UDBUD På produktion og udbringning af mad til Mariagerfjord Kommunes plejecentre Aftaleperiode 1. januar 2013-31. december 2014
1. Indledning 1.1 Beskrivelse og omfang Mariagerfjord Kommune udbyder hermed kontrakt vedrørende produktion og udbringning af mad til beboerne på fire af kommunens plejecentre. Kontraktperioden løber fra 1. januar 2013 til og med 31. december 2014 med mulighed for forlængelse i 2 x 1 år på gældende vilkår. Da værdien af ydelserne vedrørende madproduktionen vurderes at overstige værdien af ydelserne vedrørende transport foretages udbudet i henhold til bestemmelserne gældende for bilag II B-ydelser jf. Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige byggeog anlægskontrakter. Udbudet gennemføres som et offentligt udbud. Virksomhedsoverdragelse Tilbudsgiver overtager ingen forpligtelser i henhold til lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse. 2
2. Plan for offentligt udbud Der er fastlagt følgende plan for udbuddet i 2012: 25. juni Offentliggørelse af udbuddet - Tilbudsgiverne udarbejder tilbud 10. august Frist for modtagelse af spørgsmål 23. august Frist for udsendelse af svar 7. september Frist for aflevering af tilbud 10. 21. september Tilbudsgennemgang 8. oktober Orientering Udvalget for Sundhed og Omsorg 25. oktober Orientering af byrådet om valg af leverandør 30. oktober Brev til ikke valgte tilbudsgivere 30. oktober 2. november Kontraktindgåelse 1. januar 2013 Kontraktstart 3. Tilbudsbetingelser Nedenstående betingelser jf. afsnit 3.1, 3.2 skal være opfyldt ved tilbudsgivningen for, at tilbuddet vil blive taget i betragtning: Alternative bud vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal følge disposition m.v., som angivet i afsnit 9 Tilbuddets indhold m.v. Tilbud kan afgives af en sammenslutning af virksomheder (konsortium), som tilsammen opfylder betingelserne nedenfor i pkt. 3.1 og 3.2. Såfremt den vindende tilbudsgiver er et konsortium skal de deltagende virksomheder påtage sig solidarisk og direkte hæftelse mellem gruppens medlemmer samt udpege en person, som kan optræde over for ordregiver med fuld prokura på gruppens vegne. 3
Det vil også normalt være muligt for en tilbudsgiver at benytte sig af underleverandører jf. alm. betingelser 3, stk. 4 (bilag 1). 3.1 Økonomiske betingelser Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudet indsende følgende: 1. Dokumentation for at tilbudsgiver ikke befinder sig i en situation, som er omfattet af artikel 45 i direktiv nr. 2004/18/EF. Dokumentationen kan fremsendes i form af Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen eller lign. En sådan attest skal være udstedt i 2012. 2. Den vindende tilbudsgiver skal i forbindelse med indgåelse af kontrakten stille en garanti på anfordringsvilkår på 10 % af den årlige kontraktsum beregnet ud fra de i udbudsmaterialet anslåede mængder. Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud medsende dokumentation i form af erklæring fra bank, forsikringsselskab eller lignende at tilbudsgiver kan rejse en sådan garanti. Blanketten i bilag 2 kan benyttes til dette formål. 3. Underskrevet tro og love erklæring om at tilbudsgiveren ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på over 100.000 kr. (Bilag 3). 4. Dokumentation for at virksomheden er omfattet af en gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring. 3.2 Tekniske og kapacitetsmæssige betingelser Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudet indsende følgende: 1. Størstedelen af tilbudsgivers personale, der skal tilberede maden i henhold til nærværende udbud, skal have en kostfaglig uddannelse. Ansatte uden uddannelse må således højst udgøre 33 % af køkkenpersonalet. Dokumentation herfor vedlægges tilbuddet. 2. Tilbudsgiver skal dokumentere at råde over den fornødne køkken- transport- og personalemæssige kapacitet til at kunne producere og levere ydelserne som beskrevet i afsnit 6 Kravspecifikation. Der er mulighed for at leje produktionskøkken se kontrakt i bilag 8 3. Tilbudsgiver skal dokumentere, at afregning kan ske elektronisk jf. afsnit 6.7. 4. Tilbudsgiver skal dokumentere at have et godkendt egenkontrolprogram. 5. Tilbudsgiver skal vedlægge kopi af seneste Fødevarerapport. 6. Tilbudsgiver skal vedlægge en referenceliste over sammenlignelige ydelser med angivelse af beløb og tidspunkter samt oplysninger om kontaktpersoner. Referencer må højst være 3 4
år gamle. For nyetablerede virksomheder (med mindre end 3 års erfaring), som ikke kan fremvise ovennævnte referencer skal vedlægges forretningsplan og budget for virksomheden for det indeværende år samt det kommende år. 4. Spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet Spørgsmål vedr. udbudsmaterialet kan rettes skriftlig til fagkonsulent Thorbjørn Aagaard på e-mail: indkob@mariagerfjord.dk. Spørgsmål kan stilles indtil 10. august 2012 kl. 12 og vil blive besvaret senest 23. august 2012. Spørgsmålene vil blive anonymiseret, besvaret og lagt på kommunens hjemmeside: www.mariagerfjord.dk under erhverv udbud/licitationer. 5. Aflevering af tilbud 5.1 Formkrav Tilbudsmaterialet skal fremsendes i ét eksemplar enten pr. brev eller elektronisk 5.2 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, norsk eller engelsk. 5.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som kommunens ejendom og vil ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 5.4 Tilbudsfrist Tilbudet skal være mærket: Tilbud Produktion og udbringning af mad. Tilbudet skal være kommunen i hænde senest den 7. september 2012 kl. 10.00 på følgende adresse: Mariagerfjord Kommune Ndr. Kajgade 1 9500 Hobro 5
Att.: Fagkonsulent Thorbjørn Aagaard E-mail: indkob@mariagerfjord.dk. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbudet når rettidigt frem. 5.5 Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbudene. 5.6 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbudet skal være gældende indtil den 1. december 2012. 6. Kravspecifikation De leverede ydelser skal opfylde nedenstående krav. 6.1 Opgavens indhold og omfang I forhold til nedenstående oversigt skal levering ske dagligt. Beboerne på plejecentrene får tilbud om mad til alle ugens syv dage efter servicelovens 83. Kommunen ønsker et samlet tilbud på levering af hovedret. Der skal med hensyn til hovedret være mulighed for diæt og anden specialkost Nedenstående er det forventede antal daglige portioner: Plejecentre Skovgården, Hadsund Timandsvej 25, A, B, C, D, E 9560 Hadsund 7 leve-bo-miljøer 68 middagsretter Bernadottegården,Hadsund Bernadottegården 94, 9560 Hadsund 5 leve-bo-miljøer 48 middagsretter Hobro Alderdomshjem, Fayesgade 14, 9500 Hobro 6
5 leve-bo-miljøer + 6 korttidsstuer 58 middagsretter Solgaven, Hobro Amerikavej 19, 9500 Hobro 3 afdelinger 67 middagsretter I alt ældrecentre = 241 beboere Pr. 1. januar 2013 er der budgetteret med 241portioner i bulk til plejecentre pr. dag. Tilbudsgiver må acceptere udsving i omfanget af leverancerne. Der skal bl.a. tages forbehold for, at plejecenterbeboerne har mulighed for at melde hele døgnkosten (inkl. hovedretten) fra. Der henvises i øvrigt til 9, stk. 5 i alm. betingelser (bilag 1) samt afsnit 6.4 og 6.7. nedenfor. Leverandøren skal i perioden 1. januar 2014 til 31. december 2014 være parat til at levere mad til et eller flere af de resterende 4 plejecentre i kommunen på samme vilkår. Det drejer sig om Myhlenberparken (59 beboere), Fjordvang (34 beboere), De Gamles Gård (26 beboere) og Teglgården (24 beboere). Hvis kommunen vælger at udnytte ovenstående option, skal det ske med 3 måneders varsel. Produktionsform Der stilles krav om, at der skal leveres færdiglavet varmholdt mad. Levering Leveringen sker særskilt til det enkelte leve-bo-miljø. Der skal leveres alle årets dage også søn- og helligdage. Maden leveres alle ugens dage mellem kl. 10.30 12.30. Måltiderne skal leveres efter nærmere aftale med det enkelte center. Anretning Maden leveres i bulk til de enkelte leve-bo-miljøer og afdelinger. Variation og kvalitet Der henvises til Mariagerfjord Kommunes kvalitetsstandard (bilag 6) samt forskrifterne i Anbefalingerne for den danske institutionskost vedr. normalkost. Der skal ved bestilling kunne vælges imellem 2 hovedretter pr. dag. Der skal produceres menuer tilpasset højtiderne. Påske, pinse, Mortensaften, julen og nytåret. 7
Der skal ligeledes gøres mere ud af søndagsmenuen. Tilbudsgiver skal kunne levere alle former for diæter og specialkost herunder: Diabetes Fedt og kolesterolmodificeret diæt Proteinrig Allergivenlig kost Vegetarkost Findelt kost 6.2 Serviceniveau Maden skal bestå af en hovedret. Sædvanligt tilbehør såsom kanelsukker, smør til risengrød, brød til suppe, surt og sødt osv. leveres sammen med maden. Der udarbejdes senest 2 uger før den træder i kraft en varieret menuplan løbende over minimum en måned. Menuplanen skal afspejle årstidernes råvarer. Det skal være en varieret kost -, syns - og smagsoplevelse, jf. anbefalingerne fra Servicestyrelsens udviklingsprojekt God Mad Godt Liv (http://www.servicestyrelsen.dk/godmadgodtliv). Madleverandøren skal være indstillet på med jævne mellemrum at deltage i dialogmøder med kommunen om opgavens udførelse. 6.3 Madens næringsindhold og portionsstørrelser Krav til energifordeling og næringsindhold i maden: Madens næringsindhold skal følge gældende retningslinier beskrevet i Anbefalingerne for den danske institutionskost Maden udgør 25-30 % af en almindelig døgnforplejning, det vil sige ca. 2.500 KJ. Energiprocentfordelingen for normalkost: Protein 15E % Fedt 30E % 8
Kulhydrat 55E % En færdigtilberedt middagsportion består af: - 125 g kød / fisk / farsmad - 150 g kartofler, ris eller pasta - 50 g grøntsager, 75 g råkostsalat eller salat, 25 g surt og sødt (f.eks. rødbeder, asier, rødkål) varierende efter menuen - 1,2 dl sovs Hvis hovedretten er suppe, er den på en ½ liter. Mærkning skal omfatte oplysninger om indhold og opbevaringsfrist i henhold til reglerne i fødevarelovgivningen. Anvendelse af farvestoffer og tilsætningsstoffer skal holdes på et absolut minimum der henvises til fortegnelse over godkendte tilsætningsstoffer (positivlisten) fra Fødevarestyrelsen. 6.4 Fleksibilitet i tilbudet Det skal være muligt for det enkelte leve-bo-miljø eller den enkelte afdeling at afmelde madservice op til 12 gange årligt med 14 dages varsel. Se i øvrigt afsnit 6.1, 6.7 samt 9, stk. 5 i alm. betingelser (bilag 1). Det enkelte leve-bo-miljø eller den enkelte afdeling skal have mulighed for selv at tilberede dele af måltidet således, at leverandøren nogle dage blot leverer råvarerne f.eks. ikketilberedt kød, rå eller frosne grøntsager og ikke-tilberedte kartofler. Beslutningen herom træffes med 14 dages varsel. 6.5 Øvrige tilbud Gæstemåltider Beboere på plejecentrene skal kunne bestille hovedret til gæster. Bestilling skal ske senest kl. 12 dagen før udbringning finder sted. Tilkøbsydelser Betaling af eventuelle tilkøbsydelser sker direkte mellem leverandør og borger. 9
6.6 Udbringning Udbringningsruten planlægges således, at det enkelte plejecenter kan forvente levering på fast tidspunkt. Udbringningen forestås af leverandøren. Der tillades på det enkelte plejecenter en afvigelse fra det aftalte afleveringstidspunkt på +/- 15 minutter dog indenfor tidsrummet kl. 10.30 12.30, jf. afsnit 6.1. Ved udkørsel af mad skal de i lovgivningen anførte hygiejniske krav samt minimums- og maksimumstemperaturer overholdes. Madchauffører og andre, der har direkte kontakt til borgerne skal optræde venligt og tale et forståeligt dansk. Udbringeren skal altid være velsoigneret og i rent, praktisk tøj samt kunne legitimere sig. 6.7 Administrative regler Leverandøren er eneansvarlig for styring af leverancerne. Leverandøren er ansvarlig for registrering af bestillinger og afbestillinger. Den enkelte borger har mulighed for at afbestille både enkelte dage og sammenhængende perioder for eksempel i forbindelse med ferie eller indlæggelse på sygehus. Bestilling og afbestilling skal ske senest kl. 12 dagen før levering finder sted. Forekommer der en leverance fejl eller mangler, der kan tilskrives leverandøren, er denne forpligtet til omgående og for egen regning at levere det manglende til modtageren. Opgørelser over månedlige leverancer til den enkelte borger skal fremsendes elektronisk til kommunen indenfor de af kommunen fastsatte tidsfrister. Der må i aftaleperioden påregnes mødeaktivitet i form af leverandørmøder og undervisning af personale - samt introduktionsmøder i forbindelse med opstartsfasen. 6.8 Kvalitetssikring Det er leverandørens ansvar, at produktion og levering sker i overensstemmelse med gældende lovgivning og anbefalinger, herunder at leverandøren er godkendt af fødevareregionen. Leverandøren forpligter sig til at holde sig ajourført med ny lovgivning indenfor området. Den leverede mad skal ernæringsmæssigt leve op til retningslinierne i Anbefalingerne for den danske institutionskost. Mariagerfjord Kommune kan vælge en tilfældig uge, hvor 10
leverandøren skal lave en ernæringsberegning for alle ugens retter som dokumentation for, at anbefalingerne overholdes. Leverandøren skal have et egenkontrolprogram, som er godkendt af Fødevarekontrollen. Som led i den løbende kvalitetssikring har Mariagerfjord Kommune oprettet et smagspanel, som foretager ét årligt besøg på hver af kommunens plejecentre. På baggrund af disse besøg afholdes dialogmøder med madleverandøren med henblik på en løbende kvalitetssikring. Det forventes i den forbindelse, at leverandøren medvirker i positiv retning for at rette op på forhold, som smagspanelet har bemærkninger til. Klager fra brugerne indgår som en del af den løbende kvalitetssikring. 6.9 Miljø Økologi I forbindelse med tilbudsafgivelsen, bedes tilbudsgiver oplyse, om der i det afgivne tilbud er indeholdt brug af økologiske varer og i hvilket omfang. Der henvises i øvrigt til afsnit 8. Miljøstyringstiltag Der skal vedlægges en beskrivelse af hvilke miljøstyringsredskaber firmaet vil anvende for at mindske forbruget af energi, vand m.v. i forbindelse med produktionen og udbringningen. Der henvises i øvrigt til afsnit 8. 6.10 Relevante regler mv. Det forudsættes at produktion og levering sker i overensstemmelse med bl.a. følgende forskrifter: - Mariagerfjord Kommunes kvalitetsstandarder (bilag 6) - LBK nr. 820 af 01. juli 2011: Bekendtgørelse af lov om fødevarer. - Relevante administrative forskrifter udstedt i medfør af bekendtførelse af lov om fødevarer - Anbefalinger for den danske institutionskost, Fødevaredirektoratet, marts 2009 - Den Nationale Kosthåndbog 11
7. Betaling og regulering af priser Betaling sker bagud én gang om måneden på baggrund af leverandørens månedlige opgørelse over leverancerne. Faktureringen skal specificere de enkelte leveringssteder med angivelse af tidspunkt og leverede mængder. Betalingsfristen er 30 dage fra modtagelse af faktura. Priserne reguleres hvert år pr. 1. marts på baggrund af stigningen i Danmarks Statistiks samlede forbrugerprisindeks for januar måned det foregående år til januar måned i det indeværende år. Reguleringen sker første gang 1. marts 2014. 8 Tildelingskriterier Tildeling af opgaven vil ske på grundlag af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet på grundlag af følgende kriterier: Delkriterium Vægtning i procent Pris, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: 50% - den angivet pris på tilbudslisten, bilag xx Kvalitet, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: - Kvalitetssikring. Tilbudsgivers besvarelse vedr. kvalitetssikring iht. Udfyldt svarskema bilag 5. - Leveringssikkerhed. Tilbudsgivers besvarelse af svarskema, bilag 5 iht. sikring af produktionskapacitet og leverancer alle 52 uger om året. 40 % (50%) (50%) Miljø, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: - Miljøstyringstiltag. Tilbudsgivers besvarelse af virksomhedens miljøstyringstiltag iht. udfyldt svarskema bilag 5. - Økologi. Tilbudsgivers besvarelse vedr. omfanget af økologiske varer i produktionen. 10 % (50%) (50%) 12
9. Tilbuddets indhold m.v. Tilbudet skal følge nedenstående disposition og indeholde følgende elementer: 1. Beskrivelse af tilbudsgiver Tilbudsgiver Tilbudsgiver skal afgive følgende kontaktoplysninger: - Navn, adresse, telefonnummer og e-mail-adresse - Cvr.nr. - Kontaktperson hos virksomheden Økonomiske betingelser Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen indsende dokumentation vedrørende som anført i afsnit 3.1 ovenfor. Teknisk og kapacitetsmæssige betingelser Tilbudsgiver skal i forbindelse med tilbudsafgivelsen indsende dokumentation som anført i afsnit 3.2 ovenfor. 2. Vedståelse af tilbud Det skal erklæres, at tilbudsgiver vedstår sit tilbud indtil 1. december 2012. 3. Priser Priserne skal angives på den liste som findes i udbudsmaterialet (bilag 7). 13
4. Kvalitet Beskrivelse af kvalitet, herunder kvalitetssikring og leveringssikkerhed sker gennem udfyldelse af bilag 7. 5. Miljø Tilbudsgiver skal i sit tilbud beskrive virksomhedens miljøstyringstiltag samt angive omfanget af økologiske varer, som er indeholdt i det afgivne tilbud. Der henvises til afsnit 6.9 ovenfor. 6. Underskrift Tilbuddet skal være forsynet med tilbudsgivers underskrift. Bilagsoversigt: Bilag 1: Almindelige betingelser Bilag 2: Paradigma på sikkerhedsstillelse Bilag 3: Tro - og love erklæring Bilag 4: Paradigma på Erklæring om sikkerhedsstillelse Bilag 5: Kontrakt Bilag 6: Kvalitetsstandard for madservice til plejecentre Bilag 7: Tilbudsliste Bilag 8: Lejekontrakt produktionskøkken Skovgården 14