Side 1 af 36 Navision Stat 5.4 2. januar 2013 ØS/ØSY/MAG Abonnementsløsningen Overblik Introduktion Abonnementsløsningen ligger placeret under Salg & marketing, og består af et abonnementskort, som kæder debitor samt vare eller finans sammen. Samtidig kan der på kortet opsættes formler, der styrer, hvornår der skal dannes nye opkrævninger. Løsningen anvendes typisk til gentagne salg af varer. Det er muligt at opsætte generelle regler under salgsopsætningen for abonnementsperiode, opkrævningsdatoformel, standard prisgrupper og håndtering af pauseperioder. Disse vil automatisk blive foreslået, når der oprettes nye abonnementskort. Der kan også sættes regler for, om kreditnotaer ønskes dannet ved opsigelse af en abonnementslinje, ligesom man kan afgøre, hvorledes man håndterer leveringsgebyr i regnskabet. Opkrævningerne dannes som en periodisk aktivitet ud fra nogle foruddefinerede filtre. De oprettede opkrævninger dannes som salgsfakturaer, og vil automatisk ligge klar til bogføring. Det er muligt at angive på abonnementslinjen, at et abonnement skal opsiges, og hvorvidt man ønsker, at der skal dannes en kreditnota. Der kan så efterfølgende foretages en kørsel, der danner kreditnotaer. Kørslen foretages som en periodisk aktivitet. De oprettede kreditnotaer dannes som salgskreditnotaer, og vil automatisk ligge klar til bogføring. Abonnement kan alene anvendes til fakturering i regnskabsvaluta (RV) opsat under Økonomistyring\ Opsætning\ Regnskabsopsætning\ faneblad Generelt\ felt Regnskabsvalutakode.
Indholdsfortegnelse Side 2 af 36 Overblik... 1 Introduktion... 1 Målgruppe... 2 Seneste ændring... 2... 3 Sådan gør du... 3 Abonnementskort... 3 Abonnementslinjer... 6 Salgsopsætning... 13 Nummerserie... 16 Opsætning... 17 Leveringsformer... 17 Leveringspriser... 18 Leveringsbogf.opsætning... 18 Abonnementsreguleringstyper... 19 Oprettelse af opkrævninger.... 20 Oprettelse af kreditnotaer... 22 Opdater salgspriser Abonnement... 24 Abonnementsændringer... 26 Rapporter... 27 Abonnementskort... 27 Visning af rapporten... 30 Rapporten Abonnement kontokort... 30 Visning af rapporter... 31 Abonnement kontrolrapport... 31 Debitorkortet... 34 Opsætning af ændringslog, hvis rapporten Abonnementsændringer anvendes.... 36 Målgruppe Denne vejledning henvender sig til brugere, der har brug for styring af deres gentagne salg. Det gælder både de medarbejdere, der er ansvarlige for opdatering af stamoplysninger, og for dem som skal danne og bogføre abonnementsfakturaer. Det kan både være økonomimedarbejdere og regnskabsmedarbejdere. Seneste ændring Publiceret første gang: 19. oktober 2009 Seneste ændring: 2. januar 2013
Side 3 af 36 Sådan gør du Abonnementskort På abonnementshovedet registreres stamdata om abonnenter. Stamdata fra debitorkortet tilknyttes abonnementshovedet, og der tilknyttes linjer med oplysninger om abonnementer, som danner grundlag for abonnementsstyring. Abonnementskortet tilgås fra Salg & marketing\ Ordrebehandling\ Abonnementer. Fanebladet Generelt Det er muligt på abonnementskortet, på fanebladet Generelt at knytte følgende oplysninger: Nummer Kundenr. Kundenavn, Kundeadresse etc. Kundeattentionnr. (Kontakter) Leveringskode Feltet udfyldes med et abonnementsnr., der enten tildeles manuelt eller automatisk. (Ved automatisk tildeling skal der opsættes en nummerserie under salgsopsætningen. Sti: Salg & markering\ Opsætning\ Salgsopsætning) Feltet udfyldes med et debitornr. Felterne udfyldes automatisk med oplysninger fra det relevante debitorkort. Oplysningerne i dette felt hentes fra CRM modulets kontaktkort, med udgangspunkt i debitornr. angivet i feltet Kundenr. Kontakter opsættes under stien: Salg & Marketing\ Ordrebehandling\ Opsætning\ Kontakter Feltet kan udfyldes med en kode, som fx kan være
Debitorordrenr. Fanebladet Fakturering en oplysning om porto(fx fritaget for porto/eller gebyr eller ingen). (Leveringskoder opsættes under stien: Salg & Marketing\ Ordrebehandling\ Opsætning\ Leveringskoder) Feltet kan udfyldes med et ordrenr. Indholdet af feltet overføres til elektroniske fakturaer. Side 4 af 36 Det er muligt på abonnementskortet, på fanebladet Fakturering at knytte følgende oplysninger: Faktureres til kundenr. Feltet udfyldes automatisk med det debitornr., der er valgt under fanebladet Generelt. Skal der faktureres til et anden kundenr., og det er opsat på debitor, udfyldes feltet automatisk med dette debitornr. Der kan også vælges en anden faktureringsdebitor direkte på Abonnementskortet. Faktureringsnavn, Felterne udfyldes automatisk med oplysninger fra faktureringsadressen etc. det relevante debitorkort. Fakturerings attentionnr. Oplysningerne i dette felt hentes fra CRM modulets kontaktkort, med udgangspunkt i debitornr. angivet i feltet Faktureres til kundenr. Kontakter opsættes under stien: Salg & Marketing\ Ordrebehandling\ Opsætning\ Kontakter Delregnskab (Global Er Standarddimensioner opsat, vil feltet dimension kode 1) automatisk blive udfyldt, eller du kan frit vælge en dimensionsværdi i feltet. Bemærk: Ønskes yderligere dimensioner opsat på Abonnementshoved, kan de tilknyttes under menuknap Abonnement\ menupunkt Dimensioner. Global dimension kode 2 Er Standarddimensioner opsat, vil feltet automatisk blive udfyldt, eller du kan frit vælge en
Kampagnenr. Sælgerkode dimensionsværdi i feltet. Det er muligt at knytte en kampagnekode til et abonnement. Kan bruges til at afgrænse en speciel type abonnementer. Kampagner opsættes under stien: Salg & marketing\ Marketing\ Kampagner Feltet udfyldes automatisk med oplysninger fra det relevante debitorkort Side 5 af 36 Fanebladet Levering Det er muligt på abonnementskortet, på fanebladet Levering at knytte følgende oplysninger: Leveringsadressekode Er der tilknyttet en leveranceadresse på debitorkortet, kan koden hentes ind her. Leveringsnavn, Felterne udfyldes automatisk med oplysninger Leveringsadresse etc. fra det relevante debitorkorts leveranceadresse. Leverings attentionnr. Oplysningerne i dette felt hentes fra CRM modulets kontaktkort, med udgangspunkt i debitornr. angivet i feltet Kundenr. Kontakter opsættes under stien: Salg & Marketing\ Ordrebehandling\ Opsætning\ Kontakter Lev. adresse gyldig fra Der kan manuelt indsættes en dato for hvornår lev. adressen er gyldig fra. Bemærk: Kan anvendes hvis man i en begrænset periode, skal have leverancen leveret til en anden adresse. Lev. adresse gyldig til Der kan manuelt indsættes en dato for hvornår lev. adressen er gyldig til. Bemærk: Kan anvendes hvis man i en begrænset periode, skal have leverancen leveret til en anden adresse.
Side 6 af 36 Fanebladet Lokal integration Afsendersystem Afsender ID Feltet benyttes til at holde en reference til et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). Dette felt benyttes til at holde en unik identifikation af recorden i et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). Abonnementslinjer Der kan tilknyttes en eller flere linjer til et abonnementshoved; disse kan både være vare- eller finanslinier Bemærk: Nogle felter er standardfelter og beskrives ikke i denne vejledning, bl.a. Enhedskode, Antal og Linjebeløb. Her kan opsættes/vælges følgende felter: Type Det er muligt i feltet Type at vælge mellem Vare og Finanskonto Nummer I dette felt vælges enten Vare eller Finanskonto, alt efter hvad der er valgt i type. Bemærk: Er der valgt Vare i feltet Nummer, udfyldes salgspris og linjerabat automatisk, hvis dette er opsat på varen. Feltet indeholder navnet på enten varen eller finanskontoen. Det er dog muligt at indtaste sin egen tekst i feltet, det vil så være den tekst der
Momsproduktbogf.gruppe Leveringskode Alias Salgspris Debitorprisgruppekode Dimensioner Status Bilagsstatus kommer med på den dannede abonnementsfaktura. Her indsættes den værdi, der måtte være opsat som standard på vare- eller finanskortet. Værdien kan redigeres. Hvis feltet efterlades blankt og værdien på vare- eller finanskortet er udfyldt, vil værdien fra vare- eller finanskortet blive benyttet ved oprettelse af faktura. I dette felt kan Leveringskode tilknyttes varen; ved dannelse af abonnementsfaktura vil ekstra linie vedr. leveringsomkostninger blive oprettet ligesom linjebemærkning vedr. levering automatisk bliver oprettet. Leveringspriser skal tilknyttes den enkelte vare under Salg & marketing\ Ordrebehandling\ Opsætning. I dette felt kan der tilknyttes et alias, ved dannelse af abonnementsfaktura, vil det valgt alias blive overført til fakturaen. Alias er en opsætning af dimensionskombination der skal sikre at der bogføres på rigtige kombinationer. Feltet udfyldes automatisk, hvis der er tilknyttet en vare på abonnementslinjen, og der er opsat salgspris på varen. Koden kan tilknyttes linjen, hvis man anvender alternative priser, hvor varens pris er afhængig af den kunde, der køber varen. Hvis feltet Standard Prisgruppekode i Salgsopsætningen er udfyldt arves værdien til dette felt. Sti: Salg & Marketing\ Opsætning\ Salgsopsætning Både globale dimensioner og genvejsdimensioner kan udfyldes på linjen. Feltet kan indeholde en af følgende værdier: o Aktiv: Er feltet udfyldt med aktiv, er det en aktiv abonnementslinje, og der vil blive dannet en opkrævning ud fra næste opkrævningsdato. o Opsagt: Er feltet udfyldt med Opsagt, opsiges et abonnement, og der kan angives om man ønsker at der dannes en kreditnota. Bemærk: Se også under beskrivelse af knappen Funktion, og under beskrivelse af Salgsopsætningen. Feltet opdateres løbende med følgende værdier: o Faktura oprettet ; feltet viser, at der er oprettet en salgsfaktura, som er klar til Side 7 af 36
Opsigelseskode Opsigelsesbeskrivelse Opsagt den Løbetid Opr. startdato Aktuel startdato bogføring. o Faktura bogført ; feltet viser, at der er bogført en salgsfaktura, som enten er sendt elektronisk eller afventer videre behandling. Bemærk: Er et abonnement opsagt, og der ikke ønskes dannet en kreditnota vil der stå Faktura bogført i feltet. o Afventer kreditnota ; hvis abonnementet er opsagt - og kreditnota ønskes dannet - vil denne status stå på linjen, indtil kreditnota bliver oprettet. Bemærk: Ønsker man at anvende funktionaliteten, der danner kreditnotaer, skal det opsættes i salgsopsætningen i feltet Kreditnota ved opsigelse. Se også punktet Salgsopsætning. o Kreditnota oprettet ; feltet viser, at der er oprettet en kreditnota, som er klar til bogføring. o Kreditnota bogført ; feltet viser, at der er bogført en kreditnota, som enten er sendt elektronisk eller afventer videre behandling. Er statusfeltet udfyldt med Opsagt, kan der i dette felt vælges en Årsagskode. Årsagskoder opsættes under stien: Økonomistyring\ Opsætning\ Spor\ Årsagskoder Feltet udfyldes automatisk med årsagskodens beskrivelse. Feltet udfyldes automatisk med d.d., når en abonnementslinje opsiges. Feltet kan rettes manuelt efterfølgende. Abonnementets løbetid, som angiver hvor ofte opkrævningen skal foretages, sættes op her, ex. 1M svarende til en gang om måneden. Standardværdi kan opsættes under salgsopsætningen på fanebladet Abonnement i feltet Abonnementsperiode. Værdien kan dog rettes manuelt på den enkelte abonnementslinje. Feltet udfyldes automatisk med Startdato for første opkrævning, når første abonnementsfaktura er bogført. Feltet udfyldes med arbejdsdatoen eller den 1. i næste måned - afhængig af værdi i felt 'Abonnement start' på Salgsopsætningens faneblad Abonnement (Salg & marketing\ Opsætning\ Salgsopsætning) - når abonnementslinjen oprettes. Feltet opdateres på baggrund af feltet Løbetid, Side 8 af 36
Aktuel slutdato Åbne pausedage Pausedage til fakturering Opkrævningsdatoformel Næste opkr. dato Abonnementsslutdato Reguleringstype Afsendersystem Afsender ID efterhånden som abonnementsfakturaer bogføres. Feltet udfyldes automatisk med en beregnet dato ud fra startdato og løbetid. Datoen kan herudover skubbes frem i tiden, hvis man påfører pauseperioder, der skal forlænge abonnementsperioden. Se også under beskrivelse af knappen Linie. Feltet viser, hvorvidt der findes pausedage på abonnementslinjen, der endnu ikke er effektueret. Yderligere information om pauseperioder kan ses under beskrivelse af knappen Linie. Her angives hvor mange af disse åbne pausedage, der bliver medtaget i næste fakturering. Her sættes en formel op, som anvendes til beregning af, hvornår næste opkrævning skal foretages. Feltet opdateres på baggrund af enten Aktuel startdato eller Aktuel slutdato - afhængig af værdi i felt 'Opkrævning beregnes fra' på fanebladet Abonnement under Salgsopsætning - samt Opkrævningsdatoformel. Sidstnævnte kan opsættes med en standardformel i felt 'Opkrævningsdatoformel' ligeledes på Abonnementsfanebladet under Salgsopsætning (Salg & marketing\ Opsætning). Udfyldes dette felt med en dato, vil der ikke blive dannet abonnementsfaktura på abonnementslinjen. Fjernes dato igen, kan der dannes faktura igen, det kan dog være nødvendigt at datoen i feltet Næste opkr. dato, skal rettes manuelt, for at dannelsen sker den rigtige dato. Opslag i dette felt giver en oversigt over Abonnementsreguleringstyper opsat under stien Salg & Marketing\ Ordrebehandling\ Opsætning. Priserne bliver reguleret ved den periodiske kørsel Opdater salgspriser - Abonnement under Salg & Marketing\ Ordrebehandling\ Periodiske aktiviteter. Feltet benyttes til at holde en reference til et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). Dette felt benyttes til at holde en unik identifikation af recorden i et eksternt fagsystem. Feltet er skrivebeskyttet og bliver automatisk Side 9 af 36
udfyldt af den Generiske Integrationssnitflade (GIS). Side 10 af 36 Menuknappen Abonnement Oversigt Oversigt - Abonnementslinier Kort Bemærkning Bogførte faktura Dimensioner Punktet viser en oversigt over alle abonnementer. Punktet viser en oversigt over alle abonnementslinjer. Feltet viser det aktuelle debitorkort. I dette felt kan knyttes bemærkninger til abonnementshoved. Punktet viser en oversigt de faktura, der er bogført på debitor. Der kan her tilknyttes dimensioner til abonnementshoved, ud over de globale dimensioner. Menuknappen Linie
Side 11 af 36 Aktuel start- og slutdato Bemærkning Dimensioner Pauseperioder Funktionen kan anvendes til at rette op på fejlagtigt oprettede skæve abonnementsperioder. Det anbefales, at man så vidt muligt kun retter Aktuel slutdato, da man hermed samler alle restdage op i pågældende periode. I dette felt kan knyttes bemærkninger til abonnementslinjen Opslag til abonnementslinjens dimensioner Se beskrivelse nedenunder. Pauseperioder Det er muligt at sætte et abonnement på pause. Der opsættes en start- og slutdato, der enten forlænger den næstfølgende abonnementsperiode med længden af pauseperioden, eller nedsætter salgsprisen forholdsmæssigt på den efterfølgende periodes opkrævning. Det er dog også muligt at opsætte en pauseperiode uden handling alene til rapporteringsspørgsmål. Under Salgsopsætningen kan angives, om datoen skal justeres til arbejdsdato ved oprettelse af pauseperiode. Bemærk: Er opsætning under salgsopsætning under fanen Abonnement i feltet Handling for pauseperioder sat til Spørg, vil denne meddelelse komme. Den spørger om du ønsker at tilpasse pauseperiodens startdato til arbejdsdatoen. Startdato Her indtastes en startdato for pauseperioden. Bemærk: Datoen er afhængig af hvilken indstilling, der er valgt på salgsopsætningen under fanen Abonnement i
Slutdato Antal dage Restdage Handling feltet Tilpas. Vælges tilpas til arbejdsdato vil startdatoen blive ændret til arbejdsdato. Her indtastes en slutdato for pauseperioden. Antal dage i perioden, inkl. Start- og Slutdato. Her vises antallet af pausedage, som endnu ikke er udlignet/effektueret. Feltet bliver udfyldt med enten '<blank>', 'Abonnement forlænget' eller 'Dekort' alt afhængigt af opsætningen i felt Handling på Salgsopsætningens faneblad Abonnement (Salg & marketing\ Opsætning\ Salgsopsætning): <blank>: der sker ingen forskydning af Aktuel slutdato, eller en beregning af dekort. Denne værdi er dermed udelukkende anvendelig til rapporteringsformål. Abonnement forlænget: der foretages en tilsvarende forskydning af Aktuel slutdato. Forlængelsen får først betydning for første opkrævning efter pauseperioden er slut og først efter fakturering. Dekort: der vil ske modregning i den opkrævning, der foretages efter pauseperioden er slut. Aktuel slutdato forrykkes ikke tilsvarende. Side 12 af 36 Åben Udligningsdage Udligningsbilagstype Udligningsbilagsnr. Bemærk: Ved dekort og forlængelse af Aktuel slutdato. vil der automatisk blive tilføjet en linjebemærkning på salgsfakturaen, som fortæller hvor mange pausedage der er blevet effektueret i pågældende opkrævning. Status kan være Ja eller Nej, hvor Nej er udtryk for, at pauseperioden er blevet effektueret. Når blot én periode er åben, sættes markering i felt Åbne pausedage på abonnementslinien. Feltet, som er et løbende statusfelt, bliver udfyldt med antallet af udligningsdage, altså de dage som er effektueret. Restdage sammenlagt med Udliningsdage er lig med værdien i Antal dage Feltet, som er et løbende statusfelt, bliver kun udfyldt med bilagstype, hvis Handling er 'Abonnement forlænget' eller 'Dekort'. Feltet, som er et løbende statusfelt, bliver kun udfyldt med bilagsnr., hvis Handling er 'Abonnement forlænget' eller 'Dekort'. Udligningsbilagslinjenr. Feltet, som er et løbende statusfelt, bliver kun udfyldt med bilagslinjenr., hvis Handling er 'Abonnement forlænget' eller 'Dekort'.
Side 13 af 36 Menuknappen Funktion Marker til kreditering Har en abonnementslinje bilagsstatus Faktura bogført, og abonnementet er opsagt (Status=Opsagt), kan dette punkt vælges. Feltet Bilagsstatus ændres til Afventer kreditnota. Køres kørslen Opret abonnementskreditnotaer under Periodiske aktiviteter efterfølgende, vil der blive dannet kreditnotaer. Salgsopsætning Her er det muligt at opsætte default værdier for, hvor tit et Abonnement skal opkræves. Man vælger den angivelse der anvendes mest; skal en abonnementslinje opkræves en gang om måneden, sættes 1M op, er det en gang i kvartalet sættes 3M op etc. Der opsættes værdier, der styrer hvilken dag i måneden, opkrævningen skal foretages. Der kan opsættes en standard prisgruppe og regler om dannelse af kreditnota ved opsigelse af abonnement. Desuden sættes op, hvorledes man ønsker at anvende Pauseperioder samt placering af Leveringsgebyr. Sti: Salg & marketing\ Opsætning\ Salgsopsætning fanebladet Abonnement
Side 14 af 36 På salgsopsætningen på fanebladet Abonnement opsættes følgende: Abonnementsperiode Abonnement start Opkrævningsdatoformel Opkrævning beregnes fra Her kan opsættes en default periode, som automatisk overføres til abonnementskortet ved oprettelse. Opsætning af dette felt afgør, hvorvidt man ønsker styring af Aktuel startdato ved oprettelse af ny abonnementslinie: Ingen flytning: Aktuel startdato vil default blive sat til arbejdsdatoen; man kan efterfølgende redigere denne dato. Den 1. i næste md.: Aktuel startdato sættes automatisk til første dag i næste måned. Denne indstilling sikrer, at der ikke optræder utilsigtede skæve perioder. Her kan opsættes en default opkrævningsdatoformel, som automatisk overføres til abonnementskortet ved oprettelse. Opsætning af dette felt afgør, hvorledes Næste opkr.dato beregnes: Akt. startdato: Næste opkr.dato beregnes ud fra Aktuel startdato. Akt. slutdato: Næste opkr.dato beregnes ud
Standard prisgruppekode Kreditnota ved opsigelse Tilpas Handling fra Aktuel slutdato. Her kan opsættes en default prisgruppe, hvis man anvender alternative priser, hvor varens pris er afhængig af den kunde, der køber varen. Dette felt overstyrer debitorspecifikke prisgrupper. I dette felt kan opsættes, om man ønsker at få dannet kreditnotaer, når et abonnement opsiges. Følgende kan opsættes: Spørg: vælges denne indstilling, kommer følgende meddelelse, når et abonnement opsiges: Skal abonnementet markeres til kreditering, hvortil man svarer Ja eller Nej. Aldrig: vælges denne indstilling, dannes der aldrig kreditnotaer på opsagte abonnementer. Feltet Bilagsstatus rettes ikke. Altid: vælges denne indstilling vil feltet Bilagsstatus rettes til Afventer kreditnota. Når kørslen Opret abonnementskreditnotaer efterfølgende foretages, bliver der dannet kreditnotaer for pågældende abonnementslinier. Bemærk: Dannelsen af kreditnotaer foretages under stien: Salg & markering\ Ordrebehandling\ Periodiske aktiviteter. I dette felt vælges en af følgende opsætning: Tilpas til arbejdsdato: vælges denne indstilling, sættes arbejdsdatoen ind i feltet Startdato, under abonnementslinjen og Pauseperiode. Ingen: man kan frit indsætte en startdato, under abonnementslinjen og Pauseperiode. Spørg bruger: når dato angives i Startdato, bliver man spurgt, om man ønsker at anvende arbejdsdatoen. Værdien i dette felt afgør konsekvensen af en eventuel pauseperiode på abonnementslinien: Ingen: vælges denne værdi, vil der ved oprettelse af pauseperiode ikke ske en forskydning af Aktuel slutdato, eller en beregning af dekort. Denne indstilling er dermed udelukkende til rapportmæssige formål. Abonnement forlænges: vælges denne værdi, vil der ved oprettelse af pauseperiode ske en Side 15 af 36
Leveringsgebyr tilsvarende forskydning af Aktuel slutdato. Forlængelsen får først betydning for første opkrævning efter pauseperioden er slut. Dekort: vælges denne værdi, vil der ske en modregning i den opkrævning, der foretages efter pauseperioden er slut. Aktuel slutdato forrykkes ikke tilsvarende. Bemærk: Ved dekort og forlængelse af Aktuel slutdato. vil der automatisk blive tilføjet en linjebemærkning på salgsfakturaen, der fortæller hvor mange dage opkrævningen er reduceret med. Pauseperioder opsættes under stien Salg & marketing\ Ordrebehandling\ Abonnement under knappen Linie og Pause perioder. Værdien i dette felt afgør placeringen af leveringsgebyr: Enten hoved eller linje: leveringskode kan vælges ind enten på abonnementshoved eller på abonnementslinjen. Kun hoved: leveringskode kan kun vælges ind på abonnementshoved. Kun linje: leveringskode kan kun vælges ind på abonnementslinje. Side 16 af 36 Nummerserie På salgsopsætningen på fanebladet Nummerering i feltet Abonnementsnumre, kan tilknyttes en nummerserie, hvis der er oprettet en nummerserie til formålet, næste ledige nummer vil så automatisk blive tildelt nye abonnementskort ved oprettelse.
Side 17 af 36 Opsætning Sti: Salg & marketing\ Ordrebehandling\ Opsætning Under Opsætning opsættes Leveringsformer, Leveringspriser og Leveringsbogf. Opsætning, som bl.a. anvendes til automatisk oprettelse af gebyrlinje for leverancen på en abonnementsfaktura. Ligeså opsættes Abonnementsreguleringstyper for regulering af salgspriser på abonnementet. Leveringsformer En leveringsform kan knyttes til et abonnementskort og kan bl.a. bruges til at angive, om der skal opkræves gebyr for levering (porto etc.). Leveringsformen knyttes sammen med en leveringspris på en vare. Der kan oprettes et frit antal koder. For at der kan dannes en gebyrlinje for leverancen, skal leveringskoden tilknyttes Leveringspriser og Leveringsbogf. Opsætning. Skal der ikke opkræves gebyr, skal leveringskoden ikke opsættes under Leveringspriser og Leveringsbogf. Opsætning. Kode Udfyld feltet med en sigende kode for leveringsformen. Udfyld feltet med en sigende beskrivelse.
Leveringspriser Side 18 af 36 Under leveringspriser kædes leveringskode og vare sammen med et beløb, og danner tilsammen grundlaget for beregning af leveringsprisen Leveringskode Type Varenr. Varebeskrivelse Beløb (RV) I dette felt vælges en leveringskode ind, fra Leveringsformer. I dette felt vælges typen Linie. Bemærk: Typerne Dokument og mængde, anvendes ikke til abonnement. Her vælges det ønskede varenummer ind. Feltet bliver automatisk udfyldt med vareteksten. I dette felt sættes det beløb ind der skal opkræves i gebyr for leverancen. Leveringsbogf.opsætning Under Leveringsbogf.opsætning opsættes leveringskode og finanskonto. De oplysninger, der er defineret her, er nødvendige for at kunne oprette en fuld konteret linje med leveringspris på salgsdokumentet.
Side 19 af 36 Leveringskode Finanskonto Her vælges de leveringskoder ind som skal bruges til dannelse af gebyr linje for leverancen. Her vælges den finanskonto ind som gebyret skal bogføres på ved bogføring af fakturaen. Abonnementsreguleringstyper Under Abonnementsreguleringstyper oprettes de reguleringskoder, der kan anvendes til regulering af abonnementets salgspriser vha. kørslen Opdater salgspriser - Abonnement. Reguleringskoden skal indsættes pr. abonnementslinie jf. kapitel vedr. Abonnementslinjer. Kode Udfyld feltet med en sigende kode for reguleringen.
Faktor Udfyld feltet med en sigende beskrivelse. Angiv den faktor, som salgsprisen skal ganges med i f.m. reguleringen. Afrundingsmetode Ved opslag i dette felt kan man indvælge en standard Afrundingsmetode. Side 20 af 36 Oprettelse af opkrævninger. Sti: Salg & marketing\ Ordrebehandling\ Periodiske aktiviteter\ Opret abonnementsfakturaer Det er muligt at foretage en kørsel under Periodiske aktiviteter, der danner salgsfakturaer, som efterfølgende vil ligge klar til bogføring. Abonnementslinier skal have Status=Aktiv, for at der dannes faktura. Fanebladet Abonnementshoved Her kan vælges følgende filtre fra abonnementshoved: Nummer Her kan sættes et filter på et abonnementsnr. Er feltet blankt dannes der abonnementsfaktura på alle abonnementslinjer inden for det datofilter der opsættes under Abonnementslinie. Kundenr. Her kan sættes et filter på en debitor. Faktureres til kundenr. Her kan sættes et filter på en faktureringsdebitor. Leveringskode Her kan sættes et filter på en leveringsform. Fanebladet Abonnementslinie
Side 21 af 36 Her kan vælges følgende filtre fra abonnementslinjen: Type Her kan vælges enten finans eller vare. Nummer I dette felt er det muligt at sætte filter på enten finanskonto eller vare, alt efter hvad der er valgt i feltet Type. Debitorprisgruppe Her kan vælges en debitorprisgruppe. Næste opkr. dato Her skal indtastes et dato-filter. Alle de opkrævninger, der ligger klar inden for perioden, vil der blive dannet salgsfaktura på. Er feltet ikke udfyldt kommer der en fejlmeddelelse. Bemærk: Det er muligt at danne flere fakturaer pr. abonnementshoved. Dette kræver blot, at der sættes filter på enten varenr. eller finanskonto under fanebladet Abonnementslinie, og at kørslen foretages flere gange med de forskellige filtre. Fanebladet Indstillinger
Side 22 af 36 Her kan vælges følgende filtre: Brug kun alternativt Der kan sættes en markering i dette felt, hvis man varenr. ønsker at anvende en anden vare på fakturaerne, end den der står på abonnementskortet. Erstat varenr. på I dette felt angives den vare, der er opsat på abonnement Med varenr. på faktura Beregn leveringspris Alternativ bogføringsdato Bogføringsdato Alternativ bilagsdato Bilagsdato abonnementet. I dette felt angives, hvilket varenr. der skal påføres fakturaen i stedet for den vare, der er på abonnementskortet. Feltet udfyldes hvis der skal ske en beregning af leveringspriser (f.eks. porto). Feltet er som udgangspunkt markeret. Afmærk dette felt, hvis du ønsker at angive alternativ bogføringsdato. Feltet er kun aktivt, når du afmærker felt 'Alternativ bogføringsdato'. Som standard anvendes arbejdsdato. Afmærk dette felt, hvis du ønsker at angive alternativ bilagsdato. Husk at forfaldsdato altid beregnes ud fra bilagsdatoen. Feltet er kun aktivt, når du afmærker felt 'Alternativ bilagsdato'. Som standard anvendes arbejdsdato. Oprettelse af kreditnotaer Sti: Salg & marketing\ Ordrebehandling\ Periodiske aktiviteter\ Opret abonnementskreditnotaer Det er muligt at foretage en kørsel under Periodiske aktiviteter, der danner salgskreditnotaer, som vil ligge klar til bogføring. Der dannes abonnements kreditnotaer på abonnementslinjer med Status Opsagt og Bilagsstatus Afventer kreditnota. Fanebladet Abonnementshoved
Side 23 af 36 Her kan vælges følgende filtre fra abonnementshoved: Nummer Her kan vælges et abonnementsnr. Kundenr. Her kan vælges en debitor. Faktureres til kundenr. Her kan vælges en faktureringsdebitor. Fanebladet Abonnementslinje Her kan vælges følgende filtre fra abonnementslinjen: Type Her kan vælges enten finans eller vare. Nummer I dette felt er det muligt at sætte filter på enten finanskonto eller vare, alt efter hvad der er valgt i feltet Type.
Opdater salgspriser Abonnement Side 24 af 36 Ønsker du at få opdateret abonnementspriser, skal det gøres under stien: Salg & marketing\ Ordrebehandling\ Periodiske aktiviteter\ Opdater salgspriser Abonnement Fanebladet Abonnementshoved Her kan vælges følgende filtre fra abonnementshoved: Nummer Her kan sættes et filter på et abonnementsnr. Kundenr. Her kan sættes et filter på en debitor. Faktureres til kundenr. Her kan sættes et filter på en faktureringsdebitor. Leveringskode Her kan sættes et filter på en leveringsform. Fanebladet Abonnementslinie
Side 25 af 36 Her kan vælges følgende filtre fra abonnementslinjen: Type I dette felt kan man indvælge Finans eller Vare. Nummer I dette felt kan der sættes filter på finanskonto eller varenummer alt efter værdi i felt Type. Debitorprisgruppe Her kan vælges en debitorprisgruppe. Debitorprisgruppe opsættes under Salg & marketing\ Ordrebehandling\ Opsætning Næste opkr.dato Her kan du filtrere på abonnementslinjer ud fra datoen i felt 'Næste opkr.dato'. Reguleringstype Hvis du har opsat flere reguleringstyper under Salg & marketing\ Ordrebehandling\ Opsætning\ Abonnementsreguleringstyper, kan du angive et filter for de, der ønskes medtaget i kørslen. Fanebladet Indstillinger
Side 26 af 36 Her kan vælges følgende filtre under Indstillinger: Rapporteringsmulighed Her kan vælges mellem følgende værdier: o Kontroller; ønsker du at kontrollere hvilke priser, der vil blive opdateret i kørslen, kan du vælge denne indstilling. o Opdater priser; vælger du denne indstilling, vil salgspriser/-rabatter blive opdateret på abonnementet. Opdatér abonnementspris Anvendes, når salgspriser/-rabatter på Varer under med varepris Lager er reguleret. Regulér abonnementspris Anvendes, når priserne på abonnementslinjerne med reguleringstype ønskes reguleret ud fra de(n) opsatte faktor(er) under Salg & marketing\ Ordrebehandling\ Opsætning\ Abonnementsreguleringstyper Abonnementsændringer Sti: Salg & marketing\ Ordrebehandling\ Periodiske aktiviteter\ Abonnementsændringer
Side 27 af 36 Logfør udlæsning Udskriv til Excel Sættes der en markering i dette felt, vil der ske en opdatering af feltet Seneste udlæsning af Ændringslog på salgsopsætningen. Feltet ses kun via Zoom (Ctrl+F8). Feltet vil blive opdateret med dato og tidspunkt, og bruges ved udskrivning af abonnementsændringer. Tidspunktet, der står i feltet, er styrende for hvilke data, der udskrives. Markeres feltet ikke, udskrives ændringerne fra den dato, der står i feltet fra sidste udlæsning. Salgsopsætningen findes under stien: Salg & marketing\ Opsætning Sættes der en markering i dette felt, bliver ændringerne, der er foretaget på abonnementerne, udskrevet til Excel. Bemærk: For at ændringerne kan udlæses, skal de logges, der skal derfor foretages en opsætning i ændringsloggen. Sti: Administration\ Programopsætning\ Generelt\ Opsætning af ændringslog. Se hvilke tabeller der skal logges på sidst i vejledningen. Rapporter Sti: Salg & marketing\ Ordrebehandling\ Rapporter Abonnementskort Fanebladet Abonnementshoved
Side 28 af 36 Her kan vælges følgende filtre fra abonnementshoved: Nummer Her kan sættes et filter på et abonnementsnr. Kundenr. Her kan sættes et filter på en debitor. Faktureres til kundenr. Her kan sættes et filter på en faktureringsdebitor. Leveringskode Her kan sættes et filter på en leveringsform. Fanebladet Abonnementslinie Her kan vælges følgende filtre fra abonnementslinjen: Type Her kan vælges enten finans eller vare. Nummer I dette felt er det muligt at sætte filter på enten finanskonto eller varenummer, alt efter hvad der er valgt i feltet Type. Status I dette felt kan du vælge, om du ønsker at se alle, aktive
Abonnementsslutdato Faneblad Indstillinger eller opsagte abonnementer. I dette felt kan du sætte et datofilter. Skal de abonnementer, der har en dato udfyldt i samme felt på abonnementslinjerne ikke med i rapporten, sættes filter til. Feltet hænger sammen med feltet Vis udvidede informationer som kan markeres under fanen indstillinger. Side 29 af 36 Her kan vælges følgende filtre under Indstillinger: Vis leveringsadresse Sætter du markering i dette felt, vises leveringsadresser fra debitor. Vis bemærkninger Sætter du markering i dette felt, vises bemærkninger fra abonnementet. Sideskift pr. Sætter du en markering i dette felt, vil rapporten blive abonnement udskrevet med et abonnement pr. side. Vis udvidede Sætter du en markering i dette felt, vil rapporten vise informationer Linjebeløb, Abonnementsslutdato og Reguleringstype.
Visning af rapporten Side 30 af 36 Rapporten Abonnement kontokort Fanebladet Abonnementshoved Her kan vælges følgende filtre fra abonnementshoved: Nummer Her kan sættes et filter på et abonnementsnr. Kundenr. Her kan sættes et filter på en debitor. Faktureres til kundenr. Her kan sættes et filter på en faktureringsdebitor. Leveringskode Her kan sættes et filter på en leveringsform. Fanebladet Indstillinger
Side 31 af 36 Vis detaljer Sideskift pr. Abonnement Sættes der en markering i dette felt, vises detaljerne for abonnementet. Sætter du en markering i dette felt, vil rapporten blive udskrevet med et abonnement pr. side. Visning af rapporter Abonnement kontrolrapport Faneblad Abonnementshoved
Side 32 af 36 Her kan vælges følgende filtre fra abonnementshoved: Nummer Her kan sættes et filter på et abonnementsnr. Kundenr. Her kan sættes et filter på en debitor. Faktureres til kundenr. Her kan sættes et filter på en faktureringsdebitor. Leveringskode Her kan sættes et filter på en leveringsform. Delregnskab kode Her kan sættes filter på globaldimensions 1. (Global dimension kode 1) Global dimension kode Her kan sættes filter på globaldimensions 2. 2 Fanebladet Abonnementslinie Her kan vælges følgende filtre fra abonnementslinjen: Type Her kan vælges enten finans eller vare.
Nummer Status Næste opkr. dato I dette felt er det muligt at sætte filter på enten finanskonto eller varenummer, alt efter hvad der er valgt i feltet Type. I dette felt kan du vælge, om du ønsker at se alle, aktive eller opsagte abonnementer. Dato eller datointerval indsættes, hvis du ex. kun ønsker at se de abonnementer, der ligger klar til opkrævning. Abonnementsslutdato Der kan sættes et datofilter op i dette felt. Filter <> anvendes, hvis du ønsker at se abonnementer der ikke anvendes mere, men ikke er opsagte. Skal abonnementer med slutdato ikke med i udskriften, sættes filteret til. Feltet hænger sammen med felt Vis udvidede informationer under fanen Indstillinger. Side 33 af 36 Fanebladet Indstillinger Vis Totaler Vis udvidede informationer Vis pauseperioder Vis abonnementslinjer Sættes der en markering i dette felt, vises totaler for Linjebeløb og Antal. Desuden vises sammentælling af antal abonnementslinier. Sætter du en markering i dette felt, vises Faktureringsdebitor, leveringskode, Løbetid og Abonnementsslutdato i rapporten. Ved markering i dette felt vises oplysninger om pauseperioder. o Uanset værdi i abon. slutdato; ingen differentiering ud fra værdi i felt Abonnementsslutdato på abonnementslinien. o Næste opkr. dato ligger før abon. slutdato; kun når Næste opkr.dato ligger før Abonnementsslutdato medtages
abonnementslinien i rapporten. Bemærk: nederste indstilling bruges kun i specielle tilfælde, hvorfor standardindstilling i rapporten altid vil være Uanset værdi i abon. slutdato. Side 34 af 36 Abonnement label Her kan vælges følgende filtre fra abonnementslinjen: Abonnementsnr. Her kan sættes et filter på et abonnementsnr. Kundenr. Her kan sættes et filter på en debitor. Status I dette felt kan du vælge, hvorvidt du ønsker at udskrive alle, aktive eller opsagte abonnementer. Abonnementsslutdato Der kan sættes et datofilter ind, <>, hvis du ønsker at der udskrives labels på abonnementer der ikke anvendes mere, men ikke er opsagte. Skal de abonnementer med en slutdato ikke med i udskriften, sættes filtret til. Debitorkortet Det er muligt at se både de abonnementer og abonnementslinjer, som debitor er tilknyttet under knappen Debitor og punktet Abonnement. Under faktureringsfanebladet er også muligt at se hvor mange abonnementer der er oprettet med samme debitor, og man kan også se hvor mange abonnementslinjer, der er tilknyttet abonnementerne. Fanebladet Fakturering
Side 35 af 36 Antal Abonnementer Antal Abonnementslinier Feltet viser hvor mange abonnementer, der er tilknyttet debitor. Feltet viser hvor mange abonnementslinjer, der er på de abonnementer tilknyttet debitor. Debitor\Abonnement Abonnementer Her ses en oversigt over de abonnementer, der er
tilknyttet debitor. Abonnementslinier Her ses en oversigt over de abonnementslinjer, der er på de abonnementer tilknyttet debitor. Side 36 af 36 Opsætning af ændringslog, hvis rapporten Abonnementsændringer anvendes. Følgende bør opsættes i ændringsloggen.