Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 1 af 8 Bestemmelser om udbud og tilbud INDHOLDSFORTEGNELSE 1. ORIENTERING... 2 2. RETSGRUNDLAGET... 3 3. TILBUDSFASEN... 3 4. TILBUDSAFGIVELSE... 3 5. EGNETHED... 5 6. TILDELING... 6 7. DELANNULLATION (annullation af entrepriser/delaftaler)... 6 8. UNDERRETNING... 7 9. KONTRAKTINDGÅELSE... 7
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 2 af 8 1. ORIENTERING Med disse bestemmelser udbydes vintertjenesten på fodgængerarealer i Centrum samt på nogle fortove i Odense Kommune for perioden 2015-2019. Udbuddet omfatter 2 delaftaler, der hver indeholder flere entrepriser (juridisk er dette også delaftaler): Delaftale 7 Fodgængerarealer i Centrum. 1 entreprise som omfatter vintertjeneste på fodgængerarealer i Centrum, hvortil tjenesteyder skal levere 1 bemandet traktor > 75 Hk samt 4 bemandede knækstyrede redskabsbærere > 40 Hk, samt 4 håndhold bestående af 2-4 medarbejdere med bil til transport af mandskab, håndredskaber samt mindre mængder salt og grus. 1 entreprise som omfatter vintertjeneste på fodgængerarealer i Centrum, hvortil tjenesteyder skal levere 2 bemandede knækstyrede redskabsbærere > 40 Hk, samt 2 håndhold bestående af 2-4 medarbejdere med bil til transport af mandskab, håndredskaber samt mindre mængder salt og grus. Delaftale 9 Fortovsentrepriser 6 entrepriser med grusning og snerydning på fortove og busstoppesteder m.m. med tilbudsgivers eget materiel. GENERELT Entreprisernes beliggenhed er anført på rutekortene og i rutebeskrivelserne. Odense Kommune leverer salt, saltlage og grus til alle delaftaler. Odense Kommune stiller i delaftale 7 spredere sneplov og fejemaskine til rådighed for tilbudsgivers traktorer og redskabsbærere. Odense Kommune leverer ikke beslag og ophæng mv. til spreder, sneplov og fejemaskine og monterer ikke materiel på tilbudsgivers traktorer og redskabsbærere. Sneplove og fejemaskiner mv. til traktorer og redskabsbærere leveres med A- ramme hhv. svingramme til montering på traktorens hhv. redskabsbærerens lift. Tilbudsgiver skal selv montere Odense Kommunes udstyr på sine traktorer og redskabsbærere, herunder levere nødvendige beslag, elektriske forbindelser mv. Odense Kommune stiller krav om at arbejds- og holdledere samt chauffører til vintertjenesten er uddannede i de opgaver de skal løse. Odense Kommune vil derfor gennemføre instruktion i vintertjeneste for chauffører og ledere ved entreprisens start. Vintertjenestens omfang er afhængigt af vejret. I en gennemsnitlig vinter kan der forventes følgende aktiviteter: 60 udkald til glatførebekæmpelse og snerydning på fodgængerområder i Centrum 10 udkald til vintertjeneste på fortove m.m. Det forventede arbejdsomfang fremgår af TBL Vintertjeneste i Centrum udføres hele døgnet, medens Vintertjeneste på øvrige fortove m.m. normalt udføres mellem kl. 5:00 og 22:00.
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 3 af 8 Ordregiver er: Odense Kommune By- og kulturforvaltningen Park og Vej 2. RETSGRUNDLAGET Arbejdet udbydes i offentligt udbud ved bekendtgørelse til Kontoret for den Europæiske Unions Officielle Publikationer den 15. juni 2015. Udbuddet afholdes iht. Bekendtgørelse om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. 3. TILBUDSFASEN Udbudsmaterialet er tilgængeligt for tilbudsgiverne på Odense Kommunes køberprofil, www.odense.dk/udbud, hvor efterfølgende meddelelser fra Odense Kommune til de bydende ligeledes vil blive offentliggjort. Det forudsættes at de bydende inden tilbudsafgivelsen har gjort sig bekendt med forholdene på stedet for arbejdets udførelse. Såfremt noget i udbudsmaterialet er uklart for tilbudsgiver, skal tilbudsgiver senest 7 dage inden licitationen pr. e-mail indhente oplysninger herom hos stela@odense.dk med kopi til prahl@prahl.dk. 4. TILBUDSAFGIVELSE Ved licitationen kan der afgives tilbud på én eller flere af de udbudte entrepriser, idet felterne for de relevante entrepriser på tilbudssamlelisten, på tilbudslisternes forside samt tilbudslisterne for de relevante entrepriser udfyldes i deres helhed. Såfremt tilbudsgiveren afgiver tilbud på flere entrepriser end han ønsker overdraget, skal han på tilbudssamlelisten anføre både det maksimale antal traktorer og redskabsbærere, han ønsker at stille til rådighed for sine tilbud (gælder kun for delaftale 7), det maksimale antal fortovsentrepriser han ønsker overdraget (gælder kun for delaftale 9) samt den maksimale årlige samlede entreprisesum han ønsker kontrakt om. Ved opgørelse af den maksimale årlige beregnede kontraktsum angives begrænsningen før medregning af eventuelle rabatter. Udfyldes disse felter om begrænsning ikke, har tilbudsgiver ikke afgivet nogen begrænsning for hvor meget arbejde han ønsker at overtage. Tilbudsgiver kan supplere sine enkelttilbud ved at afgive samlet tilbud på en kombination af flere entrepriser, og herved give rabat for samlet overtagelse af flere entrepriser. Det er en forudsætning for afgivelse af samlet tilbud, at der samtidigt afgives enkeltstående tilbud på de entrepriser, der indgår i det samlede tilbud.
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 4 af 8 Tilbudsgiver kan afgive samlet tilbud på flere forskellige kombinationer af entrepriser, lige så mange som tilbudsgiver kan ønske sig. Tilbudsgiver vil aldrig kunne få overdraget flere entrepriser eller kombinationer af entrepriser end svarende til den beregnede maksimale kontraktsum pr. år før indregning af evt. rabatter for samlet overdragelse hhv. det antal traktorer, redskabsbærere og det antal fortovsentrepriser, som tilbudsgiver har anført på tilbudssamlelisten. Der modtages ikke samlet tilbud med en rabat større end 20 %. På tilbudssamlelisten må der således ikke anføres en rabatsats på over 20 %. Når der afgives et samlet tilbud med rabat, er dette at forstå som ét tilbud på alle de omfattede entrepriser. Rabatten vedrører ved tilbudsafgivelsen således ikke den enkelte entreprise, men det samlede tilbud. Der modtages ikke alternative tilbud. Der accepteres ikke forbehold mod den udbudte prisregulering. Organisationernes standardforbehold vil derfor ikke kunne tages i forbindelse med tilbudsgivningen. Tilbudsgiverne anmodes om at søge alle usikkerheder og forudsætninger for tilbudsafgivelsen afklaret i tilbudsfasen inden tilbudsafgivelsen. Tilbudssamlelisten og tilbudslisterne forefindes både som pdf-fil og som Excel-regneark. Odense Kommune har indarbejdet regnefunktioner i regnearkene, men påtager sig ikke ansvaret for disse funktioner. Evt. fejl i Odense Kommunes regnefunktioner vil blive korrigeret inden tilbuddene vurderes. Tilbuddet bedes afleveret i en papirudgave og to elektroniske udgaver, en som pdf-fil og en som excel-fil. Den elektroniske udgave afleveres på CD-rom, DVD eller USB-stik, og bedes navngivet med firmanavn/initialer som indledning på tilbudssamlelistens (TBSL) og tilbudslisternes (TBL) navne. Den elektroniske excel-udgave af TBSL er gældende i tilfælde af forskelle. Såfremt tilbudsgiver ikke har adgang til at konvertere sine excel-filer til pdf-filer kan aflevering af pdf-filen udelades. Såfremt der kun afgives tilbud på en enkelt entreprise, kan tilbuddet afleveres alene som papirudgave. Tilbud, mærket Vintertjeneste 2015 2019", skal afleveres i lukket kuvert, som bedes påført afsender, telefonnummer og e-mail adresse. Der modtages ikke elektronisk afleverede tilbud. Den medfølgende tilbudslabel bedes benyttet. Tilbuddet modtages på licitationsstedet umiddelbart før licitationen afholdes. Licitationen afholdes tirsdag den 11. august 2015 kl. 10:00 på følgende adresse: Vinterværkstedet Olfert Fischers Vej 25 5220 Odense SØ Tilbud, der senest mandag den 10. august 2015 kl. 15:00 er modtaget på adressen: Odense Kommune, Park og Vej Odense Slot, Hovedindgangen P, Nørregade 36-38 5000 Odense, vil af ordregiver blive medbragt til licitationen.
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 5 af 8 Ved tilbudsfristens udløb åbnes tilbuddene under overværelse af de bydende eller deres repræsentanter, som er til stede. Tilbudssummer på enkelttilbud (og eventuelle forbehold) vil blive læst op. Tilbudssummer og rabatter på samlede tilbud vil ikke blive læst op. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 40 dage efter tilbuddets åbning. 5. EGNETHED Odense Kommune vil udelukke tilbudsgivere, der er omfattet af en af de i udbudsdirektivet artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a)-c) og e)-f) anførte situationer. Odense Kommune forbeholder sig derfor ret til i forbindelse med aftaleindgåelse, at forlange en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen af den/de tildelte virksomhed(er), højst 6 måneder gammel, eller anden tilsvarende dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de nævnte udelukkelsesgrunde. For at kunne deltage i tildelingen af entrepriserne, skal tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsafgivelsen dokumentere sin virksomhed samt dennes økonomiske og tekniske formåen ved på tilbudssamlelisten at anføre: Virksomhedens CVR-nummer eller lignende, som dokumentation for at være tilmeldt Det Centrale Virksomhedsregister, eller tilsvarende register i tilbudsgivers hjemland. Tro og love erklæring om at virksomhedens ubetalte forfaldne gæld til det offentlige ikke overstiger 50.000 kr. jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners deltagelse i udbudsforretninger, eller at der er indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om betaling af forfalden gæld til det offentlige. Tro og love erklæringen indgår i Tilbudslisten (TBL). Der skal kun afgives én tro og love erklæring. Egenkapital iht. seneste disponible regnskabsår anføres på tilbudslistens forside. Tilbudsgivers egenkapital iht. seneste disponible regnskabsår skal mindst have udgjort 100.000 kr. pr. entreprise, der ønskes overtaget. Egenkapitalen opgøres som anført i Trafikstyrelsens "Vejledning om dokumentation for egenkapitalkrav ved revisorerklæring" af januar 2013. Ønsker tilbudsgiver kun at overtage en enkelt entreprise bortfalder kravet om egenkapital. Såfremt tilbudsgivers egenkapital er mindre end kravene anført ovenfor, kan tilbudsgiver vedlægge et tilsagn om sikkerhedsstillelse udformet i overensstemmelse med vedlagte "Tilsagn om sikkerhedsstillelse" således at tilbudsgiver med summen af sikkerhedsstillelse og egenkapital opfylder kravene. Tilsagnet skal afgives af pengeinstitut, forsikrings- eller garantiselskab, som har fast kontor i Danmark. I forbindelse med kontraktindgåelse vil ordregiver kunne forlange fremlæggelse af det seneste årsregnskab som dokumentation, eller en erklæring om opgørelse af egenkapital, afgivet af en statsautoriseret eller registreret revisor, for virksomhedens egenkapital. Erklæringen skal afgives i henhold til Trafikstyrelsens "Vejledning om dokumentation for egenkapital ved revisorerklæring" af januar 2013.
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 6 af 8 Konsortier/underentreprenører Hvor flere i forening afgiver tilbud, skal ovenstående dokumenter vedrørende egnethed vedlægges for alle konsortiets parter, ligesom tilbuddet skal indeholde angivelse af, hvem der med bindende virkning er bemyndiget til at repræsentere tilbudsgiverne. 6. TILDELING Tildelingskriteriet er laveste pris. Ved laveste pris forstås den kombination af alle tilbud, der samlet giver den laveste pris for Odense Kommune. Det forhold, at en tilbudsgiver isoleret set har afgivet den laveste pris på én given entreprise, er derfor ikke ensbetydende med, at tilbudsgiveren vil blive tildelt den pågældende entreprise. Indregning af rabat Et samlet tilbud er ét tilbud med én pris. Derfor foretages fradrag for rabat i summen af priserne på de af tilbuddet omfattede entrepriser. Afgives der både enkelttilbud og et eller flere samlede tilbud, beregnes rabatten for hvert samlet tilbud for sig, og enkelttilbuddene påvirkes ikke af rabat. Anvendelse af tildelingsmodellen På Odense Kommunes hjemmeside vil man kunne læse nærmere om, samt se eksempler på tildelingsmetoden. Tildelingsberegningen sker efter følgende regler: Prisen på samtlige samlede tilbud beregnes. Den samlede antal mulige kombinationer dannes beregnes. En mulig kombination af tilbud: o skal indeholde alle entrepriser o hver entreprise må kun indgå én gang. Kombinationer, der ikke opfylder ovenstående krav udgår. Kombinationer hvor en af tilbudsgivers ønskede maksimale årlige kontraktsum hhv. ønskede antal traktorer/redskabsbærere overstiges hvilket fx kan ske, når der indgår mere end et tilbud hhv. samlet tilbud fra samme tjenesteyder i kombinationen udgår. Den kombination der har den laveste pris findes. Såfremt to eller flere kombinationer har den samme laveste pris (målt i hele kroner), vælges den vindende kombination ved lodtrækning. Lodtrækningen gennemføres af Odense Kommunes juridiske rådgiver. 7. DELANNULLATION (annullation af entrepriser/delaftaler) Odense Kommune forbeholder sig ret til at annullere hele det gennemførte udbud eller annullere en eller flere af de udbudte entrepriser (delaftaler), såfremt en sådan annullation er sagligt begrundet. Såfremt alene enkelte eller flere entrepriser annulleres, vil Odense Kommune gennemføre tildelingen blandt de ikke annullerede entrepriser.
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 7 af 8 Hvis det af Odense Kommune evt. efter kendelse fra Klagenævnet for Udbud konstateres, at en eller flere entrepriser er behæftet med fejl, som indebærer, at der ikke kan foretages tildeling af entrepriserne, kan Odense Kommune foretage delvis annullation, således at de pågældende entrepriser udgår af Vintertjeneste 2015-2019 inden tildeling finder sted. Såfremt Odense Kommune finder at en delvis annullation har væsentlig indflydelse på den samlede tildeling vil Odense Kommune kunne foretage en annullation af det samlede udbud. Hvis der konstateres fejl i tildelingen efter meddelelse af Odense Kommunes tildelingsbeslutning men før kontrahering vil Odense Kommune kunne annullere helt eller delvist, som anført ovenfor, og ved delvis annullation genoptage tilbudsevalueringen og træffe en ny tildelingsbeslutning for samtlige tilbageværende (dvs. ikke-annullerede) entreprisers vedkommende. Såfremt en tilbudsgiver i forbindelse med kontraheringen ikke vedstår sit/sine tilbud, fx ved: Ikke at kunne stille sikkerhed. Ikke at aflevere de i stk. 9 anførte dokumenter ved kontraktens underskrift eller af anden årsag forbeholder Odense Kommune sig ret til at annullere tildelingsbeslutningen for de pågældende entrepriser og tildele disse til de tilbudsgivere der for hver af entrepriserne har afgivet den laveste tilbudspris og samtidigt opfylder egnethedskravene samlet for de entrepriser de herved har fået overdraget. I denne situation vil Odense Kommune ikke genoptage den samlede tildeling, dvs. identifikationen af de samlet set laveste tilbud. Odense kommune udbetaler ikke godtgørelse for forgæves afholdte omkostninger til afgivelse af tilbud, såfremt udbuddet annulleres helt eller delvist. 8. UNDERRETNING Ordregiver vil snarest muligt underrette tilbudsgiverne om hvilken afgørelse der er truffet. I henhold til lov nr. 492 af 12. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne mv., kan der ikke indgås bindende aftaler eller underskrives kontrakt herom før tidligst 10 dage efter en sådan underretning. 9. KONTRAKTINDGÅELSE Efter udløb af stand still-perioden fremsender Odense Kommune en underskrevet entreprisekontrakt til tilbudsgiver. Tilbudsgiver tilbagesender entreprisekontrakten i underskrevet stand senest 7 kalenderdage efter modtagelsen, vedlagt: Sikkerhedsstillelse: Der stilles evt. sikkerhed som anført i SB pkt. B.1. Forsikring: Der fremlægges dokumentation for forsikring iht. SB pkt. B.2. Dokumentation for hvilke traktorer og redskabsbærere tilbudsgiver vil benytte til entrepriserne i delopgave 7, givet ved
Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Side 8 af 8 o enten kopi af registreringsbevis, med oplysning om motorstørrelse og type (Euro/Stage), samt oplysning om højde og bredde mv. o eller bekræftelse fra leverandør på at køretøj er bestilt, med angivelse af leveringstid type samt ovennævnte specifikationer. Såfremt tilbudsgiver ikke inden for ovennævnte tidsfrist tilbagesender entreprisekontrakten med de krævede dokumenter, vil dette blive anset for væsentlig misligholdelse, som berettiger Odense Kommune til at trække tildelingsbeslutningen tilbage.