Udviklingsprojekt for Erhvervs- og Boligstyrelsen Partneringaftale med Albertslund Kommune Bilag 2 - Samarbejdsaftale mellem Albertslund Kommune og Wicotec a/s Juni 2003
Partneringaftale med Albertslund Kommune Bilag 2 - Samarbejdsaftale mellem Albertslund Kommune og Wicotec a/s Juni 2003 Dokument nr 57239A-15 Revision nr 1 Udgivelsesdato 12 juni 2003 Udarbejdet Kontrolleret Godkendt Mitzi Jensen/Mette Munkedal Tange/Stig Lohmann-Devantier
1 Indholdsfortegnelse 1 Generelt 2 2 Organisation 3 21 Styregruppe 3 22 Planlægningsgruppen 3 23 Udførelsesteams 4 3 Samarbejdet 5 31 Formålet 5 32 Administration i forhold til det kommunalpolitiske system 6 33 Planlægning og styring 6 34 Udførelse af drifts- og vedligeholdsopgaverne 6 35 Meddelelsespligt 7 4 Kompetenceudvikling 8 41 Kompetencer og kompetenceudvikling generelt 9 42 Kompetenceudviklingsstrategi for Albertslund Kommune 12 43 Måling af kompetenceudvikling 12 5 Incitamenter 14
2 1 Generelt Dette dokument er en skabelon for den samarbejdsaftale, der skal indgås mellem kommunen og partneren Samarbejdsaftalen skal i forbindelse med kontraktindgåelsen færdigbearbejdes af kommunen og partneren i fællesskab Således får partneren allerede i den indledende planlægningsfase mulighed for at få indflydelse på, hvordan samarbejdet skal organiseres, og den endelige samarbejdsaftale bliver tilpasset de aktuelle kompetencer, der forefindes i partnerskabet Dette giver mulighed for at udnytte kompetencerne bedst muligt og udjævne arbejdsindsatsen over året
3 2 Organisation Styregruppe Planlægningsgruppe Udførelsesteam 21 Styregruppe Det overordnede ansvar for, at aftalens succesmål og værdier efterleves, varetages af en styregruppe bestående af: Hans Overgaard Lars Christrup Birgitte Dyrvig Carlsson Albertslund Kommune Wicotec a/s Cowi A/S Styregruppen afholder møder efter behov, dog minimum én gang i kvartalet 22 Planlægningsgruppen Planlægning og organisering af drifts- og vedligeholdsopgaverne herunder udarbejdelse af driftsplan, foretages af planlægningsgruppen bestående af: Claus Larsen Henrik Schou Frank Carlsen Albertslund Kommune, Ejendomsservice Albertslund Kommune, konstitueret leder af Kongsholmcentret Wicotec a/s
4 Planlægningsgruppen afholder ugentlige møder 23 Udførelsesteams Udførelse og detailplanlægning for udførelsen foretages af et eller flere udførelsesteams bestående af: Bo Nielsen Allan Olsson Kai Jørgensen Ib Nielsen Albertslund Kommune, teknisk servicemedarbejder på Kongsholmcenteret Albertslund Kommune, teknisk servicemedarbejder på Kongsholmcenteret Wicotec A/S Wicotec A/S Udførelsesteamet er via dagligt samarbejde i løbende dialog om udførelsen og detailplanlægningen
5 3 Samarbejdet 31 Formålet Formålet med at indgå i en partneringaftale er at etablere et samarbejde, der bygger på dialog og tillid med fælles mål for øje Det overordnede mål for kommunerne er "Mere vedligehold for pengene" Umiddelbart efter aftaleindgåelse afholdes en workshop mellem parterne På workshoppen fortæller hver part om sine succesmål for dette projekt, og der opstilles i fællesskab succesmål og værdier for partneringsamarbejdet De opstillede mål og værdier indskrives i samarbejdsaftalen sammen med de givne succesmål for projektet, som er følgende: Produkt: at sikre mest muligt udført for pengene samtidig med, at der sikres høj kvalitet og et tilfredsstillende dækningsbidrag for partneren at sikre, at der løbende optimeres med hensyn til totaløkonomi at opgaverne færdiggøres hurtigst muligt, ved at der planlægges og arbejdes i teams På workshoppen 12/6-2003 fremkom flg projektmål: Skabelse af fælles Kongsholmcenter (her anvendes vedligehold som værktøj i fællesskabsdannelsen) Præcis kommunikation, så alle ved, hvad der sker Herved sigtes mod at opnå øget - arbejdsglæde, - ansvarlighed og - fælles forventninger Præcis rollefordeling, så alle ved hvem, der gør hvad At vise partnering som et godt alternativ til ren udlicitering Dvs projektet opfattes som succesfuldt bedømt af brugere, personale på Kongsholmcentret og Wicotec Proces: at gennemføre en effektiv og udviklende proces, der sikrer en optimal løsning med henblik på tid, omkostninger og kvalitet
6 at udvikle medarbejderkompetencer ved at indgå i et bredere samarbejde at processen gennemføres i et positivt og løsningsorienteret samarbejde at sikre et højt informationsniveau over for brugere 32 Administration i forhold til det kommunalpolitiske system Der er en del administrative opgaver i forhold til det kommunalpolitiske system Af hensyn til kontinuiteten i forhold til politikerne og på grund af de mange grænseflader, der er til andre kommunale organer, holdes denne del af administrationen i kommunalt regi, dog skal partnerskabet samarbejde om at levere input omkring økonomi og prioritering af opgaverne Personalerelateret administration, i forhold til de kommunale og de private medarbejdere, udføres af det respektive ansættelsessted 33 Planlægning og styring Planlægningen af bygningsdriften og vedligeholdet for konstruktioner og installationer skal foregå i tæt samarbejde mellem parterne og varetages af en nedsat planlægningsgruppe Fordelingen af planlægnings- og styringsopgaverne aftales efter aftaleindgåelse, efter princippet bedste mand til opgaven, således at de forskellige kompetencer, som medarbejderne besidder, anvendes til at optimere planlægningen og styringen med henblik på tid og økonomi Som følge af partneringsamarbejdets fælles mål om et åbent og tillidsfuldt samarbejde skal de administrative rutiner minimeres til et absolut minimum Dobbeltarbejde og overflødigt "papirarbejde" skal undgås, og kontrollen skal minimeres Det er bygningernes hovedfunktion, der skal være i fokus Al planlægning skal foretages ud fra en betragtning om, at bygningsdrift og vedligehold er en funktion, der skal understøtte hovedfunktionen Derfor skal brugerne i rimeligt omfang inddrages i planlægningen og prioriteringen, således at der prioriteres i overensstemmelse med de aktuelle behov, og således at brugerønsker i muligt omfang indarbejdes i planlægningen 34 Udførelse af drifts- og vedligeholdsopgaverne Opgaverne udføres i teams, der skal bestå af personale fra såvel kommunen som fra partneren Udførelsesteamet skal sammensættes, så gruppen bliver en velfungerende, homogen gruppe, der på bedst mulig måde supplerer og understøtter hinandens funktion og kompetencer Gruppen skal arbejde som en selvstyrende gruppe med ansvar for igangsætning, udførelse og færdiggørelse af daglige driftsopgaver
7 Større planlagte vedligeholdsopgaver igangsættes af planlægningsgruppen, men detailplanlægningen foretages af udførelsesteamet i samarbejde med planlægningsgruppen Den indledende kontakt til brugerne omkring prioritering og planlægning af opgaverne varetages af planlægningsgruppen, mens den daglige dialog med brugerne efter igangsætning af opgaverne varetages af udførelsesteamet Brugerne skal også inddrages af praktiske hensyn med henblik på at minimere støj-, støv- og pladsgenerne ved udførelsen af opgaverne 35 Meddelelsespligt Såvel kommunen som partneren har pligt til at meddele den modsatte part om konstaterede fejl, skader og mangler på bygningerne, som kan resultere i forringelse af bygningens værdi, eller som kan medføre forstyrrelser for hovedfunktionen
8 4 Kompetenceudvikling Målet med kompetenceudvikling af medarbejderne i såvel kommunen som i det/de private firmaer er, at opgaverne løses bedst og billigst muligt i et tæt samarbejde mellem kommune og private Desuden er målet til enhver tid at skabe mere attraktive arbejdspladser i såvel kommunalt som privat regi Et væsentligt succeskriterium er, at der er forandringsvillighed hos medarbejderne Denne forandringsvillighed kan opnås gennem en udviklingsproces, hvor medarbejderne skal få ejerskab for idéen Udviklingen skabes gennem samarbejdet på tværs af de kommunale og private organisationer ved erfaringsudveksling og jobrotationer Kompetenceudviklingen for de kommunale medarbejdere vil primært resultere i en øget forståelse for det forretningsmæssige aspekt samt en faglig udvikling gennem jobrotationen i et bredere fagligt miljø Kompetenceudviklingen for de privatansatte medarbejdere vil primært resultere i en øget forståelse for at arbejde i bygninger i drift samt en øget forståelse for de specielle forhold/hensyn, der skal tages ved at arbejde i det politiske miljø/kommunale miljø Ved at indføre relevans- og kvalitetsbaseret drift og vedligehold frem for det havaribaserede vedligehold, som er mest fremherskende i dag, skal såvel de kommunale som de private medarbejdere uddannes til selv at kunne foretage den kvalitative vurdering af, hvornår der skal "sættes ind" Medarbejderne skal derfor lære at træffe de nødvendige beslutninger og foretage prioriteringer af opgaverne, således at kvalitets- og servicemål opfyldes På denne måde får medarbejderne et større ansvar for, at opgaverne løses på det rette tidspunkt og i den rette kvalitet
9 41 Kompetencer og kompetenceudvikling generelt Der er tale om kompetencer, når en række almene, faglige og personlige kvalifikationer bringes i spil og omsættes i konkret handling På de områder, hvor nye metoder og ideer afprøves, og hvor fejl kan tillades, er det vigtigt, at både ledere og medarbejdere drøfter, hvordan fejl kan gøres til genstand for ny indsigt og erfaring Lederen har her et særligt ansvar for at give medarbejderen fremadrettet feedback Ledere og medarbejdere skal i fællesskab etablere gode læringsmiljøer, der kan fremme kompetenceudvikling i dagligdagen Forslag til drøftelse kan være flg: Hvordan organiseres arbejdet? Hvilke faggrupper er involveret i opgaveløsningen? Hvordan udvikles og opsamles viden på arbejdspladsen? Hvordan formidles viden videre? Hvordan kommunikeres der? Drøftelser om læringsmiljøs betydning bør ikke foregå i en lukket kreds af hensyn til sikring af en bred forståelse for dette Alle skal have mulighed for at deltage i en åben debat Det kan samtidig bidrage til den enkeltes forståelse af, og fortrolighed med, de muligheder, som et positivt læringsmiljø giver den enkelte og arbejdspladsen som helhed I det følgende gives eksempler på hvilke elementer, der kan arbejdes med for at udvikle læringsmiljøet på arbejdspladsen
10 Nye arbejdsopgaver Øget ansvar og selvstændighed Videndeling Læringsmiljø Feedback Ændrede fysiske rammer Organisering af arbejdet (projekter, teams) Videndeling: En systematisering af videndelingen kan medvirke til at skabe et læringsmiljø, hvor medarbejderne kan udvikle nye kompetencer Deling af viden sker ofte gennem dialog mellem leder og medarbejder eller medarbejdere imellem Hvis man ønsker en bedre anvendelse af viden på arbejdspladsen, kan det have stor værdi at arbejde mere systematiseret med videndeling feks gennem jobsparring, netværksdannelse, coaching eller via arbejdspladsens intranet Coaching betyder at assistere mennesker til at lære og til at finde deres egne svar frem for at fortælle dem, hvad de skal gøre Coaching kan bruges til at åbne op for et menneskes fulde potentiale Coaching er ikke undervisning, instruktion eller rådgivning
11 De fysiske rammer: Skabelsen af et godt læringsmiljø involverer også de fysiske rammer, hvori arbejdet udføres Arbejdspladsens indretning vil således kunne have betydning for hvor meget information og viden, der deles med kolleger Dette er ikke ensbetydende med, at alle medarbejdere skal placeres i åbne kontorlandskaber, eller at arbejdspladsen skal ombygges for at opfylde specifikke krav Det handler i første række om at skabe et miljø, der understøtter en løbende kontakt mellem skiftende kolleger, såvel i tilknytning til den egentlige opgaveløsning som i mere uformelle sammenhænge Overvejelser om arbejdspladsens fysiske arbejdsgange og kommunikationsveje bør således inddrages i arbejdet med rammerne for det gode læringsmiljø Derved sikres de bedste vilkår for kompetenceudvikling Organisering af arbejdet - projekter, teams og selvstyrende grupper: Ændrede måder at organisere arbejdet på kan også være med til at skabe et godt læringsmiljø At arbejde i et projekt eller team kan give mulighed for - i samarbejde med nye kolleger - at løse opgaverne på andre måder end de vante Gruppearbejde og tværfagligt samarbejde stiller øgede krav om sociale kompetencer som evner for samarbejde, kommunikation og fleksibilitet Er gruppen selvstyrende under en eller anden form, giver det øget ansvar og selvstændighed i opgaveløsningen Feedback: Feedback på de produkter og resultater, der leveres, kan være et værdifuldt bidrag til at opnå relevante erfaringer, ikke mindst i forbindelse med nye typer af opgaver og problemstillinger Det er en god ide at forsøge at skabe en feed-back kultur, der har et fremadrettet sigte Det betyder, at feedback tager udgangspunkt i, hvordan man kan forbedre arbejdsmetoder og relationer i stedet for at fokusere på de ting, der ikke fungerer Det kan også være hensigtsmæssigt at give feedback på de opgaver, der lykkedes, og se på, hvorfor det lykkedes Feedback fra medarbejder til leder kan endvidere medvirke til at afstemme forventninger til ledelsen i det daglige arbejde Øget ansvar og selvstændighed: For mange medarbejdere er det en væsentlig motivationsfaktor, at den daglige opgaveløsning giver mulighed for et selvstændigt ansvar og råderum Et øget ansvar for opgaver og arbejdsområder kan ligeledes medvirke til at udvide det grundlag, som medarbejderen drager sine erfaringer på, og dermed være kompetenceudviklende
12 Nye arbejdsopgaver: Et godt læringsmiljø kan også fremmes ved, at medarbejderne får mulighed for at prøve nye arbejdsopgaver eller nye arbejdsområder enten internt i afdelingen/enheden eller i en anden del af institutionen, måske hos partneren Kompetenceudvikling sker, når medarbejderen møder nye opgaver, der kræver en stillingtagen til nye problemstillinger, og som involverer handlinger, hun eller han ikke tidligere har udført i sit arbejde Kompetenceudvikling kan også ske, hvor kendte handlinger eller opgaver udføres i nye sammenhænge eller kombineres på nye måder 42 Kompetenceudviklingsstrategi for Albertslund Kommune Som oplæg er der følgende strategi for kompetenceudvikling Den endelige strategi er et tildelingskriterium og vil efter aftaleindgåelse blive endelig udformet 1 Udvikling af en række basiskompetencer, blandt andet at kunne udtrykke sig klart mundtligt og skriftligt Basiskompetencer er kompetencer, der er vigtige for alle involverede parter 2 Udvikling af kompetencer, der er vigtige i forhold til kommunens og de private medspilleres ændrede organisation og arbejdsform Det drejer sig blandt andet om kompetencer inden for videndeling, projektledelse og projektdeltagelse 3 Udvikling af specifikke faglige kompetencer, der kræves inden for kommunens forskellige opgavefelter 4 Jobrotation 5 Fælles lokalefaciliteter til planlægningsgruppen og udførelsesteamet Vil muliggøre erfaringsudveksling og teambuilding i grupperne 43 Måling af kompetenceudvikling Der følges op på den endelige kompetenceudviklingsstrategi ved månedlige møder Evalueringen af kompetenceudviklingsindsatsen foretages både for hele arbejdspladsen og for den enkelte medarbejder Herved får man et billede af det generelle udbytte af kompetenceudviklingen samtidig med, at man får fulgt op på de individuelle udviklingsforløb For at kunne evaluere kompetenceudviklingsindsatsen, er det nødvendigt på forhånd at opstille mål eller succeskriterier for kompetenceudviklingen Målene
13 kan opstilles enten for selve kompetenceudviklingen eller for den afledte effekt af udviklingsindsatsen Evalueringen kan gennemføres på flere måder, der kan være mere eller mindre omfattende Hvordan man vil tilrettelægge evalueringsindsatsen, herunder hvilken metode man vil anvende, må afhænge af institutionens/kommunens særtræk, og hvilke udviklingsforløb og aktiviteter, man ønsker at evaluere Der bør blandt andet drøftes: Hvad, der skal måles på? Hvordan og hvornår, der skal evalueres på udviklingstiltag? Hvem, der skal evaluere - kollegerne, lederen eller medarbejderen selv?
14 5 Incitamenter Imellem aftalens parter forventes incitamentet for en optimal opgaveløsning at være: For entreprenørens vedkommende, muligheden for i et vellykket partneringsamarbejde at få tildelt yderligere opgaver i konkurrence ud over aftalens årlige rammebeløb, samt at få en tidsmæssig forlængelse af kontraktaftalen på 2 x 1 år For bygherrens vedkommende, at få nedbragt forbruget af de administrative ressourcer i forbindelse med opgavernes løsning, og dermed få løst flere drifts- og vedligeholdsopgaver for det afsatte budget Det forventes, at entreprenøren tilrettelægger arbejdet således, at der er incitament, der sikrer den mest fleksible opgaveløsning i det "yderste" led Der skal derfor gives mulighed for fleksibel arbejdstilrettelæggelse og øget ansvar til medarbejderne i forbindelse med opgavernes løsning