VARDE KOMMUNE UDBUD AF KØRSELSORDNINGER

VARDE KOMMUNE UDBUD AF KØRSELSORDNINGER

ADRESSE COWI A/S Havneparken 1 7100 Vejle Danmark TLF +45 56 40 00 00 FAX +45 56 40 99 99 WWW cowi.dk VARDE KOMMUNE UDBUD AF KØRSELSORDNINGER PROJEKTNR. A023524 DOKUMENTNR. 1 VERSION 1 UDGIVELSESDATO 28. marts 2012 UDARBEJDET NBPT/ KONTROLLERET SHMO/JGL/ GODKENDT JGL/

UDBUD AF KØRSELSORDNINGER 5 INDHOLD 1 Udbudsbetingelser 7 1.1 Omfang og anvendelse af udbudsmaterialet 7 1.2 Den udbudte kørsel 8 1.3 Forudsætninger for udbuddet 9 1.4 Omfang og kontraktstart 10 1.5 Henvendelser 17 1.6 Kontraktløbetid 17 1.7 Krav til køretøjer 17 1.8 Forsikringer 19 1.9 Betingelser for deltagelse 19 1.10 Tilbuddets form 20 1.11 Tildelingskriterium 22 1.12 Tidsfrister og tidsplan 23 1.13 Spørgsmål 23 1.14 Offentliggørelse 23 1.15 Kontraktindgåelse 23 2 Kontrakt om befordring af [angivelse af kørselstyper og steder] 26 Kapitel 1 - Generelt 26 Kapitel 2 - Ydelser efter kontrakten 27 Kapitel 3 - Entreprenørens forhold 28 Kapitel 4 - Køreplanlægning 32 Kapitel 5 - Krav til køretøjer og udstyr 39 Kapitel 6 - Kørslen 40 Kapitel 7 - Betalingsmodellen 42 Kapitel 8 - Misligholdelse og bod 46 Kapitel 9 - Ikrafttræden, varighed og ophør 46 Kapitel 10 - Tvister 48

6 UDBUD AF KØRSELSORDNINGER 3 Kørselsstruktur for kørsel i Varde Kommune 50 4 Bilag A 1: Rutebeskrivelser og adresselister 55 5 Bilag B 1: Køretøjer og garantitid 57 6 Bilag B 2: Regulering for pris og lønudvikling 58 7 Bilag B 3: Oversigt over tilmeldte vogne 60 8 Bilag B 4: Krav til køretøjstyper 62 9 Bilag B 5: Tilbud fra entreprenør 63 10 Bilag C 1: Tilbudshæfte 64

UDBUD AF KØRSELSORDNINGER 7 1 Udbudsbetingelser Varde Kommune udbyder en række kommunale kørsler inden for bl.a. børne-, unge- og ældreområdet. Udbuddet foretages som offentligt udbud i henhold til EU's Udbudsdirektiv 2004/18/EF 1. Til udbuddet hører følgende dokumenter: Udbudsdokument dækkende den udbudte kørsel Dokument (Bilag A1) med adresselister og rutebeskrivelser for den nuværende kørsel. Indholdet af udbudsmaterialet skal behandles fortroligt. 1.1 Omfang og anvendelse af udbudsmaterialet Det samlede grundlag for afgivelse af tilbud består af: Udbudsbetingelser (kap. 1) med Bilag A1 Kontrakt om befordring (kap. 2) med Bilagene B1-B5 Kørselsstruktur for Varde Kommune (kap. 3) Tilbudshæfte (Bilag C 1). Kapitel 1 indeholder beskrivelser af kørsel og kravspecifikation. Kontrakten om befordring i kapitel 2 fastlægger de krav, der vil være gældende for kørslens udførelse og angiver, hvordan forholdet mellem Varde Kommune og entreprenøren reguleres. Kapitel 3 vedlægges med henblik på at beskrive baggrunden for kørslen, og hvordan Varde Kommune har gennemført selve planlægningen og tilrettelæggelsen af kørslen. 1 Europaparlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.

8 UDBUD AF KØRSELSORDNINGER Tilbudshæftet benyttes alene i forbindelse med afgivelse af tilbud. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem kapitel 1 og kapitel 2, er det kontraktens bestemmelser i kapitel 2, der er gældende og i tilfælde af uoverensstemmelser mellem kapitel 3 og det øvrige udbudsmateriale, er det det øvrige udbudsmateriale, der er gældende. 1.2 Den udbudte kørsel Varde Kommune udbyder hermed følgende befordringsopgaver: Fast kørsel udbudt i fire pakker med garantiperioder, indeholdende kørsel med skoleelever, specialskoleelever og kørsel til ældre-/aflastningscentre, specialbørnehave og værksteder. Pakkens navne beskriver det område i Varde Kommune, hvor hovedparten af kørslen vil finde sted: pakke 1 - Varde og sydvest pakke 2 - Nordvest pakke 3 - Sydøst pakke 4 - Nordøst. Variabel kørsel udbudt i pakke 5 indeholdende kørsel med borgere til bl.a. læge og genoptræning for hele Varde Kommune. På kortet herunder ses de geografiske områder, de enkelte pakker dækker. Der kan i dette udbud bydes på alle pakker eller en kombination heraf.

UDBUD AF KØRSELSORDNINGER 9 I udbudsmaterialets kapitel 3 findes en detaljeret beskrivelse af et oplæg til kørselsstruktur i Varde Kommune, samt baggrunden for pakkerne og kørslen. Fast kørsel af borgere til nabokommuner Der er en begrænset fast kørsel af elever og handicappede mellem Varde Kommune og de omkringliggende kommuner. Varde Kommune forbeholder sig ret til, at kørslen ud af kommunen altid planlægges, således at denne er hensigtsmæssig ud fra vognløb og den samlede overordnede kapacitetsudnyttelse og økonomi. Der er derfor ikke nogen garanti for, at tværkommunalkørsel fra ét pakkeområde nødvendigvis tilfalder den entreprenør som har den faste kørsel til Varde Kommunes institutioner i et givent område. Biler i pakke 1 befordrer de nuværende elever til specialskoler i Esbjerg Kommune. Biler fra pakke 1 henter fra den 15. august 2012 elever i området fra både pakke 1 og 3 og befordrer dem til Esbjerg. Skal evt. nye elever befordres til specialklasser i Esbjerg fra området i pakkerne 2 og 4, vil der blive stillet krav om størst mulig samkørsel, f.eks. at eleven kører til Varde By med en pakke 2-bil (eller en anden lokalitet, som er hensigtsmæssigt i forhold til vognløb og kapacitetsudnyttelse) og her omstiger til den pakke 1-bil, som i forvejen kører til Esbjerg. 1.3 Forudsætninger for udbuddet Dette afsnit beskriver de grundlæggende definitioner for den udbudte kørsel. 1.3.1 Kørsels- og køretøjstyper Kørslen, der udbydes, er opdelt på fem pakker med otte forskellige typer kørsel. Det drejer sig for pakkerne 1-4 om: kørsel til skoler kørsel til specialskoler (Tistrup, Lykkegaard og Næsbjerg) svømmekørsel kørsel til dagcentre, værksteder o.lign. kørsel til specialinstitutioner (Solsikken, Skovlunden og Lyngparken) ad hoc-kørsel (også defineret som specialrutekørsel) turistkørsel (kun pakkerne 2 og 3). I pakke 5 indgår en type kørsel: variabel kørsel, der er kørsel af borgere til genoptræning og læge i Varde Kommune. Kørslen vil blive udført med en række forskellige typer køretøjer, som i udbudsmaterialet er opdelt på busser og biler. Der er i udbuddet opstillet minimumskrav til køretøjerne. Det vil generelt sige, at der gerne må benyttes større køretøjer, men køretider, servicekrav og andre krav, jf. kontrakten, skal altid overholdes.

10 UDBUD AF KØRSELSORDNINGER Busser er køretøjer med plads til flere end otte personer ekskl. fører. I dette udbud indgår kørsel med busser med plads til minimum 19, 21, 22, 23 og 46 personer. Biler er køretøjer med plads til otte eller færre personer ekskl. fører. I dette udbud indgår kørsel med biler med plads til minimum fire, syv og otte personer. 1.3.2 Afregningsprincipper I dette udbud defineres afregningsmetoden ud fra minimumskravet til kapacitet i køretøjerne. Biler afregnes efter vogn- eller personkm og busser afregnes efter tid (minutpriser). For hver bus er der i udbudsmaterialet opstillet en daglig garantitid (et antal timer), som lægges til grund for afregningen. Garantitiden indeholder de forskellige kørselstyper. Alle busser med en kapacitet på 19-23 personer afregnes inden for hver pakke med samme timepris. Det vil sige, at der i pakkerne 1, 2 og 4 afregnes efter én timepris for samtlige busser. I pakke 3 indgår en bus med kapacitet på 46 personer, og i denne pakke afregnes busserne med kapacitet på 19-23 personer med én pris og bussen med kapacitet på 46 personer for sig. For biler afregnes udelukkende for besatte km. Der skelnes dog mellem vognkm og personkm: Vognkm: Der afregnes for besatte km, men uanset hvor mange passagerer der er i bilen, betales kun for de km, bilen kører. Kørsel med biler i pakke 1-4 afregnes efter vognkm. Personkm: Der afregnes for besatte km. Der afregnes dog pr. passager, der er i bilen. Det vil sige, at hvis der på en strækning sidder fire passagerer i bilen, bliver betalingen pr. km fire gange så høj, som hvis der kun sidder en passager. Tilsvarende differentieres i forhold til, hvor mange km den enkelte i bilen kører med. Kørsel i pakke 5 afregnes efter personkm. 1.3.3 Kørselsplanlægning Kørslen skal i alle tilfælde tilrettelægges således, at tidsplanen overholdes og så den kørte tur er kortest muligt kilometermæssigt. Dog skal grusveje undgås, hvor det er muligt i forhold til betjeningen af brugerne. Entreprenøren må gerne samkøre brugerne, i den grad lovgivning, servicekrav, jf. kontrakten og tidsplaner, muliggør dette. 1.4 Omfang og kontraktstart Kørslen omfatter fem pakker med kørsel. Der er kontraktstart for pakkerne 1-4 i august 2012 og i september 2012 for pakke 5.

UDBUD AF KØRSELSORDNINGER 11 Der kan bydes særskilt på: Pakke 1: Varde og sydvest Årlig garantitid for busser: 2.075 timer. Cirka antal besatte km pr. år, skolekørsel: 99.800 km. Cirka antal besatte km pr. år, daghjem og specialinstitutioner: 92.000 km. Pakke 2: Nordvest Årlig garantitid for busser: 2.350 timer, heraf 181 timers turistkørsel. Cirka antal besatte km pr. år, skolekørsel: 25.800 km. Cirka antal besatte km pr. år, daghjem og specialinstitutioner: 35.000 km. Pakke 3: Sydøst Årlig garantitid for busser: 3.245 timer, heraf 153 timers turistkørsel. Cirka antal besatte km pr. år, skolekørsel: 71.900 km. Cirka antal besatte km pr. år, daghjem og specialinstitutioner: 30.500 km. Pakke 4: Nordøst Årlig garantitid for busser: 2.020 timer. Cirka antal besatte km pr. år, skolekørsel: 37.700 km. Cirka antal besatte km pr. år, daghjem og specialinstitutioner: 54.500 km. I pakkerne 1 og 3 er der indlagt fast kørsel til svømning og faglokaler på enkelte busser. Kørsel, som ligger umiddelbart op til begyndelse af eller i forlængelse af den eksisterende daglige kørsel, afregnes til normal timetakst. Kørsel, som ikke er i umiddelbar tilknytning til den faste morgen- eller eftermiddagskørsel, afregnes altid ud fra den forbrugte køretid, dog altid med mindst 25 minutter, uanset turens længde. I pakkerne 1,2 og 4 indgår der i garantitiden for en enkelt bus i hver pakke årlig ad hoc-kørsel på cirka 25-35 timers speciel rutekørsel pr. bus som kan bestilles med fem arbejdsdages varsel. Ad hoc-kørsel kan f.eks. være kørsel til forlagt undervisning o.lign., hvor busserne på strækningen i forvejen har tilladelse til speciel rutekørsel. Den ikke-planlagte køretid kan også indgå som en udvidelse af den normale rutekørsel til skoler og specialklasser. I pakkerne 2 og 3 indgår i garantitiden turistkørsel på en bus i hver pakke. Denne kørsel er ikke planlagt, men den vil foregå i tidsrum hvor der ikke er planlagt øvrig kørsel. Kørslen bestilles af Varde Kommune med minimum fem arbejdsdages varsel og afregnes med samme priser som den øvrige garantikørsel, dog således at selve turistkørslen også tillægges moms. Udføres ad hoc-kørsel (specialrutekørsel) eller turistkørsel umiddelbart op til eller i umiddelbar forlængelse af den eksisterende morgen- eller eftermiddagskørsel, afregnes kørslen med den medgåede køretid inkl. returkørsel til bussens normale slutpunkt på enten den almindelige morgen- eller eftermiddagskørsel. Udføres

12 UDBUD AF KØRSELSORDNINGER kørslen på et tidspunkt, hvor der er en pause mellem sluttiden for den almindelige køretid og den bestilte ad hoc-kørsel, betales altid for mindst 90 minutters kørsel, uanset kørslens længe. Eksempel: slutter bussen normalt på Næsbjerg skole kl. 08.20 og der aftales en turisttur fra Næsbjerg til Ansager kl. 09.30-09.45, afregnes der for 90 minutters kørsel. Bestilles turen fra Næsbjerg til Ansager kl. 08.20-08.35 afregnes for 15 minutters kørsel samt 15 minutters tomkørsel til bussens udgangspunkt i Næsbjerg. Den samlede afregning andrager derved 30 minutter. Pakke 5: Variabel kørsel Årlig garantitid: 0 timer. Cirka antal befordringer pr. år: 15.500. Forventet gennemsnitlig turlængde: 9,7 km. Kørslen i pakkerne 1-4 beskrives nærmere i afsnittene 1.4.1-1.4.3. Kørslen i pakke 5 beskrives i afsnit 1.4.4. Gennemførsel af kørsel og ændringer i kørselsomfang Omfanget af befordringsopgaverne efter dette udbud kan i kontraktperioden ændre sig, hvis forudsætningerne ændrer sig, f.eks. ved ændringer i antallet af brugere, der skal transporteres, strukturændringer, ændret visitationspraksis, demografiske ændringer, ændringer i lovgivningen, ændring af antallet af skoler eller daghjem eller lignende. Der henvises til 23 i kontrakten (kapitel 2). Det bemærkes, at kørselsomfanget for pakkerne 1-4 ændres i opadgående retning i 2013, idet kørsel med ældre til dagcentre og borgere til genoptræning først træder i kraft fra den 1. maj 2013. Antallet af vogne i de enkelte pakker forventes dog ikke ændret i 2013, idet den nye eller ekstra kørsel forventes at kunne gennemføres i pauserne for udførslen af kørslen med skoleelever og specialklasseelever. Det forudsættes, at entreprenøren er fleksibel inden for garantiperioderne og aktivt deltager i at tilrettelægge kørslen, så der kan gennemføres mest muligt kørsel inden for garantiperioderne. Forventet garantitid og forbrug af køretøjer I forhold til kørslen er der i Bilag B1 vist en oversigt over det forventede forbrug af køretøjer inden for de respektive pakker. I bilaget er ligeledes vist den forventede garantitid for hvert køretøj. For busser er der tale om timer og for biler er der tale om besatte km. Oversigten er udarbejdet ud fra det nuværende forbrug af køretøjer (marts 2012). For kørsel med busser i pakke 1-4 garanteres et kørselsomfang på 100 %. For kørsel med biler i pakkerne 1-4 garanteres et kørselsomfang på 75 % af det vurderede samlede kørselsomfang (dvs. både for skole- og daghjemskørsel) i hver pakke, som angives i Bilag A1. I pakke 5 er der ingen garanti.

UDBUD AF KØRSELSORDNINGER 13 1.4.1 Kørsel med elever Skolekørsel Kørslen foretages med busser og biler. Entreprenøren får udleveret de samlede elevlister, og Varde Kommune og entreprenøren beslutter i samarbejde, hvilke elever, der skal med busserne, og hvilke der skal med de supplerende ruter kørt med biler. Der stilles dog krav om, at langt de fleste elever skal transporteres med hovedruten. Der er kørsel til og fra uddannelsesinstitutionerne på skoledage. Kørslen skal i alle tilfælde udføres under hensyntagen til, at der er tale om transport af børn. Eventuelle problemer og hændelser diskuteres mellem entreprenøren og Varde Kommune. Kørslen generelt Ruterne revideres som udgangspunkt en gang årligt forud for skolestart i samarbejde mellem Varde Kommune og entreprenøren, men entreprenøren skal være indstillet på, at der løbende kan forekomme ændringer. Særligt for kørslen med biler kan der være daglige ændringer. Sygemeldinger samt de daglige ændringer håndteres af entreprenøren. Bestillingen af kørslen foregår ved, at brugeren telefonisk kontakter Varde Kommune for bestilling af kørslen. Kommunen sender herefter bestillingen til entreprenøren. Der stilles krav om, at Varde Kommune elektronisk kan gennemføre bestillingerne ved indtastning direkte i entreprenørens bestillingssystem, alternativt pr. e-mail. Der stilles krav om, at Varde Kommune kan kontakte entreprenøren pr. e-mail. Yderligere skal der være mulighed for telefonisk kontakt med entreprenørens ansvarlige for koordinering i kommunens åbningstid. 1.4.2 Kørsel med specialklasselever Specialklasseelever Kørsel med specialklasseelever er kørsel med elever (børn), der af forskellige grunde ikke kan benytte almindelig kollektiv trafik eller almindelige skolebusruter til transport. Der er tale om skole- og SFO-kørsel. Der er SFO-kørsel også på ikkeskoledage. Nogle af eleverne er enten fysisk eller psykisk handicappede eller har forskellige adfærdsmæssige vanskeligheder og har måske forskellige hjælpemidler, der skal medtages under transporten. Andre er helt selvhjulpne. Eleverne er forskelligt begavede, og opfatter og bearbejder oftest indtryk fra omgivelserne anderledes end andre mennesker. De kan miste situationsfornemmelse og kan have svært ved at kontrollere sig selv. Det anbefales derfor generelt, at chaufføren optræder stille og roligt. Kørslens udførsel Chaufførerne skal være opmærksomme på, at eleverne kan være meget forskellige, og at de skal behandles med respekt for deres eventuelle handicaps. Opstår der problemer i forhold til elevernes adfærd i forbindelse med transporten, er det meget

14 UDBUD AF KØRSELSORDNINGER vigtigt, at chaufføren og entreprenøren søger råd og vejledning hos Varde Kommune. Bestillingen af kørslen foregår ved, at brugeren telefonisk kontakter Varde Kommune for bestilling af kørslen. Kommunen sender herefter bestillingen til entreprenøren. Der stilles krav om, at Varde Kommune elektronisk kan gennemføre bestillingerne ved indtastning direkte i entreprenørens bestillingssystem, alternativt pr. e-mail. Der stilles krav om, at Varde Kommune kan kontakte entreprenøren pr. e-mail. Yderligere skal der være mulighed for telefonisk kontakt med entreprenørens ansvarlige for koordinering i kommunens åbningstid. Ved afhentning på adresse forventes som udgangspunkt, at eleverne står klar ved afhentningstidspunktet. Det kan dog forekomme, at ikke alle elever er klar. Chaufføren skal maksimalt vente tre minutter, før han må fortsætte turen og eventuelt efterlade eleven på afhentningsstedet. I tilfælde af, at eleven efterlades, skal der straks tages kontakt til Varde Kommune, og det skal sikres, at eleven ikke efterlades alene. Ved gentagne problemer kontaktes Varde Kommune. Aflevering af elever skal ske til tredje person, medmindre andet er aftalt. Planlægningsmøder Varde Kommune tager initiativ til at afholde møde med entreprenører og chauffører om gennemførelse af kørslen. SFO-kørsel SFO-kørslen indgår som en del af kørslen. Der er kørsel med specialklasseelever hjem fra SFO-ordningerne. Der er hjemkørsel fra SFO på alle skoledage og både ud- og hjemkørsel til SFO på skolefridage. Kørslen bestilles af forvaltningen. Kørslen generelt Ved kørslen hentes og bringes eleverne til og fra deres hjemadresse til de respektive skoler. Når der sker ændringer, udarbejder entreprenøren forslag til nye ruter, som Varde Kommune efterfølgende skal godkende. Ruterne revideres som udgangspunkt en gang årligt forud for skolestart, men entreprenøren skal være indstillet på, at der løbende kan forekomme ændringer. Sygemeldinger samt de daglige ændringer håndteres af entreprenøren og skolerne i fællesskab. Entreprenøren får udleveret de samlede elevlister. Varde Kommune beslutter i samarbejde med entreprenøren, hvilke elever der skal med busserne, og hvilke der skal med de supplerende ruter med biler. Kriterierne for planlægning er, at møde- og afhentningstidspunkter på institutionen skal overholdes. I Bilag A1 er angivet tidsrum for aflevering på institutionerne for hver enkelt elev. Eleverne skal afleveres til institutionen i det angivne tidsrum og afhentes på det angivne tidspunkt.

UDBUD AF KØRSELSORDNINGER 15 Den samlede køretid for specialklasseelever må ikke overstige 45 minutter for elever til Tistrup og 60 minutter til øvrige institutioner hver vej. Den maksimale køretid gælder, medmindre andet aftales, og de specielle krav til transport, som kan forekomme ved de enkelte elever, skal overholdes. Det kan for eksempel være, at eleven skal sidde på et forsæde eller forrest i vognen, eller at eleven ikke må samkøres med andre. Det kan også være, at det skal være den samme chauffør med faste afløsere, der kører alle turene med den pågældende elev. De specielle krav er anført på elevlisterne i Bilag A1. Der må gerne ske samkørsel af elever til og fra de forskellige skoler, medmindre andet er angivet på elevlisterne eller aftalt med Varde Kommune. Elevlister Ruterne er beskrevet i Bilag A1 med angivelse af det nuværende antal elever og deres adresser samt angivelse af enten ønsket ankomsttid eller afhentningstid og eventuelle bemærkninger om den enkelte elev. Der er således tale om et øjebliksbillede for kørslen, og det må forventes, at der sker ændringer i kørselsbehovet løbende gennem kontraktperioden. Opsamlingen af eleverne på de enkelte ruter må gerne ske i anden rækkefølge, hvis entreprenøren kan se en fordel i det. Krav til ankomst og afhentning skal blot overholdes. 1.4.3 Kørsel til ældrecenter, specialbørnehave, værksteder og lignende Kørslen Kørslen starter den 1. maj 2013. Der er tale om kørsel til ældre-/aflastningscentre, specialbørnehave og Værksteder. Varde Kommune visiterer brugerne til kørslen, og det er udelukkende de visiterede brugere, der kan benytte kørslen. Brugerne kan have forskellige behov, som i alle tilfælde skal overholdes af entreprenøren. Den maksimale køretid for brugerne er 45 minutter hver vej. Afhentning skal foregå i de tidsrum, der er angivet på listerne over brugerne. Bestillingen af kørslen foregår ved, at brugeren telefonisk kontakter Varde Kommune for bestilling af kørslen. Kommunen sender herefter bestillingen til entreprenøren. Der stilles krav om, at Varde Kommune elektronisk kan gennemføre bestillingerne ved indtastning direkte i entreprenørens bestillingssystem, alternativt pr. e-mail. Der stilles krav om, at Varde Kommune kan kontakte entreprenøren pr. e-mail. Yderligere skal der være mulighed for telefonisk kontakt med entreprenørens ansvarlige for koordinering i kommunens åbningstid. Brugerlister Ruterne er beskrevet i Bilag A1 med angivelse af det nuværende antal brugere og deres adresser samt angivelse af enten ankomsttid eller afhentningstid og eventuelle bemærkninger om den enkelte bruger. Der er således tale om et øjebliksbillede for kørslen, og det må forventes, at der sker ændringer i kørselsbehovet løbende gennem kontraktperioden.

16 UDBUD AF KØRSELSORDNINGER Opsamlingen af brugerne på de enkelte ruter må gerne ske i anden rækkefølge, hvis entreprenøren kan se en fordel i det. Krav til ankomst og afhentning skal blot overholdes. Forventet forbrug af køretøjer Kørslen vil kunne foregå med de køretøjer, der indgår i pakkerne 1-4. De i bilagene beskrevne køretøjsstørrelser for kørslen er minimumskrav, og der må gerne anvendes større køretøjer. Kravene til kørslen skal dog altid opfyldes. 1.4.4 Variabel kørsel - læge- og genoptræningskørsel Den variable kørsel omfatter kørsel til læge og genoptræning internt i Varde Kommune. En mindre del af den variable kørsel er enkelte -kørsler, som borgere med særlige behov visiteres til - eksempelvis 117-kørsler samt den såkaldte "brækket ben"-kørsel til skoler. Der er årligt ca. 850 brækket ben-kørsler. Kørsel til læge og genoptræning (ca. 2.100 årlige befordringer) uden for Varde Kommune ligger fortsat i Flextrafik. Der er kontraktstart for den variable kørsel den 1. september 2012. Den variable kørsel afregnes efter personkm. Dette betyder, at entreprenøren med to personer i bilen på en given strækning betales to gange personkm-prisen for strækningen. Tilsvarende hvis den ene bruger ud af to kun transporteres på en del af den samlede strækning, afregnes kun dobbelt for den del af strækningen, hvor der sidder to brugere i bilen. Servicetid mv. skal indgå i personkm-prisen. Cirka 50 % af brugerne i ordningen afhentes og afsættes ved fortovskant, mens cirka 50 % afhentes og afsættes ved hoveddør. Nogle brugere er visiteret til at medbringe hjælpemidler (rollator, kørestol) og/eller ledsager. Ledsagere afregnes som en ekstra bruger i bilen. Oplysninger om hjælpemidler og/eller ledsager gives, når kommunen bestiller turen hos entreprenøren. Entreprenøren skal stå for koordinering af kørslen. Det vil sige, at der kan ske samkørsel, hvis dette kan ske hensigtsmæssigt. Der stilles krav om, at omvejskørslen for den enkelte bruger i den variable kørsel maksimalt må være på 100 % i forhold til den direkte rejsetid mellem brugerens påstignings- og afstigningslokalitet. For at forbedre mulighederne for samkørsel er der angivet maksimale acceptable ventetider efter behandling hos lægen, som varierer i løbet af dagen: kl. 09-12 accepteres en ventetid på maksimalt 30 minutter. kl. 12-16 accepteres en ventetid på maksimalt 45 minutter. Lægen skal ringe til entreprenøren med en klarmelding, når brugeren kan afhentes. Brugeren skal herefter afhentes inden for 30 minutter, hhv. 45 minutter, jf. ovenfor, fra klarmeldingens modtagelse. Der gives et tidsvindue på 20 minutter til aflevering af brugeren, og det skal i alle tilfælde sikres, at brugeren er fremme ved læge/genoptræningsstedet i tilpas god tid, til at brugeren kan nå sin aftale i tide. Der skal således ved planlægningen af kørslen tages særlige hensyn til, at brugerne kan være gangbesværede, og således skal bruge længere tid ved afhentning og afsætning.

UDBUD AF KØRSELSORDNINGER 17 Bestillingen af kørslen foregår ved, at brugeren telefonisk kontakter Varde Kommune for bestilling af kørslen. Kommunen sender herefter bestillingen til entreprenøren. Der stilles krav om, at Varde Kommune elektronisk kan gennemføre bestillingerne ved indtastning direkte i entreprenørens bestillingssystem, alternativt pr. e-mail. Der stilles krav om, at Varde Kommune kan kontakte entreprenøren pr. e-mail. Yderligere skal der være mulighed for telefonisk kontakt med entreprenørens ansvarlige for koordinering i kommunens åbningstid. Kommunen visiterer brugerne til ordningen, og det er udelukkende visiterede brugere, der kan benytte ordningen. Forventet omfang og forbrug af køretøjer Der stilles ikke krav til antallet af køretøjer i pakken. De gældende krav til service og køretid jf. kontrakten skal dog til enhver tid overholdes. Der er i 2011 er gennemført ca. 17.500 befordringer til læge og genoptræning i Varde Kommune. Varde Kommune vurderer, at antallet af ture kan forventes at være stabilt omkring 15.500 årlige befordringer med en forventet, gennemsnitlig længde på 9,7 km i kontraktperioden. Der stilles ikke garanti for kørsel i pakke 5. 1.5 Henvendelser Alle henvendelser - i form af spørgsmål til indholdet og forståelsen af udbudsmaterialet eller vedrørende proceduremæssige forhold skal stiles skriftligt til: Varde Kommune Bytoften 2 6800 Varde Att.: Jane Svanborg Pedersen E-mail: jasv@varde.dk 1.6 Kontraktløbetid Kontrakterne på pakkerne 1-5 løber fra den 1. august 2012 til og med den 31. juli 2016. Varde Kommune har mulighed for at forlænge kontrakten med op til 2 år, med et år ad gangen, på uændrede vilkår. Kontrakten er uopsigeligt af entreprenøren i kontraktløbetiden. 1.7 Krav til køretøjer I Bilag B4 er kravene til køretøjerne beskrevet. I nedenstående oversigt ses minimumskravene til kapaciteten i køretøjerne i de enkelte pakker. Køretøjerne beskrives efter følgende nøgle: Bil/Bus AB-C, hvor bil/bus angiver vogntypen, A angiver pakkenummer, B angiver løbenummer og C angiver køretøjets kapacitet. Det vil sige, at beskrivelsen Bil 32-8 angiver en

18 UDBUD AF KØRSELSORDNINGER bil i pakke 3 med løbenummer 2 og med en kapacitet på otte passagerer, ekskl. fører. Der er i listen tale om minimumskrav, og der må gerne benyttes større vogne til alle transporterne - herfra er dog undtaget transporter med køretøj 3 i pakke 3. Pakke 1, Varde og sydvest: Der kræves ni køretøjer i pakken med følgende minimumskapaciteter, ekskl. fører: Bus 11-19: 19 personer Bus 12-23: 23 personer Bil 11-8: 8 personer Bil 12-8: 8 personer Bil 13-7: 7 personer Bil 14-4: 4 personer Bil 15-4: 4 personer Bil 16-8: 8 personer Bil 17-8: 8 personer. Pakke 2, Nordvest: Der kræves fem køretøjer i pakken med følgende minimumskapaciteter, ekskl. fører: Bus 21-19: 19 personer Bus 22-23: 23 personer (benyttes også til turistkørsel) Bil 21-8: 8 personer Bil 22-8: 8 personer Bil 23-4: 4 personer. Pakke 3, Sydøst: Der kræves seks køretøjer i pakken med følgende minimumskapaciteter, ekskl. fører: Bus 31-22: 22 personer Bus 32-19: 19 personer Bus 33-46: 46 personer (benyttes også til turistkørsel) Bil 31-8: 8 personer Bil 32-7: 7 personer Bil 33-8: 8 personer. Pakke 4, Nordøst: Der kræves seks køretøjer i pakken med følgende minimumskapaciteter, ekskl. fører: Bus 41-19: 19 personer Bus 42-19: 19 personer Bil 41-8: 8 personer Bil 42-8: 8 personer Bil 43-8: 8 personer Bil 44-7: 7 personer. Pakke 5, Variabel kørsel: Der stilles ikke konkrete krav til antallet af tilknyttede køretøjer. Derimod kræves, at Varde Kommunes servicekrav til enhver tid kan

UDBUD AF KØRSELSORDNINGER 19 overholdes, og at der angives én pris for besatte personkm, uanset hvilken type køretøj, der anvendes til den konkrete kørsel. De nærmere krav til køretøjerne i pakkerne 1-5 er angivet i Bilag B4 til kontrakten. 1.8 Forsikringer Der stilles krav om, at entreprenøren til enhver tid er forpligtet til at have en erhvervsansvarsforsikring i et anerkendt forsikringsselskab i overensstemmelse med reglerne for erhvervsmæssig transport. 1.9 Betingelser for deltagelse Forud for evalueringen af tilbud vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgivernes egnethed. Aftale om kørsel kan indgås med såvel en enkeltperson som et selskab eller anden juridisk person. Den udbudte kørsel vil være speciel rutekørsel og vil kunne udføres af såvel busser som taxi. Kørsel med taxi kan ske på baggrund af taxabevilling, mens kørsel med øvrige køretøjer kræver tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring efter Lovbekendtgørelse om buskørsel nr. 1087 af 8. september 2010 med senere ændringer. Dokumentation for, at en sådan tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring eller taxabevilling foreligger eller kan opnås, skal vedlægges tilbuddet. Herudover skal tilbudsgiverne afgive en Tro og love-erklæring vedrørende: Ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger Udelukkelsesgrundene i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 10, stk. 2 og Udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektiv nr. 2004/18/EFs artikel 45, stk. 2, litra a-c og e-f. Erklæringen kan afgives via tilbudshæftet. Tilbudsgiver skal have erfaring med kørsel af børn og unge på det specialiserede socialområde samt borgere med demens. Tilbuddet skal således vedlægges en beskrivelse af tilbudsgivers erfaring med den udbudte kørsel. Tilbudsgivers beskrivelse skal i den forbindelse indeholde referencer for udført kørsel, herunder angive omfanget og karakteren af den udførte kørsel. Kontaktperson Entreprenøren udpeger en kontaktperson, der med bindende virkning for entreprenøren kan indgå alle aftaler vedrørende den løbende opfyldelse af kontrakten. Kon-

20 UDBUD AF KØRSELSORDNINGER taktpersonen skal beherske det danske sprog i skrift og tale, da al kommunikation med Varde Kommune skal foregå på dansk. Underentreprenør På tilbudsblanketten skal tilbudsgiveren oplyse om brug af eventuelle underentreprenører. Underentreprenører skal opfylde kvalifikationerne i Lov om buskørsel, og tilladelse efter Lov om buskørsel eller taxabevilling skal dokumenteres på samme måde som for entreprenører, der selv udfører kørslen. Ved tilbudsafgivelse skal der for underentreprenører foreligge dokumentation for tilladelse efter Lov om buskørsel eller taxabevilling og en Tro og love-erklæring vedrørende ubetalt forfalden gæld til det offentlige, udelukkelsesgrundene i bekendtgørelse nr. 712 mv. og udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45 mv. For underentreprenører skal der tilsvarende for tilbudsgivere vedlægges en beskrivelse af underentreprenørens erfaring med den udbudte kørsel. Beskrivelsen skal indeholde referencer for udført kørsel, herunder angive omfanget og karakteren af den udførte kørsel. Tilbudsgiveren er eneansvarlig over for Varde Kommune. Tilbudsgiveren har derfor det fulde ansvar for den kørsel og kontraktopfyldelse, der udføres af underentreprenører. For aktie- og anpartsselskaber skal Varde Kommune i forbindelse med kontraktindgåelsen have oplysning om ejerforholdet. 1.10 Tilbuddets form Tilbuddet skal afgives på de blanketter, der er vedhæftet udbudsmaterialet. Tilbudsblanketterne er samlet i et tilbudshæfte bagest i udbudsmaterialet, og tilbudshæftet skal afleveres i en lukket kuvert. Der kan bydes særskilt på: Pakke 1: Varde og sydvest Pakke 2: Nordvest Pakke 3: Sydøst Pakke 4: Nordøst Pakke 5: Variabel kørsel. Der kan ligeledes bydes på to eller flere pakker som et kombinationstilbud. Ønsker man at afgive et kombinationstilbud, skal dette ske i et separat tilbudshæfte, hvor der kun udfyldes priser for de pakker, der indgår i kombinationen. HUSK at angive tydeligt i bemærkningsfeltet, at der er tale om et kombinationstilbud. Afgives der et kombinationstilbud, skal der samtidigt afgives et separat tilbud på hver af enkeltpakkerne. Opnår tilbudsgiveren ikke kontrakt på den samlede kørsel i kombinationstilbuddet, vil tilbudsgiverens tilbud på hver af enkeltpakkerne indgå på lige fod med de øvrige indkomne tilbud på enkeltpakker.