HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE

HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE

Indledning 3 Brug af Acadre 4 Formål 4 Overordnede mål: 4 Konkrete mål: 4 Udviklingsmål (fremtidigt mål) 5 Hvem har adgang til hvad? 5 Adgang og misbrug 5 Postmodtagelse 6 Morgenpost fra posthuset og rådhusets postkasse 6 Personlig stilet post 7 Post der afleveres personligt 7 E-post 7 Fax 7 Skanning 7 Behandling af papirdokumenter efter skanning 7 Decentral skanning 8 Fordeling af post til 8 de enkelte direktørområder 8 Postfordelerens opgave 8 Sagsbehandlerens opgaver i forbindelse med posten 8 Post fordelt forkert 8 Sager 9 Definition på en sag 9 Oprettelse af sag - enkeltssagprincippet 9 Journalisering 9 Udvalgsbehandling 10 Dagsordener til politiske udvalg m.v. skal udfærdiges i Acadre MM. 10 Udarbejdelse af dagsordenpunkter 10 Sletning af sager 111 Sletning af dokumenter 11 Vedligeholdelse og evaluering 11 ESDH-Ambassadører 11 Driftsorganisationen 112 2

Indledning I forbindelse med implementeringen af Acadre i Guldborgsund Kommune pr. 09.06.2009, har Direktionen nedsat et projekt til implementering af det nye ESDH system, Acadre. Projektet har været organiseret med en styregruppe, en projektledelse og et antal arbejdspakker. Tværgående Sekretariats Forum har på baggrund af arbejdspakkernes oplæg udarbejdet denne håndbog. Håndbogen indeholder de emner og bilag, som gruppen på nuværende tidspunkt har fundet hensigtsmæssige, men det pointeres at håndbogen af gode grunde ikke er færdigudviklet/beskrevet, idet der forsat er løse ender. Ligeledes er det en selvfølgelighed for foraet, at kommunen altid vil være i udvikling, og håndbogen som følge heraf skal justeres løbende. Håndbogen er tænkt som et arbejdsredskab til den enkelte medarbejder i forbindelse med arbejdet med kommunens ESDH-system. Håndbogen suppleres af undervisningsmateriale og af retningslinier for Post- og Skanningsprocedure og Registreringspraksis. 3

Brug af Acadre Systemet skal anvendes af alle ansatte. De institutioner, der i dag ikke anvender ESDH-system (Elektronisk Sags- og dokumenthåndteringssystem), vil blive koblet på løbende. Det er en grundpille for organisationens anvendelse af ESDHsystemet, at alle fra starten benytter det nye system og følger de administrative retningslinier. Det skal således pointeres, at det fra ledelsens side ikke vil blive accepteret, at man arbejder uden for systemet eller helt undlader at bruge det i den daglige sagsbehandling. Formål Vi vil ved at anvende Acadre arbejde med at realisere nedenstående mål: Overordnede mål: Sikring af retssikkerheden for den enkelte borger Sikring af effektive arbejdsgange Sikring af vidensdeling internt i organisationen Konkrete mål: Mål i forhold til borgere Bedre service til borgerne, idet alle ansatte, uanset hvor de er placeret, kan få overblik over borgernes dokumenter og sager. Alle kan besvare telefonhenvendelser og henvendelse ved skranken i alle servicebutikker i kommunen uden først at skulle finde sagsbehandleren. En hurtigere sagsbehandling af de lette og ukomplicerede sager. Dokumentere sagsforløb gennem elektronisk oversigt. Risikoen for bortkomst af dokumenter og sager mindskes. Mål i forhold til politikere Give borgmester og byrådsmedlemmer mulighed for at modtage dagsorden/referat og bilag elektronisk. Bedre service, i form af hurtigere betjening, hurtigere fremskaffelse af materiale og sager. Mål internt i organisationen Gøre postgangen og den interne kommunikation hurtigere, idet alle anvender ESDH. Understøtte læring og vidensdeling ved, at alle ansatte lettere og hurtigere får overblik over sager og dokumenter. 4

Opnå en mere ensartet sagsbehandling og dermed en højere kvalitet i sagsbehandlingen. Mindre behov for fysisk arkivplads. Fleksibel arbejdstilrettelæggelse når alle medarbejdere har adgang til dokumenter og sager. Mulighed for adgang til systemet fra en hjemmearbejdsplads. Give kollegaer og nærmeste ledelse overblik over sagsbehandlingen og sagsbehandlingstiden. Mulighed for at tilrettelægge arbejdet så opgaver løses med rationel ressourceindsats i forhold til den ønskede kvalitet. Udviklingsmål (fremtidigt mål) Den enkelte medarbejder har ansvar for at få samarbejdspartnere til at benytte elektronisk post frem for papirpost så scanningsarbejdet reduceres (Edag2) Administrationen skal benytte ESDH så optimalt, at borgernes adgang til sagerne bliver muligt, når det rent teknisk og sikkerhedsmæssigt er muligt. ESDH er en forudsætning for og et skridt i retning af åben digital forvaltning, hvor borgere bl.a. kan indberette elektronisk direkte til de kommunale systemer og søge information direkte i arkiverne (egen-acess). ESDH-systemet anvendes som grundlag for korrekt ledelsesinformation Anvendelsen af ESDH-systemet understøtter og sikrer de mest effektive arbejdsgange Hvem har adgang til hvad? For at alle ansatte i Guldborgsund Kommune kan betjene borgerne hurtigt og effektivt, er der så stor åbenhed som muligt i ESDH. Der er oprettet følgende roller: Sagsbehandler (standardrollen, som tildeles alle brugere) ESDH-Ambassadør Dagsordensamler Administrator Adgang og misbrug Som udgangspunkt er alt åbent for alle bortset fra lovmæssige krav, f.eks. personalesager, PPR-sager og børnesager. 5

Der er oprettet følgende koder til brug for afgrænsning af sager: Børnesag Personale Fortrolig Chef Lukket punkt Selvom der er fuldstændighed åbenhed, har den enkelte bruger af systemerne ikke lov til at gå ind i sager, der ikke er relevant for ens arbejde jf. Forvaltningslovens 32: Den der virker inden for den Offentlige Forvaltning, må ikke i den forbindelse skaffe sig fortrolige oplysninger, som ikke er af betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver. Såfremt man uforvarende kommer til at åbne en sag/dokument, der ikke vedrører ens arbejde, skal man rette henvendelse via mail til nærmeste leder. Denne opbevarer mailen som dokumentation for erkendelsen af den uforvarende brug af dokumentet/sagen. Hvis man misbruger sin adgang til systemet, kan det medføre påtale eller i særlige tilfælde disciplinære foranstaltninger jf. Forvaltningslovens 27. Alle ansatte er bekendt med, at der kan laves log, og at brugen af logning indgår som et naturligt element i dialogen mellem ledelsen og medarbejderne i de enkelte enheder. Postmodtagelse Morgenpost fra posthuset og rådhusets postkasse Der er pr. 9. juni 2009 tre hovedskannersteder: A. Det centrale på - Rådhuset, Parkvej 37 og B. To decentrale på hhv. - Borgerservice, Banegårdspladsen og - Jobcentret/Ydelsesenheden på Dronningensgade. Posten åbnes og sorteres, datostemples og skannes ind til de enkelte direktørområder/afdelinger. 6

Licitationsmateriale og brevstemmer åbnes ikke, men datostemples og sendes direkte til direktørområde/afdeling eller navngiven sagsbehandler. Checks og kontanter følger de nærmere retningslinier, der er beskrevet i Post- og Skanningsproceduren (bilag 1) Personlig stilet post Personlig stilet post åbnes af rådhusservice, såfremt det ikke er mærket fortroligt eller personligt. Post der afleveres personligt Det er modtagerens ansvar at sørge for, at personligt afleveret post datostemples og indskannes. Dette kan foregå decentralt eller lægges til central efterskanning (senest hverdagen efter modtagelsen). E-post E-post der modtages i fælles/sikker mail postkasser fordeles til postfordeler, der videresender til den enkelte sagsbehandler via Acadre. Fælles postkasser tømmes mindst 1 gang dagligt. Det er modtagerens ansvar, at E-post modtaget i egen postkasse, der vedrører en sagsbehandling, bliver gemt i Acadre og tilknyttet en sag (senest 2 dage efter modtagelse). Fax Det er modtagerens ansvar, at fax datostemples og skannes (senest hverdagen efter modtagelsen). Skanning Den indkomne post skannes til hvert direktørområde/afdelinger. For hvert direktørområde er der tilknyttet postfordeler(e)/stedfortræder(e) til at fordele posten til de respektive sagsbehandlere. Behandling af papirdokumenter efter skanning De skannede dokumenter gemmes centralt i arkivkasser. Dokumenterne kasseres efter 1 måned. Dokumenter fra januar kasseres 1. marts o.s.v. 7

De originaldokumenter der skal gemmes efter gældende regler, fremsendes til den enkelte postfordeler umiddelbart efter skanning. Postfordeleren sørger for den rette opbevaring. Decentral skanning Der er mulighed for decentral skanning af post, der er afleveret personligt. Det er den enkelte sagsbehandlers ansvar, at disse dokumenter skannes. Originalen skal opbevares på det centrale skanningssted. Fordeling af post til de enkelte direktørområder Der udpeges en postfordeler/stedfortræder for hvert område. Postfordelerens opgave Det er postfordelerens opgave at læse dokumentet og sende det videre til den enkelte sagsbehandler. Dette gøres ved at ændre sagsbehandlerens initialer. Sagsbehandlerens opgaver i forbindelse med posten Det er sagsbehandlerens opgave at læse dokumentet, profilere og tilknyttes dette til sag (senest 2 dage efter modtagelse). Post fordelt forkert Postfordelerens opgave: Post fordelt forkert til postfordeler i direktørområde/afdeling videresendes så vidt det er muligt til rette modtager eller retur til skanningsstedet. Er der tale om gentagne forkert fordeling kontaktes skanningsstedet. Sagsbehandlerens opgave: Post fordelt forkert sendes videre af den enkelte sagsbehandler til rette sagsbehandler. Hvis rette sagsbehandler ikke kendes, sendes dokumentet retur til postfordeler. Se Post- og Skanningsprocedure Bilag 1. 8

Sager Definition på en sag En sag er et elektronisk omslag indeholdende alle dokumenter om det enkelte emne. Acadre er opbygget med 4 sagstyper: Borgersag - anvendes til sager som vedrører en borger/klient. Borgersagen har et CPR-felt og snitflade/integration til nogle af de sociale fagsystemer. Ejendomssag - anvendes til sager som vedrører ejendomme m.m. Ejendomssagen har hhv. et ejendomsnummerfelt og et matrikelfelt og snitflade/integration til nogle af de tekniske systemer Personalesag anvendes til personalesagerne. Personalesager har et CPR-felt. Emnesag - anvendes til generelle sager dvs. alle andre sager end de tre andre. Oprettelse af sag - enkeltsagprincippet En sag skal oprettes efter enkeltsagsprincippet på baggrund af enhver henvendelse til kommunen, såfremt henvendelsen ikke kan indgå i en allerede eksisterende sag. En sag kan også oprettes på eget initiativ ved nye opgaver eller tiltag. En enkeltsag defineres som de oplysninger, der ligger til grund for en afgørelse. En sag består typisk af: En henvendelse/idé En sagsbehandling Et svar/afgørelse/beslutning Hvis en henvendelse handler om to eller flere emner, skal der oprettes en sag for hvert emne. Journalisering Overordnet er det besluttet, at At KL-journalplanen skal anvendes som overordnet registreringssystem 9

At hvert direktørområde skal sikre koordination omkring navngivning af sager i KL-journalplanen At der skal fastsættes princip og krav for oprettelse af og journalisering af personsager KL-journalnumre skal ikke erstatte CPR-, ejendoms- eller matrikelnumre, men supplerer disse numre og giver os mulighed for at skelne mellem forskellige sager på samme borger eller samme ejendom Enkeltsagsprincippet. Se i øvrigt retningslinier for Registreringspraksis (Bilag 2 dok. 6048045) Udvalgsbehandling Dagsordener til politiske udvalg m.v. skal udfærdiges i Acadre MM. Udarbejdelse af dagsordenpunkter Sagsbehandlerne er ansvarlige for, at sager afleveres/sættes i kø til møde samt ansvarlige for at udarbejde en sagsfremstilling. Der findes til dette en særlig skabelon. Sagsbehandlerne har ansvaret for, at kvaliteten af sagsfremstillingen er i orden, og at dagsordenpunkter og tilhørende bilag er godkendt af nærmeste overordnede, samt at punktet har den rigtige status (åben eller lukket dagsorden). Frister for punkter til dagsorden, publicering af dagsordener og referater m.v. er beskrevet i Retningslinier og indhold af dagsordenspunkter på intranettet under ESDH / retningslinier - dagsordenspunkter. Disse retningslinier ajourføres af Fællessekretariat. Retningslinier for dagsordensproduktion internt for det enkelte direktørområde (beskrives af det enkelte direktørområde) Det er den enkelte sagsbehandler, der opretter dagsordenspunkter og indsætter i det aktuelle møde. Dagsorden Dagsordensamleren udarbejder og offentliggør dagsordenen på PolWeb (Internettet) 10

Fremlæggelse af sager Sager fremlægges ikke til gennemsyn, men kan rekvireres i administrationen, såfremt det er ønskeligt. Beslutninger og referat Beslutninger indskrives under mødet og referatet dannes, underskrives og offentliggøres på PolWeb. Sager der overgår fra et udvalg til et andet Dagsordensamleren videresender dagsordenspunkter til viderebehandling i andre udvalg. Sletning af sager Der henvises til undervisningsmaterialet. Sletning af dokumenter Der henvises til undervisningsmaterialet. Vedligeholdelse og evaluering Denne håndbog er udarbejdet af: Tværgående Sekretariat Forum Håndbogen vedligeholdes løbende af Fællessekretariatet i samarbejde med Tværgående Sekretariats Forum. ESDH-Ambassadører Fællessekretariatet har det overordnede systemmæssige ansvar og tillige det overordnede koordinerende ansvar i driftsorganisationen. Dette indbefatter understøttelse af ESDH- Ambassadørnetværk. ESDH-Ambassadørerne forestår den daglige support af brugerne og er i det daglige og er bindeleddet mellem brugerne 11

og driftsorganisationen. DRIFTSORGANISATION Fællessekretariatet (System-ansvarlig) Tværgående sekretariatsgruppe (Høringsforum ifht. at sikre at driftsorganisationen understøtter brugerorganisationen optimalt ) IT-afdeling (Teknisk ansvar) Udvikling & digital (arbejdsgange m.v.) Rådhusservice Scanning/postfordeling Kommunikation (Ad hoc) Ca. 40 ESDH-ambassadører (Undervisning, daglig support, tilbagemelding m.v.) JOURNAL-SPECIALISTER (Understøtter korrekt journalisering) 12