VEJLEDNING Skolepenge og Indbetalinger med Totaltløsning Support tlf: 46761892 1
Indholdsfortegnelse Afstemning af abonnementskørsel... Abonnementskørsel... 6 Fil til Nets... 8 Afsendelse af fil til Nets... 10 Oprettelse af en faktura... 12 Extra faktura sendes med posten... 13 Faktura flettes sammen med fakturalinje fra abonnementskørslen... 13 Indbetalinger... 15 Import af nye Nets betalere... 16 2
Afstemning af abonnementskørsel: Inden skolepengene køres, bør de afstemmes. Det anbefales at man udskriver og gemmer, så du har din afstemning på plads: Klasseoversigt Søskende pr. husstand SFO liste Abonnements prognose. Klasseoversigt Klasser marker alt højre-klik udskriv klasseoversigt. Søskende pr. husstand Skole søskende pr. husstand marker alt højre-klik udskriv (sorter evt. listen inden udskrift) Totalerne viser hvor mange elever der er 2. barn 3. barn etc. SFO liste Udskriv Udskriv udskrifter SFO lister vælg SFO/moduler/klasser 3
Abonnements prognose Økonomi - Abonnement prognose Marker den periode el. måned du vil afstemme. Abonnement prognose Sæt flueben i den måned du vil se prognosen for. Vis valgte terminer Nu vises total beløbet. Luk terminen op (ved at åbne +) Herefter kommer alle detaljerne. Du kan nu afstemme om abonnementkørslen stemmer ved at bruge de udskrevne lister (Klasseoversigt, Søskende pr. husstand og SFO listen) Hvis du har fået afstemt dine opkrævninger og de stemmer, er du klar til at køre abonnementskørslen. Gå til Abonnementskørsel på side 6. 4
Hvis det ikke stemmer, har du mulighed for at benytte et analyse værktøj for at finde fejlen. Økonomi - Debitor Debitoroversigt. Marker alt (Ctrl + A) højre-klik vælg Abonnementsoversigt Nu vises et nyt sorteringsbillede. Sorter start dato slut dato (der kan godt være en slut dato frem i tiden, så man skal sikre sig det først) Man kan herefter sortere i kolonnerne. Vælg. f.eks. skolepenge. Nu vises en total i bunden af billedet. F.eks. Kr. 120.000,- Prisen for en måneds skolepenge er kr. 1200,-. dvs. der er 100 børn. Antal børn/ opkrævninger pr. aftale kan ses på en nemmere måde: Træk med musen en kolonneoverskrift op i det mørkegrå felt og slip med musen. Hvis du f.eks. trækker klasse op vil du kunne se hvor mange elever der er pr. klasse. Nu ser billedet herefter sådan ud: Når Aftale kolonnen er trukket op, vil billedet ændre sig. Af billedet fremgår det, hvor mange opkrævninger der er på hver aftale. Der kan fortsat sorteres på datoer. Kolonner som er trukket op i billedet sættes bare på plads igen med musen. 5
Du har også mulighed for at se om der er to betaler på eleven. Se kolonnen Pct. Abonnementskørsel Når antal opkrævninger er afstemt, er du klar til at køre abonnementskørsel for en måned. Økonomi - Abonnement - abonnementskørsel Vælg den dato du skal køre abonnementer for. Vælg evt. de Abonnements typer du skal køre. Alle er forhåndsvalgt OK Abonnementerne beregnes. Systemet beregner skolepenge opkrævningen og nedenstående vises. (Der kan gå nogle minutter før kørslen er færdig, afhængig af hvor mange forskellige abonnementer og elever I har) 6
Når abonnementskørslen er afsluttet, vises vinduet Resultat af abonnementskørsel Du kan udskrive fakturalisten hvis du ønsker det. Du har i ovenstående resultat mulighed for at se hvordan f.eks. kr. 1.860,- er beregnet ved at dobbeltklikke på den enkelte linje. Hvis der er mange fejl som skal rettes, skal du lukke abonnementskørslen. (Sig nej til at gemme ). Hvis der er enkelte tilføjelser til nogle af opkrævningerne, har du mulighed for at gøre dette senere. Hvis du har valgt nej til at gemme abonnementskørslen, kan den køres om. Hvis du har valgt ja til at gemme abonnementskørslen, vil fakturalinjerne være at finde under Debitor fakturaliste Har du glemt et par abonnementer, kan du køre abonnementskørslen igen, på samme dato. De abonnementer du evt. havde glemt, vil herefter være at finde på fakturalisten, sammen med alle de andre abonnementer, du allerede har kørt for perioden. Når man først har gemt en abonnementskørslen for en periode, kan den IKKE køres om, man kan kun tilføje - (kontakt TEA teamet) 7
Gå herefter til: Økonomi Debitor Fakturaliste Se fanebladet ikke bogførte Hvis du skal rette en fakturalinje, skal du dobbeltklikke på den. Fakturaen åbnes, og du har mulighed for at rette Opret eller slet linje. Vælg varen ved Opret eller slet linje Hvis du i løbet af måneden har oprettet manuelle fakturaer eller kreditnotaer, er det muligt at flette disse fakturaer/kreditnotaer, sammen med din abonnementskørsel (PBS modtager kun en linje pr. debitor). Se side 13, i denne vejledning. Fil til Nets De udvalgte betalinger markers Bogfør til PBS forsendelse Bogfør ny dialog vises vælg bogf. Dato Tryk OK. 8
Bogføringsdatoen kan sagtens ligge frem i tiden. Hvis du f.eks. kører abonnementskørsel for juni den 14-05-20XX, kan den bogføres pr. 01-06-20XX. Det har inge betydning for Nets afviklingen. Herefter bogføres de valgte fakturaer og filen som skal uploades til Nets dannes. Filen til Nets lægger sig det sted, som er valgt i forbindelse om opsætning af TØS. Der vises nu et bogførings resultat som kan udskrives. Herefter kommer der et nyt skærmbillede. Lad billedet stå indtil vi har fået sendt filen til Nets og hentet kvitteringen fra Nets som viser, at leverancen er accepteret og fundet i orden. Afvent Tryk IKKE OK før du har fået accept fra Nets om at din V-fil er accepteret af Nets. Det er din garanti for at filen er fejlfri og accepteret af Nets. 9
Når du har hentet filerne retur fra Nets det er specielt V filen du skal være opmærksom på. Åben V filen og læs, om Nets har modtagen filen uden fejl. Det er en god ide at udskrive denne kvittering og gemme den. Afsendelse af fil til Nets 1) Log dig nu på Nets. 2) Find den fil som blev dannet i forbindelse med abonnementskørslen, og indsæt den her. 3) Tryk Send 4) Vent et par minutter og hent så kvittering fra Nets 5) Tryk Hent (du behøver ikke vælge fra til dato. Hent hvad der er at hente) 6) Kvittering fra Nets kan nu hentes og gemmes på din computer. (Der kommer en T-fil og en V-fil fra Nets. T-filen er blot en slags følgeseddel. V filen er den du skal åbne og udskrive.) 7) Stil dig på V-filen. Du kan nu Åbne filen og læse indholdet og/eller du kan gemme filen. 10
8) Højre klik på filen Gem distination som.. og du gemmer nu filen med kvitteringen i den sti du har valgt. 9) Gå så til denne sti højreklik og udskriv kvitteringen tjek om filen er accepteret. a. Hvis kvitteringen viser, at leverancen er accepteret af Nets, kan du gå tilbage til TØS og acceptere. b. Hvis kvitteringen oplyser, at leverancen er fejlbehæftet, skal du svare Abort Hvis Nets leverancen er i orden tryk på OK Hvis Nets leverancen ikke er i orden- tryk på Annuller Hvis du svarede annuller på grund af en fejl, skal denne rettes og du kan gennemføre Nets overførslen igen indtil denne er accepteret af Nets. Hvis du svarede OK vil fakturaerne være bogført og abonnementskørslen gennemført. 11
Oprettelse af en faktura Hvis du vil fakturere noget ekstra til en debitor, kan du oprette disse fakturaer udskrive, bogføre og sende den med posten. Det kan også lade sig gøre at flette den ekstra faktura sammen med de fakturalinjer som dannes i forbindelse med abonnementskørslerne. Opret faktura som flg.: Økonomi Debitor Fakturaliste Funktioner opret faktura. 2 1 3 1. Vælg betaler ved at trykke på Vælg Herefter åbner betaler kartoteket sig og du finder den betaler, som du ønsker at fakturere. 2. Udfyld forfalds dato. 3. Vælg den vare/ydelse du ønsker at fakturere. Hvis du ønsker at fakturere flere varer, skal du oprette flere linjer. Antal og enhedspris kan rettes. Gem og luk billedet. 12
Ekstra faktura sendes med posten Hvis fakturaen skal sendes med posten gøres flg.: Den manuelle faktura har nu lagt sig under ikke bogførte, og kan bogføres herfra ved at højre klikke Vælg bogfør og udskriv. Faktura vil nu blive udskrevet og indtægten bogført på den finanskonto, som varen er opsat til. Faktura udskrives og der udskrives et bilag som dokumentation. Faktura flettes sammen med fakturalinje fra abonnementskørslen Hvis en manuel oprettet faktura skal flettes sammen med fakturaen, som dannes i forbindelse med abonnements kørslen, skal du lade den ligge i fakturalisten indtil du har kørt abonnementerne. Når abonnementskørslen er kørt og accepteret, vil der være dannet nye fakturalinjer i fakturalisten. Vi ønsker at flette disse linjer med de fakturaer som er oprettet manuelt i løbet af måneden. 1) Nets modtager kun et bilag med samme forfaldsdato pr. kunde. Derfor er det nødvendigt at flette fakturaer og sætte samme forfaldsdato. Gå til: Debitor fakturaliste Marker nu hele fakturalisten (Ctrl + A) højreklik 13
Vælg funktioner Sæt forfaldsdato Vælg derefter Saml fakturaer Vælg Ja hvis du ønsker at samle. De manuelt oprettede fakturaer er herefter flettet sammen med fakturalinjen som blev dannet ved abonnementskørslen. Derved er der dannet én fakturalinje pr. kunde. Du kan i øvrigt altid prøvekøre et abonnement på en debitor. Stå på debitor i debitoroversigten højre klik kør abonnement pr. en given dato. Når resultatet vises, kan du dobbeltklikke på linjen for at se, hvorledes tallene er sammensat. Gem IKKE resultatet. En sådan prøvekørsel kan du foretage det antal gange du ønsker. Du skal bare ikke gemme prøvekørslen. 14
Indbetalinger Indbetalinger (fil med disse) fra Nets eller banken hentes. Filen indlæses i TØS. (Filen vil blive gemt i det drev som er valgt under dine indstillinger) Økonomi - Finans Kladder vælg Indbetalingskladde Find filen med den relevante kladde og indlæs denne i TØS. Det er vigtigt, at det er den samme dato, som står på alle linjer, idet TØS tjekker op på, at bilaget har samme dato at debet og kredit = 0 Hvis der er forskellige datoer skal der rettes, så alle datoer er den samme på bilaget. En fejlmeddelelse i.f.m. bogføring kan skyldes forskellige datoer. Bogfør kladden. Når dine forældre har meldt sig til Nets via deres bank, skal du hente en fil, gemme den på det valgte drev og importere den ind i TØS. Herved bliver debitor beriget med et Nets aftale nr. og startdato for Nets aftalen. Det er også muligt for dig, at tilmelde forældre til Nets. På debitoroversigten, skal du på fanebladet Nets oplyse reg. nr. og kontonr. på debitor. Systemet vil herefter danne en fil, som du kan sende til Nets Indsæt reg. og kontonr. på debitor. Herefter kan du sende filen til Nets med oplysningerne og derefter senere importere aftale nr. ind 15
Import af nye Nets betalere Når du har hentet filer fra Nets som indeholder nye Nest betalere, skal disse importeres til TØS. Import / Eksport - Importer Nets tilmeldte Tryk på Importer Find den fil du har downloadet og gemt fra Nets. Nu importeres de nye Nets betalere. Du kan udskrive oversigten ved at eksportere den til Excel og udskrive. Debitor er nu blevet beriget med aftalenummeret hos Nets. Rigtig god fornøjelse. Hvis du har brug for hjælp, kan du altid kontakte TEA teamet, på tlf. 46 76 18 92 eller support@tabulex.dk 16