Nyt intranet til Region Syddanmark 1. Introduktion Region Syddanmark ønsker at anskaffe og implementere et nyt intranet for alle medarbejdere i organisationen. Dette dokument er et oplæg til dialog om de krav og ønsker, som vi i Region Syddanmark har. Vi har valgt en form, hvor vi i en række indledende afsnit gør rede for rammerne og målsætningerne for projektet. Herefter følger de krav, som skal opfyldes. Efterfølgende gennemgår vi en række forretningsscenarier, som er vigtige for vores valg af et kommende system og samarbejdspartner. Sidst i dokumentet findes vores udvælgelseskriterier. Dokumentet indeholder også formalia om vores forventninger til svarmaterialet og den videre dialog med jer som leverandør samt tidsfrister og kontaktoplysninger. Vi ønsker, at I forholder jer til: Rammerne og målsætningen for projektet: Hvordan vil I sikre at det opfyldes? Krav: Dokumentation for at I opfylder kravene Forretningsscenarier: Hvordan vil jeres løsning leve op til scenarierne? Økonomi: Vedlæg overslag på timer og pris for jeres løsning Målet er, at vurdere, hvorvidt det giver mening med en yderligere dialog med jer. 1.1. Tidsfrister Svarmaterialet skal være Region Syddanmark i hænde senest fredag den 12. april 2013 kl. 12 for at komme i betragtning. En detaljeret tidsplan er beskrevet i afsnit 5.
1.2. Kontaktoplysninger Svarmaterialet sendes pr. mail til: Kim Højlund - Kim.Hoejlund@regionsyddanmark.dk Bemærk, at det den 8. april 2013 vil være muligt at få op til 30 minutters telefonmøde efter aftale på forhånd via e-mail til Kim Højlund. Tvivlsspørgsmål angående det fremsendte materiale kan stilles til Kim Højlund. 2. Om Region Syddanmark Region Syddanmark er en af Danmarks 5 regioner og er med ca. 1,2 millioner borgere den tredjestørste målt på indbyggertal. Organisationen Region Syddanmark har ca. 25.000 medarbejdere spredt geografisk i hele regionen. Hovedparten af medarbejderne arbejder på regionens hospitaler spredt geografisk i hele regionen. Intranettet skal være tilgængeligt og kunne bruges af alle medarbejdere. 3. Historie og baggrund for projektet Region Syddanmark har et ældre intranet som ligger i systemet icms. Intranettet anvendes i dag udelukkende til interne nyheder og envejs-information. Systemet og intranettet er ikke tidssvarende og Region Syddanmark ønsker derfor at etablere et nyt. 4. Ønsker for fremtiden På sigt er visionen at etablere en moderne digital arbejdsplads, der fuldt ud lever op til de forventninger som medarbejdere har til intern kommunikation, samarbejde og selvbetjening.
Dette projekt anses som første milepæl i retningen mod at realisere de muligheder der findes i et velfungerende og moderne intranet. 4.1. Projektets målsætning Målsætning er, at Region Syddanmark får et intranet som alle medarbejdere kan tilgå fra desktop, mobil og tablet. Det kommende intranet skal være tilgængeligt for alle medarbejdere og understøtte arbejdsgange, intern kommunikation, samarbejde og videndeling i Region Syddanmark. 4.2. Teknisk arkitektur og standarder Region Syddanmark har ingen præferencer til teknologi og arkitektur, men er åben for tilbud der teknisk baserer sig på kendte standarder. Region Syddanmark oplyser, at licenser til SharePoint allerede er købt, det er dog ikke noget krav at det nye intranet benytter sig af SharePoint. IT-afdelingen har.net kompetencer og det anses derfor som en fordel, dog ikke et krav, hvis de tilbudte platform er baseret på.net. 4.3 Relaterede projekter Region Syddanmark påtænker senere på året at gennemføre et EU-udbud mht. ny platform til de eksterne hjemmesider. Det skal pointeres, at ét system til intranettet ikke udelukker et andet til web. Formålet med at gennemføre 2 separate udbud, er at sikre at det bedste værktøj til opgaven. 5. Projektets tidsplan Marts 2013 April 2013 Tilbudsmateriale afsendes Deadline for aflevering af tilbud fra leverandører
April 2013 Leverandører får svar, og udvalgte indkaldes til proof of concept. April 2013 Tilbudspræsentation (ca. 2,5 time pr. leverandør) April 2013 Valg af leverandør Maj 2013 Start på foranalyse Juni 2013 Start af implementering Nov. 2013 Lancering af løsning fase 1 Vi forventer, at I kun byder på opgaven, hvis I kan leve op til denne tidsplan. I svarmaterialet er I dog velkomne til at gøre opmærksom på eventuelle problemer, I ser i tidsplanen. 5.1. Foranalyse Region Syddanmark er i gang med at indsamle data til indhold og informationsstruktur, men ønsker at se jeres bud på, hvordan projektet kan håndteres fra kravspecifikation til og med implementering herunder ønsker vi jeres bud på en udviklingsmodel samt beskrivelse af samarbejdet mellem jer og os. 6. Krav For at blive taget i betragtning til næste fase skal jeres tilbud leve op til nedenstående krav. For hvert krav, vedlæg venligst relevant dokumentation og kontekst. 1. Kort redegørelse for leverandørens historie, herunder forretningsfokus, antal ansatte etc. 2. Kontor i Danmark 3. God finansiel stabilitet for firmaet 4. Erfaring fra lignende projekter og med sammenlignelige kunder. 5. En moden koncept- og projektmodel 6. Fyldigt CV-info og opgavefordeling på det projekt- og implementeringsteam som skal løfte opgaven hos jer 7. Svar på forretningsscenarierne (se mere i afsnit 7) 8. Priser for de forespurgte ydelser (se mere i afsnit 8) 7. Forretningsscenarier
For hvert scenarie bedes tilbuddet beskrive hvordan jeres løsning vil imødekomme scenarierne. Vedlæg meget gerne screenshots og eksempler fra andre kunder. 7.1. Brugervenlighed Det nye intranet skal være let at bruge for både redaktører og medarbejdere. Scenarie 1 - Praktisk og overskueligt for redaktøren Mia sidder som intranetredaktør og vedligeholder mange sider. Som redaktør ser hun kun de sider som hun selv redigerer og vedligeholder. Når hun har lagt en side på får hun automatisk en mail efter 6. måneder, hvor hun bliver bedt om tage stilling til om indholdet stadig er relevant eller om det skal opdateres/slettes. Scenarie 2 Personaliseret visning Global og lokal Merete er en lavfrekvent lokalredaktør på intranettet og er derfor især begejstret for at intranettet kan huske hende, hver gang hun går ind i systemet. Hun behøver ikke logge på fordi intranettet, ved hjælp af AD og single sign on, kender hende og derfor automatisk giver hende de rigtige brugerrettigheder. Merete bruger derfor sin sparsomme tid på at lægge arbejdsplaner på og sørger for, at de kun kan ses af hendes egen afdeling. Hun har nemlig lagt dem i et lukket grupperum, som hendes afdeling har fået oprettet af den centrale intranet-enhed. Samtidig kan Meretes gode kollega, som sidder og arbejder hjemmefra automatisk se, at der er kommet en ny arbejdsplan. Hendes startside på intranettet er nemlig tilpasset hendes brugerrettigheder og placering. Hun kan dermed se både globale, lokale og egne informationer på samme skærmbillede. Muligheden for selv at tilvælge relevante links til listen mine links har også været med til at gøre forsiden mere interessant og relevant for hende. Scenarie 3 - Målrettet information og nyheder til lokale enheder Susanne arbejder i et af distriktspsykiatriens centre. Hun bruger dagligt intranettet, men har i lang tid været irriteret over at startsiden ofte var fyldt med nyheder, informationer og andet som dybest set ikke havde noget med hendes arbejdsområde at gøre. Hun synes at startsiden på det nye intranet virker meget mere relevant. Det har stadig en del overordnede koncern-nyheder, men der er meget mere lokal information og nyheder målrettet
hende. 7.2. Fleksibilitet Det har høj prioritet, at indhold kan genbruges/vises på tværs af intranet, både dynamisk og statisk. Det har ligeledes høj prioritet, at intranettet kan bruges på tværs af platforme som desktop, tablet og mobil. Scenarie 4 - Fra papir til skærm Henning er læge. Han bruger meget tid på at udfylde blanketter og skemaer i hånden og skal altid huske at de udfyldte papirer bliver lagt i de rigtige dueslag, foldere og bakker forskellige steder på afdelingen. Han synes, at det er en enorm lettelse, at mange af blanketterne og formularerne nu ligger samlet på nogle få sider på det nye intranet, at de kan fyldes ud direkte på skærmen - nogle endda via hans tablet i et brugervenligt layout - og at de kan sendes til den rette modtager elektronisk. Scenarie 5 Fleksibilitet og BYOD Ahmed har langt til arbejdet og har dermed en aftale om at arbejde hjemme en dag om ugen. Han ved, at mange arbejdsopgaver kan løses hurtigere på hans Mac og i en moderne browser. Derfor har det tit ærgret ham, at han ikke kan bruge sit eget hardware derhjemme til at løse de samme opgaver hurtigere med. Med det nye intranet kan han nu bruge sin Mac og Google Chrome-browser til at redigere intranettet med. Begejstret fortæller han sine kollegaer, at han nemt sparer 25% af tiden på den måde. Ahmed chef er også godt tilfreds, fordi han nu kan løse intranetopgaver derhjemme. Chefen ved godt at tilfredse medarbejdere er alfa omega. Scenarie 6 - Adgang til kritisk information når som helst og hvor som helst Pedro er sygeplejerske. Han arbejder både dag- og nattevagter, og vagtplanerne har det med at ændre sig, f.eks grundet sygdom. Pedro synes derfor det er alletiders, at han kan slå den altid opdaterede vagtplan og afdelingens kalender op på sin smartphone. Uanset hvor han er, kan han f.eks. byde ind med en ekstra vagt, hvis han har tid på en fridag og der er mange syge kolleger på afdelingen. Tidligere gik der ofte masser af tid med at ringe forbi hinanden, aflytte beskeder osv.
7.3. Indholdstyper De forskellige indholdstyper som for eksempel billeder, formularer og tekst skal enkelt kunne spille sammen med resten af intranettet og være nemt at bruge. Scenarie 7 Formular og påmindelse Pia står for at arrangere julefrokosten i sin afdeling og går ind på afdelingens område på intranettet. Her opretter hun i CMS en enkel formular. Kollegerne kan nu tilmelde sig julefrokosten hurtigt og enkelt. Det tog Pia max. 10 minutter at oprette formularen. Inden hun publicerede den, sørgede hun også lige for, at hun automatisk får en påmindelse, når datoen for tilmelding er udløbet. Formularen bliver herefter automatisk inaktiv. Pia opgav også, hvor mange pladser der var til julefrokosten. Formularen melder automatisk til brugerne, at der ikke er flere pladser, når et bestemt antal har tilmeldt sig. Scenarie 8 - Central indsamling af data Jonna arbejder i centralkøkkenet på et af regionens sygehuse. Planlægningen og koordineringen af madproduktionen er blevet en hel del enklere og mere præcis efter at de respektive afdelinger døgnet, rundt via et centralt sted på intranettet, selv går ind på det kommende døgns menuer og opdatere, hvor mange måltider de har brug for. Afdelingerne kan samme sted også skrive specielle diæt krav og ønsker til måltiderne. Scenarie 9 - Billedhåndtering Poul sidder som lokalredaktør på en del af intranettet. Han har taget en række billeder til et socialt arrangement som afdelingen har holdt. Han tilføjer nemt billederne fra arrangementet via sin smartphone og billederne bliver gemt i billedarkivet. Senere på året vil en af hans kollegaer genbruge et af billederne og finder dem alle nemt i arkivet uden at skulle se flere tusind filer igennem. Scenarie 10 - Upload af video Brianna er koncernredaktør, hun uploader jævnligt små videovejledninger til intranettet. Efter det nye intranet er kommet til er det blevet meget lettere at uploade og streame video og det bliver også brugt lokalt, når man skal undervise hinanden eller som en anderledes måde at kommunikere nyheder på.
7.4. Søgning En velfungerende søgning med tilpasset søgeresultat er afgørende for et stærkt intranet. Scenarie 11: Find medarbejder og kompetencer Karin arbejder i det mobile besøgsteam under distriktspsykiatrien. Hun sidder derfor ikke ved sin pc det meste af dagen, men er på vej fra patient til patient og har ofte ikke meget tid mellem besøgene og heller ikke meget tid sidst på dagen. Hun skal alligevel nå at følge op på en del i forbindelse med de forskellige besøg og koordinere kontakt med andre relevante fagpersoner. Det har derfor gjort Karins arbejdsdag en del lettere, at hun kan tilgå kontaktbogen på intranettet fra sin smartphone, og at den nye kontaktbog i modsætning til den gamle også har kompetencer på kollegerne i hele regionen under hver medarbejders profilside. Karin søger nemlig jævnligt på kompetencer for at finde den rigtige kollega. Scenarie 12 - Søgeresultater er lettere at identificere Ellen er klinikleder. Hun har ofte været frustreret over at søgeresultaterne på intranettet tilsyneladende bragte flere versioner af det samme vigtige dokument op, og at man ved åbning af de forskellige versioner ikke altid blev klogere på, hvilken version, der var den korrekte og opdaterede version Hun er glad for, at søgningerne på den nye intranet bringer markant færre versioner af de samme dokumenter op, og at hun allerede på siden med resultaterne af søgningen (uden at åbne dokumentet) tydeligt kan se, hvornår dokumentet blev tilføjet, hvornår det sidst blev redigeret og hvem forfatteren er. 7.5. Integration Det skal være let at integrere tredjepartsløsninger eller andre systemer Scenarie 13 Acadre og intranettet Bettina skal publicere både dagsorden og referatet fra et internt møde på intranettet. I det nye CMS kan hun nemt oprette en side og derefter importere fra Acadre. Bettina skal ikke foretage sig mere. Når dagsorden eller referatet bliver opdateret i Acadre slår
ændringerne automatisk igennem på intranettet. 7.6. Driftsomkostninger Som en option, ønskes et tilbud på drift og vedligehold af løsningen. Dette må gerne være fra en samarbejdspartner, f.eks. hostingfirma, som tilbudsgiver har gode erfaringer med. 8. Prisscenarier Vedlæg detaljeret prisinformation om: Foranalyse (mere i afsnit 5.1) Estimat på implementeringen baseret på forretningsscenarierne Licenser for eventuelle tredjepartsmoduler eller systemer Løbende omkostninger (konsulentydelser, support, vedligehold etc.) Hosting (option, evt. fra separat firma) 9. Evalueringskriterier Vi vil i vores vurdering af tilbud lægge vægt på følgende (ikke i prioriteret rækkefølge): Alle krav er opfyldt Leverandørens beskrivelse af hvordan scenarierne kan opfyldes Priser Kvalitet af referencer, erfaring og projektmodel 10. Formalia Region Syddanmark er ikke ansvarlig for omkostninger, som leverandøren måtte have i forbindelse med udarbejdelsen af svarmateriale eller demonstrationer. Ved at afgive svar accepterer leverandøren at medvirke ved en præsentation af deres tilbud, som skitseret i tidsplanen. Region Syddanmark er ikke forpligtet til at gå videre med noget af det indsendte svarmateriale eller
at gå videre med de billigste prisscenarier. Alle informationer, som fremgår af dette materiale, skal behandles fortroligt af den modtagende part og ikke videregives til tredjepart, medmindre dette er nødvendigt for at svare på materialet. Tredjepart skal være oplyst om denne fortrolighedsklausul.