Ejendomsadministration. i kommuner og regioner. Bedre rammer for velfærd

Ejendomsadministration i kommuner og regioner Bedre rammer for velfærd Maj 2008

Udgivet af danske Regioner Erhvervs- og Byggestyrelsen Finansministeriet KL Slots- og Ejendomsstyrelsen Velfærdsministeriet maj 2008 Oplag 2.000 ISBN 978-87-92265-02-9 Elektronisk ISBN 978-87-92265-03-6 Design af omslag BGRAPHIC Foto Tryk Scanpix og Region Midtjylland Schultz Grafisk A/S

Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 7 1.1 Projektets organisering... 8 2. Sammenfatning...10 2.1 Den samlede kommunale og regionale ejendomsmasse... 10 2.2 Mål og rammer... 11 2.3 Organisationsmodeller... 12 2.4 Huslejemodel... 13 2.5 Nøgletalsstyring... 14 2.6 Vedligeholdelse... 15 3. Den samlede kommunale og regionale ejendomsmasse... 18 3.1 Overblik over den samlede kommunale og regionale ejendomsmasse... 18 3.2 Ejendomsværdi og vedligeholdelsesbudget... 19 3.3 Kortlægning af tilstanden i den kommunale og regionale ejendomsmasse... 21 3.4 Tilstanden for kommunale og regionale ejendomme inden for de enkelte kategorier... 24 3.4.1 Funktionalitet... 24 3.4.2 Teknisk tilstand... 25 3.4.3 Fysisk arbejdsmiljø... 26 3.4.4 Målopfyldelse i forhold til bygningsreglement mv.... 27 3.5 Bygningstype, alder og størrelse... 28 3.6 Vurdering af analysens validitet... 30 Bilag 3.1 Beregning af budgetterede udgifter til vedligeholdelse foretaget af Rambøll Management... 32 Bilag 3.2 Metode til tilstandsvurdering, som Rambøll Management har baseret registreringen på... 33 B.3.2.1 Analyse-setup... 33 B.3.2.2Metode til beregning af karakterer for tilstandsniveauet... 34 4. Mål og rammer for kommunal og regional ejendomsadministration... 38 4.1 Indledning...38 4.2 Mål med forvaltning af ejendomme... 38 4.3 Hvad er vigtigt for at inddrage brugerne... 40 4.4 Hvad er vigtigt for at vedligeholde bygningerne... 40 4.5 Bedst og billigst opgaveløsning... 41 4.6 Bedre lokaleanvendelse... 42 4.7 Regelgrundlaget for forvaltning af ejendomme i kommuner og regioner... 43 4.7.1 Kompetencefordeling... 43 4.7.2 Årsbudgettet, herunder tillægsbevillinger... 44 4.7.3 Anlægsbevillinger... 45 4.7.4 Låneoptagelse... 45 4.7.5 Indgåelse af leje- og leasingforpligtelser, som udgør en særlig forpligtelse for kommunen eller regionen... 46 4.7.6 Indgåelse af aftaler om sale-and-lease-back... 46 4.7.7 Indkøb til ejendomsdrift... 46

Indholdsfortegnelse 4.8 Kommunernes og regionernes deltagelse i offentlige-private samarbejdsprojekter... 47 5. Organisering af ejendomsforvaltning i kommuner og regioner... 50 5.1 Indledning...50 5.2 Organisation af ejendomsopgaverne i kommunerne... 50 5.3 Organisationsmodeller... 51 5.4 Decentral model: Fagudvalg/Fagforvaltning/institution varetager ansvaret for at forvalte ejendommene... 54 5.5 Modeller med en samlet ejendomsenhed... 55 5.6 Fordele og ulemper ved de enkelte modeller... 58 5.7 Anbefalinger... 61 6. Huslejemodeller... 62 6.1 Hvad er en huslejemodel... 62 6.2 Rationalet bag indførelse af husleje... 62 6.2.1 Forbedret omkostningsbevidsthed hos brugerne ved at synliggøre ejendomsudgifter... 63 6.2.2 Synliggørelse af udgifter på brugernes budgetter... 63 6.2.3 Sikre brugerindflydelse på de anvendte ejendomme... 64 6.2.4 Øget kundefokus... 64 6.2.5 Bedre arealanvendelse og incitament til at forsøge at spare på huslejen.. 64 6.2.6 Et væsentligt element i taksfastsættelsen af kommunale serviceydelser... 65 6.2.7 Dynamik og rettidig omhu... 65 6.2.8 Mulighed for lejefinansiering af modernisering/ombygning... 65 6.3 Principper for lejefastsættelse... 66 6.3.1 Markedsleje... 66 6.3.2 Omkostningsbestemt leje... 67 6.3.3 Andre modeller for fastsættelse af leje... 68 6.4 Udfordringer ved indførelse af husleje i kommunerne... 68 6.4.1 Det kommunale budget- og regnskabssystem... 68 6.4.2 Proces med flytning af kapitalapparat... 69 6.4.3 Opbygning af ny organisationskultur... 70 6.5 Modeller for indførelse af husleje i kommunerne... 70 6.5.1 Forvaltningsniveauet som lejer... 70 6.5.2 Bevillingsmæssige konsekvenser... 71 6.5.3 Huslejemodel inden for de eksisterende regler i budget- og regnskabssystemet for kommuner... 71 6.6 Overgang fra ejer til lejer... 73 6.7 Anbefalinger... 73 7. Nøgletalsstyring... 75 7.1 Indledning...75 7.2 Indsamling af data i kommunerne til økonomisk prioritering og styring... 75 7.3 Behov for dataindsamling til at vurdere lokaleudnyttelse og beregning af nøgletal for ressourceanvendelsen... 78 7.4 Behov for nøgletal til at vurdere, om ejendomsforvaltningen er effektiv og ressourcerne anvendes optimalt.... 79

Indholdsfortegnelse 7.5 Anbefalinger... 82 Bilag 7.1 Standardiserede nøgletal til ekstern benchmark... 83 B.7.1.1 DFM-nøgletal... 83 B.7.1.2 DEI-nøgletal... 83 Bilag 7.2 Grunddatabaser... 85 B.7.2.1 Adgang til data i registrene... 87 8. Vedligeholdelse - planlægning og styring af langsigtet vedligehold... 90 8.1 Indledning...90 8.2 Tilstandsvurdering af kommunale ejendomme... 90 8.3 Udvendig vedligeholdelse planlægningshorisont og prioritering efter trang... 92 8.4 Kommunernes budgetter til vedligeholdelse... 95 8.5 Anbefalinger... 97 Bilag 8.1 Statslig anvendelse af bygningssyn... 98 Bilag 8.2 Praktisk anvendelse af tilstandsvurdering... 100 Bilag 1 Kommissorium... 104 Redaktionen er afsluttet den 22. april 2008

Kapitel 1 Indledning 1. Indledning Strukturreformen har givet større opmærksomhed på spørgsmålet om organisering af den kommunale ejendomsadministration. Den generelt større ejendomsmasse i den enkelte kommune giver både effektiviseringsmuligheder og behov for andre styringsformer. De fleste sammenlægningskommuner er ved at opbygge og etablere en organisation på området, og ikke alle har fundet den endelige organisationsform og normering. Formålet med denne rapport er derfor at samle og formidle den eksisterende viden om organisation og styringsformer inden for offentlig ejendomsforvaltning til kommunerne. Rapporten har haft Bygherreforeningen og Boligfonden Kubens rapport om Organisering af kommunale bygherre- og ejendomsforvaltningsopgaver fra juni 2006 som udgangspunkt, men har samtidig ønsket at gå videre. Rapporten indeholder en selvstændig undersøgelse af tilstanden i de kommunale bygninger og af nuværende organisations- og styringsmodeller i kommunernes ejendomsforvaltning. Undersøgelsen af kommunernes og regionernes ejendomsforvaltning er foretaget af Rambøll Management, jf. beskrivelsen af projektets organisering nedenfor, mens selve rapporten er udarbejdet af en arbejdsgruppe nedsat under Styregruppen for Tværoffentlige Samarbejder (STS). Arbejdsgruppens sammensætning er beskrevet nedenfor. STS-Kommissoriet for arbejdet er anført som bilag til rapporten. Regionernes største ejendomsområde, sygehusene, er ikke beskrevet i rapporten. De største sygehuse varetager bygnings- og ejendomsforvaltning decentralt, dvs. på de enkelte institutioner. På sygehusområdet er der tale om store enheder med en tæt relation mellem bygningsdrift og den primære opgave, hvilket gør en selvstændig specialiseret organisering tæt på installationer og brugere til den oplagte organisationsform. Det medfører, at ejendomsforvaltningen på sygehusene ikke har de samme muligheder for omprioriteringer eller forskellige styringsmodeller, som det fx er muligt i en kommune eller i kommunale institutioner. Derudover skal regionerne til at iværksætte en ny sygehusstruktur, der vil føre til ændringer i bygningsmassen. På sigt vil ændringerne give nye muligheder for at gennemtænke ejendomsforvaltningen i regionerne. Rapporten fokuserer på ejendomsforvaltning det vil sige administration, drift og vedligeholdelse, langsigtet om-/nybygning og vedligehold samt kvadratmeterudnyttelse. Det er en smallere afgrænsning, end der eksempelvis anvendes under overskriften facilities management (FM), som omfatter alle services, der understøtter kernevirksomheden (eksempelvis også rengøring, kantine, vagtservice mv.). Det skyldes, at arbejdsgruppen har ønsket særlig fokus på bygningsmassen som et vigtigt aktiv, der skal forvaltes på bedst mulig måde i overensstemmelse med det serviceniveau, der fastlægges af den enkelte kommunalbestyrelse. 7

Kapitel 1.Indledning Rapporten beskæftiger sig ikke med styring af bygningsopgaver, idet et andet STSprojekt ser specifikt på kommunal og regional praksis ved gennemførelse af anlægsprojekter. 1 1.1 Projektets organisering Analysen af den kommunale og regionale ejendomsadministration er gennemført inden for rammerne af STS-samarbejdet. Rapporten er udarbejdet af en arbejdsgruppe med følgende medlemmer: Slots- og Ejendomsstyrelsen (formand for arbejdsgruppen): Kristian Lyk-Jensen Catherine Skak Nielsen Peter Torp Madsen Michael Ryager Malene Schultz-Jørgensen Finansministeriet: Laura Lund Olsen Kommunernes Landsforening: Torben Buse Ulrik Johansen Morten Mandøe Danske Regioner: Henrik Vinther Velfærdsministeriet: Henning Elkjær Nielsen Erhvervs- og Byggestyrelsen: John Noes Jørgensen Line Groes Indsamling af data og statistiske analyser er foretaget af Rambøll Management Rambøll Managements opgave har været at indsamle og analysere data om den faktiske ejendomsadministration og formidle disse input og resultater til projektgruppen. Rambøll Management har gennemført følgende hovedaktiviteter: 1 Der henvises til projektet Kommunal og regional praksis ved gennemførelse af anlægsprojekter 8

Kapitel 1 Indledning En web-baseret survey henvendt til alle 98 kommuner, hvoraf 65 kommuner har svaret, hvilket giver en besvarelsesprocent på 66,3 pct. Personlige interviews med bygningschefer i 12 kommuner og 2 regioner suppleret med kvalitative interviews med relevante kommuner. Registreringer af tilstandsniveauet for 300 ejendomme på samlet 760.663 m2 i 7 udvalgte kommuner og 1 region (dog kun bygninger vedr. psykiatri). Når der i det følgende henvises til undersøgelsen af kommuner og regioner, er det til disse aktiviteter. 9

Kapitel 2. Sammenfatning 2. Sammenfatning For kommuner og regioner indebærer dannelsen af større enheder i forbindelse med opgave- og strukturreformen i sig selv overvejelser om, hvordan forvaltningen kan organiseres fremover herunder også ejendomsforvaltningen. Samtidig giver større økonomisk volumen mulighed for samling af opgaverne og specialisering indenfor forvaltningen. Det styrker de faglige rammer for opgaveløsningen. Kvalitetsreformen sætter yderligere fokus på behovet for tidssvarende fysiske rammer. Kommunerne og regionerne står således i en situation, hvor der både er mulighed for og forventning om en professionel ejendomsforvaltning. Erfaringerne i staten er, at der kan opnås effektiviseringsgevinster ved at samle ejendomsopgaverne og ved at skabe incitamenter til en mere omkostningsbevidst adfærd. Incitamenterne omfatter huslejeordning, nøgletalsstyring og langsigtet planlægning og tværgående prioritering af vedligeholdelsesmidlerne. Det har bidraget til større effektivitet i de statslige institutioners lokaleanvendelse og til en mere aktiv kapitalforvaltning. 2.1 Den samlede kommunale og regionale ejendomsmasse På landsplan udgør kommunernes samlede ejendomsmasse omkring 30 mio. m 2 fordelt på ca. 45.000 ejendomme. Det svarer til, at hver kommune i gennemsnit forvalter omkring 300.000 m 2 eller ca. 460 ejendomme. På grundlag af kommunernes egne oplysninger om de budgetterede udgifter til vedligeholdelse i 2007 kan budgetterne på landsplan skønnes til i størrelsesordenen 2,5 mia. kr. Heraf anslås budgetterne til udvendig vedligeholdelse til ca. 1,6 mia. kr. og til indvendig vedligeholdelse ca. 0,9 mia. kr. Værdien af den kommunale ejendomsmasse udgør omkring 190 mia. kr. opgjort efter den bogførte værdi. I gennemsnit forvalter hver kommune ejendomme af en værdi på omkring 1,9 mia. kr. med budgetterede udgifter til både indvendig og udvendig vedligeholdelse på omkring 25 mio.kr. årligt. På grundlag af en stikprøve foretaget af Rambøll Management på 295 ejendomme i 7 kommuner og 12 ejendomme i én region vurderes tilstandsniveauet til mellem 50 og 70 på en skala fra 0 til 100 det vil sige middel. Vurderingen af tilstanden kan ikke ligestilles med et bygningssyn, men er gennemført ved at stille de deltagende kommuner og regioner en række spørgsmål om ejendommenes tilstand. Tilstandsvurderingen omfatter her både en vurdering af den tekniske tilstand, en vurdering af mål-opfyldelse i forhold til bygningsreglement mv., en vurdering af det fysiske arbejdsmiljø, samt en vurdering af bygningernes funktionalitet. 10

Kapitel 2. Sammenfatning Fysisk arbejdsmiljø og funktionalitet ligger generelt på et middelgodt niveau på omkring 70, mens målopfyldelse i forhold til bygningsreglement mv. ligger lidt højere. Det at en ejendom ikke har opnået karakteren 100, betyder ikke nødvendigvis at den overtræder lovgivningen, idet eksisterende bygninger ikke skal efterleve de regler, der gælder for nybyggeri. Den tekniske tilstandsvurdering ligger lavere med et tilstandsniveau på mellem 40 og 60, dvs. på et niveau, hvor bedre tilstand ofte vil kræve oprettende vedligehold. Undersøgelsen viser endvidere, at det især er skolerne i kommunerne, der har et lavt niveau for teknisk tilstand. Jo ældre og jo større en bygning er, jo lavere niveau opnår den i samtlige tilstandskategorier. Desuden afhænger tilstandsvurderingen af bygningstypen (det vil sige de bygningsmaterialer, som udgør en betydelig del af bygningen), hvor midlertidigt byggeri, som pavilloner mv., opnår betydeligt lavere karakterer på alle områder. 2.2 Mål og rammer Det helt overordnede mål for forvaltning af ejendomme er, at bygningsmassen understøtter den virksomhed, der foregår i lokalerne. Det sker ved, at kommuner og regioner bedst og billigst muligt stiller velbeliggende, velindrettede og velfungerende lokaler til rådighed og ved at lokalerne er så tidssvarende som muligt og kan matche udviklingen i brugernes behov. For at tage højde for brugernes behov, kan brugerne inddrages i beslutningsprocesser om de fysiske rammer i form af beslutninger om lokalebehov, planer for ny-, om- og tilbygninger, større vedligeholdelsesopgaver mv. Den kommunale og regionale ejendomsmasse repræsenterer endvidere store værdier. Det har derfor betydning, at de afsatte økonomiske midler til vedligeholdelse anvendes effektivt og prioriteres på en måde, der sikrer værdierne bedst muligt. Med de nye store kommuner er der bedre mulighed for at høste effektiviseringsgevinster gennem specialisering og stordriftsfordele og dermed få mere bygning for pengene. Stordriftsfordele kan opnås gennem besparelser ved fælles indkøb til ejendomsdriften på tværs af den interne organisation, fagområder og ejendomme. En forvaltning med mange ejendomsopgaver kan bedre udvikle specialiserede funktioner, der kan sikre høj kvalitet i opgaveløsningen. Specialiserede ejendomsenheder giver samtidig fagforvaltningerne og institutionerne mulighed for at fokusere på deres kerneopgaver. Det kan frigøre dem for den administrative byrde, det kan være for dem at varetage drift og vedligeholdelse af deres lokaler. Endelig muliggør det øget inddragelse af private aktører i opgavevaretagelsen. En central registrering af lokaleanvendelsen og styring af lokalebehovet giver mulighed for at stille ledige ejendomme til rådighed for andre brugere i kommunen eller regionen, og kan dermed bidrage til en høj udnyttelse af lokalerne. Netop nu står nogle af landets kommuner som følge af kommunalreformen med en sammenbragt ejendomsportefølje, hvor der kan være et potentiale for via en bedre udnyttelse af ejendommene at hjemtage nogle af de gevinster, som er et af målene med kommunalreformen. 11

Kapitel 2. Sammenfatning Regelgrundlaget for kommuner og regioners aktiviteter bestemmer, at det overordnede ansvar påhviler kommunalbestyrelse og regionsråd. Det politiske ansvar for ejendomsforvaltningen påhviler de politiske udvalg og kan være forankret i et eller flere udvalg. 2.3 Organisationsmodeller Undersøgelsen af kommunernes organisering viser, at 7 ud af 10 kommuner har samlet, eller er ved at samle løsningen af ejendomsopgaver i en ejendomsenhed. 3 ud af 10 kommuner har ikke samlet ejendomsopgaverne. Her varetages opgaverne i samarbejde mellem brugerne det vil sige fagforvaltningerne og institutionerne. Begrundelsen for at placere ejendomsopgaverne i fagforvaltningerne og institutionerne er blandt andet, at kommunerne ønsker, at brugerne har indflydelse på og føler et incitament til at deltage i vedligeholdelse og udvikling af kommunens bygninger. Fordelen ved modellen er, at den giver fagforvaltningen/institutionerne fuld indflydelse og ansvar for deres fysiske rammer. Bevægelsen mod at samle ejendomsopgaverne synes især at være begrundet i, at flere sammenlagte kommuner har fundet det naturligt at etablere en ejendomsenhed ved den nye kommunes etablering. For at få et mere nuanceret billede af kommunerne, der har samlet ejendomsopgaverne, er de delt op i to grupper. Den ene gruppe har en ejendomsenhed, som har samlet de udførende opgaver og forvalter ejendommene på vegne af fagforvaltningerne og institutionerne (forvaltermodellen). Den anden gruppe har et ejendomscenter eller ejendomsenhed, der har den fulde beslutningskompetence om forvaltning af kommunens ejendomme (selvstændig ejendomsenhed). Forvaltermodellen muliggør en mere effektiv ressourcestyring ved blandt andet at indhøste stordriftsfordele, og ved at skabe bedre rammer for opgaveløsningen, når kommunens byggefaglige kompetencer samles, og når der er tilvejebragt et tværgående overblik over ejendomsmassen. En selvstændig, central ejendomsenhed, som varetager hele ansvaret for forvaltningen af kommunens ejendomme, har tillige mulighed for, indenfor den givne økonomiske ramme, at prioritere eksempelvis ejendomme med det mest presserende vedligeholdelsesbehov. Derved bliver rammerne for at styre forvaltningen af kapitalapparatet bedre. Den regionale ejendomsadministration er tilrettelagt efter en model med et centralt bygningskontor, der har ansvaret for både de strategiske overordnede opgaver og de konkrete udførende opgaver for fagområderne, bortset fra sundhedsområdet. Ansvaret for drift og vedligeholdelse af sygehusenes bygningsmasse er forankret under de enkelte sygehuse med reference til sygehusledelsen. Opgaven er så omfattende, at en selvstændig specialiseret organisering tæt på brugere er den oplagte organisationsform. 12

Kapitel 2. Sammenfatning Arbejdsgruppen anbefaler kommuner og regioner at sætte fokus på de rationaler, der er knyttet til de forskellige former for organisering af ejendomsforvaltningen, med henblik på opfyldelse af kommunens politiske målsætning for ejendomsforvaltningen. Arbejdsgruppen anbefaler, at ejendomsområdet sikres klar politisk forankring og understøttes ved at samle opgaverne i en ejendomsenhed. Arbejdsgruppen anbefaler, at kommuner og regioner indfører mekanismer, som nøgletalsstyring og benchmark for at effektivisere ressourcestyringen i forvaltningen af ejendomme. Arbejdsgruppen anbefaler endvidere, at brugerbehovet (fagforvaltningerne/institutionernes behov) står centralt for ejendomsenhedens virke. 2.4 Huslejemodel Kommuner med en samlet ejendomsenhed har også muligheden for at indføre en huslejemodel. Huslejemodellen kræver en klar fordeling af rollerne som udlejer og lejer, samt en organisation til at bakke op om udlejerfunktionen. Også i regionerne kan det være relevant at overveje huslejemodeller dog under hensyntagen til den særlige regionsmodel for ejendomsadministration. Der er fordele ved etablering af en samlet ejendomsenhed, men også en risiko for at indsigten i sammenhængen mellem bevilling og aktivitet reduceres, samt at brugernes indflydelse på ejendommene mindskes og dermed deres ansvarsfølelse over for lokalerne. Gennem huslejeordninger bevares brugernes indflydelse og ansvarsfølelse overfor de lokaler, de anvender. Brugerne kan indenfor deres driftsramme prioritere moderniseringer af de lokaler, de anvender, mod højere husleje. Endvidere bevares brugernes indsigt i sammenhængen mellem bevilling og aktivitet. Samtidig skaber huslejeordninger gennemsigtighed i ejendomsforvaltningen og sikrer kommunalbestyrelsens styringsmuligheder. Når huslejen fastlægges på grundlag af omkostningerne til drift og vedligeholdelse af bygningerne, synliggøres ressourceforbruget både for borgere og kommunalbestyrelse. Synliggøres omkostningerne til lokaleanvendelse, medfører det også et større økonomisk incitament til en mere rationel og omkostningsbevidst adfærd, herunder løbende tilpasning af lokaleforbruget. Erfaringen i staten er, at det har ført til en mere effektiv lokaleanvendelse. Øget transparens omkring lokaleudgifter og indgåelse af lejeaftaler indebærer på den anden side transaktionsomkostninger. Arbejdsgruppen anbefaler på denne baggrund kommuner og regioner at overveje at udnytte de rationaler, der ligger i en huslejemodel. En huslejeordning kan indføres gradvist, således at de områder, hvor der er størst incitaments- og styringsgevinster, først omfattes af en huslejeordning. Huslejefastsættelsen foreslås som 13

Kapitel 2. Sammenfatning udgangspunkt at være omkostningsbestemt, da størstedelen af de kommunale og regionale bygninger er bundne ejendomme. Arbejdsgruppen anbefaler, at huslejekontrakter som udgangspunkt indgås mellem ejendomsenheden og fagforvaltningerne frem for de enkelte institutioner idet der på forvaltningsniveau er en tilstrækkelig volumen til at kunne påvirke ejendomsporteføljen og derved mulighed for at kunne udnytte rationalerne ved en huslejemodel. Arbejdsgruppen anbefaler endvidere, at Budget- og Regnskabsudvalget under Velfærdsministeriet nærmere overvejer, om budget- og regnskabsreglerne kan understøtte anvendelse af huslejemodeller i kommuner og regioner. 2.5 Nøgletalsstyring En grundlæggende forudsætning for at kunne udøve en økonomisk styring af ejendomsområdet er at have viden om, hvad ressourcerne samlet set bliver brugt til. Undersøgelsen viser, at flertallet af kommuner og regioner kan opgive et samlet budgetteret beløb til vedligeholdelse, mens økonomiske oplysninger i form af afholdte udgifter ikke kan udledes af regnskabet, da disse udgifter ikke konteres særskilt i de interne kontoplaner. Arbejdet med beregning af nøgletal kan begrænses til få og helt centrale nøgletal, som eksempelvis administrationsomkostninger pr. m 2, samt drifts- og vedligeholdelsesomkostninger pr. m 2. Der er ikke i dag krav om at kunne udskille disse udgiftstyper af regnskabet, og det vil derfor kræve en ændring af kommuners og regioners kontering at indsamle disse data. Det er dog muligt inden for de eksisterende rammer af de autoriserede kontoplaner for henholdsvis kommuner og regioner. I kommuner, hvor ejendomsopgaverne er samlet, er det nødvendigt, at ejendomsenheden i detaljeret omfang kan redegøre for ressourceanvendelsen. Formålet er dels at synliggøre, hvad ressourcerne anvendes til, og dels at danne grundlag for at prioritere ejendomsenhedens ressourceanvendelse. Arbejdsgruppen anbefaler, at kommuner og regioner indretter kontoplanen, så den som minimum giver mulighed for at udskille udgifter vedrørende drift og vedligeholdelse af ejendomsmassen. Det øger gennemsigtigheden om anvendelsen af ressourcerne og giver mulighed for gennem investeringskalkulationer at vurdere fordelagtigheden af nybyggeri. Arbejdsgruppen anbefaler kommuner og regioner at etablere et internt datasystem, der giver et lettilgængeligt overblik over kommunens egne ejendomme til beregning af nøgletal (oplysninger om antal m 2, anvendelse af m 2 samt eksempelvis huslejens størrelse). Systemet skal honorere de krav til lokal ledelsesinformation som den enkelte kommune stiller, og som ikke findes i nationale systemer som fx BBR. 14

Kapitel 2. Sammenfatning Arbejdsgruppen anbefaler, at ejendomsenheder, der forvalter kommunens ressourcer til drift og vedligeholdelse mv., skaber gennemsigtighed om deres ressourceforbrug ved at etablere eksterne samarbejder om de vigtigste nøgletal. Fra 2007 skal alle kommuner anvende samme værdiansættelsesprincip. Det giver mulighed for at sammenligne udgifterne til ejendomsforvaltning (kapitalomkostninger, skatter og forsikringer, administrationsudgifter, pasning og renhold samt vedligehold). 2.6 Vedligeholdelse Undersøgelsen af kommunernes ejendomsforvaltning viser, at størstedelen af kommunerne allerede foretager tilstandsvurderinger, eller er i gang med at tilstandsvurdere de kommunale bygninger. Det er tydeligt, at kommuner med en samlet ejendomsenhed (forvaltermodellen eller en selvstændig ejendomsenhed) i højere grad har foretaget tilstandsvurderinger end kommuner uden en samlet ejendomsenhed. En løbende vurdering af tilstanden ud fra byggefaglige kriterier giver kommuner og regioner mulighed for at anvende vurderingerne som et strategisk prioriteringsinstrument til - indenfor den afsatte økonomiske ramme - at planlægge og styre vedligehold på lang sigt. Undersøgelsen af kommunernes ejendomsforvaltning viser, at kommunerne ofte anvender en årlig fremskrivning af sidste års budgetter, når det nye bevillingsniveau for vedligeholdelse skal fastlægges. Undersøgelsen viser, at kommunerne i vægtet gennemsnit budgetterer med 53 kr./m 2 til udvendig vedligehold. Knap 30 pct. af de adspurgte kommuner oplyser, at de har budgetteret med 20-39 kr. pr. m 2 til udvendig vedligehold. Arbejdsgruppen anbefaler, at kommuner og regioner i større udstrækning anvender tilstandsvurderinger som et strategisk beslutnings- og prioriteringsinstrument til at planlægge vedligeholdelsesindsatsen indenfor den af kommunalbestyrelsen og regionsrådet fastsatte økonomiske ramme. Arbejdsgruppen anbefaler, at tilstandsvurderinger anvendes til at prioritere den vedligeholdelsesindsats, der i størst udstrækning fastholder den langsigtede værdi af den samlede ejendomsportefølje. Arbejdsgruppen anbefaler, at der anlægges totaløkonomiske vurderinger ved prioriteringen af vedligeholdelsesindsatsen. 15

Kapitel 2. Sammenfatning Boks 2.1 Arbejdsgruppen anbefaler følgende: Organisationsmodel: At ejendomsområdet sikres klar politisk forankring og understøttes ved at samle opgaverne i en ejendomsenhed indenfor den beslutning om delegation af ansvar, som kommunalbestyrelsen/regionsrådet finder hensigtsmæssig. At kommunerne og regionerne indfører mekanismer, som nøgletalsstyring og benchmark, der gør ressourcestyringen i forvaltningen af ejendomme effektiv. At brugerbehovet (fagforvaltningerne/institutionerne) skal stå centralt for ejendomsenhedens virke, jf. forslaget om huslejeordning. Huslejemodel: At kommuner, der samler ejendomsopgaverne organisatorisk, overvejer at indføre huslejeordninger. Gennem huslejeordninger bevares brugernes indflydelse og ansvarsfølelse overfor de lokaler, de anvender. Samtidig skaber huslejeordninger gennemsigtighed i ejendomsforvaltningen og sikrer kommunalbestyrelsens styringsmuligheder. Også i regionerne kan det være relevant at overveje huslejemodeller dog under hensyntagen til den særlige regionsmodel for ejendomsadministration. At huslejeordninger indføres gradvist, således at de områder, hvor der er størst incitaments- og styringsgevinster først omfattes af en huslejeordning. At huslejeordninger som udgangspunkt baseres på en omkostningsbestemt husleje, da størstedelen af de kommunale og regionale bygninger er bundne ejendomme. Arbejdsgruppen vurderer således, at de styrings- og incitamentsmæssige fordele ved en markedsbestemt husleje kun er til stede i mindre grad, og at administrationsomkostningerne forbundet med markedsvurderinger mv. og indarbejdelse af bevillingskonsekvenserne for brugerne, derfor vil kunne overstige fordelene. At huslejekontrakter som udgangspunkt indgås mellem ejendomsenheden og fagforvaltningerne frem for de enkelte institutioner idet der på forvaltningsniveau er en tilstrækkelig volumen til at kunne påvirke ejendomsporteføljen og derved mulighed for at kunne udnytte rationalerne ved en huslejemodel. Arbejdsgruppen anbefaler endvidere, at Budget- og Regnskabsudvalget under Velfærdsministeriet nærmere overvejer, om budget- og regnskabsreglerne kan understøtte anvendelse af huslejemodeller i kommuner og regioner. Nøgletalsstyring: At kommuner og regioner indretter kontoplanen, så den som minimum giver mulighed for at udskille udgifter vedrørende drift og vedligeholdelse af kommunens ejendomsmasse. At kommuner og regioner etablerer et internt datasystem, der giver et lettilgængeligt overblik over kommunens egne ejendomme til beregning af nøgletal (oplysninger om antal m2, anvendelse af m2 samt eksempelvis huslejens størrelse). Systemet skal honorere de krav til lokal ledelsesinformation som den enkelte kommune stiller og som ikke findes i nationale systemer som fx BBR. At lade ejendomsenheder, der forvalter kommunens ressourcer til drift- og vedligeholdelse mv., sikre transparens i forhold til ressourceanvendelsen ved at etablere eksterne samarbejder om de vigtigste nøgletal. Det giver mulighed for at sammenligne udgifterne til ejendomsforvaltning (kapitalomkostninger, skatter og forsikringer, administrationsudgifter, pasning og renhold, vedligehold) Vedligeholdelse: At kommunerne og regionerne i større udstrækning anvender tilstandsvurderinger som et strategisk beslutnings- og prioriteringsinstrument til at planlægge vedligeholdelsesindsatsen indenfor den af kommu- 16

Kapitel 2. Sammenfatning nalbestyrelsen og regionsrådet fastsatte økonomiske ramme. At tilstandsvurderinger anvendes til at prioritere den vedligeholdelsesindsats, der i størst udstrækning fastholder den langsigtede værdi af den samlede ejendomsportefølje. At der anlægges totaløkonomiske vurderinger ved prioriteringen af vedligeholdelsesindsatsen. 17

Kapitel 3. Den samlede kommunale og regionale ejendomsmasse 3. Den samlede kommunale og regionale ejendomsmasse 3.1 Overblik over den samlede kommunale og regionale ejendomsmasse På landsplan udgør kommunernes samlede ejendomsmasse omkring 30 mio. m 2 fordelt på ca. 45.000 ejendomme. Det svarer til, at hver kommune i gennemsnit forvalter omkring 300.000 m 2 eller ca. 460 ejendomme, jf. tabel 3.1 nedenfor. Til sammenligning består statens samlede ejendomsmasse af ca. 8,3 mio. m 2 fordelt på ca. 1.500 ejendomme. Den samlede kommunale ejendomsmasse er således knap fire gange så stor som den statslige. Kommunernes ejendomsmasse er i nedenstående tabel 3.1 fordelt på seks hovedaktivitetsområder for at give et overblik over, hvad ejendommene primært anvendes til. Tabellen er udarbejdet på grundlag af en særkørsel foretaget af Danmarks Statistik. Tabel 3.1 Den kommunale ejendomsmasse Antal Samlet Gennemsnitlig Anvendelse (stk. bygninger) etageareal (m 2 ) kommune (m 2 ) Dagpasning 6.756 2.940.383 30.004 Skoler/SFO 8.764 12.023.702 122.691 Døgninstitutioner mv. 1.519 2.396.752 24.457 Kultur og fritid 6.235 3.874.506 39.536 Administration 3.523 3.153.238 32.176 Andre formål 17.791 6.262.621 63.904 I alt 44.588 30.651.202 312.768 Kilde: Danmarks Statistik Det fremgår, at over 40 pct. af kommunernes etageareal anvendes til skoler og skolefritidsordninger. Desuden anvendes en stor del - det vil sige 20 pct. - af etagearealet til andre formål, som primært dækker over forsyningsvirksomhed (el-, gas-, vand- og varmeværker). Kommunerne anvender desuden lidt over 10 pct. af etagearealet til kultur/fritid, som i kommunerne primært omfatter idræts- og svømmehaller og lidt over 10 pct. af etagearealet til administration (kontorlokaler mv.). Kommunerne anvender knap 10 pct. af etagearealet på daginstitutioner og knap 10 pct. på sociale døgninstitutioner. 18

Kapitel 3. Den samlede kommunale og regionale ejendomsmasse Tabel 3.2 Skøn for den regionale ejendomsmasse Antal Samlet Gennemsnitlig Anvendelse (stk. bygninger) etageareal (m2) region (m2) Hospitaler, sygehuse og døgnplejen 1.812 4.023.395 804.679 Administration 372 372.903 74.581 Andre formål 1.555 761.152 152.230 Kilde: Danmarks Statistik Note: Det er ikke muligt præcist at opgøre den regionale ejendomsmasse på nuværende tidspunkt som følge af kommunalreformen. Af de opgaver som regionerne overtog efter amterne er det kun inden for sundhedsområdet, at bygningsmassen er nogenlunde uforandret. Derfor er det også kun ejendomsmassen på sundhedsområdet samt ejendomsmassen til administration, det er muligt at opgøre med nogenlunde sikkerhed på nuværende tidspunkt.. På nuværende tidspunkt er det ikke muligt præcist at opgøre regionernes samlede ejendomsmasse på grund af forskellene i opgaveporteføljen fra de gamle amter, jf. note 1. Disse ændringer afspejler sig endnu ikke i registreringerne hos Danmarks Statistik, jf. tabel 3.2. Det kan dog fastslås, at langt størstedelen af det regionale etageareal anvendes til hospitaler og døgnpleje. En mindre del anvendes til administration, specialundervisning og undervisningsinstitutioner samt på det socialpsykiatriske område. Endelig står regionerne for driften af en række sociale institutioner, som tilhører kommunerne. 3.2 Ejendomsværdi og vedligeholdelsesbudget Værdien af den kommunale og regionale ejendomsmasse kan opgøres på baggrund af de kommunale og regionale åbningsbalancer pr. 1. januar 2007. Værdiansættelsen foretages som udgangspunkt ud fra kostprisen korrigeret for afskrivninger siden anskaffelsen, dog måles ejendomme anskaffet før 1. januar 1999 til den offentlige ejendomsvurdering pr. 1. januar 2004 korrigeret for afskrivninger, der er foretaget i 2004 og efterfølgende år. Værdien af den kommunale ejendomsmasse inklusiv grunde udgør omkring 189 mia. kr., hvilket svarer til en gennemsnitlig værdi pr. kommune på omkring 1,9 mia.kr., jf. tabel 3.3. 19

Kapitel 3. Den samlede kommunale og regionale ejendomsmasse Tabel 3.3 Ejendomsværdi Samlet Gennemsnitlig Ejendomsværdi værdi (mia. kr.) værdi (mia. kr.) Kommunal ejendomsværdi 188,6 1,9 Regional ejendomsværdi 38,1 7,6 Kilde: Danmarks Statistik Anm.: Det har ikke været muligt at adskille ejendoms- og grundværdier. Derfor indeholder tallene både grund- og ejendomsværdi. Ejendomsværdien omfatter for kommunerne funktionerne 9.58.81, 9.58.84 og 9.68.87 i den autoriserede kontoplan. For regionerne er ejendomsværdien tilsvarende afgrænset ud fra funktionerne 6.58.81, 6.58.84 og 6.68.87 i den autoriserede kontoplan for regionerne. Værdien af den regionale ejendomsmasse inklusiv grunde udgør i åbningsbalancerne omkring 38 mia. kr., hvilket svarer til en gennemsnitlig værdi pr. region på omkring 7,6 mia.kr. 2 Det er vanskeligt at sige noget præcist om kommunernes udgifter til vedligehold. Det skyldes, at der ikke er krav om, at kommunerne skal foretage særskilt registrering af udgifterne til vedligehold. Imidlertid kan der foretages et skøn for kommunernes udgifter til vedligehold på grundlag af de oplysninger om budgetter til vedligeholdelse, som kommunerne har oplyst i spørgeskemaundersøgelsen. På baggrund af forskellige forudsætninger anslås de samlede budgetterede vedligeholdelsesudgifter for 2007 til størrelsesordenen 2,62 mia. kr., jf. tabel 3.4. Heraf anslås udgifterne til udvendig vedligeholdelse at udgøre ca. 1,62 mia. kr., mens de anslåede udgifter til indvendig vedligeholdelse udgør omkring 1 mia. kr. Beregningerne er beskrevet i bilag 1 til dette kapitel om beregning af budgetter til vedligeholdelse. Tabel 3.4 Skøn over budgetterede vedligeholdsudgifter mia. kr. Indv. Vedligehold Udv. vedligehold Samlet vedligehold Skøn over budgetterede udgifter 1,0 1,6 2,6 Kilde: Rambøll Management. Note: Se bilag 1 til dette kapitel for bagvedliggende beregninger. Samlet set forvalter hver kommune i gennemsnit ejendomme til en værdi på omkring 1,9 mia. kr. årligt i runde tal med udgifter til vedligeholdelse på omkring 25 mio.kr. årligt. Hertil kommer forvaltning af anlægsudgifter samt ejendomsadministration (ejendomsskatter, forsikring, mv.) og drift af ejendomme (pasning og renhold). 2 Bygherreforeningen har i rapporten Organisering af kommunale bygherre- og ejendomsforvaltningsopgaver, 2006, opgjort det kommunale bygningsareal til ca. 29,5 mio. etagemeter og beregnet på grundlag af en værdiansættelse på 6.500 kr./m 2. den samlede værdi til ca. 200 mia. kr. Samme rapport vurderer, at de årlige anlægsinvesteringer i kommunerne udgør ca. ti mia.kr., mens vedligeholdelsesarbejdet i 2006 er budgetteret til 2,3 mia.kr. 20

Kapitel 3. Den samlede kommunale og regionale ejendomsmasse 3.3 Kortlægning af tilstanden i den kommunale og regionale ejendomsmasse Kommuner og regioner er ikke som staten forpligtet til at foretage regelmæssige bygningssyn. Derfor omfatter undersøgelsen af den regionale og kommunale ejendomsadministration en stikprøve på tilstanden for 295 ejendomme i syv kommuner og 12 ejendomme i én region. De syv kommuner har alle registreret ca. en fjerdedel af deres samlede ejendomsmasse inden for de kategorier af ejendomme, som det er valgt at belyse i undersøgelsen. Kommunerne udgør størrelsesmæssigt og geografisk et repræsentativt udsnit af danske kommuner. Den ene region er repræsenteret ved 12 ejendomme, der anvendes til psykiatriske formål. Vurderingen af tilstanden kan ikke ligestilles med et bygningssyn, men er gennemført ved at stille de deltagende kommuner og regioner 3 en række spørgsmål om ejendommenes tilstand, jf. bilag 2 til dette kapitel om metoden for undersøgelsen. Vedligeholdelse forstås som regel som den bygningstekniske vedligeholdelse. I undersøgelsen af tilstanden i ejendommene i kommuner og regioner omfatter tilstandsvurderingen både en vurdering af den tekniske tilstand og en vurdering af opfyldelse af målopfyldelse i forhold til bygningsreglement mv., 4 en vurdering af opfyldelse af krav til det fysiske arbejdsmiljø, samt en vurdering af bygningernes funktionalitet, jf. boks 3.1. 3 Det er de bygningsansvarlige i kommunerne og regionerne, der har sat score på ejendommene. I praksis er det den bygningstekniker som kender ejendommen, der har udfyldt skemaet. Det vil sige at i hver kommune har flere forskellige teknikere leveret input inden for registreringsvejledningens rammer. Der har typisk været afholdt et fælles møde blandt teknikerne for at afstemme niveauerne inden man er gået i gang med registreringen. 4 For denne parameter har ejendommene opnået karakteren 100, hvis alt er i orden ift. målopfyldelse i forhold til bygningsreglement mv.. En ejendom kan opnå karakteren 70, hvis den i princippet overholder gældende krav, og der kan forekomme enkelte afvigelser, som opvejes af andre risikoreducerende tiltag, evtuelt dispensationer. Dvs. selv om en ejendom ikke har opnået karakteren 100, betyder det ikke nødvendigvis, at den overtræder lovgivningen. Det skal bemærkes, at eksisterende bygninger ikke skal efterleve de regler, der gælder for nybyggeri. 21

Kapitel 3. Den samlede kommunale og regionale ejendomsmasse Boks 3.1 Vurdering af tilstanden i ejendommene på fire kategorier Ejendommene er vurderet på nedenstående fire tilstandskategorier: Funktionalitet, som har til formål at belyse, hvorvidt ejendommen i sin nuværende form understøtter anvendelsesformålet, dvs. hvor godt den fungerer i forhold til de krav, der stilles i den daglige anvendelse. Funktionalitet vægter 15 pct. i den samlede tilstandskarakter. Teknisk tilstand, som har til formål at belyse hvilken stand bygningen er i, dvs. påpege om der er væsentlige skader og dermed et vedligeholdelsesefterslæb på bygningen. Teknisk tilstand vægter 50 pct. i den samlede tilstandskarakter. Fysisk arbejdsmiljø, som har til formål at belyse omstændigheder vedrørende ejendommen, som kan have indflydelse på det fysiske arbejdsmiljø. Fysisk arbejdsmiljø vægter 15 pct. i den samlede tilstandskarakter. Målopfyldelse i forhold til bygningsreglement mv., som har til formål at belyse, om der er udeståender i forhold til målopfyldelse i forhold til bygningsreglement mv.. Målopfyldelse i forhold til bygningsreglement mv. vægter 20 pct. i den samlede tilstandskarakter. De deltagende kommuner har givet deres bygninger en karakter for hver tilstandskategori på en skala fra 0 til 100. Karakteren 70-100 angiver, at ejendommens tilstand kan opretholdes ved almindelig planlagt forebyggende vedligehold. Jo lavere karakteren er under 70, jo større er behovet for at udbedre ejendommens mangler gennem oprettende vedligehold. Karakteren 10-40 angiver, at tilstanden er så ringe, at der er høj sandsynlighed for, at der opstår akutte behov, som vil kræve afhjælpende vedligehold. De forskellige begreber inden for vedligehold er nærmere beskrevet i kapitel 8. Kilde: Rambøll Management Undersøgelsen viser, at ejendommene i kommunerne alle ligger på et tilstandsniveau på mellem 50 og 70 på en skala fra 0 til 100. Resultatet dækker over, at de kommunale bygninger ligger højt i forhold til at opfylde målopfyldelse i forhold til bygningsreglement mv., krav til det fysiske arbejdsmiljø samt funktionalitet. Til gengæld ligger de kommunale bygninger lavt i vurderingen af deres tekniske tilstand, hvilket hovedsageligt skyldes, at de tekniske installationer vurderes lavt. For så vidt angår den tekniske tilstand viser undersøgelsen, at den udvendige og i mindre grad den indvendige vedligehold ligger på et niveau, hvor der er behov, eller der er stor mulighed for, at der opstår behov for oprettende vedligehold. Vurderingen af tilstanden i kommunernes og regionens ejendomme fordelt efter de fire tilstandskategorier fremgår af figur 3.1. 22

Kapitel 3. Den samlede kommunale og regionale ejendomsmasse Figur 3.1 Karakterer for overordnede tilstandskategorier Gennemsnit 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 - Funktionalitet Teknisk tilstand Fysisk arbejdsmiljø Målopfyldelse i forhold til bygningsreglement mv. Kilde: Rambøll Management. Det fremgår, at den tekniske tilstand kommer ud med de generelt laveste karakterer, der ligger på et niveau mellem 40 og 60. Det vil sige, at hvis dette niveau skal hæves, kræves en indsats ud over normal vedligehold. Undersøgelsen viser endvidere, at den tekniske tilstand er lav for alle anvendelsesområder, men at det især er skolerne i kommunerne, der har et lavt niveau for teknisk tilstand. Også andre analyser har påvist et efterslæb i vedligeholdelsen af skolerne. 5 Fysisk arbejdsmiljø og funktionalitet ligger generelt på et middelgodt niveau omkring 70, mens niveauet for så vidt angår målopfyldelse i forhold til bygningsreglement mv. ligger lidt højere. Skolerne ligger også lidt lavere med hensyn til funktionalitet end de øvrige kommunale bygninger. Den laveste score på fysisk arbejdsmiljø har administrationsbygningerne. 5 COWI har for Dansk Byggeri udarbejdet en analyserapport af vedligeholdelsesefterslæbet i Danmark for 2006-2009. Analysen er foretaget i september 2005 og omfatter 12 kommuner. De 12 kommuner er blevet spurgt om deres vedligeholdelsesbehov. Vedligeholdelsesbehovet omfatter ikke anlægsbudgetter. Rapporten konkluderer, at kommunerne generelt afsætter for få penge til vedligehold af danske folkeskoler. Folkeskolerne udgør 41 pct. af kommunernes samlede bygningsmasse, mens det kun er 34 pct. af vedligeholdelses-budgettet, der anvendes på folkeskolerne. 23

Kapitel 3. Den samlede kommunale og regionale ejendomsmasse 3.4 Tilstanden for kommunale og regionale ejendomme inden for de enkelte kategorier 3.4.1 Funktionalitet Vurderingen af ejendommens funktionalitet beskriver, hvor godt ejendommen lever op til dens formål. Vurderingen er opdelt på følgende parametre: Planløsning, som beskriver hvor godt indretningen fungerer i forhold til anvendelsesområdet. Fleksibilitet, som beskriver hvor nemt bygningen kan tilpasses ændrede behov. Driftsvenlighed, som beskriver hvorvidt de tekniske anlæg understøtter anvendelsesformålet. Tilgængelighed, som beskriver ejendommens tilgængelighed for personer i relation til anvendelsesområdet. Undersøgelsen viser, at planløsningen generelt vurderes at fungere godt i forhold til formålet (opnår med undtagelse af administrationsbygninger en karakter på omkring 70, hvor ejendommenes tilstand kan opretholdes ved almindelig planlagt forebyggende vedligehold). Tilsvarende viser undersøgelsen, at tilgængeligheden for personer, der anvender bygningen, generelt er god (opnår med undtagelse af administrationsbygninger og skoler ligeledes et niveau på omkring 70). Undersøgelsen viser samtidig, at bygningernes fleksibilitet i forhold til at kunne tilpasses til andre behov, scorer lavt, uanset hvilken institutionstype der er tale om, jf. figur 3.2. Det er ikke så overraskende, da kommunale bygninger generelt er særindrettede ejendomme bygget til at understøtte den specifikke aktivitet, der foregår i ejendommen, som eksempelvis skoler, svømmehaller mv. Driftsvenligheden ligger for de fleste typers vedkommende omkring 60. 6 6 At parameteren for driftsvenlighed (ment som hvorvidt materialevalg, indretning, udformning og driftssikkerheden af de tekniske installationer gør den daglige drift uproblematisk) ligger omkring 60 betyder, at det ønskede niveau for driftsvenligheden ikke alene kan opretholdes ved almindeligt forebyggende vedligehold, men at der er et mindre behov for oprettende vedligehold, dvs. en mere omfattende udskiftning af dele af ejendommen, hvor slidtagen af pågældende del af ejendommen påvirker driftsvenligheden negativt. 24

Kapitel 3. Den samlede kommunale og regionale ejendomsmasse Figur 3.2 Karakterer for parametrene for funktionalitet, fordelt efter anvendelsesformål Funktionalitet 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Planløsning (vægt 45%) Fleksibilitet (vægt 10%) Driftsvenlighed (Vægt 30%) Tilgængelighed (Vægt 15%) Dagpasning Skoler/SFO Pleje/døgn/socialinst. Kultur og fritid Administration Psykiatri Kilde: Rambøll Management. 3.4.2 Teknisk tilstand Dette tilstandsområde belyser ejendommenes stand, og udgør halvdelen af bygningernes karakter, og kan dermed påpege væsentlige skader og evt. efterslæb. Området kan deles op i følgende parametre, som hver beskriver en del af den samlede tekniske tilstand: Udvendig (klimaskærm), som beskriver hvilken stand bygningen befinder sig i for så vidt angår de udvendige forhold, dvs. klimaskærmen (tag, facader, vinduer/døre). Indvendig, som beskriver hvilken stand bygningen befinder sig i for så vidt angår de indvendige forhold, dvs. primært indvendige overflader. Tekniske installationer, som beskriver hvilken stand bygningens tekniske installationer befinder sig i, dvs. rørene til vand, varme og ventilation.7 Undersøgelsen af bygningernes tekniske tilstand viser, at de indvendige forhold generelt er i forholdsvis god stand (vurderes med undtagelse af skoler, kultur/fritid og administrationsbygninger til en karakter på omkring 70), jf. figur 3.3, mens de udvendige forhold generelt er i en ringere stand (på et niveau omkring 60, dvs. på et niveau, hvor der er behov, eller der er mulighed for, at der opstår behov for oprettende vedligehold). 7 Udgangspunktet i undersøgelsen har været, at de tekniske installationer omfatter vand, varme og ventilation, men det kan ikke udelukkes, at kommunerne i registreringerne også har skelet til el-installationer 25

Kapitel 3. Den samlede kommunale og regionale ejendomsmasse Undersøgelsen viser endvidere, at bygningernes tekniske installationer (eksempelvis rørene til vand, varme og ventilation) vurderes at være i den ringeste stand. Tekniske installationer i skoler, kultur/fritid og administrationsbygninger har således et tilstandsniveau under 40. Figur 3.3 Karakterer for parametrene for teknisk tilstand, fordelt efter anvendelsesformål Teknisk tilstand 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Udvendig (Vægt 50%) Indvendig (Vægt 20%) Tekniske installationer (Vægt 30%) Dagpasning Skoler/SFO Pleje/døgn/socialinst. Kultur og fritid Administration Psykiatri Kilde: Rambøll Management. 3.4.3 Fysisk arbejdsmiljø Tilstandsområdet fysisk arbejdsmiljø skal belyse omstændighederne vedr. ejendommen, som kan have indflydelse på det fysiske arbejdsmiljø. Området kan deles op i følgende parametre, som hver beskriver en del af den samlede indflydelse af det fysiske arbejdsmiljø: Renhold, som beskriver hvor rengøringsvenlig ejendommen fremstår, dvs. hvor lette overfladerne er at renholde. Indeklima, som beskriver hvor godt indeklima bygningen har, målt på objektive parametre som temperatur, fugt, akustik ol. Undersøgelsen viser, at ejendommene generelt har et godt indeklima (vurderes med undtagelse af administrationsbygninger til et tilstandsniveau på omkring 70), mens rengøringsvenligheden vurderes at være lidt lavere (vurderes kun for daginstitutioner og pleje/døgn/sociale institutioner at have et niveau på omkring 70), jf. figur 3.4. Administrationsbygninger i kommunerne har fået de laveste karakterer, hvad angår både renhold og indeklima. 26

Kapitel 3. Den samlede kommunale og regionale ejendomsmasse Figur 3.4 Karakterer for parametrene for fysisk arbejdsmiljø, fordelt efter anvendelsesformål Fysisk arbejdsmiljø 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Renhold (Vægt 40%) Indeklima (vægt 60%) Dagpasning Skoler/SFO Pleje/døgn/socialinst. Kultur og fritid Administration Psykiatri Kilde: Rambøll Management. 3.4.4 Målopfyldelse i forhold til bygningsreglement mv. Dette tilstandsområde består kun af én parameter, som vedrører, hvorvidt bygningen overholder gældende krav i relation til bygningsreglementet mv., jf. figur 3.5. Karaktererne for denne parameter ligger generelt højt omkring 80 i gennemsnit for kommunerne, og for alle kategorier ligger gennemsnitskarakteren på 70 eller derover. Det vil sige, at bygningerne generelt set overholder målopfyldelse i forhold til bygningsreglement mv., men at der kan forekomme enkelte afvigelser, som opvejes af andre risikoreducerende tiltag eller dispensationer. Disse tal afspejler udviklingen i bygningsreglementet, som løbende justeres. Eksisterende bygninger opført efter et tidligere reglement skal således ikke efterleve alle de regler, der gælder for nybyggeri, men kan i karakteren give sig udtryk i et niveau, som afviger fra 100. 27

Kapitel 3. Den samlede kommunale og regionale ejendomsmasse Figur 3.5 Karakterer for parameteren for målopfyldelse i forhold til bygningsreglement mv., fordelt efter anvendelsesformål Målopfyldelse i forhold til bygningsreglement mv. 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Dagpasning Skoler/SFO Pleje/døgn/socialinst. Kultur og fritid Administration Psykiatri Kilde: Rambøll Management. 3.5 Bygningstype, alder og størrelse Undersøgelsen viser også, hvordan tilstandskarakteren fordeler sig på forskellige bygningstyper (det vil sige de materialer, som udgør en betydelig del af bygningen). Som det fremgår af tabel 3.5 opnår tungt byggeri (mursten, beton mv.) generelt lavere karakterer - det vil sige er i mindre god stand - end let byggeri (træ mv.). Midlertidigt byggeri, som pavilloner mv., opnår betydeligt lavere karakterer på alle områder undtagen i forhold til målopfyldelse i forhold til bygningsreglement mv., og vurderes således at have det laveste tilstandsniveau. Tabel 3.5 Resultater fordelt på bygningstyper Tungt byggeri: Mursten, beton mv. Let byggeri: Træ mv. Midlertidigt formål: Pavillon mv. Kategori (278 ejendomme) (27 ejendomme) (17 ejendomme) Funktionalitet 67 71 60 Teknisk tilstand 56 64 52 Fysisk arbejdsmiljø 68 70 59 Målopfyldelse i forhold til bygningsreglement mv. 84 92 88 Samlet karakter 65,1 71,6 61,5 Kilde: Rambøll Management Anm.: Den samlede karakter er beregnet ud fra en vægtning fordelt på 15 pct. funktionalitet, 50 pct. teknisk tilstand, 15 pct. fysisk arbejdsmiljø og 20 pct. målopfyldelse i forhold til bygningsreglement mv. 28