21. oktober 2008 Fra sammenlægnings- til udviklingskommune Nordfyns Kommune Notat vedrørende den politiske struktur mv. 1. Indledning Nordfyns Kommune har anmodet Lundgaard Konsulenterne ved undertegnede Lars Lundgaard om at stå for en evaluering af den administrative struktur mv. hér 1½ år efter strukturreformen. 1 I sammenhæng med denne proces har der været afviklet et dialogforløb med kommunalbestyrelsen. Konsulenten er blevet anmodet om at komme med gode råd vedr. kommende politiske udvalgsstruktur mv. Det har været et forløb med oplæg til dialog dialogmøder i alle partigrupper udkast til notat temadrøftelse om udkastet i kommunalbestyrelsen og dette afsluttende notat. Notatet har følgende indhold: Notatets status Udvalgsstruktur Økonomiudvalgets rolle Andre observationer Det er konsulentens vurdering efter den afsluttende temadrøftelse i kommunalbestyrelsen at notatets fokuseringer har bred opbakning på tværs af partierne. 2. Notatets status Notatet fremsendes til Økonomiudvalget. Dette udvalg anbefaler således over for Kommunalbestyrelsen: Om notatet for nuværende giver anledning til beslutninger/konkrete anbefalinger til den nuværende og/eller kommende kommunalbestyrelse - eller Om notatet lægges til orientering for den kommende kommunalbestyrelse som inspiration Eller anden anvendelse 3. Udvalgsstrukturen 3.1. Indledning Den nuværende politiske udvalgsstruktur er bygget op således: 1 Evalueringsrapporten er særskilt fremsendt 21.10.2008
Økonomiudvalg samt Social- og Sundhedsudvalg, Familieudvalg, Teknik- og Miljøudvalg, Erhvervs- og Fritidsudvalg samt Arbejdsmarkedsudvalg. 3.2. Observationer og vurderinger Der enighed om (også med den administrative ledelse), at den politiske struktur kan tilrettelægges uafhængigt af den administrative struktur. Forvaltningen kan understøtte enhver politisk udvalgsstruktur. Den politiske udvalgsstruktur kan derfor tilrettelægges i næste valgperiode ud fra politiske overvejelser Der er bred enighed om, at de tre tunge udvalg: Teknik og Miljø Børn og Familie og Social og Sundhed skal bevares, jf. dog neden for om sundhedsområdet Der er et stort flertal for, at erhvervsområdet køres ind under Økonomiudvalget, der i højere grad skal bevæge sig mod at være kommunens plan- og udviklingsudvalg (hvor områder som handel, erhverv, turisme, infrastruktur, uddannelse, bosætning etc. indgår), jf. neden for Det betyder, at det nuværende Erhvervs- og Fritidsudvalg nedlægges der er bred opbakning her til Der er markant flertal for at nedlægge Arbejdsmarkedsudvalget og køre det ind under Økonomiudvalget. 2 Det skyldes bl.a. den i forvejen stærke styring via det lokale -, regionale - og statslige styringssystem Hvis Arbejdsmarkedsudvalget skal fortsætte, kan det kobles sammen med Ungdomsuddannelsesområdet herunder UU. Dette udvalg vil dels løse kommunale opgaver og dels arbejde på tværs/med lobbyisme i forhold til de statsligt forankrede regionale ungdomsuddannelser Fritids- og kulturområdet kan indplaceres under Børne- og Familieudvalget eller i et selvstændigt udvalg i sammenkædning med sundhed/forebyggelse. Det er fritid/foreningslivet, der fortsat vil fylde. Kulturområdet i den store skala (finkulturelle institutioner etc.) vil vedblivende ligge uden for kommunen (Odense mv.) Der er markant opbakning til, at sundhedsområdet fortsat er stærkt politisk markeret 3.3. Anbefalinger Det anbefales, at kommunalbestyrelsen i næste valgperiode etablerer følgende udvalg: De sikre udvalg Økonomiudvalget (i ny udgave, jf. neden for) 2 De lovmæssige muligheder er enten et selvstændigt Beskæftigelsesudvalg (Arbejdsmarkedsudvalg) eller placering under Økonomiudvalget. Man kan dog godt lægge andre end sociale opgaver sammen med et sådan udvalg.
Børne- og Familieudvalget Teknik- og Miljøudvalget Social- og sundhedsudvalget (jf. dog evt. korrektioner i forhold til sundhedsområdet) I en kommune af Nordfyns størrelse kan det lade sig gøre at samle alle politikopgaver i de 3 udvalg. Evt. andre udvalg (1-2): Arbejdsmarkeds- og Uddannelsesudvalget Sundheds- og Fritidsudvalget (sundhed, fritid, kultur). Dette udvalg vil i vidt omfang skulle arbejde projektorganisatorisk sammen med Socialudvalget (ældreområdet) og Børne- og Familieudvalget 4. Økonomiudvalget 4.1. Indledning Økonomiudvalget har hidtil fungeret med de traditionelle opgaver vedrørende økonomisk koordinering etc. 4.2. Observationer og vurderinger I næste valgperiode vil de kommunale økonomiudvalg i stigende grad udvikle sig til Planlægnings- og Udviklingsudvalg samtidig med, at udvalget er en form for bestyrelse for den administrative organisation og dermed sparringsudvalg til kommunaldirektøren (og direktørteamet). Sådan har det formelt været hele tiden, men vi vil opleve et mere offensivt samspil mellem direktørteam og Økonomiudvalg (i bestyrelsesrollen). Via dialogmøderne vurderes, at der er bred enighed om, at en sådan modernisering af Økonomiudvalgets rolle kan være med til at kompetenceudvikle det politiske arbejde. At Økonomiudvalget derfor i næste valgperiode bør bygge styrelsesvedtægten op om følgende fokusområder: a) Økonomisk planlægning og styring b) Bestyrelse for den administrative/faglige organisation (penge, personale, it, organisation, styringsmodel etc.) c) Koordinering af den overordnede planlægning herunder samkøring af budget, kommuneplan og servicestrategi til ét samlet planværktøj (Nordfyn-planen) d) Fokusering på rammevilkår inden for bolig, erhverv, turisme, infrastruktur, ungdomsuddannelse etc. bl.a. via lobbyisme i mere offensiv udgave e) Evt. arbejdsmarkedsområdet, jf. oven for vedr. udvalgsstrukturen Udviklingen af den professionelle organisation er selvsagt af eksistentiel betydning for kommunens samlede udvikling, jf. anbefalingerne i rapporten vedr. den administrative struktur. Økonomiudvalgets arbejde vedr. rammevilkår og koordineret planlægning vil som andre udvalg være i oplægsform til Kommunalbestyrelsens involvering/ejerskab.
Derfor er det et godt skridt at sikre årlige temadrøftelser mellem Økonomiudvalget og kommunaldirektøren/direktørteamet. Hér skal fokuseres på overordnede professionelle strategier/politikker vedrørende personale, økonomistyring, IT, planlægning, konkurrenceudsættelse, service etc. Hermed bliver Økonomiudvalgets bestyrelsesrolle styrket. Borgmesteren og Direktørteamet har kun fordel af, at der sikres optimalt politisk ejerskab til de professionelle strategier. Og det kan sagtens foregå med et fortsat stort råderum til kommunaldirektøren og den øvrige administrative ledelse. 4.3. Anbefalinger Det anbefales, at dette afsnits fokuseringer på Økonomiudvalgets fremtidige rolle lægges frem som anbefalinger for det nye Økonomiudvalg og den administrative ledelse. 5. Styrkelse af samarbejdet mellem politik og faglighed/administration 5.1. Indledning Det generelle billede er et godt og tillidsfuldt samarbejde mellem kommunalbestyrelse og administration. 5.2. Observationer og vurderinger Der er i vekslende grad medbragt vaner fra de små kommuner. Der er udbredt sagsfokus i udvalgene og ikke så meget fokusering på politikudvikling. Der kan hentes gevinster i samarbejdet på flere niveauer herunder: Administrationen bør udarbejde et mere ensartet professionelt set up for sagsfremstilling til de politiske udvalg. Det indebærer bl.a. markant træning af afdelingschefer og nøglemedarbejdere. Herunder en direktørforståelse for vigtigheden af denne opkvalificering. Det er ligeledes et vigtigt element i sikring af den faglige troværdighed hvor kvalitetssikring af oplæg og den pædagogiske formidling betyder meget for effektiviteten i det politiske arbejde. Og for fokusering på politikudvikling frem for sagskritik/sagsbehandling Der skal sikres klarere spilleregler mellem administrationen og udvalg/udvalgsformænd, så referencelinjerne etc. respekteres. Alle er klar over, at forvaltningernes ledere refererer til direktør kommunaldirektør borgmester økonomiudvalg og kommunalbestyrelse. At udvalg/formænd ikke har instruktionsmulighed ud over det direkte dagsordensrelaterede. Traditionen med markant politisk indblanding hænger imidlertid også sammen med den administrative professionalisme, jf. oven for Der bruges for meget tid i udvalgene til at administrere og dykke ned i fagområder uden politisk substans. Det anbefales, at formand og direktør udarbejder forslag til årets-gang-planer i udvalgene, hvor de politisk/strategiske udviklingslinjer og principper etc. får god plads suppleret af en udpræget delegation. Det er vigtigt, at alle i kommunalbestyrelsen både mentalt og i praksis fokuserer på politisk ledelse af den større kommune med 30.000 indbyggere anno 2009-10-11
5.3. Anbefalinger Det anbefales, at kommunalbestyrelsen lægger ovennævnte fokusområder frem til inspiration for den kommende kommunalbestyrelse og opfordrer udvalgene til at drøfte evt. ændringer snarest muligt. 6. Afsluttende bemærkninger Der er en positiv indstilling på tværs af partierne til at sikre en balance mellem: Den ønskede modernisering i den administrative måde at arbejde på og Den konstruktive selvkritik i det politiske arbejde Det er et godt afsæt for det politiske bidrag til at gå fra sammenlægnings- til udviklingskommune! Lars Lundgaard