Ballerup Kommunes kommunikationspolitik 1. Et fælles udgangspunkt for kommunikation Denne kommunikationspolitik sætter den overordnede ramme om kommunikation i Ballerup Kommune og opstiller mål for, hvad brugere, borgere, ansatte og samarbejdspartnere kan forvente sig af kommunens samlede kommunikation. Ved at have en klar, fælles holdning til god kommunikation som udmøntes på alle niveauer og gennem alle kommunikationskanaler er vi medvirkende til at udvikle og styrke Ballerup Kommune og vores image blandt borgere og brugere og andre interessenter. Samtidig skal kommunikationspolitikken medvirke til at sikre en sammenhængende, prioriteret og målrettet kommunikation. Kommunikationspolitikken bygger på forudsætningen om, at vellykket kommunikation er et fælles ansvar for både medarbejdere og ledelse Kommunikationspolitikken indeholder samtidig principper for, hvad god kommunikation er og angiver i hvilken retning, kommunikationen bør udvikle sig. Kommunikation omfatter udover formidling af budskaber tillige opbyggelsen af et beredskab, information med udgangspunkt i lovpligtighed/retssikkerhed samt strategisk koordinering af projekter og indsatsers kommunikationsaktiviteter. Til politikken knytter sig en kommunikationsstrategi, der er hægtet op på og understøtter kommunens overordnede strategier. Kommunikationsstrategien er et dynamisk værktøj som løbende diskuteres og justeres en gang om året i kommunikationsstrategisk råd og drøftes i chefgruppen og direktionen. 2. Vision og principper for kommunikation i Ballerup Kommune 2.1. Ballerup Kommune satser på mennesker det betyder at Kommunikationen er åben, gensidigt forpligtende, gennemsigtig og inddragende
Kommunikationspolitikken bygger på og understøtter Ballerup Kommunes Vision Vi satser på mennesker. Det betyder, at vi grundlæggende sætter vores brugere, borgere, medarbejdere og interessenter i centrum for kommunikationen af vores services, tilbud og aktiviteter. Og at vi gennem de rette kommunikationskanaler understøtter borgernes muligheder og forudsætninger for at deltage aktivt i de demokratiske processer og diskussioner. Det betyder, at kommunikationen er åben, gensidigt forpligtende, gennemsigtig og inddragende. Alle processer skal så vidt muligt være gennemskuelige lige fra, hvordan pengene forvaltes til, hvilken service borgerne kan forvente. Det er afgørende, at vi gennem åben og gennemsigtig formidling sætter borgerne i stand til at deltage både i kommunens aktiviteter, services og tilbud og i den offentlige debat. At Kommunikationspolitikken bygger på og understøtter Ballerup Kommunes vision Vi satser på mennesker betyder også, at de budskaber, der prioriteres og lægges vægt på, er de, der direkte og indirekte medvirker til at føre os nærmere vores målsætninger om at satse på grøn puls, sund puls; at satse på kultur, der binder sammen samt satse på viden, der vil frem. 2.2 Sådan kommunikerer vi internt Ballerup Kommune lægger vægt på, at medarbejdere og ledelse så vidt muligt orienteres om nyheder vedrørende Ballerup Kommune før medierne og omverdenen i øvrigt. Dette er en naturlig del af en god intern kommunikation og klæder medarbejderne bedre på til at svare på henvendelser fra omverdenen. God kommunikation til alle medarbejdere skal medvirke til at gøre Ballerup Kommune til en attraktiv arbejdsplads og skabe forståelse af, at Ballerup Kommune er én virksomhed. Den interne kommunikation medvirker til at binde os sammen og understøtter udvikling, samarbejde og ledelse. Formålet er at øge medarbejdernes beslutningskompetence og engagement. Den interne kommunikation og videndeling bidrager til, at vi udnytter ressourcerne bedre samt styrker den enkelte medarbejders muligheder for at arbejde effektivt, kompetent og fremsynet. God intern kommunikation kan også medvirke til at skabe bedre trivsel på arbejdspladsen og til at medarbejdere fungerer som ambassadører
for deres arbejdsplads og helt naturligt kommunikerer positivt om kommunen. Målrettet kommunikation og videndeling Kommunikation indgår i alle aktiviteter og beslutninger og er en forudsætning for, at medarbejderne kan bidrage aktivt og effektivt i opgaveløsningen. Det skal derfor altid overvejes, hvem der har brug for information om aktuelle beslutninger. Den interne kommunikation tilpasses forskellige målgrupper i forhold til baggrund, forudsætninger og situation. Formidlingen af budskabet skal være klar og letforståelig. Ved interne opgaver, projekter, beslutninger og processer skal der udarbejdes kommunikationsplaner fra starten af forløbet jf. projekthåndbogen. Intern kommunikation skaber tryghed og god trivsel på arbejdspladsen Åbenhed om aktiviteter, som berører ledelse og medarbejdere, skaber tryghed og modvirker rygtedannelse på arbejdspladsen. Det gælder også, selvom der kun kan gives foreløbige informationer. Ledelse og medarbejdere orienteres så vidt muligt før offentligheden. 2.3 Sådan kommunikerer vi med borgerne Når kommunen varetager sine opgaver, skal kommunikationsaktiviteterne skabe åbenhed og gennemsigtighed og dermed give bedre mulighed for dialog med og inddragelse af borgere og brugere i de demokratiske processer. Kommunikation skal tage udgangspunkt i borgernes behov, og information om serviceydelserne skal give brugerne mulighed for at anvende, vurdere og debattere kommunens servicetilbud. Dialog, inddragelse og brugerindflydelse skal bidrage positivt til kommunens udvikling. Derfor efterlever vi følgende grundsætninger for god kommunikation med borgere i Ballerup Kommune: Borgerinddragelse, debat og dialog skal sikre borgernes mulighed for indflydelse på de politiske processer og beslutninger Ballerup Kommune udvikler samarbejdet med borgere, som kan bidrage til en positiv udvikling i kommunen. Det sker bl.a. gennem borgerundersøgelser, debatter og gennem den daglige brugerinddragelse
samt ved at anvende borgernes henvendelser aktivt i udviklingen af serviceydelserne. Debat skal desuden søges fremmet via ballerup.dk, lokalaviser og andre relevante medier. Det betyder, at vi vil lytte og lære af vores borgere, gå i dialog og tilbyde værktøjer, der kan fremme varige relationer til både brugere og borgere. Det skal være nemt at finde information om kommunens aktiviteter og serviceydelser Kommunens afdelinger og institutioner tilrettelægger kontakten, så brugerne får en god behandling og professionel betjening, når de er i kontakt med kommunen. Betjeningen er kendetegnet ved dialog, tillid, ligeværdighed og respekt. Informationer formidles i et letforståeligt sprog og i en venlig tone Information fra kommunen skal være let at forstå og anvende, og budskabet skal være klart og overskueligt. Sproget skal være imødekommende og tidssvarende. Fagsprog anvendes kun blandt fagfolk. Afdelingerne og institutionerne sikrer, at deres sprogbrug er hensigtsmæssig i forhold til de konkrete opgaver og målgrupper. Vi fokuserer på sproget gennem sprogpolitikker, -projekter, kommunikationskurser, skrivevejledninger m.m. Kommunikation skal tage afsæt i brugernes behov Der er stor forskel på, om kommunikationen foregår med børn, ældre, forældre, virksomheder eller andre målgrupper. Kommunikationen tilrettelægges ud fra brugernes forskellige forudsætninger og præferencer. Det betyder, at der skal tages hensyn til fx alder, social baggrund, handicap og etniske tilhørsforhold. Medievalget skal også være målrettet og afhænge af målgruppen i den pågældende situation. God kommunikation med borgerne er alles opgave Det er et ledelsesansvar, at medarbejderne har de nødvendige rammer for at skabe en god kommunikation med brugerne, men den enkelte medarbejder har ansvaret for at bidrage til at skabe god kommunikation i kontakten med borgere og brugere. 2.4 Syv principper for al god kommunikation Vores syv principper for god kommunikation udtrykker de overordnede holdninger og retningslinjer, som vi følger, når vi kommunikerer.
Kommunikation indtænkes i alle aktiviteter Ballerup Kommune lægger vægt på, at alle interessenter og målgrupper er orienteret om politiske beslutninger, serviceniveau og tilbud. Derfor skal kommunikationen planlægges og indtænkes i enhver beslutning og aktivitet. Al kommunikation er klar, målrettet og tilgængelig Kommunikation er et middel til at nå et mål ikke et mål i sig selv. Derfor skal al kommunikation altid være tilgængelig og målrettet en bestemt modtager eller en bestemt modtagergruppe. Det gælder både sprog, opbygning og medievalg. Og det gælder både elektronisk, skriftligt og mundtligt. Prioriterede temaer Vi kan og skal ikke kommunikere lige meget om alle kommunens aktiviteter. Derfor vælger vi temaer, som vi i særlig grad kommunikerer om og vinkler kommunikationstiltag efter, og som vi kommunikerer om i længere perioder, da det kræver tid og vedholdenhed, hvis kommunikation skal gøre en forskel. Temaerne fastlægges årligt af kommunikationsstrategisk råd i forbindelse med kommunikationsstrategien. Kommunikation skal times For at sikre størst mulig effekt skal din kommunikationsindsats times i forhold til kommunens øvrige aktiviteter og beslutninger. Vi skal undgå at konkurrere mod os selv i vores forsøg på at nå modtageren og så vidt muligt hægte vores indsats på igangværende kommunikation af et prioriteret tema. Samarbejdet med pressen er åbent og professionelt Ballerup Kommune prioriterer en aktiv og åben kommunikation med pressen. Det betyder, at medarbejdere kan udtale sig til pressen om deres faglige områder, og at ledelsen skal være tilgængelig for pressen. Se Ballerup Kommunes pressepolitik Vi følger den fælles designlinje Al kommunikation i Ballerup Kommune følger den fælles designlinje. Det gør det let for borgerne at genkende de kommunale tilbud og at
orientere sig blandt vores serviceydelser. Den fælles designlinje for Ballerup Kommune er desuden med til at styrke kommunens profil og identitet. Kommunikationsindsatserne måles og evalueres Kommunikationsaktiviteterne i Ballerup Kommune skal løbende måles og evalueres for at sikre, at kommunikationen er effektiv, og at den tager udgangspunkt i borgere, brugere og medarbejderes behov. Kommunikationsafdelingen har ansvaret for den overordnede måling og evaluering af kommunens prioriterede kommunikationstemaer, herunder generel måling og evaluering af kommunikationskanalerne. Mens de enkelte afdelinger, institutioner og projekter har ansvaret for at gennemføre evaluering af egen kommunikationsindsats jf. kommunikationsplanen i projekthåndbogen.