[0]
[1] Arbejdsgang ved årskørsel Denne vejledning skal benyttes som en trinvis guide til proceduren omkring årskørslen. Vi anbefaler, at du følger guiden meget nøje og læser de enkelte punkter fra start til slut inden udførelse. Bemærk især følgende: - Sørg for at programmet er opdateret til nyeste version hele tiden. Opdateringer kan hentes via Serviceprogrammet. Vær opmærksom på, at DFF EDB kan udsende flere versioner på en dag. - Tag sikkerhedskopier undervejs jo flere, jo bedre. Disse sikkerhedskopier kan du få brug for, hvis du opdager en fejl undervejs i kørslen. Hvis du har FOF hostet hos DFF-EDB på én af vores CITRIX-servere, vil vi anbefale dig at gemme sikkerhedskopierne på værkets lokale drev på serveren (H, X eller Y). Så bliver kopien gemt lokalt på serveren, og du sparer derfor en masse tid på at hente den hjem til dig selv. Der er spørgsmål, du kan forberede i god tid inden årskørslen: Hvordan skal fakturaen se ud, og vil du selv printe den, eller skal Nets printe den for dig? Udskriv et par opgørelser fra sidste år Benyt disse til en grundig nærlæsning af opgørelsens indhold. Inden årskørsel skal du vurdere, om fakturahovedet har det ønskede udseende. Tag stilling til hvilken papirtype, der ønskes anvendt: blank, brevpapir, formularer, logo-papir osv. Under menupunktet Fakturering Udskriv faktura - fanebladet Brev, fremgår det hvilken formular, der benyttes til fakturahovedet. Vælg evt. et andet, eller tilret det valgte fakturahoved i tekstbehandleren. Vær desuden opmærksom på, at der kan opsættes et separat fakturahoved for budgetter. Under samme menupunkt er der mulighed for at opsætte en særskilt fakturaforside. I fakturahovedet skal fakturadatoen af hensyn til eventuelle genudskrifter udskrives med nøgleordet [FAKTURADATO] og ikke med [DAGSDATO]. Hvis værket har tilkøbt modulet til webaflæsning, kan opgørelsen suppleres med oplysninger om forbrugerens loginoplysninger [FORBRUGERNR] og [WEB_PINKODE]. Under menupunktet Indstillinger Systemmiljø - fanebladet Faktura vælges hvilken overskriftstekst, der ønskes benyttet på de forskellige opgørelsestyper. Fakturalinjerne redigeres under menupunktet Fakturering Priser Afregningskomponenter. Vær varsom hvis du ønsker at rette i andet end linjer af typen tekst bør du rådføre dig med DFF EDB.
[2] Hvordan behandles tilbage- og efterbetalinger Mulighederne for behandling af efter- og tilbagebetalinger er mange: - Alt afregnes på særskilt årsopgørelse - Beløb under en valgt minimumsgrænse - fx 100 kr. - afregnes ikke, men overføres til næste års årsopgørelse. - Udbetalinger modregning i første eller evt. i flere rater - Tilbagebetaling via check - Tilbagebetaling via PBS, MEDIE621 DFF EDB anbefaler at opkræve årsopgørelsen og rate 1 sammen uden yderligere modregning. Udbetalinger udbetales via PBS. Hvis du udbetaler via Nets, skal du huske at bestille MEDIE621 ved Nets senest dagen inden du sender opkrævningen. Et MEDIE621 er en fejlliste fra Nets på de forbrugere, der skal have penge udbetalt men som ikke er tilmeldt Betalingsservice. Hvis du ikke bestiller fejllisten på et MEDIE621, vil du modtage den på papir. Hvis du har storforbrugere i programmet, der normalt får en mellemopgørelse, skal disse forbrugere have en årsopgørelse i stedet for mellemopgørelsen i årets sidste periode.
[3] Indholdsfortegnelse 1. INDHENT AFLÆSNINGER... 5 1.1 Aflæsninger fra netaflæsningsmodulet... 6 2. FLYTTERE... 6 2.1 Manglende flytteopgørelser... 6 2.2 Udbetalinger... 6 2.3 Håndtering af flyttere i afregningsperioden... 7 3. REGISTRER AFLÆSNINGER... 7 3.1 Opsætning af kladde... 7 3.2 Indtastning af aflæsninger... 8 3.3. Registrering af aflæsninger... 8 4. MANGLENDE AFLÆSNINGER... 9 4.1 Kontroller at alle målere er aflæste... 9 4.2 Gebyr for manglende aflæsning... 9 4.3. Beregn forbrug hvor aflæsning ikke er mulig...10 5. KONTROL AF FORBRUGET...11 5.1 Udskriv forbrugsstatistik...11 5.2 Godkendelsesfunktion...15 5.3 Udskriv liste til efterfølgende kontrol...17 6. DAN BUDGETTERET FORBRUG FOR NÆSTE ÅR...17 6.1. Beregning...17 6.2 Nye tilslutninger...18 7. NYE PRISER...19 7.1 Dan ny prisliste...19 7.2 Opret nyt årsmærke...19 7.3 Åben for bogføring i nyt regnskabsår...20 8. REGISTRER EVENTUELT MANGLENDE PÅLIGNINGER...20 8.1 Registrer rate...20 9. RENTER...21 9.1 Beregning af renter...21 10. TILBAGEFØRSEL AF RESTANCER...23 10.1 Skal restancer fremgå på årsopgørelsen?...23 10.2 Diverse acontoudskrift...23 10.3 Tilbagefør restancer...25 11. AREALÆNDRINGER...27 12. SIKKERHEDSKOPI...28 13. PRØVEBEREGNING AF 5-10 ÅRSOPGØRELSER...28 14. BEREGN ALLE ÅRSOPGØRELSER...29 14.1 Beregn årsopgørelser...29 14.2 Elektroniske fakturaer...31 14.3 Kontroller enheder...31 14.4 Kontroller opgørelserne...32 15. SIKKERHEDSKOPI...32 16. BOGFØR ÅRSOPGØRELSERNE...33 17. UDSKRIV ÅRSOPGØRELSERNE OG BUDGETTERNE...33 18. SIKKERHEDSKOPI...34 19. ÅRSSKIFTE TEKNIK...34 20. STYRINGSTABELLER...36 20.2 Styringstabel medsend bilag...37 21. ELEKTRONISKE FAKTURAER...37 21.1 Opkrævning...37 21.2 Udbetalinger...40 22. SAMLEOPKRÆVNING SAMT OVERFØR BELØB TIL NÆSTE ÅR...41 22.1 Samleopkrævning...41 22.2 Overfør beløb til næste år...41 23. UDSKRIV CHECKS HVIS DU IKKE UDBETALER VIA PBS...46
24. DAN OPKRÆVNING...47 24.1 Opkræv årsopgørelse og rate 1...47 25. Send Bilag HVIS DU UDBETALER VIA Nets...53 26. ÆNDRING AF EN BOGFØRT FAKTURA...55 27. ÅRSSKIFTE FINANS...57 28. HÅNDTERING AF FLYTTERE...62 30. Indberetning til FIE...64 [4]
[5] 1. Indhent aflæsninger Det første trin i arbejdsgangen ved årskørsel er at indhente aflæsninger. Der eksisterer flere forskellige aflæsningsmetoder, og mange værker anvender en kombination af én eller flere af disse. Hvis værket selv aflæser målerne, skal indhentningen nu sættes i gang. Hvis forbrugerne skal aflæse måleren, skal der udsendes selvaflæsningskort. Teknik Installationsvedligeholdelsen fanebladet Stamdata Du har mulighed for at angive en aflæsningsmetode for den enkelte installation, hvorefter denne gruppering kan indgå i udskriftskriterierne af fx selvaflæsningskort. Efterlades feltet blankt, fortolkes dette af systemet som manuelt aflæst. Teknik Definitioner Elektroniske målertyper Der kan desuden opsættes en standard aflæsningsmetode for hver målertype, værket har oprettet. Teknik Udskrifter Udskriv selvaflæsningskort Ved kun at vinge af på medtag manuelle på fanebladet Målertyper/partier undgår værket at udskrive selvaflæsningskort til installationer, hvorpå der er monteret fx modemaflæsningsudstyr. Vær derfor særlig opmærksom på feltet Aflæsningsmetode på fanebladet målertyper/partier når udskriften opsættes.
[6] 1.1 Aflæsninger fra netaflæsningsmodulet Version 4 I version 4 flyder netaflæsningsmodulet og FOF sammen forstået på den måde, at når en forbruger indtaster en kontrolaflæsning under sit login på netaflæsningsmodulet, så eksisterer den med det samme i FOF. Derfor skal du ikke på samme måde som i version 3 tømme netaflæsningsmodulet for aflæsninger inden årsaflæsningen men i stedet afgrænse på periode, når du registrerer aflæsninger. 2. FLYTTERE Imens du venter på aflæsningerne kan du kontrollere årets flyttere: 2.1 Manglende flytteopgørelser Fakturering Manglende opgørelse Listen vil vise manglende fakturerede flytteopgørelser i det angivne årsmærke. Hvis listen indeholder forbrugere, bør disse faktureres. Listen er ikke en fejlliste men en liste, der skal oplyse værket om, hvilke forbrugere de skal være opmærksomme på. 2.2 Udbetalinger Aconto Udskrifter Diverse acontoudskrift Denne liste fungerer som kontrol af, om alle udbetalinger til flyttere er bogført. Udskriften skal sættes op efter følgende kriterier: Fanebladet hovedkriterier Ejendomsnummer Fra 1 til 999999999 Periode Fra 01-01-1900 til dags dato Ingen afgrænsning på årsmærke Vis beløb Rest beløb Afdragsordning Afdrag medtages Diverse Vis navn på person der opkræves Medtag primosaldo
[7] Fanebladet avancerede kriterier Flyttere Ultimobeløb Sortering Kundegruppe Kun flyttere medtages Negative ultimosaldi medtages Pr. registreringsdato Alle medtages På de forbrugere, der eventuelt måtte være på denne liste, mangler du at bogføre en betaling af flytteopgørelsen. Det kan være, at forbrugeren har fået sine penge, men du blot mangler at bogføre udbetalingen. 2.3 Håndtering af flyttere i afregningsperioden Flyttere og nyoprettelser kan registreres på normal vis frem til punkt 16.. Følg denne procedure: Se i øvrigt punkt 28. 1. Gennemfør sædvanlig flytteprocedure og udskrift af flytteafregning. Systemet vil foreslå den eksisterende årsaflæsning som flytteaflæsning 2. Du vil sandsynligvis ikke udskrive budget til indflytter så tæt på regnskabsårets afslutning. 3. Systemet opretter automatisk en årsaflæsning lig flytteaflæsningen. Korriger eventuelt denne aflæsning. 4. Kontroller det budgetterede forbrug på fanebladet Forventet forbrug på installationsvedligeholdelsen. 3. Registrer aflæsninger 3.1 Opsætning af kladde Teknik Aflæsningskladde Du skal stå i det årsmærke, du afslutter, når du registrerer aflæsninger. Alle årsaflæsninger registreres i systemet gennem aflæsningskladden - uanset aflæsningsmetode.
[8] Teknik Aflæsningskladde Funktioner Opsætning Kladden skal være tom, når du laver ændringer i opsætningen. Du kan vælge, om du ønsker, at systemet skal validere linjerne, mens du indtaster. Det kan dog være hurtigere at indtaste uden validering og efterfølgende foretage kontrollen vha. forbrugsstatistikken. I aflæsningskladden findes en kolonne til visning af aflæsningskilden. Feltet kan antage værdierne: "Aflæst af forbruger", "Aflæst af værk" eller "Skønnet". En standardværdi for feltet kan sættes i opsætningen af aflæsningskladden. En aflæsning med værdien "Skønnet" i feltet aflæsningskilde vil blive markeret på en opgørelse med (*), og der vil automatisk blive tilføjet en linje på fakturaen med teksten "(*) indikerer skønnet forbrug". Denne tekst kan tilrettes under Indstillinger Systemmiljø Faktura Faste tekster - overstyring. 3.2 Indtastning af aflæsninger Teknik Aflæsningskladde Hvis målerne aflæses via håndterminal, eller aflæsningerne overføres via en datafil fra andre systemer som fx fjernaflæsning, PC-base, webaflæsninger etc. vælges menupunktet Funktioner Indlæs fra håndterminal i aflæsningskladden. Kladden skal være tom inden indlæsning af aflæsninger fra fil. De forskellige terminalprofiler oprettes og redigeres under Teknik Definitioner Terminalprofiler. Hvis aflæsningerne modtages på selvaflæsningskort, skal du indtaste aflæsningerne manuelt. Linierne i kladden kan antage fire farver: Sort Rød Grøn Blå Aflæsningen er OK Måleren er ikke fundet Aflæsningen findes i forvejen Aflæsningen falder ind under én af de opsætninger, du har sat op under Funktioner Opsætning. 3.3. Registrering af aflæsninger Teknik Aflæsningskladde Funktioner Under Funktioner kan du vælge mellem at registrere alle aflæsninger på én gang uanset farve eller kun at registrere de sorte aflæsninger. 3.4 Hyppige aflæsninger Bemærk: Du skal stå i det årsmærke, du vil afslutte. Hvis du indlæser aflæsninger med høj frekvens uden mellemaflæsningsnummer og således allerede har registreret den aflæsning, du ønsker at benytte som årsaflæsning, kan du i stedet for ovenstående procedure udpege en ønsket aflæsning på en vilkårlig forbruger, højreklikke på aflæsningen og vælge Ophøj til årsaflæsning. Du får nu mulighed for at udpege et datointerval og se hvor mange forbrugere, der har en aflæsning i det givne interval, og hvor mange der ikke har en aflæsning. Derefter kan du udføre proceduren, hvorved den udpegede aflæsning bliver ophøjet til Årsaflæsning.
[9] 4. Manglende aflæsninger 4.1 Kontroller at alle målere er aflæste Teknik Udskrifter Udskriv manglende aflæsninger Udskriv liste over manglende aflæsninger, og udskriv evt. breve, selvaflæsningskort eller lignende til de forbrugere, som mangler at aflæse deres måler. Husk at vælge ikke årsaflæste som aflæsningstype. Hvis listen ikke vises korrekt, kan du med fordel indlæse en ny skabelon via Skabelonindlæsning på fanen Vis i tekstbehandleren. 4.2 Gebyr for manglende aflæsning Aconto Acontokladde Forbrugere kan pålignes et gebyr for manglende aflæsning. Via udskriften Manglende aflæsninger kan du overføre en linje pr. forbruger på listen til registrering i en acontokladde. Kontroller opsætningen på fanen registrering på udskriften. Den formular, du har opsat på udskriften skal indeholde nøgleordet [GEBYR_MANGLENDE_AFLAS]. BEMÆRK! Hent eventuelle aflæsninger fra tilføjelsesmodulet netaflæsning, inden der udskrives breve eller pålægges gebyrer.
[10] 4.3. Beregn forbrug hvor aflæsning ikke er mulig Teknik Vedligehold graddage Graddagene skal være opdateret før aflæsninger kan beregnes. Teknik Aflæsningskladde Der skal være vinge i Test forbrug under Funktioner Opsætning. Det har ingen betydning for beregningen, hvad værdien sættes til, da forbruget beregnes efter graddage. Sæt vinge i feltet Korriger referenceforbruget med graddage. Vælg nu Funktioner Generér linier for installationer, der mangler at blive aflæst. Registrer de beregnede aflæsninger. Aflæsninger registret via funktionen Generér linjer for installationer, der mangler at blive aflæst vil blive markeret på en opgørelse med (*), og der vil automatisk blive tilføjet en linje på fakturaen med teksten "(*) indikerer skønnet forbrug". Denne tekst kan tilrettes under Indstillinger Systemmiljø Faktura Faste tekster - overstyring.
[11] 5. Kontrol af forbruget 5.1 Udskriv forbrugsstatistik Teknik Udskrifter Udskriv forbrugsstatistik Benyt forbrugsstatistikken til kontrol af forbruget på årsaflæsningen. Vejledende opsætning: Brug Ingen kontrol hvis du ønsker at eksportere hele forbrugsstatistikken til Excel. Hvis forbrugsstatistikken skal udskrives på papir, kan du med fordel angive en kontrolform for at begrænse udskriften.
[12]
[13] Angiv INGEN vinge i Ved fraflytning hvis du skal lave statistik på hele årets forbrug. Sæt vinge i Ved fraflytning, hvis du kun skal bruge det forbrug, der bliver afregnet på årsopgørelserne uden flyttere. Denne udskrift bruges senere til afstemning af forbruget med det fakturerede forbrug på total for værk.
[14]
[15] 5.2 Godkendelsesfunktion Ved udskrift af afvigerstatistikker - begrænsede udskrifter - kan du med fordel benytte godkendelsesfunktionen, der findes på installationen. Eksempel: En forbruger figurerer på statistikken for forbrugere med dårlig afkøling, men der viser sig at være en acceptabel forklaring på dette, hvorfor du efterfølgende ikke ønsker at se forbrugeren på denne udskrift. Den ansvarlige kan markere aflæsningen som Godkendt i installationsvedligeholdelsen på fanebladet Andre oplysninger.
[16] Ved udskrift af afvigerstatistikker skal du efterfølgende sætte den korrekte godkendelsesstatus i feltet Godkendelsesniveau på fanebladet Avanceret.
[17] 5.3 Udskriv liste til efterfølgende kontrol Udskriv til sidst en forbrugsstatistik, og vælg kun at medtage Indflytters forbrug, dvs. listen viser det samlede varmesalg, fraregnet forbruget på flyttere. Denne liste sammenholdes i punkt 14.3 Kontroller enheder med total for værk. Se i øvrigt afsnittet om forbrugsstatistikken i manualens kapitel 5 Teknik. 6. Dan budgetteret forbrug for næste år 6.1. Beregning Teknik Beregn budgetteret forbrug til næste år. Stå i det årsmærke, du er ved at afslutte.
[18] Referenceforbruget 2- Indeværende års forbrug Fravælg mellemaflæsninger Vinges af Regulering er Fx 10 % = referenceforbrug + 10 % Fx -10 % = referenceforbrug 10 % Bemærk at der ikke beregnes et budgetteret forbrug til forbrugere, hvorpå der ikke er registreret en årsaflæsning. Er der i forbindelse med et målerskift skiftet afregningsenhed i løbet af året, beregnes hele forbruget i den enhed, sidste nye måler regner i. En evt. omregning mellem m³ og energi benytter den generelle afkøling, der er opsat i systemet. BEMÆRK: Beregningen af det budgetterede forbrug sker først, når du kører udskriften ved enten at klikke på knappen Eksporter, knappen Vis udskrift eller knappen Udskriv. Vejledende opsætning: 6.2 Nye tilslutninger Forbruget beregnes uanset antallet af flytninger som et samlet forbrug på referenceperioden. Der er dog MEGET vigtigt at kontrollere nye forbrugere manuelt. Disse fremgår tydeligt af udskriften, da der alene ved disse vil blive vist en beregningsperiode. På nye tilslutninger eksisterer der ikke forbrugsdata for hele året, og systemet vil derfor korrigere for den manglende periode ved at beregne et graddagekorrigeret forbrug. Vær her særlig opmærksom på, om der fx har været brugt udtørringsvarme, eller om den tilsluttede periode er for kort til et realistisk skøn.
[19] Urealistiske skøn rettes manuelt på fanebladet Forventet forbrug i feltet Budgetteret forbrug under Teknik Installation, når opdateringskørslen er færdig. PAS PÅ Hvis du har lavet manuelle rettelser og udskriver menupunktet beregn budgetteret forbrug igen bliver rettelserne overskrevet, hvis du har vinge i Ret det budgetterede forbrug ifølge beregning. 7. Nye priser 7.1 Dan ny prisliste Fakturering Priser osv. Prisliste Kontroller afregningspriserne for indeværende år, og dan af hensyn til budgetterne et prisblad for næste år. Husk at danne og kontrollere samtlige prislister, såfremt der benyttes forskellige priser til forskellige kundegrupper. Benyt IKKE knappen Opret i øverste bjælke - den benyttes kun ved oprettelse af nye prislistenumre. Benyt IKKE knappen Slet i øverste bjælke den sletter hele prisbladet for alle årsmærker. Følg nedenstående vejledning meget nøje: Forbrugersystemet skal stå i det årsmærke, du afslutter. Fakturering Priser Prisliste. Klik på knappen Opret til højre for feltet årsmærke. Klik OK til at oprette et nyt prisblad for nyt år. VIGTIGT ved flere prisblade. Husk at oprette et nyt prisblad for det nye årsmærke for ALLE prisblade. Du bladrer mellem prislisterne på knapperne Forrige og Næste. OBS: Vær opmærksom på, at såfremt du omlægger dit regnskabsår i budgetperioden, så skal priser for faste bidrag angives forholdsmæssigt ift. 12 måneder. Kontakt supporten, hvis du er i tvivl. 7.2 Opret nyt årsmærke Indstillinger Rater, datoer m.v. For at oprette et nyt årsmærke klikkes på knappen Opret og det nye årsmærke indtastes i feltet Årsmærke forlad feltet med tabulator. Herefter vil systemet forslå værdier til de øvrige felter på skærmbilledet. Ret eventuelt raternes forfaldsdatoer til bankdage og klik på Gem.
[20] 7.3 Åben for bogføring i nyt regnskabsår Finans System - fanebladet regnskabsår\perioder. Stå i det nye årsmærke. Registrering af finansposteringer i nyt regnskabsår kan påbegyndes på et vilkårligt tidspunkt, inden gammelt regnskabsår er afsluttet. Eneste betingelse for, at registreringen kan foretages er, at regnskabsperioderne for det nye regnskabsår er oprettede, og at der er åbnet for bogføring i de ønskede perioder. Perioderne oprettes automatisk ved oprettelse af nyt årsmærke, og de er markeret til åben for bogføring. Hvis du ønsker at ændre det, skal du fjerne vingen i feltet Status for at lukke for bogføring gøres nemmest vha. mellemrumstasten. 8. Registrer eventuelt manglende påligninger 8.1 Registrer rate Aconto Registrer rate Skulle der fejlagtigt være acontorater, der ikke er registrerede i systemet, dvs. opkrævede men ikke bogførte rater, kontrolleres dette hurtigt ved at køre en registrering for samtlige rater. Denne kørsel bør ikke resultere i et beløb til registrering. Skulle det modsatte være tilfældet, accepteres registreringen og efterfølgende bogføres kladde 10.
[21] Nogle værker benytter en procedure med manuel opkrævning af første rate i forbindelse med flytninger og nytilsluttede forbrugere, der er tilsluttet umiddelbart efter, den automatiske opkrævning er kørt. Sker denne opkrævning efter, registreringen af raten er foretaget, glemmes disse nye forbrugere af og til i registreringen. 9. Renter Hvis værket ønsker at tilskrive restante forbrugere renter, skal dette ske på nuværende tidspunkt inden beregningen af årsopgørelser. Hvis værket IKKE ønsker at tilskrive renter spring dette punkt over. 9.1 Beregning af renter Aconto Rentetilskrivning. Vælg Funktioner Generér renteliste. Du bliver nu ledt gennem en wizard med følgende indhold: Forbrugerinterval Alle forbrugere. Klik på knappen Næste. Periode: Regnskabsår: Her angives den dato, som renteberegningen skal beregnes frem til. Datoen skal være lig sidste dato i regnskabsåret. Hvis du ikke har brugt denne renteberegningsmetode, skal du i intervallet skrive fra det årsmærke, der afsluttes til det årsmærke, der afsluttes. Fx fra 2013 til 2013. Hvis du også anvendte denne renteberegningsmetode sidste år, skal du i stedet angive fra forrige årsmærke til det årsmærke, der afsluttes. Fx fra 2012 til 2013. Som udgangspunkt beregnes der ikke renter af afdrags- og henstandsaftaler. Vis du sætter vinge i Ignorer afdragsordninger eller i Ignorer henstandsaftaler, beregner systemet alligevel renter af aftalerne. Klik på knappen Næste.
[22] Flyttere: Mellemopgørelser: Flyttere medtages ikke. Mellemopgørelser medtages. Klik på knappen Næste. Opkrævning: Registrering: Renterne skal posteres og opkræves sammen med indeværende årsopgørelse. Årsopgørelsens ratenummer er 0. Sidste dag i regnskabsåret. Når du klikker på knappen Udfør beregnes en renteliste.
[23] Ligesom det kendes fra restantlisten, kan du ved at sætte flueben i Undlad på rentelisten, undlade at renteberegne en forbruger, hvis der er forhold, der taler for det. Herefter kan rentelisten udskrives. På rentelisten har du også mulighed for, at se undladte rentetilskrivninger. Opsætning af rentenotafakturaerne sker via afregningskomponenter, som er indlagt automatisk af DFF-EDB. Husk efterfølgende at bogføre finanskladde 10 og 11. Vi henviser desuden til manualens kapitel 4 Aconto for yderligere beskrivelse af rentetilskrivningen. 10. Tilbageførsel af restancer DFF EDB anbefaler, at værket tilbagefører restancer, da det resulterer i en mere overskuelig årsopgørelse til forbrugeren. 10.1 Skal restancer fremgå på årsopgørelsen? Hvis værket ønsker restancer (ikke betalte acontorater) vist på årsopgørelsen spring dette punkt over. Hvis værket IKKE ønsker at udspecificere evt. restancer eller forudbetalinger vedrørende acontorater på årsopgørelsen, kan programmet til tilbageførsel af restancer med fordel køres. Herefter vises kun betalte rater. Vi anbefaler, at du udskriver en restanceliste og gemme denne inden kørsel af denne rutine, idet der efter kørslen ikke vil forekomme restancer vedrørende acontorater. 10.2 Diverse acontoudskrift Aconto Udskrifter Diverse acontoudskrift Udskriften opsættes som følger: Fanebladet Hovedkriterier Ejendomnr 1 999999999
[24] Periode Afgræns på årsmærke Vis beløb Afdragsordning 01.01.1900 dags dato Sæt flueben og vælg pågældende årsmærke Restbeløb Afdrag medtages ikke Fanebladet Avancerede kriterier. Flyttere Ultimo beløb Sortering Kundegruppe Flyttere medtages ikke Ultimosaldi lig nul medtages ikke Pr. registreringsdato. Alle medtages
[25] Klik nu på knappen Udskriv. Summen af acontorater på udskriften skal stemme med følgende: 10.3 Tilbagefør restancer Aconto Tilbagefør restancer Kørslen opsættes som følger: Ejendomsnumre Årsmærke Medtages Skæringsdato Alle forbrugere Det årsmærke, du afslutter Flyttere medtages ikke Dags dato Klik nu på knappen Næste.
[26] Du får nu en sum over restancer, der ønskes tilbageført. Denne sum skal stemme med summen af rater på den tidligere udskrevne diverse acontoudskrift. Hvis tallene ikke stemmer overens, kan du udskrive henholdsvis acontoudskriften og tilbageførslen i detaljer og sammenligne tallene. Registreringsdato sættes til sidste dag i regnskabsåret. Når du klikker på knappen Udfør modposteres alle ikke betalte acontorater, så det pålignede beløb i acontovedligeholdelsen modsvarer det betalte beløb. Hvis forbrugeren har betalt mere, end han var pålignet, sker det modsatte. Det pålignede beløb i acontovedligeholdelsen opskrives så det svarer til det betalte beløb.
[27] Finans Daglig bogføring Bogfør kladde 10 efter denne kørsel. 11. Arealændringer Forbruger Forbrugervedligeholdelse fanebladet Ejendomsfaktorer Det er ofte i forbindelse med årskørslen, at du registrerer ændringer til de enkelte forbrugeres fastbidragsgrundlag. Uanset om der er tale om m², m³ eller andre individuelle værdier, vedligeholdes disse under fanebladet ejendomsfaktorer. Den valgte faktor markeres, tryk på knappen ny (F9) - indtast den nye værdi og ikrafttrædelsesdato. Datoen for ændringen sættes til datoen for areal- eller fastbidragsændringen. Fastbidragslinien vil så blive knækket over to linier på afregningen.
[28] 12. Sikkerhedskopi I loginbilledet til programmet Operationer Tag sikkerhedskopi Eller i FOF under menuen Applikation Lav sikkerhedskopi Tag en sikkerhedskopi inden beregning af årsopgørelser. 13. Prøveberegning af 5-10 årsopgørelser Fakturering Beregn faktura Beregn altid opgørelser af typen Opgørelse ikke Fiktiv opgørelse. Der kan kun ligge én beregnet opgørelse per forbruger. Hvis du genberegner en opgørelse på den samme forbruger, overskrives den første opgørelse med den nye. Sæt vinge i Medtag budget hvis du har budget med på årsopgørelsen. Hvis du beregner årsopgørelser og budgetter hver for sig, skal du huske både et prøveberegne et antal årsopgørelser og et antal budgetter. Årsopgørelser beregnes i gammelt regnskabsår budgetter i nyt. Find eksempler på forskellige kundetyper fx almindelige, m/u renter og gebyrer, kunder med særlige prisaftaler osv. Se udskrifterne grundigt igennem: - Er priserne korrekte? - Er teksterne korrekte?
[29] 14. Beregn alle årsopgørelser Dokumentkøen skal være tom, inden du beregner opgørelserne. Højreklik på skrivebordet i FOF og vælg Dokumentkø. Hvis køen indeholder dokumenter, der ikke skal med til forbrugerne i det kommende træk, skal du slette dokumenterne, så køen er tom. 14.1 Beregn årsopgørelser Fakturering Beregn faktura Vejledende opsætning: Forbruger Alle forbrugere Opgørelsestype Opgørelse. Hvis du ønsker opgørelser med budget, sættes flueben i Medtag budget og sæt Budget beregnes efter til budgetteret forbrug Bogføringsdato Forfaldsdato Skal være lig fakturadatoen. Finansposteringer fra opgørelserne bliver bogført på pågældende dato. Skal være lig betalingsdatoen. Hvornår skal forbrugerne betale opgørelserne? Fravælg kontroludskrift til skærm, den er ikke hensigtsmæssig ved så stor en beregning. Klik på knappen OK for at udføre beregningen. Beregn ca. 1 sekund per forbruger til beregningen afhængig af det tekniske udstyr.
[30] Ønsker du at have budget og årsopgørelse på to sider, deles beregningsdelen op i to dele. Hvis du skal have en fakturaforside, og du samtidig ønsker at beregne årsopgørelse og budget på to sider, skal du først beregne og registrere budgetterne i nyt årsmærke og derefter beregne årsopgørelser inklusiv fakturaforside i gammelt årsmærke. Derefter beregnes et rent budget til alle forbrugere i nyt årsmærke, sæt eventuelt vinge i Tilbyd registrering af budget alternativt skal du efterfølgende manuelt registrere budgettet:
[31] 14.2 Elektroniske fakturaer Elektroniske fakturaer indgår i beregningen og den efterfølgende kontrol sammen med de øvrige opgørelser. Du skal altså ikke foretage dig noget specielt vedrørende beregning af elektroniske fakturaer. 14.3 Kontroller enheder Fakturering Total for værk Sammenhold total for værk totalsalget i enheder med forbrugsstatistikken dannet under punkt 5.3 Udskriv liste til efterfølgende kontrol. Hvis der er en difference mellem enhederne på total for værk og enhederne på forbrugsstatistikken, kan du eksportere begge udskrifter til Excel og sammenholde forbrug pr. forbruger. En difference kan eventuelt skyldes én eller flere nedlagte forbrugere. Opsæt udskriften total for værk op som følger:
[32] 14.4 Kontroller opgørelserne Fakturering Total for værk DFF EDB anbefaler, at du eksporterer total for værk med vinge i Vis detailliste til Excel. Brug Excel til at sortere på relevante kolonner. Fx efter kolonnen Til udbetaling for at se, hvilke forbrugere, der skal have flest penge igen. Når du har klikket på knappen Eksporter, kan du få hjælp til eksport ved at trykke på knappen F1 på dit tastatur. Dette er en nem måde at finde eventuelle fejl på, og da opgørelserne ikke er bogførte endnu, kan fejlen stadig rettes og fakturaen genberegnes. 15. Sikkerhedskopi I loginbilledet til programmet Funktioner Tag sikkerhedskopi Eller i FOF under menuen Applikation Lav sikkerhedskopi Tag en sikkerhedskopi inden bogføringen af årsopgørelserne og budgetterne.
[33] 16. Bogfør årsopgørelserne Fakturering Bogfør Opgørelserne bogføres og bliver dermed tildelt et fakturanummer og de bogføringsmæssige konsekvenser bliver tilskrevet kladde 11. Forbruger Opgørelsestype Opgørelse Alle forbrugere Klik på knappen Forslag, hvorefter systemet vil vise antal opgørelser til bogføring samt en bogføringsdato. Antallet af opgørelser skal stemme med det samlede antal forbrugere, dog vil der ikke blive bogført en årsopgørelse på en forbruger, der er flyttet sidste dag i regnskabsåret marker linjen Fjern vingen i Vis udskrift og klik på OK. I EDH udgaven af FOF tager bogføringen væsentlig længere tid, end du før har været vandt til. Hvis værket har beregnet årsopgørelse og budget hver for sig, skal de også bogføres af to omgange. Årsopgørelserne i det årsmærke, der afsluttes, og budgetterne i nyt. Fakturering Manglende opgørelser Sæt prik i Årsopgørelser og udskriv liste. Listen skal være tom. Hvis den ikke er tom, skal du kunne forklare de poster, der er på den. 17. Udskriv årsopgørelserne og budgetterne Hvis du sender opgørelser og budgetter via medsend bilag, skal du IKKE udskrive årsopgørelserne og budgetterne spring til punkt 19 Fakturering Udskriv faktura Sæt udskriften op som følger, dog kan du med fordel vælge at udskrive opgørelserne i mindre intervaller. Desuden kan du nederst på siden opsætte udskriften til blive sorteret efter: Forbrugernummer, vejnummer eller fakturanummer.
[34] 18. Sikkerhedskopi I loginbilledet til programmet Operationer Tag sikkerhedskopi Eller i FOF under menuen Applikation Lav sikkerhedskopi Tag en sikkerhedskopi efter bogføringen af årsopgørelserne og budgetterne. 19. Årsskifte - teknik Stå i det årsmærke, du skal afslutte. Applikation Årsskifte Årsskiftet er delt op i to separate dele: teknik og finans. Det er således muligt at lave årsskiftet i teknikdelen umiddelbart efter årskørslen er afsluttet og vente med årsskiftet i finansdelen, til de sidste efterposteringer fra revisoren er bogført.
[35] VIGTIGT Sæt kun flueben i feltet Teknik. Klik derefter på knappen Næste. Du får nu følgende muligheder: Fjern alle installationers fastholdelse af forbrug Under Teknik Installationer fanebladet Forventet forbrug kan du i løbet af året have sat vinge i feltet Fasthold forbrug. Hvis der er vinge i dette felt, vil det budgetterede forbrug IKKE blive overskrevet hverken ved beregning af nyt budget eller ved kørsel af punkt 6 Dan budgetteret forbrug næste år. Hvis du har anvendt dette felt i løbet af året, får du altså nu mulighed for at fjerne fastholdelsen af det budgetterede forbrug.
[36] Fjern alle installationers forbrugsgodkendelser Vi henviser her til beskrivelsen i punkt 5.2 her i arbejdsgangen ved årskørsel. En vinge i feltet fjerner således alle forbrugsgodkendelser. Hvis du ikke anvender hverken fastholdelse af forbrug eller forbrugsgodkendelser, skal du blot efterlade felterne blanke uden en vinge og klikke på knappen Næste. Når årsskiftet i teknik bliver udført sker der følgende: På fanebladet Forventet forbrug i installationsvedligeholdelsen vil indholdet af feltet Budgetteret, næste år Budgetteret blive flyttet over i felterne Forventet, dette regnskabsår Hele regnskabsår & rest. Så alle tre felter har samme værdi. Hvis du har godkendt forbruget i forbindelse med udskrift af forbrugsstatistik i punkt 5, skal du nu ophæve alle godkendelser under Teknik Installationer fanebladet Andre oplysninger klikke på knappen Ophæv alle. Netaflæsningsmodulet Version 4: Gå i menuen Applikation Webadministraion fanebladet Generelt og ret det aktuelle årsmærke. 20. Styringstabeller Hvis værket anvender visning af forbrug per m² for lignende ejendomme på styringstabellen kendt som normtal. Skal udskriften Teknik Udskrifter Udskrift af forbrug pr. areal opdelt på anvendelse køres for det gamle årsmærke med vinge i feltet gem de beregnede normtal. DFF EDB anbefaler, at værket grupperer sine forbrugere efter Dansk Fjernvarmes cirkulære 2549/07 og 2561/08. Kontakt DFF-EDB for at rekvirere en vejledning. DFF EDB anbefaler desuden at beregningen af forbruger per m² udføres med prik i Udpeges som det første element i 4. kvartil for hver gruppe, da det giver et mere retvisende resultat en Beregnes på baggrund af gruppens gennemsnitlige forbrug per areal (SAO). 20.1 Udskriv/ arkiver styringstabeller Teknik Udskrifter Udskriv styringstabel Du skal stå i det nye årsmærke under udskrift. Hvis du skal sende styringstabellerne med som bilag til Nets, skal du IKKE udskrive styringstabellerne men blot arkivere via knappen EDH arkivering. Vejledende opsætning:
[37] 20.2 Styringstabel medsend bilag Kontroller at opsætningen er som ønsket ved at prøve at udskrive et par stikprøver på en styringstabel. Vær opmærksom på, at programmet skal stå i det nye årsmærke. Når udskriften er som ønsket, skal du kontrollere, at udskriften er opsat til at blive lagt i kø til Betalingsservice, når den arkiveres. Det gør du under knappen EDH indstillinger. Bemærk! Klik på knappen Gem opsætning, når opsætningen er som ønsket. 21. Elektroniske fakturaer 21.1 Opkrævning Årsopgørelsen og rate 1 skal opkræves hver for sig. Følg nedenstående vejledning: Aconto Dan opkrævning Sæt prik i Nemhandel elektronisk fakturering og klik på knappen Næste.
[38] Forbrugerinterval Alle forbrugere. Klik på knappen Næste. Posteringer Sæt vinge i årsopgørelse og angiv korrekt årsmærke Klik på knappen Næste.
[39] Saldi Dispositionsdato Medtag både opkrævninger og udbetalinger. Sættes til forfaldsdatoen på årsopgørelsen Gennemse listen over forbrugere, der medtages. Vær opmærksom på at den tekst, der eventuelt måtte stå i feltet til højre IKKE har nogen betydning, da den ikke bliver sendt med til de elektronisk fakturerede forbrugere. Kontroller antal forbrugere og beløb og klik på knappen Udfør.
[40] Udskriv trækkvittering Klik på Ja for at gå til Finans Elektroniske fakturaer Udbakke Klik på knappen Overfør i udbakken for at overføre de elektroniske fakturaer til DFF EDB. Gentag derefter hele proceduren med vinge i rate 1 i stedet for i årsopgørelse. BEMÆRK: Hvis de elektroniske forbrugere ønsker et budget og/ eller en styringstabel tilsendt på papir, skal disse nu udskrives og sendes per post. 21.2 Udbetalinger I punkt 21.1 Opkrævning sendte du både opkrævningen og fakturaen. Hvis årsopgørelsen modregnet rate 1 ender i en udbetaling, skal du som udgangspunkt sende en check. DFF EDB har dog erfaret, at mange kommuner vælger at modregne en udbetaling i senere indbetalinger. Hvis det også er din erfaring fra tidligere år, skal du ikke udskrive checks spring i stedet over dette punkt og afvent en reaktion fra modtagerne. Aconto Dan opkrævning prik i checkudbetalinger Sæt vinge i Medtag kun elektronisk.. følg derefter vejledningen i punkt 25. Send Bilag HVIS DU UDBETALER via.
[41] 22. Samleopkrævning samt overfør beløb til næste år 22.1 Samleopkrævning Hvis værket anvender samleopkrævning af et antal forbrugere på én hovedbeboer, skal årsopgørelsen og raten nu overføres. Det sker under menupunktet Aconto Overfør rater til samleopkrævning: Punktet skal udføres to gange: én gang for årsopgørelsen, der har ratenummer 0, og én gang for rate 1 i det nye år. BEMÆRK: Der må ikke overføres rater til samleopkrævning på elektroniske fakturerede forbrugere. 22.2 Overfør beløb til næste år Hvis du anvender medsend bilag, anbefaler DFF EDB ikke, at du overfører beløb til næste år. Langt de fleste værker opkræver årsopgørelsen sammen med første rate i det nye år uden yderligere modregning. I dette tilfælde spring over dette punkt. Udbetalinger kan dog vælges modregnet i fremtidige rater (evt. kun beløb under en bestemt grænse), og/eller udbetales på check. Der kan ved både ind- og udbetalinger vælges en bagatelgrænse, hvor beløb under denne grænse, fremskrives til næste årsafregning, og indregnes i denne. Aconto Dan opkrævning Det har ingen betydning, hvilket årsmærke systemet står i under kørslen. Følgende er et eksempel på overførsel af eventuelle overskydende udbetalinger under 200 kr. til rate 2: Medietype Overfør udbetalinger til rater
[42] Forbrugerinterval Alle forbrugere Sæt vinge i feltet Medtag alle opkrævningsformer på nær elektroniske. Posteringer Årsopgørelse Sæt vinge i feltet Medtag restance fra tidligere år.
[43] Sæt vinge i feltet Vis udspecificering Dispositionsdato Sættes til dagsdato Modregn i rate I dette eksempel fra 1 til 2 i årsmærke 2016 (nyt årsmærke) Mindstebeløb I dette eksempel 200 kr.
[44] Kontroller listen over forbrugere, der medtages i kørslen Likvidkontoen kan med fordel sættes til værkets fejlkonto, da posteringerne vil blive bogført med det samme beløb i debet og kredit og derfor ikke resulterer i en saldoforskydning
[45] Husk at finanskladde 10 skal bogføres, når dette punkt er udført.
23. Udskriv checks hvis du ikke udbetaler via PBS Hvis du anvender medsend bilag anbefaler DFF EDB at du udbetaler via PBS. Hvis du vælger selv at udbetale, skal du også selv fremsende årsopgørelse, budget og styringstabel til de forbrugere, der skal have en udbetaling. Aconto Dan opkrævning Medietype: checkudbetalinger Benytter værket at tilbagebetale alle forbrugere via check, skal disse nu udskrives. Følgende er eksempel på udskrift af check, hvor årsopgørelse og rate 1 opkræves sammen: - Forbrugerinterval fra 1 til 999999999. Medtag alle opkrævningsformer på nær elektroniske. Klik på knappen Næste. - Vælg rate 1 i nyt år og årsopgørelse i gammelt. Sæt vinge i Medtag restancer fra tidligere år. Klik på knappen Næste. - Sæt vinge i Vis udspecificering, i Vis moms vedr. aconto og i Vis fakturadato. Sæt fakturadatoen til den dato, hvor du har bogført raterne. Dispositionsdatoen sættes til den dag, hvor checkene skal bogføres. Klik på knappen Næste. - Angiv overskrifter. Klik på knappen Næste. - Angiv eventuelt fritekst. Klik på knappen Næste. - Gennemgå liste over forbrugere der medtages. Klik på knappen Næste. - Gennemgå liste over forbrugere, der ikke medtages og udskriv eventuelt. Klik på knappen Næste. - Angiv først checknummer og likvidkonto, hvor checkene skal hæves. Klik på knappen Udfør. - Kontroller eventuelt at checken bliver som ønsket ved at klikke på knappen Vis udskrift. Klik derefter på knappen Udskriv for at udskrive til printer. [46] Udskriv trækkvittering og klik på knappen Ja for at bogføre. Efter udskrift, skal finanskladde 10 bogføres.
[47] 24. Dan opkrævning Hvis du udbetaler via Nets, skal du huske at bestille MEDIE621 ved Nets senest dagen inden denne kørsel. Et MEDIE621 er en fejlliste fra Nets på de forbrugere, der skal have penge udbetalt men som ikke er tilmeldt Betalingsservice. Hvis du ikke bestiller fejllisten på et MEDIE621, vil du modtage den på papir. 24.1 Opkræv årsopgørelse og rate 1 Aconto Dan opkrævning Opkræv årsopgørelsen, som ved almindelige acontoopkrævninger. Vær dog opmærksom på, om årsopgørelsen opkræves sammen med første rate i det nye regnskabsår. I guiden vælges hvilke posteringer, der ønskes medtaget. Følgende gives et eksempel på opkrævning af årsopgørelse og rate 1 sammen. Medtag alle forbrugere. Hvis du ønsker at medsende bilag, skal skærmbilledet se sådan ud:
[48] Dette skærmbillede viser de bilag, der er lagt i kø til Betalingsservice. Opgørelser og budgetter lægges i kø efter opsætning under Indstillinger Systemmiljø fanen Medsend bilag PDF. Øvrige brevskabeloner fx styringstabellen - lægges i kø efter opsætning under EDH-indstillinger på den enkelte skabelon. Sletning af dokumenter i en større kørsel sker ved at slette journalnummeret fra EDH-arkivet under Applikation EDH Søgning. Denne kørsel sletter både dokumenterne på journalnummeret fra EDH-arkiveringen og fra den kø, dokumentet eventuelt ligger i. Sletning af et enkelt dokument på en enkel forbruger sker på fanen EDH på Forbrugervedligeholdelsen ved at højreklikke på dokumentet og vælge fjern fra kø. Hvis du anvender samleopkrævning af forbrugere, og disse forbrugere ikke skal have bilag, skal du fjerne disse bilag fra køen. Der kan kun tilføjes dokumenter fra forbrugere med Betalingsservice som betalingsform til køen. Dokumenter til elektronisk fakturerede forbrugere skal sendes særskilt. Bilagenes gennemsnitlige størrelse må maksimalt være 70 kb. Klik på knappen Næste. Medtag alle forbrugere. Medtag alle med bevægelser uanset restance (hvis du anvender samleopkrævning, skal der ikke være vinge i dette)
[49] Sæt vinge i feltet Rate og angiv rate 1 i det nye årsmærke. Sæt vinge i feltet Årsopgørelse og angiv det årsmærke, du afslutter. Sæt vinge i feltet Medtag restance fra tidligere år. På den næste side i wizarden har vi i eksemplet valgt at lade PBS håndtere både opkrævninger og udbetalinger, derfor er der prik i Opkrævninger og udbetalinger. Vi har desuden vinge i Vis udspecificering, fordi vi ønsker at vise forbrugeren en udspecificering på, hvad det samlede beløb består af. Dvs. rate 1 og årsopgørelse. Vi har også vinge i Vis moms vedr. aconto, af hensyn til erhvervskunderne, og vi har valgt at vise både fakturadato (rate 1.) og dispositionsdato af hensyn til henholdsvis forbrugere med ind- og udbetalinger.
[50] På næste side angives overskrifter. Tilføj eventuelt /[YYTIL] som vist nedenfor. På næste side angives en eventuel fri tekst til forbrugeren. Denne tekst vil figurere på forbrugerens betalingsoversigt lige under opkrævningen fra varmeværket. Bemærk at du betaler per linie fri tekst hos PBS. Fri tekst kan fx anvendes til at gøre opmærksom på netaflæsning, hjemmeside, CVR-nr., ferielukket eller en generalforsamling. Dato hvis kun bilag sættes til forfaldsdato på opkrævningen.
[51] På næste side skal du angive, hvor filen skal gemmes på din PC. Hvis værket er på CITRIX, har vi erfaret, at det er meget vigtigt, at trækfilen placeres på CITRIX på enten H:\ eller X:\, når du danner trækket. Du må altså ikke placere filen lokalt på din egen computer. Hvis filen placeres lokalt indebærer det en risiko for, at der opstår fejl i filen. På næste side vises en liste over de forbruger, der kommer med på trækket. Udpeg et par stykker og kontroller i feltet til højre, at teksten er som ønsket.
[52] På den næste side vises en liste over de forbrugere, der IKKE er med på trækket. Denne liste bør enten være tom, eller også skal du have en forklaring til de forbrugere, der figurerer på listen. Udskriv den eventuelt. Nu følger den endelige sum. Antal forbrugere skal stemme med antal forbrugere minus eventuelle elektronisk fakturerede forbrugere. Beløb skal stemme med årsopgørelsen minus rate 1 minus årsopgørelser og rate 1 på de elektronisk fakturerede forbrugere.
[53] Når du klikker på knappen Udfør danner du en fil, der indeholder opkrævningen. Denne fil skal nu overføres til Nets. Benyttes BS-Total (TKR) bedes værket være opmærksom på, at PBS udskriver FI-kort til kunder uden automatisk træk så hurtig som mulig efter modtagelse af trækket. Du bør således sikre sig, at forbrugerne har modtaget relevant materiale fra værket, inden trækket afsendes til PBS. Alternativt skrives en besked i tekstfeltet vedrørende trækket, der gør forbrugeren opmærksom på, hvornår og hvordan yderligere information modtages. Hvis en årsopgørelse er opkrævet sammen med senere flytteopgørelse inden ovenstående træk, opkræver systemet ikke den pågældende årsopgørelse på dette træk. Vi henviser i øvrigt til den meget udførlige F1-hjælp der findes til dette menupunkt! Hvis du anvender medsend bilag dannes der én komprimeret fil, der indeholder både opkrævningen og bilagene, du har valgt at medtage. Filen skal nu sendes til Nets. Aconto Acontokladde Funktioner Hent filer fra Betalingsservice Vær særlig opmærksom på at du får godkendte kvitteringer for alle filer. Hvis du sender bilag med trækket skal du modtage seks kvitteringsfiler i alt. Du skal kontrollere, at alle seks filer er OK, det gør du ved at markere dem på listen og klikke på knappen Vis. 25. Send Bilag HVIS DU UDBETALER via Nets Hvis du under dan opkrævning i punkt 24.1 Opkræv årsopgørelse og rate 1 har haft prikken sat i medtag Opkrævninger og udbetalinger og du har bestilt et medie621 fra PBS, som vi indledningsvis i punkt 24. anbefaler, vil du ca. et par dage efter afsendelsen af trækket modtage en fil fra PBS. Gem denne fil på din PC. Gå i Aconto Dan opkrævning sæt prik i checkudbetalinger - klik på knappen Næste. Sæt prik i Liste fra datafil og vinge i Medtag alle opkrævningsformer pånær elektroniske klik på knappen Næste. Klik på knappen Gennemse udpeg og åben din fil fra PBS klik på knappen Næste.
[54] Sæt vinge i de posteringer, du vil medtage. Fx rate 1 i det nye år og årsopgørelsen i det gamle. Sæt vinge i Medtag restance fra tidligere år klik på knappen Næste. Sæt vinge i Vis udspecificering, Sæt vinge i Vis moms vedr. aconto og sæt vinge i Hvis fakturadato og sæt fakturadatoen til den dag, du har bogført rate 1. Dispositionsdatoen er den dag, checkene bliver bogført på. Det er en god idé først at udbetale penge per check samme dag som de forbrugere, der er tilmeldte PBS, får eventuelle penge retur på deres konto klik på knappen Næste. Angiv overskrifter - klik på knappen Næste. Angiv eventuelt en fri tekst - klik på knappen Næste. Gennemse liste over forbrugere, der medtages på trækket - klik på knappen Næste. Gennemse liste over forbrugere, der ikke medtages på trækket - klik på knappen Næste. Kontroller antal og beløb op mod den kvittering, du har fået fra PBS. Sæt checknummeret og likvidkontoen og klik på knappen Udfør. Kontroller eventuelt at checken bliver som ønsket ved at klikke på knappen Vis udskrift. Klik derefter på knappen Udskriv for at udskrive til printer. Udskriv trækkvittering og klik på knappen Ja for at bogføre. Hvis du udskriver checks i hånden, kan du med fordel køre ovenstående punkter igennem med henblik på, at få en liste ud over forbrugerne på listen samt at bogføre checkene. Undlad i dette tilfælde blot at klikke på knappen Udskriv men luk i stedet kontroludskriften. TIP: I stedet for at bruge ovenstående fremgangsmåde til at få udskrevet en check, kan du bruge metoden til at udskrive et brev, hvori du oplyser forbrugeren om, at han kan oplyse sit kontonummer til værket for at få sit tilgodehavende udbetalt. 25.1 Bilag til forbrugere på Medie621 (Hvis du anvender medsend bilag) Efter årskørslen modtager du en fejlliste (Medie 621) fra Nets over de forbrugere, der ikke er tilmeldt Betalingsservice og som skal have penge retur i årskørslen. Nets sender denne fejlliste til dig, fordi de ikke kan håndtere disse forbrugere. Det er vigtigt, at du er opmærksom på, at disse forbrugere ikke har modtaget noget - overhovedet - fra Nets. Hverken bilag eller penge. Når du får fejllisten på et medie 621, kan du indlæse denne liste på en huskeliste i FOF. Det gør du ved at højreklikke på "skrivebordet" i FOF og vælge "huskeliste". Opret eventuelt en ny tom huskeliste eller genbrug en gammel og klik på knappen "Importer forbrugere". Vi foreslår, at du skriver et brev, hvori du beder forbrugeren oplyse sine bankkontooplysninger til værket, så du kan overføre beløbet til ham. Skriv gerne i brevet, at hvis du ikke har hørt fra forbrugeren inden en given skæringsdato, så modregner du i stedet beløbet i næste rate. Dette brev kan du vedhæfte til en Betalingsservice Straks nulopkrævning sammen med de øvrige bilag fx årsopgørelse, budget og styringstabel. Forbrugeren vil så modtage et FI-kort fra Nets uden beløb med bilagene vedlagt. Du kan tilføje bilag til dokumentkøen til Nets ud fra en huskeliste under Applikation Elektronisk dokument Søgning. Søg efter "tekst" og filtrer på huskelisten.
[55] 26. Ændring af en bogført faktura Viser det sig efterfølgende - uanset kontroller - at der alligevel er dannet enkelte forkerte opgørelser, kan disse dog sagtens ændres. Der SKAL dog dannes en kreditnota til den allerede bogførte faktura, inden der er mulighed for at ændre i faktureringsgrundlaget, dvs. rette aflæsninger eller datoer på forbrugeren m.v. Stå i det årsmærke fakturaen vedrører. Fakturering Kreditnota Indtast fakturanummeret på den oprindelige faktura samt en bogføringsdato. Som udgangspunkt skal bogføringsdatoen altid være lig dags dato. Hvis årsskiftet i finansdelen IKKE er udført og revisoren IKKE har fået tallene endnu, skal datoen dog sættes til sidste dag i regnskabsåret. Hvis årsskiftet i finansdelen (uanset om det er revisionsårsskiftet eller om det er det endelige finansårsskifte) er udført skal bogføringsdatoen dog være en dato i det nye regnskabsår! Vær opmærksom på at bogføringsdatoen benyttes som fakturadato, og således også som bogføringsdato på de afledte finansposteringer. Samtlige posteringer fra den oprindelige faktura vil blive posteret i kladde 11 husk at bogføre kladden. Finans Daglig bogføring Bogfør nu kladde 11 inden en eventuel korrektion foretages. Efter at kreditnotaen er dannet, åbnes der nu mulighed for at ændre i allerede registrerede aflæsninger, evt. indtastning af korrektioner o. lign. Aflæsninger ændres direkte i aflæsningsfanebladet på installationsbilledet. Marker linien, der ønskes ændret, og højreklik og vælg knappen Ret/korriger. Ret i den øverste linie, hvis der er tale om en ændring til den aktuelle målerstand, dvs. den stand der regnes videre fra ved næste års afregning, eller ret i den nederste linie, hvis målerstanden skal korrigeres for evt. målerfejl.
[56] Er der tale om forkerte datoer til fastbidragsgrundlaget, kan forbrugerens indflytningsdato ændres på fanebladet Beboer i forbrugerkartoteket. Datoer for fx arealændringer ændres på fanebladet Ejendomsfaktorer - vælg knappen Ny. Når ændringerne er foretaget, dannes en ny faktura, der udskrives og bogføres. Der er væsentlig forskel på, hvordan denne korrektion vil blive bogført afhængigt af, om der er foretaget afsluttende årsskifte i finansdelen eller ej, se punkt 27.. Er der ikke foretaget endelig årsskifte, vil både kreditnota og ny faktura blive bogført på de i prislisten angivne kontonumre. Hvis der er foretaget årsskifte i finansdelen, vil bogføringen af fakturaen ikke som normalt blive splittet op på de driftskonti, der er anført på prislisten. I stedet vil hele beløbet på kreditnotaen og den nye faktura blive bogført på det kontonummer, der er valgt i den finansgruppe, forbrugeren er tilknyttet. Se feltet regulering i Finans Småkartoteker Finansgrupper.
[57] 27. Årsskifte finans Årsskiftet på finansdelen er inddelt i to trin. 1. trin er revisionsårsskiftet som foretages, når regnskabet lukkes og man sender det til revisoren. 2. trin er selve finansårsskiftet, som foretages når regnskabsåret afsluttes endeligt, dvs. efter man har bogført alle efterposteringer. VIGTIGT VIGTIGT Tag en sikkerhedskopi inden årsskiftet Stå i det årsmærke, du skal lukke eller afslutte. Ved årsskiftet sker følgende: Driftskonti i finansdelen nulstilles, og driftsresultatet overføres til den valgte konto for driftsresultat. Denne handling foretages revisionsårsskiftet. Ved det afsluttende finansårsskifte fører systemet automatisk revisionsårsskiftet tilbage og laver herefter i samme proces ny bogføring, hvor driftskonti tømmes og driftsresultatet overføres til balancen. Vær særlig opmærksom på, om finansdelen er korrekt opsat under menupunktet Finans system - fanebladet Driftskonti/Statuskonti. Opsætninger bør kontrolleres en ekstra gang inden årsskifte igangsættes. I begge årsskiftefunktioner nulstilles saldoen, dvs. der dannes en modpostering til saldoen, på samtlige driftskonti, det vil sige på alle konti fra Første regnskabskonto til Første Statuskonto, hvorefter resultatet af denne nulstilling posteres på Konto for driftsresultat.
[58] Applikation Årsskifte (Revision luk regnskab) Hvis Revision eller Finans ikke er fremhævet, er det fordi, der ligger poster i finanskladderne. Bogfør kladdernes indhold og forsøg igen. Når du sender dit regnskab til revision, så skal der lukkes for bogføring. Desuden skal systemet automatisk føre eventuelle reguleringer af årsopgørelser over på reguleringskontoen i finansregnskabet. Sæt vinge i Revision (Luk regnskab) og klik på knappen Næste
[59] Kontroller at datoerne for det foreslåede kommende regnskabsår er korrekte. Du skal selv angive bilagsnummer for denne kørsel. Angive enten det næste bilagsnummer i din bilagsserie eller f.eks. 9999 Klik på knappen Næste. Klik på knappen Udfør.
[60] Finansjournalen kan eventuelt udskrives. Den lagres dog pr. automatik elektronisk. Når revisionsårsskiftet er udført, kan der ikke efterfølgende foretages posteringer på en dato i dette årsregnskab, og forsøger man at foretages bogføring vil systemet blokere for dette. Applikation Årsskifte (Finans afslut regnskabsår) Når revisoren har revideret regnskabet og fremsendt efterposteringer til det lukkede regnskab, er der i systemet indbygget mulighed for, at bogføre disse efterposteringer i det gamle regnskabsår inden man efterfølgende afslutter regnskabsåret endeligt. For at bogføre efterposteringer, skal man aktivere knappen Efterposteringer i finanskladden. Denne mulighed forekommer kun efter, at man har foretaget revisionsårsskiftet. Sæt vinge i feltet Efterposteringer og indtast herefter alle årets efterposteringer. Bogfør herefter efterposteringerne. Indlæses efterposteringer via en fil, så skal dette valg også foretages i forbindelse med indlæsning af filen med efterposteringer.
[61] Efter bogføring af efterposteringerne er man nu klar til at afslutte regnskabsåret endeligt. Man gennemløber igen wizarden under Applikation Årsskifte. Denne gang er der ikke mulighed for at foretage revisionsårsskifte, da systemet i forvejen ved, at dette er foretaget. Der er derfor nu kun mulighed for at afslutte regnskabet endeligt. Systemet gør herefter det, at revisionsårsskiftets bogføring tilbageføres og herefter laver systemet i samme omgang bogføring af det nye finansårsskifte. Når knappen Udfør er aktiveret i wizardens sidste billede, så er årets endeligt afsluttet. Bemærk: Såfremt man anvender DFF-EDBs finansmodul, eller man ikke får foretaget revisionsårsskiftet inden de sidste bogføringer, så kan værket godt springe det over og blot lave finansårsskiftet.