Udskrifter - en vejledning i udskrifter og printerindstillinger
2
Indhold Indledning... 4 Generelt... 4 Vælg Udskriftstype... 6 Normalskema... 6 Oversigtsskema... 7 Dagsbaseret... 9 Ressourceindstillinger... 10 Navneliste... 10 Mellemtimer... 10 Alle frie positioner... 10 Skemabog... 11 Gem som HTML... 12 Gem som PDF... 12 Printerindstilling... 12 Skemavisning i menuen Værktøj... 13 Ringetider... 13 3
Indledning Denne vejledning kan bruges til at udnytte de forskellige muligheder for udskrifter for skemaer både almindelige og mere specielle. Fase Forklaring Navigation/tast Åben udskrifter Vælg ikonet udskrifter i knappanelet Generelt Vælg fanebladet generelt. Marker de ressourcer du ønsker at udskrive ved at klikke på dem, hvorved de markeres. Du kan fjerne en markering ved at klikke på den igen. Antallet af markeringer ses lige over listen. Ønsker du at markere alle ressourcer på en liste, klikker du på det blå flueben under den pågældende liste. Alle markeringer i en liste kan fjernes ved klik på rødt kryds under listen. Indstillinger kan gemmes fra gang til gang ved at højreklikke i billedet udskrifter, og dernæst klikke på gem valgte ressource. Vælg nu det sted, hvor du ønsker at gemme opsætningen og navngiv filen. Denne funktion kan være god at bruge, hvis man skal udskrive fx afdelings-skemaer, eller hvis man har et skema med mange fiktive ressourcer, som man ikke ønsker udskrevet. Når du senere skal bruge en specifik opsætning igen åbner du udskrifter, højreklikker og klikker på Hent valgte ressourcer. 4
Diverse Vælg her hvilke parametre dine skemaer skal være forsynet med. Ved flueben i dato, tid og filnavn påføres der tid, dato og filnavn på dine udskrifter. Ved flueben i blokeringer kan du udskrive de blokeringer, du har indberettet under ressourcer. Flueben i tomme udskrifter giver dig tomme skemaer for de ressourcer, du har valgt. Ved flueben i team-markering får du en symbolmarkering (lille sort trekant), såfremt personen i en position er sammenknyttet med andre personer. I en klasse vil markeringen forekomme, hvis en klasse er parallellagt med andre klasser. Du kan desuden se samtlige involverede ressourcer i en parallellægning på udskriften. Flueben i Vis ringetider giver dig dine egne indtastede ringetider på dine udskrifter. Hvis fluebenet fjernes, vil der stå positionsnumre i stedet. Se i øvrigt særskilt afsnit om indtastning af ringetider. Hvis du har anvendt bindingstekst på dine bindinger, er det først når fluebenet er sat, at det kommer med på udskriften. Bindingstekst angiver, om man ønsker ressourcerne udskrevet på skemaerne eksempelvis LB dra sa1 eller om man ønsker erstatningsteksterne eksempelvis valghold 1. Der bør som hovedregel være flueben ved både personale, klasser og lokaler. Farver bruger du, hvis du har 5
givet ressourcerne farver. Hvis du ikke har benyttet dig af denne mulighed i programmet, skal der ikke være flueben i Farver. Du har to muligheder. Du kan enten farve teksten eller baggrunden. Vælg fx. den ressource du ønsker farvet i bagrund og angiv tekst til normal. Hvis du ønsker teksten farvet vælger du ressourcen her og angiver baggrund til normal. Vælg Udskriftstype Normalskema Normalskema er almindelige ugeskemaer. Ved udskrift af normalskema vælges fanebladet normalskema. Programmet er forudindstillet med et standard valg, hvor tomme rubrikker i bunden af skema-udskriften bliver skåret af. Du kan vælge at designe dit eget skema her. Vælg Definér og ret på de parametre, du ønsker ændret. I Tekster kan du vælge positionsbetegnelse fra, hvilket giver lidt mere plads til resten af skemaet. Det samme gælder ved fravalg af Dagsbetegnelse. Herudover er der mulighed for at vælge at påføre Lokaltekst, Globaltekst og Fritekst. Ved flueben i Vis ressource over skema angives initialer og navn lige oven over skemaet i stedet for initialer i øverste venstre rude i skemaet. Cellehøjde bør sættes til minimum 2. Ved valg af variabel vil alle celler ikke blive lige høje. Hvis du scroller i feltet, hvor du vælger cellehøjde, vil du kunne finde størrelsen største. Ved valg af denne vil programmet 6
Oversigtsskema selv vælge den størst mulige cellehøjde. Skrifttype er sat til standard. Her finder programmet selv en passende skriftstørrelse i forhold til papirdimensionerne. Ved flueben i manuel kan du selv vælge såvel skrifttype som størrelse. Marginer angiver indrykningen fra hhv. toppen og venstre side af papiret. Ved markering i sideskift efter hvert skema udskrives et skema på hvert ark papir. Indstillinger kan gemmes fra gang til gang ved at højreklikke i billedet udskrifter, og dernæst klikke på Gem opsætning. Vælg nu det sted hvor du ønsker at gemme opsætningen og navngiv filen. Når du gemmer opsætningen, skal du være opmærksom på, at det er opsætningen for alle fanebladene (Generelt, Normalskema, Oversigts-skema, Dagsbaseret og Skemabog), der bliver gemt. Får du senere brug for udskriftsopsætningen på din computer (eller en anden computer), kan du højreklikke og vælge Hent opsætning. Klik på fanebladet Oversigtsskema. Et oversigtsskema er en skematype hvor alle de valgte ressourcer opstilles i skemaer vist på ugedage. En slags lodret opstillet skemaform som kan bruges til at bringe oversigt over de enkelte dage. Positioner angives lodret og de valgte ressourcer vandret. 7
Ved udskrift af oversigtsskema vælges fanebladet oversigtsskema. Programmet er forudindstillet med et standard valg, hvor tomme rubrikker i bunden af skema-udskriften bliver skåret af. Du kan vælge at designe dit eget skema her. Vælg Definér og ret på de parametre du ønsker ændret. I Tekster kan du vælge lektionsbetegnelse fra, hvilket giver lidt mere plads til resten af skemaet. Det samme gælder ved fravalg af Dagsbetegnelse. Herudover er der mulighed for at vælge at påføre Fritekst. Ved flueben i Vis ressourcebetegnelse mellem dage angives ressourcerne mellem de enkelte dage. Cellehøjde bør sættes til minimum 2. Ved valg af variabel vil alle celler ikke blive lige høje. Hvis du scroller i feltet, hvor du vælger cellehøjde, vil du kunne finde størrelsen største. Ved valg af denne vil programmet selv vælge den størst mulige cellehøjde. Skrifttype er sat til standard. Her finder programmet selv en passende skriftstørrelse i forhold til papirdimensionerne. Ved flueben i manuel kan du selv vælge såvel skrifttype som størrelse. Marginer angiver indrykningen fra hhv. toppen og venstre side af papiret. 8
Dagsbaseret Klik på fanebladet Dagsbaseret. Et dagsbaseret skema minder om oversigtsskemaet, men placerer ressourcer og positioner omvendt således at positionerne placeres vandret og de valgte ressourcer lodret. På fanebladet Dagsbaseret kan du med fordel definere start- og sluttider så du kun får udskrevet netop den del af skemaet, som du skal bruge. Programmet er sat op med standard værdier ved positioner og dage. Du skal kun ændre disse, hvis du har specielle ønsker. Ved udskrift af dagsbaseret skema vælges fanebladet dagsbaseret. Programmet er forudindstillet med et standard valg, hvor tomme rubrikker i bunden af skemaudskriften bliver skåret af. Du kan vælge at designe dit eget skema her. Vælg Definér og ret på de parametre du ønsker ændret. I Tekster kan du vælge lektionsbetegnelse fra, hvilket giver lidt mere plads til resten af skemaet. Det samme gælder ved fravalg af Dagsbetegnelse. Herudover er der mulighed for at vælge at påføre Fritekst. Cellehøjde bør sættes til minimum 2. Ved valg af variabel vil alle celler ikke blive lige høje. Skrifttype er sat til standard. Her finder programmet selv en passende skriftstørrelse i forhold til papirdimensionerne. Ved 9
flueben i manuel kan du selv vælge såvel skrifttype som størrelse. Ressourceindstillinger Navneliste Marginer angiver indrykningen fra hhv. toppen og venstre side af papiret. Ved udskriftstypen ressourceindstillinger kan du udskrive de indberettede ressourcer. Ved denne udskriftstype kan du få et print af fx blokeringer og indtastede tilladte mellemtimer for den enkelte personale/klasse samt evt. kommentarer skrevet i kommentarfeltet, da du indberettede ressourcen. Navneliste udskrives hvis du skal bruge en oversættelse af initialer, lokaleforkortelser og se hvad disse dækker over. Mellemtimer Ved valg af mellemtimer kan du udskrive en samlet oversigt over tilladte mellemtimer inden for de forskellige ressourcer. Dette kan fx være et nyttigt redskab til at se ledige personale ved fx vikarbehov. Alle frie positioner Her kan du udskrive en samlet oversigt over alle ledige positioner for de valgte ressourcer. Dette kan du fx bruge, hvis du har brug for at finde et fælles mødetidspunkt. 10
Skemabog Kun i Pro-versionen Her kan du udskrive skemabøger i forskellige formater. De forskelige skematyper kan printes efter ønske under fanebladet skemabog. Under bogstørrelse kan du angive de ønskede dimensioner du ønsker på din færdige skemabog (A4 format er 297mm x 210 mm). Marginer kan du selv justere. Du kan fx med fordel reducere indre margen. Ved flueben i Medtag skæreramme vil der på den færdige skemabog på forsiden være en ramme, som man kan bruge ved tilskæring til et andet format end det papirformat printeren benytter sig af. Denne funktion anvendes kun, hvis bogstørrelsen er mindre end A4. Ved udskriften af skemabog, skal du bemærke at programmet sender 2 printjobs af sted, med mindre Type 4 er valgt? Printertype : Hvis printertype 1 ikke fungerer så prøv med TYPE 2 eller TYPE 3. TYPE 4 bruges ved duplex som regel i forbindelse med digitale kopimaskiner, der også fungerer som printere og som kan lave dobbeltsidede print. 11
Ved brug af Type 4 skal du vælge printer-indstillinger og her fortæller printeren, hvordan printjobbet skal behandles Gem som HTML Visse af udskriftstyperne, bl.a. normalskemaer, kan gemmes i HTML-format, der kan benyttes direkte på Internettet. Formatet kan også læses af så at sige alle Windows tekstbehandlingsprogrammer. OBS. Hvis du gemmer normalskema i HTML-format, og der er sat flueben i sideskift efter hvert skema, vil der blive oprettet forskellige filer, der tilsammen danner de skemaer, du har valgt. Gem som PDF Printerindstilling I øvrigt henvises til navigationsseddel HTML som du finder på http://www.tabulex.dk/skema Der henvises til navigationsseddel gem skema som PDF, som du finder på http://www.tabulex.dk/skema Klik på knappen printerindstilling og vælg den printer, du ønsker at udskrive på. Angiv desuden antallet af kopier, du ønsker at udskrive. Når du fx udskriver skemabog, kan du vælge at udskrive dele af bogen. Vælg Vis udskrift. Klik på printeropsætningsikonet øverst til venstre ved siden af printerikonet og vælg nu de 12
ønskede sider. Skemavisning i menuen Værktøj Denne funktion kan du bruge, hvis du ønsker at designe dine egne skemaer. Klik på Værktøj i menulinjen. Vælg Indstillinger, åbn fanebladet Skemavisning Klik på fanebladet person. Her kan du se, hvad der vises i personaleskemaerne. Du kan nu ændre på feltvidden således, at du får mere eller mindre plads til fag, klasse og lokale, hvis du ønsker det. Du kan også ændre på rækkefølgen ved at klikke på den røde pil. Under Aktuelt resultat ses et fiktivt eksempel, hvor du kan følge med i, hvordan ændringer af feltvidden og rækkefølgen bliver vist. Ringetider Klik på Værktøj i menulinjen. Vælg Indstillinger. Vælg fanebladet Skemaindstilling. Her kan du ændre antallet af positioner pr. dag, ligesom du kan tilføje/fjerne ugedage. Du kan skrive skolens ringetider ind her. Slet positionerne 1-7 og skriv i stedet dine egne ringetider ind 13
Skriv fx 08.00 08.45 og klik på Tilføj eller Enter. Når du har tilføjet det, du ønsker, klik på OK. Når du under Diverse i Udskrifter sætter flueben i Vis ringetider vil disse ringetider nu fremkomme ved udskrift af skemaer. 14