Vejledning til skriftlig sagsfremstilling

Vejledning til skriftlig sagsfremstilling Vejledningen er udarbejdet i august 2008, revideret januar 2009 (łkonomi) og september 2009 (handicapaspekter). Spłrgsm l vedrłrende fremstilling af dagsordenspunkter kan stilles til Byr dsog direktionssekretariatet. 1. Indholdsfortegnelse 1. Indholdsfortegnelse 1 2. Indledning 1 3. Hvad er en god dagsorden? 1 4. Forvaltningens rolle 2 4.1 Klart og direkte sprog 3 4.2 Omfang 3 5. Dagsordenstekstens opbygning 4 5.1 Overskrift 4 5.2 ResumØ 4 5.3 Sagsfremstilling 4 5.4 konomiske og personalem ssige konsekvenser 5 5.5 Handicapaspekter......6 5.6 Indstillinger. 6 5.7 Bilag 11 5.8 Beslutning 11 6. bne og lukkede dagsordener 11 6.1 Opdeling af sag i ben og lukket punkt 12 7. Tidsfrister og procedure 12 7.1 Tidsfrister 12 2. Indledning Vejledningen beskriver kravene til indholdet af forvaltningens skriftlige fremstilling af sager til byr d, udvalg og andre folkevalgte organer i Randers Kommune. Vejledningen g lder for alle, der bidrager til produktionen af de politiske dagsordener. Det vil sige, det er ikke kun forvaltningernes sekretariater, der i koordineringen skal sikre at kravene efterleves. Det er fłrst og fremmest den enkelte sagsbehandler, der pr senterer en problemstilling overfor det politiske niveau, der skal efterleve kravene. Procedure for udarbejdelse af dagsordener, herunder tidsfrister for fremsendelse af sager til behandling fremg r af BROEN under Dagsordener og referater. 3. Hvad er en god dagsorden? Den gode dagsordentekst muliggłr, at politikerne hurtigt kan s tte sig ind i et 1

problem og dets mulige lłsninger, s de kan koncentrere sig om den politiske forhandling p młdet og bruge f rrest mulige kr fter p at fortolke og forst sagen. En god dagsordentekst er derfor en kort og enkel beskrivelse af en problemstilling med anvisning af en eller flere lłsninger samt beskrivelse af konsekvenserne af de forskellige lłsninger. Dagsordenen tjener endvidere et andet meget v sentligt form l, idet det er borgernes mulighed for at holde sig orienteret om det lokale demokratis arbejde. Det skal derfor v re let og enkelt for borgerne at danne sig et indtryk af sagernes behandling og de tilhłrende beslutninger gennem dagsordenen og sagsfremstillingen. 4. Forvaltningens rolle Forvaltningen skal fremstille et problem og anbefale en lłsning eller lłsninger, hvor den faglige vurdering afvejes i forhold til de politiske vilk r. Den faglige vurdering indeholder betragtninger om selve problemets lłsning og konsekvenser heraf, samt hensyn til lovgivning, administration, łkonomi og finansiering. Alternative lłsninger kan foresl s, n r det er vanskeligt at skłnne den politiske linie, eller forskellige forventede politiske hensyn kan komme til udtryk gennem alternativerne. Forvaltningen som formidler Den typiske sag involverer flere parter. Det behłver ikke kun v re den part eller de parter, der direkte berłres af kommunens beslutning. Ganske ofte er der adskillige andre interessenter (myndigheder, organisationer, foreninger m.m.), der er inddraget i beslutningsprocessen, som hłringsberettigede el.lign. En del af sagsbehandlingen er at bearbejde disse hłringssvar eller interessetilkendegivelser og inddrage dette i sagsfremstillingen, s politikerne ikke skal forholde sig til alle mulige holdninger og skrivelser, som ofte kun er nuancer af det samlede problem. Redegłrelsen skal i sagens natur v re loyal overfor interessenten, og synspunkterne skal indg i den faglige vurdering. Men forvaltningens egen vurdering skal altid fremg uanset om forvaltningen fłlger de p g ldende synspunkter eller ej. Og vurderingen błr v re fulgt af en forklaring. Koordineret sagsbehandling hensynet til helheden Et vigtigt element i sagsfremstillingen er at inddrage relevante aspekter i forhold til den łvrige kommunale virksomhed. Det kan v re at afveje den fagligt set optimale lłsning i forhold til budgettet, eller det kan v re at afveje den 2

p dagogisk set bedste lłsning med bygningsm ssige krav. Sagsbehandleren skal s ledes vurdere, om andre dele af den kommunale organisation skal inddrages i sagsfremstillingen, s politikerne pr senteres for en samlet beskrivelse af problemstillingen og dens mulige lłsninger. Af hensynet til helheden kan det v re nłdvendigt at inddrage de centrale stabe personale/hr, jura og łkonomi. Stabene skal s ledes betragtes som konsulentfunktioner, som sagsbehandleren kan tr kke p i sin beskrivelse af sagen. 4.1 Klart og direkte sprog Sagsbehandleren skal have for łje, at l serne ikke nłdvendigvis forst r fagsprog og kommunal jargon, som f.eks. bevillingsm ssige fagudtryk. Det betyder, at der skal skrives i et klart, direkte sprog og kortfattet. T nk i formidling. Begr ns antallet af fagudtryk. Overskriften p dagsordenteksten skal v re kort og klar - t nk i avisoverskrifter. Der m ikke anvendes jeg eller vi, selvom sproget skal v re klart og direkte. Det er forvaltningen, der behandler og indstiller. F.eks. i forbindelse med lovhenvisninger nłjes med lovens navn, mens og stk udelades. Forvaltningen er jo garant for, at sagen behandles p det rigtige juridiske grundlag! 4.2 Omfang Det henstilles, at en dagsordentekst hłjst fylder 2 sider inklusive indstilling i skabelonen for dagsordentekst. Det skal altid tilstr bes at undg sagsfremstillinger i bilag. Hvis teksten undtagelsesvis ikke kan holdes inden for 2 sider, udarbejdes i stedet en kort sagsfremstilling med tilhłrende bilag, hvori sagen er belyst. Indstillingen skal dog fremg af sagsfremstillingen. 3

5. Dagsordenstekstens opbygning En dagsordentekst skal best af fłlgende elementer: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Overskrift ResumØ (maksimalt 10 linier) Sagsfremstilling konomi- og personalem ssige konsekvenser Indstilling Bilag Beslutning Skabelon for dagsordenspunkt findes i Public. 5.1 Overskrift Dagsordenteksten skal identificeres med en overskrift. Overskriften błr normalt ikke v re overskriften p "sagsomslaget" alts sagens titel da titlen ofte ikke er velegnet til formidling. Tilsvarende er det unłdvendigt at indlede overskriften med Sag vedrłrende el.lign. T nk i stedet p en avisoverskrift. Ved lukkede sager skal sagsfremstillingen tillige have en anonymiseret overskrift af hensyn til den bne dagsorden. Den anonymiserede overskrift skal v re klar og kort samtidig med at fortroligheden sikres. Et eksempel kan v re Personalesag eller Salg af ejendom. 5.2ResumØ ResumØet er et sammendrag af sagsfremstillingen. ResumØet tjener det form l, at l seren kan f et hurtigt indblik i sagen og dermed hvad det er, som skal besluttes. ResumeØt skal IKKE indeholde indstillingen. ResumØet błr maksimalt fylde 10 linjer. I nogle tilf lde vil det ikke v re nłdvendigt med et resumø af sagen typisk sager, med meget korte sagsfremstillinger. I s danne tilf lde anfłres Der henvises til sagsfremstilling under resumeøt. 5.3 Sagsfremstilling Det prim re form l med sagsfremstillingen er at beskrive sagen og dens problemstillinger som giver l seren et overblik over beslutningsgrundlaget. Typisk vil en sagsfremstilling derfor indeholde: Kort historik eller baggrund for sagen 4

Beskrivelse af problemstilling Forslag til lłsning Beskrivelse af konsekvenser Historik eller baggrund for sagen Det vigtigt, at der gives en kort beskrivelse af, hvad der er g et forud for sagen eller hvad der er rsagen til, at sagen skal behandles. Ofte kan en sags historik best i at der refereres til tidligere beslutninger i udvalget, f.eks. Byr det besluttede p młde den..., at... Hvis ikke der er tale om en tidligere behandling af sagen vil det v re nłdvendigt at give en kort redegłrelse for baggrunden for sagen. Baggrunden kan f.eks. v re, at kommunen har modtaget en henvendelse som nłdvendiggłr udvalgets behandling eller det kan v re lovbestemte beslutninger. Beskrivelse af problemstilling Sagsfremstillingen skal indeholde en kort beskrivelse af problemstillingen. Retsgrundlaget for en problemstilling skal fortolkes og anvendes. Udover de g ngse juridiske forhold kan det v re kommunens egne beslutninger i form af politikker, budget, kommuneplan, lokalplan eller hidtidig praksis m.m. Der skal som hovedregel ikke citeres fra retsgrundlaget endsige vedl gges bekendtgłrelser el.lign. som bilag. Det er forvaltningens opgave p vegne af politikerne at fortolke retsgrundlaget i forhold til lokale forhold. Lłsning P baggrund af en faglig vurdering og en vurdering af de politiske forhold angives en lłsning med tilhłrende argumentation herfor. Forslaget til lłsning p problemstillingen danner s ledes grundlag for forvaltningens indstilling til udvalget. Konsekvenser Konsekvenserne af forvaltningens indstilling skal beskrives. Det kan f.eks. v re Faglige konsekvenser Juridiske konsekvenser Forvaltningsm ssige konsekvenser Politiske konsekvenser 5.4 konomiske og personalem ssige konsekvenser Som en del af sagsfremstillingen skal der s rskilt redegłres for de łkonomiske og personalem ssige konsekvenser, som sagen har. Det er v sentligt, at alle łkonomiske aspekter belyses s ledes, at b de politikere og forvaltning har et ordentligt beslutnings- og handlingsgrundlag. 5

Det kan f.eks. v re: oplysninger om afledt drift i forbindelse med anl gsprojekter, oplysninger om restbelłb i en pulje eller rammebelłb, hvis en aktivitet foresl s finansieret heraf. personalem ssige konsekvenser kan f.eks v re, hvis der skal ske ans ttelse af yderligere personale, eller der er ndrede ans ttelsesvilk r. Der kan ogs v re tale om forhold i relation til f.eks. MED-organisationen og kompetenceudvikling. 5.5 Overordnede aspekter, herunder handicapaspekter Med ikrafttr den af FNs konvention om rettigheder for personer med handicap den 23. august 2009 har Danmark blandt andet forpligtet sig til at sikre og fremme, at samfundets tilbud og faciliteter til den almene befolkning er tilg ngelige for personer med handicap p lige fod med andre og tager hensyn til deres behov. Den enkelte sagsbehandler skal allerede under sagens forberedelse afd kke og igangs tte afhj lpning og lłsning af hensyn i forhold til mennesker med handicap. Handicapaspekter skal overvejes i den enkelte sag, og hvis der er handicapaspekter, skal disse fremg af sagsfremstillingen. Det er ikke muligt at lave en udtłmmende beskrivelse eller opstille en endegyldig liste over, hvilke sager der indeholder et handicapaspekt. Der henvises til tjekliste, udarbejdet Center for Ligebehandling af Handicappede, Hvor finder jeg typisk handicapaspektet i en sag p http://www.handicapmainstreaming.dk/fileadmin/user_upload/dokumenter/tjekliste_hvor_finder_jeg_t ypisk_handicapaspektet_i_en_sag.pdf Af tjeklisten fremg r eksempelvis, at tilg ngelighedsm ssige forhold ikke blot skal vurderes i forhold til kłrestolsbrugere, men derimod i forhold til alle handicapgrupper: synshandicappede, hłre- og talehandicappede, astmatikere og allergikere, kognitive handicap, l se- og skrivehandicap, psykisk syge og bev gelseshandicappede. 5.6 Indstillinger. I sager til beslutning skal forvaltningen foresl en lłsning. Kun undtagelsesvis kan forvaltningen undlade en lłsning og indstille til udvalgets drłftelse el.lign. Det kan f.eks. v re, hvis sagen er meget politisk uklar, eller hvis der ikke kan findes en klar faglig anbefaling. For at synliggłre sagens vej i det politiske system, skal indstillingen bygges op om fłlgende sprogbrug; Forvaltningen indstiller til byr det via x-udvalg og łkonomiudvalg, at 6

.. Herved har sagsbehandleren taget stilling til sagsforlłbet i det politiske system og l seren kan allerede her danne sig et indtryk af det videre sagsforlłb. I indstillinger benyttes betegnelsen Forvaltningen. Dermed signaleres, at det ikke kun er den enkelte fagforvaltning der indstiller, men at det er den samlede forvaltning - enhedsforvaltningen som indstiller. Betegnelsen "Forvaltningen" benyttes ogs ved indstillinger til direktionen. Ved formuleringen af indstillingen skal sagsbehandleren tilstr be, at indstillingen muliggłr en klar og entydig beslutning, f.eks. tiltr dt. Derfor skal indstillingen pindes ud s de enkelte at-er kun omhandler et enkelt delelement af indstillingen. Et eksempel kan v re: Forvaltningen indstiller til byr det via X-udvalg og łkonomiudvalget, at principperne for den geografiske inddeling af ldreomr det godkendes, at ldreomr det inddeles i 9 geografiske omr der, som beskrevet i notat af dd.mm., og at forvaltningen bemyndiges til at finpudse gr nserne mellem omr derne efter en konkret vurdering. S rligt for sager der indeholder indstillinger om bevillinger Der skelnes imellem drifts- og anl gsbevillinger: 7

Driftsbevillinger Til enhver bevilling skal det angives: hvad der słges - till gsbevilling til driften. hvilken bevilling, der słges til (udvalg og bevillingsomr de) hvilket belłb, der słges. Driftsbevillinger er nettobelłb og det angives derfor, om der er tale om er en nettoudgift eller nettoindt gt. Hvis ikke andet er n vnt er belłbet en nettoudgift. Belłb angives som udgangspunkt altid eksklusiv moms. Hvis belłbet helt eller delvist indeholder moms (f.eks. tilskud p fritidsomr det) skal det fremg. hvilket r der słges til f.eks. et enkelt r eller flere r og hvilket belłb det er det enkelte r. hvordan bevillingen finansieres, hvis belłbet finansieres af et afsat puljebelłb, skal det anfłres hvad puljens restbelłb er (skrives under afsnittet konomiske og personalem ssige konsekvenser). Eksempel 1 Forvaltningen indstiller til byr det, via sundhed- og ldreudvalget og łkonomiudvalget at der gives till gsbevilling i 2008 p 240.000 kr. (bevillingsomr de Tilbud til ldre). at till gsbevillingen finansieres af udvalgets pulje til uforudsete driftsudgifter p ldreomr det. Restbelłbet i puljen er herefter 2.600.000 kr. (skrives under afsnittet konomiske og personalem ssige konsekvenser). Eksempel 2. Forvaltningen indstiller til byr det, via miljł- og teknikudvalget og łkonomiudvalget at der indarbejdes en till gsbevilling i 2009 og fłlgende r p 70.000 kr. rligt (bevillingsomr de Veje og kollektiv trafik), og at till gsbevillingen finansieres af den afsatte pulje til udviklingstiltag under łkonomiudvalget (bevillingsomr de vrige omr der) Anl gsprojekter Til hvert anl gsprojekt skal der v re et r dighedsbelłb svarende til det belłb, som skal anvendes i hvert af de budget r, som anl gget lłber over og en anl gsbevilling der d kker hele anl gsprojektet. Belłbene vil som regel fłlges ad: Hvis der słges till gsbevilling til r dighedsbelłb, skal der tages stilling til om der samtidigt słges till gsbevilling til anl gsbevilling. (Der skal ikke słges till gsbevilling til anl gsbevilling, hvis der słges overfłrt r dighedsbelłb fra et r til et andet r). 8

Til enhver bevilling (b de r dighedsbelłb og anl gsbelłb) skal det angives: hvad der słges - till gsbevilling til r dighedsbelłb, anl gsbevilling eller till gsbevilling til anl gsbevilling hvilken bevilling, der słges til (bevillingsomr de og projekt) hvilket belłb, der słges og om det er en udgift eller indt gt. Anl gsbevillinger er bruttobelłb. Belłb angives som udgangspunkt altid eksklusiv moms. Hvis belłbet undtagelsesvis er inklusiv moms (f.eks. ldreboliger) skal det fremg. hvilket r der słges til f.eks. ved start af et projekt angives tidshorisonten og hvor store r dighedsbelłb, der skal anvendes det enkelte r. hvad er der af afledt drift, opgjort pr. r og hvad er det fłrste r, hvis det ikke er et helt r. Husk der skal słges till gsbevilling til afledt drift. (En evt. afledt drift beskrives under afsnittet konomiske og personalem ssige konsekvenser). hvordan bevillingen finansieres. Ved r dighedsbelłb skal finansiering angives, ved anl gsbevillinger, skrives at de finansieres af det afsatte r dighedsbelłb. Eksempel 1: Der er intet r dighedsbelłb afsat - og det er derfor nłdvendigt med en till gsbevilling til r dighedsbelłb og en anl gsbevilling. at der gives anl gsbevilling og till gsbevilling til r dighedsbelłb i 2008 p 2.600.000 kr. (bevillingsomr de Tilbud til ldre) og at till gsbevillingen finansieres ved, at der i 2008 indarbejdes fłlgende belłb: * L neoptagelse (indt gt) p 2.366.000 kr. og * Beboerindskud (indt gt) p 52.000 kr. (bevillingsomr de finansiering) og * Grundkapitalindskud p 182.000 kr., som finansieres af det afsatte r dighedsbelłb til opfyldelse af plejeboliggarantien (bevillingsomr de Tilbud til ldre) Eksempel 2: Der er afsat r dighedsbelłb til projektet s der skal nu alene gives en anl gsbevilling. at der gives anl gsbevilling p 500.000 kr. (bevillingsomr de Administration under konomiudvalget) og at bevillingen finansieres af det afsatte r dighedsbelłb i 2008 (bevillingsomr de Tilbud til ldre) eller at der gives en anl gsbevilling p 6,55 mio. kr. (bevillingsomr de Veje og kollektiv trafik), og at belłbet finansieres med 3 mio. kr. i 2008 og 3,55 mio. kr. i 2009 af det afsatte r dighedsbelłb p omr det. 9

S rligt om forsyningsvirksomhed: Ved en bevilling til forsyningsvirksomhederne, som finansieres af kassen dette kan v re b de drift og anl g - skal der st : Udgiften finansieres af mellemv rendet med kloak/ varme/ vandforsyningen (kassebeholdningen). Hvis der er tale om indt gt er formuleringen: Indt gten till gges mellemv rendet med kloak/ varme/ vandforsyningen (kassebeholdningen) Bevillingsskemaer. N r der słges om bevillinger til anl gsprojekter skal der udarbejdes et bevillingsskema, der viser belłbene og kontonummeret. Sagsbehandleren er ansvarlig for, at bevillingsskemaet bliver udarbejdet. Skemaet skal ikke vedh ftes som bilag, men gemmes p H [udspecificeres] Bevillingsskemaer kan findes p Broen, under H ndbłger og derefter S dan skriver jeg et dagsordenspunkt link Hvis du har spłrgsm l til formulering af indstillinger, kan du kontakte Maja Lynggaard i Budget (lokalnr. 1971) Hvis du har spłrgsm l til bevillingsskemaerne, kan du kontakte Lilly Hansen i Budget (lokalnr 1122) bne/ lukkede sager. I bne sager er forvaltningens indstilling offentlige. I lukkede sager vil forvaltningens indstilling som hovedregel ogs v re offentlig, n r den politiske beslutning er truffet (- og dermed er offentlig). Sagsbehandlerne skal v re opm rksomme p, at indstillinger i lukkede sager ikke offentliggłres ifm. publicering til BROEN/hjemmeside, da det ikke kan h ndteres i det nuv rende system. 5.7 Bilag Bilag til dagsordenen skal begr nses. Dog skal sagsbehandleren afveje hensynet til offentligheden, idet borgerne ikke har adgang til hele sagen elektronisk, som tilf ldet er for politikerne via Public. Politikerne har dermed ogs adgang til de for sagen relevante bilag, s fremt de ligger p samme sag. Hvis bilag eller andet materiale ligger p en anden sag, skal sagsbehandleren słrge for at give politikkerne adgang hertil. Hvis sagen kun findes i papir ligger sagen til gennemsyn p r dhuset/administrationsbygningen. Bilag fra tredje part skal tilsvarende begr nses mest muligt. Ansłgninger, forespłrgsler, hłringssvar el.lign. fra tredje part skal kun vedl gges som bilag, hvis det er nłdvendigt af hensyn til offentligheden. Som hovedregel skal skrivelser af denne art v re en integreret del af sagsfremstillingen. Stłrre dokumenter som rapporter, beretninger el.lign. fra tredje part typisk 10

regioner og andre offentlige myndigheder skal kun vedl gges som bilag, s fremt v sentlige dele af dokumentet har relevans for kommunen og den politiske stillingtagen. Normalt vil det v re tilstr kkeligt, at forvaltningen sammenfatter de for kommunen relevante forhold i sagsfremstillingen og undlader at fremsende redegłrelsen som bilag. 5.8 Beslutning Dagsordenssystemet inds tter automatisk beslutningerne fra behandlingen i udvalgene i den r kkefłlge, som udvalgene har behandlet sagen. 6. bne og lukkede dagsordener Som udgangspunkt behandles alle sager for bne dłre det vil sige, at de optages p en ben dagsorden som er tilg ngelig for offentligheden. Sagsbehandleren skal derfor for hver enkel sag vurdere, om en sag er lukket Er der tvivl om, hvorvidt sagen skal v re lukket spłrges ledelsen. Behandlingen af sager for lukkede dłre har s ledes undtagelsens karakter og kan v re begrundet f.eks. i myndighedens mulighed for at disponere łkonomisk hensigtsm ssigt. Fłlgende sager skal dog som udgangspunkt behandles som lukkede: Sager hvis afgłrelse foruds tter en bedłmmelse af personlige forhold Sager om kłb og salg af fast ejendom Overslag og tilbud vedrłrende leverancer 6.1 Opdeling af sag i ben og lukket punkt Udfra princippet om, at alle sager som udgangspunkt er bne, skal sagsbehandleren overveje, om en sag kan v re ben, selvom den indeholder fortrolige oplysninger. I s danne tilf lde vil det v re nłdvendigt at opdele sagsfremstillingen i 2 punkter, henholdsvis et bent punkt og et lukket punkt. Det g lder specielt, n r der er tale om sager med megen politisk bev genhed. Et eksempel herp kan v re salg af ejendomme, hvor der b de skal tages stilling til, hvorvidt ejendommens skal s lges og p hvilke vilk r, den skal s lges. Spłrgsm let om der skal ske salg af ejendommen kan ikke begrunde er lukket punkt, hvorfor sagen skal behandles som ben, mens spłrgsm let om vilk rene for salget kan behandles som lukket af hensyn til kommunens mulighed for agere łkonomisk ansvarlig. 7. Tidsfrister og procedure 11

Alle sagsfremstillinger oprettes og fremsendes via ESDH systemet til det p g ldende udvalg. Det er derfor en foruds tning for at en sag kan optages p dagsorden, at der er oprettet en sag i ESDH-systemet. Det er ledelsen i fagforvaltningerne der har ansvaret for, at sager der skal behandles i direktionen, łkonomiudvalget og byr det fremsendes til det respektive udvalg via Public. S snart beslutninger fra fagudvalgene foreligger, er det vigtigt, at sagsfremstillingerne sendes til indbakkerne for U og BY, hvis behandling i U og BU ikke allerede er p fłrt. Byr dssekretariatet fłlger ikke op p, om vi har modtaget alle sager til videre behandling. Hvis I vil v re sikre p om byr dssekretariater har modtaget alle sager der skal videre til U eller BY, kan Hanne Brandt (1905) kontaktes. Det er forvaltningens ansvar, at fłlge op p beslutningen holde sig orienteret via referater af młder mv. Byr ds- og direktionssekretariatet sender ikke s rskilte meddelelser til forvaltningen om beslutninger fra łkonomiudvalgets, byr dets og direktionens młder. Det er forvaltningens ansvar at sager bliver ekspederet efter politisk behandling. Det vil f.eks. sige, at forvaltningen skriver/sender selv eventuelle svarbreve. Det er fagforvaltningen, der vurderer om svaret kr ver en politisk underskrift. I s fald udf rdiges der et svarudkast p byr dets brevpapir, som sendes til godkendelse/underskrift p borgmesterkontoret. 7.1 Tidsfrister Med hensyn til tidsfrister for fremsendelse af sager til de forskellige udvalg g lder: 12

Byr d og łkonomiudvalg Młder i byr det og łkonomiudvalget afholdes om mandagen ca. hver 3. uge. Der er udarbejdet en oversigt over tidsfrister for fremsendelse af sager til byr dets og łkonomiudvalgets młder for det indev rende r. Oversigten er tilg ngelig via BROEN under fanen "Dagsordener og referater". Sager skal v re fremsendt ugedagen inden der afholdes młde dvs. afholdes der łkonomiudvalgsmłde mandag skal sagen v re fremsendt senest den forudg ende mandag kl. 9.00. vrige politiske udvalg Her henvises til de p g ldende forvaltninger/udvalgssekret rer. Direktionen Direktionens młder afholdes om torsdagen. Sager til dagsorden skal fremsendes senest tirsdag kl. 12.00. 13