Udviklingskontrakt 2016 for Bostederne Skanderborg 1. Virkeliggørelse og koordinering af politisk besluttede forandringer Kommunens samlede ledelse arbejder målrettet på, at Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede forandringer for 2016 virkeliggøres og koordineres i hele organisationen. Direktionen varetager den overordnede ledelse af organisationen og af kontraktholder. Direktionen delegerer ledelses-, styrings- og udviklingsopgaver i forhold til den daglige drift til kontraktholder. Kontraktholder har dermed fuld kompetence til at træffe faglige, økonomiske og administrative beslutninger inden for eget kontraktområde. Det er dermed kontraktholders ledelsesopgave at sikre, at indsatser og aktiviteter i det lille fællesskab (arbejdspladsen) og i det store fællesskab (Skanderborg Kommune) bidrager til virkeliggørelse af Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede forandringer for 2016. I forhold til varetagelse af den nævnte ledelsesopgave refererer kontraktholder Svend Lindgaard Olesen til direktionen ved direktør Lars Kirkegaard. I denne relation gælder det samtidigt, at direktionen delegerer kompetence til at varetage en række af de overordnede og tværgående ledelsesopgaver til fagchefen på handicapområdet. Det gælder f.eks.: Lederudvikling og ledelsestilsyn, herunder medarbejderudviklingssamtale samt ansættelse og afskedigelse af kontraktholder, koordinering af drifts- og udviklingsopgaver, som går på tværs af flere kontraktholdere, igangsættelse af tværgående udviklingsopgaver, som går på tværs af flere kontraktholdere, facilitering af videndeling og inspiration til gavn for det store fællesskab, dialog med kontraktholder i forbindelse med udarbejdelse af kontraktmål, udkast til kontrakt med direktionen og opfølgning på kontraktmål. I relationen mellem kontraktholder og direktionen gælder videre, at direktionen har delegeret kompetence til at varetage ledelsestilsyn vedrørende økonomistyring til økonomichefen samt kompetence til at varetage ledelsestilsyn vedrørende sygefravær og udmøntning af overenskomster til HR/løn- og personalechefen. Kontraktholders budget og budgetforudsætninger fremgår af den administrative budgethåndbog. Fagchefen, økonomichefen og HR/løn- og personalechefen er forpligtede til at koordinere varetagelsen af deres respektive tilsynsopgaver. 2. Udviklingskontraktens mål for 2016 Udviklingskontrakten skal overordnet afspejle Byrådets politikker og de politisk besluttede forandringer. Kontraktholder skal især være opmærksom på, om der er konkrete forandringer, som fordrer formulering af et kontraktmål f.eks. fordi det ikke er omfattet af direktionens Idé- og Arbejdsgrundlag (DIA). Direktionen har i sit Idé- og Arbejdsgrundlag udpeget de indsatsområder, som aftale- og kontraktholdere skal omsætte til udviklingsmål i de relevante faglige fællesskaber. Indsatsområderne sætter retningen for kontraktmålene i forhold til de af Byrådets politikker og politisk besluttede forandringer, hvor direktionen vurderer, at det har strategisk betydning, at 1
der formuleres udviklingsmål i de relevante faglige fællesskaber. Derudover sætter indsatsområderne tilsvarende retning for kontraktmålene i forhold til direktionens egne fokuspunkter i udviklingen af organisationen mv. Ud over disse mål skal kontrakten også synliggøre kontraktholders egne mål på højt prioriterede udviklingsområder. Udviklingskontrakten viser på denne måde kontraktholders samlede udviklingsindsats i 2016. 3. Aktiviteter Det er kontraktholder, der ofte i samspil med de relevante faglige fællesskaber tilrettelægger de aktiviteter, der skal sikre, at udviklingsmålene realiseres. Aktiviteterne tilrettelægges og igangsættes løbende, men i det omfang aktiviteterne tilrettelægges i sammenhæng med målformuleringen, kan disse med fordel synliggøres i kontrakten. 4. Opfølgning Opfølgning på kontraktmål, der omsætter politisk besluttede forandringer, sker via den politikkontrol, som udvalgene varetager på vegne af Byrådet. Opfølgningen på de politisk besluttede forandringer afrapporteres til Byrådet i forbindelse med de tre årlige budgetopfølgninger. Afrapporteringen i forbindelse med budgetopfølgningerne koordineres af det relevante fagsekretariat / den relevante stab. Opfølgning på øvrige udviklingsmål i kontrakten sker løbende, og varetages grundlæggende af de relevante fag- og stabschefer i henhold til den ledelseskompetence, som er delegeret til fag- og stabschefer fra direktionen. Herudover tilrettelægger direktionen i foråret 2017 en dialog med den enkelte kontraktholder om det samlede resultat af indsatsen i forhold til kontraktmålene. Opfølgning på øvrige udviklingsmål formidles til de politiske udvalg i det omfang, hvor det kan understøtte udvalgenes politikkontrollerende arbejde i forhold til politikker og politisk besluttede forandringer. I det omfang opfølgningen tilrettelægges i sammenhæng med målformuleringen, kan denne med fordel synliggøres i kontrakten. Kontrakten er gældende for 2016. 5. Kontraktholders mål A. Understøttelse af det nye ledelsesgrundlag Udvikling af kernefagligheden hos medarbejderne i overensstemmelse med Kommunen 3.0-tænkningen samt MUS til alle. A.1 Udvikling af kernefagligheden hos medarbejderne i overensstemmelse med Kommunen 3.0-tænkningen Skanderborg Kommunes ledelsesgrundlag indbefatter en medarbejderprofil. Heraf fremgår det, at medarbejderne forudsættes at forstå Kommunen 3.0, samt at de evner at omsætte tænkningen i de daglige arbejdsopgaver. Direktionen anerkender, at virkeliggørelse af Kommunen 3.0 er et langsigtet mål, idet der er lang vej fra den spirende interesse for og forståelse af udviklingen, over en personlig faglig udvikling til en gennemgribende ændring af de automatiske reaktionsmønstre i den daglige praksis. Fokus på udvikling af kernefagligheden hos medarbejderne i overensstemmelse med Kommunen 3.0 skal sikre, at der også for 2016 sættes udviklingsmål for det langsigtede arbejde med at sikre, at medarbejderne evner at omsætte tænkningen om Kommunen 3.0 i de daglige arbejdsopgaver. At kommunen 3.0 tænkes ind i den daglige opgaveløsning og værdigrundlaget, og at kernefagligheden videreudvikles herfra. Delmål i 2016: 2
At der på forskellige niveauer og i forskellige fora udvikles kompetencer til at tænke kommunen 3.0 og til at videreudvikle kernefagligheden. Denne proces starter i chefgruppen på ældre og handicapområdet og udfoldes efterfølgende lokalt hos kontraktholder i ledergruppe, i LMU og med medarbejdere generelt. Chefgruppen på ældre og handicaprådet opstarter den fælles drøftelse af kerneopgaven og kernefagligheden under inddragelse af direktøren på området. Drøftelser og refleksioner i relevante fora og med relevante parter i løbet af 2016. Uddannelse af kommunen 3.0 praktikere Dialog med pårørende I efteråret 2016 gøres status med henblik på tilrettelæggelse af den videre proces herunder på justering/revidering af målet for 2017. A.2 Medarbejder Udviklings Samtale til alle I forbindelse med den aktuelle 3i1-undersøgelse af trivsel og ledelse i Skanderborg Kommune er det konstateret, at der er relativt mange medarbejdere, som ikke har deltaget i en medarbejderudviklingssamtale inden for den seneste 12 måneder. Der skal på den baggrund sættes udviklingsmål for sikring af, at alle medarbejdere og ledere deltager i en medarbejderudviklingssamtale hvert år. Sikre at alle ansatte ved Bostederne Skanderborg får en årlig Medarbejder Udviklings Samtale. Den enkelte daglig leder sikrer, at der bliver afholdt samtaler individuelt eller i grupper, efter aftale med personalet. Samtalen afholdes med afsæt i Bostederne Skanderborgs nylig udarbejdede skabelon, som er udarbejdet på baggrund af Skanderborg Kommunes ledelsesprofiler. 2 gange årligt, følger ledergruppen op på processerne og evaluerer på, hvor langt man er nået i de enkelte enheder. B. Nedbringelse af sygefravær Dialog og videndeling Fremadrettet lægges der vægt på en dialogbaseret opfølgning på sygefraværshåndtering med kontraktholderne. Fastholdelseskonsulenten deltager en gang i kvartalet i ledermøder, hvor opfølgning på sygefravær er et fast punkt på dagsorden. På møderne fremlægges rapport fra TARGIT med aktuelle sygefraværsdata, herunder hvordan fraværet ser ud fordelt på varighed, faggrupper, benchmarking af sygefraværet og fraværstendenser - stigende/faldende. På bagrund af aktuelle data fra TARGIT vil der være en uddybende og konstruktiv dialog med kontraktholderne med afsæt i følgende temaer: Videndeling om håndtering af sygefravær og fokus på de gode historier Sammenhæng mellem fraværskultur og sygefravær Dilemmaer og barrierer, som kan ligge i sygefraværshåndtering Behov for forskellige former for konsulentbistand i de sygefraværssager, som kontraktholdere finder svært at håndtere. Det handler primært om sygefravær, som er relateret til det psykiske arbejdsmiljø, stress og depression Anvendelse af en bred vifte af konsulentydelser fra HR afdelingen, som kan understøtte sygefraværsindsats og forebygge sygefravær Lokal anvendelse af fraværsdata fra TARGIT og eventuelle behov for nye digitale faciliteter. Generel nedbringelse af sygefraværet med særlig fokus på 2 af enhederne. Regelmæssig dialog med den sygemeldte. Ved længere tids sygdom, inddrages kommunens konsulentydelse fra HR- afdelingen. Hvor det er muligt, benyttes mulighederne for deltids raskmelding. 3
Derudover vil vi forebyggende arbejde med at øge arbejdsglæden og den sociale kapital på arbejdspladsen. Dette vil ske ved i enhederne at arbejde med: Teamudvikling, Peoples Tools, supervision, anerkendende tilgange og fokus på kerneopgaven (rehabilitering). Vi vil i foråret 2016 afholde fælles temadag for hele organisationen, hvor indholdet er psykisk arbejdsmiljø med fokus på mobning. På hver fælles AMR møder, som afholdes 1 gang i kvartalet, fremlægges sygestatistikken for organisationen og den enkelte enhed. Her pågår der samtidig en drøftelse af de indsatser, der kan og skal iværksættes i enhederne. Sluttelig sikres overholdelsen af kontraktmålet på M.E.D. møderne. C. Effektivisering i fællesskab Strategisk fokus på effektivisering. Som det væsentligste element i udbygningen af effektiviseringskulturen i Skanderborg Kommune ønsker direktionen at løfte effektiviseringsindsatsen, således at den bliver en central del af de enkelte driftsenheders strategiske fokus. Forventninger til kontraktholdere: Direktionen lægger således op til, at kontraktholdere forholder sig strategisk til effektiviseringer. I kontrakten sættes udviklingsmål for den strategiske indsats omkring effektiviseringer i 2016. Der skal herunder tages stilling til hvilke effektiviseringspakker/indsatsområder den enkelte kontraktholder vil arbejde med i kontraktperioden. Senest i 1. kvartal 2016 skal den enkelte kontraktholder have en lokal plan for, hvordan man vil gennemføre effektiviseringer i 2016. Tilbagemeldinger: Direktionen ønsker, at de konkrete planer danner grundlag for en systematisk tilbagemelding på effektiviseringsindsatser til relevante interessenter. Det kan f.eks. dagsordenssættes i LUS (lederudviklingssamtaler) og på MED-møder. Form og forventninger til indhold defineres af effektiviseringsstyregruppen, således at det bliver muligt at give tilbagemeldinger til byråd, økonomiudvalg, direktion, koncernledelse, effektiviseringsstyregruppen mfl. På tværs af kontraktholderne på handicap og socialpsykiatriområdet udvikles en systematisk praksis for analyse/vurdering af diverse organisatoriske forhold med henblik på fælles læring og erfaringsopsamling og endelig udmøntning af de besluttede effektiviseringsmål. Fokus sættes på effektiviseringspakkerne Organisatoriske tilpasninger og Bedre tilrettelæggelse af arbejdet. Iværksættelse af 6 årlige møder mellem kontraktholderne på handicap og socialpsykiatriområdet med deltagelse af relevante aktører eksempelvis myndighedsområdet, lokale nøglepersoner mv. Dette sker blandet andet med henblik på løbende dagsordensætning af de analytiske tiltag. Løbende dokumentering af de analytiske drøftelser og de på baggrund heraf besluttede tiltag. Evaluering i slutningen af 2016 på henholdsvis den beskrevne proces samt resultatet af denne. Dette sker blandt andet med henblik på eventuel tilrettelæggelse af den videre proces herunder justering/revidering af mål for 2017. D. Implementering af Sundhedspolitikken og Implementering af Socialpolitikken Sundhedsplan 2016 Den fortsatte implementering i 2016 sker bl.a. gennem Sundhedsplan 2016, der udarbejdes og godkendes i direktionen inden 1. april 2016. Med Sundhedsplan 2016 vil der især blive lagt vægt på: Forslag til Sundhedsplan2016 er i højere grad styret af en analyse af, hvor der er størst potentiale i at sætte ind på sundhedsområdet, såvel i forhold til kvalitet som økonomi princippet mest mulig sundhed for pengene En højere grad af kvalitetssikring af de enkelte forslag til tiltag Det brede engagement i udmøntningen af sundhedspolitikken skal fortsat styrkes. Implementering af strategisporet: Handicapområdet Efter vedtagelse af strategisporet: Handicapområdet - skal der administrativt arbejdes med en implementering af denne. Implementeringen skal tage afsæt i strategisporets fokusområder: Kvalitet i tilbuddene 4
Mulighed for mestring af eget liv Øget livskvalitet Kontraktholderne på handicap og socialpsykiatriområdet har lavet et fælles mål, der omfatter både implementering af Sundhedspolitikken og Implementering af Socialpolitikken: Udvikling af 4 fælles motionsarrangementer på tværs af beboer og brugergrupperne inden for handicap og socialpsykiatriområdet. Her inviteres samarbejdspartnere og øvrige borgere med i udvikling og afvikling af arrangementer. Det skal tilstræbes, at allerede eksisterende motionsarrangementer i Skanderborg Kommunen tænkes ind i arbejdet. Der etableres en organisering, som sikrer udvikling og fremdrift. Eksempler på mulige fokus og aktivitetsområder: Udvidelse og udvikling af konceptet omkring Dyrehavsmarchen. Udvikle arrangement i tilknytning til skolernes motionsdag. Udvikle arrangement og deltagelse i midsommerstafetten. Udvide og udvikle konceptet omkring Skov-Handidagen. Udvikling af en socialpsykiatri OL dag. Styregruppen sikrer opfølgning på målet. I efteråret 2016 gøres status med henblik på tilrettelæggelse af den videre proces herunder på justering/revidering af målet for 2017. E. Rehabilitering Med udgangspunkt i Socialpolitikken har Bostederne Skanderborg i 2015 arbejdet med at højne kvaliteten i tilbuddene. Fokus for dette har været tænkning og metoder, som ruster medarbejdere og ledere til at arbejde med rehabilitering og dermed er med at styrke vores evne til at give borgene bedre mulighed for mestring af eget liv. Der har gennem 2015 været afholdt temadage for alle pædagogiske medarbejdere med undervisning i de grundlæggende begreber i rehabiliteringstanken, SMART mål samt udarbejdet nye skabeloner til pædagogiske handleplaner. Videreførelse af rehabiliteringsprocessen med særlig fokus på implementering af de nye pædagogiske handleplaner og herunder SMART mål, samt fælles sprog mellem myndighedsafdelingens udredningsværktøj (VUM) og Bostederne Skanderborgs evalueringsværktøj. Fra januar til juli 2016 vil vi arbejde aktivt med evaluerings værktøjer og SMART mål i alle enhederne i samarbejde med ekstern konsulent. I foråret etableres der et samarbejde mellem myndighedsafdelingen og Bostederne Skanderborg med henblik på at skabe fælles sprog samt udarbejdelse af evalueringsredskaber. Den daglige leder er ansvarlig for processen i forhold til evalueringsværktøjer og SMART mål. Daglig leder på Pensionatet Øst er ansvarlig for koordinering af samarbejdet med myndighedsafdelingen. Processen vil løbende blive fulgt og evalueret på ledermøderne. F. Ledelsesudviklingsforløb I forbindelse med effektiviserings strategisporet er Bostederne Skanderborg de sidste 2 år gået fra 2 kontraktholdere til 1 og samtidig er den daglige ledergruppe reduceret med 3 personer. Med udgangspunkt i de deraf øgede krav til lederen i de enkelte enheder, påtænkes der iværksat et ledelsesforløb, som skal ruste lederne til den mere omfangsrige opgave. At udvikle en praksismodel for, hvad det vil sige at være en dygtig og professionel leder på Bostederne Skanderborg. At styrke ledergruppens evne til at skabe organisatorisk sammenhængskraft, strategisk kompetence og relationel koordination på tværs af de mange enheder med henblik på at skabe de bedst mulige rammer for opgaveløsningen for og med borgerne. 5
Ledergruppen vil gennem foråret 2016, gennemgå et kursusforløb i ovennævnte, med ekstern konsulent, hvor der er indlagt praksiskobling til kursusdagene. Konsulenten følger op på forløbet i samarbejde med kontraktholder. Ledergruppen vil medio 2016, evaluere udbyttet af forløbet og tage stilling til det videre forløb. 6. Underskrifter Skanderborg, den 14. december 2015. Lars Kirkegaard Direktør Svend Lindgaard Olesen Konstitueret leder af Bostederne Skanderborg 6