Inspirationskatalog til arbejdsmiljøaktører Et godt psykisk arbejdsmiljø når kollegaer skal inkluderes på arbejdspladsen
Baggrunden for inspirationskataloget Som led i den politiske aftale fra marts 2011 om En strategi for arbejdsmiljøindsatsen frem til 2020 blev der fastsat et mål om at reducere andelen af beskæftigede, der er psykisk overbelastede, med 20 procent inden 2020. For at bidrage til at nå dette mål blev de politiske aftaleparter enige om, at Arbejdstilsynet og arbejdsmarkedets parter via et udredningsarbejde skal se på metoder til at afdække og afhjælpe problemer i det psykiske arbejdsmiljø. På den baggrund blev der nedsat et udvalg bestående af dels repræsentanter for arbejdsgivere, arbejdstagere og arbejdsledere udpeget af Arbejdsmiljørådet, dels repræsentanter fra Arbejdstilsynet og Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø (NFA). Udvalget er i fællesskab blevet enige om at udrede temaerne psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med forandringer og psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion. Temaerne fokuserer på, hvordan arbejdspladsen kan arbejde med at understøtte et godt psykisk arbejdsmiljø, når de arbejder med henholdsvis forandringer og inklusion. Dette inspirationskatalog vedrører temaet psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion. Baggrunden for temaet psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion Det er et fælles mål, at flere skal i arbejde og færre skal være på offentlig forsørgelse. Det forventes desuden, at den demografiske udvikling vil indebære udfordringer for arbejdskraftudbuddet i de kommende år. I forlængelse heraf forventes det, at flere arbejdspladser vil arbejde med at inkludere personer med nedsat arbejdsevne. Det er derfor vigtigt, at arbejdspladserne er klædt på til at arbejde med at sikre det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion. Temaet psykisk arbejdsmiljø og inklusion er i dette katalog afgrænset til at handle om fastholdelse og ansættelse af mennesker med nedsat arbejdsevne. Afgrænsningen omfatter både: Mennesker med nedsat arbejdsevne, der står helt uden for arbejdsmarkedet, fx mennesker, der hidtil har modtaget førtidspension. Mennesker med nedsat arbejdsevne, der vender tilbage til arbejde efter længere sygefravær (TTA). Mennesker med nedsat arbejdsevne, der er på arbejdspladsen, men som kun har haft kortvarigt sygefravær. Mennesker med nedsat arbejdsevne, der er på arbejdspladsen, og som ikke har haft sygefravær relateret til den nedsatte arbejdsevne. Udvalget har haft fokus på den opgave, som arbejdspladserne står overfor, når de skal inkludere mennesker med nedsat arbejdsevne. Når en arbejdsplads skal inkludere mennesker med nedsat arbejdsevne, er det vigtigt at have fokus på, hvordan det påvirker det psykiske arbejdsmiljø. Der skal både være fokus på det psykiske arbejdsmiljø for medarbejderen med nedsat arbejdsevne og for de øvrige medarbejdere på arbejdspladsen. Det er vigtigt at sikre det psykiske arbejdsmiljø for de medarbejdere, der har nedsat arbejdsevne. Chancen for at komme i arbejde eller forblive i arbejde forøges væsentligt, hvis der tages hensyn til den nedsatte arbejdsevne. - 1 -
Det er ligeledes vigtigt at arbejde med at sikre det psykiske arbejdsmiljø for de øvrige medarbejdere på arbejdspladsen. Disse kan blive stillet over for nye krav og udfordringer, når de skal samarbejde med kollegaer med nedsat arbejdsevne. Det kan fx være i form af ekstraopgaver eller i form af krav om at være fleksibel i det daglige. Det er vigtigt, at arbejdspladsen balancerer hensynene til medarbejderen med nedsat arbejdsevne og de øvrige medarbejdere. Der skal arbejdes på at sikre et godt psykiske arbejdsmiljø for alle på arbejdspladsen. En inklusionsindsats kan også styrke det psykiske arbejdsmiljø. Dels fordi inklusionsindsatsen kan bidrage til øget tolerance og respekt for forskellighed, dels fordi indsatsen kan bidrage til, at medarbejderne generelt vil opleve arbejdspladsen som mere ansvarlig og rummelig. Forhold, som kan øge tilliden mellem ledelse og medarbejdere, og som signalerer, at arbejdspladsen tager hånd om medarbejdere, der får reduceret arbejdsevnen. Dette inspirationskatalog henvender sig til relevante arbejdsmiljøaktører i det håb, at det kan give inspiration til jeres arbejde med at understøtte det psykiske arbejdsmiljø på arbejdspladserne i forbindelse med inklusion. Inspirationskataloget kan fx bruges som afsæt for vejledning af arbejdspladser og i forbindelse med udarbejdelse af brancherettede materialer om temaet til arbejdspladser. Udvalget har udover inspirationskataloget udarbejdet en pjece til arbejdspladserne med anbefalinger om det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion. Grundlaget for anvendelsen af anbefalingerne For at kunne arbejde fokuseret med det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion er det vigtigt, at der er et kontinuerligt samarbejde mellem medarbejdere og ledelse på arbejdspladsen. Det er vigtigt, at de formelle samarbejdsorganer (bl.a. arbejdsmiljøorganisationen (AMO); samarbejdsudvalget (SU) og medindflydelses- og medbestemmelsesudvalget (MED) inddrages i arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion så tidligt som muligt. På arbejdspladser uden formelle samarbejdsorganer kan medarbejderne inddrages i et direkte samarbejde om det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion. For at samarbejdet om det psykiske arbejdsmiljø skal fungere er det vigtigt, at alle tager ansvar og deltager konstruktivt. I fokus er det gode lederskab, det gode kollegaskab og det gode medarbejderskab. Mennesker med nedsat arbejdsevne er typisk i kontakt med en række eksterne aktører, fx jobcentre eller sundhedsvæsenet. Det er vigtigt, at arbejdspladserne har kontakt til de relevante aktører i forbindelse med inklusionen på arbejdspladsen, i det omfang det er muligt som følge af lovgivningen på området. De nedenstående anbefalinger forholder sig i udgangspunktet alene til den inklusionsindsats, der foregår internt på arbejdspladsen og således ikke til eksterne samarbejdsrelationer. Der vil dog med fordel kunne iværksættes et samarbejde mellem AMO og eksterne aktører, der til dagligt beskæftiger sig med inklusion. De nedenstående anbefalinger skal læses og praktiseres i lyset af lovgivning, overenskomster og aftaler, der eksisterer på området. Anbefalingerne erstatter ikke det, som følger af lovgivning, overenskomster eller aftaler. Inden I begynder at arbejde med anbefalingerne om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion, er det derfor vigtigt at kende lovgivning, overenskomster og aftaler på området. Læs mere om eksisterende lovgivning og aftaler på www.amr.dk/regulering. Der kan evt. hentes hjælp og vejledning hos Arbejdstilsynet om arbejdsmiljølovgivningen og om lovgivning og aftaler/overenskomster hos relevante lønmodtager- og arbejdsgiverorganisationer. - 2 -
Nedenfor følger udvalgets anbefalinger om, hvordan arbejdspladserne kan arbejde med det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion af medarbejdere med nedsat arbejdsevne. Sidst i inspirationskataloget følger udvalgets anbefalinger til parter og myndigheder om, hvordan de kan understøtte arbejdspladsernes arbejde med det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion. - 3 -
Anbefalinger til arbejdspladser om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion Det anbefales, at I afklarer og formulerer målet med inklusion inden den sættes i værk. Overvej, hvem der skal inddrages i processen. Det anbefales, at ledelsen formidler arbejdspladsens mål og værdier i forhold til inklusion. Arbejd for en inkluderende og rummelig arbejdsplads, og inviter til åbenhed og dialog om muligheder og barrierer for det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion på arbejdspladsen. Overvej, om arbejdspladsen har de nødvendige kompetencer og ressourcer til at håndtere arbejdet med det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion. Inddrag AMO og andre relevante aktører i vurderingen heraf. Overvej, hvordan kompetencerne til at løfte udfordringerne med det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion kan tilvejebringes. Involver AMO og andre relevante aktører i overvejelserne. Afklar på forhånd før inklusion af nye medarbejdere hvordan I som organisation og på ledelsesniveau kan få støtte til at arbejde med det psykiske arbejdsmiljø i inklusionsprocessen. Det anbefales, at der på arbejdspladsen udarbejdes en plan for, hvordan arbejdspladsen håndterer sygefravær og fastholdelse, fx hvilke samtaler man afholder, om man har behov for ekstern bistand, og hvem man i øvrigt kan samarbejde med uden for arbejdspladsen. Det anbefales, at der udarbejdes en plan for, hvordan arbejdspladsen fastholder syge medarbejdere og tager imod nye medarbejdere med nedsat arbejdsevne. Planen kan med fordel have fokus på det psykiske arbejdsmiljø både for medarbejderen med nedsat arbejdsevne og for kollegerne. Det anbefales at bruge arbejdspladsens viden og erfaringer med fastholdelse af medarbejdere med nedsat arbejdsevne som input til det forebyggende arbejdsmiljøarbejde, fx erfaringer med særlige behov for hjælpemidler og læring fra gentagen forekomst af nedsat arbejdsevne på arbejdspladsen. Afdæk på forhånd, hvilke muligheder og risici der kan være forbundet med inklusion i forhold til det psykiske arbejdsmiljø både for den, der skal inkluderes, og for de øvrige medarbejdere og ledere. Udarbejd i AMO og i samarbejde med andre relevante aktører en prioriteret plan for, hvordan I kan udvikle de positive elementer og imødegå potentielle risici i arbejdsmiljøet. Systematiser gerne arbejdet i faser og præciser, hvilke aktører der gør hvad hvornår. Afdæk, om der findes offentlige støtteordninger eller hjælpemuligheder, der kan bidrage til et godt psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med inklusionen, fx mentorordninger eller faste kontaktpersoner i kommunen. Overvej, om arbejdsmiljøværktøjer som f.eks. arbejdspladsvurdering (APV) og den årlige arbejdsmiljødrøftelse kan understøtte arbejdet for at sikre et godt psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med arbejdet med inklusion. Vær i øvrigt opmærksom på, at inklusion af personer med nedsat arbejdsevne kan påvirke de øvrige kollegers vurdering af det psykiske arbejdsmiljø. Ledelsen kan med fordel overveje, om der er behov for at have en tovholder eller kontaktperson til medarbejderen med nedsat arbejdsevne. Det er en god idé at afdække, hvordan eksterne aktører kan bidrage med relevant viden om det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion. Det anbefales, at ledelsen fungerer som rollemodel i inklusionsarbejdet, eksempelvis ved at vise åbenhed, fleksibilitet, respekt og ligeværd. - 4 -
Det anbefales, at ledelsen tager initiativ til relevante samtaler både med medarbejderen med nedsat arbejdsevne, kollegerne og samarbejdspartnere. I dialogen med medarbejderen er det vigtigt at fastholde fokus på medarbejderens arbejdsevne. Det anbefales, at ledelsen hjælper medarbejderen med nedsat arbejdsevne med at afklare muligheder og begrænsninger i arbejdsmæssig sammenhæng. Det anbefales, at ledelsen foretager en forventningsafstemning og indgår klare og tydelige aftaler med medarbejderen med nedsat arbejdsevne om, hvilke arbejdsopgaver medarbejderen skal varetage, og hvordan medarbejderen kan indgå socialt på arbejdspladsen. En forventningsafstemning kan være med til at sikre en god balance mellem jobkrav og ressourcer. Det anbefales, at ledelsen efter aftale med medarbejderen med nedsat funktionsevne kommer med udmeldinger om medarbejderens funktionsnedsættelse til relevante kolleger og eventuelt til eksterne samarbejdspartnere. Der skal være fokus på, hvad funktionsnedsættelsen betyder for arbejdsevnen. Vær opmærksom på, at der kan være forskel på, hvad der er hensigtsmæssigt at melde ud til de nærmeste kolleger, andre i organisationen og til eksterne samarbejdspartnere. Det anbefales, at ledelsen og relevante medarbejdere har en dialog om, hvilken betydning inklusion af en medarbejder med nedsat arbejdsevne har for deres arbejdsvilkår og det psykiske arbejdsmiljø, fx ekstra-opgaver, nye arbejdsopgaver, anderledes ansvarsfordeling, planlægning af arbejdstid og krav om fleksibilitet, men også om, hvordan inklusion kan berige arbejdsmiljøet, fx i form af øget tolerance og respekt mellem alle medarbejdere. Det anbefales, at ledelsen har fokus på at sikre en fornuftig balance mellem jobkrav og ressourcer både hos medarbejderen med nedsat arbejdsevne og hos kollegerne. Det er en god idé, at ledelsen og de relevante medarbejdere afklarer, hvilke forventninger de har til hinanden i forbindelse med inklusionen. Det anbefales, at ledelsen etablerer og kommunikerer klare kommunikationsveje mellem ledelse og medarbejdere, fx i tilfælde af misforståelser, uenigheder og frustrationer i inklusionsarbejdet. Det er en god idé, at ledelsen vurderer, hvilke særlige forhold der skal med i tilrettelæggelsen af introduktion og velkomst af medarbejderen med nedsat arbejdsevne. Ledelsen skal afklare behovet for oplæring og instruktion af medarbejderen med nedsat arbejdsevne. Det skal afklares, om der er særlige behov for oplæring og instruktion, som knytter sig til den nedsatte arbejdsevne. Ledelsen er ansvarlig for løbende at foretage de nødvendige tilpasninger i arbejdet og arbejdsstedet. Ledelsen bør være opmærksom på, at mange medarbejdere med nedsat arbejdsevne både kan få det bedre og dårligere. Det er vigtigt, at arbejdet tilpasses løbende, så der tages hensyn til dette, og at der sikres en udvikling i arbejdet og arbejdsopgaverne, hvis det er muligt. Foretag denne tilpasning i dialog med medarbejderen med nedsat arbejdsevne. Vær opmærksom på at imødegå et asymmetrisk forhold mellem medarbejderen med nedsat arbejdsevne og de øvrige kolleger Det er vigtigt, at medarbejderen med nedsat arbejdsevne er åben og realistisk om muligheder og begrænsninger i arbejdsmæssig sammenhæng. En løbende forventningsafstemning kan være med til at sikre en god balance mellem jobkrav og ressourcer. Det anbefales, at ledere og medarbejdere fokuserer på, hvad medarbejderen kan, og ikke hvad medarbejderen ikke kan. Fokus på styrker, muligheder, ressourcer og kompetencer hos medarbejderen med nedsat arbejdsevne kan i mange tilfælde bidrage til at bedre denne medarbejders helbred og selvværd. Medarbejderen med nedsat arbejdsevne opfordres til at gå til sin leder, hvis medarbejderen er i tvivl om, hvad der forventes. - 5 -
Det anbefales at skabe klarhed om, hvem medarbejderen med nedsat arbejdsevne kan henvende sig til, såfremt han eller hun oplever, at personlige grænser overskrides. Det kan eksempelvis være til en leder, en tillidsrepræsentant (TR) eller en arbejdsmiljørepræsentant. Medarbejderen med nedsat arbejdsevne bør være tydelig om egne ønsker og behov i forhold til egen trivsel på arbejdspladsen. Det er en god idé, at der indgås en klar aftale mellem leder og medarbejderen med nedsat arbejdsevne om, hvordan evt. sygefravær håndteres, herunder også forventninger til medarbejderen. Giv mulighed for, at medarbejderen med nedsat arbejdsevne kan gøre brug af en bisidder fx TR. Det er vigtigt, at kolleger udviser fleksibilitet og tålmodighed i den indledende fase, hvor arbejdspladsen finder ud af, hvad medarbejderen med nedsat arbejdsevne kan og ikke kan, samt hvordan samarbejdet skal være. Det er vigtigt, at kollegerne også er opmærksomme på, at arbejdsevnen kan ændre sig i både positiv og negativ retning for medarbejderen med nedsat arbejdsevne. Kollegerne skal gå til deres leder, hvis de oplever problemer eller har behov for informationer og afklaringer i forhold til inklusionen. Kollegerne bør møde medarbejderen med nedsat arbejdsevne med åbenhed samt vise interesse og respekt for vedkommende. Husk, at arbejdet og arbejdsopgaven er den fælles reference for alle aktører. Det anbefales, at alle påtager sig et ansvar for at handle på det, hvis man oplever problemer i forbindelse med inklusionen. Der er derfor vigtigt, at der er skabt klare retningslinjer herfor. Det anbefales, at ledelsen, medarbejderen med nedsat arbejdsevne og kollegerne løbende foretager forventningsafstemning i forhold til varetagelsen af arbejdet og det sociale samspil. - 6 -
Anbefalinger til parter og myndigheder om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion Nedenfor følger udvalgets anbefalinger til, hvordan myndighed og parter kan understøtte arbejdspladsernes arbejde med det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion af medarbejdere med nedsat arbejdsevne. Anbefalinger til samarbejde på tværs Parter og myndighed kan med fordel gennemføre en fælles informationskampagne. Anbefalinger til parter Rolle og ansvar Parterne kan med fordel overveje, hvilke virkemidler der kan klæde arbejdspladserne bedre på til at håndtere det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion, fx: o Workshops o Temamøder o Kompetenceudvikling Arbejdsmiljørådet drøfter mulige initiativer og aktiviteter med afsæt i ovenstående anbefalinger. Parterne, for hvem temaet er relevant, kan med fordel brancherette anbefalinger via BAR. Budskaber Vær opmærksom på forskelle mellem store og små arbejdspladser inden for den enkelte branche. Vær desuden opmærksom på, at forskellige virksomheder i det hele taget vil have forskellige ressourcer og behov i deres arbejde med psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion. Aftaler Parterne kan formidle indgåede aftaler om inklusion til arbejdspladser bl.a. om sociale kapitler. Formidling Parterne kan med fordel kommunikere de gode budskaber om inklusion og psykisk arbejdsmiljø via partssystemet. Parterne kan med fordel formidle viden, forskning og god praksis om inklusion og psykisk arbejdsmiljø. Vejledning Interesserede BAR kan med fordel vejlede om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion. Interesserede samarbejdsnævn/råd kan med fordel vejlede om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion. Kampagner og indsatser Parterne bør vurdere behovet for indsatser, der har fokus på det psykiske arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion. - 7 -
Værktøjer og vejledningsmaterialer Såfremt det vurderes som relevant, kan parterne udarbejde brancherettede vejledninger om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion. Interesserede BAR kan udvikle værktøjer om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion, herunder redskaber til arbejdspladsen om overvejelser i forbindelse med inklusion og forslag til samtaleskemaer til fx ansættelsessamtale og fastholdelsessamtaler med medarbejdere med nedsat arbejdsevne. Uddannelsesaktiviteter Interesserede BAR kan med fordel arrangere kursusaktiviteter om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion. Netværk Parterne kan med fordel etablere sparrings- og videndelingsnetværk med organisationer, arbejdsmedicinske klinikker, jobcentre m.v. Viden og forskning Parterne kan med fordel indsamle best-pratice og gode eksempler. Parterne kan i fællesskab foreslå forskning og udredning om et godt psykisk arbejdsmiljø og inklusion. Parterne kan med fordel pege på og prioritere forskning om emnet, fx om muligheder og barrierer for det psykiske arbejdsmiljø. Anbefalinger til Arbejdstilsynet Arbejdstilsynet bør i forbindelse med tilsyn overveje om inklusion af medarbejdere med nedsat arbejdsevne kan være medvirkende til, at sygefraværet er højere end normalt. Arbejdstilsynet kan ved sine tilsynsbesøg viderebringe viden om psykisk arbejdsmiljø i forbindelse med inklusion. Arbejdstilsynet bør være ambassadør for ovenstående anbefalinger samt relevante materialer fra BAR. Anbefalinger til andre myndigheder Beskæftigelsesministeriet og Socialministeriet bør skabe overblik over støttemuligheder og incitamentsordninger til arbejdspladser, fx via en fælles hjemmeside. Der kan med fordel udarbejdes fastholdelsespakker, bl.a. med fokus på inklusion. Relevante myndigheder og fx arbejdsmedicinske klinikker bør samarbejde om at afklare arbejdsevnen for medarbejderen med nedsat arbejdsevne forud for inklusionen. Anbefalinger til NFA og VFA VFA bør indsamle og formidle viden og materiale om inklusion og godt psykisk arbejdsmiljø. VFA bør formidle de gode eksempler, fx fra projekter fra Forebyggelsesfonden. NFA bør foretage en vurdering af, hvilken viden fra international forskning der kan anvendes i forbindelse med emnet psykisk arbejdsmiljø og inklusion. NFA bør skabe overblik over, hvilken viden der savnes i forhold til emnet psykisk arbejdsmiljø og inklusion. - 8 -