlægningsværktøjet Planlægning arbejdsmiljøaktiviteter. Ledelses- og medarbejderrepræsentanterne i Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen har ansvaret for at deltage i og bidrage til den årlige planlægning af arbejdsmiljøarbejdet. 15

3.2 Inddragelse af arbejdsmiljøet ved indkøb af tekniske hjælpemidler og farlige stoffer Arbejdsmiljømæssige forhold skal tænkes ind ved indkøb af nye tekniske hjælpemidler og farlige stoffer. Det er den indkøbsansvarlige chefs ansvar at sikre, at arbejdsmiljømæssige forhold er tænkt ind ved indkøb af tekniske hjælpemidler og farlige stoffer. Dette er nærmere beskrevet i indkøbsprocedure for tekniske hjælpemidler bilag 3.2. og indkøbsprocedure for farlige stoffer bilag 3.3. 3.3 Information om arbejdsmiljøet i Arbejdsskadestyrelsen I forbindelse med arbejdsmiljøcertificeringen skal det sikres, at informationer om arbejdsmiljøarbejdet formidles effektivt mellem ledelsen, medarbejderne og Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen. Derudover skal relevant information, om arbejdsmiljøforholdene i Arbejdsskadestyrelsen gøres tilgængelig for eksterne interessenter. 3.3.1 Ansvar Den daglige arbejdsmiljøleder og ledelsen i Arbejdsskadestyrelsen er ansvarlige for at sikre, en effektiv formidling af informationer om arbejdsmiljøet mellem ledelsen, medarbejderne og Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen i Arbejdsskadestyrelsen. Ledelsen er samtidig ansvarlig for at informere medarbejderne om alle væsentlige forhold, der har indflydelse på medarbejdernes arbejdsmiljø. Ved større organisationsændringer og omstruktureringer har ledelsen i samarbejde med Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen et særligt ansvar for at sikre, at medarbejderne bliver informeret om alle væsentlige forhold, som kan have indflydelse på medarbejdernes arbejdsmiljø, herunder trivselen. Den enkelte leder har ansvaret for, at arbejdsmiljøproblemer der ikke umiddelbart kan løses, bliver videreformidlet til den daglige arbejdsmiljøleder, arbejdsmiljørepræsentanterne eller andre i Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen. Den daglige arbejdsmiljøleder har ansvaret for at sikre, at der løbende informeres om Samarbejdsog Arbejdsmiljøorganisationens arbejde på BM-net, og at en oversigt over Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationens medlemmer findes på BM-net. Arbejdsmiljørepræsentanterne er ansvarlige for at orientere resten af Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen om forhold, der har betydning for arbejdsmiljøet i Arbejdsskadestyrelsen. Medarbejderen er ansvarlig for at orientere sig om den information, der kommer fra Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen og ledelsen. Medarbejderen er samtidig ansvarlig for, at orientere den nærmeste leder, sin arbejdsmiljørepræsentant eller den daglige arbejdsmiljøleder om forhold, der afviger fra sikkerhedsbestemmelserne eller retningslinjerne for arbejdsmiljøet. 16

3.3.2 Intern kommunikation om arbejdsmiljøet Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen har sin egen side på BM-net. Her formidles nyheder om Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationens arbejde og arbejdsmiljøet i Arbejdsskadestyrelsen. Dagsordener, referater og bilag fra Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationens møder kan findes på siden. På siden findes også opdaterede versioner af informationsmaterialet om arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdsskadestyrelsen, herunder de politikker der vedrører arbejdsmiljøet, Arbejdsmiljøhåndbogen, arbejdsmiljøredegørelsen, de undersøgelser der vedrører arbejdsmiljøet og sikkerhedsbestemmelserne for arbejdet i styrelsen. Sidst findes en opdateret oversigt over Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationens medlemmer på siden. Medarbejderne kan individuelt kontakte deres arbejdsmiljørepræsentanter eller den daglige arbejdsmiljøleder for at få information om arbejdsmiljøet i Arbejdsskadestyrelsen. 3.3.3 Ekstern kommunikation om arbejdsmiljøet Oplysninger om hvordan Arbejdsskadestyrelsen arbejder med arbejdsmiljøet, skal være tilgængelig for alle, der er interesserede. Arbejdsmiljøhåndbogen og den årlige arbejdsmiljøredegørelse er derfor tilgængelig på Arbejdsskadestyrelsens hjemmeside www.ask.dk. Interesserede kan også få tilsendt en elektronisk kopi af Arbejdsskadestyrelsens arbejdsmiljøhåndbog ved forespørgsel. Det er den daglige arbejdsmiljøleder, der skal sikre, at ovenstående materiale ligger på Arbejdsskadestyrelsens hjemmeside. Udtalelser til pressen om arbejdsmiljøet i Arbejdsskadestyrelsen koordineres af styrelsens pressechef. 3.3.4 Information til eksterne arbejdsgivere om arbejdsmiljøforhold Alle eksterne arbejdsgivere og deres ansatte, der udfører mere end kortvarigt og lejlighedsvist arbejde på Arbejdsskadestyrelsens bedriftsområde, skal have udleveret en skriftlig vejledning om, hvordan de skal reagere, hvis der opstår arbejdsmiljøproblemer under arbejdet. Arbejdsskadestyrelsen skal have oplyst, hvis den eksterne arbejdsgiverens arbejde kan påvirke arbejdsmiljøet for Arbejdsskadestyrelsens medarbejdere. Eksterne arbejdsgivere kan for eksempel være: Håndværkere, der skal udføre bygningsreparationer. Rengøringsselskaber, der skal gøre rent i lokalerne. Kantineforpagtere. Konsulenter, der skal udvikle edb-systemer mv. 17

Vejledningen til personer, der udfører arbejde på Arbejdsskadestyrelsens område, er vedlagt som bilag 3.4. 18

4. Lov- og myndighedskrav Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen udarbejder og opdaterer en oversigt over den lovgivning og andre krav, som er relevant for arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdsskadestyrelsen. Oversigten er tilgængelig på MIO-ASKs side på BM-net. Den daglige arbejdsmiljøleder holder sig opdateret ved at abonnere på følgende nyhedsbreve: Nyhedsbrev fra Videncenter for Arbejdsmiljø Nyhedsbrev fra Arbejdsmiljørådet Nyhedsbrevet 3bar Nyhedsbrevet Psykisk Arbejdsmiljø Nyhedsbrevet Indeklima Nyhedsbrevet Atmosfære på arbejdspladsen Nyhedsbrevet Sund arbejdsplads Nyhedsbrevet stressfrihverdag.dk Nyhedsbrevet fra Arbejdstilsynet 19

5. Introduktion, instruktion og uddannelse Dette kapitel handler om rammerne for uddannelse, oplæring og instruktioner i forbindelse med nyansættelser og væsentlige ændringer i medarbejdernes arbejdsopgaver. 5.1 Introduktion og instruktion 5.1.1 Modtagelse af nye medarbejdere Alle nye medarbejdere får en velkomstmappe, når de starter i Arbejdsskadestyrelsen. I velkomstmappen står alle de praktiske oplysninger og informationer, som er vigtige at vide, når du er ansat i Arbejdsskadestyrelsen. I mappen finder du blandt andet en præsentation af styrelsens organisation, regler, rutiner, sygefraværspolitik og en introduktion til Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen. En medarbejder fra Ledelsessekretariatet sørger for, at alle nye medarbejdere bliver introducerede til styrelsen og får udleveret velkomstmappen. Ledelsessekretariatet holder et møde for de nye medarbejdere, hvor de får informationer om personalepolitikker, igangværende udviklingstiltag og Arbejdsskadestyrelsens brugere og interessenter. Velkomstmappen og oplægget fra introduktionsmødet er på Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationens side på BM-net. 5.1.2 Introduktion og instruktion Alle nye medarbejdere får en individuel introduktions- og oplæringsplan, når de starter i Arbejdsskadestyrelsen. Planen sikrer, at den nye medarbejder får den nødvendige introduktion og oplæring til arbejdet i styrelsen - herunder kendskab til Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen og de sikkerhedsmæssige bestemmelser. Introduktions- og oplæringsforløbet bliver planlagt af Ledelsessekretariatet sammen med den pågældende chef og den medarbejder, der er ansvarlig for modtagelse af nye medarbejdere i teamet/sekretariatet. Hvis styrelsen ansætter et større antal nye medarbejdere på samme tidspunkt eller over en kortere periode, vil HR Centret oprette et centralt introduktions- og oplæringsforløb kombineret med lokal oplæring. Det betyder, at de nye medarbejdere vil få en del undervisning samlet og resten ved sidemandsoplæring i deres team/sekretariat. I nogle tilfælde bliver nye medarbejdere udelukkende sidemandsoplært i deres team/sekretariat. Her er chefen i teamet/sekretariatet ansvarlig for, at medarbejderen får den nødvendige oplæring og får udpeget en mentor, som er ansvarlig for oplæringen. Chefen har også ansvaret for, at der er retningslinjer for oplæringen i teamet/sekretariatet. 5.1.3 Central oplæring Formålet med den centrale oplæring er at klæde nye medarbejdere på til at kunne varetage deres arbejdsopgaver. Styrelsen har central oplæring efter behov, eller når der er ansat et større antal af nye medarbejdere i Arbejdsskadestyrelsen. Styrelsen har en central oplæringsstyregruppe, der sikrer en effektiv og ensartet oplæring og undervisning af nye medarbejdere herunder: Model for central oplæring 20

Oplæringsplan prototype Oplærerens rolle Oplærerkontrakt Tests på sagsbehandlernes centrale oplæring Retningslinjerne for central oplæring er på BM-net. 5.2 Uddannelse 5.2.1 Uddannelse og kompetenceudvikling For at sikre sikkerheden og sundheden i det daglige arbejde, er det vigtigt, at Arbejdsskadestyrelsens medarbejdere har de nødvendige kompetencer til at udføre deres opgaver. Medarbejderne i Arbejdsskadestyrelsen har mulighed for og pligt til uddannelse og kompetenceudvikling. Medarbejderne er forpligtede til at følge med udviklingen og ændringerne i deres arbejdsopgaver. Det betyder ofte et behov for kompetenceudvikling blandt andet ved indførslen af ny teknologi, organisationsændring og nye samarbejdsformer. Beskæftigelsesministeriet har en kompetencestrategi, som er gældende for hele koncernen og danner grundlag for enhedernes lokale kompetenceudvikling, herunder Arbejdsskadestyrelsens. Formålet med strategien er at koble medarbejdernes kompetenceudvikling med ministeriets overordnede strategier og mål, samtidig med at medarbejderen ser ministeriet som en attraktiv arbejdsplads, hvor der er kontinuerlig og målrettet kompetenceudvikling af den enkelte. Strategien skal herudover også være et middel til at sikre, at: ministeriets medarbejdere og ledere yder en kompetent og kvalificeret opgavevaretagelse på et højt fagligt niveau kompetenceudvikling sker strategisk ud fra ministeriets behov, og er et middel til at nå ministeriets mål ministeriets midler til kompetenceudvikling anvendes bedst muligt ved målrettet kompetenceudvikling med fokus på effekt Kompetencestrategien er tilgængelig på BM-net. 5.2.2 Medarbejderudviklingssamtale - MUS I forbindelse med medarbejdernes årlige medarbejderudviklingssamtale (MUS) afdækkes den enkelte medarbejders behov for kompetenceudvikling i forhold til en langsigtet udviklingsplan. Ved MUS kan medarbejderne blandt andet indgå aftaler om uddannelsesforløb og kurser. I Arbejdsskadestyrelsen og Beskæftigelsesministeriets koncern er der udarbejdet en række dokumenter, der vedrører indholdet og temaerne for MUS, herunder kompetenceudvikling og uddannelse. De findes også på BM-net. MUS-materialet indeholder blandt andet: Beskæftigelsesministeriets kompetencestrategi 21

Beskæftigelsesministeriets karriere- og mobilitetskoncept Beskæftigelsesministeriets MUS-koncept Arbejdsskadestyrelsens kompetenceprofiler Relevante kursuskataloger for uddannelsesåret Læsevejledning til MUS-materialet 5.2.3 Medarbejderudviklingssamtale LUS Direktøren afholder udviklingssamtaler med alle chefer i 1. kvartal hvert år. Samtalerne har til formål at sikre en tilbagevendende og struktureret dialog mellem lederen og lederens leder om en række ledelsesrelevante temaer om kontraktopfyldelse, ledelsesevaluering, mission, vision og værdier, samarbejde, trivsel og arbejdsmiljø, kompetenceudvikling, afstemning af lønforventninger og lederen i fremtiden. I Arbejdsskadestyrelsen og Beskæftigelsesministeriets koncern er der udarbejdet en række dokumenter, der vedrører indholdet og temaerne for LUS. De findes også på BM-net. 5.2.4 Den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse Alle medlemmer i MIO-ASK tilbydes et kursus i samarbejde og arbejdsmiljøuddannelse, hvis de har et ønske herom. For at sikre at arbejdsmiljørepræsentanterne, en arbejdslederrepræsentant og den daglige arbejdsmiljøleder altid er i besiddelse af den nødvendige viden og de nødvendige kompetencer om arbejdsmiljøarbejdet, skal de have gennemgået den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. Uddannelsen skal være gennemført senest tre måneder efter den pågældende arbejdsmiljørepræsentant er valgt eller den pågældende arbejdslederrepræsentant er udpeget. Det samme gælder for den daglige arbejdsmiljøleder. Efter gennemførelsen af uddannelsen modtager deltageren et kursusbevis, og en kopi af dette bevis opbevares i deltagerens personalesag som dokumentation. Derudover skal Arbejdsskadestyrelsen tilbyde arbejdsmiljørepræsentanterne, arbejdslederrepræsentanten og den daglige arbejdsmiljøleder supplerende arbejdsmiljøuddannelse svarende til 2 dages varighed i deres første funktionsår. Den supplerende uddannelse skal være påbegyndt indenfor 9 måneder. De efterfølgende år har arbejdsmiljørepræsentanterne, arbejdslederrepræsentanten og den daglige arbejdsmiljøleder ret til uddannelse svarende til halvanden dags varighed. 22

6. Overvågning og vurdering af arbejdsmiljøet Dette kapitel handler om overvågningen og den løbende vurdering af arbejdsmiljøet i Arbejdsskadestyrelsen. I Arbejdsskadestyrelsen består overvågningen og den løbende vurdering af arbejdsmiljøet af følgende dele: Arbejdspladsvurdering (APV) og medarbejdertrivselsundersøgelse (MTU). I Beskæftigelsesministeriets koncern udarbejdes de samlet ud fra konceptet BM Puls. Arbejdsmiljøgennemgang (AMG), der foretages halvårligt. Undersøgelse af arbejdsulykker, nærved-ulykker og erhvervssygdomme. Internt audit. Lovpligtige eftersyn. Løbende identifikation af mulige arbejdsmiljøforbedringer. Sygefraværet 6.1 BM Puls Kortlægningen af arbejdsmiljøforholdene i Arbejdsskadestyrelsen sker gennem Beskæftigelsesministeriets fælles koncept for gennemførelsen af APV og MTU BM Puls. BM Puls indeholder tre dele: En del der har fokus på det fysiske arbejdsmiljø. En del der har fokus på medarbejdernes trivsel. En lederevaluering. Kortlægningen sker i et toårigt cyklus. Der iværksættes og gennemføres en miniundersøgelse i november måned i lige år, og der iværksættes og gennemføres en større fuldskala undersøgelse i november måned i ulige år. BM Puls gennemføres som to elektroniske spørgeskemaundersøgelser, der udsendes til alle medarbejdere i Beskæftigelsesministeriets koncern, inklusiv projektansatte og elever. Medarbejdere på barsel har også mulighed for at besvare spørgeskemaerne. Der udarbejdes en trykt version til de medarbejdere, der ikke har adgang til it-udstyr. Kun medarbejdere der reelt er ansatte i den periode, hvor undersøgelsen gennemføres, kan deltage. Det ene spørgeskema, der drejer sig om det fysiske arbejdsmiljø, er ikke-anonymiseret af hensyn til opfølgningen. Det andet spørgeskema, der drejer sig om trivslen, det psykiske arbejdsmiljø og lederevalueringen, er anonymiseret. Der udarbejdes en række rapporter, som alle offentliggøres: En rapport for hele Beskæftigelsesministeriets koncern. En rapport for Arbejdsskadestyrelsen. En rapport for hver(t) af Arbejdsskadestyrelsens centre. En rapport for hver(t) team / sekretariat 23

Alle medarbejdere med ansættelse ved undersøgelsens start får tilsendt en rapport om deres center via e-post. Den fælles styrelsesrapport og koncernrapporten offentliggøres på BM-net. Koncernrapporten drøftes i Beskæftigelsesministeriets Koncernledelse (KCL) med henblik på at træffe beslutninger om eventuelle tværgående initiativer. Arbejdsskadestyrelsens rapport drøftes endvidere i MIO-ASK med henblik på at iværksætte initiativer til forbedring af trivslen og arbejdsmiljøet i styrelsen. Rapporten består af to dele. En del der omhandler medarbejdertrivslen og det psykiske arbejdsmiljø, og en del der omhandler det fysiske arbejdsmiljø. Rapporten vedrørende medarbejdertrivslen og psykiske arbejdsmiljø er anonym. Rapporten vedrørende det fysiske arbejdsmiljø fremtræder også anonym, men er suppleret af et regneark, hvoraf besvarelserne for den enkelte medarbejder fremgår af hensyn til opfølgningen på fysiske arbejdsmiljøproblemer. Det er kun Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen, der har adgang til regnearket. MIO-ASK beslutter hvordan arbejdet med og opfølgningen på rapporterne skal finde sted. Der gennemføres desuden en APV, når der sker større ændringer i arbejdet, arbejdsmetoderne, processerne eller organiseringen, samt etablering af nye arbejdspladser, som har betydning for arbejdsmiljøet. Det gælder også, hvis sagsproduktionen omlægges, der bygges om, teams og centre flyttes eller der observeres et problem af større omfang. 6.2 Arbejdsmiljøgennemgang AMG Arbejdsmiljøgennemgangen har primært til formål at styrke det forebyggende arbejdsmiljøarbejde lokalt i styrelsens forskellige teams og centre. Arbejdsmiljøgennemgangen er et praktisk redskab, der skal sikre, at arbejdsmiljøproblemerne bliver identificeret og løst. Arbejdsskadestyrelsen gennemfører en arbejdsmiljøgennemgang to gange årligt i hvert center og sekretariat. Den interne arbejdsmiljøgennemgang er bygget op om en række møder med arbejdsmiljøkontaktpersonerne i centrene. Møderne tager udgangspunkt i det materiale, som den daglige arbejdsmiljøleder udsender inden arbejdsmiljøgennemgangen (materialet er vedlagt som bilag 6.1 og 6.2). Inden arbejdsmiljøgennemgangen afholdes der et møde med arbejdsmiljøgruppen. Her drøftes materialet til arbejdsmiljøgennemgangen og tidspunkterne for de aftalte møder med arbejdsmiljøkontaktpersonerne. På mødet drøftes det også, om spørgsmålene i materialet er relevante eller om de eventuelt skal ændres. Møderne tager udgangspunkt i de skemaer som arbejdsmiljøkontaktpersonerne har udfyldt for centrene. Mødets formål er at diskutere eventuelle arbejdsmiljøproblemer om der findes umiddelbare løsninger på problemet eller om der skal oprettes en APV-opgave. Efterfølgende udarbejdes der en handlingsplan vedrørende arbejdsmiljøproblemerne og de eventuelle løsningsforslag. Sikkerhedsmæssige mangler og forslag til korrigerende handlinger skal noteres. Handlingsplanen forelægges MIO-ASK. Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen er ansvarlig for at sikre, at de korrigerende handlinger bliver gennemført. 24

Når handlingsplanen er gennemført evalueres de foretagne handlinger med henblik på om de korrigerende handlinger har haft den ønskede effekt. 6.3 Undersøgelse og anmeldelse af arbejdsulykker og nærved-ulykker Arbejdsskadestyrelsen har valgt at undersøge og registrere både arbejdsulykker, nærved-ulykker og erhvervssygdomme. Arbejdsskadestyrelsen benytter det elektroniske system EASY til registrering af arbejdsulykker og nærved-ulykker. En arbejdsulykke skyldes en pludselig og uventet hændelse, der påvirker helbredet. Når der er tale om en arbejdsulykke, skal den altid registreres og efterfølgende anmeldes i EASY. En nærved-ulykke er en ulykke, der var lige ved at ske. Nærved-ulykker bør synliggøre, at der er sikkerhedsproblemer, som Arbejdsskadestyrelsen skal tage hånd om. Nærved-ulykker skal altid registreres i EASY. En erhvervssygdom er en sygdom, der skyldes arbejdet eller arbejdsforholdene. Sygdommen kan komme af påvirkninger gennem kortere eller længere tid. Ved arbejdsulykker, nærved-ulykker og erhvervssygdomme er det vigtigt, at man lærer af dem, så lignende hændelser undgås i fremtiden. Arbejdsulykker og nærved-ulykker behandles i Easy, hvor der sker en kortlægning og der laves en handlingsplan, som skal forhindrer gentagelser af ulykkerne. Samme fremgangsmåde anvendes for erhvervssygdomme, hvor der oprettes en sag i Captia. Arbejdsulykker skal hurtigst muligt og inden for 7 dage meddeles til den daglige arbejdsmiljøleder, så skaden bliver anmeldt. Alvorlige arbejdsulykker skal dog omgående meddeles til ledelsen og anmeldes straks. Ved behandling af en medarbejderes arbejdsskade- eller erhvervssygdomssag følges den særlige procedure beskrevet i personalehåndbogen under medarbejdersager. 6.3.1 Anmeldelse, registrering og undersøgelse Registreringen af arbejdsulykker foretages af den daglige arbejdsmiljøleder eller en arbejdsmiljørepræsentant og foregår, som nævnt, via EASY. Sammen med arbejdsmiljørepræsentanterne har den daglige arbejdsmiljøleder ansvaret for, at undersøge arbejdsulykker og nærved-ulykker ud fra de aftalte procedurer. Procedure for registrering og undersøgelse af arbejdsulykker og nærved-ulykker: 1. Ulykken registreres gennem EASY, der har internetadressen https://easy.ask.dk. 2. Vejledningen i EASY følges i forhold til, om der er tale om en arbejdsulykke eller en nærved-ulykke. 3. Er der tale om en arbejdsulykke, følges vejledningen til anmeldelse af arbejdsulykken. 4. Med udgangspunkt i ulykkesregistreringen udarbejdes der, ved hjælp af funktionen handlingsplan, en handlingsplan med en række løsningsmuligheder og en oversigt over de ansvarspersoner, der knytter sig til løsningsmulighederne. 5. Der printes en kopi af både undersøgelsen og den fremadrettede handlingsplan. 6. Undersøgelsen og handlingsplanen forelægges arbejdsmiljøgruppen. 25

7. 1 gang årligt forelægges en anonymiseret oversigt over ulykker, nærved-ulykker og erhvervssygdomme for MIO-ASK. 6.4 Interne audit Den interne audit har til formål at vedligeholde arbejdsmiljøledelsessystemet. Det sker ved en dokumentgennemgang og en undersøgelse af arbejdsmiljøsystemets implementeringsgrad. Der skal udpeges en auditor, som ikke er en del af Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen, men som er ansat i Arbejdsskadestyrelsen. Alternativt kan en ekstern auditør anvendes. Den interne audit gennemføres fire gange årligt. Auditorerne må ikke auditere deres egen afdeling. Inden den interne audit gennemføres, udarbejdes der en plan for, hvad der skal fokuseres på. Der udarbejdes også en tjekliste med udgangspunkt i skemaet, der er vedlagt som bilag 6.3. Hvis auditøren ønsker det, kan medlemmer af Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen hjælpe til med planlægningen og gennemførelsen af audit. Den udfyldte tjekliste fungerer som dokumentation og rapport for audit. Det udfyldte skema sendes til den daglige arbejdsmiljøleder og forelægges MIO- ASK. Derefter lægges skemaet på BM-net. Hvis der i forbindelse med audit opdages forhold, der afviger fra de fastlagte procedurer, udarbejdes der en afvigerapport. Skabelonen til afvigerapporten er vedlagt som bilag 6.4. Auditorerne vælges af MIO-ASK. For at sikre, at de har tilstrækkelige viden og kompetencer om arbejdsmiljøarbejdet og interne audit tilbydes de relevante kurser. 6.5 Lovpligtige eftersyn Den daglige arbejdsmiljøleder er ansvarlig for overholdelsen af og dokumentationen for overholdelsen af de lovpligtige eftersyn, som er omfattet af arbejdsmiljølovgivningens krav om eftersyn af brandudstyr, ventilationsanlæg, biler med videre. Den daglige arbejdsmiljøleder har en samlet liste, der angiver, hvornår der er ført tilsyn med overstående, og som løbende ajourføres. 6.6 Løbende identifikation af mulige arbejdsmiljøforbedringer Mellem kortlægningerne skal MIO-ASK sikre, at arbejdsmiljømæssige forbedringsmuligheder identificeres. Det skal altid vurderes, om der skal oprettes en eller flere APV-opgaver, når: Der er sket en arbejdsulykke eller en nærved-ulykke. Der er gennemført en arbejdsmiljøgennemgang. Der er gennemført en arbejdsmiljøaudit. Der er konstateret en afvigelse fra arbejdsmiljølovgivningen eller Arbejdsmiljøhåndbogen. Samarbejds- og Arbejdsmiljøorganisationen har modtaget et forslag til en forbedring af arbejdsmiljøarbejdet i Arbejdsskadestyrelsen. 26