UC Effektiviseringsprogrammet Projektgrundlag Business Intelligence version 1.2 9. september 2014
1 Stamdata Stamdata Projektnavn (forventet): Projektejer: Projekttype: Business Intelligence It-chef Hans-Henrik Michelsen, PH Metropol Effektivisering Udarbejdet (dato): 9. september 2014 2 Projektbeskrivelse Projektdata Initiativtager til projektet: Indsatsprogramstyregruppen for it Beskrivelse af projektet/behovet: Business Intelligence (BI) og Big Data er to væsentlige trends inden for styring. Formålet med BI er at sikre, at ledelsen på den enkelte professionshøjskole kan styre organisationen ved at få leveret præcis, værdiskabende og handlingsanvisende information til rette tid. Ledelsen er i denne sammenhæng både direktion, niveau 2-chefer og niveau 3-ledere. Det lyder nemt, men er svært i praksis. Projektet skal derfor gennem to pilotprojekter kortlægge behovet for styringsinformation på UC Lillebælt og PH Metropol. Et element i kortlægningen vil være at analysere behovet for standardisering af data og processer og at vurdere kompleksiteten i denne standardisering. Offentligt tilgængelige og relevante data (fx fraværsdata fra ISOLA) skal være med i analysen. Som en del af projektet skal der undersøges, hvilke data der er til rådighed, og hvilke måleresultater der indikerer succes i et eller flere områder. Først og fremmest skal pilotprojektet dog besvare spørgsmålet: Hvilket problem vil vi løse? Pilotprojektet skal også inddrage de erfaringer, som ph erne allerede har med BI; fx Metropols BI på basis af SISdata. Pilotpprojektet skal også komme med en anbefaling af, hvordan BI kan/skal implementeres som enten strategisk eller taktisk værktøj og om en løsning også skal indeholde både fortid og fremtid (predictive analysis). Endelig skal pilotprojektet indeholde en vurdering af en eventuel faseopdeling i en implementering; dvs. en stillingtagen til, om der skal etableres et fælles datawarehouse før en implementering af selve BI-løsningen. Erfaringerne fra de to pilotprojekter skal anvendes til at udarbejde en fælles kravspecifikation for hele sektoren, som sammen med en analyserapport er grundlaget for en beslutning i programstyregruppen om, hvorvidt der skal gennemføres et fælles udbud med henblik på anskaffelse af en fælles BI-løsning til sektoren. Pilotprojektet skal desuden foretage en screening af det danske marked for DW- og BI-løsninger med korte beskrivelser af leverandør, løsning og indikation af prisniveau. Forventet formål for projektet: Formålet med projektet er skabe et grundlag for det fortsatte arbejde med BI i sektoren. Forventede leverancer i projektet: Projektets leverance er todelt. Der vil som det første produkt blive udarbejdet et notat, som beskriver resultatet af pilotprojektet; dvs. et bud på relevant styringsinformation på to ph er. Den anden leverance fra projektet vil være rammerne for en kravspecifikation til en fælles løsning. Forventet effekt af projektet: Den forventede effekt af projektet er et beslutningsgrundlag for sektorens videre arbejde med BI, herunder en business case for hvad det videre arbejde kan give af effekter. Afhængigheder og forudsætninger:
Data skal kunne fremskaffes på en forholdsvis enkel måde for de to deltagende ph er der skal altså ikke være et større udviklingsarbejde. Der skal udpeges kontaktpersoner på de to deltagende ph er. Disse skal have en god forståelse for det valgte fagområde og de data, der er tilknyttet hertil. Afgrænsninger: Pilotprojektet vil kun dække et begrænset BI i form af to udvalgte områder på to ph er. De valgte områder afklares af projektlederen i dialog med udpegede kontaktpersoner. Målgruppe og interessenter: Indsatsprogramstyregruppen, som beslutter det videre forløb Strategisk og taktisk ledelse på de to udvalgte ph er, som skal bidrage til pilotprojektet Økonomiafdelinger, som traditionelt sidder tungt på ledelsesinformation og rapportering Dataleverandører; både interne og eksterne Grænseflader: Mange En nærmere beskrivelse af disse afventer definition af pilotprojektets fokusområde. 3 Overordnet business case Business case Samlede projektudgifter, estimeret: Værdi, mio. kr. Personaleudgifter og lønninger 0,25 Eksterne konsulenter (inkl. konsulenter til udvikling og lign.) 0,2 Udstyr (HW, og lign.) 0,1 Licenser 0,1 Services og ydelser (udviklingsmiljø, leasing, etc.) 0,1 Andre direkte projektomkostninger 0,1 Projektudgifter, i alt 0,85 Gevinst, estimeret: 1. Udgifter, hvis projektet ikke gennemføres (0-scenarie): 1a. Driftsudgifter 1b. Øvrige udgifter 1c. 0-scenarie, udgifter total Værdi, mio. kr. År 1 År 2 År 3 År 4 År 5 År 6 År 7 År 8 I ALT 2. Udgifter, ekskl. projektudgifter, hvis projektet gennemføres 2a. Driftsudgifter 2b. Øvrige udgifter 2c. 1-scenarie, udgifter total 3. Brutto gevinster (1c 2c) 4. Samlet nettogevinst (bruttogevinst i alt projektudgifter i alt) Forudsætninger: Der kan ikke opstilles en konkret business case for selve pilotprojektet, da det skal tjene som beslutningsgrundlag efterfølgende. Pilotprojektet skal dog indeholde en business case for en fuld udrulning af BI i hele sektoren. Finansiering: Projektet finansieres af midler fra Administrativ effektivisering
4 Organisering Rolle/gruppe Projektejer/styregruppeformand: Projektleder Projektgruppe Styregruppemedlemmer Navn og enhed på deltagere It-chef Hans-Henrik Michelsen, PH Metropol Marie Louise Møller, PH Metropol Kontaktpersoner fra to ph er, controller fra Økonomi, dataleverandør, integrationsekspert fra It Indsatsprogramstyregruppen Referencegruppe Ikke relevant for pilotprojektet Slutbrugergruppe Ledelse med behov for styringsinformation Ekstern leverandør - 5 Tidsplan og ressourcer Tidsplan Nr. Fase Startdato Slutdato % af budget 1 Idefase 01-06-2014 31-07-2014 5 2 Pilotprojekt 01-08-2014 31-12-2014 90 2.1 Milepæl: Udkast til business case 17-09-2014 17-09-2014 3 Afrapportering 01-01-2015 01-02-2015 5 6 Overtagelseskriterier Overtagelseskriterium Beskrivelse Forventes overdraget til 1. Godkendelse af rapport fra pilotprojektet Indsatsprogramstyregruppen godkender rapporten og dens anbefalinger Ny projektorganisation, som kan gennemføre rapportens anbefalinger 7 Risici Område Forretningsmæssige forhold: Projektets tilrettelæggelse: Markedsafklaring og teknisk løsning: Interessenter: Risici BI kan være et område, hvor ph erne kan se konkurrencemæssige ulemper i at arbejde sammen. Den teknologiske platform er næppe et problem, men nøgletal og KPI er kan identificere strategiske og taktiske satsningsområder viden som ikke nødvendigvis skal deles. Data til BI kan være svært tilgængelige, hvilket kan medføre, at pilotprojektet ikke i tilstrækkeligt omfang får beskrevet fordele og ulemper. Som sædvanlig er ressourcespørgsmålet en risiko. De to ph er, der deltager i pilotprojektet, skal afsætte de nødvendige personalemæssige ressourcer til projektet ellers kan det blive forsinket eller måske endda slet ikke muligt at gennemføre. Det ændrede scope for pilotprojektet kan medføre, at den planlagte tidsramme ikke kan overholdes. Udarbejdelsen af en fælles behovsopgørelse kan være en større opgave, da der skal opnås enighed på tværs af sektoren på et område, der kan være følsomt (jf. ovenfor). Ingen umiddelbare risici Der er mange interessenter, og der kan være diskussion om grænseflader og ansvarsplacering for BI. Økonomi har traditionelt spillet en stor rolle i ledelsesinformation, og der skal sikres en ordentlig inddragelse (hvilket vel egentlig gælder alle interessenter ), således at ingen føler sig forbigået eller
Slutbrugere og slutprodukt: underinformeret. Det kan måske blive en udfordring, at ledelsen ikke ved, hvad man ønsker sig i forhold til BI og styringsinformation. Det kræver en tæt dialog for at få dette afdækket. 8 Revisionshistorik Revisionsdato Version Ændringer Ændringer markeret? Forfatter 8. maj 2014 1.0 Hans-Henrik Michelsen 11. juni 2014 1.1 Scopet er ændret Ja Hans-Henrik Michelsen 26. august 1.2 Tilføjet: - Forventet effekt af projektet - Milepæl (17-09-2014): Møde i Indsatsprogramstyregruppen 9 Bilag - Bilag 1: Business case for Business Intelligence-projektet Ja Marie Louise Møller