Notat Forvaltning: Kultur og Borgerservice 3. juni 2010 (revideret 9. au- Dato: gust) J.nr.: Br.nr.: Udf rdiget af: Lone Beltoft Clausen Vedrłrende: Opgaver der kan flyttes til Borgerservice Notatet sendes/sendt til: Direktionen 1. Indledning Evalueringen af Borgerservice blev drłftet af direktionen den 20. august 2009. I den forbindelse besluttede direktionen, at det skulle afd kkes, hvorvidt der er grundlag for at flytte flere opgaver fra forvaltninger og stabe til Borgerservice. Baggrunden for at udvide opgaveportefłljen i Borgerservice skal dels ses i sammenh ng med den positive evaluering af den service, der ydes i Borgerservice, samt i videre udstr kning en imłdekommelse af m ls tningen om Borgerservice som den centrale indgang til kommunen. Ved kommunesammenl gningen valgte man at starte med en forholdsvis begr nset opgavem ngde, og det er nu efter mere end 3 rs erfaring relevant at drłfte den oprindelige arbejdsdeling mellem Borgerservice og den łvrige administration. Som led i processen med at vurdere om det er hensigtsm ssigt at flytte opgaver til Borgerservice, har der v ret afholdt młder med de enkelte fagforvaltninger og stabe, og resultatet af arbejdet forel gges hermed for direktionen. 2. Allerede trufne beslutninger om overflytning af opgaver fra konomi Direktionen har p deres młde den 27. maj s rskilt drłftet flytning af opgaverne vedrłrende Adressekontrol og Betalingskontoret. Efter aftale med vicekommunaldirektłr Klaus Christiansen og konomi er der s ledes lagt op til en overflytning pr. 1. august 2010 af Adressekontrol og Betalingskontoret. Der henvises til sagen (pkt. 10/529). Sagen og endelig beslutning blev tiltr dt af direktionen den 10. juni. Der er udarbejdet et s rskilt notat, der yderligere głre rede for konsekvenser, som fłlge af den ndrede organisatoriske placering af funktionerne.
- 2 - P nuv rende tidspunkt er der ansat 4 medarbejdere i Adressekontrol (heraf en faglig leder uden ansvar for personaleledelse) og 7 medarbejdere (heraf en leder med b de faglige og personalem ssige ledelsesopgaver) p Betalingskontoret, svarende til 11 personer i alt. Med overflytningen af opgaverne er der lagt op til, at de administrative besparelser udmłntes b de p de opgaver, som p t nkes flyttet, og p de opgaver, som forbliver i łkonomiafdelingen. Det foresl s, at łkonomiafdelingen alene b rer besparelsen i 2010, hvor Borgerservice dermed friholdes. I 2011 foresl s det, at łkonomiafdelingens besparelse udmłntes med 1 stilling i łkonomiafdelingen og 1/2 stilling i Borgerservice. I 2012 og frem stiger den halve stilling til 1,0 stilling i Borgerservice, s den samlede besparelse fordeles med 1,0 stilling til b de łkonomiafdelingen og Borgerservice. Konsekvensen er dermed en reduktion af antallet af rsv rk fra 11 personer til 10 personer fra 2012 og frem i Adressekontrol og p Betalingskontoret. Herudover er der truffet beslutning om overflytning af 0,5 medarbejder pr. 1. maj 2010 til varetagelse af opgaven vedrłrende betaling af l n til ejendomsskat samt en del af opgaven med boligindskudsl n. Flytningen af denne opgave er allerede effektueret, og varetages i dag fuldt ud af Borgerservice. L n til betaling af ejendomsskatter udbetales udelukkende til pensionister, og det var n rliggende at flytte opgaven til Borgerservice, der i forvejen har pensionisterne som m l- gruppe. 3. vrige forslag om opgaver der kan flyttes til Borgerservice Błrn og Skole I forbindelse med udmłntningen af budgetbesparelser i budget 2010-13 p det administrative omr de, l gges der op til en besparelse p 150.000 kr. i 2011 og 300.000 kr. i 2012 og frem p pladsanvisningsomr det under Błrn og Skole. Reduktionen med Øn stilling skal hentes ved indfłrelse af digital selvbetjening. Det er samtidig foresl et, at opgaven overg r til Borgerservice. Der har v ret afholdt młde med Błrnechefen og lederen af Pladsanvisningen, og p nuv - rende tidspunkt er det ikke muligt at sige, hvorn r digital selvbetjening kan indfłres p pladsanvisningsomr det. Der er lavet aftale om et f llesbesłg i Herning Kommune, som er langt fremme med digitale selvbetjeningslłsninger for pladsanvisningen. Status er dermed, at flytning af Pladsanvisningen ikke kan realiseres p nuv rende tidspunkt, men at det er en af de opgaver, som med tiden kan overfłres til Borgerservice. (Direktionen har sidenhen anmodet om forslag til, hvordan Pladsanvisningen kan overflyttes til Borgerservice med virkning fra 1. januar 2011, og der arbejdes nu p at realisere denne m ls tning). Social og Arbejdsmarked Social og Arbejdsmarked er den forvaltning, som Borgerservice har den stłrste samarbejdsflade med. Det har v ret overvejet at flytte opgaven med supplement til brłkpensioner, efterlevelseshj lp og fleksydelsesordningen. P nuv rende tidspunkt vurderes det imidlertid ikke at v - re hensigtsm ssigt med ndringer i den eksisterende opgavefordeling, og der l gges derfor ikke op til, at opgaverne p nuv rende tidspunkt flyttes til Borgerservice. Opgaverne beskrives dog kort nedenfor. Udbetaling af brłkpension ( 27a). Man har ret til fuld dansk pension, hvis man har boet fast i Danmark i mindst 40 r. Personer, som har boet kortere tid i Danmark modtager ikke fuld pension, men derimod s kaldt brłkpension. Hvert r, man har boet i Danmark, giver ret til 1/40 af
- 3 - den fulde pension. Kontanthj lp fik oprindeligt opgaven i forbindelse med ndringen af reglerne for ydelser til fłrtidspensionister. M lgruppen er pensionister, og p sigt kan der arbejdes mod at samle alle opgaver omkring pensionister i Borgerservice, hvor borgeren i forvejen f r sin pension og słger om hj lp til enkeltydelser. Antallet af sager ansl s af Social og Arbejdsmarked til ca. 14 sager rligt. Efterlevelseshj lp til pensionister ligger i dag hos Borgerservice, mens efterlevelseshj lp til łvrige borgere ligger hos Kontanthj lp. Efterlevelsespension er en pension, der gives til pensionister, som mister deres gtef lle eller samlever. Pensionen bliver udbetalt i en periode p tre m neder, og en betingelse er at begge parter skal have modtaget social pension (pension, fłrtidspension mv.) Personer, der ikke kan f efterlevelsespension, kan evt. słge om at f efterlevelseshj lp (et engangsbelłb). Det vurderes, at mange borgere fłler det mere naturligt at henvende sig i Borgerservice frem for i Kontanthj lp, som forbindes med noget helt andet. Udbetaling af efterlevelseshj lp er en konkret afgr nset opgave med ansl et 15 ansłgere rligt. Fleksydelsesordningen best r i en ordning, som personer i fleksjob kan betale ind til svarende til efterlłnsordningen for almindelige lłnmodtagere. Opgaven best r kort beskrevet i udredning og opfłlgning. Selve opkr vningen til ordningen foreg r via betalingskontoret (som pr. 1. august 2010 er flyttet til Borgerservice). Sagsbehandlingen af fleksydelsesordningen hłrer ikke naturligt til i Kontanthj lp, og er i mange andre kommuner placeret i Borgerservice. Udover ovenst ende opgaver har v ret drłftet mulighederne for at etablere en fremskreden post p udbetalingsdelen i Social og Arbejdsmarked. Sagsbehandlingen ville u ndret v re placeret i Social og Arbejdsmarked, s ledes at det kun er selve udbetalingen af ydelsen f.eks. kontanthj lp, der foretages i Borgerservice. Dette er dog ogs en opgave, som der ikke p nuv rende tidspunkt l gges op til at flytte, men det kan v re med i overvejelserne om opgaver, der kan flyttes p l ngere sigt. Miljł og Teknik Fra Miljł og Teknik er der forslag om en r kke mindre opgaver, der kan overflyttes til Borgerservice. Det vedrłrer blandt andet bestilling af gratis buskort til pensionister (der h nger fint sammen med m let om, at pensionisterne kun behłver henvende sig et sted i kommunen), b dregistrering og indberetning af syge vildkatte. Udover disse tre konkrete opgaver, har v ret overvejet flytning af opgaverne med behandlingen af ejendomsoplysningsskemaer og behandlingen af klager over parkeringsafgifter. Ejendomsoplysningsskemaerne forsvinder imidlertid p sigt (ved indfłrelse af DIADEM, hvor alle ejendomsoplysninger stilles til r dighed via internettet). For s vidt ang r klager over parkeringsafgifterne blev det vurderet, at det er mest hensigtsm ssigt, at den p g ldende medarbejder sidder fysisk t t p de łvrige medarbejdere, der ogs arbejder med opgaven. Derfor stilles der ikke forslag om flytning af opgaverne med ejendomsoplysningsskemaerne og klager over parkeringsafgifter. Sundhed og ldre Sundhed og ldre har p peget, at der er behov for en mere pr cis afgr sning af opgaverne i forbindelse med den kommunale kłrsel. Et konkret forslag fra Sundhed og ldre best r i, at man samler alle kłrselsopgaver Øt sted, for eksempel i Borgerservice bortset fra kłrsel p dagcentrene, der koordineres bedst decentralt.
- 4 - Snitflader og afgr sning af kłrselsopgaverne er ogs af Social og Arbejdsmarked og Miljł og Teknik n vnt som problematiske, og der er tale om et generelt tv rg ende problem. Der er nedsat en arbejdsgruppe, der har til form l at afstemme en mere pr cis afgr nsning af opgaverne i forbindelse med h ndteringen af den kommunale kłrsel samt beskrive det fremtidige koordineringsbehov. Direktionen har 27. maj 2010 godkendt et kommissorium for en samlet evaluering af Randers Kommunes kłrselsordninger med det form l at opstille modeller for fremtidig organisering af opgaven, og der l gges derfor ikke p nuv rende tidspunkt op til ndringer eller flytning af opgaver i forbindelse med de kommunale kłrselsopgaver. 4. Status Opgaver der er flyttet pr. 1. maj 2010 Opgaver der er flyttet pr. 1. august 2010 Opgaver der afventer flytning pr. 1. januar 2011 Opgaver der kan flyttes Opgaver der ikke skal flyttes p nuv rende tidspunkt, men kan overvejes senere igen vrige uafklarede - Betaling af l n til ejendomsskat samt en del af opgaven med boligindskudsl n - Adressekontrol - Betalingskontoret (opkr vning) - Pladsanvisningen - Bestilling af gratis buskort til pensionister - B dregistrering - Indberetning af syge vildkatte - 27a udbetaling af brłkpension - Efterlevelseshj lp - Flexydelsesordning - Den kommunale kłrselsopgave - Fremskudt post p udbetalingsdelen i SA 5. Konsekvenser og muligheder Samlet set er der en r kke forslag til opgaver, der kan flyttes til Borgerservice. Borgerservice ser velvilligt p forslagene om overflytning af opgaver, der stemmer godt overens med m ls t- ningen om, at borgeren kan f hj lp til s mange ydelser som muligt i Borgerservice. Det er dog vigtigt, at der for hver enkelt opgave, der flyttes, redegłres for ressourceforbrug, og at ressourcerne fłlger opgaven. Overvejelserne om flytning af opgaver til Borgerservice h nger sammen med, hvordan fremtidens Borgerservice ser ud. I łjeblikket afventes konsekvenserne af centraliseringen af opgaverne med objektiv sagsbehandling (pension, boligstłtte, og forskudsvist udbetalt błrnebidrag fra Borgerservice + herudover barselsdagpenge og łkonomisk friplads). Konsekvenserne i forhold til Borgerservice kendes ikke fuldt ud endnu, men det st r klart, at en stor del af medarbejderne skal flyttes som fłlge af centraliseringen. Med fłlgende proces er der lagt op til at Adressekontrol og Betalingskontoret flyttes pr. 1. august 2010. Herudover foresl s det, at der iv rks ttes en proces med udredning af ressourcer og hłring af medarbejdere for de łvrige opgaver, som direktionen mener i łvrigt błr flyttes. Argumenterne for flytning af de foresl ede opgaver er truffet uafh ngigt af centraliseringen af
- 5 - den objektive sagsbehandling, og ud fra betragtningen om, hvad der er mest hensigtsm set fra borgerens perspektiv. ssigt