Medarbejdere og brugere Kommunens opgaver, mål CEI Kommunens faciliteter En fælles ejendomsstrategi 2014 2017 - et område med perspektiv og visioner Egedal Kommune, december 2013 Besluttet i Kommunalbestyrelsen den 18. december 2013
Vision Ejendomsstrategien tager udgangspunkt i Egedal Kommunes vision om, at: ( ) Der skal være gode rammer for at udøve et aktivt medborgerskab. Vi skal passe godt på hinanden og miljøet. Som virksomhed og arbejdsplads skal Egedal Kommune være en moderne, effektiv og veldrevet virksomhed, der leverer god offentlig service, afstemt efter økonomi og borgernes behov. Mission Ejendomsstrategiens opgave er at støtte op omkring udviklingen af kommunens kerneydelser og primære aktiviteter og dette hånd i hånd med mere aktive og tilfredse brugere/borgere og medarbejdere. Opgaven er at sikre og understøtte en effektiv dreven Facilities Management (FM) organisation. FM principperne tager i høj grad udgangspunkt i brugernes behov, valide data, bæredygtighed og disponering af m 2 ud fra helhedsbetragtninger. Egedal Kommune har i 2012 strategisk valgt at samle de FM relaterede serviceområder i Center for Ejendomme og Intern Service (CEI) med henblik på at skabe et dynamisk center, der på alle fag- og serviceområder har faglige kompetencer på højt niveau. Formål Strategiens formål og delmål i forhold til de på side 2-5 nærmere beskrevede indsatsområder er: Ejendomsportefølje Kommunen forvalter ca. 220.000 m 2 bygninger, samt et grundareal på ca. 4,265 mio. m 2. Dette omfatter administrationsbygninger, skoler, institutioner, fritidscentre osv. 1/5
Indsatsområde 1 Grunddata, anvendelse af data som udgangspunkt for styring Forbedring af beslutningsgrundlag gennem bedre, mere valide og analyserede grunddata til både drift og strategisk styring. Det skal fremover være nemmere at træffe dokumenterede beslutninger på et veloplyst, transparent og prioriteret grundlag. En balanceret og faseopdelt ejendomsrelateret digitaliseringsstrategi, der er fremtidssikret og matcher Egedal Kommunes ambitionsniveau på det samlede digitaliseringsområde. Konkrete mål Forbedret overblik over grunddata samt øget datanøjagtighed fra ultimo 2014. (via en fælles dataplatform) Ejendomsrelateret digitaliseringsstrategi udarbejdes medio 2014. Strategien understøtter nationale krav i IKT-bekendtgørelsen. Oprettelse af en fælles platform, hvor alle grunddata er samlet. Metoder, der sikrer indberetninger og løbende opdateringer. At skabe en stærkere kobling mellem ejendomsdata og arbejdet med befolkningsprognosen. At sikre en inddragelse af alle centre i fastlæggelse og synliggørelse af relevante grunddata. Arealplanlægning baseret på visuelle præsentationer, simuleringsværktøjer, konsekvensberegninger, arealanalyser og ensartet kategorisering af rum og arealer (til brug for nøgletal). Ekstra ressourcer i CEI med tekniske, analytiske og økonomiske kompetencer. Investering i ITværktøjer som grundlag for strategisk planlægning og porteføljestyring. IKT-bekendtgørelsen: Den 1. april 2013 trådte Bekendtgørelse om anvendelse af informations- og kommunikationsteknologi (IKT) i offentligt byggeri i kraft. Bekendtgørelsen skal blandt andet anvendes ved byggeri med kommune som bygherre med en anslået entreprisesum på 20 mio. kr. ekskl. moms eller derover. Bekendtgørelsen sætter dagsordenen for fremtidens krav til digital udveksling af data og standarder for disse data. I en fremadrettet og fremtidssikret digitaliseringsstrategi inden for ejendomsområdet bør bekendtgørelsens krav tænkes ind fx i forhold til IKT-koordinering, digital kommunikation, digitalt udbud og tilbud og digitale leverancer ved bygge- og vedligeholdelsesprojekters aflevering. 2/5
Indsatsområde 2 Arealforbrug - de kloge m 2 Ejendomme omdannes til kloge m 2. En mere effektiv og fleksibel, multifunktionel anvendelse af bygninger inklusive dem, der lånes ud til fritidsbrugerne. Arealer/m 2 er i højere grad tilpasset til organisationens aktiviteter og kommunens kerneydelser. Fælles standarder, der understøtter, forenkler og tydeliggør beslutninger omkring m 2 anvendelse og sikrer brugerne fælles kvalitets- og serviceniveauer på tværs af kommunen. Færrest muligt tomme bygninger. Færrest muligt udlejede bygninger. Realkapitalen afvikles, hvis den ikke bruges eller skal bruges. Ensartethed omkring før salgsprocessen. Prioriteret grundlag for afvikling af bygninger. Konkrete mål At øge andelen af kloge m 2. I 2014 beslutning for nærmere koncept om og ramme for de kloge m 2. CEI varetager alle ejendomsrelaterede opgaver fra 2015. Ressourceudjævning på tværs af centrene frigør øgede ressourcer til kommunens kerneydelser senest fra 2015. Driftsbesparelser til investering i kloge m 2. CEI forvalter ejerskabet omfattende anvendelse og drift - af Egedal Kommunens bygninger og ejendomme. Klarere og mere standardiserede samarbejdsprocesser mellem CEI og centrene. At etablere fælles standarder. Forbedrede tekniske redskaber til overblik over m 2. Alle arbejder i et fælles referencesystem - alle brugere af offentlige lokaler (Idrætscentre, Kulturhuse, skoler, øvrige bygninger) anvender samme fælles system til reservering af aktiviteter. Investeringer i nye tekniske løsninger for at forbedre overblikket over m 2. De kloge m 2 - definition: Kloge m 2 andre steder også kaldt intelligente m 2 betyder en mere strategisk, aktiv og fælles styring af m 2, hvor arealanvendelse i højere grad er tilpasset til organisationens aktiviteter og kerneydelser. Ud over at være mere aktiv i forhold til behovet menes med de kloge m 2 også effektiv, fleksibel og multifunktionel pladsudnyttelse ikke mindst for at opnå så få m 2 som muligt. Kloge m 2 handler om arealoptimering og tilgængelighed. 3/5
Indsatsområde 3 Vedligeholdelse Bedre vedligeholdte ejendomme. Den økonomiske og brugsmæssige værdi af de kommunale ejendomme er sikret. Klare organisatoriske grænse- og snitflader på det strategiske, taktiske og operationelle vedligeholdelsesniveau er sikret. Arealanvendelsen i de kommunale ejendomme indgår som et aktiv i vedligeholdelsesplanlægningen. En miljø- og energimæssig bæredygtig vedligeholdelse. Større fokus på installationsvedligehold, således at dyrt afhjælpende vedligehold minimeres og forbedret driftsøkonomi opnås. Fastlæggelse af serviceniveauer (Service Level Agreements) som grundlag for kvalitetsstyring. Egedal Kommune arbejder med 5 kvalitetsniveauer, som er: - Kvalitetsniveau 5 Bygningen fremstår som ny. - Kvalitetsniveau 4 Bygningen fungerer efter hensigten, men kan have et behov for vedligehold. - Kvalitetsniveau 3 Bygningen fungerer efter hensigten, men er slidt og har behov for en del vedligehold. - Kvalitetsniveau 2 Bygningen er slidt og med flere skader og mangler, der i et vist omfang påvirker anvendelsen. Bygningen udgør ingen fare for sikkerhed mm. - Kvalitetsniveau 1 Bygningen er med en del skader og mangler, der i stort omfang reducerer den påtænkte anvendelse. Bygningen kan udgøre en fare for sikkerhed mm. Konkrete mål Fastholdelse af kommunens realkapital. Alle eksisterende kommunale bygninger skal gradvist forøges og fastholdes på et kvalitetsniveau mellem 2,5 3,5. Kommunens nuværende udvendige vedligeholdelsesbehov/efterslæb på 163 mio. kr. skal reduceres med 20 % inden 2020. Budgettet til vedligeholdelsesaktiviteter (indvendigt og udvendigt) øges gradvis fra ca. 86 kr./m 2 til vedligeholdelse pr. år til 150 kr./m 2 pr. år. Udarbejdelse af en klart, transparent samarbejdsproces mellem CEI og centrene. Grundige analyser omkring, hvad der skal vedligeholdes. Prioriterede beslutningsgrundlag for vedligeholdelsen på baggrund af analyse af behov, demografisk udvikling og grunddata og set i forhold til den langsigtede strategi for porteføljen. Fokus på fastholdelse af kvalitetsniveauet - baseret på årlige bygningssyn og egentlige tilstandsvurderinger som minimum udføres hvert 5. år. Opdateringen skal dokumenteres med en risikovurdering til brug for den prioriterede planlægning. Digital understøtning af planlægning og alle processer i forbindelse med vedligeholdelse. En udbudsstrategi, der sikrer gode projekter og udførelse i god håndværksmæssig kvalitet. Den fastlagte vedligeholdelsesstrategi følges. Anlægs- og vedligeholdelsesplanlægningen tænkes altid sammen. Vedligeholdelsesaktiviteterne udføres prioriteret og balanceret mellem forbyggende, tilstands- og risikobaseret vedligehold. 4/5
Indsatsområde 4 Bæredygtighed og (energi)effektiv drift Energiforbruget og CO 2 udslippet reduceres i kommunen herunder i de kommunale bygninger jf. kommunens Plan- og Agenda 21 strategi 2011. Nedbringelse af energibudgetter. Styrkelse af energiledelsen, hvor energibesparende initiativer opnås som følge af systematisk energiledelse, anlægsinvesteringer og energieffektiv drift. Styrkelse af energistyringen centralt og decentralt, således at datagrundlaget for investeringerne baseres på valide værktøjer, processer og procedurer. Forbedret overblik i forbindelse med opfølgningen på energiforbruget og budgetter. En fælles vagt og vagtcentral på en fælles platform og i en samlet løsning for vagt og overvågningsopgaver inkl. adgangskontrolsystemer i kommunen, herunder håndtering alarmsignaler fra sikringsanlæg og fra driftsanlæg. Én fælles kontaktmulighed (adgangsvej) for borgeren/brugeren uden for normal arbejdstid. Fastlæggelse af serviceniveauer (Service Level Agreements) som grundlag for kvalitetsstyring. Konkret mål Målet er 20-25 % reduktion i energiforbruget og CO 2 udslippet i egne bygninger i perioden 2007-2020. Driftsbesparelser til energirenovering, fastholdelse for energieffektiv drift. Ansvaret for energibudgettet og afregning placeres i CEI. Anskaffe en kube i Ledelsesinformationssystemet LIS, der er dedikeret afregning af energiudgifter. Fælles standarder for energieffektiv drift. Anskaffelse af et web-baseret energistyringssystem, hvor data hentes fra fjernaflæste målere og danner grundlag for budgettering og identificering af energisparemuligheder. Investeringer i energieffektive tekniske installationer og automatik til styring af disse og bygningernes klimaskærm eventuelt via ESCO projekter. Der stilles krav til energieffektiv drift i forhold til udbud af service og vedligeholdelseskontrakter. Redskaber, som hjælper brugerne af bygningerne og de decentrale enheder med den gode og energirigtige adfærd (fx i årlige energihandlingsplaner). Kompetenceudvikling af driftspersonale. Egedal Kommune fastholder fortsat de ambitiøse målsætninger i Kommuneplan 2013 samt i Energi i Egedal april 2013 godkendt i Kommunalbestyrelsen 24. april 2013. 5/5