INTERFERE REKRUTTERING - FORDI MENNESKER ER AFGØRENDE APRIL 2016 INTERFERE INTERFERE 1
Indledning Lederansættelser er enhver organisations mest kritiske valg - fordi mennesker er afgørende. Ansættelser bør derfor ikke foretages uden grundig omtanke og en informativ og afklarende proces ikke bare i relation til kandidater, men også i virksomheden. Ledere sætter - uanset at valget af dem til tider sker spontant og uden den fulde opmærksomhed på effekt - grænser og muligheder for en virksomhed og organisations strategisk formåen, engagement, vision og resultat. Interferes ansættelsesprocesser baserer sig på følgende elementer: En bedømmelse af virksomhedens situation, behov og satsninger aktuelt og i forhold til ansættelsen: Status, driftssituation, udviklingsbehov og særlige faktorer En bedømmelse - og identifikation af kandidater, arbejdsform og -kapacitet, viden, interpersonelt samspil, kommunikation, resultatskabelse og energi En velorganiseret og klar proces, hvor alle parter: Den ansættende organisation, viften af kandidater og den nye leder har overblik, får information og kvalificerede og oplyste valg herved sikres - og fordele og ulemper er kendte og kan medtages i det videre arbejde. Den konkrete rekruttering Der udarbejdes ved rekrutteringssagens start en klar tids- og forløbsplan. Faser Tid Særlige forhold og bemærkninger 1. Indledende interviewrunde med centrale interessenter i den ansættende organisation: 2. Konsulenten fremsender udkast til job- og personprofil samt tekst til stillingsopslag: Dato fastlægges, interessenterne udpeges, fokusgruppeinterviwes og enkeltinterviews Dato fastlægges, materialet fremsendes til godkendelse Godkendes senest den: dato, i forhold til annoncerings- INTERFERE 2
frister 3. Annoncen sættes i den grafiske tegnestue - eller hos kunden Dato fastlægges 4. Annoncen afleveres og indrykkes i: Fagblade, dagblade, hos netannoncører i Altinget m.m. efter aftale På Interferes hjemmeside så snar materialet er godkendt 5. Deadline for ansøgninger: Dato fastlægges 6. Vurdering af feltet fremsendes: Dato fastlægges 7. Beslutning om kandidater til 1. interviewrunde: Dato fastlægges Ansættelsesudvalge og konsulenten mødes 8. - 1. interviewrunde: Dato og rammer fastlægges Ansættelsesudvalge og konsulenten 9. Referencer og testning fastlægges Datoer og lokalitet Referencer: Konsluent 1, Testning: Konsulent 2 10. Der gennemføres en samtale mellem udvalgte potentielle kandidater og nær- meste chef Datoer og lokalitet Konsulenten koordi nerer, nærmeste che afvikler INTERFERE 3
11. - 2. interviewrunde: Dato og rammer fastlægges Ansættelsesudvalge og konsulenten 12. Lønforhandling og kommu nikation vedrørende stillingen: 13. Tiltrædelse: Løn aftales evt. med forhandlingsberettiget organisation, kommunikation vedrørende ansættelsen Dato aftales Kunden og den nye leder Kunden og den nye leder Virksomhed - ansættelse af direktør Ansættelsesudvalg Der nedsættes et ansættelsesudvalg, der deltager i: Konsulentens indledende interviewrunde vedr. udarbejdelse af profil mv. Vurdering af, hvem der skal indkaldes til 1. runde Første og anden interviewrunde med afsluttende indstilling Ansættelsesudvalget har i forhold til alle andre tavshedspligt, således at de ansøgere,der ikke får jobbet, behandles med respekt. Etikken har en central placering i Interferes ansættelsesforløb. Vi anser en professionel tilrettelæggelse af samspillet med ansøgerne som både vores og kundens ansigt udadtil. En ansættelse er en ligeværdig proces, hvor både ansøger og arbejdsgiver skal respekteres. Vi vægt på at værne om ansøgernes fortrolighed og sikre et højt informationsniveau igennem hele processen. Se mere om vores etik på www.interfere.dk / etik Udarbejdelse af job- og personprofil mv. INTERFERE 4
Konsulenten gennemfører en indledende interviewrunde med nøglepersoner omkring jobbet. Det giver relevant viden til brug for udarbejdelse af profil- og annonce og efterfølgende supplerende vejledning af kunden. Interviewrunden udarbejder konsulenten en job- og personprofil, der beskriver det ledelsesmæssige ansvarsområde, de særlige udfordringer på kort og langt sigt på baggrund af organisationens status samt den foretrukne personprofil. Endvidere udarbejdes forslag til tekst til stillingsannonce. På den måde opnås en synlig beskrivelse af jobbet internt og overfor de personer, der ønsker at søge jobbet. Annonceringsperioden og de relevante annonceringssteder aftales i den indledende fase. Det kunne være et udvalg af sektorspecifikke netannoncører, dagspressen samt relevante fagblade samt i en række tilfælde Altinget. Endvidere har vi opslaget på Interferes hjemmeside. Man kan selvfølgelig ringe fortroligt til konsulenten, hvis der er behov for at spørge ind til særlige forhold eller drøfte matchning mv. Ansøgere kan ligeledes normalt kontakte den nærmeste chef / bestyrelsesformand. Fra deadline til 1. interviewrunde Inden deadline fremsender ansøgerne ansøgning til konsulentfirmaet til dedikeret mailadresse. Konsulenten udarbejder en skriftlig vurdering af samtlige ansøgninger med en mere dybdegående vurdering af, hvem der er interessante i relation til første interviewrunde. Denne vurdering sendes til ansættelsesudvalget. Der afholdes derefter møde, hvor ansættelsesudvalget og konsulenten drøfter ansøgningerne og udvalget træffer beslutning om, hvilke ansøgere, der indkaldes til 1. interviewrunde. De to interviewrunder Ved de to interviewrunder arbejder vi med forberedelses- og interviewtid. Ansøgerne møder 45 minutter før interviewet, hvor de gennemlæser artikler og problemstillinger i relation til jobbet. Hensigten er at præsentere ansøgerne på den mest åbne og synlige måde for udvalget. Interviewrunderne varer ca. 50 minutter pr. ansøger. I første interviewrunde er det konsulenten, der primært varetager interview- og præsen- INTERFERE 5
tationsopgaven. I anden runde vil der være betydelig mulighed for spørgsmål fra - og dialog med ansættelsesudvalget. Efter første runde udvælges de 2-3 ansøgere, der går videre til det afsluttende forløb. Efter anden runde foretages indstilling. Mellem de to interviewrunder Der indhentes referencer på de sidste 2-3 ansøgere fra henholdsvis overordnet, kollega og underordnet. Vi lægger vægt på at sikre så grundige referencer som muligt for at kunne kombinere oplevelserne fra interviews, test og hverdagsoplevelserne hos ansøgerens samarbejdspartnere. Når vi henter referencer lægger vi vægt på, at de ansøgere, der ikke får jobbet, kan fortsætte i nuværende job, uden at referencetagning på nogen måde belaster dem. Derfor drøfter vi mulighederne for referencer hos nuværende og/eller tidligere medarbejdere etc. godt igennem med ansøgerne. Vi tilstræber således at få referencer så godt som muligt ud fra de afbalancerede hensyn. Referencerne er fortrolige og forelægges ikke ansøgeren. Der afvikles endvidere en samtale mellem de sidste ansøgere og den nærmeste chef, hvor de to nøglepersoner har muligheder for se hinanden an og nærmeste overordnede hermed får en ekstra kilde til vurdering. Endeligt afvikles en personlighedstest Personlighedstesten Personlighedstesten forestås så vidt muligt af en anden af Interferes konsulenter, end den konsulent, der forestår selve ansættelsen. Vi lægger vægt på, at 2 erfarne konsulenter parallelt møder - og vurderer ansøgerne. personlighedstesten foretages med udgangspunkt i Garudas personlighedstest og en række semistrukturererde samtalepunkter, der tager afsæt i forventningerne til kandidaten og relevante identificerede opmærksomhedspunkter testen bliver derfor i en vis udstrækning skræddersyet til den konkrete stilling. Den kombinerede testform giver mulighed for at komme i dybden. Vi går i tæt dialog med ansøgerne vedrørende: Ledelseskompetence - erfaringer, værktøjer og personlig læring Ledelsesrolle og stil - ansøgerens bevidste værdier og adfærd som leder, ansøgerens ledelsesfortælling af gode som fra mindre gode forløb Lederpersonlighed - ansøgerens samlede lederpersonlighed som den fremstår for konsulenten. INTERFERE 6
Efterfølgende udarbejder konsulenten en skriftlig sammenfatning af test og referencer, som ansættelsesudvalget får til gennemlæsning inden anden runde i ansættelsesudvalget der sendes kopi til ansøgeren. Denne skriftlige sammenfatning indgår i den afsluttende runde. 2. samtalerunde Ved den 2. samtalerunde træffer ansættelsesudvalget beslutning om valg af kandidat. Konsulenten har i relation til forløbet en tæt kontakt med ansættelsesudvalgets formand, så der løbende kan informationsudveksles. 2. samtalerunde afvikles i lighed med 1. runde som en samtale mellem udvalget og ansøgeren. Samtalen indledes med en præsentation fra ansøgeren baseret på den med udvalget aftalte opgave. Udvalget gives i 2. samtalerunde mulighed for at afteste egne spørsmål og overvejelser på kanditaten. Udvalget får ved 2. runde en præsentation af resultaterne af referencer, test og en samlet vurdering. Udvalget foretager en indstilling vedrørende kanditat og ansættelsesforløbet afsluttes. Korrespondance med ansøgerne Konsulenten sikrer løbende orientering til alle ansøgere. Ansøgere, der indkaldes til interview, modtager en personlig, individuel tilbagemelding. Opfølgning Konsulenten afvikler en personlig, fortrolig drøftelse med den nye leder inden tiltrædelsen. Det giver mulighed for at briefe ansøgeren om de udfordringer, ansøgeren vil møde og vi kan sammen drøfte gode idéer til at komme godt i gang. Endvidere følger konsulenten op efter ca. 4 måneders ansættelse med samtaler med den nye leders nærmeste chef. Det er erfaringen, at det kan give anledning til at give et godt råd, hvis der er begynderusikkerhed om samspillet. Den samlede ansættelsessag makuleres af konsulentfirmaet, når den afsluttes efter opfølgningssamtalen. INTERFERE 7