FRA IDE TIL AFTALE Her finder I inspiration til, hvordan I med udgangspunkt i en løs idé kan arbejde jer hen imod en aftale om resultatløn. I skal blive klar på jeres formål. I skal formulere mål og målemetoder. I skal omsætte det hele til en aftale om resultatløn. I processen fra idé til aftale bliver I præsenteret for forskellige temaer, I bør forholde jer til. I bliver introduceret til et simpelt værktøj, som kan hjælpe jer til at planlægge fra idé til håndfast aftale. Undervejs får I gode råd om, hvad I skal være opmærksomme på. I vil samtidig møde links til relaterede emner på resultatlønshjemmesiden. 1. Gør jeres formål klart Måske har I en idé om, at I på arbejdspladsen kan have fordel af at anvende resultatløn. Måske har I et projekt, I gerne vil koble sammen med en resultatlønsaftale. Inden I arbejder videre med at koble resultatløn til jeres projekt, skal I overveje, hvad I vil opnå. Uanset, hvad idéen omhandler, skal den omsættes til et klart formål. Det er vigtigt, fordi de enkelte elementer i processen fra idé til en resultatlønsaftale vil være bestemt eller afhænge af formålet. Afhængigt af om formålet er at effektivisere, kvalitetssikre, dokumentere, metodeudvikle eller noget helt femte, vil formålet have indflydelse på de mål og målemetoder, der skal arbejdes med senere. Det vil også have betydning for, hvem der skal inddrages i arbejdet med resultatløn og dermed i processen hen imod en resultatlønsaftale. En god start på udformningen af en resultatlønaftale er derfor at formulere et konkret formål for aftalen. Det skal ske på baggrund af de idéer, I har gjort jer i forbindelse med arbejdet med projektet og anvendelsen af resultatløn i relation til arbejdspladsens samlede aktiviteter. Når idéen skal konkretiseres til et egentligt formål, er det vigtigt at overveje, hvordan resultatløn kan bidrage til at understøtte en konkret udvikling i dagligdagen, så formålet efterleves. Vil I indføre en ny arbejdsmetode? Vil I sætte fokus på kompetenceudvikling? Vil I dokumentere værdien af arbejdet? Vil I effektivisere arbejdsprocesser? Formålet kunne udspringe af jeres hovedaktiviteter (jf. virksomhedsplanen) eller andre prioriterede aktiviteter, der via en aftale om resultatløn kan få en øget opmærksomhed i det daglige arbejde. Når idéen konkretiseres i et formål: Bliver I klar på hvorfor og hvad resultatløn skal understøtte og bidrage til? Vil alle kunne forstå, få ejerskab og medvirke til at få udarbejdet en resultatlønsaftale, der sætter fokus på de væsentligste faglige indsatser, der sikrer at I efterlever jeres mål? 1
Får I mulighed for gennem dialog at afstemme de væsentligste resultater, som aftalen skal understøtte? Inddrag medarbejderne Der stilles store krav til, hvordan opgaven og processen gribes an, når I skal arbejde med projekter, og især når der kobles en resultatlønsaftale til. Det er alfa & omega at stå med en resultatlønaftale, der giver mening for alle, udpeger retning og har den for alle ønskede effekt. Dette kræver, at processen tilrettelægges og gennemføres med alles aktive medvirken. Uanset hvilken placering, I har i hierarkiet, er det således vigtigt at overveje, hvilken form for inddragelse, der på et givet tidspunkt i processen er bedst at gøre brug af. Der findes mange former, hvorpå I kan sikre inddragelse omkring jeres projekt. I kan anvende: Et opstartsmøde Personalemødet Arbejdsgrupper Hvilken form for inddragelse I anvender, må nødvendigvis afhænge af, hvor I er i processen. I den indledende fase kan et opstartsmøde eller personalemødet være at foretrække. I kan her være fælles om at konkretisere idéer for at sikre, at aftalen får et passende højt ambitionsniveau, der spiller sammen med de øvrige krav/prioriteringer, som er i arbejdet. Nå i senere skal producere skriftlige oplæg, kan arbejdsgruppeformen være bedst. Glem ikke, at det i sidste ende er de medarbejdere/ kolleger, der er omfattet af aftalen, der skal forstå og omsætte målene og efterleve resultatkravene i det daglige arbejde. Gode råd Præciser jeres idé og skriv den ned Arbejd jer frem mod et formål Inddrag alle relevante personer, så det bliver et fælles projekt Test jeres idé med SMART metoden 2. Sæt arbejdspladsens mål og indsatsområder sammen med resultatløn Jeres formål med at arbejde med resultatløn er klart. I skal nu arbejde med koblingen mellem arbejdspladsens mål / indsatsområder og resultatløn. Se illustrationen nedenfor. I skal beslutte, hvordan resultatløn bedst muligt kan kobles til arbejdet med mål og indsatsområder. Det er vigtigt at gøre denne kobling klar, da det udgør grundlaget for, hvordan og til hvad, I ønsker at anvende resultatløn. Resultatløn er ikke er et mål i sig selv, men alene et middel til at understøtte et mål via arbejdet med konkrete resultater. Koblingen mellem et projekt/indsats og resultatløn: 2
Projekt / indsats Resultatlønsaftalen I har formuleret: Hvad I ønsker at opnå Hvad jeres input/output er Hvad jeres succeskriterier er Hvad der er særlige kritiske faktorer for at projektet lykkes Hvem der involveres i projektet Formål med aftalen om resultatløn? Hvad skal aftalen særligt sætte fokus på? Særlige kritiske succesfaktorer? Gennem denne fase bliver I præsenteret for nogle spørgsmål, der hjælper jer med at koble mål/indsatsområder sammen med resultatløn. Spørgsmål 1: Hvilke indsatsområder ønsker vi at koble resultatløn til? Hvilke dele af arbejdspladsens projekter og aktiviteter skal en resultatlønsaftale kobles til? Skal aftalen kobles til et særligt projekt omkring arbejdspladsens aktiviteter, eller skal aftalen understøtte aktiviteter, der har forskellige og uafhængige mål? Spørgsmål 2: Hvilke faktorer er afgørende for at nå de indsatsområder, der er særlig vigtige at lykkes med? Vurdér hvor de kritiske faktorer ved at opfylde disse indsatsområder består. En sådan vurdering er vigtig, da koblingen mellem resultatløn og arbejdspladsens mål vil være afgørende for, om arbejdet med resultatløn kan blive en medvirkende faktor, når målene skal opfyldes. Spørgsmål 3: Hvilke mål kan opsættes i resultatlønaftalen, så der måles på de tiltag eller resultater, der er vigtige for opfyldelse af arbejdspladsens mål? Hvad skal der måles på? Når I har besluttet, hvordan resultatløn kan kobles til indsatsområderne, er det vigtigt at afgøre, hvilke faktorer der er væsentlige og mulige at måle på. Knytter målene sig til arbejdsmetoder eller resultater? Gode råd Tag stilling til, hvor jeres fokus er arbejdsmetoder eller resultater. Afklar, hvorledes arbejdet med resultatløn kan kobles til arbejdspladsens øvrige mål. Tag stilling til, hvordan arbejdet med resultatløn skal prioriteres i forhold til andre opgaver. Beskriv projektet, så det kendes af alle. Er der faktorer, der kan mindske succesen? 3 eksempler på forskellige tilgange til arbejdet med resultatløn I det følgende præsenteres I for tre tilgange til arbejdet med resultatløn og hermed tre forskellige 3
formål, der hver for sig har fokus på input delen, proces delen eller output delen eller flere af disse. Eksempel 1 Input i fokus Ny arbejdsmetode til at styrke børns sprog og undgå mobning Projektets formål er at opstille klare mål for arbejdet med børn, børns sprog og mobning blandt børn, samt at kunne dokumentere dette. Projektet har primært fokus på kvalitetsprocessen. Det er forudsat, at indførelse af en ny pædagogisk arbejdsmetode fører til en bestemt effekt. Der er opstillet en række aktiviteter, som skal gennemføres af pædagogerne på en institution. Efterfølgende kontrolleres, om de planlagte aktiviteter er gennemført. Der er alene fokus på aktiviteterne. Der er ikke fokus på måling af effekten af input eller de enkelte aktiviteter. En stærk tro på de pædagogiske inputs kvalitet gør, at der alene fokuseres på en måling af input og ikke af output. Input i fokus. I det konkrete projekt indføres en ny arbejdsmetode, hvor der efterfølgende måles på, om en række planlagte tiltag er gennemført. Der sættes fokus på input til processen. Der er ikke fokus på output, da projektet forudsætter, at en bestemt metode fører til et bestemt resultat. Eksempel 2 Proces i fokus Effektivisering af arbejdsgange gennem nye samarbejdsmetoder Projektets formål er dels at fokusere på selve processen (der er et ønske om at effektivisere arbejdsgangene ved at anvende redskaber for nye samarbejdsformer konkret højere grad af medbestemmelse og selvledelse) og dels, at der er fokus på at måle det, der kom ud af processen output (løsning af flere sager). Proces og output i fokus. I det konkrete projekt er der sat fokus på indholdet i processen, hvor der blev sat mål for de samarbejdsformer, der skal arbejdes med, ligesom der blev sat mål for det, der skulle komme ud af processen. Der er således både fokus på, at arbejdsgangene fremadrettet skal være mere effektive, og samtidig skal der løses flere sager. Eksempel 3 Output i fokus En kommune har arbejdet med sagsbehandlingens betydning for antallet af kontanthjælpsmodtagere Projektets formål er at sætte fokus på særlige belastede områder under Kultur og socialforvaltningen. Konkret sættes der fokus på at nedbringe antallet af personer på kontanthjælp. Nedgangen i antal personer på kontanthjælp sker ved at øge motivationen hos de medarbejdere, der behandler kontanthjælpssager. Der er således fokus på output af processen. Output i fokus. I det konkrete projekt er der sat fokus på output af processen, hvor der via et særligt fokus på en administrativ opgave opsættes forventninger om at nedbringe antallet af kontanthjælpsmodtagere. 4
3. Fastlæg resultatmålene I har nu afklaret jeres formål med resultatlønsaftalen. Alle, der er involveret i arbejdet, bør nu have samme opfattelse af, hvad formålet med aftalen er. I skal nu i fællesskab sætte nogle klare resultatmål, der beskriver de resultater/leverancer, der skal realisere aftalens formål. Det er vigtigt, at aftalens resultatmål konkret og præcist understøtter formålet, da disse resultatmål er en forudsætning for at opnå det ønskede formål. Resultatmålene skal beskrives tydeligt. Hvis ikke resultatmålene direkte understøtter aftalens formål, risikerer I, at der opstår en række utilsigtede konsekvenser af aftalen. Det lyder banalt men det er faktisk ikke så let endda at finde de resultatmål, der understøtter aftalens formål. Undgå at resultatmålene bliver beskrevet overordnede og brede. Opsæt klare, specifikke og opperationelle resultatmål. Opstil få overskuelige resultatmål, hvor der er en klar sammenhæng mellem resultatmål og indsats/aktiviteter. Resultatmålene skal være udfordrende, særligt i forhold til udviklingsrelaterede formål, men tillige være realistiske at nå, ellers er der risiko for, at I ikke vil være motiveret til at yde en ekstra indsats eller opnå et nærmere bestemt resultat. Resultatmålene er altså de resultater, som arbejdspladsen skal realisere for at leve op til formålet i og med aftalen om resultatløn. En enkel metode, der kan bringe jer et skridt videre på vejen mod en aftale om resultatløn, er at have en tæt dialog. I er ofte, med jeres omfattende faglige indsigt og kendskab til arbejdsgangene, de bedste til at idéntificere de rette resultatmål på et givent formål. Når I skal opstille resultatmål i tilknytning til aftalens formål, er det vigtigt, at I sammen sikrer, at der er klar sammenhæng hele vejen igennem fra formål over resultatmål, succeskriterier til indsatser/aktiviteter. Denne kæde af begreber kaldes i det følgende målhierarki. Fremgangsmåde: Sådan bruges målhierarkiet Den generelle erfaring er, at når arbejdspladser opbygger målhierarkiet i fællesskab, får de et fælles ejerskab til aftalen/projektets samlede mål og langt større føling med dets strategiske betydning. Dvs. at I skal stille (og besvare) spørgsmålene: 1. Hvorfor bruge resultatløn ift. vores projekt? 2. Hvordan vil vi bruge resultatløn til at realisere vores projekts formål hvad vil vi levere? 3. Hvordan vil vi måle, at aftalen om resultatløn efterleves og projektets effekt er opnået? 5
Processen med udarbejdelsen af målhierarkiet vil normalt indebære at I bevæger jer både op og ned i hierarkiet flere gange for at sikre, at I får et helhedssyn på aftalen/projektet. I kan bevæge jer op i hierarkiet (og abstraktionsniveau) ved at spørge 'hvorfor?', og I kan bevæge jer ned i hierarkiet (og konkretiseringsniveau) ved at spørge 'hvordan?' Når I bevæger jer langt op i hierarkiet, når I et højt målniveau f.eks. kommunens/institutionens mission på jeres område. Hvis I derimod bevæger jer langt ned i hierarkiet, når I det helt konkrete aktivitetsniveau, der i dagligdagen skal sikre, at I opnår de resultater, der realiserer jeres formål med aftalen om resultatløn. Formål, resultatmål og succeskriterier 1. Resultatlønsaftalens formål findes ved at svare på spørgsmålet: 'Hvorfor vil vi indgå en aftale om resultatløn og hvad ønskes opnået? Formålet kan herefter beskrives ved at besvare spørgsmålet på formen: 'For at...' 2. Resultatmål er en beskrivelse af de ønskede leverancer (resultater) fra det helhedsprojekt eller andre forskellige aktiviteter, som I ønsker at understøtte/honorere via en aftale om resultatløn. Resultatmålene er de resultater, der er nødvendige at opnå for at realisere formålet for jeres 'projekt' og beskriver hvilke indsatser, der skal bidrage til formålsopfyldelsen. Gode resultatmål er karakteriseret ved at være SMARTe: Specifikke, Målbare, Accepterede, Realistiske (men ambitiøse og udfordrende) og Tidsfastsatte. Resultatmål findes ved at spørge: Hvordan vil vi realisere aftalens/projektets formål?' / 'Hvad vil vi levere for at opnå formålet?' Besvar spørgsmålet på følgende form: 'Ved at have (leveret)...' Man kan stille sig spørgsmålet på mange måder, men det vigtige er, at I besvarer spørgsmålet på en måde, der beskriver resultatet og ikke indsatsen! 3. Succeskriterierne beskriver konkrete målbare effekter af aftalens/projektets arbejde/resultat. Succeskriterierne kobler indsatser til interessenter (altså, hvad gøres ift. hvem) og angiver hvordan I kan konstatere eller måle, at effekten er nået. Succeskriterier er målbare. Aftalens/projektets succeskriterier findes ved at spørge: 'Hvordan kan vi måle, at aftalen/projektets effekt opnås?' Besvar spørgsmålet, som med projektmål, på formen: 'Ved at have (gennemført)...' Et succeskriterium kan fx være formuleret som 'At 50 % af alle... er tilfredse eller meget tilfredse med undervisningen'. Når der opstilles mål i tilknytning til formålet, skal I først overveje hvilke succeskriterier, det er muligt at opstille for et givent mål. Når succeskriterierne er fastlagt, er det lettere at fastlægge de indsatser, som I mener, der skal for at opnå succeskriterierne. til 6
Endeligt er det muligt at fastlægge hvilke målemetoder, der skal tages i brug for at vurdere, hvorvidt succeskriterierne er opnået på baggrund af de besluttede indsatser. Det har betydning for udformning af aftalen om: indsatser kan måles objektivt (indsatser kan i forskellig grad måles) man kan isolere de faktorer, der påvirker succeskriterierne tidshorisonten for opnåelse af succeskriterier er inden for aftalens tidsramme (ellers skal der findes nye succeskriterier) måleparametre/metoder Når I har formuleret klare og opperationelle mål, skal I tage stilling til, hvilken målemetode der bedst kan anvendes til at opgøre, hvorvidt de opstillede mål er nået. Forsøg så vidt muligt at finde en objektiv målemetode. Dette vil lette vurderingen af, hvorvidt et fastsat mål er opnået eller ej. Ideelt set skal I kunne svare; JA målet er nået, eller; NEJ målet er ikke nået. I visse tilfælde kan det være svært at vurdere, hvorvidt et mål er nået eller ej. Det kan derfor være en god idé, at I forinden har taget stilling til, hvordan en sådan situation håndteres. Det kan ske ved, at der beskrives en konkret procedure for tvivlsspørgsmål. Ved beskrivelsen af målemetoder skal I være opmærksomme på, at der er tydelig sammenhæng mellem resultatlønsaftalens mål og arbejdspladsens overordnede målsætninger og personalepolitik hvis måleopfyldelse vurderes som 'enten eller', kan det få en demotiverende effekt på deltagerne hvis målingen gøres afhængig af opfyldelsesgraden eller opnåelsen af delmål, skal prioriteringen og vægtningen af målene være synlige og gennemskuelige undgå uklarhed omkring måling af 'bløde mål' I det følgende gives et bud på de problemstillinger, der knytter sig til fastsættelse af mål med input i fokus, som understøtter formålet, og som kan gennemføres uden, at der opstår uhensigtsmæssige sideeffekter, og som er accepterede af medarbejderne. Mål om kvalitetsudvikling gennem efterlevelse af pædagogiske metoder I et eksempel på en aftale på daginstitutionsområdet, hvor formålet er kvalitetsudvikling, har man arbejdet med, hvordan det er muligt at opstille mål for kvalitetsudviklingen i erkendelse af, at det vil være vanskeligt at måle effekten inden aftaleperiodens udløb hvis det overhovedet vil være muligt. I den konkrete aftale er der fastsat et overordnet formål om kvalitetsudviklingen for 'at højne sproget børnene imellem'. Dette formål blev konkretiseret til et mål om 'at styrke og udvikle børns 7
sociale kompetencer, så de kan begå sig i et fællesskab'. Det kan som sagt være vanskeligt at måle en konkret effekt i forhold til dette mål. I den konkrete aftale har man derfor valgt at formulere en række delmål, som på baggrund af særlige pædagogiske metoder, skal efterleves af pædagogerne. Efterlevelsen af disse delmål udgør samtidig aftalens resultatkrav. Et eksempel på delmål i aftalen er: 'Vi vil lære børnene at kunne udtrykke sig og kunne forstå andres udtryk ved hjælp af det verbale sprog'. Metoden knyttet til efterlevelsen af delmålet beskrives ved at: give børnene ordforråd og begreber gennem samtale, sang, rim og remser, historier og højtlæsning sætte ord på egne og andres handlinger sætte ord på egne og andres følelser Resultatkravene om efterlevelse af delmålene gennem særlige metoder vurderes gennem kollegial observation. Observationen dokumenteres i henhold til aftalen ved at notere, om efterlevelsen har fundet sted ved at give svaret ja eller nej. Sideeffekten er, at der blandt pædagogerne skabes en højere grad af dialog i forbindelse med observationen af hinandens efterlevelse af metoder. Aftalens udformning af mål og målemetoder fungerer ud fra en (faglig) overbevisning om, at de fastsatte delmål og pædagogiske metoder, med tiden vil føre til det overordnede formål 'at styrke og udvikle børns sociale kompetencer, så de kan begå sig i et fællesskab'. Det er således input i form af pædagogiske metoder, der i den pågældende aftale måles på. 8