Rammeaftalebilag A - Kravspecifikation Side 1 af 10
1 Indledning Nærværende rammeaftalebilag fastsætter de mindstekrav, der gælder for udbud af elektroniske låsesystemer til Hjemmeplejen som udbudt af Rudersdal Kommune. Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at alle forhold skal være inkluderet i den tilbudte pris og alle mindstekrav således skal opfyldes, for at tilbuddet kan tages i betragtning. Som følge heraf bedes tilbudsgiver udfylde Rammeaftalebilag B og Tilbudsbesvarelse og Rammeaftalebilag C Prisskema som foreskrevet. Bemærk! Rudersdal Kommune henleder opmærksomheden på, at nedenstående mindstekrav kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker indenfor de udbudsretlige rammer. 2 Kravspecifikation Nr Emne Mindstekrav 1 Generelt Tilbudsgiver skal kunne levere, initial opsætte og supportere 1.000 låseenheder i perioden jf. implementeringsplanen. Dette tal kan variere med +/- 10 %. 2 Generelt Det elektroniske nøglesystem skal kunne anvendes på 95 % af alle døre i Rudersdal Kommune uden der skal ændres ved konstruktionen af døren. Ved de eventuelle 5 % af dørene, der ikke kan dækkes af nøglesystemet uden en ændring af dørens konstruktion, opsættes en nøgleboks. 3 Generelt Tilbudsgiver skal kunne levere reservedele til låsen i en periode på 6 år fra rammeaftalestart. 4 Generelt Montering af låseenheden ved opgangsdør må ikke have indvirkning på adgangen til opgangen for de øvrige beboere i bebyggelsen. 5 Generelt Tilbudsgiver skal gennemføre undervisning af brugerne, 30-50 personer, således at disse efterfølgende kan ibrugtage brugern og administrere låseenheder og adgangsgivende enheder. Undervisningen gennemføres på 3 timer på en af Rudersdal Kommune fastsat adresse og tidspunkt. 6 Generelt Tilbudsgiver skal give udpeget personale (depotpersonale) den undervisning, der er nødvendig for, at de efterfølgende kan gennemføre på- og afmontering af låseenheder samt oplæring i at betjene nøglesystemet. Der er tale om maksimalt 10 medarbejdere. Side 2 af 10
Undervisningen gennemføres som sidemandsoplæring ved, at det udpegede personale deltager i initialopsætningen af op til 10 % af låseenhederne. Undervisningen finder sted i forbindelse med tilbudsgivers opsætning af låseenhederne i implementeringsfasen. 7 Generelt Tilbudsgiver skal i implementeringsfasen gennemføre en times introduktion til det elektroniske nøglesystem til alle distrikter (9 stk.) i Hjemmeplejen. Introduktionen finder sted i forbindelse med opsætningen af låseenhederne i og efter nærmere aftale med det enkelte distrikt. 8 Generelt Tilbudsgiver skal i implementeringsfasen stille en fast kontaktperson til rådighed for Rudersdal Kommune med henblik på at få en smidig implementering med færrest mulige gener og mindst muligt ressourceforbrug for begge parter 9 Generelt IT-systemet skal som minimum kunne håndtere: 5 systemadministratorer, 12 decentrale superbrugere, 25 lokale brugere, 600 adgangsgivende enheder, Samt op til 1.100 låseenheder. 10 Generelt Tilbudsgiver skal i hele aftaleperioden levere vedligeholdelse og løbende itog systemsupport af det elektroniske nøglesystem. Det omfatter låseenheden og software. 11 Generelt Tilbudsgiver skal levere og løbende ajourføre dokumentation knyttet til det elektroniske nøglesystem. Dokumentationen skal være på dansk eller engelsk. 12 Generelt Tilbudsgiver skal yde 2 års ubetinget garanti på den tilbudte låseenhed. Garantiperioden regnes fra leveringstidspunktet af den specifikke låseenhed. For initialordren er leveringspunktet det tidspunkt, hvor levering af samtlige låseenheder er godkendt af Rudersdal Kommune. Hver enkelt låseenhed skal derfor være forsynet med unik nummerering, der entydigt kan dokumentere leveringstidspunktet. Den unikke nummerering af den enkelte låseenhed skal fremgå af fakturaen, således at der er dokumentation for leveringsdatoen. I garantiperioden har Tilbudsgiver det fulde ansvar med hensyn til udbedring af fabrikationsfejl og mangler i konstruktion, materialer og udførelse i øvrigt, herunder justering, afprøvning og test af det leverede udstyr samt tilbehør og Side 3 af 10
ekstraudstyr, såfremt defekten ikke kan henføres til Rudersdal Kommunes fejlagtige brug, montering eller håndtering af udstyret. 13 Generelt Ved defekt låseenhed, skønnet af Rudersdal Kommune som værende omfattet af garantien, vurderer Rudersdal Kommune om Tilbudsgiver skal tilkaldes for at reparere låseenheden eller om låseenheden skal tages ned indsendes til reparation for Tilbudsgivers regning. Tilbudsgiver skal reparere og tilbagelevere låseenheden eller fremsende en ny låseenhed senest 5 arbejdsdage fra modtagelsen af den defekte låseenhed. 14 Generelt Tilbudsgiver skal senest 2 arbejdsdage efter modtagelsen af en defekt låseenhed, der ikke er omfattet af garantien, kunne give Rudersdal Kommune et overslag over forventet reparationstid og omkostning. 15 Generelt I aftaleperioden skal der som minimum være vederlagsfri adgang til hotline support for superbrugere på alle hverdage i tidsrummet 0800-1600, hvor superbrugerne får hjælp til anvendelsen af det elektroniske nøglesystem og alle superbrugerens opgaver, herunder, men ikke begrænset til, generering af rapporter. Supporten skal gælde det samlede tilbudte elektroniske låsesystem. 16 Generelt Leverandøren skal, uden omkostninger for Rudersdal Kommune, stille den nødvendige ekspertise til rådighed i forbindelse med opsætning samt ibrugtagning af nøglesystemet i en implementeringsperiode, der forventes at vare 3 måneder. I denne periode skal systemet køre med en driftseffektivitet på min. 95 %, og Rudersdal Kommune skal kunne benytte sig af en telefonisk døgnsupport. 17 Generelt Fejl og mangler ved såvel software som hardware skal i implementeringsperioden udbedres vederlagsfrit inden for 48 timer. Dette gælder også for skader hos borgeren opstået i forbindelse med initialmonteringen. Skader skal være udbedret inden 5 hverdage, fra skaden er konstateret. Udbedringen skal være af en sådan karakter, at det beskadigede emne fremstår som før skaden, både visuelt og funktionelt. 18 Generelt Adgangen til borgere må ikke hindres på grund af vejrlig, strømafbrydelser og nedbrud af den hostede løsning, eksempelvis, men ikke begrænset til, servernedbrud. 19 Generelt Rudersdal Kommune sørger for at indhente de nødvendige tilladelser til at montere låseenhederne. Side 4 af 10
Tilbudsgiver skal i denne forbindelse vederlagsfrit og i fornødent omfang bistå Rudersdal Kommune i dialogen med borger og/eller ejendomsinspektør, eksempelvis i form af deltagelse i møder med ejendomsinspektører og/eller borgere med henblik på afklaring af, hvorledes nøglesystemet implementeres i det konkrete tilfælde. Det estimeres der maksimalt skal afholdes 20 møder af én times varighed. 20 Låseenhed Aktivering af låseenheden skal i 95 % af forsøgene kunne foretages på under 10 sekunder fra Hjemmeplejens kommando med adgangsgivende enhed, til døren er åben. 21 Låseenhed Den tilbudte standard låseenhed skal opsættes på indersiden af døren. Dette medfører tillige, at langskiltet på dørens yderside ikke må udskiftes i forbindelse med opsætningen af låseenheden. 22 Låseenhed Såfremt låseenheden kræver tilslutning til 230 volt i borgerens hjem, skal nødvendigt materiale til montering af låseenheden medfølge. Der påregnes i gennemsnit 5 meter ledning pr. installation. 23 Låseenhed Låseenheder, som påkræver 230v strømforsyning, skal have indbygget batteribackup med en strømforsyning på minimum 8 timer. 24 Låseenhed Såfremt der tilbydes en batteridrevet låseenhed skal batteriet kunne udskiftes af brugere uden brug af værktøj, udover hvad der kan være i en brystlomme. 25 Låseenhed Batteriskiftet må ikke nulstille låseenheden. 26 Låseenhed Borgeren og dennes pårørende skal kunne komme ind og ud af døren hvorpå låseenheden er monteret med brug af egen, eksisterende nøgle og egen eksisterende vrider. 27 Låseenhed Låseenheden må ikke ved fejl og-/eller driftsstrømafbrydelse blokere en flugtvej. 28 Låseenhed Der må ikke tilbydes en låseenhed, der anvender en fast telefonforbindelse. 29 Låseenhed Såfremt låseenheden ikke kan åbnes efter normal procedure, skal det være muligt for en faglært låsesmed at åbne døren. 30 Låseenhed For løsninger, hvor låsen/enheden der styrer låseenheden kræver simkort med mobilabonnement, skal Tilbudsgiver selv have indregnet udgiften til mobildata og mobilabonnement i den potentielle aftaleperiode (48 måneder) i den tilbudte pris, jf. Rammeaftalebilag C - Prisskema. 31 Låseenhed Låseenheden må ikke ved fejl og driftsstrømafbrydelse afgive alarm ved borgeren. Alarmsignaler i forbindelse med fejl og driftsstrømafbrydelse ved Side 5 af 10
låseenheden skal gå centralt til Hjemmeplejen. 32 Låseenhed Låseenheden skal kunne de-aktiveres i de tilfælde, hvor en borger ikke længere har behov for at have elektronisk adgang, men hvor Rudersdal Kommune stadig ønsker låseenheden monteret på døren. 33 Låseenhed Borgerens eksisterende cylinder må ikke tage skade ved opsætningen. 34 Låseenhed Opsætningen/nedtagningen af låsen skal ske uden der efterlades synlige mærker på dør, karm og vægge. Der accepteres dog maks fire små skruehuller til montering af låsen, samt små mærker som følger af trækning af kabler til eventuel strømforsyning. 35 Adgangsgivende enhed 36 Adgangsgivende enhed 37 Adgangsgivende enhed Den adgangsgivende enhed skal fungere således, at medarbejdere ved Hjemmeplejen kan møde direkte på arbejde hos borgeren, uden først at skulle møde ind hos Hjemmeplejen. Såfremt den tilbudte løsning kræver levering af en fysisk adgangsgivende enhed skal der leveres 600 adgangsgivende enheder. Det elektroniske nøglesystems primære adgangsgivende enhed må ikke baseres på anvendelse af en mobiltelefon eller en smartphone. 38 Systembruger 39 Systembruger 40 Systembruger 41 Systembruger 42 Systembruger 43 Systembruger Brugern skal være på dansk. Det skal være muligt at afbryde en medarbejders adgang eller tildele adgang til en borgers dør, maksimalt 5 minutter efter, at en super- og/eller lokal bruger har afbrudt henholdsvis tildelt adgangen i systemet. Det skal være muligt at tildele forskellige brugerrettigheder tilpasset den enkelte brugers behov. Med brugerrettigheder menes mulighed for at kunne tildele adgang på dørniveau, i bestemte tidsrum og/eller geografiske områder. Medarbejdere og eksterne brugere skal individuelt - eller i grupper - kunne få differentieret adgang til nærmere afgrænsede borgere, i et specifikt afgrænset tidsrum. Det skal være muligt at have mindst 5 systemadministratorer, 12 decentrale superbrugere og 25 lokalbrugere logget på systemet på samme tid. Det skal være muligt at administrere minimum 600 aktive adgangsgivende enheder samtidigt. Side 6 af 10
44 IT-system Softwareløsningen skal fungere i kommunens it-miljø. Softwareløsningen skal derfor være webbaseret, den skal understøtte Internet Explorer 9.0 og nyere, samt kunne tilgås fra de mest gængse browserversioner og smartphones med IOS og Android. Hvis softwareløsningen er applikationsbaseret, skal den kunne benyttes på en computer med Microsoft Windows 7, 32 bit, eller nyere. 45 IT-system Det elektroniske nøglesystem skal afvikles på en sikker linje i browseren fra borger til IT-system og fra bruger til IT-system (hvis webbaseret). Systemet skal anvende SSL eller eventuelt via en Token/SMS passkode, 2 faktortilkendegivelse eller tilsvarende. 46 IT-system Tilbudsgiver skal uden ugrundet ophold gennemføre de softwareopdateringer af det elektroniske nøglesystem, der er nødvendige for, at kravene i aftalen kan overholdes til enhver tid. 47 IT-system Udgifter i forbindelse med opdateringer af software skal være indeholdt i den tilbudte pris, og alle nødvendige opdateringer skal være inkluderet i rammeaftalens fulde løbetid. 48 IT-system Følgende informationer skal indgå i logningen: Det skal være muligt at fremfinde, hvilke låseenheder en given medarbejder har aktiveret inden for en given tidsperiode. Det skal være muligt at fremfinde, hvilke medarbejdere der har aktiveret en given låseenhed i en given tidsperiode. Det skal være muligt at fremfinde, hvilke brugere der har aktiveret en given låseenhed i en given tidsperiode. Det skal være muligt at finde frem til hvilken medarbejder, der har anvendt hvilke adgangsgivende enheder, også efter vedkommende er ophørt med at være bruger af det givne system / er rejst fra kommunen mv. Det skal være muligt at fremfinde, hvilke opslag/søgekriterier en bruger har foretaget. Det skal være muligt at fremfinde, hvilke brugere der har foretaget opslag på en person. Det skal være muligt at fremfinde, om der er forsøg på adgang, som bliver nægtet. Det skal være muligt at fremfinde, om en enhed ikke fungerer eller ikke har fungeret korrekt. Anvendelsen af loggen skal også logges. Loggen skal gemmes i 5 år. 49 IT-system IT-systemet skal kunne generere en log, således at superbrugerne dagligt kan trække dokumentation for de i mindstekrav 48 nævnte oplysninger. Side 7 af 10
Rapporterne skal indeholde medarbejdernavn, tidspunkter på døgnet med dato, adresse på låseenhederne. Disse data skal kunne eksporteres til csv-fil. 50 IT-system IT-Løsningen skal hostes af Leverandøren. 51 IT-system Opdateringer af it-systemet må ikke forhindre adgang til borgeren eller adgangen til at kunne de-aktivere en låseenhed / adgangsgivende enhed. Det skal endvidere under opdateringerne være muligt at oprette borgere og vikarer. 52 IT-system Systemet skal rapportere fejl og evt. svigtende batterikapacitet til centralt hold på sms eller mail, sådan at nødvendig udbedring kan sættes i gang umiddelbart, når fejlen konstateres. 53 IT-system Systemet skal have en garanteret oppetid på minimum 98%. Se punkt 26 i Bilag 1 - Rammeaftale for måling af oppetid. 54 IT-system Systemet skal til enhver tid leve op til gældende lovgivning, herunder, men ikke begrænset til Persondataloven. Leverandøren er til enhver tid forpligtet til at fremlægge dokumentation herfor på Rudersdal Kommunes foranledning. 55 IT-system Det skal i fem år efter rammeaftalens udløb være muligt for Kommunen at tilgå data, der er tilvejebragt i nøglesystemet i aftaleperioden. Adgang til data skal indeholde en søgefunktion. Søgefunktionen skal gøre det muligt direkte at søge på aktivitet på specifikke adgangsgivende enheder, medarbejdere og låseenheder i det ønskede tidsrum. 56 Adgangsstyring 57 Adgangsstyring Ved adgangsstyring skelner Rudersdal Kommune mellem: Brugere af IT-systemet til administration af forskellige brugergrupper og til at tildele/fratage enkeltpersoner eller medarbejdergrupper rettigheder til adgang til en eller flere borgeres hjem. Brugere af den adgangsgivende enhed som giver adgang til borgernes hjem. Følgende profiler skal være tilgængelige i IT-systemet: Systemadministratorer: Er den eneste brugergruppe, som har fuld databaseadgang og komplette transaktionsrettigheder Står for kontakten til leverandøren Opretter/nedlægger decentrale superbrugere Decentrale superbrugere: Side 8 af 10
Opretter og nedlægger lokalbrugere Opretter og nedlægger borgere i systemet Administrerer udelukkelser af adgangsgivende enheder ved tab/bortkomst Lokalbrugere, eksempelvis vagthavende natsygeplejerske eller lignende Opretter /nedlægger vikarer. Administrerer de adgangsgivende enheder, som udelukkende er til brug for vikarer. Brugerprofilerne skal kunne tildeles de nødvendige transaktionsrettigheder. Transaktioner, der tilgår databasen, skal kunne tildeles læse- og skriverettigheder. Det skal være muligt for såvel Systemadministratorer som Decentrale Superbrugere at ændre password for alle Lokalbrugere. 58 Servicetekniker Ved bestilling af servicetekniker inden kl. 16.00 (gælder både hverdage, lørdag, søndage og helligdage), skal serviceteknikeren senest være fremme ved låseenheden den næst kommende hverdag kl. 16.00 regnet fra det tidspunkt, hvor Rudersdal Kommune har bestilt en servicetekniker. 59 Data Der skal for Rudersdal Kommune være åben og omkostningsfri adgang til anvendelse af alle data (alle data er ejet af Kommunen) i det elektroniske nøglesystem. Medarbejdernes adgang til valide og aktuelle data skal udelukkende være afgrænset af, hvilke rettigheder medarbejderne har til data, ikke af tekniske eller andre forhindringer. 60 Data Rudersdal Kommune og tredjepart bemyndiget af Rudersdal Kommune skal have mulighed for og ret til umiddelbart og vederlagsfrit at udtrække og bruge alt data for eksempel ved konvertering til et andet system. Uddata skal være i csv-fil. 61 It-system Det elektroniske nøglesystem skal kunne håndtere en integration til Rudersdal Kommunes EOJ system Avaleo Caseflow. EOJ systemet indeholder alle relevante informationer vedrørende borgere og medarbejdere til brug for nøglesystemet. Integrationen skal automatisere så mange arbejdsgange som overhovedet muligt i nøglesystemet. Side 9 af 10
Efter opdatering af kørelister (jævnfør nedenstående punkt 4) skal ændringer være implementeret i nøglesystemet efter maksimalt 5 minutter. Eksisterende medarbejdere, og borgere der på nuværende tidspunkt er tildelt nøgleløsning i EOJ-systemet, skal automatisk overføres til nøglesystemet. I EOJ-systemet kan samtlige borgere der er tildelt nøgleløsning identificeres ved et nøglenummer. Når en medarbejder oprettes i EOJ-systemet, skal medarbejderen automatisk oprettes i nøglesystemet med alle nødvendige data, således at de får adgang til borgerne med nøglesystemet. Det fremgår af EOJsystemets dagligt opdaterede kørelister, hvilke medarbejdere der skal have adgang til hvilke borgere i forbindelse med udførelse af omsorgsopgaver. Når en borger oprettes i EOJ-systemet og tildeles nøgleløsning, skal borgeren automatisk oprettes i nøglesystemet med alle nødvendige data, således at borgeren kan tilgås med nøglesystemet. Når en borger eller medarbejder inaktiveres i EOJ systemet, skal disse automatisk inaktiveres i nøglesystemet. Opdateringer i EOJ-systemet skal med det samme slå igennem i nøglesystemet. Side 10 af 10