Digitaliseringsstrategi 2010-2014
Indledning Staten, regionerne og kommunerne udarbejdede i 2007 en fællesoffentlig digitaliseringsstrategi, der på væsentlige områder indeholder forpligtende initiativer for den offentlige sektor. Den fælles-offentlige digitaliseringsstrategi har en overordnet målsætning om, at al relevant skriftlig kommunikation mellem det offentlige og borgerne/virksomhederne skal kunne foregå digitalt i 2012, og udpeger tre overordnede strategiske indsatsområder: Bedre digital service Øget effektivisering Stærkere samarbejder I forbindelse med kommunalreformen pr. 1. januar 2007 er der endvidere vedtaget en lov om kommunale borgerservicecentre, som også stiller krav til den digitale forvaltning og en tilstrækkelig god IT-understøttelse til servicering af borgerne. Et øget og bevidst fokus på digitalisering repræsenterer store udviklingspotentialer. Det er derfor vigtigt, at fremtidige investeringer og initiativer peger mod fælles mål, og at grundlaget for prioriteringer er synlige og gennemsigtige. Skal organisationen skabe rum for nye ideer og innovation, skal den kunne træffe beslutninger og evne at føre beslutningerne ud i livet. Samlet set er der således behov for at få udarbejdet en digitaliseringsstrategi for Brønderslev Kommune, som skal være retningsgivende for den fremtidige digitale udvikling. Brønderslev Kommune står i de kommende år overfor store udfordringer med at fastholde og udvikle sin service indenfor snævre økonomiske rammer. Kompetenceudvikling og digitalisering er udset som væsentlige elementer til at imødegå disse udfordringer. Digitalisering kan bidrage til at effektivisere og kvalitetsforbedre kommunens service, men der er også positive effekter af mere indirekte karakter f.eks. vil indførelse af ny IT ofte sætte spørgsmålstegn ved gamle arbejdsgange/-rutiner og processer. I Brønderslev Kommune ønsker vi at realisere de muligheder, der ligger i den digitale forvaltning. Vi ser ikke kun digitalisering som et effektiviseringsmiddel, men også som et redskab til kvalitetsforbedring et redskab i kommunens serviceprofil i forhold til borgere og virksomheder. Formålet med en digitaliseringsstrategi er altså at konkretisere, hvordan der i Brønderslev Kommune skal arbejdes med den digitale kommune, hvilke områder vi ønsker i fokus, og hvordan vi vil forsøge at opnå vores opstillede mål. 1
Vision Med en fokuseret digitaliseringsindsats skaber vi serviceforbedringer, effektiviseringer, kvalitetsforbedringer og trivsel. Digitalisering skal være med til at skabe effektiviseringer i vores måde at arbejde på, ligesom det skal bidrage til højere kvalitet i vores services. Digitaliseringsindsatser giver ikke værdi i sig selv. Men digitalisering er et middel der sammen med fornuftige arbejdsprocesser, god kommunikation og positiv motivation kan skabe værdi. Det er nødvendigt at fokusere digitaliseringsindsatsen for at sikre at de nødvendige gevinster høstes. Derfor: prioriterer vi de digitaliseringsinitiativer der iværksættes, med udgangspunkt i fastlagte prioriteringskriterier. Dette sikrer os en værdi i form af eksempelvis serviceforbedringer, effektiviseringer, kvalitetsforbedringer og trivsel. vi vil fokusere digitaliseringsindsatsen på områder der understøtter vores Brand Mere ud af hverdagen. Indenfor disse områder har vi dels en del borgerkontakt og/eller gode muligheder for effektiviseringer. I arbejdet med digitalisering vurderer vi om digitaliseringen har været vellykket og har realiseret den ønskede værdi. Vi ved, at der i de fælles kommunale projekter som edag3 og e2012, kræves en fokuseret indsats, hvor vi må stille høje krav til hinanden, for at realisere målsætningerne. edag3 skal være implementeret senest 1. november 2010 og omhandler Digital Signatur på alle selvbetjeningsløsninger med national udbredelse. Integrere selvbetjeningsløsninger visuelt til borger.dk samt implementere Dokumentboks og NemSMS. e2012 omhandler bedre løsninger, stærkere fokus på digitalisering og øget anvendelse af digitale løsninger. Implementeringen starter i uge 20, 2010 og frem til 2012. Læs mere om edag3 og e2012 på side 11/12. 2
Vision, fortsat Når vi arbejder med digitalisering, sikrer vi, at vores investeringer ses i sammenhæng. Vi investerer derfor i løsninger: Hvor der er de nødvendige snitflader til andre systemer. Teknisk overholder fællesoffentlige standarder. Der understøtter standard arbejdsgange. Derved sikrer vi samtidig, at vi udnytter systemerne optimalt. Visionen og de følgende pejlemærker er langsigtede. Der arbejdes mod år 2014. Vision og pejlemærker er imidlertid ikke tidsfastsatte, og kan opfattes som overordnede målsætninger for digitaliseringsindsatsen. I slutningen af 2014 forventes en meget høj grad af opfyldelse vel vidende at visionen over tid også vil flytte sig. Vision og pejlemærker revideres mindst én gang i strategiperioden. 3
Pejlemærker og målsætninger Visionen konkretiseres gennem 5 pejlemærker, der kan opfattes som delvisioner der understøtter udmøntning af visionen. Disse skal gøre det muligt at vurdere om en given beslutning, aktivitet eller udvikling er i overensstemmelse med vores vision om digitalisering. For hvert pejlemærke er der formuleret et antal målsætninger, som skal være med til at sikre, at vi bevæger os i retning af at realisere vision og pejlemærker. Pejlemærker: Vores digitalisering giver mening og er en fornuftig investering. Vi prioriterer vores digitaliseringsindsatser. Med digitalisering skaber vi en effektiv service. Vi skaber digitalisering i samarbejde med andre. Vi fortæller den gode historie om vores digitalisering og er alle ambassadører for udbredelsen af vores digitale løsninger. 4
Pejlemærker og målsætninger Vores digitalisering giver mening og er en fornuftig investering Traditionelt iværksætter vi mange digitaliseringsprojekter, men vi mangler overblik og viden om, hvor vidt vi realiserer den ønskede værdi. I det fælles kommunale projekt e2012 skal vi udvælge et antal fokusområder for vores digitaliseringsindsats frem til 2012: - I 2010 udvælges 5 digitaliseringsområder. - I 2011 udvælges 5 digitaliseringsområder. - I 2012 udvælges 5 digitaliseringsområder. Vi vælger digitaliseringsprojekter der understøtter vores Brand Mere ud af hverdagen. Indenfor disse områder har vi dels en del borgerkontakt og/eller gode muligheder for effektiviseringer. Gennem løbende forbedringer af samspil og integration, tilgodeser vi effektiv anvendelse af itsystemerne. Dette understøtter mulighederne for videndeling og kommunikation. Ved bedre integration mellem systemerne kan dobbeltarbejde fjernes/mindskes. Vi skal anvende standard arbejdsgange med et minimum af lokal tilpasning. Derfor undersøger vi best practice på områderne og implementere dem, hvor det vil give os fordele. Konkrete mål: Vi arbejder målrettet med at øge borgernes digitale kommunikation og selvbetjening. Vi måler om vi realiserer den ønskede værdi af vores digitale løsninger. Vi bruger best practice til standardisering af interne arbejdsgange. 5
Pejlemærker og målsætninger Vi prioriterer vores digitaliseringsindsatser Vi sikrer en prioritering af de projekter vi iværksætter, som belyses i form af projektbeskrivelser, indeholdende en beskrivelse af den udbytte, der forventes at kunne realiseres som følge af projektet. Vi sikrer at de projekter vi sætter i gang, implementeres på den hurtigste og sikreste måde. Vi styrer derfor vores projekter på en ensartet måde, så vi får den optimale nytteværdi af det enkelte projekt. Vi vil sikre en effektiv styring af alle digitaliseringsprojekter, så projekter, der under projektforløbet ikke vurderes at skabe den forventede værdi, stoppes. Herved kan projektressourcerne i stedet anvendes til projekter der giver værdi. Digitaliseringsstrategien skabes på tværs af organisationen, og det er derfor vigtigt, at der udarbejdes handlingsplaner for de projekter som prioriteres. Der etableres et tværgående forum hvor digitalisering vil være højt prioriteret på dagsorden. Gruppen skal desuden medvirke til at højne digitaliseringsindsatsen i kommunen, ved at skabe synlighed på udvalgte områder for kommunen. It afdelingen vil være et centralt punkt som skal være med til at skabe overblik og sammenhæng i digitaliseringsløsningerne. Yderligere vil IT afdelingen være med til at bidrage med den nødvendige kompetence i digitaliseringsprojekterne. Konkrete mål: Vi sikrer en effektiv styring af de projekter vi iværksætter i form af projektbeskrivelser. Vi etablerer et tværgående forum hvor digitalisering vil være højt prioriteret. 6
Pejlemærker og målsætninger Med digitalisering skaber vi en effektiv service At skabe værdi i det vi gør, er vigtigt. Værdi er ikke kun effektiviseringer, men dækker også over værdier som serviceforbedringer, kvalitetsforbedringer og trivsel. For at skabe den nødvendige effektivisering og kvalitet i vores services, skal vores digitaliseringsindsatser indeholde en stor del kulturforandring. Først når kulturforandringen er gennemført, kan vi forvente at den ønskede værdi kan realiseres. Vi sætter fokus på, hvilke kanaler vi vil stille til rådighed for vores borgere. Det gør vi for at yde den bedste og billigste borgerservice. Derfor formulerer vi en kanalstrategi, der opprioriterer de digitale kanaler, som sikrer en fornuftig sammenhæng mellem de digitale services, der udbydes, og kommunens traditionelle kanaler. Vi sikrer konsistens mellem kommunens hjemmeside og andre offentlige portaler som f.eks. borger.dk og virk.dk ved i videst mulige omfang kun at have date ét sted eller bruge systemer der sikrer at det er samme data der vises flere steder. I det fællesoffentlige regi sætter vi fokus på digital borgerservice, ved at gennemføre de fællesoffentlige digitaliseringsprojekter hvor vi også benchmarker borgernes anvendelse af de digitale services på det fællesoffentlige danmarkskort www.digitaltlandkort.dk hvor kommunernes digitaliseringsgrad kan sammenlignes. Konkrete mål: Vi udarbejder en kanalstrategi, der opprioriterer de digitale kanaler. Vi sikrer konsistens mellem vores hjemmeside og andre offentlige portaler. Vi benchmarker borgernes anvendelse af vores digitale services på den fællesoffentlige side www.digitaltlandkort.dk Vi gennemfører edag3 og e2012 projekterne. 7
Pejlemærker og målsætninger Vi skaber digitalisering i samarbejde med andre Andre myndigheder skal opleve, at vi så vidt muligt indbyrdes udveksler data og dokumenter digitalt med henblik på at nedbringe manuelle arbejdsgange. Vi bakker op om en fælles indgang til det offentlige for borgere og virksomheder, så der opleves en større sammenhæng i de offentlige løsninger. Endvidere følger vi de fælles offentlige digitaliseringsinitiativer, og vi har en ambition om at deltage aktivt i udvikling af fælles offentlige løsninger og initiativer. Det fælleskommunale samarbejde Umbrella (Kombit) prioriteres højt og vi deltager aktivt med udvikling af konkrete løsninger, der sikrer en videreudvikling af borgerservicen og giver administrative gevinster. 73 kommuner har tilsluttet sig det overordnede samarbejde i Umbrella. Vi prioriterer nødvendigheden af sammenhænge mellem vores systemer, derfor er åbne snitflader et vigtigt prioriteringskriterium. Dette gælder også for de systemer vi har, der har snitflader til andre myndigheder eller samarbejdspartnere. Konkrete mål: Vi deltager med ressourcer i udvikling af fælles kommunale løsninger. Vi implementerer Umbrella udviklede løsninger hvor det giver os gevinst. Vi vælger systemer med åbne snitflader. 8
Pejlemærker og målsætninger Vi fortæller den gode historie om vores digitalisering og er alle ambassadører for udbredelsen af vores digitale løsninger Kommunikation er et fokusområde i forbindelse med vores digitaliseringsinitiativer. Vi sikrer, at vi altid kommunikerer den rette information til den rette målgruppe, og vores kommunikation omkring digitaliseringsindsatsen hænger sammen med vores kommunikationsstrategi. Vi anvender de digitale medier både internt og eksternt til vores kommunikation, og vi sikrer, at vores borgere kan kommunikere digitalt med os. Vi har allerede mange succeser med digitalisering i kommunen. For at vi kan lære af hinanden, og andre kan lære af os, sætter vi fokus på at kommunikere de gode historier ud til medarbejdere og pressen. Det vigtigste udgangspunkt for digitalisering internt i kommunen og eksternt mod kommunens borgere og virksomheder er vores eget kendskab til de digitale services, vi udbyder. Vi skal alle kende vores services og i relevant omfang anvende dem. En anden vigtig forudsætning for en reel udnyttelse af de mange digitale borgerservices er borgernes og virksomhedernes lyst, kendskab og evner til at bruge tilbuddene. Vi vil derfor understøtte og motivere borgerne i brugen af de digitale servicemuligheder. Selvbetjening og digital kommunikation integreres i den daglige kontakt og servicevaretagelse overfor borgere og virksomheder, så de motiveres og oplæres, samtidigt med at de opdager mulighederne for bedre og lettere fremtidig service. Ligesom den eksterne motivation er vigtig for kommunikationen med og opgavevaretagelsen i kommunen, er den indadvendte motivation i forhold til at understøtte effektiviserings- og videndelingsinitiativer gennem digitalisering af stor vigtighed for os. Konkrete mål: Vi fortæller de gode historier hvor der fremhæves et element af digitalisering. Vi markedsfører digitale løsninger (både eksterne og interne). Vi bruger e-boks (Dokumentboks) og digital signatur. Vi vil sikre at alle vores frontmedarbejdere har kompetencer, der gør dem til digitale ambassadører, som kan markedsføre de digitale kanaler overfor borgerne. Vi kender alle vores digitale serviceløsninger inden for vores område. 9
Bilag På de efterfølgende sider er hovedpunkterne i de Fælles kommunale projekter edag3 og e2012 beskrevet. På www.kl.dk kan der læses mere om projekterne. 10
Fælles kommunale projekter edag3 Nem adgang til det offentlige på nettet. Edag3 er en del af økonomiaftalen. Med aftalen om kommunernes økonomi for 2010 har Regeringen og KL indgået aftale om edag3. I budgetvejledningen for kommunernes økonomi for 2010 kan man læse mere om omkostningerne til edag3. edag3 giver ligeledes en række muligheder for gevinster for kommunerne. I løbet af efteråret vil KL orientere kommunerne om hvordan, kommunerne indhenter gevinsterne ved edag3. Edag3 bliver afholdt i hele landet i alle myndigheder 1. november 2010. Det betyder, at borgere og virksomheder efter edag3 kan: Nemt og sikkert logge på borger.dk og få adgang til alle offentlige selvbetjeningsløsninger. Modtage og sende post fra og til offentlige myndigheder i deres Digitale Dokumentboks. Modtage SMS-påmindelser om aftaler om fremmøde med kommunen. Aftalen betyder, at kommunerne skal: implementere Digital Signatur på alle selvbetjeningsløsninger med national udbredelse der kræver login implementere NemLogin på alle selvbetjeningsløsninger med national udbredelse der kræver login integrere selvbetjeningsløsninger visuelt til borger.dk implementere Dokumentboks og NemSMS. 11
Fælles kommunale projekter e2012 Den fælleskommunale vision for e2012 Kommunerne tager ansvar for, at borgerne oplever en effektiv digital service, der tager udgangspunkt i deres behov. Bedre løsninger Kommunernes digitale service giver borgerne klare fordele og kommunen en mere effektiv administration. 1. Kommunerne sender og modtager dokumenter digitalt via Dokumentboks. 2. Kommunerne anvender NemSMS. 3. Kommunale digitale løsninger anvender kun digital signatur og er på NemLogin. 4. Alle borger- og virksomhedsblanketter er tilgængelige på kommunens hjemmeside og de fællesoffentlige portaler med NemLogin og forudfyldte data. 5. Kommunerne har 5 digitale borgerforløb, der giver en mere effektiv forvaltning og bedre digital service. Stærkere fokus Kommunale politikere og ledere har mod og vilje til at gå forrest og prioritere den digitale kommunikation. 1. Byrådet vedtager en kanal- og servicestrategi for, hvordan anvendelsen af digital service øges. 2. Byrådet vedtager en e2012-handlingsplan for, hvordan e2012-målet realiseres (implementering af løsninger). 3. Alle kommuner udarbejder en strategi for at øge ledere og medarbejderes digitale kompetencer. Øget anvendelse Kommunerne tilbyder digital service, så det er borgernes naturlige førstevalg. 1. Ledere og medarbejdere er ambassadører for digital service. 2. Kommunerne sætter mål for anvendelsen af digital service på udvalgte områder og måler på om de nås. 3. Kommunerne deltager i fællesoffentlige edage. 4. Kommunerne markedsfører digital service. 12