Klubregister Indhld Klubregister...1 Indhld...1 Begrebsfrklaring...2 Gruppe...2 Standartfelter...2 Ekstrafelter...2 Gruppeejer...2 Den indledende prces...3 Opret grupper...3 Opret ekstrafelter...4 Indlæsning af medlemmer Tilføj persner...5 Tilføj enkelt medlem...5 Tilføj flere medlemmer...6 Udfyld skabelnen...6 Gruppering af medlemmer...7 Den indledende prces afsluttes...7 Vedligehldelse af klubregistret...8 Autmatisk prettelse af medlemmer i klubregistret ved indmelding...8 Administrer indmeldinger...8 Få E- mail ved nye indmeldinger... 10 Søg medlemmer i klubregistret... 12 Indsæt eller fjern flere medlemmer fra en gruppe... 12 Administrer lister g listevisning... 14 Opret Gruppeejer... 14 Opret listevisning... 15 Knyt liste til gruppe... 16 Side 1 af 16
Begrebsfrklaring Her gives indledningsvis en krt begrebsfrklaring, så brugeren har en klar frståelse fr, hvad de centrale begreber betyder, samt hvrledes det er tiltænkt de benyttes. Gruppe Alle medlemmer i klubregistret skal inddeles i grupper. Således har klubben hele tiden verblik ver hvilke medlemmer, der befinder sig i hvilke grupper. Klubben afgør selv, hvilke grupper sm medlemmerne skal inddeles i. Der skal altid prettes en gruppe; Nye medlemmer. Standartfelter Standartfelterne er de infrmatinsfelter, sm systemet autmatisk pretter i klubregistret. Standartfelterne er: Navn Køn Født Gade Pstnr By Land Telefn E- mail Ekstrafelter Ekstrafelter er de infrmatinsfelter sm klubben ønsker udver standartfelterne. Hvis man ønsker yderligere infrmatin m sine medlemmer, så kan ekstrafelter prettes. (Eksempelvis medlemsnummer) Gruppeejer En Gruppejer er et medlem, sm får adgang til udvalgte lister fra klubbens grupper. Eksempelvis kan en træner gives adgang til medlemslister fr kun hans/hendes træninger. Side 2 af 16
Den indledende prces Fr at kunne pkræve kntingenter kræver det, at klubben har et pdateret g krrekt klubregister. Den indledende prces til at prette et krrekt klubregister er denne: - - - - Opret grupper Opret ekstra infrmatinsfelter Indlæs medlemmer Grupper medlemmer Når disse punkter er gennemført, så er klubregistret prettet g kntingenter kan knyttes til medlemmer. (Hvrdan dette gøres uddybes i vejledningen: Kntingent ) Gør først vervejelser m, hvilke grupper klubben ønsker at inddele sine medlemmer i. Herefter skal det vervejes hvilke medlemsinfrmatin, sm er relevant fr klubben. Når disse vervejelser er gjrt, så er klubben klar til at prette klubregisteret i systemet. Opret grupper Gør følgende fr at prette en gruppe: 1. Gå til administratin under klubregister. 2. Klik på fanen rediger grupper. 3. Navngiv den ønskede gruppe i det tmme felt. 4. Klik på disketten fr at gemme gruppen. Vær pmærksm på, at så snart gruppen indehlder medlemmer, så kan denne ikke slettes. Side 3 af 16
Opret ekstrafelter Gør følgende fr at prette ekstrafelter: 1. Gå til administratin under klubregister. 2. Klik på fanen Ekstra felter. 3. Navngiv det ønskede ekstrafelt i det tmme felt. 4. Klik på disketten fr at gemme feltet. Når der er prettet grupper g ekstrafelter, så er klubregistret klar til at få verført medlemmer. Side 4 af 16
Indlæsning af medlemmer Tilføj persner Ved klik på menupunktet Tilføj persner, sm du finder under Klubregister, får du adgang til følgende muligheder: - - Tilføj 1 persn manuelt (Den øverste del) Tilføj flere persner ved at kpiere dem ind fra en Excel- fil (Den nederste del) Tilføj enkelt medlem - Udfyld data fr det pågældende medlem - Vælg herefter hvilket gruppe medlemmet tilhører. (Marker gruppen g brug pilene i midten til at flytte gruppen ver i bksen til højre) - Tryk gem Side 5 af 16
Tilføj flere medlemmer Klubben har gså muligheden fr, at tilføje flere medlemmer på en gang. Fr at dette kan lade sig gøre skal en bestemt skabeln følges. Hent derfr skabelnen g udfyld den. Udfyld skabelnen - Udfyld skabelnen sm vist på billedet nedenfr. (Hvis der er prettet ekstrafelter, så vil disse gså indgå i skabelnen) - Uplad filen. Herefter generes medlemmerne autmatisk i klubregistret. Side 6 af 16
Gruppering af medlemmer Når alle medlemmer er prettet i systemet, så skal disse frdeles i grupper. Er medlemmerne prettet manuelt, så er gruppering sket løbende. Vær dg pmærksm på, at hvis medlemmerne indlæses via en excel fil, så grupperes disse ikke autmatisk. Gruppering af medlemmer kan ske autmatisk. Kntakt s fr hjælp. Den indledende prces afsluttes Når alle medlemmer er indlæst krrekt g grupperet, så er klubregistret prettet g klar. Klubben kan nu arbejde videre med kntingentdelen, således at medlemmerne kan blive pkrævet. Gå til kntingentvejledning: Klik her. Side 7 af 16
Vedligehldelse af klubregistret Resten af vejledningen mhandler, hvrdan man redigerer g vedligehlder klubregistret, samt hvrledes man autmatisk kan registrere indmeldinger i klubregistret. Autmatisk prettelse af medlemmer i klubregistret ved indmelding Når der er indmeldinger i klubben, så kan systemet prette medlemmerne autmatisk i klubregistret. Dette sikrer at alle nye medlemmer prettes krrekt, samt prettes øjeblikkeligt. Samtidig kan indmeldingen ske direkte på egen hjemmeside. Kntakt s fr at mdtage indmeldingsfrmularen, så den kan gøres tilgængelig på hjemmesiden. ClubPeple pretter indmeldingsfrmularen g levere scriptet hertil, så denne kan sættes på hjemmesiden. Når dette er gjrt, så er klubben klar til at mdtage indmeldinger direkte via egen hjemmeside. Administrer indmeldinger Når klubben mdtager en indmelding via hjemmesiden, så skal medlemmet flyttes fra gruppen Nye medlemmer til en relevante anden gruppe. Dette gøres således: 1. Gå til klubregistret. 2. Søg efter Nye medlemmer. 3. Klik på medlemmets navn fr at ændre gruppe. Side 8 af 16
Benyt den nederste del til at flytte medlemmet til den krrekte gruppe. Rubrikken til venstre er Alle grupper g rubrikken til højre er Valgte grupper. Marker gruppen g benyt pilene i midten til at flytte fra den ene rubrik til den anden. Når medlemmet er tilknyttet den krrekte gruppe trykkes Gem. Side 9 af 16
Få E-mail ved nye indmeldinger Hvis administratren ønsker en E- mail med bemærkning m nye indmeldinger, så er dette gså muligt. 1. Gå til Administratin under klubregister. 2. Gå til fanen Gruppe admin. 3. Find gruppen Nye medlemmer. 4. Angiv den mail sm skal mdtage bemærkning m indmelding. Afslut med at trykke på det grønne plus. Side 10 af 16
Herefter skal E- mail funktinen aktiveres fr gruppen Nye medlemmer. Dette gøres således: 1. Gå til fanen Rediger grupper. 2. Find gruppen Nye medlemmer 3. Sæt flueben i bksen under E- mail. Afslut med at klikke på disketten. Nu er E- mail funktinen aktiveret, g administratren vil mdtage besked ved indmelding. Side 11 af 16
Søg medlemmer i klubregistret I klubregistret er det vigtigt, at man kan kan srterer i medlemmer, g via specifikke søgninger finde præcis de medlemmer man søger. Her vises hvrledes man effektivt srterer i medlemmerne. 1. Gå til Klubregister under Administratin. 2. Her gives der mulighed fr at srterer via navn, fødselsinterval g køn. 3. Ved at klikke Vis flere søgekriterier gives flere valgmuligheder. Her kan man srterer medlemmerne efter grupper. I dette eksempel vil søgningen resulteret i en visning af alle, sm er medlem af gruppen Ungdm, g uden at de er medlem af Senir. (Således srterers alle ungdmsspillere, der gså spille senir, fra.) Indsæt eller fjern flere medlemmer fra en gruppe I klubregistret har du gså mulighed fr, at indsætte eller fjerne flere medlemmer fra en gruppe. Dette gøres således. 1. Gå til Klubregister under Administratin. 2. Søg på de medlemmer sm ønskes flyttet. Side 12 af 16
3. Ved klik i bksen i infrmatinslinjen VÆLGES ALLE. Hvis dette ikke ønskes, så sættes der flueben ud fr hvert medlem. 4. Klik herefter på blyanten fr at flytte gruppe. Herefter vælges hvilken gruppe medlemmerne indsættes i eller fjernes fra. 1. Vælg den gruppe sm medlemmer skal indsættes i/fjernes fra. 2. Klik herefter indsæt/fjern. Medlemmerne er nu indsat/ fjernet. Side 13 af 16
Administrer lister g listevisning Klubben kan give adgang til at udvalgte flk kan se medlemslister. De kan derved få lister på de medlemmer, sm er knyttet til relevante grupper. Denne funktin er plagt til trænere, sm kan hente lister fra de grupper, sm er vigtig fr træneren. Her gives vejledning til, hvrledes listerne kan administreres g styres. Opret Gruppeejer Gør følgende fr at prette en gruppeejer. 1. Gå til Administratin under Klubregister. 2. Find fanen Gruppe Admin. 3. Udvælg den gruppe, sm persnen skal være gruppeejer fr. 4. Angiv persnens E- mail adresse, g klik på det grønne plus. (Persnen skal være medlem af klubben på prtalen). Side 14 af 16
Opret listevisning Listevisningen benyttes til, at angive hvilke infrmatiner sm er relevant fr gruppeejeren. Således kan man kntrllere, at persnfølsmme data ikke angives på de fficielle lister. Disse prettes således: 1. Find fanen listevisning. 2. Vælg blyanten fr at prette/ redigere en liste. Herefter specificeres listen. 1. Angiv titlen på listen. 2. Sæt flueben i de infrmatiner, sm skal være synlige på gruppeejerens liste. Afslut med Gem. Side 15 af 16
Knyt liste til gruppe Afslutningsvis tilføjes den prettede listevisning til den pågældende gruppe. 1. Find fanen rediger grupper. 2. Find listens titel under klnnen listevisning ud fra gruppen. Gem ved at trykke på disketten Nu kan gruppeejeren hente medlemslister, fr de relevante grupper. Side 16 af 16