Udbud af vandanalyser Henriette Jakobsen hj@vardeforsyning.dk DANVA Forsyningstræf 2013 Dagsorden Hvad skal man igennem ved et udbud Overvejelser før et udbud Udbudsprocessen Opstart med nyt laboratorium Konstellationen ved Varde s udbud Skal du selv i gang? 2 1
Dagsorden Hvad skal man igennem ved et udbud Overvejelser før et udbud Udbudsprocessen Opstart med nyt laboratorium Konstellationen ved Varde s udbud Skal du selv i gang? 3 Overvejelser før et udbud Alene, rådgiver eller samarbejde Omfang Hvilke analyser skal med Hvad plejer det at koste Intern overvågning, Direktiv Udbud, offentligt/begrænset Tildelingskriterier 4 2
Overvejelser før et udbud - Alene, rådgiver eller samarbejde Hvordan skal opgaven gennemføres? Gør det selv Have rådgiver til at gøre det Find nogen at slå sig sammen med Gør det selv Have rådgiver til at gøre det Fordele/Ulemper Arbejdsbyrde Økonomi 5 Overvejelser før et udbud - Alene, rådgiver eller samarbejde 2 Varde: Gammel aftale samarbejde 4 kommuner med rådgiver Beslutning gør det selv (intern ekspertise) Samarbejde arbejdet er lige stort om vi gør det for os selv eller sammen andre. Samarbejde med kommuner, andre forsyninger, og private vandværker Arbejdsbyrde Fordele flere til at dele udgiften, bedre tilbudspriser, ERFA/samarbejde Ulemper størrelse, færre tilbudsgivere 6 3
Overvejelser før et udbud - Omfang Hvilke analyser skal med - art? Drikkevand Spildevand Samarbejdspartnere kommuner (perkolat, badevand, overvågning) Hvad plejer disse at koste (kr) på årsbasis? 7 Overvejelser før et udbud - Intern overvågning Afhængigt af eventuelle samarbejdsparter og ønskede ydelser vælges: Direktiv og ydelsestype Forsyningsvirksomhedsdirektivet (Varme + Vand) Udbudsdirektivet (Kommuner + Kloak og Spildevand + Affald) Vareindkøb og tjenesteydelser Bygge- og anlægsarbejder Afhængigt af forventet økonomi vurderes tærskelværdier og udbudstype vælges: Se tærskelværdierne på konkurrencestyrelsens hjemmeside www.kfst.dk, under Offentlig konkurrence, regler og vejledninger 8 4
Overvejelser før et udbud - Tildelingskriterier Hvad skal tilbudsgiver vinde på? 1. Billigste pris 2. Økonomisk mest fordelagtige tilbud Ad 1, vurdering udelukkende på prisen Ad 2, i vurderingen kan indvægtes flere forhold foruden pris, eks: kvalitetskrav servicetilbud 9 Overvejelser før et udbud Varde: Alene, rådgiver eller samarbejde Samarbejde 6 forsyninger, 3 kommuner og 3 vandværker Omfang DrV, 3 vandværker, 25 ledningsnetprøver, SpV, 10 renseanlæg ind/udløb, slam Hvad plejer det at koste ~kr. 530.000,- Intern overvågning, Udbudsdirektiv (spildevand og kommuner indgår) Udbud, Offentligt Tildelingskriterier Økonomisk mest fordelagtigt tilbud (pris, kvalitet og service) 10 5
Dagsorden Hvad skal man igennem ved et udbud Overvejelser før et udbud Udbudsprocessen Opstart med nyt laboratorium Konstellationen ved Varde s udbud Skal du selv i gang? 11 Processen - offentligt udbud Udbudsmateriale udarbejdes Udbudsbekendtgørelse udfyldes (link via www.kfst.dk ) Tilbudsperioden/tilbudsfristen overstås Indkomne tilbud vurderes (udvælgelses- og tildelingskriterier) Vinder meddeles Standstillperiode Kontrakt og opstart 12 6
Processen - udbudsmaterialet Generelt Afsnittet bruges til de generelle overordnede forhold for udbuddet Ydelsesbeskrivelsen Afsnittet bruges til en specifik beskrivelse af de krav og ønsker vi har til laboratoriets tjenesteydelse. Tilbudslisten En oplistning af de prøvetagninger/analyser som indgår i udbuddet. Eventuelt kan der være lister til ekstra ydelser (eks. hasteanalyser) 13 Processen - Udbudsmaterialet, generelt Gældende love og regler Sprog Kontraktperiode Udvælgelseskriterier Tildelingskriterier Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist 14 7
Processen - Udbudsmaterialet, ydelsesbeskrivelsen Prøveudtagning/prøveafhentning og planlægning deraf Rekvisitioner og emballage Analyser og detektionsgrænser Afrapportering Alarmering ved overskredne grænseværdier Kontakt og konsulentbistand Er der nogle særlige forhold der skal tages højde for? Eks. afstand kørefastvej til boringer Eks. særligt udstyr kræves for gennemførsel 15 Processen - Udbudsmaterialet, tilbudslisten Oplist analyseønsker analyseparametre hyppighed lokaliteter skal laboratoriet udtage prøverne Ekstra priser hasteprøveudtagning og analyser priser på andre analyser end de oplistede 16 8
Processen - udvælgelse og tildeling Lever laboratoriet op til udvælgelseskravene? Tildeling Oplist krav og ønsker (ydelsesbeskrivelsen) og vurder hver enkelt tilbudsgiver. Gør det skriftligt, og ensartet fra tilbudsgiver til tilbudsgiver (ligebehandling) Giv point efter forud fastsatte kriterier Summer point og udpeg vinder 17 Processen - standstill, kontrakt og opstart Når vinderen er meddelt begynder standstillperioden (typisk 15 dg) Herefter kan kontrakten underskrives, og ydelsen opstartes 18 9
Dagsorden Hvad skal man igennem ved et udbud Overvejelser før et udbud Udbudsprocessen Opstart med nyt laboratorium Konstellationen ved Varde s udbud Skal du selv i gang? 19 Opstart med nyt laboratorium Forarbejde Prøvetagningsplan Rekvisitioner Afrapportering Alarmering ved overskridelser Telefonlister Det praktiske Nøgler Lokaliteter 20 10
Dagsorden Hvad skal man igennem ved et udbud Overvejelser før et udbud Udbudsprocessen Opstart med nyt laboratorium Konstellationen ved Varde s udbud Skal du selv i gang? 21 Skal du selv i gang? Få styr på: hvad/hvor meget I plejer at få prøvetaget og analyseret hvad har vi af krav/ønsker til laboratoriet Søg viden på: www.kfst.dk/udbudsomraadet www.udbud.dk www.udbudsportalen.dk Udbudsmaterialer til inspiration: Ring til naboen. www.fvd.dk under vandværksdrift/analyser/udbudsmateriale www.danva.dk en arbejdsgruppe er pt. ved at udarbejde et nyt materiale som kan bruges til både drikkevand og spildevand og slam 22 11
Tak for jeres opmærksomhed Spørgsmål? 23 12