Referat for: Haderslev Domprovstiudvalg PU møde 3. april 2014. Kl. 17.00 Mødested: Storegade 93, Haderslev Mødepunkt 1 Afbud fra Alle var mødt. 2 Godkendelse af referat fra sidste møde Godkendt og underskrevet. 3 Årsregnskab 2013 - PUK - til behandling Sag: PUK 2013 (1026) Årsregnskab 2013 - PUK - til behandling Kvartalsrapport PUK 4. kvartal 2013 Regnskabserklæring vedr. PUK årsregnskab 2013 Årsregnskabet 2013 for PUK-kassen blev gennemgået af provstisekretæren og efterfølgende godkendt og tiltrådt ved underskrift. Kvartalsrapporten for PUK-kassen for 4. kvartal 2013 blev godkendt. Regnskabserklæringen vedrørende PUK-kassens årsregnskab 2013 blev underskrevet af formanden og provstisekretæren. Reglerne vedrørende regnskabsarkivet blev taget til efterretning. Regnskabsarkivet 4 Ansøgning om overførsel af skolekirke overskud fra 2013 til 2014 Sag: Haderslev Skole Kirke Samarbejde (1143) En ansøgning om at måtte overføre kr. 10.000 af overskuddet fra 2013 til 2014 blev godkendt. Ansøgning om overførsel af skolekirke overskud fra 2013 til 2014 Referat,03-04-2014 Side: 1
5 Referat og prioriteringsplan - budgetsamrådsmødet den 19. marts 2014 Sag: Budget 2015 (1295) Referat og prioriteringsplan - budgetsamrådsmødet den 19. marts 2014 Stiftsbidrag 2015. Ind- og udlånsrenten 2015 PU tilbyder møde med Mr. om Vedsted kirkekasses budget Oversigter fra KAS 6 Stiftet spørger, hvordan salgsprovenu og afdrag på lån skal administreres Sag: Oksenvad kirkekasse - Opgørelse over salg - indbetaling til stiftet (1048) - Oksenvad Sogn Provstiudvalget tog referatet til efterretning som fyldestgørende for budgetsamrådsmødet. Provstiudvalget evaluerede aftenen og vurderede, at det havde været et godt og konstruktivt budgetsamråd. Provstiudvalget gennemgik den opdaterede prioriteringsplan med henblik på budgetterne for 2015. Størrelsen af stiftsbidraget for 2015 og stiftsrådets fastlæggelse af indlåns- og udlånsrenten for 2015 blev taget til efterretning. Provstiudvalget afventer Vedsted menighedsråds anmodning om et møde. Låneoversigten blev taget til efterretning. Provstiudvalget vil anmode stiftet om at forlænge lånet til 2015, hvor kirkekassen vil få tilført kr. 200.000 til et ekstraordinært afdrag. Stiftet spørger, hvordan salgsprovenu og afdrag på lån skal administreres Formandens tilkendegivelse om bevilling af ligningsmidler i 2015 7 Vilstrup Kirkekasse: Afslutning på kirkeistandsættelse m.v. og udbetaling af 5%-midler. Sag: Vilstrup kirke - udskiftning af varmeanlæg m.m. (1059) - Vilstrup Sogn Beløbet på kr. 40.000 - svarende til det bevilgede beløb af 5 % midlerne - er overført. Og Provstiudvalget tager til efterretning, at det omfattende projekt hermed er afsluttet. Vilstrup Kirkekasse: Afslutning på kirkeistandsættelse m.v. og udbetaling af 5%- midler. I henhold til tidligere vedtagelse i PU overføres de ansøgte 40.000 kr. Referat,03-04-2014 Side: 2
8 Øsby Kirkekasse, ansøgning om godkendelse af overførsel af opsparing til kalkning af kirken fra anlæg til drift. Sag: Øsby kirkekasse vedr. økonomi (1180) - Øsby Sogn Provstiudvalget har hele tiden opfattet bevillingerne til kalkning som tilskud til driften, hvorfor provstiudvalget kan godkende, at de opsparede midler overføres fra en anlægskonto til en driftskonto. Øsby Kirkekasse, ansøgning om godkendelse af overførsel af opsparing til kalkning af kirken fra anlæg til drift. 9 Anmodning om reduktion af timetal fra provstisekretæren Sag: Provstisekretær (1125) Anmodning om reduktion af timetal fra provstisekretæren Opslag af 17 timers provstisekretær stilling 10 Konsulentrunde i Haderslev Stift forår 2014 Sag: Konsulentrunde i Haderslev Stift 2014 (1233) Provstiudvalget tog provstisekretærens ønske om at gå ned i ugentlig arbejdstid til 20 timer om ugen til efterretning. Det vil ske med virkning fra 1. juni. Provstiudvalget godkendte, at den samlede provstisekretærstilling hæves fra 32 timer til 37 timer. Det vil betyde en årlig merudgift for PUK kassen på godt 60.000 kr. I 2014 vil merudgiften blive på omkirng 35.000 kr. Det er provstiudvalget vurdering, at PUK-kassens frie midler vil kunne finansiere dette. Fra og med 2015 skal PUK-kassen budget justeres. I forlængelse heref opslås der en stilling på 17 timer om ugen til besættelse pr. 1. juni. Der er besøg på Hoptrup kirkegård i forbindelse med konsulentrunden den 2. maj. Helge C. Jacobsen og Ingrid Vilslev deltager. Konsulentrunde i Haderslev Stift forår 2014 Fole ønsker besøg på konsulent runde. Til Jegerup MR - konsulentrunde i efteråret Referat,03-04-2014 Side: 3
11 Hoptrup kirkegård - udvidelse af urnegravsteder - mødeindkaldelse fredag den 2. maj 2014 kl. 12.20 Sag: Hoptrup kirkegård (1174) - Hoptrup Sogn Provstiudvalget tog skrivelserne til efterretning. Hoptrup kirkegård - udvidelse af urnegravsteder - mødeindkaldelse fredag den 2. maj 2014 kl. 12.20 Hoptrup kirkegård - udvidelse af urnegravsteder (sag på konsulentrunde) Mr. meddeler at drænningen er blevet billigere end forventet 12 Fole kirkegård, Haderslev Domprovsti - ny lagerplads - supplerende materiale i fortsættelse af brev af 25.3.2014 vedr. samme Sag: Fole kirkegård - ny lagerplads (1218) - Fole Sogn Provstiudvalget orienterede sig med interesse i materialet og afventer konsulenternes bemærkninger. Fole kirkegård, Haderslev Domprovsti - ny lagerplads - supplerende materiale i fortsættelse af brev af 25.3.2014 vedr. samme Fole kirkegård - nyt forslag til placering af lagerplads Referat,03-04-2014 Side: 4
13 Biskoppens bemærkninger til beslutning om salg af tjenestebolig Sag: Præstebolig Klostervænget 1, Haderslev (1250) - Haderslev Vor Frue Domsogn Provstiudvalget tog status i sagen til efterretning og afventer menighedsrådets fornyede indstilling. Biskoppens bemærkninger til beslutning om salg af tjenestebolig Menighedsrådets foreløbige svar til biskoppen om den videre procedure Domsognet: Ansøgning om at måtte sælge præsteboligen Klostervænget 1 Klostervænget 1 - notat fra møde 18.03.2014 Mr. anmoder Christa Hansen om skriftlig kommentar Christa Hansens skriftlig kommentar 14 Stiftet spørges om bemærkninger til kontrakt med arkitektfirme M+ Sag: Sommersted sognehus og garage (1249) - Sommersted Sogn Der forelå på mødet en udtalelse fra stiftsjurist Cathrine Lerche Jørgensen. Provstiudvalget vil skrive til menighedsrådet, at man forventer, at stiftets bemærkninger indarbejdes i kontrakten. Stiftet spørges om bemærkninger til kontrakt med arkitektfirme M+ 15 Domsognet ansøger om 5000 kr. af udviklingspuljen Sag: Udviklingspuljen 2014 (1262) Domsognet ansøger om 5000 kr. af udviklingspuljen Ingrid Vilslev og domprovsten erklærede sig inhabil i behandlingen af denne sag. Provstiudvalgte bevilgede de ansøgte kr. 5.000 af udviklingspuljen til at sende to unge til kursus i SUK regi (Samtaleforum for unge og kirke) med henblik på at blive kirkepiloter. Referat,03-04-2014 Side: 5
16 Fjelstrup kirke - indvendig istandsættelse - kvittering Sag: Fjelstrup Kirke - renovering (1099) - Fjelstrup Sogn Fjelstrup kirke - indvendig istandsættelse - kvittering Provstiudvalget må konstatere, at økonomien i projektet synes at skride, og at den forudsatte ramme på 4.800.000 kr. ikke længere slår til. Skal anmode menighedsrådet om at fremsende et opdateret budget for projektet, idet provstiudvalgte tager det forbehold, at der måske vil skulle prioriteres mellem de projekterede arbejder. Overslag fra konservator 17 Stiftet anmoder provstiudvalget om at fremsende sin godkendelse Sag: Moltrup kirke - varmeanlæg (1209) - Moltrup Sogn Provstiudvalgte vil svare stiftet, at man anbefaler en godkendelse og allerede i 2013 har bevilget kr. 700.000 til formålet. Stiftet anmoder provstiudvalget om at fremsende sin godkendelse Stiftet sender sagen til udtalelse Moltrup MR ansøger stiftet om godkendelse af projekt for etablering af kirkevarme 18 Sommersted spørger om månerdlig betaling kan fortsætte Sag: Forpagtningskontrakt Sommersted (1288) - Sommersted Sogn Provstiudvalget har godkendt en forlængelse af den eksisterende aftale, hvorfor også betalingsformen kan fortsætte endnu et år. Ved yderligere forlængelse vil betalingen skulle ske årligt forud, eller der skal stilles en anfordringsgaranti. Sommersted spørger om månerdlig betalæing kan fortsætte 19 Ansøgnming om lån til maskinindkøb Sag: Lån til maskinindkøb (1296) - Sommersted Sogn Ansøgnming om lån til maskinindkøb Helge C. Jacobsen, Bent K. Andersen og domprovsten vil deltage i et møde med menighedsrådet om sagen, hvor de to kirkekassers økonomi vil blive drøftet. Provstiudvalgte finder det principielt betænkeligt at lånefinansiere maskinindskøb, der i så udpræget grad ville skulle finansieres over driften. Provstiudvalget vil i denne som andre sagen endvidere forlange, at der indhentes mindst to tilbud. Referat,03-04-2014 Side: 6
20 Aftale med kommunen om konfirmandundervisningen Sag: Konfirmandundervisningen (1297) Taget til efterretning. Aftale med kommunen om konfirmandundervisningen 21 Besigtigelsesrapport vedrørende en baldakin og to konsoller oplagt på loftet i Grarup Kirke, Haderslev Herred, Haderslev Amt (NM, j. nr. 758/2013) Sag: Baldakin og konsoller - restaurering (1299) - Grarup Sogn Provstiudvalget tog rapporten fra Nationalmuseet til efterretning og forventer, at menighedsrådet følger anvisningerne på en forsvarlig opbevaring af de henlagte effekter. Menighedsrådet opfordres derudover til at søge fonde for en istandsættelse. Besigtigelsesrapport vedrørende en baldakin og to konsoller oplagt på loftet i Grarup Kirke, Haderslev Herred, Haderslev Amt (NM, j. nr. 758/2013) 22 Høring om nyt udkast til bekendtgørelse om medarbejdermøder i folkekirken og valg af medarbejderrepræsentant til menighedsrådene Sag: Høringer (1300) - Kirkeministeriet Provstiudvalget har ingen bemærkninger og vil undlade at afgive et høringssvar. Høring om nyt udkast til bekendtgørelse om medarbejdermøder i folkekirken og valg af medarbejderrepræsentant til menighedsrådene 23 Sikkerheds- og miljøkoordinator Sag: Sikkerheds- og miljøkoordinator (1301) Skrivelse fra Anker Ravn Knudsen blev taget til efterretning. Sikkerheds- og miljøkoordinator Referat,03-04-2014 Side: 7
24 Referat af møde den 18. marts 2014 om stråtaget på Hoptrup præstegård Sag: Hoptrup præstegård - stråtag og skimmelsvampe (1302) - Hoptrup Sogn Referat af møde den 18. marts 2014 om stråtaget på Hoptrup præstegård Domprovsten orienterede om status i sagen og om de to møder, der er afholdt med menighedsrådet og stiftsjurist Cathrine Lerche Jørgensen. Ved det sidste møde havde også tækkemanden været til stede. Menighedsrådet arbejder videre med en løsning ved at anmode arkitekt Jørgen Overby om at gå ind i sagen. arkitekt til Hoptrup præstegård Møde om sagen hvor stiftet deltager - stiftskontorchefens bemærkninger Redegørelse fra bygningskonsulent Mogens Svenning og arkitekt Reinhard Hansen Mr formand om hvilke papirer der ligger på sagen 25 Ansøgning om godkendelse af renovering af østdiget på Bjerning kirkegård Sag: Bjerning kirkedige (1304) - Bjerning Sogn Ansøgning om godkendelse af renovering af østdiget på Bjerning kirkegård 26 Forhandling med Provas om areal til regnvandsbassin Sag: Bevtoft - Provas og regnvandsbaasin (1312) - Bevtoft Sogn Forhandling med Provas om areal til regnvandsbassin Helge C. Jacobsen havde drøftet sagen med menighedsrådet. Der er tale om en større reparation, som menighedsrådet var af den opfattelse af, at der var sagt god for i og med drøftelserne med konsulenterne i forbindelse med en konsulentrunde. Der er tale om en fornuftig og fuld forsvarlig reparation, hvorfor formanden indstillede, at provstiudvalget godkendte anvendelse af de 100.000 kr., der var henlagt til formålet. Bent K. Andersen erklærede sig inhabil i behandlingen af dette punkt. Provstiudvalget noterede sig, at stiftskontorchefen var gået ind i sagen med rådgivning af menighedsrådet. Stiftskontorchefew går ind i sagen 27 Vojens MR ansøger om 5% midler - opretning forplads ved kølerum Sag: 5 % midler - ansøgning i 2014 (1311) Vojens MR ansøger om 5% midler - opretning forplads ved kølerum Provstiudvalget anerkender det umiddelbare behov for opretning af forpladsen ved kølerummet på Vojens kirkegård. Provstiudvalget bevilgede kr. 88.550 kr. plus moms - 110.687,50 kr - af 5 % midlerne til formålet. Pengene vil bliver overført, når udgiften er afholdt, og det til kontoret er oplyst, til hvilken konto pengene vil kunne overføres. Referat,03-04-2014 Side: 8
28 Vedsted om anlæggelse af Krolfbane Sag: Vedsted - Krolfbane (1308) - Vedsted Sogn Vedsted om anlæggelse af Krolfbane 29 Tilbud fra orgelbygger om rensning af orglet i Hoptrup kirke Sag: Rensning af orglet i Hoptrup kirke (1305) - Hoptrup Sogn Bent K. Andersen erklærede sig inhabil i behandlingen af denne sag. Provstiudvalget vil forespørge Vedsted menighedsråd, om sagen skal fremsendes til stiftet til egentlig sagsbehandling, eller om sagen frafaldes. Provstiudvalget er af den principielle opfattelse, at orgelkonsulenten bør høres i denne og lignende sager. Også med henblik på spørgsmålet om, hvorvidt det er forsvarligt at indhente supplerende tilbud fra et andet orgelfirma. Tilbud fra orgelbygger om rensning af orglet i Hoptrup kirke 30 Tilbud på møbler m.m. i forbindelse med istandsættelse af konfirmandstuen i Nustrup Sag: Nustrup præstegård - carport - konfirmandstue (1096) - Nustrup Sogn Tilbud på møbler m.m. i forbindelse med istandsættelse af konfirmandstuen i Nustrup 31 Ansøgning fra Vojens Menighedsråd om at måtte fælde træer på kirkegården Sag: Fældning af træer på Vojens kirkegård (1314) - Vojens Sogn Arne Rudbeck erklærede sig inhabil i behandlingen af denne sag. Provstiudvalget tog til efterretning, at der nu foreligger to sammenlignelige tilbud på opgaven. Provstiudvalgte godkender hermed endeligt, at man går igang med opgaven med at istandsætte konfirmandstuen og vil efterse, at finansieringen er på plads med bevillingen af et stiftslån. Provstiudvalget godkender, at man som ansøgt fælder nogle nærmere angivne træer på Vojens kirkegård. Ansøgning fra Vojens Menighedsråd om at måtte fælde træer på kirkegården Referat,03-04-2014 Side: 9
32 Eventuelt Provstiudvalget havde ved mødets start besluttet at behandle følgende sager under punktet eventuelt: Der forelå på mødet en ansøgning fra sognepræsterne Poul Martin Langdahl og Lars- Peter Melchiorsen til udviklingspuljen om kr. 30.000 af udviklingspuljen som støtte til en konfirmandrejse og opstart af en fælles konfirmandklub i tilknytning til Hoptrup og Vilstrup kirker. Lars-Peter Melchiorsen erklærede sig indhabil i behandlingen af denne sag. Provstiudvalget bevilgede de ansøgte kr. 30.000. Det er dog en forudsætning, at der tilbagebetales et beløb svarende til det, som man måtte få fra andre fonde, man har søgt. Provstiudvalgte bemærker endvidere, at man gerne havde set, at ansøgningen var fulgt af en udtalelse fra de to menighedsråd. Arne Rudbech tog forbehold for beslutningen, da han fandt det unødvendigt, at turen gik til Sverige med den forøgelse af udgifterne, der var forbundet hermed. Der forelå på mødet endvidere en sag til høring med meget kort høringsfrist: Opførelse af silo på Bjerndrupvej 1. Placeringen er indenfor Sommersted kirkes omgivelser. Såfrem menighedsrådet ingen bemærkninger har, vil provstiudvalget følge den indstilling. Provstiudvalget noterede sig i øvrigt, at der nu lå en Betænkning vedrørende Folkekirkens styre. Provstiudvalgte vil afsætte tid til en drøftelse på sit næste møde og eventuelt udforme et høringssvar. Referat,03-04-2014 Side: 10
Orientering 33 SV: Mail til provstier om post fra virk.dk Sag: NemID (1283) SV: Mail til provstier om post fra virk.dk 21177482 - aftale om oprettelse af NemID administrator 34 Dagsorden for erfa-møde for kontaktpersoner den 11. marts 2014 Sag: ERFA-kurser for nye kontaktpersoner (1049) Dagsorden for erfa-møde for kontaktpersoner den 11. marts 2014 35 Provstiets videndeling i Aarhus onssdag den 9. april 2014 - kursus for provstisekretæren Sag: Provstisekretær (1125) Provstiets videndeling i Aarhus onssdag den 9. april 2014 - kursus for provstisekretæren 36 Hammelev kirke - renovering af knæfald og reparation af balustre - godkendelse Sag: Hammelev kirke- renovering af knærfald (1133) - Hammelev Sogn Hammelev kirke - renovering af knæfald og reparation af balustre - godkendelse Referat,03-04-2014 Side: 11
Orientering 37 Haderslev kommune - Kommuneplantillæg nr. 5-2013 - erhvervsområde ved Kapdrupvej, Skovbølling - ingen bem. Sag: Lokalplaner 2014 - Haderslev kommune (1253) - Haderslev Stift Haderslev kommune - Kommuneplantillæg nr. 5-2013 - erhvervsområde ved Kapdrupvej, Skovbølling - ingen bem. Gram og Højrup - Haderslev Kommuen - kommuneplantillæg 1-2013 - udvidelse af solvarmeanlæg, Gram Fjernvarme Haderslev Kommune, Kommuenplantillæg 2-2013, Vojens Fjernvarme, Solcelleanlæg - ingen bem. Lokalplanforslag 18-3 - boligområde ved Hoptrup Hovedgade - ingen bemærkninger 38 Stiftets bemærkninger til køb af Povsbjerg Børnehave i Vojens Sag: Køb af Povlsbjerg Børnehave i Vojens - parkeringsplads (1260) - Vojens Sogn Stiftets bemærkninger til køb af Povsbjerg Børnehave i Vojens 39 Stiftet godkender at lån kan også anvendes til modering af køkken i sognegård Sag: Bjerninghus - nyt køkken (1284) - Bjerning Sogn Stiftet godkender at lån kan også anvendes til modering af køkken i sognegård 40 Stiftet giver vejledning Sag: Hjerndrup kirkes altertavle (1293) - Hjerndrup Sogn Stiftet giver vejledning Referat,03-04-2014 Side: 12
Orientering 41 Principiel forespørgsel om betaling af specialkonfirmander Sag: Konfirmandundervisningen (1297) Principiel forespørgsel om betaling af specialkonfirmander Nærmere præcisering fra Sommersted 42 Vilstrup Kirkekasse, ansøgning om udsættelse med aflevering og godkendelse af regnskab 2013. Sag: Årsregnskab kirkelige kasser 2013 (1298) Vilstrup Kirkekasse, ansøgning om udsættelse med aflevering og godkendelse af regnskab 2013. Halk-Grarup Kirkekasse, ansøgning om udsættelse med aflevering og godkendelse af regnskab 2013. Domsognet om regnskab 2013 - anmodning om udsættelse af aflevering Øsby-Årø Kirkekasse, ansøgning om udsættelse med aflevering og godkendelse af regnskab 2013 Åstrup MR anmoder om udsættelse for aflevering af regnskab til 15. april Sommersted anmoderom udsættelse af aflevering af regnskab 2013 Højrup om udsættelse med aflevering af regnskab 2013 43 APV hos sognepræst Lone Marie Lundsgaard Sag: Arbejdspladsvurderinger 2014 (1303) APV hos sognepræst Lone Marie Lundsgaard Referat,03-04-2014 Side: 13
Orientering 44 APV hos Eva Holm Riis Sag: Arbejdspladsvurderinger 2014 (1303) APV hos Eva Holm Riis 45 APV hos sognepræst Lykke Wester Sag: Arbejdspladsvurderinger 2014 (1303) APV hos sognepræst Lykke Wester 46 Bevtoft kirke - skimmelsvamp i orgel (kvittering) Sag: Bevtoft kirke - skimmelsvamp i orgel (kvittering) (1306) - Bevtoft Sogn Bevtoft kirke - skimmelsvamp i orgel (kvittering) 47 Forrmanden rådgiver om inddragelse af Nationalmuseet for en analyse Sag: Borebilleangreb (1307) - Jegerup Sogn Forrmanden rådgiver om inddragelse af Nationalmuseet for en analyse 48 Stiftet rådgiver at vedtægten skal godkendes af PU Sag: Kirkegårdsvedtægt (1309) - Øsby Sogn Stiftet rådgiver at vedtægten skal godkendes af PU Referat,03-04-2014 Side: 14