J.nr. 13/17122 BILAG 1A KRAVSPECIFIKATION Offentligt udbud af Levering af diabeteshjælpemidler til borgerne i Norddjurs Kommune Bech-Bruun Advokatfirma Frue Kirkeplads 4 8100 Århus C T +45 72 27 00 00 F +45 72 27 00 27 www.bechbruun.com København Århus
1. Specifikation af tekniske krav Dette bilag indeholder en beskrivelse af de tekniske krav. Tilbudsgivere skal for både minimumskrav (MK), ønsker (Ø) og kontraktretlige krav (KK): a) Afkrydse Er kravene opfyldt i det relevante felt. b) Henvise til den relevante del af tilbuddet, hvoraf en fyldestgørende beskrivelse af opfyldelse/manglende opfyldelse af MK eller Ø fremgår. c) Give en fyldestgørende beskrivelse af, hvorfor det tilbudte udstyr opfylder - eller ikke opfylder kravene. Beskrivelserne i tilbuddet anvendes i forbindelse med tilbudsevalueringen. Tilbudsgivere opfordres derfor til at være så detaljerede som muligt i deres beskrivelser af de enkelte krav, (simple Ja/Nej svar kan resultere i en lav score). Vær opmærksom på, at et minimumskrav er et krav, der SKAL opfyldes af tilbudsgiver, for at dennes tilbud kan tages i betragtning (need to have), hvorimod et ønske ikke er nødvendigt at opfylde, for at tilbudsgivers tilbud kan tages i betragtning (nice to have). Opfyldelse af ønsker vil indgå i tilbudsevalueringen. Kontraktretlige krav er krav som vil blive reguleret i kontrakten og derfor også fremgår af kontraktudkastet. 2
2. Krav til produktet KRAV TIL PRODUKTERNE Titel Beskrivelse Kravtype Produktkrav På alle leverede sterile produkter skal der ved leveringstidspunktet restere minimum 1 år til udløbsdatoen. KK 1 Er kravene opfyldt? (sæt kryds) Ja Nej Delvist Henvisning til hvor i tilbudsgivers tilbud, kravets opfyldelse fremgår Tilbudsgiver skal på forlangende kunne udlevere: o Varedeklaration o Kontrol og dokumentation af sterilitet og KIM-tal KK 2 Tilbudsgiver skal i hele aftaleperioden kontinuerligt produktudvikle og holde udbyder orienteret om nye produkter. KK 3 Tilbudsgiver skal garantere, at nye produkter der vil komme efter kontraktunderskrift, vil blive tilbudt udbyder efter samme priskalkulation som de produkter der er tilbudt i forbindelse med dette udbudsmateriale. KK 4 Defekte produkter Defekte varer ombyttes for tilbudsgivers regning og kan på forlangende fra tilbudsgivers side returneres til kontrol ligeledes KK 5 3
Emballage for tilbudsgivers regning. Ved skader forårsaget af utilstrækkelig emballering forbeholder ordregiver sig ret til, at brugeren uden udgifter kan returnere varen og ny vare fremsendes uden beregning. KK 6 4
3. Krav til bestilling og levering Krav til bestilling og levering Titel Beskrivelse Kravtype Der skal ydes råd og vejledning til den enkelte bruger i forbindelse med valg af produkt samt vejledning i brug af produktet. Herunder rådgivning om køb af produkter, der betales af brugerne selv. KK 7 Al rådgivning skal være indregnet i de tilbudte priser. MK 1 Er kravene opfyldt? (sæt kryds) Ja Nej Delvist Henvisning til hvor i tilbudsgivers tilbud, kravets opfyldelse fremgår Der skal være en kontaktperson, som skal være bindeleddet mellem ordregiver og tilbudsgiver. Ordregiver skal til enhver tid vide, hvem kontaktpersonen er. Al kommunikation mellem ordregiver og tilbudsgiver skal foregå på dansk. Tilbudsgiver forpligter sig til at hjælpe med råd og vejledning i de situationer, hvor hjælpemidlet ikke findes i sortimentet. I det tilfælde, hvor det ikke er muligt at dække behovet, kan en anden leverandør benyttes. MK 2 KK 8 KK 9 5
Det forventes, at kontaktpersonen hos tilbudsgiver er fagligt ajourført med sidste nye viden på diabetesområdet i Danmark. KK 10 Tilbudsgiver har åbent alle ugens 5 hverdage. MK 3 At brugere og kommunens personale samme hverdag, kan kontaktel og få besvaret spørgsmål, såfremt de har spørgsmål til anvendelse af produkterne. Ordregivers personale skal have et direkte nummer til at ændre bevillingerne. At alle henvendelser uanset om det sker telefonisk, på e-mail, fax eller andet skal besvares inden for maksimalt 1 arbejdsdag. At kommunikation mellem brugerne og tilbudsgiver foregår på dansk. MK 4 MK 5 MK 6 KK 11 6
4. Krav til service KRAV TIL SERVICE Titel Beskrivelse Kravtype Bestilling Tilbudsgiver må kun levere vare til brugere i eget hjem, hvor der foreligger en skriftlig 112 bevilling fra kommunen. KK 12 Er kravene opfyldt? (sæt kryds) Ja Nej Delvist Henvisning til hvor i tilbudsgivers tilbud, kravets opfyldelse fremgår Tilbudsgiver skal kunne modtage/sende bevillingsblanketter elektronisk via sikker e-post. MK 7 Der må aldrig faktureres for andet, end det der er bevilliget. KK 13 Brugeren skal indenfor tilbudsgivers normale åbningstid have mulighed for at afgive bestillinger på følgende måder: Telefonisk med personlig betjening E-mail MK 8 Webportal (med personlig profil / Login) I den løsning som stilles til rådighed, skal det være muligt for kommunens ansatte at gå ind og rette i bevillingerne. Norddjurs Kommune skal kunne give de relevante 7
medarbejdere mulighed for at blive oprettet i systemet, så de kan bestille på vegne af borgerne. Postordre (Bestillingssedler; fortrykt med tidligere bestillinger, samt frankeret svarkuvert) Tilbudsgiver må ikke opkræves ekspeditionsgebyr, bestillingsgebyr eller lignende ved nogle af de tilbudte bestillingsformer. Brugerne må maksimalt bestille 12 gange årligt. Overskridelse kræver dispensation fra Norddjurs Kommune. I samråd med brugeren er det alene den bevilligende myndighed, der afgør tidspunktet for anskaffelse af diabetesprodukter. Tilbudsgiver må således ikke kontakte brugerne for at tilbyde anskaffelser. Tilbudsgiver accepterer, at der til brugere med 112 bevilling maksimalt må leveres produkter til 6 måneders forbrug dog i hele kartoner. Ved tabletbehandlede diabetikere, hvor der bevilges 150 stk. teststrimler, lancetter og fingerprikkere pr. år, skal disse kunne leveres til et helt år på en bestilling. Tilbudsgiver er forpligtet til kun at levere den mængde, der er bevilliget. KK 14 KK 15 KK 16 KK 17 MK 9 KK 18 Levering Leveringsbetingelserne er frit leveret direkte til den enkelte brugers adresse (både i eget hjem og i plejeboliger) uanset MK 10 8
ordrestørrelse. Det er et krav at levering sker maksimalt 3 hverdage efter bestilling. Der skal dog være mulighed for levering dagen efter i hastende tilfælde. Tilbudsgiver skal ved levering vedlægge relevant produktinformation samt vejledning på dansk i brugen af produkterne. I tilfælde af restordre skal brugeren kontaktes med information herom, herunder forventet leveringstid eller eventuelt erstatningsprodukt. Følgeseddel skal altid medsendes leverancen. (skal indeholde, varelinjer og en sigende varelinjebeskrivelse af de leverede varer) MK 11 MK 12 MK 13 MK 14 9
5. Krav til konvertering KRAV TIL KONVERTERING Titel Beskrivelse Kravtype Tilbudsgiver skal mindst 14 dage inden opstart af aftale, sende brev til diabetesambulatorier om, at kommunerne har foretaget et leverandørskift. Brevet skal godkendes af ordregiver. KK 19 Er kravene opfyldt? (sæt kryds) Ja Nej Delvist Henvisning til hvor i tilbudsgivers tilbud, kravets opfyldelse fremgår Som led i konverteringsprocessen skal tilbudsgiver i samarbejde med ordregiver udarbejde orienteringsskrivelse til brugerne med præsentation af leverandør og produktsortiment. Skrivelsen udarbejdes efter indgåelse af kontrakt. Tilbudsgiver udsender og frankerer brevene. Inden kontrakten udløber, forpligter tilbudsgiver sig til 3 måneder forinden, at sende en opdateret liste over diabetikere i Norddjurs Kommune til ordregiver. KK 20 KK 21 Af denne oversigt, skal følgende information fremgå: Cpr.nr., navn og adresse. 10