Deltagere: Til stede Afbud Lars Bjørnstrup Formand x Mitzi Hansen MH Næst forkvinde x Poul Petersen PP Bestyrelsesmedlem x Arne Strandet Larsen ASL Suppleant x Jan Christensen JC Suppleant x Susanne Larsen SL Suppleant x Mikkel Selander Driftsleder x Lars Larsen Ejendomsmester x Sendes til: Deltagere samt øvrige AB-medlemmer. (Referat og regnskaber m.v. sendes i papirudgave til AB-medlemmer) Administration og varmemester. Øvrige afdelinger i BAB. Dagsorden: 1. Valg af ordstyrer 2. Godkendelse af referat 3. Tilbagemelding fra administration, inspektør og varmemester 4. Økonomi 5. Perioderegnskab 6. Orientering fra formanden 7. De enkelte lejemål (LUKKET PUNKT, OFFENTLIGGØRES IKKE) 8. Øvrige aktiviteter herunder projekter 9. Eventuelt 10. Næste møde Pkt. Emne Dato Akt. 1 Valg af ordstyrer 12.03 blev valgt 2 Referat 13.02 Referat nr. 02.12 godkendt 3 Tilbagemelding Vaskekældre 12.03 Da beboere der benytter vaske- tørrerum ikke rengøre efter sig, bedes der oplyst pris på rengøring 2 gange pr. måned. Der fremstilles opslag med tekst at rengøring skal foretages i benyttede rum, samt at vasketøj skal nedtages efter vaskereglementet, eller vil det kunne nedtages af efterfølgende vaskerumsbruger. Det revurderes efter 2 måneder, og hvis forholdene ikke er forbedret igangsættes ekstern rengøring med forhøjelse a vaskepriser til følge. ADM Legepladser 1
Vandskade 12.03 Bolte til tag er nu kommet, men stadig mangler afdækning af bolthoveder og møtrikker 13.02 Er endnu ikke færdiggjort 09.01 Skal færdiggøres nu 12.12 Alt udført på nær tag på tog der skal have nye bolte 14.11 pladser er færdige i løbet af uge 46 10.10 Fejlretning efter rapport igangsat. Der er fundet flere mapper med tidligere rapporter, gennemgår dem. 12.09 Bemærkninger i inspektionen udbedres nu. Der søges efter tidligere godkendelser samt kommunens ibrugtagningstilladelse 15.08 Legepladsinspektør Gerd Olsen har gennemgået legepladserne, der er fundet fejl på legeplads 3 der tidligere har været godkendt, og leverandør Kompan bedes forklare hvordan det kan forekomme samt rette op på problemet uden udgift for afdelingen / 12.03 Er nu afsluttet Det blev oplyst, at kommunens regnvandsbassin bag TS 58-62 var fyldt med slam hvorfor der ikke var mulighed opbevaring af vand fra regnskyl, og ADM bedes undersøge hvad det har af betydning for det opstuvede vand i afdelingen, primært i blok 4 og 5 der er nærmest bassinet 13.02 Er endnu ikke afsluttet 09.01 Efterreparationer er endnu ikke helt afsluttet 12.12 Efterreparationer er næsten færdige 14.11 Arbejdet er igangsat 10.10 Reparationer er igangsat, der udarbejdes retningsvisende tidsplan for reparationsopgaverne, primært fra maler og murer 12.09 Ad vi-brev fra Anders Andersen rengøring er meget misvisende, kontakter Bo fra AA 15.08 Bestyrelsen vil gerne takke funktionærerne, varmemester og inspektør for den stor indsats der blev ydet i forbindelse med oprydningen efter vandskaden i kældrene. Også ros til beboerne for den måde problemerne blev taklet på. Rensning og spuling af afløb koster ca. Kr. 16.000,- og igangsættes nu. Rensning af vejbrønde koster ca. Kr., 95,- pr. stk. og igangsættes ligeledes nu. Firma Spul & Rens bedes undersøge om det er muligt at få gennemgang mellem lyskasser til afløbsbrønd Gulvafløb: Ingeniørfirma Holmsgaard er bedt om at undersøge hvilke tiltag der skal tages for at nedlægge 2
Parkering Kældertrapper ubenyttede gulvafløb. Rengøringsfirma Anders Andersen har rengjort og registreret skader på bygningerne. Hvis beboere ønsker at etablere højt dørtrin fra kældergang til kælderrum kan dette umiddelbart udføres ved egen foranstaltning. 11.07 Der har været meget opstigende vand i kældre efter kraftigt regnskyl med skade på opmagasinerede ting i kældre. Der er opsat ekstra container til brug for beboernes vandskadede ting, dette afsluttes med weekenden den 16/17 juli har den 14.07 møde og gennemgang af bygninger med forsikringsmægler samt opdeling af ansvarsområder for bygningsforsikringen og beboernes private indboforsikring. Der undersøges via kloarkrensningsfirma hvor ofte kælderafløb skal renses samt pris for samme. Undersøge om gulvafløb i beboers kælderrum skal lukkes og hvordan det kan evt. kan udføres, samt om der er sandfang i afløb i kældertrapper.. Afløb fra lyskasser (facade- og haveside) undersøges for gennemgang til afløb fra tagvand. Der er lejet 7 stk. affugtere til opsætning i kældre, disse fordeles efter behov og vurdering. Hvis det vurderes efter gennemgang med forsikringsmægler at der skal opsættes yderligere et antal affugtere for at minimere skade på bygninger lejes disse. 09.01 Punktet udgår indtil der foreligger nye oplysninger fra Brøndby Kommune / 12.03 Efter afhold licitation er HRH-murer billigst, og ADM bedes udfærdige kontraktgrundlag og tidsplan for alle 5 etaper 13.02 Udbud er udsendt med besigtigelse uge 8 og licitation den 7. marts 09.01 Udbud udsendes ultimo januar til 3 bydende 12.12 oplyser i mail af 9.12.2011 at der spørges endnu en entreprenør så der i alt er 4 bydende, men tidligere beslutning på, at den der i det første bud var dyrest ikke spørges og ny kan så byde. Ved underhåndsbud må der højst være 3 bydende. Udbud sendes ud ultimo januar 2012 med pris medio februar 2012 14.11 Skal opdeles i Aktiver (afrensning, oppustning, osv. ) Derefter i udbud 10.10 Udbudsmateriale er endnu ikke udsendt. Adm. skal oplyse tidspunkt for udsendelse 12.09 Udbudsmateriale er endnu ikke udsendt. 3
Mekanisk ventilation Kloaksystem I gl. fyrkælder opsættes ekstra afstivning i nederste kælder som anført i rapport fra Holmsgaard. 15.08 Der udsendes nyt udbudsmateriale baseret på tidligere udsendte, men med en 5 årig horisont. 12.03 Afventer stadig Brøndby kommune 13.02 Afventer stadig svar fra Brøndby kommune, Esbensen Rådgivning bedes rykke kommunen 09.01 Udbud afventer svar fra Brøndby Kommune om der skal udføres varmegenvinding ved etablering af mekanisk ventilation 12.12 Tidsplan for udbud bedes oplyst 14.11 Udbydes på en 5 år periode samlede. Udbydes til 3 firma og et får arbejdet 10.10 Udbudsmateriale er endnu ikke udsendt. Adm. skal oplyse tidspunkt for udsendelse 12.09 Udbudsmaterialer er endnu ikke udsendt 15.08 Der udarbejdes udbudsmateriale på etablering af mekanisk ventilation fra alle lejemål pr. blok. der skal udbydes med en 5. årig horisont. 12.03 Der er 64 gulvafløb boilerrum, tidligere skralderum samt i lejemål. ADM skal foreslå hvilke der kan lukkers i rum uden tappested samt pris på samme. Beboere der endnu ikke har meddelt om de har gulvafløb kontaktes med brev om besigtigelse. ADM 4 Økonomi Årsregnskab Kloaktegning af blok 3 og 14 udleveret. 13.02 Tegning med kloakafløb i boliger revideres og udvides med afløb i fællesrum samt i nye og gamle boilerrum. 09.01 Efter opgørelse af svarskemaer har 27 oplyst at de har gulvafløb i lejemål og heraf har 18 haft opstigende vand. sender tegning medplaceringer til og bestyrelen. undersøger via rådgiver på hvilken måde et gulvafløb kan lukkes, enten med højvandslukkere eller ved permanent lukning. 12.12 Spørgeskemaer er returneret, 50% af husstandende har svaret, oplysninger indtegnes på oversigtsplan og viderebehandles 14.11 Holmsgaard, Michael Evt. Højtvands lukning i afløb inde i boligen Registrering af afløb inde i boligen og derefter beslutte hvor mange der skal lukkes og hvilken der kan blive. Tilstoppede afløb i lyskasser. Hvordan kan man reparer dette?? / / / 4
5 Perioderegnskab Konto nr. 115 Konto nr. 116 6 Orientering fra formanden 12.03 Årsregnskab er udarbejdet, men revideres efter nedsættelse af BL-indskud 12.03 Konto er gennemgået og fordeling er foretaget 13.02 Gennemgang af konti vil ske i forbindelse med årsregnskab 09.01 OL bedes gennemgå konto for evt. flytning af udgifter til konto 116 12.03 Konto er gennemgået og fordeling er foretaget 13.02 Ikke gennemgået 12.03 Der er givet tilsagn om tilskud til renovering af afd. 1 s mødelokale efter vandskade. Der blev givet en kort orientering fra møde med forsikringsmæler om foranstaltninger ved fremtidige OL OL 7 Lukket punkt 8 Øvrige aktiviteter og projekter Energi Vinduer / Døre 12.03 Der er modtaget forslag og pris på genopretning af vinduer fra maler, dog mangler er forslag vedligeholdelsesintervaller ligesom pris bedes opdelt i udvendig- og indvendig behandling og separat pris på gitre bedes oplyst. Snedker har endnu ikke kommet med forslag til genopretning samt restlevetid, snedker opfordres til til at komme med forslag inden 2 uger 13.02 Der har den 25. januar været møde med maler og snedker for deres vurdering af vinduer og døres tilstand. Kommer med forslag og pris på udbedring og vedligeholdelsesinterval som anført i referat fra 09.01 ADM Der lægges op til et evt. ekstra beboermøde ultimo maj med orientering om tilstanden, pris og kommende vedligeholdelsesinterval. 09.01 kontakter snedker og maler for gennemgang af vinduer og døres vedligeholdelsestilstand samt mekaniske funktion. PP deltager i gennemgangen. Med hensyn til helhedsplan afhænger det af mulighederne for efterfølgende tilskudsmuligheder fra 5
Brøndby Kommune og Landsbyggefonden. Det er afdelingsbestyrelsens vurdering at der var forskellig opfattelse af tilskudsmulighederne. Flere beboere mente at såfremt der blev udarbejdet en helhedsplan kunne der opnås store tilskud. Dette blev afvist af administrationen bl.a. med henvisning til at vinduesudskiftninger alt overvejende er driftsarbejder. Administrationen bedes uddybe deres erfaringer med tilskud til vinduesudskiftninger. Der skal udarbejdes økonomiske konsekvenser for oprettende vedligeholdelsesarbejder på følgende punkter: Fuld malerbehandling (lukket glat overflade i farve hvid) af alle vinduer og døre opdelt således: o Udvendig behandling til og med fals for anslag. o Indvendig malerbehandling til fals for anslag. Snedkeropretning opdelt således: o Generel opretning af alle vinduer og døre. o Udskiftning af nedbrudte trædele. o Eftersyn og udskiftning af defekte beslag, greb m.v. Restlevetiden bedes vurderet således: o Uden genoprettende vedligehold. o Efter genoprettende vedligehold. Vedligeholdelsesintervaller bedes oplyst på: o Malerbehandling Nordside Sydside o Generelle snedkereftersyn / genopretning. 12.12 Forslag til udskiftning af vinduer/døre forkastet på beboermøde. 22 stemmer for udskiftning, 42 stemmer imod og 2 ugyldige stemmer. Det videre forløb blev diskuteret, og det blev besluttet, at 42 stemmer imod, svarende til 21 ud af 96 lejemål ikke er repræsentativ, hvorfor der skal udarbejdes redegørelse for henholdsvis helhedsplan med tilstandsvurdering og konsekvensen ved ikke at udskifte vinduer/døre. Der ønskes en kvalitetsvurdering af eksisterende vinduer/døre med priser på opretning. Der lægges op til et orienterende beboermøde når alle oplysninger er modtaget 14.11 Gennem gik kort forløbet til vores beboer møde tirsdag d. 15.11 10.10 orienterede kort på beboermøde Andresen 15. november på Ungdomsgården. PP kontakter Susanne for reservation. ADM // /P PP 6
12.09 Efter beboermødet planlægges indkaldelse til ekstraordinært beboermøde, sandsynligvis i november 15.08 Ikke behandlet 20.06 PJ orienterede om forundersøgelsesrapporten. TS gennemgik de vejledende finansieringsforslag som var udarbejdet til energivinduer/døre PJ/ / TS orientere om dette i beretningen på kommende beboermøde 09.05 Esbensen afleverer i henhold til aftale forundersøgelse Adm fredag den 13.05 04.04 Kontrakt med Esbensen er underskrevet den 30.03.11 14.03 Efter korrespondancer på mail mellem Adm og er det besluttet, at forundersøgelsen kun skal omfatte vinduesprojektet, og at tilstandsrapport og digitalisering kan komme på tale såfremt det besluttes at vinduesprojektet skal gennemføres efter beboerbeslutning. Derudover skal der laves termofotografering og PCB undersøgelse., Adm 14.02 Det bedes undersøgt om der er PCB i fuger på værende vinduer / R Udkast til entreprisekontrakt med Rådgivningsfirma Esbensen diskuteret. Vedrørende udfærdigelse af tilstandsrapport skal R oplyse hvad det har af betydning for ansøgning om kapitaltilskud og hvor lang tilbagebetalingstiden vil være. Ligeledes er et ikke nødvendigt med digitalisering af tegninger. 10.01 På grund af sygdom hos rådgiver er der ikke kommet noget resultat at forundersøgelsen endnu. PJ fra firma Esbensen bedes undersøge fuger i værende vinduer for PCB indhold 13.12 orienterede om møde med Peter Juhl fra Espensen om energifremmende foranstaltninger samt forslag til nye vinduestyper. Lars skal fremsende forslag til rådgiveraftale til. ønskede forslag i år, da der er afsat midler i DVplanen til dette, men pga. sygdom kan dette ikke nås og der kan blive tale om et a conto beløb efter et anslået rådgivningsbeløb 08.10 Esbensen Rådgivning kommer d. 18/11 hjemme hos kl. 15.00 for orientering om mulig besparelse ved udskiftning til energivenlige vinduer og døre. Vi anbefaler at Mikkel fra Adm. deltager i dette møde 7
9 Eventuelt 11.10 Undersøgelse af muligheder for reduceret energiforbrug ved udskiftning af vinduer- døre, undersøger hos et relevant firma. 14.11 Gennem gik kort forløbet til vores beboer møde tirsdag d. 15.11 10.10 orienterede kort på beboermøde Andresen 15. november på Ungdomsgården. PP kontakter Susanne for reservation. 12.03 ASL var ikke tilfreds med fliserenoveringen ved blok 11 og spørgsmålet skal tages op ved 1 års gennemgangen. Der har 8. marts været holdt fyraftensmøde i FA09 hvor Teit Svanholm gennemgik på udmærket vis BL s opbygning og mulighed for hvilke renoverings- og vedligeholdelses arbejder der kan gives tilskud til samt hvad det betyder at der udarbejdes helhedsplan. /P PP / 10 Næste møde 12.03 Næste møde er den 16.04 og flyttet pga Påske Poul Petersen Referent Lars Bjørnstrup Formand 8