Referat for: Hjørring Nordre og Søndre Provstiudvalg Provstiudvalgsmøde den 21. januar 2011 kl. 13.00 Mødested: Hjørring Nordre Provsti, Astrupvej 181, Sindal Version: 1 Afbud fra Gert Nørgaard Frederiksen og Lisbeth Haasen Jensen Fælles: 1 Beholdningseftersyn 2010 Sag: Budget og regnskab 2010 (218) Gennemgået og taget til efterretning Beholdningseftersyn 2010 PricewaterhouseCoopers fremsender genpart af revisionsprotokollater vdr. beholdningseftersyn for 2010. 2 Udgifter til konfirmandhold Drøftelse af udgifter til konfirmandhold som konsekvens af den nye skolestruktur. 3 Anbringelse af kassebeholdning og opsparing Sag: PUK-kassen (448) Anbringelse af kassebeholdning og opsparing Skrivelser vdr. bankpakke 1, som gav en ubegrænset garanti for indskydere. Nu er garantien begrænset til 750.000 kr. i hvert pengeinstitut. KM opfordrer til at menighedsråd og provstiudvalg genovervejer kassebeholdningens størrelse og anbringelse. 4 Vedr. Kirke-DV, registrering af inventar Sag: Kirke DV (136) Vedr. Kirke-DV, registrering af inventar 14.01.2011: Generel drøftelse af registrering i Kirke-DV, herunder evt. registrering af kontorinventar, som f.eks. hæve-sænkeborde, kontorstole, reolsystemer og EDBarbejdspladser. 5 Anbefaling af honorar 2011 Anbefaling af honorar for menighedsrådsmedlemmer 2011. PU er indstillet på, at der kan tildeles ekstrabevillinger som følge af ændringerne. Der reserveres en pulje til formålet. PU besluttede at tage tilbud hjem fra flere banker og undersøge muligheden for at lægge en del i depot. Kr. 750.000,- vurderes at kunne bindes 1 år. Kr. 750.000,- i et ½ år. Resten på anfordring. Ole Dybro forhandler med Brandsoft med henblik på, at MR selv skal kunne foretage visse detailregistreringer i systemet De justerede honorarer lægges ud på hjemmesiden Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 21.01.2011 1
Hjørring Søndre Provsti, behandlingspunkter: 0 5% midler, Vrensted MR Vrensted præstegård LES bemyndiges til at effektuere en bevilling. Ekstrabevilling vedr. levering og montering af kondenserende oliefyrskedel m.m. Billigste tilbud er kr. 74.860,- ekskl. moms 1 5% midler, Tårs MR Sag: 5% midler (445) - Tårs Sogn PU anmoder om en mere detailleret beskrivelse af projektet. 5% midler, Tårs MR Tårs MR har et ønske om opstart af en kirkepilotordning og søger om 5% midler til igangsætning af projektet. MR anslår, at udgiften hertil i 2011 vil andrage kr. 100.000. 2 Ansøgning fra Brøgger Arkitektfirma Sag: Udvidelse af gravergård m.v. (449) Tårs Sogn Ansøgning fra Brøgger Arkitektfirma Brøgger Arkitektfirma A/S fremsender ansøgning om tilladelse til udvidelse af gravergård og udførelse af supplerende redskabsbygning ved Tårs kirke. Den anslåede samlede udgift til projektet beløber sig til kr. 2.192.812,00. PU finder det problematisk, at der tilsyneladende kun er forhandlet med ét arkitektfirma. OD og LES tager en forhandling med menighedsrådet om fremgangsmåden. Der er ikke umiddelbart plads til projektet i den økonomiske prioritering. Hjørring Søndre Provsti, orienteringspunkter: 3 Indbetaling og udbetaling af kapitaler Sag: Div. skrivelser fra STØ (84) - Aalborg Stift Indbetaling og udbetaling af kapitaler Skrivelse fra STØ som anmoder om, at der fremsendes kopi af provstiudvalgenes godkendelser vdr. salg af tjenesteboliger, embedsjord m.v. I det fremsendte materiale skal det anføres, hvorvidt hele eller dele af salgssummen skal indbetales til STØ. 4 Aftale om teknisk rådgivning og bistand Sag: Opførelse af sognehus (232) - Løkken- Furreby Sogn Aftale om teknisk rådgivning og bistand Aftaleformular vdr. aftale om teknisk rådgivning og bistand mellem Løkken-Furreby MR og Arkitektfirmaet Jørgen Ussing samt Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 21.01.2011 2
Ingeniørfirmaet Brix og Kamp som underrådgiver. Fremsendt til STØ 22/12-2010 m.h.p. juridisk vurdering. Konklusionsnotat m.v. Per Lønborg Pedersen fremsender konklusionsnotat vdr. totalrådgivning af Løkken sognegård. Arkitektfirmaet Jørgen Ussing blev forelsået som totalrådgiver. Det samlede budget lyder på kr. 8,5 mill. ekskl. omkostninger vdr. ombygning af pulpitur samt etablering af kapelfunktion. Bygherremøde 3 Konklusion fra bygherremøde nr. 3 vedl. arkitektbemærkninger fra bedømmelsen. 5 STØ godkender istandsættelse m.v. Sag: Klokkestabel Sct.Olai kirke Hjørring (306) - Sankt Olai Sogn STØ godkender istandsættelse m.v. Skrivelse fra STØ som i henhold til udtalelse fra klokkekonsulenten godkender de udførte arbejder vdr. istandsættelse af klokkestabel samt etablering af automatisk ringeanlæg. 6 Opfølgning på projekter Sag: Problemer med Bistrupkirkens tag (360) - Bistrup Sogn Opfølgning på projekter Bistrupkirken meddeler, at man nu er færdige med "reparation af tag" og flisegang. Der er tidligere søgt og bevilget 5% midler til projektet.mr forhører om de kan vente til januar med at søge pengene "hjem", da det er muligt at kirkekassen selv kan finansiere en del af projektet. 15/12-10: Meddelt MR, at en endelig oplysning om finansieringsbehov i januar md er i orden. 7 Tilbud fra ISS og Mortalin m.v. Sag: Renovering af kirken (402) - Lyngby Sogn Tilbud fra ISS og Mortalin m.v. Skrivelse fra Per Lønborg Pedersen hvori det Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 21.01.2011 3
meddeles at der nu er modtaget tilbud fra hhv. Mortalin og ISS vdr. imprægnering mod borebiller samt tilbud fra tømrermester Poul K. Simonsen vdr. udskiftning af tagvinduer. Det anbefales at Mortalin udfører arbejdet og den samlede udgift bliver således på i alt kr. 90.720,00. Accept og afslag af tilbud Acceptskrivelser sendt til Mortalin og tømrermester Poul K. Simonnsen samt afslag til ISS. 8 Fredningsnævnets afgørelse Sag: Dispensationsansøgning til skovrejsning (447) - Rubjerg Sogn Fredningsnævnets afgørelse Fredningsnævnet fremsender afgørelse vdr. dispensationsansøgning til skovrejsning på matr.nr. 15g, Rubjerg by, Rubjerg. Fredningsnævnet kan ikke dispenserer til det ansøgte indenfor deklarationsområderne. Afgørelse kan inden 4 uger påklages til Naturklagenævnet. 9 Udtalelse fra kgl. bygningsinspektør Sag: Renovering af hovedtrappe, Sct. Olai (433) - Sankt Olai Sogn Udtalelse fra kgl. bygningsinspektør STØ fremsender udtalelse fra den kgl. bygningsinspektør. Bilag vdr. renov. af hovedtrappe, Sct. Olai PU fremsender anmodning om konsulentbistand vdr. renovering af hovedtrappen til STØ. Anmodning om konsulentbistand Anmodning om konsulentbistand vdr. renovering af hovedtrappe. 10 Arkæologisk undersøgelse Sag: Restaurering af Vrå Kirke (87) - Vrå Sogn Arkæologisk undersøgelse STØ fremsender Nationalmuseets rapport fra undersøgelsen af Vrå Kirke i forbindelse med indvendig renoveringen af kirken samt planlægning af det senere arkæologiske Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 21.01.2011 4
arbejde. Låneanvisning 2. rate STØ fremsender låneanvisning på kr. 1.000.000,00 som 2. rate af lån på indtil kr. 6.500.000 vdr. indvendig istandsættrelse af kirken. Der er herefter kr. 4.800.000 til rest på lånet. 11 Hævning af tildelte 5%-midler - Bistrupkirken Sag: Problemer med Bistrupkirkens tag (360) - Bistrup Sogn Hævning af tildelte 5% midler - Bistrupkirken Bistrup MR anmoder om udbetaling af kr. 100.000 fra 5% midlerne. Beløbet er reserveret til Bistrup i forbindelse med budgetlægning 2011. Opfølgning på projekter Bistrupkirken meddeler, at man nu er færdige med "reparation af tag" og flisegang. Der er tidligere bevilget 5% midler til projektet. MR forhører om de kan vente til januar med at søge pengene "hjem", da det er muligt at kirkekassen selv kan finansiere en del af projektet. 15/12-10: Meddelt MR, at en endelig oplysning om finansieringsbehov i januar md er i orden. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 21.01.2011 5
Hjørring Nordre Provsti, orienteringspunkter: 1 Tornby Kirke, digekollaps, Advokatfa. Espersen anmoder om svar Sag: Tornby kirke (68) - Tornby Sogn Tornby Kirke, digekollaps, Advokatfa. Espersen anmoder om svar 24.11.2010: Advokatfa. Espersen fremsender til PU skrivelse, hvori han meddeler, at han må fastholde at ansvaret for digets kollaps påhviler Tornby Kirke/MR/de kirkelige myndigheder. Han henstiller derfor til, at der nu snarest iværksættes konkrete handlinger, udmøntende i en for begge parter retfærdig løsning. 16.12.2010: Advokatfa. Espersen tillader sig at bringe sit brev af 24.11.2010 i erindring. 13.01.2011: Advokatfa. Espersen tillader sig at bringe sit brev af 24.11.2010 i erindring. 2 VS: Gulvhældninger på ejendommen beliggende Skovfyrvej 17, Tornby. Sag: Tornby - Skovfyrvej 17, ny præstegård (299) - Tornby Sogn Gulvhældninger på ejendommen beliggende Skovfyrvej 17, Tornby. 03.01.2011: Lønborg fremsender til PU afgørelse fra Gjensidige Forsikring ifm. gulvhældninger på ejendommen beliggende Skovfyrvej 17, Tornby. Sagen er nu afsluttet med en samlet dækning på kr. 45.000,00. 3 Ugilt kirke - kortag Sag: Ugilt Kirke - tag (239) - Ugilt Sogn Ugilt kirke - kortag 20.12.2010: ARKINORD A/S fremsender referat fra 1-års gennemgang af taget over Ugilt kirkes kor. 4 Kassebeholdning Astrup Sag: Budget 2010 (214) Kassebeholdning Astrup 04.01.2010: Kasserer i Astrup MR fremsender til PU kvartalsrapport for 2010 samt oplysning om kassebeholdning pr. 01.01.2010. LES meddeler kasserer, at medmindre der opstår et akut behov, ser PU på sagen ifm. halvårsrapporten, der kan give et kvalificeret fingerpeg om, hvordan budgettet holder. Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 21.01.2011 6
5 Bindslev kirke - forundersøgelse af kalmaleri m.v. Sag: Bindslev kirke (73) - Bindslev Sogn Bindslev kirke - forundersøgelse af kalmaleri m.v. 21.12.2010: STØ fremsender til Bindslev MR godkendelse af at flg. arbejder bringes til udførelse: "Udførelse af en forundersøgelse af kalkmaleri på triumfvæggen samt udførelse af en klimaundersøgelse i kirken". STØ vedlægger en erklæring fra Nationalmuseet dat. 16.12.2010. Det er en betingelse for STØ s godkendelse, at arbejderne udføres i overensstemmelse med de indsendte tilbud. Samlede udgifter iflg. overslag/tilbud: kr. 79.500,00 (2009-priser). 6 Intern undersøgelse af problemer med skimmelsvamp i præstegårde Sag: Intern undersøgelse af problemer med skimmelsvamp i præstegårde (417) Intern undersøgelse af problemer med skimmelsvamp i præstegårde 05.01.2011: STØ fremsender til PU spørgeskema vedr. forekomst af skimmelsvamp i præsteboliger. PU anmodes om at udfylde og returnere skemaet senest den 19. januar 2011. Referatet godkendt den Lars-Erich Stephansen Ole Dybro Poul Bach Afbud Jens Peter Madsen Gert Nørgaard Frederiksen Tove Brændstrup Lisbeth Haasen Jensen Thomas Wagner Borrisholt Referat for Hjørring Fælles Provstiudvalg, provstiudvalgsmøde den 21.01.2011 7