Projektbeskrivelse - Hverdagseffektivisering Dokumentnr: 727-2016-42821
Indhold 1. Indledning og baggrund... 2 2. Kobling til overordnede politikker/strategier... 3 3. Sammenhæng til andre projekter... 3 4. Projektets formål, fokus og mål... 3 5. Projektets resultat... 4 6. Fordele/ulemper (risikoanalyse)... 5 7. Overordnet projektdesign... 5 8. Overordnet tidsplan... 9 9. Projektorganisering og forankring... 10 10. Ressourceforbrug... 10 1. Indledning og baggrund Effektivisering indgår sammen med identitet og fællesskab som en del af Direktionens strategiske udviklingsspor. Som en del af arbejdet med effektiviseringer er hverdagseffektiviseringer. Hverdagseffektivisering findes løbende i det daglige arbejde af ledere og medarbejdere, hvor man har fokus på effektiviseringsmuligheder og dermed nedbringelsen af omkostningerne til at producere ydelsen. Hverdagseffektiviseringerne er de mange bække små, hvor man reducerer omkostningerne samtidig med, at man fastholder serviceniveauet. En ny og mere effektiv måde at arbejde på kan dog sagtens betyde, at den leverede service tilvejebringes og sammensættes på en ny og anderledes måde. Eksempler på hverdagseffektiviseringer kan være: Vurdering af mødekultur herunder antal møder, mødelængde mv., gennemgang og vurdering af arbejdsgange og måder at gøre tingene på, digitalisering af arbejdsgange mm. Med hverdagseffektiviseringer skal Odder Kommune indarbejde det årligt tilbagevendende omprioriteringsbidrag på 1 %. Det betyder at alle budgetter årligt skæres forholdsmæssigt med 1 % på alle kommunens områder. Hverdagseffektiviseringer forankres lokalt på arbejdspladsen og findes i tæt samarbejde med medarbejderne. Igennem arbejdet med hverdagseffektiviseringer har projektet til formål at indarbejde en effektiviseringskultur i Odder Kommune. Hensigten er at bibringe organisationen en forståelse for at arbejdet med effektiviseringer fremover vil være blivende og fortløbende. Der er således tale om et brud med tidligere tiders metode med omfattende tilbagevendende spare- og fyringsrunder med 5-7 års intervaller. 2
Man kan sige, at arbejdet med implementeringen af effektiviseringskulturen kan ses som en bevægelse af organisationen fra slankekure til kostomlægning. Det er de strategiske ledere og ledere af medarbejder, der primært skal bære implementeringen af effektiviseringskulturen ud i organisationen. Det er disse ledere, der skal sikre kommunikationen og samspillet med medarbejderne. Uden samspillet med medarbejderne kan effektiviseringskulturen ikke fæstne rod. 2. Kobling til overordnede politikker/strategier Hverdagseffektiviseringer er en del af det samlede arbejde med effektiviseringer og besparelser i Odder Kommune. Ud over hverdagseffektiviseringer arbejdes der sideløbende med temaeffektiviseringer og egentlige besparelser. Hverdagseffektiviseringer skal således indtænkes i arbejdet med udførelsen af samtlige kommunens politikker og strategier. 3. Sammenhæng til andre projekter Arbejdet med hverdagseffektiviseringer har en nær kobling til arbejdet med det strategiske spor vedrørende Fællesskab. I dette strategiske spor beskrives arbejdet med Fællesskab blandt andet ud fra en samfundsøkonomisk betragtning, hvor fællesskabet kan bidrage til at velfærdsopgaverne løses på en mere økonomisk bæredygtig måde. Ved at bringe flere samfundsaktører og -ressourcer i spil omkring opgaveløsningen og ved at betragte velfærd som et fælles anliggende, kan det understøttes at den kommunale økonomi i årene fremover strækker til fortsat at producere velfærdsløsninger af høj kvalitet. 4. Projektets formål, fokus og mål Hverdagseffektiviseringer skal sammen med de øvrige effektiviserings og besparelsestiltag understøtte, at kommunens driftsoverskud øges i de kommende år, så der sikres et politisk økonomisk råderum for Byrådet i Odder Kommune. Effektiviseringer er således et vigtigt redskab til at skabe det økonomiske grundlag for, at politikerne i Odder Kommune kan udvikle, og øge væksten, i Odder Kommune. Regeringens omprioriteringsbidrag på 1 % årligt betyder i 2016 ca. 9 mio. kr. for Odder Kommune. Disse midler skal findes igennem hverdagseffektiviseringer. Hverdagseffektiviseringer adskiller sig fra besparelser ved at der leveres samme serviceniveau med reducerede omkostninger. Igennem hverdagseffektiviseringen skal der ske en reduktion af de omkostninger, der er forbundet med produktionen af ydelsen. Den samme ydelse skal således leveres for færre omkostninger. Samme serviceniveau betyder dog ikke nødvendigvis, at den service der ydes er sammensat og leveret på samme måde som hidtil. Et uændret serviceniveau vil 3
tværtimod ofte betinge, at servicen tilvejebringes og sammensættes på en ny og anderledes måde, dog således at serviceniveauet alt i alt ikke forringes. For at Odder Kommune skal lykkes med hverdagseffektiviseringer kræver det, at der udvikles en egentlig effektiviseringskultur i organisationen. Med effektiviseringskultur menes, at alle ledere og medarbejdere altid arbejder på at levere ydelserne med lavest mulige omkostninger for Odder Kommune. Både ledere og medarbejdere skal være med til at sikre at omkostningerne til produktion af ydelserne nedbringes mest muligt. Effektiviseringskulturen skal således indarbejdes i lederaftaler og der er behov for, at alle ledere og medarbejdere i det daglige arbejde løbende kommer med forslag til effektiviseringer og implementerer ændringer på arbejdspladsen. En effektiviseringskultur vil understøtte, at Odder Kommune kan realisere målsætningerne for effektivisering. Det er derfor afgørende, at der skabes hverdagseffektiviseringer, der bliver en naturlig og løbende del af kommunens daglige drift. Hverdagseffektiviseringer vil medføre, at der arbejdes med opgaverne på en anderledes måde på arbejdspladsen. Hverdagseffektiviseringerne vil også medføre et øget fokus på kerneydelser, og at man så vidt muligt skærer ned på arbejde, som ikke har en direkte værdi for borgerne. En sådan tilgang til arbejdet med hverdagseffektivisering kræver en åben og innovativ tilgang til arbejdsopgaverne. Vi skal være åbne for nye ideer fra kolleger og ledere, og vi skal lade os inspirere af, hvordan andre kommuner løser den samme slags opgave. 5. Projektets resultat Hverdagseffektiviseringer har som overordnet økonomisk mål at dække Odder Kommunes udgifter til omprioriteringsbidraget på 1 pct. Det svarer til, at der igennem hverdagseffektviseringer skal hentes 9 mio. kr. om året i alt 27 mio. kr. over de næste 3 år. Arbejdet med hverdagseffektiviseringer integreres i budgetprocessen med følgende tidsplan: Februar/marts: Aftale vedrørende reduktion af alle driftsrammer, der reduceres med 1pct. Reduktionen skal indhentes igennem hverdagseffektiviseringer. Hvis fagområdet kan dokumentere, at der er effektiviseret for et større beløb end reduktionen i budgettet, kan den ekstra effektivisering overføres til næste budgetår. Det er ikke hensigten at hverdagseffektiviseringer nødvendigvis skal dokumenteres. Målsætninger for hverdagseffektivisering i Odder Kommune: - at der skabes en effektiviseringskultur i Odder Kommune, hvor hverdagseffektiviseringer bliver en naturlig og løbende opgave i kommunens daglige drift. - at ledere, medarbejdere og borgere involveres i arbejdet med hverdagseffektiviseringer. 4
- at hverdagseffektivisering og et fortsat godt arbejdsmiljø skal gå hånd i hånd. - at der udpeges en hverdagseffektiviseringskoordinator for hvert fagområde. - at der udarbejdes en vejledning til arbejdet med hverdagseffektiviseringer, der giver inspiration til processen fra idé til implementering. - at ledelse og medarbejdere understøttes i arbejdet med implementeringen af effektiviseringskultur 6. Fordele/ulemper (risikoanalyse) Med implementeringen af en effektiviseringskultur vil medarbejderne kunne tage ejerskab til de ændringer, der foretages på deres arbejdsplads. Det vil være de medarbejdere, der leverer kerneydelsen til borgerne, der bedst kan se hvordan effektiviseringen kan ske i hverdagen, så det ikke påvirker kerneydelsen, men reducerer omkostningen til leveringen af ydelsen. Der er en risiko for at de enkelte områder vælger at skære i kerneydelsen i stedet for at finde de nødvendige hverdagseffektiviseringer. Der er en risiko for at de enkelte områder i stedet for at finde hverdagseffektiviseringer vælger at afslutte året med en budgetoverskridelse. En budgetoverskridelse kan dog også opstå, selvom det pågældende område har fundet de nødvendige hverdagseffektiviseringer. Selvom det ikke er hensigten at hverdagseffektiviseringer skal dokumenteres krone til krone, så er det i disse tilfælde relevant at undersøge årsagen til budgetoverskridelsen. Det er en risiko, at der med hverdagseffektiviseringer kan opstå en negativ stemning blandt medarbejder og borgere, som kan have negativ betydning for andre strategiske initiativer i kommunen, eksempelvis bosætningsstrategi. Styregruppen udarbejder på første møde en egentlig risikoanalyse for projektet vedr. hverdagseffektiviseringer. 7. Overordnet projektdesign Proces for arbejdet med hverdagseffektiviseringer Projektafklaring marts 2016 - august 2016 5
Indledende brainstorm med strategisk lederforum Indledende brainstorm med strategisk lederforum på mødet 17. marts 2016. Lederne forholder sig til involveringen i den fremtidige proces, behovet for kompetenceudvikling for at løse opgaven, mulighederne for inddragelse af medarbejderne, kommunikationen omkring projektet. Etablering af projektbeskrivelse Projektbeskrivelsen udarbejdes i arbejdsgruppen. Direktionen kvalificerer 26. april 2016 projektbeskrivelsen. Styregruppen kvalificerer 18. maj 2016 projektbeskrivelsen Hovedudvalget orienteres om projektbeskrivelsen sammen med notatet vedr. temaeffektiviseringerne og besparelser 25. maj -27.maj (ikke indkaldt) Byrådet behandler projektbeskrivelsen til hverdagseffektiviseringer 30.maj 2016 Klargøring til projektstart Forberedelse af workshop med ledere. På workshoppen skal der arbejdes med ledernes effektiviseringskultur og der skal skabes ledelsesmæssig forankring af opgaven med hverdagseffektiviseringer. Etablering af samarbejde med eksterne konsulenter vedr. forløb/workshops for ledere og i det videre forløb med fagområder Udarbejdelse af risiko- og interessentanalyse samt kommunikationsplan Lederseminar 9. juni 2016 på lederseminar for alle ledere i Odder Kommune orienterer Karsten Poulsen om projektplanen og arbejdet med hverdagseffektiviseringer. På lederseminaret afsættes der 3 timer til workshop som understøtter arbejdet med en effektiviseringskultur. Workshop afvikles med ekstern konsulentbistand og omhandler ledelsesværdierne i Odder Kommune, forandringsledelse, nytænkning m.m. Så vidt muligt anvendes samme konsulenter i det videre arbejde med den ledelsesmæssige understøttelse af effektiviseringskulturen. Orientering af TR TR arrangement for alle TR i Odder Kommune. Karsten Poulsen orienterer om arbejdet med hverdagseffektiviseringer i organisationen. Facilitering af ledelse august 2016 oktober 2016 Manglende tid nævnes ofte blandt ledere og medarbejdere som en barriere for skabe større forandringer i det daglige arbejde. I en travl hverdag vil fokus primært være på at udføre de opgaver, der holder driften kørende, herunder administration, rapportering, møder og medarbejdersamtaler. Hvis ledergruppen skal sikre hverdagseffektiviseringer og drive en effektiviseringskultur, vil der derfor være behov for, at ledergruppen på forskellig vis understøttes i effektiviseringsarbejdet. Fælles ledelsesmæssig understøttelse af effektiviseringskultur På lederseminar i september afvikles workshop for ledere med ekstern konsulentbistand. På workshoppen skal der arbejdes med ledernes forståelse for effektiviseringskultur og der skabes ledelsesmæssig forankring af opgaven med hverdagseffektiviseringer. Det er væsentligt at der er fokus på kerneopgaven der kunne være oplæg fra Anders Seneca. Orientering af MED udvalg om deres rolle 30. august, 20. september og 22. september 2016 afholdes ens kursusdage for MED-udvalg. Temaet er MEDs rolle i forandringer. På alle kursusdage vil Karsten Poulsen holder oplæg om MED udvalgenes rolle i arbejdet med hverdagseffektiviseringer. 6
Kompetenceudvikling af ledere Det vurderes om der er behov for egentlige kompetenceudvikling af ledere i forhold til arbejdet med effektiviseringskulturen. Casebeskrivelse af enkelt område/institution Der laves casebeskrivelse på et enkelt område, eksempelvis en daginstitution. Denne gennemgås i forhold til alle budgetposter. I samarbejde med medarbejderne laves et forløb og der udarbejdes de relevante beregninger. Casebeskrivelsen udleveres som inspiration til alle andre områder. Inspirationskatalog Der laves et generelt inspirationskatalog for mulige hverdagseffektiviseringer, som kvalificeres af styregruppen. I sammenhæng med dette udarbejdes en vejledning i, hvordan man kan arbejde med hverdagseffektivisering: Fra ide til implementering. Kommunikation Ledelsen understøttes i forhold til formidling/kommunikation til medarbejderne. Der er udarbejdet en generel kommunikationsplan for projektet, som koblet og koordineret med kommunaldirektørens kommunikation om det samlede arbejde med det strategiske udviklingsspor vedrørende effektivitet. Der udarbejdes ligeledes en kommunikationsplan, som understøtter den enkelte leder i arbejdet med effektiviseringskulturen på de enkelte arbejdspladser. Der arbejdes med generelle nyhedsbreve ligesom der internt trækkes på kommunikationsteamet i forhold til kommunikationen til medarbejdere og borgere. Udarbejdelse af relevante værktøjer til arbejdet med hverdagseffektiviseringer For at understøtte arbejdet med hverdagseffektiviseringer udarbejdes eller anskaffes der et værkstøj til beregning af business case som kan bruges generelt på tværs af områderne i Odder Kommune. Etablering af netværksgrupper Som led i arbejdet med hverdagseffektiviseringer etableres en række netværk for virksomhedsledere og stabschefer samt ledere af medarbejder, der har til formål at understøtte fagområdernes arbejde med hverdagseffektiviseringer og forskellige effektiviseringsprojekter. (note: det overvejes om der alene skal være tale om netværk for ledere af ledere) I etableringen af netværk skal det sikres at netværkene ikke bliver for små (gerne 12-13 medlemmer), samt at der tages højde, for at man ikke er i netværk med egen ægtefælle, at der er tænkt på tværs af fagområder og at man ikke er i netværk med egen overordnede/underordnede. Netværkene skal blandt andet kunne drøfte mulige hverdagseffektiviseringer i forhold til ændrede arbejdsgange, IT teknologi samt Benchmark og nøgletal. Det er væsentligt at netværkene etableres på tværs af virksomhedsledere og stabschefer og ledere af medarbejder da begge grupper har en vigtig rolle i implementeringen af hverdagseffektiviseringer samt etableringen af en egentlig effektiviseringskultur i Odder Kommune. Arbejdet med fagområder november 2016 februar 2017 Ledergruppen har en afgørende rolle i arbejdet med hverdagseffektiviseringer. Det vil i første omgang primært være ledergruppen og effektiviseringsnetværk, der skal skabe og drive en effektiviseringskultur i Odder Kommune. Alle ledere vil være ansvarlige for at udvælge gode lokale effektiviseringer og implementere dem på arbejdspladsen. Uden lokale hverdagseffektiviseringer, vil Odder Kommune ikke kunne realisere de ønskede målsætninger. Arbejdet med udvælgelsen af hverdagseffektiviseringerne og etableringen af effektiviseringskulturen understøttes på forskellig vis. 7
Inddragelse af medarbejdergruppen Hvis hverdagseffektivisering skal lykkes, kræver det involvering så tæt på driften som muligt. Sådanne lokale initiativer vil sikre involvering af den nødvendige faglige viden fra medarbejdere og ledere vedrørende arbejdsgange, indsatser, udgifter og effekt. Det vil være ledernes ansvar at sikre denne involvering af medarbejdere. For at understøtte inddragelsen af medarbejdergruppen kan der være behov for at afholde workshops med medarbejdergrupper, ligesom der kan være behov for konsulent deltagelse på personalemøder, hvor arbejdet med hverdagseffektiviseringer kan understøttes. Inddragelse af borgere og fællesskabet Borgerne skal vide, at Odder Kommune til stadighed ønsker at gøre det bedre og få mest muligt ud af skattekronerne. Borgerne skal desuden høres og involveres i effektiviseringsarbejdet, i det omfang det giver mening, og kan bidrage til at udvikle nye og mere effektive indsatser og metoder. I arbejdet med udvælgelsen og implementeringen af hverdagseffektiviseringerne er det væsentligt at inddrage borgere og brugere. Disse processer med borgere og brugere skal sammentænkes med direktionens strategiske spor og tænkningen omkring fællesskab. Inddragelse af relevante kompetencer internt/eksternt I virksomhedernes arbejde med hverdagseffektiviseringer kan der være behov for at inddrage relevante kompetencer, eksempelvis til arbejdsgangsanalyser/lean forløb eller til udarbejdelse af business cases eller udførelse af benchmarkanalyser eller beregninger. Der skal sikres en koordinering af disse behov, så brugen af de interne/eksterne kompetencerne effektiviseres. Opfølgning og tilbagemelding marts 2017 maj 2017 Indarbejdelse af effektiviseringskultur i lederaftaler For at sikre den løbende opmærksomhed på arbejdet med hverdagseffektivisering integreres disse elementer i ledelsesaftaler for virksomhedsledere og stabschefer. Effektiviseringskoordinator For at sikre alle områders opmærksomhed på det fortsatte arbejde med hverdagseffektiviseringer udpeges en leder for hvert område som effektiviseringskoordinator. Denne effektiviseringskoordinator har til opgave at understøtte den samlede ledelse i arbejdet med hverdagseffektiviseringer og sikre den nødvendige koordinering på tværs af fagområder eksempelvis skole, dagtilbud, ældre eksempelvis i forhold til brugen af interne og eksterne kompetencer. Der udarbejdes milepælstjek for 2017 Der meldes på faste tidspunkter ind til Økonomi & Løn hvilke hverdagseffektiviseringer der er gennemført og hvilken økonomisk effekt der forventes af disse. Arbejdet med beskrivelsen af hverdagseffektiviseringer indarbejdes i de faste økonomiopfølgninger. Det er væsentligt at der skabes en balance, så de gennemførte hverdagseffektiviseringer beskrives og synliggøres, men alene måles og dokumenters i et omfang, hvor det ikke bliver for omfattende. 8
8. Overordnet tidsplan 2016 2017 Opgaver dato april maj juni juli august september oktober november december januar februar marts april maj Projektetablering Etablering af projektbeskrivelse Projektbeskrivelse udarbejdes i projektgruppen Direktionen kvalificerer projektbeskrivelsen 26. april Styregruppen kvalificerer projektbeskrivelse 18. maj Hovedudvalget orienteres om projektbeskrivelsen Byrådet behandler projektbeskrivelsen Klargøring til projektstart Forberedelse af workshop med ledere Etablering af samarbejde med eksterne konsulenter Udarbejdelse af risikoanalyse, interessentanalyse og kommunikationsplan Lederseminar TR arrangement Facilitering af ledelse Fælles ledelsesmæssig understøttelse af effektiviseringskultur Etablering af netværksgrupper Kursusdage for Med udvalg (MEDs rolle i forandringer) Casebeskrivelse af enkelt område/institution Inspirationskatalog Kompetenceudvikling af ledere Udarbejdelse af relevante værktøjer Kommunikation Arbejdet med fagområder Udvælgelse af hverdagseffektiviseringer Inddragelse af medarbejdergrupper Inddragelse af borgere/fællesskabet Inddragelse af relevante kompetencer internt/eksternt Opfølgning/tilbagemelding 9. juni Indarbejdelse af effektiviseringskultur i lederaftaler og MUS Udpegning af effektiviseringskoordinatorer Udarbejdelse af milepæls-tjek Dokumentnr: 727-2016-42821
9. Projektorganisering og forankring Projektansvarlig chef Projektleder Styregruppe Projektgruppe Direktør Karsten Poulsen Mads Volmer Stigaard - Økonomikonsulent Mette Lunau Larsen Udviklingskonsulent Torben B. Nielsen Medlem af Hovedudvalget og FTR Christa Jacobsen - Medlem af Hovedudvalget og AMR Leo Kristoffersen Driftschef Vej og Park Erik Bjerrum Leder af Gylling Skole og Børnehus Anne Stenbæk Visitationschef Jørgen Bruun - Økonomichef Mads Volmer Stigaard - Økonomikonsulent Mette Lunau Larsen Udviklingskonsulent Karsten Poulsen Direktør Mads Volmer Stigaard - Økonomikonsulent Mette Lunau Larsen Udviklingskonsulent Karsten Poulsen Direktør Herudover arbejdes der med høring i relevante organer så som Direktionen og MED-systemet. 10. Ressourceforbrug Projektperioden forventes at strække sig fra august 2016 maj 2017. Der vil i perioden inden projektet opstartes være behov for enkelte møder i styregruppen. Styregruppen forventes i projektperioden at afholde op til 6 møder af 2-3 timers varighed. Det forventes at projektgruppen gennemsnitlig afholder et møde hver måned fra april 2016 til maj 2017. Ud over projektgruppen samt styregruppen inddrages strategisk lederforum, Med- organisationen samt Direktionen efter behov. Der vil med projektets gennemførelse være behov for internt ressourcetræk i hele organisationen eksempelvis i forbindelse med kompetenceudviklingsinitiativer, deltagelse i workshops eller netværk. Det vurderes, at der i projektets gennemførelse vil være behov for anvendelse af eksterne konsulenter, der kan være med til at facilitere processen lige som der kan blive behov for at trække på eksterne ressourcer til forskellige opkvalificeringer eller udvikling af værktøjer. Der afsættes årligt x kr. til at understøtte arbejdet med hverdagseffektiviseringer. Beløbet tænkes udmøntet til investeringer i konsulentydelser, kompetenceudvikling af ledere og medarbejdere, IT- teknologi mm. Dokumentnr: 727-2016-42821