AARHUS KOMMUNE ANALYSE AF HJÆPEFUNKTIONER BILAGSRAPPORT AS-IS BESKRIVELSER NOVEMBER 2012
ØKONOMI: Opgaveområde Generelt: Overordnet organisering af økonomiområdet Økonomiopgaverne i (BA) er organiseret under Økonomidirektøren og varetages af Budget og Regnskab samt Økonomistyring og Finans. Økonomidirektøren er formand for Økonomistyregruppen. har en væsentlig rolle i forhold til de tværgående økonomiopgaver i Aarhus Kommune og i forhold til sagsbehandling af indstillinger og andet materiale til Magistraten og Byrådet. BA's primære økonomiopgaver kan henføres til koncernopgaverne. De interne økonomiopgaver (bogføring, regnskab, budget, ledelsesinformation, indberetninger i økonomisystemet, styring af anlægsbevillinger, rammer mv.) varetages af Center for Økonomi De centrale økonomiopgaver er organiseret i servicecenteret Økonomi i Magistratsafdelingen for (MSB). Derudover findes der økonomimedarbejdere i afdelingerne/søjlerne og på de decentrale enheder. Der leveres mange forskelligartede og specialiserede tilbud både indenfor og mellem de to forvaltninger. Dette betyder en meget heterogen opgaveportefølje, hvilket giver behov for forskellige økonomiske styringsmodeller og styringsværktøjer. MSB s organisation med økonomiopgaver på de forskellige niveauer er svær at afspejle i den valgte overordnede opdeling. Servicecenter Økonomi varetager de tværgående og koordinerende samt specialiserede økonomiopgaver. Magistratsafdelingens økonomiopgaver forestås af Fællesadministrationen i tæt samarbejde med de syv forvaltninger i (MTM). Budgetansvaret er forankret ved den enkelte forvaltningschef. Det kan herfra være videredelegeret til afdelingschefer o. lign. Forvaltningernes driftsområder er forskelligartede, og økonomiopgaven omfatter derfor også mange specielle opgaver, f.eks. takstfinansieret virksomhed og andre 0- budgetterede områder, omfattende fakturering, momsog afgiftsafregning, specialregnskaber, tilskudsadministration m.m. Fællesadministrationen har organiseret sin del af opgaveløsningen gennem en Økonomiafdeling og en System- og Koordinationsafdeling De overordnede økonomiopgaver er organiseret i Økonomi og Personale. Derudover findes der økonomimedarbejdere på lokalcentrene, og andre institutioner, samt andre afdelinger i forvaltningen. Økonomi og Personale varetager primært opgaver for egen magistratsafdeling, som også indebærer bidrag til koncernniveau. I den økonomiske styring er der fokus på månedlig opfølgning på forventet regnskab, sygefravær mv. fra plejeteam til chefteam, og igangsættelse af handlerplaner, hvor forventet forbrug overstiger budget. Regnskabsopfølgningen foretages på grundlag af styringsredskab og prognoser udarbejdet i Økonomi og Personale, der samtidig yder support til de De overordnede økonomiopgaver samt en række driftsopgaver forestås af Center for Økonomi og Personale (CØP). Økonomiopgaverne reguleres af en række servicedeklarationer, hvor egne forvaltninger samt andre magistartsafdelinger betragtes som kunder, der skal mødes med et højt serviceniveau. Økonomiopgaverne varierer i forhold til forvaltningernes opgaver. Kultur og fritidsområdet er kendetegnet ved tilskudsadministration. Musikhuset er samtidig en forvaltning og en forretning. CØP varetager driftsopgaver for egne forvaltninger samt for. Opkrævningsafdelingen i Borgerservice er tillige ansvarlig for De centrale økonomiopgaver løses i Økonomi. Økonomi understøtter tillige de decentrale enheder. De faglige afdelinger forstår tillige en række økonomiopgaver for afdelingen. De faglige afdelinger har således et fagligt og økonomisk ansvar for en række budgetposter (Pædagogik og integration har således ansvaret for midler til tosprogede). De faglige afdelinger er ansvarlige for budgetopfølgningen i afdelingerne. Endelig er decentrale enheder ansvarlige for en række økonomiopgaver i forhold til den decentrale enhed i forhold til budgetlægning for den enkelte decentrale enhed, bogføring, evt. afstemning, økonomiopfølgning og regnskab, hvor decentra- 1
Budget: Alle opgaver i forbindelse med udarbejdelse af budget til Byrådets godkendelse, budget for magistratsafdelingen, internt budget for forvaltninger, afdelinger, institutioner, anlægsopgaver projekter mv. og Personale (CØP) i Magistratsafdelingen for. BA er ansvarlig for udarbejdelse af forslag til budget til Byrådet. BA styrer den administrative proces på tværs af magistratsafdelingerne. Det er BA der definerer opgaver og udarbejder udkast til tidsplan og instrukser samt koordinerer budgetopgaven. Økonomi forestår driftsopgaver for de decentrale enheder samt koordinerede økonomiopgaver. De fagspecifikke økonomiopgaver varetages i et samarbejde med afdelinger/søjler og de decentrale enheder. Udarbejdelse af budgetmål samt opfølgning herpå forestås af centrale stabe i de to forvaltninger, men koordineres af Økonomi. Socialforvaltningen er organiseret efter en BUM-model med en bestillerfunktion for hver af de 3 søjler/afdelinger. Økonomi er ansvarlig for udarbejdelse af magistratsafdelingens bidrag til Kommunens budget. erne inddrages i det omfang opgaven tilsiger det. Økonomi er ansvarlig for indberetning af det endelige budget i KMD OPUS. (SYKO). Forvaltningernes økonomimedarbejdere er placeret i det lokale sekretariat, stabsfunktion el.lign., og refererer til egen leder i den enkelte forvaltning. Samarbejdet er reguleret via samarbejdsaftale. Aftalen fornys hver andet år. Magistratsafdelingen forstår inkasso opgaven for varmeforsyningen. Øvrige inkassoopgaver er overdraget eller under overdragelse til MKB, jf. byrådsbeslutning. Udarbejdelsen af magistratsafdelingens bidrag til Aarhus Kommunes budget koordineres af Fællesadministrationen. Herudover sker der en omfattende detailbudgettering, både på det takstfinansierede område, men også på ejendomsområdet, naturog miljøområdet, decentrale enheder. Magistratsafdelingens bidrag til Aarhus Kommunes budget udarbejdes i stabsfunktionen Økonomi og Personale. Lokalområder og afdelingerne i forvaltningen indgår i udarbejdelse af det årlige budget. Økonomi og Personale er ansvarlig for samlede debitor administration i Aarhus Kommune, med undtagelse af de få specifikke debitoropgaver som fortsat ligger i magistratsafdelingerne. Magistratsafdelingens bidrag til Aarhus Kommunes budget udarbejdes af CØP. Forvaltningerne høres i det omfang opgaven tilsiger det. Budgetterne indberettes i KMD OPUS af CØP le enheder gør brug af den assistance og support som Økonomi tilbyder. Budgetopgaverne bygger i stort omfang på de principper og modeller, som Byrådet har vedtaget. Modellerne tager højde for ændringer i aktivitetsniveau og demografi, så institutionerne sikres samme serviceniveau. Magistratsafdelingens bidrag til Aarhus Kommunes budget udarbejdes af Økonomi. Der budgetteres på sektorniveau. erne høres i det omfang opgaven tilsiger det. Økonomi er ansvarlig for indberetning af budget i de forskelli- 2
BA er sagsbehandler i forhold til Byrådet og Magistraten. Der udarbejdes et teknisk budget ved fremskrivning af nuværende budget og indarbejdelse af de tekniske ændringer, ændret lovgivning samt byrådsbeslutninger. Udkast til udgiftsbudget med magistratsafdelingerne tilføjelser foreligger i maj. Når regeringsaftalen er på plads udarbejdes indtægtsbudgettet. Samlet udkast til budget foreligger i september. De forskellige faser i budgetlægningen understøttes systemmæssigt i KMD OPUS. vejområdet, entreprenørområdet mv. Opgaven løses i fællesskab; jfr. samarbejdsaftalen. Fællesadministrationen er ansvarlig for indberetning af det endelige budget i KMD OPUS. indberetning af det endelige budget i KMD OPUS. ge faser. BA koordinerer og sekretariatsbetjener de politiske drøftelser omkring budgettet, inkl. udarbejdelse af materialer til 1. og 2. fællesmøde mellem Magistraten og Økonomiudvalget samt 1. og 2. behandling af budgettet i Byrådet. BA koordinerer indarbejdelsen af bud- 3
getforliget og tekniske ændringer i KMD OPUS. BA's interne budget udarbejdes på baggrund af oplæg udarbejdet af CØP i MKB. Budgettet godkendes i BA's ledergruppe. BA's afdelingschefer og stabschefer er ansvarlige for overholdelse af eget budget. Med udgangspunkt i det af Byrådet godkendte rammebudget udarbejder Økonomi i samarbejde med sog Socialforvaltningen udkast til internt budget for magistratsafdelingen nedbrudt på de 3 afdelinger/søjler i hver af de to forvaltninger. Magistratsafdelingens budget indeholder mål og rammer for afdelingerne. Der budgetteres generelt detaljeret og med aktivt brug af overslagsårene. Alle forvaltninger i MTM har en indtægtsøkonomi; dvs. at finansieringen helt eller delvist sker via opkrævning af takster, gebyrer m.v. (grundsalg, byggesagsgebyrer, gebyrer for råden over vejareal, indtægter fra buskørsel, parkeringsafgifter, gravpladser, huslejer (interne såvel som eksterne), kantinedrift, bygningsservice, brandalarmer, kurser, park- og vejservice (internt og eksternt), varmesalg, affaldsbortskaffelse m.m. Indtægtssiden medfører i sig selv et stort prognose- og budgetteringsarbejde. Hertil kommer særlige krav og regler vedrørende udarbejdelse af langsigtede budgetter (investeringsplaner) og Med udgangspunkt i det af Byrådet vedtaget budget udarbejder Økonomi og Personale i samarbejde med lokalområder og afdelinger et budget for magistratsafdelingen. Magistratsafdelingens budget indeholder mål og rammer for afdelingerne. Budgettet indeholder både aktivitetsbaserede og rammebelagte områder. Budgetterne til den aktivitetsafregnede del af serviceområderne er decentraliseret til de 9 lokalområder, hvor myndighedsfunktionen udmønter kvalitetsstandarderne og afregner. På næste decentrale organisatoriske niveau er udfører og myndighed adskilt. Med udgangspunkt i det af Byrådet vedtaget budget udarbejder CØP i samarbejde med forvaltningerne et budget for magistratsafdelingen MKB. MKB har dog som udgangspunkt detailbudgetter, hvilket gør, at den del af arbejdet i en vis udstrækning er lavet i budgetlægningsprocessen inden budgetvedtagelsen. Magistratsafdelingens budget indeholder mål og rammer for afdelingerne. Med udgangspunkt i det af Byrådet vedtaget budget udarbejder Økonomi i samarbejde med øvrige centrale afdelinger et budget for magistratsafdelingen. Magistratsafdelingens budget indeholder mål og rammer for sektoren. Det samlede budget udmøntes til de decentrale enheder (skoler, dagtilbud mv.) på baggrund af budgettildelingsmodeller. Områdelederne er ikke involveret i budgetudrulningen. 4
takstbudgetter på forsyningsområdet, samt anmeldelse af disse overfor prismyndigheden. Magistratsafdelingen er ansvarlig for ca. halvdelen af anlægsaktiviteten i Aarhus Kommune. Det medfører dels en budgetteringsopgave, dels en opgave i forbindelse med (special)regnskaber. CØP's udkast til budget er detaljeret og indberette i MKD OPUS. Budgettet udarbejdes ved fremskrivning af tidligere års budget og indberetning af aftalte ændringer hertil. erne/søjlerne udarbejder interne budgetter for hver afdeling på baggrund af magistratsafdelingens budget. Budgettet indeholder både aktivitetsbaserede, normerings- og rammebelagte områder. Det er myndighedsområderne, der er ansvarlige for de aktivitetsbaserede områder, hvor de udførende er ansvarlige for overholdelse af de tilsvarende drifts-/ udførerbudgetter. Socialforvaltningens detailbudget udmøn- Magistratsafdelingen udarbejder interne budgetter for afdelingen svarende til den byrådsvedtagne ramme. Lokalområderne/afdelingerne i forvaltningen udarbejder på den baggrund et decentralt og institutionsspecifikt budget. Det sker i samarbejde med medarbejdere og LMU. Lokalområderne mfl. udarbejder budgetskemaer som sendes til Økonomi og Personale, som indberetter budgetterne i OPUS. For eksterne bevillinger samt internationale projekter udarbejdes et projektbudget. Projektbudgettet udarbejdes af forvaltningerne (CØP inddrages og udarbejder kontoplan. Evt. projektregnskab er betalingsydelser). De centrale afdelinger udarbejder interne budgetter på baggrund af magistratsafdelingens budget. 5
tes i takster i henhold til gældende rammeaftale med Regionen som koordineres af Økonomi. erne indberetter selv budgetomplaceringerne i KMD OPUS. Dette foregår dog på forskellige niveauer i de to forvaltninger. Institutionerne udarbejder interne budgetter på baggrund af afdelingens budget. For eksterne bevillinger samt internationale projekter udarbejdes et projektbudget. Projektbudgettet udarbejdes af afdelingerne/søjlerne. Skoleledelsen fordeler den samlede ramme. SFOforældre-rådet skal inddrages i forhold til SFO-budgettet. Skolebestyrelsen inddrages (jf. Folkeskoleloven). Dagtilbuddene fordeler den samlede ramme. Bestyrelserne tiltræder principperne for budgettet (jfr. dagtilbudsloven). Institutionernes budgetlægning baseres delvist på regneark. Herunder standardiserede simulerings- og fordelingsværktøj udarbejdet af Økonomi og egne udviklede ark. 6
Bogholderi: Alle opgaver i relation til vedligeholdelse af kontoplan, bilagshåndtering, fakturering, debitoropfølgning, ompostering, afstemning og kontrol, fejlhåndtering mv. Købsbilag sendes elektronisk til CØP, som konterer bilaget inden det sendes til godkendelse hos disponenten i BA. Købsbilag godkendes generelt af disponenten. Økonomi konterer og godkender uddannelsesregninger for sforvaltningen vedrørende ikke-forsikrede ledige. Opgaven udføres via KMD OPUS Økonomi. De tilsvarende regninger vedrørende de forsikrede ledige håndteres af Jobcentret. Indgående faktura godkendes af disponenten, i det omfang denne er autoriseret hertil, ellers af en overordnet leder. Godkendelsen omfatter påføring af art og kostbærer. Godkendelsen sker som integreret anvisning. Det indebærer, at den budgetansvarlige leder gennemfører en stikprøvevis kontrol af indgående faktura og disses kontering. Den udførte kontrol dokumenteres. Købsbilag godkendes af disponenten. Købsbilag godkendes af disponenten (dvs. decentralt). CØP administrerer opgaven for BA, Sekretariatet, Musikskolen og lederen af idrætscentrene. Dette sker ved, at CØP konterer og sender bilag til godkendelse decentralt. CØP administrerer opgaven for BA ved at CØP konterer og sender bilag til godkendelse i BA. Decentraliseringsordningen betyder, at budgetprocesserne vil være forskellige på den enkelte skole, dagtilbud mv. Købsbilag godkendes af disponenten. CØP afstemmer BA s interne konti. BA afstemmer koncernkonti. Økonomi er ansvarlig for afstemning af MSB's centrale konti. erne herunder institutioner er ansvarlige for afstemning af forvaltningsspecifikke konti. Økonomi indsamler alle statuskonti afstemninger (ca. 575 stk. fra 130 afstem- Fællesadministrationen fungerer som centralt bogholderi, og sikrer herunder placeringen af indgående faktura, der er gået forkert eller skal håndteres afvigende fra normal praksis. Desuden håndteres fejlagtigt placerede indbetalinger o. lign. Endvidere udføres 100 procents kontrol i forhold til Lokalområderne er ansvarlige for afstemning af egne konti. Økonomi og Personale er ansvarlig for afstemning af magistratsafdelingens konti. CØP er ansvarlig for afstemning af en række statuskonti (i særdeleshed for Musikhuset, Musikskolen og Sport og Fritid hvorimod konti i Borgerservice, Symfoniorkestret og Godsbanen foretages decentralt). Musikhuset og svømmebadene sender kontantbe- Økonomi er ansvarligt for afstemning af magistratsafdelingens fælleskonti. Decentrale er ansvarlig for egne konti, hvis de har sådanne. Mindst en gang årligt sikrer Økonomi afstemning af decentrale konti. 7
ningsskemaer) og foretager en 100 procents af alle afstemninger med tilhørende dokumentation. Indsamlingen og kontrollen foretages kvartalsvis. Økonomi udleverer ultimo afstemninger til Revisionen til stikprøvevis kontrol. udbetalinger til medarbejdere o. lign. Fællesadministrationen er ansvarlig for sikring af afstemning af konti. Forvaltningerne udfører en del af afstemningerne selv. holdningerne i forseglede bankposer til CØP, hvorfra de hentes af banken. Herefter afstemmer CØP kontaktkasserne. Økonomi forestår indsamling af statusafstemninger til Revisionens beholdningskontrol i løbet af året. Institutionerne er ansvarlige for angivelse, betaling og afstemning af egne momskonti. Økonomi er ansvarlig for, at indsamle årsafstemningerne af moms for hele MSB og afstemme med s kontrollister. Økonomi er ansvarlig for at registrere MSB's anskaffelser af enkeltstående aktiver til en værdi over 100.000 kr. i OPUS, ligesom anlægsudgifter registreres. 8
BA er ansvarlig for ændringerne i kommunens overordnede kontoplan. Ændringer til BA's egen kontoplan forestås af CØP. Fællesadministrationen er ansvarlig for implementering af ændringer i kontoplanen. Ændringer til kontoplanen drøftes i kontoplangruppen med repræsentanter for de 9 lokalcentre. Økonomi og Personale er ansvarlig for administration af kontoplanen i OPUS. CØP er ansvarlig for ændringer i kontoplanen sker i samarbejde med kunderne (og ud fra kundens behov). Økonomi er ansvarligt for ændringer i kontoplanen. Ændringer i kontoplanen drøftes i kontaktgrupperne med repræsentanter fra decentrale enheder. Økonomi er ansvarlig for udsendelse af fakturaer/opkrævning af mellemkommunale refusioner. Økonomi er ansvarlig for inddrivelse af manglende betalinger. sforvaltningen er ansvarlig for opkrævning og inddrivelse af fleksbidrag. Økonomi og Personale er ansvarlige for opkrævning af mellemkommunale refusioner. Opkrævningerne udarbejdes på baggrund af data fra visitationen. Økonomi og Personale er ansvarlige for opfølgning på indbetalingerne. Forvaltningerne/afdelingerne er ansvarlige for opkrævning af mellemkommunale refusioner. Opkrævningsenheden er ansvarlig for inddrivelse af manglende betalinger. De centrale afdelinger er ansvarlige for opkrævning af mellemkommunale betalinger (Det er altovervejende pladsanvisningen og elevadministrationen og i mindre grad rådgivning og specialpædagogik). BA er ansvarlig for koncernopkrævninger. Fakturering i OPUS foretages af CØP og Opkrævningen varetager debitoropfølgningen. erne herunder institutioner udsender fakturaer. (alle områder bortset fra mellemkommunale refusioner og fleksbidrag). MKB er ansvarlig for inddrivelse af betalingerne (alle områder bortset fra mellemkommunale refusioner og fleks- MTM udsender årligt i størrelsesordenen 50.000 eksterne og interne fakturaer. Hertil kommer system generede fakturaer (100.000-vis). MKB er ansvarlig for inddrivelse af betalingerne hos eksterne kunder. MTM er ansvarlig for Lokalcentrene udsender fakturaer på baggrund af oplysninger fra team mv. Beboerne i plejeboligerne opkræves betaling for madservice ved modregning i pensionsudbetalingerne. MKB er ansvarlig for inddrivelse af betalingerne. Forvaltningerne/afdelingerne er ansvarlige for fakturering af debitorerne. Opkrævningsenheden er ansvarlig for inddrivelse af manglende betalinger. Opkrævningsenheden er ansvarlig for samlede debitor administration i erne er ansvarlige for udstedelse af fakturaer (f.eks. tandplejen). Økonomi udsteder fakturaer for de afdelinger, der har få fakturaer og derfor ikke er bekendt med arbejdsgangene. Institutionerne fakturerer kun i begrænset omfang (Lange- 9
bidrag). inddrivelse af betaling for interne fakturaer. Aarhus Kommune, med undtagelse af de få specifikke debitoropgaver, som fortsat ligger i magistratsafdelingerne. landsskolen er en undtagelse). Økonomi er ansvarlig for ændringer i kontoplanen og varetager autorisationsopgaven vedrørende KMD OPUS Økonomi. Økonomi vejleder i og løser konteringsog bogføringsproblemer, der opstår decentralt. Fællesadministrationen er ansvarlig for hjemtagelse af afgifter på el, vand og varme, køb af CO2- kvoter mv. Desuden hjemtages tilbagebetalinger fra NRGi på vegne af resten af kommunen. Økonomi er ansvarlig for hjemtagelse af statsrefusion for hele kommunen. Dette gælder både kvartalsafregninger samt løbende og foreløbig/endelig restafregning. Regnskab: Alle opgaver i relation til udarbejdelse af kvartals-, BA er systemejer af Lossen, men det er magistratsafdelingerne, som har ansvaret for at LOSstrukturen er korrekt i systemet. BA er ansvarlig for udarbejdelse af regnskabsinstruktionen (inkl. skabeloner) og andre in- Økonomi er ansvarlig for udarbejdelse af magistratsafdelingens bidrag til Aarhus Kommunes Udarbejdelsen af magistratsafdelingens bidrag til Aarhus Kommunes kvartalsregnskaber, halv- Brugeradministration forstås af Økonomi og Personale. Økonomi og Personale er ansvarlig for udarbejdelse af magistratsafdelingens bidrag til Aarhus CØP er ansvarlig for udarbejdelse af magistratsafdelingens bidrag til Aarhus Kommunes regnska- Økonomi er ansvarligt for udarbejdelse af magistratsafdelingens bidrag til Aarhus Kommunes 10
halvårs- og årsregnskab inkl. udarbejdelse af omkostningsregnskaber og forventede regnskaber. struktioner knyttet til regnskabsaflæggelsen. BA er herudover ansvarlig for udarbejdelse: af opfølgning på forbrug efter 1. kvartal til Magistraten. Afrapporteres i form af et notat om forventet udvikling i serviceudgifterne til Magistraten. af halvårsregnskab samt forventet regnskab pr. ultimo juni til Byrådets godkendelse. regnskaber. erne bidrager med informationer i nødvendigt omfang. erne og institutionerne er ansvarlig for udarbejdelse af regnskaber for egne områder. årsregnskab, forventet regnskab og årsregnskab koordineres af Fællesadministrationen. Herudover udarbejdes detailregnskaber og specialregnskaber, specielt på det takstfinansierede område. Opgaven løses i fællesskab; jfr. samarbejdsaftale. Kommunes regnskaber. Forvaltningens afdelinger og lokalområderne m.fl. bidrager med informationer i nødvendigt omfang til det overordnede regnskab. Forvaltningens afdelinger og lokalområderne m.fl. er ansvarlige for udarbejdelse af regnskaber for egne områder. ber. Forvaltningerne bidrager med informationer i nødvendigt omfang. Forvaltningerne er ansvarlig for udarbejdelse af regnskaber for egne områder. CØP forestår opgaven for de forvaltninger, der indgået en serviceaftale med. CØP er ansvarlig for udarbejdelse af BA's bidrag til Aarhus Kommunes regnskaber. regnskaber. Centrale afdelinger inddrages i regnskabsarbejdet, og laver regnskabsbemærkninger for forskellige fællesposter, hvor afdelingerne har det faglige ansvar (Byg laver således bemærkninger for anvendelse af driftsmidler til vedligeholdelse, Pædagogik og Integration laver bemærkninger for midler til tosprogede osv.). af forventet regnskab efter 3. kvartal for hele kommunen samt sagsbehandling af forventede regnskaber for hver af de 6 magistratsafdelinger. af endeligt årsregnskab til Byrådets godkendelse. indstilling til Byrådet vedr. beretning om revisionen af årsregn- 11
skabet. I tilknytning til sidstnævnte er BA ansvarlig for koordination af samarbejdet med kommunens revisor. BA koordinerer den kvartalsvise opfølgning på det specialiserede socialområde og udarbejder indstilling til Byrådet herom. Udkast til BA's regnskaber udarbejdes på baggrund af oplæg fra CØP. BA er ansvarlig for udarbejdelse af en række rapporter der bestilles af Byrådet, KL, medier mv. Opfølgning på målopfyldelsen forestås af stabe i de to forvaltninger i samarbejde med decentrale enheder. Økonomi leverer grunddata. Fællesadministrationen varetager den generelle kontakt til revisionen, dels i forhold til løbende bogføring og årsregnskab, dels i forehold til bestillingsopgaver. Revisionen har herudover direkte kontakt til forvaltningernes økonomiansvarlige m.fl. Vurdering af målopfyldelse foretages på baggrund af data i fagsystemer mv. Økonomi og personale indhenter og præsenterer data fra forvaltningens afdelinger og lokalcentrene m.fl. Regnskabets målopfyldelse på institutionsniveau vurderes af Økonomi og Personale på baggrund af udtræk fra en række systemer. Disse data er samlet i afdelingens datacenter (ledelsesin- Ansvaret for opfølgning på MKB's interne målstyring ligger i forvaltningerne/afdelingerne. Målopfyldelsen kontrolleres af CØP og forvaltningernes egne medarbejdere. Målopfyldelsen er forankret i Pædagogisk afdeling. Afrapporteringen sker bl.a. på baggrund af forskellige fagsystemer. Oplysningerne er ofte tilgængelige via MBU's LIS. Områdelederne følger op på institutionernes målopfyldelse og regnskaber, hvis situationen tilsiger det. 12
formationsportal). Hertil kommer oplysninger som f.eks. tilfredsheds- og trivselsundersøgelser mv. Rapportering: Alle opgaver i relation til udarbejdelse af faste økonomirapporter, som ikke er omfattet af "Regnskab" og "Budget". F.eks. likviditetsrapporter, rapporter til fagministerier. BA er ansvarlig for udarbejdelse af rapporter der bestilles af Byrådet, KL, medier mv. Økonomi udarbejder regnskabsrapporter for MSB. De to forvaltninger benytter forskellige regnearksbaserede rapporter. De to forvaltninger understøttes dog af to specialudviklede disponeringssystemer. Ledelsesinformationsopgaven forankret i Økonomi. Fællesadministrationen udarbejder de formelle budget- og regnskabsrapporter for MTM. Herudover er tilgangen at sikre, at man lokalt kan udvikle og bruge de rapporter, der understøtter den lokale forretning. Der er således ikke etableret en central produktion af rapportering, men derimod en central bistand til lokal produktion. Økonomi og Personale udvikler rapporter i samarbejde med brugerne, forstået således at anvendelse drøftes med afdelingerne og lokalcentrene inden de implementeres. Som udgangspunkt gøres der brug af rapporter i KMD OPUS. CØP udvikler både OPUS-rapporter og regneark til brug for økonomiopfølgningen. Forvaltningerne er ansvarlige for udarbejdelse af fagspecifikke regnskaber f.eks. i forhold til biblioteksstyrelsen, og statstilskud. Økonomi udarbejder skabeloner, som institutionerne kan vælge at gøre brug af. Rapporterne er udviklet i samarbejde med kontaktgrupperne. Nyt opfølgningssystem er under udvikling. CØP udarbejder regnskabsrapporter for BA's afdelinger. Med udgangspunkt i det af Byrådet godkendte rammebudget udarbejder Økonomi i samarbejde med sog Socialforvaltningen udkast til internt budget for magistratsafdelingen nedbrudt på de 3 afdelinger/søjler i hver af de to forvaltninger. Magistratsafdelingens budget indeholder mål og Økonomi og Personale udvikler løbende ledelsesinformationssystemerne, både hvad angår indhold og rapporter. Udviklingen sker på baggrund af en dialog med afdelingerne og lokalcentrene, som har kendskab til det decentrale behov og borgerrettede ydelser. CØP udarbejder regnskabsrapporter for BA's afdelinger. Udarbejdelse af regnskabsrapporter er en decentral opgave. Men kan ske på baggrund af standardrapporter som tilpasses lokalt. 13
rammer for afdelingerne. Opfølgning og controlling: Alle opgaver i relation til den løbende (månedlig) budgetopfølgning og controlling, ledelsestilsyn mv. i magistratsafdelingen, forvaltninger, institutioner mv. Dvs. opgaver som ikke er omfattet af "Budget"; "Regnskab" og "Rapportering". BA er ansvarlig for den løbende sagsbehandling af indstillinger til Byrådet og Magistraten samt opfølgning og koordination i tilknytning til fremsatte beslutningsforslag, budgetforlig mv. Bevillingsskemaer udarbejdes af CØP. BA er ansvarlig for kommunens samlede likviditetsstyring, herunder ugentlige udtræk fra bankkonti, opfølgning på ubetalte regninger samt prognosearbejde knyttet til likviditetsstyringen i øvrigt. Økonomi udarbejder månedlige budgetopfølgninger til opfølgning på magistratsafdelingens budget på baggrund af input fra afdelinger og institutioner. er og institutioner bidrager således med hver deres del af budgetopfølgningen samt kommentarer og nødvendige uddybninger. Fællesadministrationen gennemfører periodiske opfølgninger i forhold til forvaltningernes budget. Der afholdes 2-4 årlige regnskabsmøder med hver forvaltning eller dele af forvaltningen, jfr. samarbejdsaftale. Økonomi og Personale udarbejder månedlige budgetopfølgninger til opfølgning på magistratsafdelingens budget som tilsendes afdelinger og lokalcentre. er og lokalcentre gennemgår og korrigerer økonomirapporterne ned på medarbejderniveau, så de svarer til de faktiske forventninger. Desuden bidrager de med kommentarer og nødvendige uddybninger. CØP udarbejder de kvartalsvise økonomiopfølgninger til chefgruppen, Rådmand, HMU og Byråd. Forvaltningerne bidrager med kommentarer og nødvendige uddybninger. De månedlige opfølgninger sker decentralt CØP inddrages efter behov. Opfølgningen sker i OPUS pba. standardrapporter, som CØP har lavet efter aftale med kunden. Økonomi følger månedligt de overordnede udgifter og stillingstal. Der fremsendes kvartalsvis opfølgning til chefgruppe samt Rådmand. Økonomi reagerer hvis fremskrivningen viser behov herfor. I samarbejde med gennemfører BA løbende opfølgning på økonomien på jordforsyningsområdet samt en række større byudviklingsprojekter (De Bynære havnearealer, Lisbjerg, Godsbanen mv.) og anlægsprojekter (letbane mv.). 14
scheferne er ansvarlige for controlling af afdelingernes regnskaber. Opfølgningen indgår i opfølgning på chefmøder, rådmandsmøder og udvalgsmøder. Lokalcentrenes teams er fundamentet for de forventede regnskaber og bidrager med input til vurdering af egen økonomi til lokalområdernes økonomimedarbejdere. Desuden bidrager de med kommentarer og nødvendige uddybninger. Dagtilbud og skoler følger løbende op på indtægter, forbrug og refusioner, pladsudnyttelse mv. Det anbefales, at denne opfølgning sker en gang pr. måned. BA er dog ansvarlig for de interne processer i afdelingen, bl.a. på baggrund af oplæg fra CØP. CØP er ansvarlig for 10 % -kontrollen af bilagene. I Socialforvaltningen foretager myndighedssiden controlling på cpr-niveau. Institutionerne er ansvarlige for 10 %- kontrollen af købsbilagene på baggrund af centralt udarbejdet vejledning. Revisionen er ansvarlig for kontrol af kontrollen. Økonomi udsender månedlige opgørelser til afdelinger med henblik på, at kreditorerne betales rettidig. Hvis der er for- Fællesadministrationen er ansvarlig for kontrol af økonomiprocesserne. Lokalcentrenes teams følger op på eget budget og den løbende afregning. Økonomi og Personale er ansvarlig for kontrol af økonomiprocesserne evt. ved at en medarbejder fra afdelingen gennemfører et kontrolbesøg. Lokalcentrene er ansvarlige for 10 %- kontrollen af købsbilagene samt 100 % kontrol af kontaktbilagene. Økonomi besøger institutionerne for vejledning i forhold til budgetlægning, økonomiopfølgning, kontering, afstemninger, anvendelse af indkøbsaftaler mv. Områdelederen følger op hvis behov herfor. Decentrale er ansvarlig for stikprøvekontrol af indkøbsbilag. 15
faldne fakturaer, rykkes bilagsbehandlerne Sekretariatsbetjening: Alle opgaver i relation til sagsbehandling mv. der ikke er omfattet af "Budget", "Regnskab", "Rapportering" og "Opfølgning/ controlling", f.eks. presse, MED-Udvalg, Fagforeninger. BA er ansvarlig for udarbejdelse af notater, redegørelser og analyser til Byrådet, Magistraten, Borgmesteren, KL, KKR mv. Magistratsafdelinger involveres og bidrager efter behov. BA varetager i samarbejde med magistratsafdelingerne kommunens interesser i forhold til reformer, lovændringer, statslige puljeudmøntninger, DUTforhandlinger mv. Økonomi er ansvarlig for udarbejdelse af notater og analyser samt økonomiske indstillinger og indstillinger på byggeog anlægsområdet. Om nødvendigt bidrager forvaltningerne og afdelingerne hertil. Fællesadministrationen er ansvarlig for udarbejdelse af generelle, tværgående notater og analyser, herunder notater til Rådmand og direktør m.fl. Forvaltningerne udarbejder notater m.v. vedr. egne områder i visse tilfælde i samarbejde med Fællesadministrationen. MTM leverer ca. halvdelen af indholdet på byrådets dagsorden. Hovedparten af byrådsindstillinger udarbejdes af forvaltningerne. Fællesadministrationen bidrager med indhold og kvalitetssikring i forhold til indstillingernes økonomiske afsnit. Økonomi og Personale er ansvarlig for udarbejdelse af notater og analyser med økonomisk indhold til bl.a. direktørens og rådmandens brug. Om nødvendigt bidrager afdelingerne og lokalcentrene hertil. Sekretariatet er ansvarligt for udarbejdelse af notater og analyser. CØP bidrager hertil. CØP er ansvarlig for udarbejdelse af økonomianalyser MKB har løbende en række store engangsopgaver, f.eks. i forhold til større anlægsopgaver (Multimediehuset). Økonomi er ansvarlig for udarbejdelse af notater og analyser. Om nødvendigt bidrager afdelingerne hertil. erne er sekretariat i forhold til borgmesteren og erne udarbejder notater og analyser vedr. områ- Tværgående indstillinger udarbejdes ofte af Fællesadministrationen. Lokalcentrene er ansvarlige for udarbejdelse af notater Forvaltningerne er ansvarlige for udarbejdelse af notater Institutionerne udarbejder analyser til institutionsbestyrel- 16
stadsdirektøren. despecifikke analyser. Økonomi bidrager tillige med analyser og rapporter til forvaltnings og afdelingschefer. og analyser vedr. områdespecifikke opgaver. Økonomi og Personale bidrager tillige med analyser og rapporter til områdecheferne bl.a. i forbindelse med benchmarking og tværgående analyser. og analyser vedr. områdespecifikke analyser. serne og eget brug f.eks. analyser af eget forbrug på givne områder. Udvikling af styringsmodeller: Alle opgaver i relation til udvikling af styringsmodeller som ikke er omfattet af "Budget", "Regnskab", "Rapportering" og "Opfølgning/ controlling". I opgaven indgår udarbejdelse af modeller, implementering af modeller samt opfølgning på modellerne. Økonomi i BA er ansvarlig for udarbejdelse af styringsprincipper, styringsmodeller mv. gældende for hele Aarhus Kommune, samt udvikling og opdatering af de budgetmodeller der politisk er truffet beslutning om på serviceområderne. CØP er ansvarlig for udarbejdelse af interne styringsmodeller for BA. Institutionerne bidrager eventuelt med oplysninger til analyserne og rapporterne. Økonomi er ansvarlig for udvikling af styringsmodellerne i forhold til de specifikke styringsbehov i de to forvaltninger og underliggende afdelinger/søjler. Udviklingen sker på baggrund af en dialog med afdelingerne og decentrale enheder. Fællesadministrationen er ansvarlig for udvikling af styringsmodeller for MTM i samarbejde med forvaltningerne. Der er i 2011 udarbejdet en økonomistyringsstrategi for MTM, med afsæt i Økonomistyrelsens udviklingstrappe. Med afsæt heri er der udarbejdet lokale handlingsplaner for hver forvaltning. Lokalcentrenes teams bidrager eventuelt med oplysninger til analyserne og rapporterne. Økonomi og Personale er ansvarlig for udvikling af styringsmodeller og styringsredskaber. Udviklingen sker på baggrund af en vurdering af aktuelle udfordringer og i en dialog med afdelingerne og lokalcentrene. CØP er ansvarlig for udvikling af interne styringsmodeller i MKB. CØP er ansvarlig for udarbejdelse af interne styringsmodeller for BA. For begge kunder gælder, at det som udgangspunkt er de centrale styringsmodeller der følges. Økonomi er hovedsagligt ansvarligt for udvikling af styringsmodellerne. Faglige afdelinger inddrages efter behov. Hvis der sker ændringer i de decentrale modeller, inddrages decentrale ligeledes i drøftelserne. 17
Systemejerskab Økonomi i BA er systemejer for størstedelen af kommunens It-løsninger til understøttelse af økonomi-, sags- og ressourcestyring, E- indkøb, personale, løn- og fravær samt LOS (Linje Organisations System, der trækkes på af alle KMD-løsninger). Opgaven udmøntes på strategisk niveau (direktørniveau) ved deltagelse i samarbejdsfora med kommunens leverandører af IT-løsninger på de pågældende områder, på strategisktaktisk niveau ved sekretariatsbetjening af og deltagelse i Strategigruppen, et ledelsesfora med repræsentation fra alle afdelinger i Aarhus Kommune og på operationelt niveau ved formandskab og deltagelse i en række koncern tværgående ERFA-grupper (funktionsgrupper). Økonomi i BA varetager forskellige koncernopgaver i forhold til de nævnte IT-løsninger, f.eks. Fællesadministrationen varetager opgaver vedrørende drift af kommunens økonomiløsning. Brugeradministration forstås således af Fællesadministrationen. Opgaven omfatter oprettelse af brugere, tildeling af roller og autorisationer, afhjælpning af fejl. Denne del af opgaven udføres også for BA. Der er desuden en delopgave med kontakt til systemejer (BA) og leverandør (KMD). Der er etableret en omfattende netværksstruktur med øvrige magistratsafdelinger på dette område (funktionsgrupper). Etablering og drift af snitflader til eksterne systemer (i forhold til økonomiløsningen) varetages som led i systemopgaven. Der er bl.a. snitflader til forsyningsområdets afregningssystemer, til Natur og Vej Services egen økonomi- 18
opsætning af budgetversioner, teknisk vedtagelse af budget, opsætning af perioder (periodestyring) i økonomisystem, vedligeholdelse af forretningsrollekatalog i forhold til OPUS mv. Via funktionsgrupper og efter evt. høring/beslutning i Strategigruppen forestår Økonomi i BA koordinering af anvendelsen af kommunens ITsystemer på de nævnte områder, herunder udvikling af best practice (forretningsgangsbeskrivelser), opfølgning på fejl, håndtering af ændringsønsker samt projektledelse og deltagelse i udviklingsprojekter ifht. IT-understøttelsen. løsning (Navision), samt til en lang række andre regningsudstedende systemer. Opgaven omfatter endvidere undervisning og vejledning i den daglige brug af økonomiløsningen, samt tiltag til optimering af opgavevaretagelsen indenfor området. 19